Leadership Program

Supervisory Skills – Module 3

Handout | Page 1 of 4

Participant’s Copy

Dapatkah anda memberi saran, mengapa ketiga tipe situasi semacam ini memerlukan perhatian
khusus di dalam proses berkomunikasi? Buatlah catatan mengenai setiap butir di bawah ini...

1. Bila menghadapi anggota staff baru.

2. Bila menangani persoalan-persoalan yang sensitif dan pribadi.

3. Bila anda melihat perubahan norma-norma dalam sikap seseorang.

 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 3
Handout | Page 2 of 4

Tutor’s Copy

Dapatkah anda memberi saran, mengapa ketiga tipe situasi semacam ini memerlukan perhatian
khusus di dalam proses berkomunikasi? Buatlah catatan mengenai setiap butir di bawah ini...

1. Bila menghadapi anggota staff baru.

Anggota staff baru akan mempunyai pengalaman yang terbatas tentang diri anda, hotel
dan bagaimana mengoperasikan segala sesuatunya. Ini akan jelas terlihat pada yang
baru terlihat selesai sekolah yang mungkin tidak memiliki pengalaman bekerja. Mereka
sangat memerlukan pengarahan yang jelas mengenai pekerjaan baru mereka, jadi
jangan beranggapan bahwa mereka mengetahui segalanya. Periksalah bahwa mereka
betul-betul mengerti instruksi-instruksi anda dengan cara meminta mereka mengulangi
apa yang anda katakan sebelum mereka mengerjakannya. Pastikan agar mereka betul-
betul mengerti alasan mengerjakan sesuatu tugas. Lakukanlah hal ini sedemikian rupa
sehingga mereka merasa dibantu dan diberi semangat dan hindari cara bicara yang
angkuh.

2. Bila menangani persoalan-persoalan yang sensitif dan pribadi.

Hal-hal yang sensitif dan pribadi sebaiknya diselesaikan secara empat mata di tempat
yang terpisah. Bila yang dibicarakan menyangkut suatu persoalan disiplin, usahakan agar
mereka mempunyai kesempatan untuk menjelaskan pandangan mereka sebelum anda
menarik kesimpulan apapun.

3. Bila anda melihat perubahan norma-norma dalam sikap seseorang.

Terkadang kita melihat perubahan dalam sikap seseorang. Ada staff yang biasanya
extrovert dan cerewet mungkin menjadi pendiam dan menyendiri. Perubahan semacam
itu terkadang tidak jelas terlihat. Memperhatikan hal-hal demikian memerlukan
ketrampilan dan tanggapan.
Cobalah untuk mencari tahu mengapa tingkah laku seseorang berubah dan bantulah bila
ada yang bisa kita lakukan. Umumnya perubahan semacam itu menandakan suatu
masalah pribadi atau ketakutan. Staff tentu akan bersedia membicarakannya dengan
kita bila kita disegani dan dapat dipercaya.
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 3
Handout | Page 3 of 4

Latihan – Berbicara Pada Sekelompok Orang

Bacalah contoh latihan di bawah ini lalu jawab pertanyaannya...

Jona harus menjelaskan rencana pintu masuk hotel yang baru kepada enam staffnya.
Sewaktu dia berlari masuk ke dalam ruangan karena terlambat beberapa menit, dia
melihat wajah enam orang sudah menunggu dan menatapnya.
Jona menjadi gugup. Dia tidak bisa berpikir bagaimana cara memulainya. Setelah
beberapa saat kemudian, dia memulai:
”Front Office Manager meminta kita untuk memberitahukan kepada semua pihak
mengenai, err.. err.. kalian kan tahu, perubahan-perubahan di lobby. Kita akan menjadi
susah dalam waktu mendatang...”
Dia kemudian terus berbicara. Pada saat ia selesai berbicara, sepuluh menit kemudian, ia
melihat dua pasang mata tertutup dan dua pasang yang lain sedang menatap ke luar
jendela.
”Ada pertanyaan?” dia bertanya. Hanya ada kesunyian. ”Yah, begitu jadinya. Terima
kasih atas kedatangan kalian semua” dia berkata.

Menurut anda, apa yang sebaiknya dilakukan oleh Jona agar cara berbicaranya dapat
diperbaiki?
Tuliskan pemikiran anda di bawah ini...
 Leadership Program
Supervisory Skills – Module 3
Handout | Page 4 of 4

Latihan – Menulis Memo

Latihan 1
Memo
Dari: Linda Kepada: Ray
Tanggal: 4 Juli 2010
Melanjutkan rencana kita untuk membicarakan perihal pembagian alokasi kamar, saya dengan
sangat menyesal memberitahu anda mengenai tertahannya saya di dalam pertemuan
sebelumnya yang telah diatur tanpa sepengetahuan saya. Maka saya menulis secara resmi
memohon agar anda tidak mengalokasikan kamar-kamar di bawah tersebut ini lebih awal dari
pukul 2 siang pada hari Kamis.
Kamar-kamar: 202, 203, 204, 206

Buatlah memo ini agar lebih mudah dimengerti dengan kata-kata anda sendiri.

Latihan 2
Tulislah kembali paragraf ini yang diambil dari sebuah memo, buatlah dalam bentuk yang lebih
mudah dibaca.
Setelah berkonsultasi dengan Banquet Manager, saya ingin mengkonfirmasikan bahwa kita
memerlukan tambahan lima buah meja yang bertempat duduk enam, tiga puluh kursi makan dan
dua belas tempat lilin untuk sebuah banquet pada hari Jumat mendatang. Sebagai tambahan
tamunya lebih menyukai karpet yang hijau dan gorden untuk di belakang meja utama.