Anda di halaman 1dari 26

Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya

Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

INFOMATEK
Volume 10 Nomor 2 Juni 2008

FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI


DAN KONTRIBUSINYA TERHADAP PRODUKTIVITAS
(Suatu Tinjauan Teoritis Dan Empiris )

H. Tb. Lily Satari


Jurusan Teknik Industri
Fakultas Teknik – Universitas Pasundan

Abstrak : Setiap industri, termasuk industri manufaktur, secara operasional berkepentingan terhadap efektivitas
dan efisiensi dari rentetan proses operasinya yang secara bertahap merubah bahan mentah menjadi barang
jadi atau setengah jadi. Hal ini erat hubungannya dengan tindak pengaturan work loads dari semua work stands
dan pengendalian seluruh proses operasinya di lapangan. Secara operasional, tindak pengaturan dan
pengendalian work loads merupakan deskripsi tugas fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi atau
Production Planning and Control. Deskripsi ini menegaskan bahwa fungsi Perencanaan dan Pengendalian
Produksi tidak semata merencanakan kapan job orders diturunkan serta mengendalikan selama proses
operasinya saja, namun berperan pula dalam masalah efektivitas dan efisiensi atau produktivitas dari seluruh
production processes tersebut. Bagaimana fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi berkontribusi
terhadap produktivitas organisasi kerja, dan sekaligus mengendalikan performansi serta mengamankan
delivery commitment perusahaan, diperlukan pemahaman atas aktivitas seluruh sub-fungsinya dan dibahas
dalam makalah ini, yang terdiri dari : Production Planning & Routing ; Production Scheduling ; Dispatching ;
Progress Control ; dan Material Control.

Kata kunci : Efektivitas, efisiensi, perencanaan dan pengendalian produksi, produktivitas, performansi,
komitmen

I. PENDAHULUAN fungsi utuh yang dalam praktek kerap ditemui di


Dalam tatanan organisasi kerja, “Perencanaan lapangan dengan singkatan PPC. Aktivitas para
dan Perngendalian Produksi” atau Production fungsionaris PPC kerap, dan utamanya,
Planning and Control adalah sebutan fungsi berhubungan dengan work shops atau
yang kerap ditemukan di dalam lingkungan operation area.
industri, baik industri manufaktur maupun
Setiap fungsi yang dibentuk dalam suatu
industri jasa. Production Panning and Control
organisasi kerja tentunya, dan seharusnyalah,
secara teoritis memberikan pengertian satu

135
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

dilandasi oleh pertimbangan atau pemikiran serta melaksanakan tugas operasionalnya


teoritis universal dan / atau kepentingan obyektif seefektif mungkin dalam “merubah bahan
perusahaan atas pertimbangan tailor-made yang mentah” menjadi “barang masak siap saji” yang
diyakini oleh para manajer atau eksekutifnya sesuai dengan “selera” pemesannya dengan
bahwa tanpa kehadiran fungsi tersebut dapat mutu yang baik dan pada waktu yang tepat
berdampak negatif terhadap kelancaran sesuai production schedule. Hal ini sangat
aktivitas operasional perusahaan. Dengan penting karena pemahaman atas setiap operasi
ungkapan lain, dipahami bahwa keberadaan kerja yang dapat diselesaikan on schedule
fungsi tersebut sangat penting bagi perusahaan. bukan hanya berarti harus memenuhi target
Para ahli manajemen organisasi umumnya produksi semata, akan tetapi terkandung pula
behrpandangan bahwa setiap fungsi yang ada pemahaman lain yang sama pentingnya yakni
dalam tatanan organisasi kerja mengemban terpenuhinya target waktu operasi secara efektif
peran, tugas, dan tanggung jawab yang sama dan efisien yang akan menjadi dasar tolok ukur
penting dalam bidangnya masing-masing, yang tidak hanya bagi performansi direct worker /
secara keseluruhan harus membentuk suatu operator dalam memenuhi waktu standar
ikatan mata rantai yang mengait satu sama lain operasi, tetapi juga kontribusi fungsionaris PPC
dengan kokoh. Seirama dengan hal tersebut, dalam proses job transfer atau work in process
pandangan dan sikap dari semua fungsionaris (WIP) dari satu work stand ke work stand
yang terlibat dalam berbagai aktivitas organisasi berikutnya dan seterusnya, serta terpenuhinya
kerjapun, seyogyanya difokuskan pada upaya delivery commitment terhadap pelanggan.
terbaik, efektif dan efisien dalam melaksanakan
Apabila apa yang dikerjakan oleh seorang
tugas dan fungsinya, serta berupaya
operator di satu work stand masih memerlukan
berkontribusi maksimal dalam memenuhi
operasi lanjut, maka proses selanjutnya akan
berbagai sasaran (targets) program kerja sesuai
sangat tergantung kepada operator sebelumnya
misi perusahaan, yang pada gilirannya
tadi dalam menghasilkan output (WIP), serta
diharapkan berdampak positif terhadap upaya
cepat atau lambatnya fungsionaris PPC
perusahaan dalam meningkatkan produktivitas.
menangani output (WIP) tersebut, dalam
Tugas dan peran utama fungsionaris PPC di pengertian : (a) Apakah output (WIP) yang
work shops adalah membantu aktivitas dihasilkan operator terdahulu dan kontribusi
operasional para tenaga kerja langsung (direct PPC terlaksana on schedule, ahead schedule,
workers atau operators), sehingga setiap atau sliding ? (b) Apakah kualitas output (WIP)
operator memungkinkan untuk berada di work yang dihasilkan tersebut “go” (baik) atau “no go”
stand-nya masing-masing secara maksimal, (tidak baik); bila “no go”, apakah output (WIP)

136
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

tersebut dalam kondisi “defect” (“cacat” yang WIP dari semua single parts secara tepat waktu
masih memungkinkan untuk diperbaiki atau ke assembly work station.
repairable) atau “reject” (“cacat” yang
Dalam upaya memenuhi waktu standar operasi
melampaui ambang toleransi dan harus ditolak
dan skedul produksi, dan bahkan upaya
dan disisihkan dari proses operasi) ? (c) Apabila
memenuhi komitmen product delivery,
operasi kerja dari WIP mengalami hambatan
karenanya dapat dipahami bahwa disamping
karena berbagai kemungkinan yang
peran direct operators yang bertugas
mengakibatkan estimated operation time atau
mentransformasi raw materials menjadi single
waktu standar operasi menjadi sliding, apakah
parts atau barang setengah jadi (semi finished
corrective action (langkah koreksi operasi
products) ataupun menjadi barang jadi (finished
namun skedul produksi tetap dapat terpenuhi)
products) yang masing-masing merupakan
yang dilakukan oleh fungsionaris PPC masih
outputs yang telah memiliki nilai tambah (value
mampu memenuhi batas ECD (estimated
added) secara ekonomi, betapa pentingnya
completion date); atau harus dilakukan recovery
fungsi dan peran para fungsionaris PPC di
planning atau bahkan dilakukan re-scheduling ?
lapangan dalam 0
Artinya, apakah operator berikutnya yang
bertugas untuk melakukan proses lanjut
II. TERMINOLOGI, ORGANISASI DAN
pengerjaan output (WIP) tadi dapat memulainya
AKTIVITAS POKOK PPC
tepat waktu sesuai schedule atau tidak, sangat
“Perencanaan Dan Pengendalian Produksi”
tergantung dari kondisi output (WIP) yang
secara teoritis maupun empiris dikenal dengan
dihasilkan oleh operator sebelumnya serta
sebutan yang bervariasi, seperti “Production
peran fungsionaris PPC dalam WIP’s treatment
Planning and Control”, “Production Planning”,
tersebut; atau harus dibuat schedule baru ?
“Production Control”, atau “Production Planning
Demikian pula halnya bila yang dikerjakan
and Inventory Control”, dsb. Bahkan penulis
adalah satu bagian (single part) dari suatu
sempat menemukan adanya industri pesawat
komponen utuh (satu bagian besar dari suatu
terbang di salah satu negara di Eropah yang
produk), yang proses lanjutnya adalah perakitan
menggunakan sebutan “Production
atau assembly dengan single parts lainnya,
Preparation”. Departemen dari satu divisi yang
maka operator berikutnya yang bertugas
memiliki jumlah tenaga kerja terbesar dari
melakukan perakitanpun sangat tergantung
industri pesawat terbang di Indonesiapun, yakni
pada outputs (WIP) atau semua single parts
Divisi General Workshops yang kemudian
tadi, serta peran PPC melalui fungsionaris
berubah nama menjadi Divisi Fabrikasi PT IPTN
dispatching-nya dalam melaksanakan transfer
(sekarang PT DI), untuk suatu kurun waktu

137
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

tertentu, juga pernah menggunakan sebutan Dispatching ; Progress Control ; Material


tersebut (Departemen Production Preparation). Control).
Dalam tulisan ini penulis menggunakan
terminologi PPC yang terjemahannya III. PRODUCTION
sebagaimana digunakan pada judul dari tulisan Terminologi production (produksi) tidak dapat
ini. dipisahkan dari terminologi dasar yang
membentuknya, yakni : product (produk).
Dalam konteks industri manufaktur, PPC
Bahkan demikian erat dan penting hubungan
umumnya merupakan bagian dari organisasi
pengertiannya dengan productivity
Produksi atau Operasi, yang
(produktivitas). Setiap industri, manufaktur
pengorganisasiannya dapat bersifat functional
maupun jasa, berkepentingan terhadap
atau line organization, tergantung dari
pemahaman yang benar atas ketiganya yakni
kebutuhan serta skala organisasi dan lingkup
produk, produksi dan produktivitas. Dapat
aktivitas perusahaan. Demikianpun sebutan
dikemukakan sejujurnya bahwa terkadang kita
sejumlah fungsi yang bernaung di bawah
masih mendengar ungkapan seseorang, bahkan
organisasi PPC, seraya mengindikasikan
dari seorang “eksekutif” sekalipun, yang
lingkup aktivitas pokok dari padanya, dapat pula
bermaksud mendorong peningkatan
ditemukan bervariasi di lapangan tergantung
produktivitas, akan tetapi dalam penempatan
dari pertimbangan tailor made maupun job
ketiga terminologi melalui ungkapannya , yakni
descriptions yang ditentukan oleh manajemen
produk, produksi dan produktivitas, dilakukan
perusahaan.
kurang bahkan tidak proporsional yang
berakibat pada timbulnya “kerancuan” dalam
Karena relevansinya dengan judul tulisan ini
pengertian ungkapannya tersebut.
bahasan mengetengahkan sekilas tentang
production dan productivity yang kemudian, atas
Dalam banyak literatur, terminologi operations
pertimbangan tailor-made organization,
kerap digunakan untuk mengindikasikan
dilanjutkan dengan bahasan lima fungsi PPC
pengertian production. Kita simak kalimat
yang relatif kerap ditemui di lapangan dan
berikut : “Operations management is the
mencerminkan lingkup aktivitas pokok
management of processes or systems that
organisasi PPC. Uraian lanjut tulisan ini terdiri
create goods and / or services. It
dari sub-tema pokok sebagai berikut :
encompasses forecasting, capacity planning,
(1) Production ; (2) Productivity ; (3) Functions
scheduling, managing inventories, assuring
of Production Planning & Control (Production
quality, motivating employees, …… and more.”
Planning & Routing ; Production Scheduling ;
Kalimat yang baru saja menjelaskan pengertian

138
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

“operations management” tersebut bisa Sejak tahun 1970, seiring dengan


menjadi kalimat jawaban bagi pertanyaan, “what pengembangan produksi jasa yang lebih
is production management ?”. Bagian kalimat mencolok dibandingkan dengan produk
yang berbunyi “ ………. of processes or fabrikasi, dan dalam hal ini orientasi manajemen
systems that create goods and / or services”, operasi lebih luas bukan saja pada bidang
terutama menegaskan pemahaman tersebut, fabrikasi tetapi juga pada pengelolaan produk
Stevensen [1]. pelayanan dan jasa, maka istilah “manajemen
produksi” berubah menjadi “manajemen
Dalam literatur lainnya dapat pula kita temukan
operasi”, Sumayang [3].
ungkapan sbb : “The portion of the intermediate-
range business plan which the operations Pandangan di muka bukan berarti bahwa
function is responsible for implementing is terminologi “operasi” menggantikan samasekali
usually called the production plan in a “produksi”. Keduanya tetap relevan untuk
manufacturing company. Someimes it is called digunakan, namun penentuannya tergantung
an operations plan, …… .”, Dilworth [2]. dari lingkup aktivitas yang dijalankan dan output
yang akan dihasilkan oleh organisasi atau
Pengungkapan terminologi “produksi” ataupun
perusahaan. Maksudnya, apakah hanya fokus
“operasi” mengindikasikan adanya suatu proses
pada produk fabrikasi atau termasuk juga
yang aktifitas utamanya adalah
produk pelayanan dan jasa. Dengan demikian
mentransformasikan masukan (input) menjadi
maka dalam desain atau perancangan
keluaran (output). Terdapat berbagai metode
organisasi, pemilihan penggunaan sebutan
atau sistem yang bertujuan mentransformasikan
fungsi-fungsi terutama yang berkaitan dengan
input menjadi output, mulai dari yang sederhana
aktivitas proses transformasi input menjadi
(simple process) dilakukan secara manual atau
ouput, apakah “produksi” ataukah “operasi”,
tradisional tanpa penggunaan alat bantu,
sebaiknya mempertimbangkan pula “lingkup
sampai dengan yang kompleks ((complex /
aktivitas yang akan dilakukan dan output yang
sophisticated process) dengan menggunakan
akan dihasilkan” oleh perusahaan.
permesinan yang computerized (CNC
Machines) dan bahkan dengan menggunakan Secara sederhana, hubungan “inputs –
alat bantu lainnya seperti fixtures, tools for parts production process – outputs”, termasuk
manufacturing, jigs, dsb. feedback dan quality control, diperlihatkan pada
Gambar 3–1 di bawah.

139
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

Gambar 1
Hubungan Inputs – Production Process – Outputs

Demikianlah bila kita mendengar ungkapan penjualan produk perusahaan yang memenuhi
“produksi”, maka yang pertama terbetik adalah berbagai persyaratan. Semakin banyak produk
kandungan proses operasi yang melekat di perusahaan terjual, semakin tinggi pula profits
dalamnya. Berkaitan dengan proses operasinya, perusahaan dihasilkan; jadi wajar bila profits
“produksi” dalam literatur maupun mejadi sasaran utama perusahaan. Karenanya
penggunaannya secara empiris di lapangan guna mendukung sasaran tersebut, maka
tidak jarang ditemukan berpasangan dengan sedapat mungkin perusahaan dapat
terminologi “sistem”, yakni “sistem produksi” menghasilkan outputs (produk) yang juga besar
(production system). dalam jumlah, unggul dalam kualitas dan
kompetitif dalam harga. Demikianlah mengapa
Secara teoritis maupun empiris fungsi produksi ditinjau dari aspek tenaga kerja (TK), di sektor
kerap ditemukan berdiri sendiri sebagai satu produksi TK langsung (direct workers) umumnya
unit, departemen, divisi, direktorat dan lain menempatil porsi terbesar dalam organisasi
sebagainya yang merupakan salah satu fungsi manufaktur. Sedangkan jumlah TK tidak
utama dalam suatu struktur organisasi kerja, langsung (indirect workers), termasuk TK
sejajar dengan fungsi-fungsi utama lainnya di administrasi dan pendukung lainnya, jauh lebih
dalam perusahaan. Demikianpun umumnya bagi kecil guna mengendalikan biaya overheads
industri manufaktur, tenaga kerja produksi seminimal mungkin. Masalah TK berkaitan pula
adalah terbesar dibandingkan dengan yang dengan fasilitas produksi yang digunakan
dimiliki fungsi-fungsi lainnya. Hal ini bukan tanpa sebagai alat bantu tenaga kerja dalam aktifitas
alasan. Profits adalah sangat penting dan utama operasionalnya di lapangan, baik di permesinan
bagi perusahaan, dan profits dihasilkan melalui maupun non-permesinan. Akan tetapi, kendati

140
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

terdapat hubungan langsung antara tenaga toleransi atas setiap keterlambatan terhadap
kerja secara kuantitatif dengan besaran outputs jadwal “penyerahan” produk yang telah menjadi
atau produk yang dihasilkan, untuk komitmen perusahaan terhadap pelanggan.
meningkatkan outputs perusahaan tidak Risiko dari setiap keterlambatan delivery bukan
selamanya harus melalui pendekatan hanya dapat berakibat adanya penalty atau
meningkatkan jumlah tenaga kerja. Dalam denda secara finansial terhadap perusahaan
konteks inilah konsep produktivfitas berperan yang umumnya telah diatur dan disepakati
yang perlu dipahami serta dihayati setiap saat melalui kontrak atau perjanjian jual beli saja,
oleh semua fungsi, tidak terkecuali fungsi PPC. tetapi juga dapat berakibat berkurangnya
bahkan hilangnya kepercayaan pelanggan
Apabila di dalam suatu perusahaan, “produksi”
terhadap perusahaan. Terlebih dalam era
merupakan satu unit yang berdiri sendiri, maka
persaingan global dewasa ini yang lebih dikenal
PPC umumnya merupakan salah satu fungsi
sebagai sebutan era “time-based competition”.
penting dari unit produksi, dan merupakan “urat
Persetujuan pelanggan / konsumen terhadap
nadi” yang mendukung kelancaran aliran works
harga dan mutu barang yang dipesan umumnya
in process (WIP). Dalam konteks ini, sekalipun
tidak terlepas dari pertimbangan kebutuhan atau
fungsi PPC tidak memiliki garis komando
waktu, kapan product delivery dapat sampai ke
terhadap tenaga kerja langsung di lapangan,
alamat dan diterima pemesannya.
namun atas pertimbangan tugas, tanggung
jawab dan wewenang fungsionalnya yang Atas pertimbangan hal-hal tersebut di muka,
demikian penting, maka “suara” para staf atau maka persyaratan kerja bagi para fungsionaris
anggota PPC yang berkaitan dengan aktifitas PPC-pun relatif ketat, tidak hanya dituntut untuk
operasional di lapangan cukup memiliki “alasan” memiliki wawasan engineering dan / atau
maupun “wibawa” untuk didengar dan diikuti produksi serta pengalaman yang mendukung
oleh para operators ataupun para staf dari saja, tetapi juga mampu berkomunikasi dengan
fungsi-fungsi lainnya di dalam perusahaan. baik dan fleksibel, memiliki budaya dan disiplin
Mengapa, karena tanggung jawab yang paling kerja yang tinggi serta smart dan kreatif dalam
utama PPC yakni mengupayakan setiap target mencari alternatif solusi manakala produksi
produksi dan komitmen product delivery kepada menghadapi masalah karena berbagai sebab.
customers yang tertuang dalam production Persyaratan profesionalisme demikian, biasanya
schedule dan merupakan komitmen semua tercermin pada job specifications dari setiap
fungsi terkait di dalam perusahaan, dapat tugas atau jabatan dari perushaan dengan
dipenuhi tepat waktu. Hampir dapat dipastikan tingkat kompetisi yang tinggi. Hal ini tentunya
bahwa manajemen tidak dapat memberikan

141
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

berlaku pula bagi para fungsionaris lainnya dari sufficient if one does not have the necessary
perusahaan. capital to employ personnel, obtain facilities and
supplies, and put the other capabilities into
Fungsi operation yang disebut juga sebagai
action” [2].
fungsi production, adalah satu fungsi utama dari
the three primary functions di dalam bisnis; dua
fungsi utama lainnya adalah finance dan
marketing [2]. Meskipun finance dan marketing,
Finance Production
bukan bagian dari topik bahasan tulisan ini,
namun sebaiknya dapat pula dimengerti
mengapa ketiganya “bersinggungan” dan
“terintegrasi”, serta dicermati pula apa yang
penting dibalik konsep integrasi dari ketiga Marketing
primary functions tersebut. Perhatikan pula
pengertian dasar dari produktivitas yang secara
umum menerangkan derajat efektifitas
Gambar 2
hubungan antara input dan output. Tergantung
Interaksi Antar Fungsi Dalam Oerganisasi
dari visi, misi, kondisi lingkungan yang dihadapi
perusahaan, serta pertimbangan tailor-made, Dalam sistem produksi, setiap proses
fungsi-fungsi lain selain dari the three primary manufaktur dipandang sebagai suatu proses
fuctions, bisa saja dimiliki oleh organisasi penambahan nilai (value–added process). Jadi
perusahaan, seperti : research & development, setiap dilakukan tahapan konversi terhadap
engineering, human resources, dlsb. bahan baku (dengan biaya tertentu), maka
akan terjadi penambahan nilai terhadap
Interelasi dari tiga primary functions yang
bahan baku tersebut. Manakala seluruh proses
memiliki ketergantungan satu sama lain tersebut
“nilai tambah” selesai dilaksanakan, maka suatu
digambarkan seperti tampak pada Gambar 3.2
produk telah siap (untuk dipasarkan atau
di bawah, dengan penjelasan sebagai berikut :
diserahkan kepada konsumen). Seiring dengan
“Having the financial resources and the ability to
hal tersebut, agar perusahaan kompetitif, maka
produce is of little value if there is no market for
proses konversi bahan baku harus memenuhi
the product. Having the finances and a market
sasaran sebagai berikut, Sipper [4] :
for a product is of little value if one cannot
provide the product. The ability to produce a
product and a market for the product are not

142
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

(1) Quality : The product must have superb plant terdiri dari sejumlah component besar,
quality -- equal to or better than its umpama pesawat terbang, yang terdiri dari
competitors. ribuan DPM (detail parts manufacturing) yang
(2) Cost : The cost of the product must be melalui operasi perakitan di sejumlah sub-
lower than the competition. assembly plants atau production lines
(3) Time : The product must be delivered to membentuk sejumlah komponen besar seperti
the customer on time, every time. fuselage (badan pesawat), wing, horizontal
stabilizer, vertical stabilizer / rudder, aileron,
Dalam praktek, Quality, Cost, dan Time tersebut
flap, tail unit, pilot door, passenger door, ramp
kerap ditemukan dengan ungkapan : Quality,
door, window, dsb., maka output akhir dari
Cost, dan Delivery atau disingkat “Q – C – D ”.
operasi kerja di sub-assembly plants atau

3.1 P r o d u k production lines tersebut baru dalam bentuk

Seperti telah diperlihatkan secara sederhana satu jenis atau lebih komponen tertentu (bukan

melalui Gambar 3-1 di muka, produk (product) pesawat utuh). Jadi sebutan “finished product”

merupakan hasil (output) dari suatu proses yang merupakan output akhir di tingkat sub-

produksi atau operasi dimana masukan (input) assembly plant ini baru dalam bentuk

mengalami proses transformasi dengan metode komponen. Dinilai dari output akhir tingkat

tertentu, tergantung dari apa jenis dan perusahaan (pesawat terbang), semua

bagaimana bentuk produk tersebut, serta komponen yang dihasilkan ini baru merupakan

fasilitas produksi apa yang digunakan untuk semi finished products. Untuk proses lanjutnya

membentuk atau mentransformasikan inputs guna mengahasilkan finished product tingkat

menjadi outputs. Suatu output bisa dalam perusahaan, maka semua “finished products”

bentuk single part, sub-assembly part, atau (komponen) dari masing-masing component

semi-assembly component yang disebut assembly plant, atau semi finished products

sebagai semi-finished product ; atau bahkan perusahaan, tersebut ditransfer ke final

sebagai final assembly product. Apabila final assembly plant untuk dilakukan tahapan operasi

assembly process dan proses-proses operasi lanjut guna menghasilkan finished products.

lainnya yang masih harus mengikutinya, seperti Kegiatan transfer semua komponen ke final

painting, dan quality inspection, dan sebagainya assembly plant merupakan pula tugas dan

telah selesai dilaksanakan seluruhnya maka tanggung jawab fungsi PPC.

output akhir dari semua rentetan proses operasi 3.2 Proses Aliran Produksi

itulah yang disebut finished product. Akan tetapi Apabila semua proses produksi dapat mengalir

apabila output akhir dari suatu manufacturing tanpa hambatan dan berjalan lancar serta

143
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

sesuai dengan production schedule, atau work stand memiliki waktu standar pengerjaan
bahkan bisa lebih cepat dari schedule, maka yang tidak mudah untuk di-compressed atau
prestasi yang dicapai perusahaan bukan hanya cenderung baku, maka biasanya waktu untuk
kinerja (performance)-nya baik semata, tetapi menangani benda kerja di antara dua operasi
prestasi kerja tersebut menggambarkan pula (flow time between operations atau FTBO) itulah
kemungkinan terjadinya peningkatan yang dipertimbangkan dan memungkinkan
produktivitas serta tercapainya harmonisasi untuk di-compressed.
kerja di dalam perusahaan. Terhentinya suatu
Apabila terjadi job stops di lapangan,
pekerjaan (job stop) di satu work stand karena
fungsionaris PPC seyogyanya segera
alasan apapun, dapat berdampak negatif
mengetahui dan memahami sumber hambatan,
terhadap work stands lainnya yang akan
membantu memberikan saran solusi
memproses lanjut pekerjaan tersebut sesuai
berdasarkan pengetahuan / pengalamannya
urutan operasi kerja. Demikianpun work stand
atau segera melakukan koordinasi dengan
yang mengalami job stop tadi akan menjadi
fungsi atau fungsi-fungsi terkait dengan sumber
bottle neck serta menghambat kelancarana
masalah. Bilamana job stops terjadi karena
aliran produksi dari benda kerja lain di
antrian pekerjaan, fungsionaris PPC harus
belakangnya. Apabila keadaan demikian tidak
secepatnya pula berkontribusi dalam
segera diatasi, dapat berakibat “kritis” terhadap
pengambilan keputusan guna pengalihan
skedul penyelesaian pekerjaan secara
pekerjaan tersebut ke work stand lain yang
menyeluruh. Bila gejala keterlambatan karena
available. Bahkan apabila shop capacity
job stop(s) di satu atau beberapa work stand(s)
perusahaan dalam kondisi over-loaded, yang
terjadi dan berlarut dimana corrective action
mengakibatkan terjadinya antrian benda kerja
tidak mungkin dilakukan, tidak tertutup
tidak proporsional dan “menumpuk” di work
kemungkinan bahwa production schedule
stand tertentu yang dapat berdampak negatif
dipandang perlu untuk “ditinjau”. Ada 2 (dua)
terhadap production schedule, maka staf PPC
alternatif solusi apabila production schedule
seyogyanya dapat sesegera mungkin
harus “ditinjau”, seperti telah dijelaskan di muka,
menyampaikan saran kepada atasan atau
dilakukan recovery planning atau re-scheduling.
manajer PPC untuk menempuh langkah
Alternatif manapun yang akan menjadi pilihan
offloading atau outsourcing ke fasilitas produksi
solusi, biasanya melibatkan kemungkinan
perusahaan mitra kerja. Offloading bisa atas
ditempuhnya pengetatan waktu (compressed
dasar proses operasi, bisa pula dalam bentuk
time) dalam penangan benda kerja selanjutnya.
pembuatan parts secara utuh, tergantung pada
Karena untuk operasi fisik benda kerja di satu
bagaimana kondisi kerja, kapasitas permesinan

144
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

maupun tenaga kerja tersedia di lapangan. mengikuti alirannya tidak semudah


Penyelesaian setiap operasi kerja on schedule sebagaimana mengikuti aliran bahan baku.
harus selalu menjadi prioritas utama tidak hanya Pada masa-masa sebelumnya, sebelum
bagi para operators pabrik saja, tetapi juga bagi teknologi informasi berkembang seperti
para fungsionaris PPC karena keterkaitan dan sekarang ini, aliran informasi dianggap namun
kontribusi langsungnya terhadap produktivitas tampak kurang fokus dan proporsional. Namun
kerja. dewasa ini kehadiran dan kemajuan teknologi
informasi telah mampu membentuk ulang
Proses manufaktur merupakan bagian
keberadaan sistem produksi. Gambar 3 di
terpenting dalam sistem produksi yang proses
bawah, memperlihatkan bagaimana aliran fisik
alirannya terdiri dari dua komponen penting,
bahan baku bergerak secara terintegrasi dari
yakni : bahan baku (materials) dan informasi
supplier menuju sistem produksi, masuk ke raw
(information). Karena bersifat tangible maka
materials inventory, untuk selanjutnya bergerak
aliran bahan baku selain dapat disentuh juga
sesuai tahapan proses aliran transformasi
dapat terlihat secara visual. Akan tetapi karena
bahan baku tersebut [4].
informasi bersifat intangible, maka untuk

Gambar 3
Aliran Fisik Generik

Bahan baku yang mengalami atau sedang tersebut mengalir menuju pelanggan atau
menjalani proses transformasi di lapangan itulah customer; terkadang bergerak melalui perantara
yang umumnya disebut sebagai work-in- seperti pusat-pusat distribusi atau pergudangan.
process [WIP] inventory, dan terus bergerak Dalam praktek di lapangan secara empiris,
sesuai tahapan proses pembentukan sampai memungkinkan ditemukan berbagai variasi
akhirnya menjadi finished goods inventory. Dari pengelolaan raw materials inventory maupun
sinilah finished goods atau finished products finished goods inventory. Pertama, keduanya

145
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

memungkinkan berada dalam pengelolaan satu terbatas hanya dalam lingkup internal
wadah inventory management. Kedua, perusahaan saja [4].
memungkinkan bahwa finished goods inventory
IV. PRODUCTIVITY
berada dalam pengelolaan fungsi pemasaran
Definisi produktivitas dapat ditemukan dalam
[marketing], sementara raw materials inventory
berbagai bentuk. Ada sementara ahli yang
tetap di bawah inventory management. Ketiga,
mendefinisikan produktivitas sebagai perubahan
memungkinkan pula bahwa sebagian dari raw
biaya tenaga kerja per unit (satuan), atau
materials inventory untuk mendukung
berapa besar biaya produksi untuk setiap item
kebutuhan jangka pendek ataupun sampai
yang dihasilkan. Ahli lain berpandangan bahwa
dengan jangka menengah, serta finished goods
produktivitas adalah nilai produksi (value of
inventory, berada dalam perawatan dan
production) yang dihasilkan atas sejumlah jam
tanggung jawab fungsi produksi. Tidak tertutup
kerja yang dibayar. Rasio ini tidak hanya
kemungkinan masih adanya alternatif atau
menentukan profitabilitas saja, tetapi juga
variasi lain dalam cara mengelola kedua jenis
produktivitas. Walhasil bagaimanapun rumusan
inventoty tersebut, termasuk kemungkinan
definisinya, produktivitas digunakan sebagai alat
diterapkannya konsep Just-in Time (JIT) untuk
atau tolok ukur dalam menentukan apakah
raw materials inventory. Perbedaan utama
suatu perusahaan telah mencapai keberhasilan,
antara organisasi industri yang relatif kecil
Anthony [5].
dengan organisasi berskala besar bukan
terletak pada aliran fisik bahan baku atau benda
Sejalan dengan definisi produktivitas yang dapat
kerjanya, akan tetapi pada aliran informasi dan
ditemukan dalam berbagai bentuk, kita dapat
proses pengambilan keputusan yang dilakukan.
menemukannya dalam bentuk produktivitas
Aktifitas peramalan atau perencanaan produksi
umum, produktivitas parsial, produktivitas total
bagi oragnisasi industri yang relatif kecil
faktor, dan produktivitas total, Sumanth [6].
memungkinkan dilakukan dengan menggunakan
bantuan PC dan software sederhana yang Dalam model umum, pertama produktivitas
mampu mendukung kebutuhan komunikasi yang didefinisikan sebagai output dibagi dengan input
terintegrasi antar fungsi perusahaan secara atau dalam bentuk rumus dituliskan P = O / I.
internal. Namun tidak demikian halnya bagi Jadi produktivitas akan meningkat apabila
organisasi berskala besar yang mungkin dengan input yang sama diperoleh hasil yang
memerlukan dukungan software dan hardware lebih tinggi atau sebaliknya, dengan tingkat hasil
yang lebih sophisticated dengan jaringan yang sama dibutuhkan input yang lebih rendah.
komunikasi “terintegrasi” yang lebih luas, tidak Kedua, efisiensi erat kaitannya dengan

146
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

produktivitas, dimana produktivitas dirumuskan atau performansi yang “baik”, dalam pengertian
sebagai hasil perkalian antara efisiensi dan “efektif” dan dengan pencapaian tingkat efisiensi
utilitas ( P = Efi x Uti ) ; dan produktivitas adalah atau produktivitas yang relatif lebih tinggi dari
efektivitas dibagi efisiensi ( P = Efe / Efi) [7]. standar, dapat pula dinilai dengan bantuan
David J. Sumanth tidak sepenuhnya setuju pemanfaatan rumus-rumus tersebut di muka.
dengan rumus yang terakhir ini karena dapat
V. FUNCTIONS OF PRODUCTION
menimbulkan “kebingungan”. Alasannya,
PLANNING & CONTROL (FUNGSI-
“indeks produktivitas” adalah suatu nilai angka, FUNGSI PPC)
sedangkan efektivitas tidak. Demikianpun,
Sebelum membahas fungsi-fungsi Production
rumus (terakhir) di muka seakan mendefinisikan
Planning & Control atau PPC yang, atas
suatu pengertian bahwa produktivitas akan
pertimbangan teoritis-empiris dan tailor-made
dapat meningkat dalam kondisi efisiensi yang
organization, tulisan ini membahas 5 fungsi
menurun; hal ini “membingungkan”.
utama PPC, ada baiknya terlebih dahulu
diketengahkan uraian singkat tentang planning
Menururtnya guna menghindari “kebingungan”,
horizon (tingkat-tingkat perencanaan) dan
rumus tersebut dapat dinyatakan sebagai
capacity planning (perencanaan kapasitas).
berikut : Productivity index = f (Efe) / F (efi),
Dengan demikian gambaran dan posisi planning
dimana “f” dan “F” merujuk pada sejumlah
dari Production Planning & Routing sebagai
fungsi [6]. Ketiga, efisiensi didefinisikan
salah satu fungsi utama PPC dan
sebagai doing things right atau terjadi bila
keterkaitannya dengan strategic planning
output tertentu dapat dicapai dengan input yang
lingkup perusahaan dapat diletakkan secara
minimum; serta efektivitas didefinisikan
lebih proporsional.
sebagai doing the right things atau
mendapatkan hasil sesuai dengan yang
5.1 Planning Horizon
diinginkan. Keempat, definisi efisiensi
Sungguhpun planning yang dibahas dalam
dipandang dari sudut penggunaan tenaga kerja
konteks tulisan ini untuk tingkat operasional,
adalah waktu yang sebenarnya digunakan untuk
namun untuk mengetahui benang merah
memproduksi dibagi dengan standar waktu yang
keterkaitan dan pengertian keterpaduannya
telah ditetapkan ( Efi = TA / TS ), atau output
dengan fungsi planning secara umum,
yang dihasilkan dibagi oleh standar output
sebaiknya berangkat dari pengertian tingkat-
yang telah ditetapkan ( Efi = OA / OS )”, Jafar
tingkat perencanaan di dalam perusahaan.
Hafsah [7].
Manajemen umumnya meyakini bahwa
Bahwa aktivitas direct operators dan / atau para
perencanaan (planning) sangat penting bagi
fungsionaris PPC menghasilkan suatu kinerja

147
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

perusahaan karena perencanaan akan meliputi kurun waktu antara satu tahun sampai
memandu arah yang dituju dan aktivitas yang bertahun-tahun ke depan. Berbagai aktifitas
harus dilakukan oleh semua fungsi perusahaan. perusahaan, baik di tingkat perusahaan
Dengan dimilikinya perencaanan, (korporat), divisi (bisnis), maupun fungsi atau
manajemenpun akan dapat menentukan apakah operasi, seluruhnya mengacu pada
kinerja perusahaan cukup kompetitif dalam perencanaan strategik ini [4].
menghadapi persaingan, dan perusahaan
Secara teoritis maupun empiris, strategic
berjalan sesuai visi dan misi perusahaan yang
planning merupakan tanggung jawab
telah digariskan. Namun tidak jarang pula
manajemen puncak (Board of Directors), yang
disadari oleh para stakeholders bahwa kendati
umumnya berisikan sasaran-sasaran yang akan
kinerja perusahaan dicapai dengan sangat baik,
dicapai selama kurun waktu tertentu (jangka
namun perusahaan tidak berada pada posisi
panjang) baik berkaitan dengan berbagai
yang diharapkan dalam persaingan karena tidak
program produksi maupun berbagai sumber
dimilikinya perencanaan strategik yang baik.
daya pendukungnya (sumber daya manusia,
Bahkan bisa jadi perusahaanpun tanpa disadari
sumber daya keuangan, sumber daya material,
secara perlahan terdorong oleh para
sumber daya permesinan termasuk kapasitas
pesaingnya untuk keluar dari kancah
produksinya, dsb.), serta berbagai langkah
persaingan. Ahli manajemen, J. B. Dilworth,
strategik yang akan ditempuh seperti rencana
mengemukakan bahwa : “Planning is an
investasi, pengembangan organisasi, rencana
important management activity. There is a
kerjasama, dsb. Dalam praktek di lapangan,
natural tendency to think that to achieve the
dokumen strategic planning ditemukan dalam
greatest accomplishment, people must stay
bentuk beragam, seperti dalam bentuk buku
busy at all times. But perfect execution, with
atau buku-buku di bawah judul “Rencana Kerja
100 percent efficiency, of a poor plan will not
Jangka Panjang Perusahaan Tahun xxxx – xxxx”
lead to the most desirable results. It is important
yang terjilid rapih dengan uraian-uraian yang
that the efforts of people in an organization be
seluruhnya bersifat redaksional. Terkadang
guided by a plan that is most likely to achieve
digunakan “Program” sebagai pengganti
the best goals for the organizations” [2].
“Rencana”, menjadi “Program Kerja“.
Ahli manajemen lain khususnya dalam bidang Perusahaan lain mungkin menerbitkan pula
Production Planning & Control, Sipper and dokumen lainnya di tingkat Direksi selain
Bulfin, Jr., berpandangan bahwa : pertama, “Rencana atau Program Kerja Jangka Panjang”
perencanaan jangka panjang sebagai tersebut, seperti “Program Directive”; bahkan
perencanaan strategik (strategic planning) kemungkinan ada yang lebih melengkapinya

148
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

lagi dengan dokumen lain dengan tujuan sedang yang meliputi kurun waktu sampai
memvisualisasikan sasaran jangka panjang dengan satu tahun; perencanaan jenis ini
tersebut untuk lebih mudah dilihat setiap saat disebut juga perencanaan taktis (tactical
diperlukan. Sejauh PPC merupakan bagian planning) yang dalam penyusunannya merujuk
penting dari fungsi Produksi, dan pimpinan pada perencanaan jangka panjang (strategic
Produksi adalah salah seorang pimpinan planning). Ketiga, perencanaan jangka pendek
puncak manajemen perusahaan yang turut yang disebut juga sebagai operational planning
bertanggung jawab dalam memberi andil atau perencanaan operasional yang
pengambilan keputusan strategic planning, berkepentingan terhadap pengambilan
maka PPC berkewajiban pula membekali keputusan dalam rangka pemenuhan target
pimpinan Produksi dengan berbagai informasi rencana produksi bulanan / mingguan dengan
mengenai kondisi operasi di lapangan secara merujuk pada tactical planning maupun strategic
transparan manakala rapat koordinasi planning.
manajemen puncak yang membahas dan
Sipper dan Bulfin, Jr. menyebut tingkat-tingkat
menentukan strategic planning perusahaan
perencanaan di muka sebagai planning horizon,
diselenggarakan. J. B. Dilworth menyebut
dan memvisualisasikannya dengan gambaran
strategic planning sebagai general long-range
sebagaimana tampak pada Gambar 4 di bawah
plans atau long-term company strategy, namun
[4].
dilengkapi pula dengan business plan dan
production plan. Kedua, perencanaan jangka

5.2 Capacity Planning crucial element dalam implementasinya. Tidak


Di atas telah disingggung sepintas tentang berlebihan disebut crucial, karena tidak jarang
kapasitas (capacity), namun sejauh ini belum terjadi bahwa suatu pekerjaan menjadi masalah
diketengahkan bahasan mengenai kapasitas dan mungkin berkembang menjadi “sumber
yang dalam banyak literatur disebutkan sebagai konflik” yang sebenarnya secara murni

149
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

bersumber dari masalah kapasitas yang sesaat yang mengindikasikan kurangnya


terbatas sebagai akibat perencanaan kapasitas kapasitas produksi, belum dapat dijadikan
yang kurang akurat. Ada peluang untuk sebagai dasar pengambilan keputusan untuk
mendapatkan order produksi dalam kuantitas menambah (investasi) permesinan. Karenanya
besar namun tidak dapat seluruhnya diraih perhitungan cermat kapasitas yang diperlukan
karena kapasitas produksi yang terbatas. Untuk secara agregat dari fasilitas demi fasilitas yang
mendapatkan sebagian dari orderpun dibutuhkan oleh setiap pekerjaan yang
kemungkinan sangat kecil manakala konsumen direncanakan, mutlak dilakukan. Alternatif
merasa tidak nyaman untuk “memecah dilakukannya shifts, offload, outsourcing, atau
pekerjaan” yang akan diorderkan tersebut subkontrak, dan make or buy (terutama bila ada
menjadi beberapa kontrak dengan beberapa komponen untuk proses assembly), seyogyanya
industri manufaktur. dipertimbangkan sebelum keputusan
menambah investasi fasilitas permesinan
Kapasitas dapat diukur dalam jumlah unit
ditentukan. Demikian pula sebaliknya, bilamana
produk per satuan waktu, “jam-orang”
kapasitas yang dimiliki berlebihan yang berarti
(manhour) atau “jam-mesin” (machine-hour).
terjadi excess atau idle capacity, seyogyanya
Karena perusahaan umumnya memiliki fasilitas
dihindari aktifitas memproduksi untuk stok
produksi terbatas, maka kapasitaspun memiliki
hanya atas pertimbangan perlunya
pula keterbatasan. Karenanya bila workload
memanfaatkan kapasitas produksi yang dimiliki
yang akan menjadi beban fasilitas yang dimiliki
agar tidak idle; langkah ini terlalu mahal. Dalam
perusahaan melampaui batas maksimum
konteks ini Sipper dan Bulfin, Jr. juga
kapasitas yang ada atau kapabilitas
mengemukakan bahwa : “ …… we should avoid
produksinya, cepat atau lambat hal tersebut
producing to stock just to increase the use of the
pasti akan menimbulkan masalah. Pemahaman
facility. It is a very costly way to achieve high
terhadap kapabilitas produksi dari berbagai jenis
utilization. If the excess capacity will be long-
permesinan ataupun shops berbeda, mutlak
term, a reduction in capacity is appropriate” [4].
diperlukan sebelum memutuskan jenis
pekerjaan apa yang akan “dicari” di pasar. Sama 5.3 Production Planning & Routing
pentingnya adalah kemampuan dalam Kegiatan perencanaan sesungguhnya dimulai
menentukan jenis-jenis peralatan (permesinan) pada saat timbulnya suatu pemikiran atau ide
dan perkiraan machine-hours maupun man- baru tentang suatu kegiatan. Demikianlah
hours yang diperlukan untuk proses produksi halnya pada saat kita menerima order pekerjaan
setiap pekerjaan (order) baru yang akan tentang pembuatan suatu produk baru, apakah
diterima. Namun demikian, kondisi overload untuk kepentingan rekanan ataukah untuk stock,

150
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

maka kita akan terangsang untuk berpikir


Untuk melaksanakan proses produksi, perlu
tentang bagaimana bentuk produk tersebut
disusun suatu perencanaan operasional
(mungkin dengan bantuan sketch sederhana),
berdasarkan original planning ini agar
berapa banyak akan diproduksi, material apa
membantu dan mempermudah para operator
yang akan digunakan dan berapa banyak, jenis
dalam proses operasi pembuatann benda kerja
permesinan dan peralatan bantu apa yang akan
sesuai dengan yang telah direncanakan
digunakan, bagaimana tingkat kompleksitas
tersebut. Perencanaan yang sifatnya membantu
pekerjaan yang akan diproduksi, berapa banyak
para pelaksana operasi di lapangan ini biasa
tenaga kerja direct dengan tingkat skill-nya serta
disebut sebagai perencanaan suplementer
tenaga indirect akan dibutuhkan, berapa lama
(supplementary planning). Melalui perencanaan
waktu operasi atau produksi akan dibutuhkan,
suplementer ini para fungsionaris PPC dan
berapa besar biaya operasi atau produksi akan
operator produksi yang cukup berpengalaman
diperlukan, dlsb. Semua pemikiran dan
akan cepat dapat mengerti benda apa yang
perkiraan yang timbul terkait dengan order
akan diproduksi, bagaimana urutan proses
produk baru sampai dengan adanya persetujuan
pembuatannya, material apa yang digunakan,
rekanan terhadap pembuatan design dari
permesinan dan peralatan apa yang diperlukan,
produk tersebut, merupakan kegiatan
siapa-siapa saja dan dari bagian (shops) mana
perencanaan awal atau early planning. Di
yang akan terlibat dalam proses operasi
perusahaan pesawat terbang Boeing (Amerika),
pembuatannya, berapa lama waktu diperlukan
early planning ini dikenal dengan sebutan pre-
untuk tiap operasi, dan lain sebagainya.
planning.
Perencanaan suplementer merupakan
Apabila konsep atau ide perencanaan awal perencanaan detil dari original planning. Secara
tersebut mendapat persetujuan rekanan, maka teoritis, perencanaan suplementer merupakan
perusahaan melangkah ke tahap perencanaan awal dari keterlibatan fungsi PPC terhadap
berikutnya yang umumnya merupakan penanganan order baru tersebut di lapangan.
engineering-type planning. Kegiatan Tergantung dari besar-kecilnya skala organisasi
perencanaan pada tahap ini disebut sebagai dan / atau policy manajemen, sebagian atau
original planning yang akan menghasilkan seluruh aktivitas supplementary planning bisa
design, keterangan material standard / ditangani oleh Production Engineering,
specification, persyaratn produksi, dsb., bahkan Industrial Engineering, Manufacturing
terkadang mencakup pula persyaratan Engineering atau oleh Production Planning &
permesinan dan peralatan yang akan Control. Dalam perusahaan dengan skala
digunakan. organisasi yang relatif kecil, supplementary

151
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

planning biasanya merupakan bagian dari job


Bagi operator atau direct workers, Job Card
descriptions fungsi PPC, dan akan menjadi
berarti “uang” karena penggunaan kartu kerja
bagian terpisah dari fungsi PPC untuk
(job cards) ini akan menjadi bukti dari
organisasi kerja yang relatif besar atau karena
pelaksanaan pekerjaan, dan sekaligus sebagai
adanya kebijakan tertentu dari manajemen
dasar penentuan tingkat efisiensi / produktivitas
perusahaan yang memandang perlu untuk
kerja yang dicapai setiap operator. Sebagai
memisahkannya dari PPC.
indirect workers / staffs, fungsionaris PPC dalam
Kegiatan yang termasuk ke dalam perencanaan melaksanakan tugasnya di lapangan tidak
suplementer lebih banyak dikenal sebagai didukung dengan job card. Penilaian kinerjanya
kegiatan fungsi routing, yang dalam organigram dipertimbangkan dari bagaimana andilnya
sebutan lengkapnya adalah Production dalam menangani jobs progress dari satu work
Planning & Routing. Dengan demikian dapat stand ke work stand berikutnya, dan pencapaian
dipahami bahwa routing adalah perencanaan target dari estimated completion date (ECD)
operasional dari suatu rencana produksi seluruh proses operasi secara agregat;
berdasarkan original planning. Output secara termasuk di dalamnya adalah andilnya dalam
fisik dari proses routing adalah dokumen kerja membantu mengatasi masalah yang timbul dan
yang biasa disebut Production Process atau dihadapi selama dalam proses produksi.
Operations Planning Sheets, atau disebut juga Sesungguhnya masih ada dokumen kerja lain
Production Process Charts untuk manufacturing sebagai pendukung dan diperlukan yang
atau fabrication shops, dan Assembly Process berhubungan dengan kegiatan quality
Sheets (atau Charts) untuk assembly shops. inspection, seperti inspection tag, release tag,
Dokumen kerja ini memiliki kelengkapan repair tag, defect tag, atau reject tag, dsb.
dokumen lainnya yang merupakan bagian yang Namun semua dokumen khusus ini umumnya
tidak terpisahkan, seperti Production atau dikelola langsung oleh fungsi Quality Control
Assembly Drawing, Material Ticket atau Bill of atau Quality Inspection yang bernaung di bawah
Material yang mutlak diperlukan untuk koordinasi atau komando fungsi Quality
pengambilan material di gudang, dan Job Assurance, terpisah dari organisasi Production.
Tickets atau Job Cards yang menunjuk nama Dalam urutan proses operasi dari dokumen
atau nama-nama operator yang akan kerja Process Charts tercantum pula proses
melaksanakan setiap proses operasi sesuai inspeksi sesuai kebutuhan ataupun keharusan,
dengan tingkat skill-nya masing-masing; jumlah dan direncanakan sesuai pertimbangan fungsi
Job Cards sesuai dengan jumlah proses operasi Quality Control. Pada tahap proses (inspeksi)
baik dengan permesinan ataupun manual. ini, space yang tersedia digunakan oleh quality

152
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

inspector untuk membubuhkan inspector stamp- monitoring dilakukan melalui koordinasi


nya setelah melakukan quality inspection pada langsung dengan fungsi lain dari PPC, yakni
operasi kerja atau beberapa operasi kerja yang Progress Control, ataupun melalui rapat-rapat
telah dilakukan oleh direct operator(s) sebelum rutin internal PPC. Apabila diperlukan, rapat
proses inspeksi tersebut dilakukan. PPC melibatkan pula fungsionaris Produksi,
biasanya para foreman atau supervisor yang
5.4 Production Scheduling
hadir. Bahkan tidak tertutup kemungkinan
Sesuai dengan sebutan fungsinya, tugas utama
bahwa rapat internal PPC tersebut
fungsi Production Scheduling adalah
menghadirkan pula unsur Engineering dan atau
menentukan penjadwalan tentang kapan
fungsi lainnya secara on call.
berbagai jenis pekerjaan (work orders) masing-
masing harus mulai diproses, di bengkel mana, Untuk mempermudah mendapatkan gambaran
menggunakan mesin apa, dan kapan harus menyeluruh mengenai kondisi job orders di
selesai. Akan tetapi realisasi penyampaian work berbagai perbengkelan, dan untuk membantu
orders tersebut ke bengkel-bengkel untuk kegiatan pengendalian (control), fungsi
diterimakan kepada para operator yang Production Scheduling menggunakan pula
namanya tercantum pada sejumlah job cards, charts yang menggambarkan semua pekerjaan
dilakukan oleh dispatchers karena kegiatan ini baik yang akan diproses, yang sedang dalam
merupakan tugas utama dari fungsi Dispatching. proses (work in process), maupun juga yang
Mengenai hal ini dan tugas lainnya dari sudah selesai dikerjakan. Charts juga memberi
Dispatching akan dibahas lebih lanjut di bagian informasi, apakah ada pekerjaan yang stop
berikutnya. karena sesuatu masalah, lengkap dengan jenis
masalah dan status penanganan
Berdasarkan order dari rekanan yang disertai
penanggulangannya.
data teknis dari original dan supplementary
planning, fungsi Production Scheduling Melalui aktivitas fungsi Production Scheduling,
berkepentingan untuk melaksanakan kegiatan- PPC sangat berkepentingan dan peka terhadap
kegiatan tersebut di muka serta melalui faktor waktu (jadwal). Karenanya fungsi PPC-
koordinasi dan kerjasama dengan fungsi-fungsi pun mengemban pula fungsi pengendali
terkait lainnya berupaya untuk dapat memenuhi fluktuasi biaya di lapangan yang berkontribusi
delivery commitment yang telah disepakati secara potensial terhadap efisiensi dan
perusahaan, dengan melakukan monitoring produktivitas operasi produksi. Secara
secara ketat atas kemajuan (progress) dari operasional fungsi kendali ini dilaksanakan
setiap job order di lapangan. Kegiatan melalui berbagai aktivitas pengendalian work

153
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

load, penanggulangan idle capacity, optimalisasi pada setiap job card. Dispatcher menyampaikan
waiting time, over time, off loading atau semua work documents tersebut kepada para
outsourcing, dsb. Kendati PPC dengan sub- operator di work stand-nya masing-masing
fungsi Production Scheduling dan sub-sub berikut material dan alat Bantu produksi yang
fungsi lainnya, tidak memiliki wewenang dalam diperlukan untuk proses produksi. Apabila
penentuan kebijakan produksi, namun PPC proses operasi produksinya adalah perakitan
mengemban tanggung jawab fungsional dan (assembling), maka Dispatching melengkapi
lintas fungsi atas terlaksananya koordinasi semua single parts yang dibutuhkan untuk
berbagai kegiatan persiapan dan kesiapan operasi perakitan tersebut dan
proses produksi untuk semua job orders yang menyampaikannya ke assembly shop.
mengalir ke bengkel-bengkel produksi.
Demikianpun perpindahan benda kerja work-in-
Tanggung jawab lintas fungsi yang diemban
process (WIP) dari satu work stand ke work
PPC dalam koordinasi yang bertujuan untuk
stand lain sesuai urutan proses operasinya,
memenuhi setiap target jadwal produksi,
termasuk tugas dispatcher. Dengan demikian
sesungguhnya merupakan bentuk lain dari
dapat dipahami bahwa seorang operator tidak
kewenangan fungsional yang memberinya
sewajarnya “berkeliaran” kesana-kemari
wibawa dan didengar oleh fungsi-fungsi lainnya.
mengambil dokumen kerja dan atau material,
5.5 Dispatching serta mencari alat bantu yang diperlukan untuk
Telah disinggung di muka bahwa pelaksanaan operasi produksi. Pada prinsipnya setiap
penyampaian job orders ke bengkel-bengkel operator harus berada di work stand-nya
untuk diterimakan kepada para operator semaksimal mungkin, kecuali pada saat yang
merupakan tugas utama fungsi Dispatching. bersangkutan perlu berkoordinasi atau
Fungsi ini menyampaikan job orders beserta konsultasi teknis dengan foreman atau
semua work documents yang diperlukan dalam supervisor, atau karena urusan pribadi atau hal
operasi produksi seperti production atau lain yang ditoleransi, seperti ke kamar mandi,
assembly drawing (yang dibuat oleh fungsi dsb. Dalam pelaksanaan tugasnya secara
Engineering), operations sheets atau process operasional di lapangan, setiap operator (direct
charts dan material tickets (disiapkan oleh worker) layak dan berhak “dilayani” oleh PPC
fungsi Production Engineering), dan inspection melalui fungsi Dispatching. Semakin efektif dan
sheet (disiapkan oleh fungsi Quality Control), efisien dukungan PPC dalam memberi
kemudian dilengkapi pula dengan job cards oleh pelayanan fungsional kepada operator akan
fungsi Production sebelum akhirnya diterimakan semakin baik pula kontribusinya terhadap
kepada para operator yang namanya tercantum peluang operator mencapai tingkat produktivitas

154
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

kerja yang diharapkan. Dapat dipahami betapa umum merupakan fungsi yang berkepentingan
penting peran PPC melalui Dispatching dan terhadap “jaminan” terselenggaranya dengan
sub-sub fungsi lainnya dalam berkontribusi baik dan lancar seluruh proses operasi produksi
terhadap pencapaian produktivitas produksi di berbagai work stands dan work shops,
perusahaan. tercapainya target penyelesaian proses produksi
sesuai production schedule, serta terpenuhinya
Dispatcher menyampaikan job orders ke
delivery commitment terhadap pelanggan sesuai
bengkel - bengkel dengan memperhatikan
dengan kontrak yang telah disepakati antara
prioritas penurunan pekerjaan dan target
pelanggan dan perusahaan. Karenanya,
penyelesaiannya, disamping dispatcher juga
walaupun Production Control atau Progress
harus peka terhadap kondisi load dari setiap
Control mengekspresikan pengertian bahwa
permesinan yang ada dalam lingkup tanggung
“sasaran” pengendalian ditujukan kepada
jawab fungsinya. Bila diketahui ada permesinan
“proses produksi”, akan tetapi terkait dengan
dari bengkel tertentu yang akan overload,
“jaminan” di muka maka fungsi Production
dengan berkoordinasi dengan fungsi-fungsi
Control juga berkepentingan terhadap
terkait lain Dispatching harus segera mengambil
ketersediaan dan kesiapan seluruh sumber
langkah alternatif guna menghindari
daya yang dibutuhkan tepat pada waktunya,
kemungkinan terjadinya penumpukan dan
yang merupakan syarat mutlak bagi dapatnya
antrian job orders di satu work stand yang
setiap proses operasi produksi terlaksana tanpa
berpotensi menjadi penyebab kegagalan
kendala apapun dari sisi sumber daya.
terpenuhinya target penyelesaian produksi. Atas
Efektivitas dan efisiensi dalam penanganan
dasar informasi fungsi Dispatching, manajer
operasi produksi selanjutnya adalah tergantung
PPC dapat menyarankan dilakukannya offload
dari skill dan workmanship setiap tenaga kerja
atau outsourcing ke bengkel eksternal, apabila
yang terlibat dalam menangani proses lanjut
tidak ada permesinan dari shops lain secara
setiap WIP, khususnya para direct operators
internal yang kapasitasnya dapat dimanfaatkan
dan tidak terkecuali para fungsionaris PPC.
untuk menampung “pindahan” job orders dari
Untuk itu, kendati sasaran pengendalian adalah
bengkel lain tersebut.
terhadap produk ataupun proses produksi,
namun melalui kerjasama dan koordinasi
5.6 Progress Control
internal fungsi PPC ataupun dengan fungsi
Kegiatan Progress Control (Pengendalian
terkait lainnya, fungsi inipun turut pula
Progres), pada hakekatnya adalah kegiatan
mengendalikan kesiapan semua sumber daya
Production Control (Pengendalian Produksi) di
yang menjadi syarat “jaminan” berjalannya
lapangan. Production Control dalam pengertian

155
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

proses operasi produksi, seperti kesiapan dari setiap proses operasi job order di floor
tenaga kerja, tersedianya kapasitas permesinan sebagaimana diatur dalam Process Charts.
dan material serta alat bantu produksi lainnya,
kelengkapan dokumen kerja, dsb. Sama pentingnya, anggota atau staf production
atau progress control hendaknya menguasai
Pada dasarnya untuk melaksanakan aktifitas
pula situasi dan kondisi kapasitas permesinan di
kontrol, para staf dari fungsi kontrol perlu
semua shops yang menjadi lingkup tanggung
mengetahui dan memahami secara detil apa isi
jawabnya. Untuk itu perlu dimilki suatu tabel
suatu perencanaan, apa jenis produknya,
atau chart khusus yang berisikan gambaran
berapa banyak akan diproduksi, apa jenis
atau informasi lengkap tentang permesinan
material atau bahan baku yang digunakan,
tersebut, seperti jenis mesin, jadual
berapa lama proses manufaktur atau
penggunaan, jenis load, antrian yang ada,
produksinya, apakah ada alat bantu produksi
kelengkapan mesin, jadual maintenance, dsb.
(tools) yang diperlukan, dan bila tools tersebut
Kelengkapan tool cutter maupun alat bantu
harus dibuat perlu secepatnya diketahui dimana
produksi perlu selalu dicek, dan seyogyanya
akan diproduksi (di internal atau external shop),
harus selalu siap pakai tersedia di work stands
permesinan apa yang digunakan, kapan harus
para operator. Informasi tentang kondisi
selesai, dlsb. Bilamana tools production
material inventory harus selalu dicermati oleh
schedule diterbitkan terpisah dari parts atau
fungsi kontrol. Bila diketahui ada material yang
components production schedule, maka
cenderung akan “kritis” persediaannya, melalui
“integrasi” dari kedua schedules tersebut perlu
kerjasama dengan fungsi Material Control,
dilakukan; setidaknya untuk kepentingan
seyogyanya sesegera mungkin melayangkan
pelaksanaan tugas fungsi production control
informasi kepada fungsi terkait agar secepatnya
atau progress control sendiri. Biasanya jadual
mengusahakan stock material berada pada
produksi dari tools maupun parts atau
tingkat persediaan yang aman. Para tenaga
components yang berkaitan dengan tools
kerja langsung (direct workers) seyogyanya
tersebut dibuat secara “terintegrasi” dalam satu
diupayakan untuk selalu berada di area kerja
production schedule. Selain informasi lengkap
atau di work stand-nya masing-masing dengan
mengenai perencanaan produksi (production
tujuan optimalisasi pemanfaatan fasilitas
planning) yang merupakan dasar dan sumber
produksi atau kapasitas produksi, kecuali untuk
rujukan penting dari pelaksanaan kontrol,
hal-hal yang tidak dapat dihindarkan
seyogyanya fungsi pengendalian produksi
sebagaimana telah dijelaskan di muka.
menguasai dan memahami aliran kerja (routing)

156
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

Bilamana karena berbagai kemungkinan terjadi control adalah memastikan apakah setiap tahap
job stop, apakah karena kerusakan mesin, tools dan langkah proses operasi yang dilakukan
for parts manufacturing yang terlambat atau pekerja atau sekelompok pekerja dalam rangka
tidak lengkap akibat terjadi reject, dsb., maka pelaksanaan tugas tertentu dalam industri
misi utama PPC adalah berupaya menentukan manufaktur telah dilaksanakan sesuai dengan
cara terbaik sebagai alternatif solusi untuk tetap perencanaan, efektif dan efisien, serta telah
memenuhi target penyelesaian produksi sesuai memenuhi ketentuan-ketentuan yang
jadual dan memenuhi delivery commitment dipersyaratkan. Melalui peran kontrolnyapun,
terhadap pelanggan. Bilamana keterlambatan peran dan kontribusi PPC terhadap efisiensi
yang terjadi diperkirakan tidak akan proses operasi produksi tidak kecil. Khusus
mengganggu target penyelesaian dari produk yang berkaitan dengan persyaratan kualitas,
akhir, cukup dilakukan recovery planning khusus pelaksanaan pengendaliannya merupakan
untuk job order yang bersangkutan tanpa harus tugas utama fungsi Quality Assurance (QA) atau
melakukan rescheduling atau merubah Quality Control (QC). Walaupun hubungannya
production schedule secara menyeluruh. dengan fungsi production control sangat erat,
makalah ini tidak membahas lebih lanjut
Koordinasi kerja internal antar fungsionaris PPC masalah QA ataupun QC.
sendiri dan dengan para foreman ataupun para
operators di lapangan harus terjalin dan Akhirnya gambaran dan informasi lengkap serta
terpelihara baik. Demikian pula halnya transparan mengenai situasi dan kondisi shops,
kerjasama dengan para staf dari fungsi-fungsi kapasitas, progres berbagai produksi, kendala
pendukung produksi lainnya, seperti yang timbul dan dihadapi di lapangan, catatan
engineering, tools making, material supports, yang perlu mendapat perhatian pengambil
quality assurance, bahkan juga dengan fungsi keputusan (decision makers), dan sebagainya
machines maintenance dsb. Tugas dan seyogyanya secara rutin disampaikan kepada
tanggung jawab fungsi PPC yang baru saja manajemen melalui manajer PPC. Bilamana
dikemukakan tersebut sesungguhnya secara sistem informasi sudah dilakukan dengan
operasional merupakan tugas dan tanggung dukungan komputer secara on line, maka
jawab unsur production atau progress control di semua laporan atau informasi yang dikemukan
lapangan. di atas cukup dialirkan melalui jaringan sistem
informasi yang tersedia.
Demikianlah bahwa pada dasarnya tujuan dari
aktifitas kontrol atau production / progress

157
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

5.7 Material Control atas kelancaran dukungan material untuk sektor


Telah dikemukakan bahwa Material Ticket (MT), produksi umumnya hadir dalam rapat-rapat
atau disebut juga Bill of Material, merupakan koordinasi yang diselenggarakan oleh Material
salah satu kelengkapan dokumen kerja yang Management sebagai fungsi sentral dari logistik
sangat penting. Predikat “sangat penting” disini perusahaan.
memiliki setidaknya empat alasan, yakni : (1)
MT diperlukan sebagai dokumen resmi Adanya fungsi Material Control di lingkungan
pengambilan material di gudang untuk Produksi di bawah koordinasi PPC, disamping
diperoses menjadi barang jadi atau setengah karena adanya kebutuhan dukungan berbagai
jadi sesuai gambar atau job order; (2) MT jenis material produksi secara tepat, cepat dan
digunakan sebagai dasar perhitungan biaya terintegrasi untuk semua job orders di semua
material yang merupakan salah satu unsur production shops, juga untuk mengamankan
harga pokok produksi; (3) MT digunakan kelancaran proses produksi di lapangan serta
sebagai dasar pelaksanaan inventory control berkontribusi (bersinergi dengan Meterial
atas setiap jenis material produksi yang telah Management, c.q Inventory Control) dalam
digunakn; dan (4) MT juga penting bagi fungsi proses pengadaan perusahaan secara
Quality Control dalam melakukan pengecekan ekonomis dan optimal. Dalam pengadaan
mutu atau quality inspection, apakah material material produksi, kecermatan pertimbangan
yang dikeluarkan dari gudang sesuai dengan dan perhitungan kebutuhan yang didukung oleh
spesifikasi dan dimensi yang telah ditentukan pemahaman terhadap proses detil operasi
oleh fungsi perencana engineering. produksi dan data empiris penggunaan material
produksi sangat dibutuhkan. Pengadaan yang
Secara teoritis fungsi Inventory Control hanya mengutamakan pertimbangan perlunya
merupakan salah satu fungsi penting Material prompt supporting semata dapat menjurus pada
Management, sedang Material Control yang pengadaan material yang berlebihan dan tidak
dalam bahasan ini merupakan bagian dari wajar yang dapat berakibat meningkatnya
fungsi PPC beroperasi di area Produksi atas material costs karena tersimpannya “sejumlah
pertimbangan pengendalian terintegrasi dan besar dana mati” dalam bentuk material yang
dukungan cepat (integrated control and prompt berlebihan di gudang, dan tidak ekonomis
supporting), namun dalam melakukan karena meningkatnya risiko “menguapnya”
aktivitasnya sangat erat hubungannya dengan sebagian dari nilai “dana mati” yang tersimpan
fungsi Material Management. Karenanya di gudang tersebut yang diakibatkan oleh
Material Control - PPC yang bertanggung jawab inventory costs, kerusakan, kehilangan, ataupun

158
Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi dan Kontribusinya
Terhadap Produktivitas (Suatu Tinjauan Teoritis dan Empiris)

kedaluarsanya material. Namun pengadaan VI. KESIMPULAN


material yang hanya mempertimbangkan low Setiap industri, termasuk industri manufaktur,
costs atau costs effciciency semata yang sangat berkepentingan terhadap efektivitas dan
mendorong dilakukannya pengadaan efisiensi dari setiap proses operasinya.
“seperlunya” dan menghindari stock pengaman Efektivitas dan efisiensi yang dihasilkan dari
atau allowance yang cukup (terutama untuk rentetan proses operasi yang melibatkan
long lead items), juga dapat berakibat timbulnya sumber daya manusia dan sumber daya lainnya
risiko lebih buruk daripada risiko yang pertama di sejumlah work stands di lapangan, dan
di muka karena disamping dapat berakibat secara bertahap merubah bahan mentah
terjadinya production tie-up, timbulnya konflik menjadi barang jadi atau setengah jadi, sangat
antara fungsi Produksi dan Pengadaan, dan erat hubungannya dengan tindak perencanaan
bahkan juga dengan Pemasaran, serta yang dan pengendalian produksi di lapangan.
lebih fatal lagi adalah tidak terpenuhinya
komitmen perusahaan dalam product delivery Hal ini merupakan deskripsi tugas dari fungsi
dan hilangnya kepercayaan dari rekanan atau Perencanaan dan Pengendalian Produksi atau
pelanggan. Fungsi Material Control di lapangan Production Planning and Control, yang secara
dan koordinasinya dengan, serta kontribusinya teoritis-empiris dikenal dengan singkatan PPC.
terhadap, Material Management berperan Apa yang direncanakan adalah pengaturan
penting guna menghindari kemungkinan beban kerja (work loads) semua work stands
terjadinya hal-hal tidak diharapkan di atas. dari setiap work shop sesuai production
Melalui uraian di muka dapat pula dipahami schedule. Sedang apa yang dikendalikan,
bagaimana fungsi PPC, melalui sub-fungsi utamanya adalah memastikan apakah semua
Material Control-nya, berkontribusi terhadap proses operasi yang dilaksanakan di setiap
efisiensi proses operasi prosuksi serta work stand tidak terjadi penyimpangan yang
produktivitas perusahaan. memerlukan corrective actions, berjalan sesuai
dengan yang telah direncanakan secara efektif
Karena demikian pentingnya fungsi dan peran
dan efisien, mampu memenuhi target produksi
Material Control - PPC, maka dapat dipahami
dan delivery commitment, bahkan diharapkan
bahwa persyaratan kerja atau job specifications
terlaksana ahead schedule. Melalui bahasan
pengemban fungsi Material Control khususnya
aktivitas sub-sub fungsi PPC, dalam hal ini
maupun PPC umumnya, sangat mengutamakan Production Planning & Routing, Production
pertimbangan pengalaman yang memadai Scheduling, Dispatching, Progress Control, dan
dalam bidang produksi, process engineering, Material Control, dapat disimpulkan suatu
maupun material management.

159
Infomatek Volume 10 Nomor 2 Juni 2008 : 135 - 160

pemahaman bagaimana kontribusi PPC [3] Sumayang, L., (2003), Dasar-Dasar


terhadap efektivitas dan efisiensi atau Manajemen Produksi & Operasi, Penerbit
produktivitas operasi produksi khususnya, dan Salemba Empat.
produktivitas perusahaan pada umumnya, serta [4] Sipper, D., Robert L. Bulfin, Jr., (1997),
kontribusinya terhadap pengendalian Production : Planning, Control, and
performansi dan pengamanan delivery Integration, McGraw - Hill Companies,
commitment perusahaan. USA.
[5] Anthony, W. P., P. L. Perrewe, K. M.
VII. DAFTAR RUJUKAN
Kacmar, (1993), Strategic Human
[1] Stevensen, W. J., (2002), Operations
Resource Management, The Dryden
Management, 7th Edition, McGraw-Hill.
Press, USA.
[2] Dilworth, J. B., (1992), Operations
[6] Sumanth, David J., (1984), Productivity
Management : Design, Planning, and
and Engineering Management, McGraw-
Control for Manufacturing and Services,
Hill.
McGraw-Hill International Ed., Singapore.
[7] Jafar Hafsah, M., 1999, Kemitraan Usaha
: Konsepsi dan Strategi, Pustaka Sinar
Harapan, Jakarta.

160