Leadership Program

Supervisory Skills – Module 2

Handout | Page 1 of 8

Bagaimanakah anda menggunakan waktu anda?

Seorang supervisor yang baru sering terperangkap ini dimana dia ingin memberi kesan
seolah olah dia selalu sibuk. Sedangkan yang lainnya malah khawatir karena mereka
terlalu sibuk sehingga tahu bahwa mereka tidak bisa menyelesaikan semua pekerjaan
mereka. Ambillah kedua contoh ini:

Eduard baru saja dipromosikan ke posisi supervisor. Dia telah terpilih dari enam
orang calon. Eduard telah dipilih karena hasil kerjanya yang baik pada dua jabatan
terakhir didalam lingkungan hotel dan secara teknis sangat mampu.

Didalam tuganya yang baru Eduard tidak begitu yakin apa yang dia harus kerjakan.
Dia sudah membaca job descriptionnya dengan teliti dan membahasnya pada waktu
ia diwawancarai. Tetapi sebenarnya bila mengerjakan tugasnya akan sangat berbeda.

Dia tidak menyadari bahwa ada waktu-waktu dalam shiftnya dimana sebetulnya ia
tidak memberikan instruksi atau mengawasi bawahannya menjalankan pekerjaan
mereka. Saat-saat seperti itu mengkhawatirkannya karena ia ingin membuktikan
hasil kerja yang baik dalam pekerjaan barunya. Dia tidak biasa menyia-nyiakan
waktu, jadi ia selalu mencari apa yang harus ia kerjakan. Biasanya ini merupakan
pekerjaan-pekerjaan yang ia lakukan secara baik sebelum ia menjadi supervisor.

Eduard tidak mengerti mengapa cara ini tidak disenangi oleh kelompoknya dan
membuat jengkel supervisornya sendiri.

Andrea telah diangkat menjadi guest relations supervisor dua minggu yang lalu. Dia
menyadari pekerjaan administrasinya yang menumpuk dan tidak ada waktu untuk
mengerjakannya. Seharian penuh ia sibuk mengurusi masalah-masalah memikirkan
untuk membawa pekerjaan administrasinya ke rumah untuk dikerjakannya nanti
malam sehingga ia tidak akan tertinggal dengan pekerjaannya di kantor.

Ketika guest relations managernya menyarankan untuk mengatur waktu-waktunya

dengan lebih baik, Andrea menanggapinya dengan tersenyum. Itu akan memakan
waktu, dan saat ini ia sedang dihadapi dengan para tamu.
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 2 of 8

Ada masalah dengan waktu?

1. Masalah apa yang mungkin Eduard ciptakan bila ia mengisi waktu luangnya
dengan pekerjaan yang bukan pekerjaan seorang supervisor?

2. Dan masalah apa yang dihadapi Andrea bila dia tidak bisa menyisihkan waktu
untuk mengatur segalanya dengan baik?
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 3 of 8

Catatan Waktu (Time Log)

1. Buatlah sebuah “catatan waktu” dari semua tugas-tugas yang anda lakukan
kemarin sejak bangun tidur di pagi hari hingga waktu tidur di malam hari.
Catat segala sesuatu yang anda lakukan; bila anda memulai pekerjaan anda, apa
yang anda akan kerjakan terlebih dahulu, kapan anda beristirahat, menelpon,
mengikuti pertemuan dan sebagainya catat pula semua interupsi: pertanyaan dari
para tamu dan sebagainya.
Untuk setiap kegiatan yang anda tulis, cantumkan catatan waktu dimulainya dan
waktu selesainya. Tulis sejujur-jujurnya, juga mengenai menit-menit yang ganjil
(waktu luang) dimana anda merasa tidak ada yang harus dikerjakan.
Ini adalah suatu kegiatan yang sangat menyita waktu tersendiri, tetapi saya
berjanji kepada anda bahwa ini sangat berguna sekali.

2. Setelah selesai lihatlah kembali catatan waktu anda.

Apakah ada waktu untuk melaksanakan tugas-tugas anda sesuai yang diharapkan
didalam job description anda? Sudah dapat hampir dipastikan bahwa jawaban
anda adalah “Ya, tidak semua.” Apa saja yang menghalangi anda untuk tidak bisa
melaksanakan seluruh tugas-tugas anda?

Apakah ada waktu-waktu tertentu dalam satu hari dimana anda bekerja dengan
lebih baik? Misalnya anda mungkin cenderung bisa menyelesaikan tugas-tugas
anda pada awal atau akhir kerja anda?
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 4 of 8

Catatan Waktu

Nama Anda: Tanggal:

Mulai Bekerja: Selesai Tugas:

Waktu Waktu Waktu yang Aktivitas Keterangan

Mulai Penyelesaian Terpakai
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 5 of 8

Masalah-masalah “body clock”

Tulislah dalam kotak waktu-waktu terbaik dan terburuk.

Waktu Waktu
Aktivitas
Terbaik Terburuk

Menghadiri pertemuan

Menulis memo dan laporan

Menghadapi tamu yang sulit

Menanggulangi masalah yang tidak diduga-duga

Kegiatan yang memakan energi

Memikirkan sesuatu seperti masalah, rencana, dsb.

Sekarang cobalah bandingkan penemuan-penemuan body clock anda diatas dengan

catatan waktu yang telah anda selesaikan; Apakah banyak terbuangnya waktu aktifitas
anda terjadi sewaktu tingkat tenaga anda rendah?

Jika demikian mungkin anda bisa mengantisipasi kapan waktu-waktu anda beresiko besar
untuk membuang waktu? Ini akan kita bahas dibagian berikutnya.
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 6 of 8

Kapan kita harus membuat rencana?

1. Bagaimanakah di suatu lingkungan kerja yang sibuk anda bisa meluangkan waktu
untuk menyelesaikan tugas penting membuat suatu rencana?

2. Bila anda duduk untuk membuat rencana, untuk batas waktu manakah anda harus
berpikir? Jam berikutnya, satu hari, satu minggu atau satu bulan? Mengapa?
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 7 of 8

Perencanaan Kerja

Suatu perencanaan pekerjaan mengikuti proses logis yang sama. Saya sarankan ada tujuh
langkah yang logis:

1. Putuskan apa-apa yang akan anda rencanakan (hari-hari biasa atau minggu biasa?
Sebuah pekerjaan khusus, atau cuti pegawai?)
2. Catatlah segala tugas yang harus disiapkan
3. Putuskan tugas mana yang akan anda lakukan dan tugas mana yang dapat anda
tugaskan atau delegasikan kepada orang lain didalam kelompok anda
4. Masukkan juga penugasan dalam daftar anda!
5. Uruskan setiap tugas-tugas yang akan anda lakukan
6. Catatlah berapa lama suatu tugas harus siap
7. Kerjakanlah

Prioritas Kerja

Ambillah contoh berikut ini untuk mengetahui bagaimana mempergunakan struktur

tersebut. Catatan tugas Damien terlihat seperti ini:

TUGAS-TUGAS

Gantilah jadwal agar konferensi dua minggu mendatang bisa dilaksanakan.

Pesan daftar menu konferensi.
Carilah software computer yang baru.
Memonitor standar penyajian.
Laporkan saklar lampu yang rusak kepada bagian maintenance.
Tulislah memo mengenai beberapa mebel yang agak lecet.
Selesaikan perdebatan antara Johan dan Musa setelah mengurus keluhan
tamu.
Periksa seragam baru.
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 2
Handout | Page 8 of 8

Penjelasan tentang penggolongan prioritas…

 Menggantikan jadwal agar konferensi dapat dilaksanakan adalah sangat penting
tetapi bukan pada urgensi yang paling tinggi. Situasi akan berubah pada waktu
konferensi tersebut sudah dekat, dan baru akan menjadi urgensi yang besar.
 Memesan daftar menu konferensi adalah penting dan urgensinya cukup tinggi
karena perlu waktu untuk dicetak. Maka kedua-duanya urgent dan penting.
 Mencari software baru adalah sesuatu yang telah terpikir lama oleh Damien. Dia
telah mendengar ada program software baru yang bisa menghemat waktu –
tetapi karena tidak dibatasi dengan waktu, maka dia menggolongkan tugas ini
sebagai urgensi yang rendah tetapi penting.
 Memonitor standar adalah bagian pekerjaan Damien yang terpenting dan ia
menganggap tugas ini dengan sangat serius. Tetapi ini tidak terlalu penting untuk
dilaksanakan segera, maka ia menggolongkannya sebagai penting tetapi tidak
urgent (bila ia tidak puas dengan standar pekerjaan seseorang dia akan
menganggap itu sebagai sesuatu yang sangat urgent).
 Melaporkan tombol lampu yang rusak kepada bagian “engineering” merupakan
hal yang urgensinya tinggi dan suatu soal penting bagi kesehatan dan keamanan.
 Tanda-tanda lecet tidak begitu kelihatan. Para tamu umumnya tidak akan
memperhatikannya tetapi Damien mengetahui setiap mebel harus selalu dalam
keadaan baik. Dia menggolongkan memonya sebagai kepentingan biasa saja
karena tidak dibatasi waktu.
 Menyelesaikan suatu pertikaian antara dua anggota kelompoknya adalah sangat
penting dan juga sangat urgent. Situasi ini harus segera ditanggulangi.
 Memeriksa seragam-seragam baru adalah sesuatu yang perlu dilakukan tetapi
masih ada tiga hari sebelum hal tersebut. Lagipula ini dapat didelegasikan kepada
Musa yang memang orangnya sangat teliti, jadi Damien meletakkan masalah ini
sebagai kurang penting dan kurang mendesak.
Karena ada beberapa tugas didalam tiga kotak, Damien harus selanjutnya
menggolongkan mereka. Ia sekarang dapat melakukannya dengan cukup mudah:

4 Gantilah jadwal agar konferensi dua minggu mendatang bisa dilaksanakan.

3 Pesan daftar menu konferensi.
8 Carilah software computer yang baru.
7 Memonitor standar penyajian.
2 Laporkan saklar lampu yang rusak kepada bagian maintenance.
5 Tulislah memo mengenai beberapa mebel yang agak lecet.
1 Selesaikan perdebatan antara Johan dan Musa setelah mengurus keluhan
tamu.
6 Periksa seragam baru.