11
1
1
1
.(
1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
1 DEL TALLER AUTOMOTRIZ
1
1
( .
1
1
1
1
1 SAN ANDRES, DICIEMBRE DE 2008.
1
.1 1
•
•1
lng. Abraham López Deleón
1 Director Ejecutivo
1
1
Lic. Héctor Manuel Sanchez
1( Gerente Administrativo
1
1 Equipo de Trabajo:
1
lng. Osear Eduardo Galdámez
1 Jefe de Servicios Administrativo
~ (
(
1
1
1
1
1
1 2
1·
: IN DICE
1 No. Pagina
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................ 4
1 OBJETIVOS
GENERALES........................................................................................... 5
1 ESPECÍFICOS......................................................................................... 5
1 BASE LEGAL..................................................................................................... 5
1:, NORMAS............................................................................................................ 6
1 POLÍTICAS..................................................................................................... 6
1 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS........................................................... 7
'
VIGENCIA Y MODIFICACIÓN........................................................................... 28
(
\
1
1
3
INTRODUCCIÓN.
Este manual pretende llevar un eficiente control interno en sus operaciones, así
como una adecuada coordinación con las distintas áreas de trabajo, políticas y
procedimientos que permitan obtener una seguridad razonable de que se lleve a cabo las
disposiciones emitidas por la máxima autoridad y los niveles gerenciales y de jefatura.
••• 4
1
• NORMAS.
•1
La autoridad encargada de velar por el cumplimiento de este Reglamento, será la
División de Administración a través del Área de Transporte; quien ejercerá el control
interno institucional de los vehículos a que se refiere el inciso segundo del artículo 1 del
Reglamento de Transporte del CENTA. Para lo cual dictará los lineamientos y establecerá
•
los procedimientos de distribución, uso y conservación adecuada de las unidades de
transporte; y de provisión y control del consumo de combustible de acuerdo al ~eglamento
•11
de Transporte Vigente.
-3. Todos los formularios de control deberán ser archivados en un expediente por
vehículo.
4. La elaboración del presupuesto de repuesto y reparación, deberán estar de acorde
al tipo d•l vehfculo~o au ••m•J•nzta, que •••n original•• o au •qulv•lente.
5. Los r.ep.uestos.e insumes deberán ser almacenados, controlados y clasifrcados en·· la
,..bcutege. de -tallflJ'I;
e."' JI' '1 r u· 14 . 1 pueato• y materiales par• la rell!llzaolán del mantenlmierote:-
1·
OBJETIVOS.
OBJETIVO GENERAL.
Proporcionar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, necesarios
para el funcionamiento normal de la flota vehicular de CENTA.
1
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
a) Normar el control interno y mantenimiento de la flota vehicular para la conservación
1
adecuada de la misma.
b) Mantener un control actualizado de los vehículos en cuanto a su estado de
1
asignación, registro de combustible y mantenimiento realizado.
IC e) Elaborar y ejecutar planes de mantenimiento preventivo y correctivo a la flota
vehicular.
1 BASE LEGAL.
1 noviembre de 1998.
1 /
1
1
5
1
111
111 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1- MANTENIMIENTO EN TALLER DE LA INSTITUCION
11 2
vehículo al taller automotriz vehículo en misión
oficial
Llena el formulario Solicitud
de Orden
de Trabajo
B) RECEPCIÓN DE VEHÍCULO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION FORMAS
Formulario
Encargado de la No.2
1 Llena la casilla de la fecha
Autorizar trabajo de reparación Unidad de
de autorización de trabajo
Transporte ACTA DE
MANTENIMIENTO
Formulario
Llena las casillas de
Encargado de la No. 2
Asignar mecánico para la revisión asignación de mecánico y
2 Unidad de
del vehículo. luego es entregada la hoja
Transporte ACTA DE
(¡ ' al mecánico asignado
MANTENIMIENTO
Formulario
' Llena las casillas de: tipo de
vehículo, No. de placa,
No. 2
3 Iniciar reparación Mecánico Asignado
fecha y hora de inicio de
ACTA DE
reparación
MANTENIMIENTO
11
7
1
1 C) ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO Y APROBACIÓN
No.
1 ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION
En base a la Orden de trabajo
más inspección en el vehiculo,
FORMAS
Formulario
No. 2
elabora el Diagnostico del
1 1 Revisar vehículo Mecánico asignado
vehlculo y las necesidades
de repuestos o insumos( si
los repuestos o insumo son
ACTA DE
MANTENIMIENTO
1 mayores de 6 unidades se
colocarán al inverso de la
hoja) y si el mantenimiento
es-preventivo o correctivo.
1 2
Identificar repuesto en bodega, en
bodega de taller o realizar una
requisición
Encargado de la
unidad de transporte
Inspección en ambas
bodegas. o realiza la
requisición
Buscar repuesto, servicios o Encargado de la Inicia búsqueda de
-( 3
insumo unidad de transporte reouestos o servicios
-1
2- PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE REPUESTOS DE BODEGA DE MATERIALES
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION FORMAS
-1
bodega de transporte
Gerencia administrativa
3 Retirar repuestos mediante egreso Encargado unidad Coloca repuestos en Bodega
de bodega de transporte de Taller
8
1 4- PROCEDIMIENTO PARA REPARACIÓN Y ENTREGA DE VEHÍCULO
1 No.
1
ACTIVIDAD
Reparar vehículo
RESPONSABLE
Mecánico asignado
DESCRIPCION
Coloca repuestos y corrige
FORMAS
falla mecánica.
1 3 Autorizar ingreso
Encargado de la
Unidad de Llena formulario
Formulario
No. 3
LISTA DE
REPUESTOS
1 Transporte
EN BODEGA
DE TALLER
Formulario
Procede a firmar la acta de
No. 2
Notificar trabajo de mecánica mantenimiento y comunica a
4 Mecánico asignado Encargado de la Unidad de
concluido
Transporte la conclusión de
Acta de
trabajo mecánico
Mantenimiento
Formulario
Realiza la prueba mecánica
No. 2
Encargado de la del vehículo y el encargado
taller y el Encargado
del vehículo y lo firma.
1 de la Unidad de
Transporte
Encargado de la Todos los formularios que se
Acta de
Mantenimiento
Archivar formularios en expediente
8 Unidad de realicen o reciban serán
de vehículo
Transporte archivados
Encargado de
DESCRIPCION
Hace un listado de los
FORMAS
•
1 vehículos que recibirán el
mantenimiento Transporte
mantenimiento
Gerente Posteriormente es enviado a
2 Aprobar la programación
administrativo la UACI
•1 3
Contratar los servicios de
mantenimiento
Jefe de la UACI
En base al programa de
mantenimiento
11
1
\.
1
1 No.
2- PROCESO PARA MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO EN TALLER PRIVADO
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION FORMAS
Fonnulalio
•1
12 Enviar factura Taller contratado
institución
Encargado de la Todos los formularios que se
Archivar formularios en expediente
13 Unidad de realicen o reciban serán
de vehículo
Transporte archivados
1
1
1 >
-
-
-
-~
-~
-1 FORMULARIOS
1
1
m
(
1
1
1
11
•11
4jc~ii ~'w'n
· ···
Jt CeotroN5ciofla!deTOO'oOio¡!a
As<opl'r.UJIIa ~ Fcr~~tal
DESCRIPCIÓN DE LA MOTOCICLETA
SI NO SI NO
Fecha de Orden de T r a b a j o - - - - - - - -
VI AS ESTRIBOS ~~ =:;::::::;
ESPEJOS TAPON
No de Placa:
-------- SILVIN VELOCIMETRO~I~~
Marca: --------~-
STOP T ACOMETRO .......1--'
Ll
Color: _ _ _ _ _ Año: _ _ _ __
PITO JUEGO DE
Modelo: Km:
ill
1
1
Llantas: ( )
----- PARRILLA HERRAMIENTAS
LLAVES No
REPORTE DE LA FALLA.
12
..,/'·.:...·:···
...
~····
Mecánico Asignado: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Fecha de Autorización de trabajo:
---------------------
Tipo de vehículo Fecha de Inicio de reparación - - - - - - - - -
No de Placa
-------------------- Hora de Inicio de reparación ---------
1
'
RECEPCIÓN A SATISFACCIÓN DEL VEHÍCULO.
GENERAL TALLER
1 Hacemos constar que el vehículo está reparado y se colocaron los repuestos y/o insumas según lo
especificado anterionménte bajo la aprobación del Encargado de la Unidad de Transporte y el Encargado del
Taller, por lo cual damos fe de que el vehículo que requirió reparación según la Orden de Trabajo fueron
1
ENCARGADO DE LA UNIDAD MECANICO NOMBRE Y FIRMA DEL
1
'
DE TRANSPORTE RESPONSABLE DEL VEHÍCULO
11 13
--------
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA
CENTRO NACIONAL DE TECNOLOGÍA AGROPECUARIA Y FORESTAL
F3
1 1 ~ San Andrés, La Libertad, El Salvador C.A.
Co"-~-.e:.\ di!- \\.¿_~~.\:.. ., \J~~o')_
14
r
;ic~~"if'il'k
··· :-_.: · Cc-ntro~d::'Tro>jof~
::/ A~1(\~Wrl11forcl!ol
GERENCIA ADMINISTRATIVA
F4
San Andrés, de de
Señores:
Taller
¡e PRESENTE.
Estimados Señores:
1
Nos complace enviar a su taller el vehículo con las características siguientes.
1
PLACA
1 CLASE
ANO
COMBUSTIBLE
1 No. MOTOR
No. CHASIS
OFICINA 1 AGENCIA
RESPONSABLE
1
Sin otro particular nos suscribimos y así mismo, solicito nos remita el presupuesto
1 correspondiente a fin de ser autorizado y poder iniciar la reparación.
Atentamente,
1
1 f.------------------------------------ f. --~--:---:--,---,-:-:---::-
Ene. unidad de Transportes. Vo.Bo. Jefe División Administrativa
1
15
1
1· ,,,.. M~-
~;#}C~ii'li líili"ii
· .-_:'Cmrot!Km.:I~T~ia
.)· -!<(.¡>({tt.l<ilyfor~m!
GERENCIA ADMINISTRATIVA
F5
~
1 PRESUPUESTO No . _ _ _ _ _ __
1
PLACA _ _ __ CLASE MARCA _ _ _ __
1
VALOR($)
1
1 PRECIOS IVA INCLUIDO
TOTAL ORDEN DE TRABAJO
1 Tiempo de ejecución del trabajo después de recibir presupuesto aprobado: _ _ __
1
1
FIRMA--------
1 ELABORO PRESUPUESTO AUTORIZACIÓN CLIENTE
1
16
1
'~C~~'ífi'R
·-·· .. (OWOibcmlil)':liX~
.}· .l,gr~ü.lri.<yFuo~ll~l
GERENCIA ADMINISTRATIVA
F6
LICITACIÓN No.
San Andrés, de de
Señores
' Taller
Presente.-
1 PLACA
CLASE
1( ANO
COMBUSTIBLE
No. MOTOR
1 No. CHASIS
OFICINA 1 AGENCIA
1 Recomendaciones y observaciones. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
•
•
111
F.--------------------------------------------
Nombre.
Entrega Vehículo.
F.-------------------------------------------
Nombre
Recibe vehículo
17
- .-·-· .·:
_.,_,.-.<'...··..,.
-
-1
1
GERENCIA ADMINISTRATIVA
1
F7
'-(
Lugar de recepción: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
-
un valor de $ _ _ __
De conformidad a lo requerido por la Institución a través de Licitación publica numero
1 (
•
\
111
F.-----:---------- F.-.,------------
Nombre . Nombre.
•• Cargo . Cargo.
•1
18
~
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE
FORMULARIOS DE CONTROL.
11 (
1
•
•
•
•
•lll 19
1'·
1 1O. Tapón de tanque: Se coloca una seña si el automóvil lleva el tapón para la entrada
de combustible al tanque.
l. automóvil.
(
1
20
1
~·
1 reporta al taller.
8. Llantas: El número de llantas que contiene el automóviL
1 1O. Estado físico del vehículo por golpes: Se describirá algunas otras características
de las motocicleta que se consideran importantes.
1 11. Reporte de la falla: Se realiza una descripción detallada de la falla que detecto el
responsable del vehículo.
1 12. Nombre y firma del responsable del vehículo: Se escriben los nombres y
apellidos del responsable del vehículo.
1 13. Recibe: Es el encargado de la Unidad de Transporte que verificará y firmará que
todo lo descrito en el formulario de orden de trabajo sea corroborado.
1
1
1
1
1
1 21
INSTRUCTIVO DE LLENADO: FORMULARIO No - F2
ACTA DE MANTENIMIENTO.
22
-·
'
'-
INSTRUCTIVO DE LLENADO: FORMULARIO No -F3
1'
1. Descripción del repuesto: En esta casilla se describe exactamente el repuesto
con número de serie u otra característica distintiva de los otros.
'e
2. Extraído del vehículo.
a. Placa No. : El número de placa del vehículo donde se extrajo el repuesto.
b. Número de orden de trabajo: Es la fecha de la orden de trabajo de donde
'
3. Condiciones.
a. BUENA: Si el repuesto en bodega está en condiciones de volver a utilizarse.
1 el repuesto.
5. Autorizó: Se pondrá la firma del encargado de la unidad de transporte, debido que
1 solo él es el único en autorizarlo.
6. Supervisado por encargado de la unidad de transporte: Firma y sello de el
·~~-.
o - encargado de la unidad de transporte.
l
'
•1
1
lll 23
1 INSTRUCTIVO DE LLENADO: FORMULARIO No - F4
1 ORDEN DE SOLICITUD DE TRABAJO BAJO LICIT ACION
1
1- Fecha de orden de trabajo: Es la fecha en que el responsable llevara el vehículo
1 al Taller el cual ha ganado la Licitación
2- Numero de Placa: El número de la placa del automóvil
1 3- Clase: Si el automóvil es ocupado para el are rural o urbano
4- Año: En que fue fabricado
1 5- Tipo de combustible: El tipo de combustible que ocupa el automóvil (diese! o
1( 6-
gasolina)
N o. De motor: Es la identificación que contiene cada vehículo en el motor
7- No. Chasis: Es el numero el cual se identifica el chasis de cada vehículo a
1 reparar
8- Ubicación: En donde esta el automóvil asignado
1 9- Nombre del Responsable: Se escribe el nombre y el apellido del responsable
- 10-
11-
Reporte de la Falla: se realiza una descripción detalladas de la falla que se
necesita en el vehículo
Envío: Es el encargado de la Unidad de Transporte que verificara y firmara que
'1
,(
12-
todo lo descrito en el formulario de orden de trabajo sea corroborado
Recibe: El taller donde se realizará el trabajo recibe la orden, debidamente
firmada por el Jefe de Transporte y Gerente Administrativa.
'1
1
l
•1
24
~
INSTRUCTIVO DE LLENADO: FORMULARIO No- FS
1- Fecha del Presupuesto: Es la fecha en que el Taller nos envía el presupuesto del
vehículo
2- Numero del Presupuesto : Es el número del presupuesto el cual identifica el
Taller por cada vehículo
3- Placa: Es el numero de placa el cual identifica el automóvil
4- Clase: Si el automóvil es ocupado para el área rural o urbano
5- Marca: Nombre que los fabricantes lo denominan
6- Cantidad: Es la cantidad del repuesto solicitado
7- Descripción: Es la descripción del repuesto que necesita el vehículo
8- Valor mano de obra: Es el valor que el taller reflejo en su licitación
9- Valor del repuesto: Es el valor del repuesto que reflejo en su licitación
10- Tiempo de ejecución: Lo que reflejo en su licitación un máximo de treinta días
11- Firmas: Este presupuesto es firmado por quien esta encargado en el Taller que
elaboro dicho presupuesto, firma del Jefe de Transporte, firma del Gerente
Administrativo y Firma de Autorizado de la Dirección Ejecutiva.
25
1
1
1 INSTRUCTIVO DE LLENADO: FORMULARIO No - F6
1 1- Fecha de orden de Retiro: Es la fecha en que el responsable del vehículo retirara del
1 2-
Taller el cual ha ganado la Licitación
Numero de Placa: El número de la placa del automóvil
3- Clase: Si el automóvil es ocupado para el are rural o urbano
1.· 4- Año: En que fue fabricado
:-
6- No. De motor: Es la identificación que contiene cada vehículo en el motor
7- No. Chasis: Es el numero el cual se identifica el chasis de cada vehículo a reparar
8- Ubicación: En donde esta el automóvil asignado
1 9- Lugar, hora y fecha retiro del vehículo: Esto refleja cuando el que tiene asignado el
vehículo llega a retirar dicho vehículo al taller y, el encargado de entregárselo en el Taller le
- 10-
11 -
pone hora y la fecha .
Recomendaciones y observaciones: Esto refleja cuando la empresa ha realizado un trabajo
que necesita que se este monitoreando
Firmas: Firma del responsable de la obra en el Taller, y firma del que recibe el vehículo
26
1
1
1 INSTRUCTIVO DE LLENADO: FORMULARIO No- F7
1 1. FECHA: Es cuando el mecánico que reviso el vehículo dio el visto bueno para
aprobación del pago de la obra realizada
1
1
1
27
R
1
VIGENCIA Y MODIFICACIÓN.
1
El presente manual entrará en vigencia a partir del cinco de enero del dos mil
111 nueve, el contenido de este Manual podrá ser modificado conforme a las reformas que se
realicen a la base legal referida o a iniciativa de la División de Administración con el
1 propósito de introducir mejoras.
1 Aprobado a los dieciocho días del mes de diciembre del dos mil ocho en el
Despacho de la Dirección Ejecutiva del Centro Nacional de Tecnología Agropecuaria Y
1- Forestal, ubicada en el Valle de San Andrés departamento de la Libertad, kilómetro treinta
y tres y medio carretera a la ciudad de Santa Ana.
1
1
28