LAPORAN

MANAJEMEN PROYEK
Proyek Pengadaan Musicool 33 di Depot
LPG Cilacap

Oleh :
Amrina Rosyada (14451002)
Nama Mahasiswa :
Naufal Manggala D (15251004)
Program Studi : Logistik Migas
Bidang Minat : Pemasaran dan Niaga
Diploma : IV

KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA ENERGI DAN SUMBER
DAYA MINERAL
SEKOLAH TINGGI ENERGI DAN MINERAL
STEM Akamigas
 I. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang

Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan

operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan

kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada kegiatan pengadaan

barang atau jasa sangat berpengaruh untuk menunjang kegiatan bisnis. Pengadaan melalui

lelang memerlukan kecepatan sebuah sistem untuk memproses data yang diajukan oleh

peserta lelang, dimana ketika peserta lelang mengajukan penawarannya, maka penawaran

tersebut harus dengan cepat diproses sehingga proses lelang menjadi lebih efektif dan efisien.

Perjanjian pengadaan barang dan jasa termasuk dalam perjanjian pemborongan yang terdapat

dalam KUH Perdata dan Pasal 1601, Pasal 1601b dan Pasal 1604 dan sampai dengan Pasal

1616 bahwa agar pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat dilaksanakan dengan efektif,

efisien, dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil dan

layak bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik,

keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas pemerintah dan pelayanan.

Hal ini dikenal dengan istilah Project Procurement Management dimana mencakup

proses-proses manajemen kontrak dan pengendalian perubahan yang diperlukan untuk

mengembangkan dan mengelola kontrak atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh

anggota tim proyek yang berwenang. Proses Project Procurement Management melibatkan

perjanjian, termasuk kontrak, yang merupakan dokumen hukum antara pembeli dan penjual.

Oleh karena itu, untuk mempermudah dalam menjalankan proses bisnis pengadaan

Musicool 33 ini, Depot LPG Cilacap memerlukan suatu manajemen proyek pengadaan

dengan memanfaatkan aplikasi yang tersedia, untuk itu penulis menggunakan bantuan dari

Open Project dimana merupakan aplikasi dengan sumber terbuka yang memudahkan dalam

pembuatannya.
1.2. Rumusan Masalah

Bagaimana penjadwalan pelaksanaan pada pengadaan Musicool 33 menggunakan

Software Open Project.

1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan ini adalah untuk melakukan kegiatan penjadwalan waktu proyek

yang akan dikerjakan menggunakan Software Open Project.

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengaplikasikan kegiatan pembelajaran

komputer aplikasi menggunakan Software Microsoft Project yang disini kami menggunakan

pengganti yakni Software Open Project

1.4. Batasan Masalah

Lingkup pembahasan dalam penulisan ini adalah penjadwalan pengadaan Musicool

33 menggunakan Software Open Project.

 II. Tinjauan Pustaka

2.1 Open Project

Penelitian terkait pengadaan barang dan jasa dengan berbagai metode telah dilakukan.

Hal ini tentunya dapat memudahkan pengontrolan dan pelayanan pengadaan barang/jasa yang

masih bersifat manual. Pada pengerjaan laporan ini sendiri menggunakan aplikasi

Open Project dimana merupakan tools manajemen proyek alternatif untuk Microsoft Project

yang bersifat gratis atau open source. OpenProject tersedia dalam berbagai paket installasi

untuk Operating System berikut: Linux, Unix, Mac dan jugaWindows.Open Project

mendukung beberapa bisnis proses dari berbagai jenis industri. Sebagai contoh pada bisnis

Agency, Translator, IT service Management dan Consultant. OpenProject adalah pengganti

desktop yang lengkap dari Microsoft Project dan bahkan membuka file Proyek asli yang

sudah ada. OpenProj juga dapat membuka beberapa file format dari berbagai aplikasi

berikut: Ms Project, Primavera files, Gantt Charts, Network Diagrams (PERT Charts), WBS

& RBS charts, Earned Value costing dan beberapa lainnya

Fitur- fitur yang tersedia di Open Project antara lain:

1. Overview
2. Work Packages
3. Timelines
4. Agile and Scrum
5. Wiki
6. Time and Costs

Kelebihan, antara lain :

1. Membantu pengguna dalam mengatur projek mereka
2. Software Profesional Software ini untuk profesional, dibuat oleh profesional.
3. Pengembangan Software secara terus menerus
4. Dapat dikembangkan dan fleksibel
5. Mudah dicustomize dan dikembangkan
2.2 Plan Procurement Management

Merupakan proses mendokumentasikan keputusan pengadaan proyek, menentukan

pendekatan, dan mengidentifikasi penjual yang potensial. Manfaat utama dari proses ini

adalah bahwa hal itu menentukan apakah untuk memperoleh dukungan luar, dan jika

demikian, apa yang harus memperoleh, bagaimana memperolehnya, berapa banyak yang

dibutuhkan, dan kapan harus memperolehnya. Berikut adalah diagram alir Project

Procurement Management

Gambar 1.1 Project Procurement Management Data Flow Diagram

2.3 Analisis Waktu

Agar suatu pekerjaan konstruksi dapat berjalan lancar secara efektif, maka diperlukan

pengaturan waktu dan penjadwalan dalam kegiatan-kegiatan yang terlibat didalamnya.

Sehubungan dengan ini maka pihak pelaksana dari suatu pekerjaan konstruksi membuat

suatu jadwal waktu pelaksanaan.

2.3.1 Waktu dan Durasi Pekerjaan

Menentukan durasi kegiatan biasanya didasarkan pada volume pekerjaan dan

produktivitas pekerjaan atau alat dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Untuk

mendapatkan produktivitas pekerja biasanya didapat dengan cara membagi koefisien

pekerja yang terdapat dalam analisa harga satuan dengan volumepekerjaan. Sedangkan

untuk mencari produktivitas alat mempunyai produktivitas tersendiri sesuai dengan jenis alat

berat tersebut.

2.3.2 Penjadwalan

Penjadwalan dapat didefinisikan sebagai tindakan membuat jadwal untuk

memberikan awal dan akhir untuk setiap kegiatan proyek, mengambil hubungan antar

aktivitas, kendala sumber daya dan hal proyek spesifik lainnya untuk diperhitungkan

dan bertujuan mencapai sebuah tujuan penjadwalan tertentu. Pembuatan penjadwalan

biasanya sering memakan waktu dan tugas yang rumit. Namun, peran penting

penjadwalan dalam penjadwalan analisis risiko dan dalam tahap pengendalian proyek tidak

dapat diabaikan. Umumnya penjadwalan memilik kegunaan sebagai titik referensi dalam

siklus hidup proyek karenanya jadwal proyek harus dianggap sebagai model prediksi yang

dapat digunakan untuk perhitungan efisiensi sumber daya, waktu, dan analisis risiko

biaya, pelacakan pekerjaan proyek dan pengukuran kinerja, dan sebagiannya. (Vanhoucke,

2016)
2.4 Analisis Biaya

Sebelum suatu proyek konstruksi dimulai, terlebih dahulu diperkirakan secara

cermat biaya yang akan dikeluarkan untuk pengerjaan proyek tersebut yang selanjutnya

disebut Rencana Anggaran Biaya. Menurut Ibrahim (2001) rencana anggaran biaya

adalah perhitungan banyaknya biaya yang diperlukan untuk bahandan upah, serta biaya-biaya

lain yang berhubunga dengan pelaksanaan bangunan atau proyek tersebut.Rencana anggaran

biaya dihitung berdasarkan pada volume tiap jenis pekerjaan dikalikan dengan harga

satuan tiap pekerjaan tersebut, dan dihitung untuk seluruh jenis pekerjaan yang

dikerjakan pada suatu proyek konstuksi, sehingga dapat diperoleh total dari rencana

anggaran biaya keseluruhan. Harga satuan pekerjaan terdiri dari biaya material, biaya

upah pekerjaan, dan biaya peralatan dimana biaya-biaya tersebut termasuk biaya

langsung dalam suatu proyek.

2.4.1 Volume Pekerjaan

Perhitungan volume pekerjaan merupakan bagian paling penting dalam tahap

perencanaan proyek konstruksi. Perhitungan volume pekerjaan konstruksi merupakan

suatu proses pengukuran atau perhitungan terhadap kuantitas itemitem pekerjaan

berdasarkan pada gambar atau aktualisasi pekerjaan di lapangan.Dengan mengetahui jumlah

volume pekerjaan maka akan diketahui berapa banyak biaya yang diperlukan dalam

pelaksanaan konstruksi tersebut.

2.4.2 Harga Satuan Pekerjaan

Harga satuan pekerjaan adalah jumlah harga, bahan dan upah tenaga kerja berdasarkan

perhitugngan analisis. Harga bahan didapatkan di pasaran, dikumpulkan dalam satu daftar

yang dinamakan daftar harga satuan bahan. Upah tenaga kerja didapatkan di lokasi

dikumpulkan dan dicatat dalam satu daftar yang dinamakna daftar harga satuan upah. Harga

satuan bahan dan upah tenaga kerja di setiap daerah berbeda-beda. Jadi dalam menghitung
dan menyusun anggaran biaya suatu proyek harus berpedoman pada harga satuan bahan

dan upah tenaga kerja di pasaran dan di lokasi pekerjaan. Biasanya pelaksana atau

kontraktor membuat harga satuan pekerjaan tersendiri yang disesuaikan dengan harga

di pasaran dimana proyek tersebut dilaksanakan.

2.4.3 Biaya Langsung

Menurut Asiyanto (2003) biaya langsung dalam biaya proyek adalah biaya yang

dikeluarkan untuk kegiatan yang berhubungan langsung dengan proyek yang bersangkutan

yang menghasilkan konstruksi fisik yang bersifat tetap. Biaya langsung ini besarnya

dominan terhadap total biaya. Komponen utama dari biaya langsung adalah biaya material,

tenaga kerja, dan peralatan.

a. Biaya material

Harga atau bahan material yang digunakan untuk proses pelaksanaan konstruksi, yang

sudah memasukkan biaya pengepakan, biaya angkutan dan biaya penyimpanan sementara di

gudang.

b. Biaya tenaga kerja

Biaya yang dibayarkan kepada pekerja dalam menyelesaikan suatu jenis pekerjaan

sesuai dengan keterampilan dan keahliannya.

c. Biaya peralatan

Biaya yang diperlukan untuk kegiatan sewa, pengangkutan, pemasangan alat, dan biaya

operasi dapat juga dimasukkan upah dari operator mesin

2.5 Metode dan Perancangan

Metode dan Perancangan Sistem Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui

tahapan penelitian yang terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Identifikasi masalah dan

studi literatur, (2) Perancangan sistem, (3) Implementasi sistem yaitu Perancangan

aplikasi/program, dan (4) Pengujian sistem serta analisis hasil pengujian.

Identifikasi masalah dan studi literatur

Perancangan sistem

Implementasi sistem

Pengujian sistem dan Analisis Hasil Pengujian

Gambar 1. Tahapan Penelitian

Tahapan penelitian pada Gambar 1, dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap Identifikasi
Masalah, pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang terdapat pada Depot LGP
Cilacap sehingga didapat tujuan serta manfaat dari penelitian ini. Masalah yang didapat pada
Depot LGP Cilacap yakni pengadaan barang dan jasa yang masih bersifat konveksional,
masih menggunakan kertas sebagai alat pencatatan transaksi. Berdasarkan masalah tersebut
maka dibangun sistem Online pengadaan barang dan jasa pada Depot LGP Cilacap. Tahap
kedua: yaitu melakukan perancangan sistem yang meliputi perancangan proses dan
perancangan tampilan; Tahap ketiga: yaitu mengimplementasikan rancangan yang telah
dibuat di tahap dua ke dalam sebuah aplikasi/program sesuai kebutuhan sistem; Tahap
keempat: yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat, serta menganalisis
hasil pengujian tersebut, untuk melihat apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan
yang diharapkan atau tidak, jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan.
 III. PEMBAHASAN

3.1 Data Proyek

Nama Proyek : Pengadaan Refrigerant Musicool 33

Lokasi Proyek : Cilacap, Jawa Tengah

Pemilik Proyek : PT PERTAMINA (Persero)

Lingkup Proyek : Divisi Marketing and Trading PT Pertamina Persero Depot

LPG Cilacap

3.2 Metode Pengadaan Produk

Dalam pembuatan proyek ini, kelompok kami membahas tentang pengadaan produk

baru Musicool 33, yakni produk refrigrant untuk AC ruangan maupun AC mobil. Dengan

rincian agenda sebagai berikut :

1. Riset Pasar

Membutuhkan informasi fitur yang dikehendaki oleh konsumen yakni sebuah informasi

internal tentang keinginan-keinginan yang diinginkan. Setelah mendapat informasi

yang dikehendaki dengan melakukan survei, selanjutnya dilakukan pembuatan laporan

guna melakukan presentasi.

2. Pembuatan Produk

Meliputi ide design produk yang sesuai dengan minat pasar berupa (design, prototype,

maupun pengujian kelayakan/pengetesan) kemudian dilakukan manufacturing produk

yakni tabung musicool 33 yang terbagi menjadi test internal dan test pasar terbatas.

Dilakukan pengujian ini terlebih dahulu agar kenyataan sesuai dengan apa yang

diharapkan, dalam hal ini berupa kualitas dan kelancaran distribusi.

 3. Launching Produk

Setelah dipastikan produk dilirik pasar dan semua spesifikasi aman serta pengujian

telah dilaksanakan, hal yang perlu dilakukan adalah launching produk dengan promosi

gencar. Baik itu promosi secara internal untuk para intern perusahaan maupun secara

eksternal seperti kepada Agen, via media promosi (banner,iklan, sosial media, koran,

majalah, tv, dan lain sebagainya)

3.3 Penjadwalan

Setelah durasi masing-masing jenis pekerjaan diketahui dan sequencing pekerjaan

telah dilakukan pengadaan proyek Musicool 33 maka dilanjutkan dengan membuat jadwal

proyek. Jadwal proyek ini dibuat untuk mengetahui kapan pekerjaan dimulai dan kapan

aktivitas pekerjaan selesai dan juga untuk mengetahui total waktu keseluruhan yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan Proyek Pengadaan Musicool 33 di Depot LPG Cilacap.

Dari hasil penjadwalan yang dilakukan pada aplikasi open project didapatkan bahwa

total durasi proyek untuk pengadaan Musicool 33 adalah selama 144 hari. Penjadwalan

dapat dilihat pada Lampiran.

 IV. KESIMPULAN

1. Bagian pengadaan dalam manajemen proyek ini memiliki kontribusi strategis bagi

perusahaan dan bisa menentukan bisa tidaknya perusahaan memenagkan persaingan

di pasar.

2. Bagian pengadaan tidak hanya bertugas untuk melakukan kegiatan rutin pembelian

(seperti membuat PO, memelihara basis data supplier, memonitor pengiriman, dll.)

tetapi juga punya peran dalam menciptakan hubungan strategis dengan supplier,

menentukan keputusan investasi teknologi untuk kegiatan pengadaan, mengembangkan

kemampuan supplier, menjadi jembatan dalam melibatkan supplier dalam

pengembangan produk Baru, dan kegiatan-kegiatan lainnya.

3. Dengan adanya program seperti microsoft project atau open project, sangat membantu

dalam penyusunan jadwal kegiatan pengadaan.

Lampiran 1. Management Proyek Pengadaan Musicool 33