RINGKASAN PPT PCM

PPT 1
Advantages of Project Management

 Pengendalian sumber daya keuangan, fisik dan manusia lebih baik.

 Peningkatan hubungan pelanggan.
 Waktu pengembangan lebih pendek
 biaya lebih rendah dan peningkatan produktivitas
 Kualitas yang lebih tinggi dan kehandalan yang meningkat
 Margin keuntungan lebih tinggi
 Koordinasi internal lebih baik
 Dampak positif pada memenuhi tujuan strategis
 Semangat kerja lebih tinggi

Apa itu Proyek?

Proses : Aktif, kegiatan sehari-hari, Menggunakan sistem, properti, dan kemampuan yang ada

Proyek : Berlangsung di luar dunia proses, Unik dan terpisah dari pekerjaan organisasi normal

Proyek adalah "usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil
yang unik."

Atribut Proyek :

 Memiliki tujuan yang unik

 Bersifat sementara
 Dikembangkan dengan menggunakan elaborasi progresif
 Membutuhkan sumber daya, seringkali dari berbagai daerah
 Harus memiliki pelanggan utama atau sponsor
 Sponsor proyek biasanya menyediakan arahan dan pendanaan untuk proyek ini
 Melibatkan ketidakpastian

Project and Program Managers

 Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim proyek, dan orang-orang lain yang
terlibat dalam sebuah proyek untuk memenuhi tujuan proyek
  Program: kelompok proyek terkait yang dikelola dengan cara yang terkoordinasi untuk
mendapatkan manfaat dan kontrol yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara terpisah
(PMBOK® Guide, Fourth Edition, 2008, hal 9)
 Manajer program mengawasi program; sering bertindak sebagai bos bagi manajer proyek

Manajemen proyek yang sukses berarti memenuhi ketiga tujuan (lingkup, waktu, dan biaya) -
dan memuaskan sponsor proyek.

Project Management

Project Management adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk
memproyeksikan kegiatan guna memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan
pemangku kepentingan dari suatu proyek

Project Management Framework

Project
Portfolio
Nine Knowledge Areas Core Tools and
Techniques Project 1
Functions Project 2
Project 3
Scope Time Cost Quality
Project 4
Management Management Management Management

Project
Project Integration Management
Success
Stakeholder s’
needs and
expectations Procurement
HR Communication Risk
Management Management Management Management

Facilitating Functions

 Integration mgmt: koordinasi proyek.

 Scope mgmt: pastikan bahwa proyek mencakup semua pekerjaan yang dibutuhkan, dan
hanya pekerjaan yang dibutuhkan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
 Time mgmt: memastikan penyelesaian proyek secara tepat waktu (area yang mungkin
paling kita kenal)
 Cost mgmt: pastikan proyek selesai dalam anggaran yang telah disetujui.
  Quality mgmt: Pastikan proyek akan memenuhi kebutuhan yang dimilikinya.
Membedakan kualitas dari masing-masing kelas.
 HR mgmt: Manfaatkan secara efektif orang (sumber daya) yang terlibat dengan proyek.
Sumber daya manusia vs. material. Sumber daya manusia = kerja.
 Communications mgmt: memastikan penyebaran informasi yang tepat waktu dan dapat
ditindaklanjuti kepada para pemangku kepentingan.
 Risk mgmt: Mengidentifikasi dan menanggapi risiko terhadap keberhasilan proyek.
(Buffer; diketahui tidak diketahui vs tidak diketahui tidak diketahui; presisi vs akurasi).
 Procurement mgmt: Memperoleh barang dan jasa dari organisasi luar (mencerminkan
PMI fokus pada manufaktur dan konstruksi)

Setiap area pengetahuan dibagi menjadi sub area, (misalnya Risk Mgmt = Identifikasi
Resiko, Quantifikasi Risiko, Pengembangan Respon Resiko, dan Respon Respons Resiko) dan
masing-masing subarea disusun sebagai Input Alat & Teknik Keluaran. PMBOK sangat
bergantung pada pendekatan sistem.

9 Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek

Knowledge areas

 Bidang pengetahuan menggambarkan kompetensi kunci yang harus dikembangkan oleh

manajer proyek
 4 bidang pengetahuan inti mengarah pada tujuan proyek tertentu (ruang lingkup, waktu,
biaya, dan kualitas)
 4 memfasilitasi bidang pengetahuan adalah sarana dimana tujuan proyek tercapai
(manajemen sumber daya manusia, komunikasi, risiko, dan pengadaan)
 1 bidang pengetahuan (manajemen integrasi proyek) mempengaruhi dan dipengaruhi oleh
semua bidang pengetahuan lainnya
 Semua bidang pengetahuan itu penting!

Project Management Tools and Techniques

 Alat dan teknik manajemen proyek membantu manajer proyek dan tim mereka dalam
berbagai aspek pengelolaan proyek
 Beberapa yang spesifik meliputi:
o Piagam proyek, ruang lingkup pernyataan, dan WBS (ruang lingkup)
o Gantt chart, diagram jaringan, analisis jalur kritis, penjadwalan rantai kritis (time)
 o Perkiraan biaya dan manajemen nilai yang diterima (biaya)

Areas/Category Tools and Techniques

Integration PM methodologies, stakeholder analysis, project charters, PM

Management plans, project review, change requests, CCB, lessons-learned
report

Scope Mgmt Scope statements, WBS, SOW, requirement analysis, scope

mgmt plans, scope change control, scope verification

Time Gantt charts, network diagrams, CP analysis, schedule

Management performance measure

Cost NPV, ROI, payback analysis, earned value mgmt, project

Management portfolio mgmt, cost estimates, cost mgmt plans, cost baselines

Quality Mgmt Quality metric, checklists, QC charts, Pareto / fishbone diagram,

etc

HR Management Motivation techniques, team building, project organizational

charts, RACI *charts, resource histograms

Communications Communications mgmt plans, kick-off meetings, conflict mgmt,

Management media selection, status and progress reports, project web sites

Risk Risk management plans, probability/impact matrices, risk

Management ranking

Procurement Make or buy analysis, RFP or RFQ, contracts, supplier

Mgmt evaluation matrices

Program dan Manajemen Portofolio Proyek

  Program adalah "sekelompok proyek terkait yang dikelola secara terkoordinasi untuk
mendapatkan manfaat dan kontrol yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara
individual" (PMBOK® Guide, Fourth Edition, 2008, hal 9)
 Seorang manajer program memberikan kepemimpinan dan arahan bagi manajer proyek
yang memimpin proyek dalam program ini
 Contoh program umum di bidang TI meliputi infrastruktur, pengembangan aplikasi, dan
dukungan pengguna

Peran Manajer Proyek

 Uraian pekerjaan bervariasi, namun sebagian besar mencakup tanggung jawab seperti
perencanaan, penjadwalan, koordinasi, dan kerja sama dengan orang untuk mencapai
tujuan proyek
 Ingat bahwa 97% proyek sukses dipimpin oleh manajer proyek berpengalaman, yang
seringkali dapat membantu mempengaruhi faktor keberhasilan

Berbagai Keterampilan yang Dibutuhkan dalam Situasi yang Berbeda

 Proyek besar: kepemimpinan, pengalaman sebelumnya yang relevan, perencanaan,

keterampilan orang, komunikasi verbal, dan keterampilan membangun tim sangat penting
 Proyek ketidakpastian yang tinggi: manajemen risiko, manajemen harapan,
kepemimpinan, keterampilan orang, dan keterampilan perencanaan sangat penting
 Proyek yang sangat baru: kepemimpinan, keterampilan orang, memiliki visi dan tujuan,
kepercayaan diri, manajemen harapan, dan keterampilan mendengar adalah hal yang
paling penting

The Project Management Institute

 Project Management Institute (PMI) adalah sebuah masyarakat profesional internasional

untuk manajer proyek yang didirikan pada tahun 1969
 PMI terus menarik dan mempertahankan anggota, melaporkan 277.221 anggota di
seluruh dunia pada tanggal 31 Agustus 2008
 Ada kelompok minat khusus di banyak bidang, seperti teknik, layanan keuangan,
perawatan kesehatan, TI, dll.
 Program penelitian dan sertifikasi manajemen proyek terus berkembang

PM Body of Knowledge

 Sebuah pedoman manajemen proyek yang didirikan pada 1990-an

 Telah menjadi salah satu referensi terdepan untuk manajemen proyek
 PMI menjelaskan tujuan panduan ini adalah untuk "mengidentifikasi dan
menggambarkan bagian dari Badan Manajemen Proyek Pengetahuan yang umumnya
diterima"
  Sertifikasi formal (dan sertifikasi ulang) manajer proyek: PMPs (Profesional Manajemen
Proyek), CAPMs (Certified Associate dalam Manajemen Proyek

Project Management Certification

 PMI memberikan sertifikasi formal dan sertifikasi ulang bagi manajer proyek: PMPs
(Profesional Manajemen Proyek), CAPMs (Certified Associate dalam Manajemen
Proyek)
 PMP telah mendokumentasikan pengalaman proyek yang memadai, setuju untuk
mengikuti kode etik, dan lulus ujian PMP
 Jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi PMP meningkat dengan cepat
 PMI dan organisasi lainnya menawarkan program sertifikasi tambahan (lihat Lampiran
B)

Organizational Structures

3 struktur organisasi dasar

 Fungsional: manajer fungsional melapor kepada CEO

 Proyek: manajer program melapor kepada CEO
 Matriks: jalan tengah antara struktur fungsional dan proyek; personil sering melapor
kepada dua atau lebih atasan; Struktur bisa jadi matriks lemah, seimbang, atau kuat
  Manajer proyek harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi, memahami, dan
mengelola hubungan dengan semua pemangku kepentingan proyek
 Menggunakan empat kerangka organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan dan
harapan pemangku kepentingan
 Eksekutif senior / manajemen puncak merupakan pemangku kepentingan yang sangat
penting

Fase Proyek dan Siklus Hidup Proyek

 Siklus hidup proyek adalah kumpulan fase proyek yang mendefinisikan:

o Pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase
o Kiriman apa yang akan diproduksi dan kapan
o Siapa yang terlibat dalam setiap fase
o Bagaimana manajemen akan mengendalikan dan menyetujui pekerjaan yang
dihasilkan di setiap fase
 Penyampaian adalah produk atau layanan yang diproduksi atau disediakan sebagai bagian
dari proyek


Product Life Cycles

 Produk juga memiliki siklus hidup

  Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) adalah kerangka kerja untuk
menggambarkan fase-fase yang terlibat dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem
informasi
 Proyek pengembangan sistem bisa mengikuti
o Siklus hidup prediktif: ruang lingkup proyek dapat diartikulasikan secara jelas dan
jadwal dan biaya dapat diprediksi
o Siklus hidup Adaptif Software Development (ASD): persyaratan tidak dapat
dinyatakan dengan jelas, proyek didorong misi dan berbasis komponen, dengan
menggunakan siklus berbasis waktu untuk memenuhi tanggal target

Project Management Process Groups

 Suatu proses adalah serangkaian tindakan yang diarahkan pada hasil tertentu
 Manajemen proyek dapat dipandang sebagai sejumlah proses yang saling terkait
 Kelompok proses manajemen proyek meliputi:
o Memulai proses
o Proses perencanaan
o Melaksanakan proses
o Proses pemantauan dan pengendalian
o Proses penutupan

Memetakan Kelompok Proses ke Wilayah Pengetahuan

 Anda dapat memetakan aktivitas utama setiap kelompok proses PM ke dalam sembilan
bidang pengetahuan menggunakan Panduan PMBOK® 2008
 Perhatikan bahwa ada kegiatan dari masing-masing bidang pengetahuan di bawah
kelompok proses perencanaan dan pemantauan dan pengendalian
 Dua proses baru ditambahkan di tahun 2008: mengidentifikasi pemangku kepentingan
dan mengumpulkan persyaratan

IT Project Management Methodology

 Sama seperti proyek yang unik, begitu juga pendekatan manajemen proyek
 Banyak organisasi mengembangkan metodologi manajemen proyek mereka sendiri,
terutama untuk proyek-proyek TI
 Metodologi menjelaskan bagaimana segala hal harus dilakukan; sebuah standar
menjelaskan apa yang harus dilakukan
 PRINCE2, Agile, RUP, dan Six Sigma memberikan metodologi manajemen proyek yang
berbeda
PPT 4
Project Quality Management

What Is Project Quality Management?

 Manajemen kualitas proyek memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang
dimilikinya
 Proses meliputi:
o Perencanaan mutu: mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek
dan bagaimana cara memuaskannya
o Jaminan kualitas: mengevaluasi secara berkala keseluruhan kinerja proyek untuk
memastikan proyek akan memenuhi standar kualitas yang relevan
o Kontrol kualitas: memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan bahwa
mereka mematuhi standar kualitas yang relevan

Quality Assurance

 Jaminan kualitas mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan pemenuhan standar
kualitas yang relevan untuk suatu proyek
o Tujuan lain dari penjaminan mutu adalah peningkatan kualitas yang
berkesinambungan
 Benchmarking menghasilkan gagasan untuk peningkatan kualitas dengan
membandingkan praktik proyek atau karakteristik produk tertentu dengan proyek atau
produk lain di dalam atau di luar organisasi kinerja.
 Audit kualitas adalah tinjauan terstruktur terhadap kegiatan manajemen kualitas khusus
yang membantu mengidentifikasi pelajaran yang dapat meningkatkan kinerja pada
proyek saat ini atau masa depan
o Dilakukan oleh auditor internal atau pihak ketiga

Quality Control

 Meski salah satu tujuan utama QC adalah untuk meningkatkan kualitas, hasil utamanya
adalah:
o Keputusan penerimaan-adalah produk / layanan yang dapat diterima atau harus
ditolak dan diulang kemudian diperlukan
o Pengerjaan ulang - tindakan yang dilakukan untuk membawa barang yang ditolak
sesuai dengan spesifikasi produk. Bisa sangat mahal
o Penyesuaian proses - memperbaiki atau mencegah masalah kualitas lebih lanjut
berdasarkan pengukuran kontrol kualitas (membeli server lebih cepat jika waktu
respon terlalu lambat)
  Ada Tujuh Alat Mutu Dasar yang membantu dalam melakukan kontrol kualitas

Quality Control Charts

 Diagram kontrol adalah tampilan grafis data yang menggambarkan hasil proses dari
waktu ke waktu
 Penggunaan utama diagram kontrol adalah untuk mencegah kerusakan, bukan untuk
mendeteksi atau menolaknya
 Diagram kontrol kualitas memungkinkan Anda menentukan apakah suatu proses
terkendali atau di luar kendali
 Bila sebuah proses terkendali, variasi hasil proses dibuat oleh kejadian acak; Proses yang
di kontrol tidak perlu disesuaikan
 Ketika sebuah proses di luar kendali, variasi dalam hasil proses disebabkan oleh kejadian
nonrandom; Anda perlu mengidentifikasi penyebab kejadian nonrandom tersebut dan
menyesuaikan proses untuk memperbaiki atau menghilangkannya

Scatter Diagram

 Diagram scatter membantu untuk menunjukkan apakah ada hubungan antara dua variabel
 Titik data yang lebih dekat adalah garis diagonal, semakin dekat kedua variabel terkait

Histogram

 Histogram adalah grafik batang dari suatu distribusi variabel

 Setiap batang mewakili atribut atau karakteristik dari suatu masalah atau situasi, dan
tinggi bar mewakili frekuensinya
Pareto chart

 Bagan Pareto adalah histogram yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan
memprioritaskan area masalah
o Variabel-variabel tersebut diurutkan berdasarkan frekuensi kejadian untuk
membantu mengidentifikasi kontributor utama yang menyebabkan sebagian besar
masalah kualitas (semoga mengikuti peraturan 80-20)
 Analisis pareto juga disebut aturan 80-20, yang berarti bahwa 80 persen masalah sering
terjadi karena 20 persen penyebabnya
 Pada bagan berikut, Masalah Masuk mencapai sekitar 55% keluhan dan bersama dengan
akun penguncian Sistem sekitar 80%
o Memperbaiki kedua masalah ini bisa sangat mengurangi volume compalint
o Masalah kecil harus diselidiki sebelum menangani mereka jika pengguna salah

Basic Information on Six Sigma

 Sasaran untuk kesempurnaan adalah pencapaian tidak lebih dari 3,4 cacat per juta
peluang
 Prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan pada berbagai macam proses - desain dan
produksi produk, Help Desk atau proses layanan pelanggan lainnya
 Proyek Six Sigma biasanya mengikuti proses perbaikan lima fasa yang disebut DMAIC

DMAIC adalah proses loop tertutup yang sistematis untuk perbaikan lanjutan yang bersifat
ilmiah dan berbasis fakta

 Define (Tentukan): Tentukan masalah / peluang, proses, dan kebutuhan pelanggan. Alat
yang digunakan meliputi piagam proyek, persyaratan, data Suara Pelanggan.
 Measure (Ukur0: Tentukan ukuran (dalam hal cacat per juta), lalu kumpulkan, kompilasi,
dan tampilkan data\
 Analyze (Analisis): Periksalah detail proses untuk menemukan peluang perbaikan;
mencari akar permasalahan\
 Improve (Meningkatkan): Menghasilkan solusi dan gagasan untuk memperbaiki masalah;
uji coba solusinya
  ControL (Kontrol): Melacak dan memverifikasi kestabilan perbaikan dan prediktabilitas
larutan

Testing

 Banyak profesional TI menganggap pengujian sebagai tahap yang mendekati akhir

pengembangan produk TI
 Pengujian harus dilakukan selama hampir setiap tahap siklus pengembangan produk IT

Types of Tests

 Uji unit menguji masing-masing komponen (seringkali sebuah program) untuk

memastikannya bebas dari cacat
 Pengujian integrasi terjadi antara unit dan pengujian sistem untuk menguji komponen
yang dikelompokkan secara fungsional
 Uji sistem menguji seluruh sistem sebagai satu kesatuan
 Pengujian penerimaan pengguna adalah tes independen yang dilakukan oleh pengguna
akhir sebelum menerima sistem yang dikirimkan

ISO Standards

 ISO 9000 adalah standar sistem mutu yang:

o Apakah tiga bagian, siklus perencanaan, pengendalian, dan pendokumentasian
kualitas secara terus menerus dalam suatu organisasi
o Menyediakan persyaratan minimum yang dibutuhkan organisasi untuk memenuhi
standar sertifikasi mutu
o Membantu organisasi di seluruh dunia mengurangi biaya dan meningkatkan
kepuasan pelanggan