O QUE É UM PLANO DE AÇÃO?

Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Você não tem noção do número de
tarefas você tem para serem realizadas? Quais são mais urgentes? Um plano de ação pode ser
uma solução para os seus problemas!

Plano de Ação é uma ótima ferramenta para acompanhamento de

atividades, desde as simples como atas de reuniões até as mais complexas como um projeto
pequeno. Trata-se de um documento utilizado para planejar todas as ações necessárias para
atingimento de um resultado desejado ou resolução de problemas.

O plano de ação é um documento geralmente em formato Excel, contendo informações como

objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um
plano de ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de
ação mais robusto.

Para Kolter, os itens básicos de um plano de ação são:

Lista de ações e atividades;
Data de início de cada ação ou atividade;
Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
Líder de cada ação;
Objetivos da programação de cada ação;
Riscos de insucesso para realizar a execução e o plano de contingência.

Veja a seguir um modelo de plano de ação:

"Por fim, o plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o
recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de
poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um
plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo".
Peter Drucker

O Plano de Ação pode ser utilizado com vários propósitos, por exemplo:
Planejamento Estratégico:
Utilizado no planejamento estratégico das empresas para implementações de ações
estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos, se seu histórico de seu
progresso.

Projeto:
O plano de ação é utilizado para acompanhar atividades de um projeto simples e sem
complexidade de preferência com atividades sequencias, onde você precisa concluir uma para
dar início a próxima. Para projetos mais complexos o acompanhamento deve ser feito em uma
ferramenta de criação de cronograma, tais como MS Project, Primavera, Open Project, dentre
outros, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.

Atividades em grupo/ departamento:

O plano de ação serve para monitorar e controlar as atividades que não fazem parte da
rotineira, onde podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correções, problemas. Para
atividades rotineiras é aconselhável usar apenas um calendário ou um “To do list” (Lista de
Tarefas).

Um Plano de Ação utiliza como base a ferramenta 5W2H, o qual consiste essencialmente em
um checklist de atividades. São 5 palavras que começam com h e 2 palavras que começam
com H, conforme abaixo. Conheça mais sobre 5W2H na matéria "A ferramenta 5W2H é útil?"

What – O que será feito? (etapas)

Why – Por que será feito? (justificativa)
Where – Onde será feito? (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito? (responsável)
How – Como será feito? (método)
How Much – Quanto custará fazer? (Valor do investimento em cursos)

Lembrando que quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta. O plano
de ação não pára na sua elaboração. É necessário criar uma sistemática de acompanhamento
das ações contidas no plano tanto em fase de implementação quanto as que já estão
implementadas.

Eudes Costa sugere que seja utilizada a sistemática do PDCA, o qual é um método de melhoria
contínua, sendo um instrumento essencial no controle gerencial. Conheça mais sobre o método
PDCA acessando o vídeo contido na página de vídeos de conceitos em GP.

Baixe o template clicando aqui e aguarde os próximos posts sobre Plano de Ação.

Referências:
Livro Gestão do processo produtivo de Eudes Luiz Costa Junior
Livro O homem que inventou a administração de Peter Drucker
Livro A Bíblia da Inovação de Philip Kotler e Fernando Trías de Bes
A FERRAMENTA 5W2H É ÚTIL?

A ferramenta 5W2H surgiu nos EUA, durante a busca pela Qualidade Total. Esta ferramenta
ainda é bastante usada na área da Qualidade Total e no Gerenciamento de Projetos através
de check list que permite ter uma tarefa ou várias definidas de forma clara e mais precisa
possível. O 5W2H é uma metodologia para a criação de planos de ação. É uma ferramenta que
tem como objetivo afastar ruídos na comunicação e fazer com que as tarefas sejam executadas
com melhor qualidade e controle.

A terminologia 5W2H tem origem nos termos da língua inglesa WHAT, WHO, WHY, WHERE,
WHEN, HOW, HOW MUCH, a qual consiste em fazer perguntas simples para obter as
informações necessárias que servirão de apoio ao planejamento. Abaixo você pode ver cada
uma delas e o que elas representam:

1 - What – O que será feito (etapas)

2 - Why – Por que será feito (justificativa)
3 - Where – Onde será feito (local)
4 - When – Quando será feito (tempo)
5 - Who – Por quem será feito (responsabilidade)
6 - How – Como será feito (método)
7 - How much – Quanto custará para ser feito (custo)

A ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser usada e traz vários benefícios para os
gestores no desenvolvimento de suas atividades juntos aos colaboradores. Você consegue
imaginar o uso do 5W2H na sua rotina de trabalho ou em um projeto?

Você pode utilizar o 5W2H para mapear todas as atividades de seu departamento e estabelecer
quais as atividades que serão feitas, quem fará o quê, em qual período de tempo (qual é a
data de entrega), por quais motivos a atividade deve ser feita, qual será o custo da atividade,
dentre outros.

No mundo globalizado, as empresas precisam melhorar continuamente seu desempenho, criar

um bom planejamento, monitorá-lo e colher dele informações que agilizem a tomada de
decisões. Através do uso desta ferramenta a organização irá eliminar por completo qualquer
dúvida que possa surgir sobre um processo ou atividade de rotina ou projeto. Afinal, um erro
na comunicação pode causar diversos prejuízos às empresas, incluindo baixo desempenho dos
colaboradores.

Alguns benefícios da utilização do 5W2H:

- Maior agilidade no planejamento

- Controle maior das atividades isoladas e do plano de ação
- Aumento da produtividade
- Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e às informações.
 - Redução na circulação de documentos e necessidade de impressão das atividades
- Rapidez na divulgação das informações
- Compartilhamento das atividades a serem executadas
- Aumento na eficiência de processos
- Melhoria da qualidade do serviço/produto final.
- Tomadas de decisões mais ágeis.
- Visão geral da alocação de recursos
- Dentre outros.

TERMO DE ABERTURA

O Termo de Abertura é conhecimento como “Project Charter” ou como TAP. É um documento

que designa quem é o gerente do projeto e quais são suas funções e autoridades dentro de
projeto, formalizando a abertura do projeto.

O termo de abertura é geralmente criado pelo patrocinador com a participação do gerente do

projeto. Ao se tratar de um projeto externo, o iniciador do projeto ou patrocinador cria o termo
de abertura ou delega esta tarefa ao gerente logo no processo de iniciação. É importante
ressaltar que a participação da equipe do projeto na criação ou revisão do documento é muito
valiosa, pois assegura que todos estão cientes das entregas do projeto e podem dar sugestões.

Para criação do termo de abertura é necessário que o gerente e patrocinador tenham os

seguintes documentos:

 Declaração de trabalho do projeto, a qual descreve os produtos e serviços a serem

entregues pelo projeto.
 Business case – documento que fornece informações do ponto de vista de um negocia, para
que se possa identificar se o projeto é justifica ou não o investimento para a organização
naquele momento.
 Contrato – quando o projeto for externo
 Fatores ambientais da empresa – informações sobre condições de mercado, infraestrutura
da organização, padrões governamentais específicas para o segmento de atuação.
 Ativos de processos – documentos padrão da organização, procedimentos internos,
informações históricas, políticas internas.

A necessidade dos documentos acima pode varia de projeto para projeto, além do gerente de
projetos poderem contar com a ajuda de opiniões especializadas. A opinião especializada é
oferecida por pessoas com detalhes técnicos, tais como consultores, especialistas no assunto,
Escritório de Projetos, partes interessadas, outros departamentos da organização, dentre
outros que apoiam no planejamento e criação do termo de abertura.

As necessidades do negócio e do cliente são descrita no TAP como:

- Propósito do projeto
- Descrição do projeto
- Requisitos do projeto
- Riscos iniciais
- Marcos de entregas
- Orçamento
- Partes interessadas
- Designação do gerente de projetos
- Critérios de aceite do projeto

O documento termo de abertura deve conter a data inicio e fim do projeto e ter a assinatura
do patrocinador e do gerente do projeto.