MELAKUKAN ENTRY DATA DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD, MELAKUKAN

UPDATE DAN DELETE DATA

A. Dasar-dasar Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan
untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat
melakukan proses penyortiran pengatturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data
kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan
lain sebagainya.
Sebelum mulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda dengan menarik napas dalam-dalam
agar bangkit semangat Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki anggapan bahwa Microsoft
Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer sedemikian rupa dan
tidak sesulit bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan- kemudahan
sehingga Anda dapat melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan
berikutnya.

B. Pengenalan Keyboard
Keyboard atau papan kunci tombol (disebut juga sebagai papan tombol atau papan ketik) adalah
salah satu alat masukan (input device) yang berfungsi sebagai sarana untuk memasukkan data yang
berupa huruf maupun angka. Data yang telah dimasukkan melalui keyboard akan diproses di dalam
CPU. CPU akan memproses data sesuai dengan program atau perangkat lunak yang digunakan.
Data yang telah diproses akan ditampilkan dalam bentuk informasi pada layar monitor.
Penciptaan keyboard komputer diilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya
dibuat dan dipatenkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada tahun
1877 oleh Perusahaan Remington.
Keyboard komputer pertama disesuaikan dari kartu pelubang (punch card) dan teknologi
pengiriman tulisan jarak jauh (Teletype). Tahun 1946 komputer ENIAC menggunakan pembaca
kartu pembuat lubang (punched card reader) sebagai alat input dan output.

Secara fisik, dikenal ada empat macam keyboard yang banyak digunakan pada saat ini.
Keempat macam keyboard ini didasarkan pada bagaimana cara koneksi keybord dengan CPU
seperti berikut ini.
1. Keyboard serial, dihubungkan dengan menggunakan DIN 5 male dan biasanya digunakan pada
komputer tipe AT

2. Keyboard PS/2, yang biasanya digunakan pada komputer ATX dan saat ini yang paiing banyak
dipergunakan. Pemasangan keyboard tipe ini harus dilaksanakan dengan cermat, sebab port
yang dimiliki sama dengan port untuk mouse.
3. Keyboard wireless adalah keyboard yang tidak menggunakan kabel sebagai penghubung antara
keyboard dengan komputer. Jenis koneksi yang digunakan yaitu infra red, wid, atau bluetooth.
Untuk menghubungkan keyboard dengan komputer, dibutuhkan unit pemancar dan penerima.
Unit pemancar biasanya terdapat pada keyboard itu sendiri, sedangkan unit penerima biasanya
dipasang pada port USB atau serial pada CPU.

4. Keyboard USB adalah keyboard yang dihubungkan melaiui port USB. Penggunaan konektor
USB ini menjamin transfer data Iebih cepat dibandingkan dengan konektor lainnya. Komputer
yang diproduksi pada tahun-tahun terakhir (terutama jenis notebook) biasanya sudah banyak
menggunakan keyboard jenis ini.
Keyboard dirancang sedemikian rupa sehingga mempunyai susunan seperti tombol-tombol yang
ada pada mesin tik. Dengan kondisi seperti itu, maka untuk seseorang yang sudah terbiasa
menggunakan mesin tik manual, tidak akan canggung menggunakan keyboard. Pada umumnya,
keyboard memiliki 104 tombol. Tetapi beberapa model keyboard terbaru dilengkapi dengan
tomboI-tombol shortcut dengan berbagai fungsi komputasi seperti untuk internet, multimedia, atau
yang lainnya. Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus kita pahami adalah bagaimana kita
mengingat letak huruf-huruf pada keyboard agar dalam mengerjakan pengetikan kita dapat cepat
dan benar.

Secara struktural, tombol-tombol pada keyboard terbagi dalam empat kelompok sebagai berikut.
1. Tombol ketik (typing keys)
Tombol ketik adalah salah satu bagian dari keyboard yang berisi huruf dan angka sena tanda
baca.

2. Numeric keypad
Numeric keypad merupakan bagian khusus dari keyboard yang berisi angka dan sangat
berfungsi untuk memasukkan data berupa angka dan operasi perhitungan. Struktur angkanya
disusun menyerupai kalkulator dan alat hitung lainnya.
3. Tombol fungsi (function keys)
Tahun 1985, IBM menambahkan beberapa tombol fungsi pada keyboard standard. Tombol ini
dapat dipergunakan sebagai perintah khusus yang disertakan pada sistem operasi maupun
aplikasi.

4. Tombol kontrol (control keys)

Tombol ini menyediakan kontrol terhadap kursor dan layar. Tombol yang termasuk dalam
kategori ini adalah 4 tombol bersimbol panan di antara tomboi ketik dan numeric keypad, home,
end, insert, delete, page up, page down, control (ctrl), alternate (alt), dan escape (esc).

Secara kelompok, tombol pada keyboard ini dapat dijelaskan melalui tabel berikut ini.
Tombol Modifikasi Ctrl, Shift, dan Alt
Tombol Pengunci Caps Lock, Num Lock, dan Scroll Lock

Tombol Navigasi Up, Down, Right, Left, Page Up, Page Down, Home, dan End

Tombol Edit Enter, Back Space, Insert, Delete, Tab, dan Space Bar
Tombol Ketik Semua tombol yang belum disebutkan di atas

Secara fungsional, tombol pada keyboard ini dapat dijelaskan melalui tabel berikut ini.
berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi
Alt + F
yang sedang aktif
Ctrl +Alt + Del berfungsi untuk menampilkan task manager
F1 berfungsi untuk menampilkan menu bantuan
Esc (Escape) berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah
Arah (tanda panah) berfungsi untuk memindahkan kursor
Enter berfungsi untuk mengeksekusi perintah

Delete berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor

Home berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris

End berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris

Secara umum, ada 7 jenis susunan huruf pada keyboard, namun, yang terbanyak digunakan sampai
saat ini adalah susunan QWERTY.
1. Keyboard QWERTY

Keyboard QWERTY, dibuat berdasarkan layout mesin tik. Tata letak ini ditemukan oleh Scholes,
Glidden dan Soule pada tahun 1878, dan kemudian menjadi standar mesin tik komersial pada tahun
1905. Keyboard QWERTY didesain sedemikian rupa sehingga key yang paling sering ditekan
terpisah letaknya sejauh mungkin, sehingga bisa meminimalkan kemacetan pada saat mengetik
(pada mesin ketik mekanik). Meskipun tata letak QWERTY sangat luas pemakaiannya, tetapi
memiliki beberapa kelemahan dan ketidakefisienan. Misalnya, 48 persen dari gerakan diantara
huruf yang berurutan harus dilakukan dengan sebuah tangan. Hanya 32 persen ketukan yang
dilakukan pada home row (baris awal dari posisi jari pada keyboard). Beban tangan kiri lebih besar
dari tangan kanan (56 persen). Contoh paling nyata dari ketidakefisienan tata letak QWERTY
adalah pengetikan huruf ‘a’ yang cukup sering dipakai, tetapi harus dilakukan oleh jari kelingking
yang paling lemah.

2. Keyboard DVORAK

Keyboard DVORAK (1932), dimana susunan hurufnya disusun sedemikian rupa sehingga tangan
kanan dibebani lebih banyak pekerjaan dibanding dengan tangan kiri. Selain itu, tata letak Dvorak
dirancang agar 70 persen dari ketukan jatuh pada home row, sehingga bisa mengurangi kelelahan
karena pengetikan (lebih ergonomik). Sejumlah percobaan menunjukkan bahwa tata letak Dvorak
lebih efisien 10-15 persen dibanding dengan tata letak QWERTY .

3. Keyboard KLOCKENBERG

Keyboard ini dibuat dengan maksud menyempurnakan jenis keyboard yang sudah ada, yaitu dengan
memisahkan kedua bagian keyboard (bagian kiri dan kanan). Bagian kiri dan kanan keyboard
dipisahkan dengan sudut 15 derajat dan dibuat miring ke bawah. Selain itu, keyboard
KLOCKENBERG mempunyai tombol-tombol yang dibuat lebih dekat (tipis) dengan meja kerja
sehingga terasa lebih nyaman. Keyboard KLOCKENBERG tampak lucu karena dipisahkan bagian
kiri dan kanannya yang relatif lebih banyak memakan ruang.

4. Keyboard Maltron
Tak seperti keyboard pada umumnya yang datar, keyboard ini dibuat agak cekung ke dalam.
Dengan pertimbangan bahwa pada saat jari-jari diposisikan akan mengetik, maka jari-jari itu
dijamin tidak akan membentuk satu garis lurus. Produsen Maltron berkeyakinan bahwa pada
dasarnya, hanya digunakan 8 jari dari sepuluh jari yang tersedia ketika manusia mengetik dengan
keyboard biasa.Dengan mengetik di keyboard biasa, maka jari tangan harus beradaptasi dengan
bentuk keyboard. Hal ini diklaim oleh mereka dapat menyebabkan RSI (Repetitive Stress Injuries).
Sementara, dengan menggunakan Maltron, keyboardnyalah yang akan menyesuaikan dengan
tangan. Dengan bentuk yang unik seperti ini, Maltron menjamin kenyamanan jari tangan di saat
mengetik sehingga tidak menyebabkan RSI bahkan bisa jadi akan meningkatkan kecepatan
mengetik sebab yang digunakan adalah 10 jari bukannya 8 jari.

5. Keyboard CHORD

Hanya mempunyai beberapa tombol antara 4 sampai 5. Untuk memasukkan suatu huruf harus
menekan beberapa tombol secara bersamaan. Ukurannya kompak, sangat cocok untuk aplikasi yang
portabel. Waktu pelatihan singkat, penekanan tombo-tombol mencerminkan bentuk huruf yang
diinginkan Kecepatannya tinggi Kurang populer, karena pada pemakaian yang lama akan
menyebabkan kelelahan pada tangan.

6. Keyboard Alphabetik

Tombol-tombol yang ada pada keyboard alphabetik disusun persis seperti pada tata letak QWERTY
maupun Dvorak, tetapi susunan hurufnya berurutan seperti pada urutan alphabet. Keyboard
alphabetik juga tidak dapat menyaingi popularitas tata letak QWERTY, tetapi biasanya banyak
ditemui pada mainan anak-anak, sehingga anak-anak diajar mengenal huruf alphabet. Bagi
pengguna yang bukan tukang ketik, barangkali tata letak ini cukup membantu. Tetapi, dari hasil
pengujian, penggunaan tata letak seperti ini justru memperlambat kecepatan pengetikan.

7. Keyboard Numeric

Untuk memasukkan bilangan dalam jumlah yang besar, orang lebih suka menggunakan tombol
numerik (numeric keypad) yang tata letak tombol-tombolnya dapat dijangkau dengan tangan.
C. Memahami Prosedur Pengoperasian Aplikasi Microsoft Access
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 – 2000
yaitu dimulai dengan tombol Start – All Program – Microsoft Office – Microsoft Acces 2007
Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access 2007 maka akan tampil kotak dialog
dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base dengan 4 (empat) cara (alternatif) :

1. Klik Blank Database – lalu menuliskan nama file – lalu klik Create.
2. Klik salah satu icon pada Featured Online Templates.
3. Klik Local Templates – lalu pilih salah satu proyek kerja
4. Membuka file yang ada : klik shortcut pada Open Recent Database, apabila file yang dimaksud
tidak ada maka bisa klik More….
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access 2007
Pilihan Keterangan
Blank DataBase Digunakan untuk membuat data base baru yg
masih kosong dan Anda dapat menambahkan
Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyek
lainnya
Featured Online Templates Dipakai untuk membuat data base baru
berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh
microsoft access dengan mendownload
terlebih dahulu
Local Templates Dipakai untuk membuat data base baru
berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh
microsoft access
Opern Recent Database More… Dipakai untuk membuka file database yang
telah dibuat sebelumnya
Apabila Anda mengklik New Blank Database, maka akan muncul kotak dialog seperti ini :
Tampilan Jendela MS Access 2007

MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database Ms. Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan
sebelumnya, selain membuka jendela database yang pernah dibuat sebelumnya Anda bisa membuka
jendela database baru yang masih kosong caranya dengan memberi perintah Klik office button –
pilih New atau pada Toolbars klik tombol new.
File database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan
apabila Anda membuka jendela database baru, maka jendela database yang terbuka sebelumnya
akan ditutup karena pada Ms. Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut ;
1. Pilih Open dari menu office button,
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian quick access toolbars pada database,
3. Tekan tombol Shortcut Key , Ctrl + O

MENUTUP FILE DATABASE

Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file simpan
seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah. Berikut ;

1. Klik Menu File pilih Close

2. Klik office button yang terletak disudut kiri atas pilih Close
3. Klik ganda pada office button yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database.
4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4 atau Ctrl + W
5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela database

MENUTUP PROGRAM MS ACCESS

Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access untuk dari program tersebut
langkahnya sebagai berikut :
Klik office button pilih Exit atau meng-klik tanda x di pojok kanan atas.

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.

• Aturan yang ada dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan
(entry) data ke dalam suatu basis data sesbaiknya dilakukan melalui suatu form.
• Selain mudah dan praktis, penggunaan form dimaksudkan untuk menghindaari adanya duplikasi
data.
• Untuk entry data dapat menggunakan mouse dan keyboard, namun dari kedua alat tersebut,
penggunaan keyboard lebih dominan perannya.

D. Proyek Membuat Data Akademik SMK Gondang

1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Pilih Blank Database
3. Tulislah nama file database lalu klik Create
Membuat Tabel
4. Buat tabel dengan klik kanan pada table lalu pilih design view

5. Masukan nama-nama field dan properties-nya

Field
Data
No. Field Proper Keterangan
Type
ties
1 Nama Text Size : 40 Nama Siswa
2 NIS Text Size : 7 Nomor Induk Siswa (primary key)
3 PA Number Nilai Pendidikan Agama
4 PKn Number Nilai Pendidikan Kewarganegaraan
 5 Indonesia Number Nilai Bahasa Indonesia
6 Inggris Number Nilai Bahasa Inggris
7 Matematika Number Nilai Matematika
8 IPA Number Nilai Ilmu Pengetahuan Alam
9 Fisika Number Nilai Fisika
10 Kimia Number Nilai Kimia
11 IPS Number Nilai Ilmu Pengetahuan Sosial
12 Budaya Number Nilai Seni Budaya
13 Penjaskes Number Nilai Pend Jasmani Olahraga dan Kesehatan
14 KKPI Number Nilai KKPI
15 Kewirausahaan Number Nilai Kewirausahaan
16 KD Number Nilai Dasar Kompetensi Kejuruan
17 Kejuruan Number Nilai Kompetensi Kejuruan
18 Lokal Number Nilai Muatan Lokal
19 Jumlah Number Jumlah Nilai
20 Rata-rata Number Rata-rata Nilai

6. Tentukan primary Key (Contoh : NIS)

7. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas
8. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar Data Akademik) kemudian klik OK

Membuat Form
9. Klik menu Create
10. Klik toolbar Form Design, akan terlihat seperti gambar dibawah ini :
11. Untuk membuat Judul, caranya : klik kanan pada detail Form, lalu pilih Form Header and
Footer, lalu berilah label dan atur judul form tersebut.

12. Memberi field pada lembar detail, caranya adalah : klik Add Existing Fields pada kelompok
menu Design.

13. Masukkan field ke area detail satu per satu.

14. Aturlah letak field sedemikian rupa, sehingga menarik dan enak dilihat.
15. Untuk mewarnai background, baik pada detail maupun pada header, caranya meng-klik kanan,
lalu pilih properties.

16. Rubahlah back color sesuai selera.

17. Untuk membuat button atau tombol perintah, pastikan toolbar Using Wizard aktif. Tanda aktif
adalah toolbar tersebut berwarna orange.

18. Klik button, lalu gambarkan button dengan men-drag pointer di area detail.
19. Ikuti langkah-langkah yang dituntunkan oleh Wizard, yaitu :
a. Menentukan Categories dan Actions

b. Menentukan display button, apakah gambar atau text ?

c. Memberi nama perintah, agar lebih komunikatif.

d. Klik cancel bila membatalkan, klik back bila ingin kembali, klik next bila akan melanjutkan, dan
klik Finish bila akan mengakhiri pembuatan button.
20. Pada kolom Jumlah masukan rumus penjumlahan, caranya adalah :
. a. Klik kanan pada detail, bila properties belum muncul.
. b. Klik pada kotak field jumlah.
. c. Klik Control Source, lalu klik pada dropdown (titik-titik).
. d. Tulislah rumus Jumlah pada Expression Builder.
21. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form. Lalu klik
OK.

22. Demikian pula dengan rumus rata-rata. Lalu klik OK.

23. Setelah semua rumus selesai, klik Close. Lalu klik Form yang baru dibuat.
24. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada dari Form.
E. Input Data
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan data Record yang
dapat dilakukan dengan melalui tabel dan melalui Form, selain itu dapat juga melakukan proses
Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record, memindah data Record,
menyalin Data Record ataupun menghapus data record.
1. Memasukan data Record melalui Tabel
Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan .
2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah :
. a. Klik kanan pada nama tabel, lalu klik Open, atau
. b. Double klik pada nama tabel.
3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut diatas maka akan tampil jendela data Sheet
dari tabel yang Anda maksud.
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan
pada jendela desain View

Field Jumlah dan Rata-rata tidak perlu diisi data, field tersebut dapat di-entry menggunakan Rumus
dan secara otomatis menghitung sendiri.
2. Memasukan data Record melalui Form
Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama Form yang datanya ingin anda masukan .
2. Untuk membuka Form tersebut perintahnya adalah :
. a. Klik kanan pada nama Form, lalu klik Open, atau
. b. Double klik pada nama Form.
3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut diatas maka akan tampil jendela data Sheet
dari tabel yang Anda maksud.
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan
pada jendela desain View

Field Jumlah dan Rata-rata tidak perlu diisi data, field tersebut dapat dientry menggunakan Rumus
dan secara otomatis menghitung sendiri.

F. Meng-Update Data
Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat Anda
berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang pernah sangat penting
bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara informasi
yang tidanya tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi penting. Seiring
meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu menata ulang atau
mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya. Anda mungkin tahu bahwa Anda
harus membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung
bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.
1. Memilih field dan Record
Anda harus memilih data yang ada sebelum melakukan editing pada sebuah jendela data sheet
untuk emilih data atau record pada sebuah jendela data sheet dapat Anda lakukan dengan
menggunakan beberapa cara untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini
Untuk memilih Perintah
Sebuah sel Klik padaposisi sel tersebut
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi
beberapa sel yang ingin Anda pilih
SebuahKolom Klik pada posisi selector Kolom
BeberapaKolom Drag dropPointer pada posisi selector Kolom
Sebuahrecord Klik pada posisi selector baris
Bebraparecord Drag drop Pointer pada posisi selector baris
Klik tombol select all yang ada pada selector baris
Semua Record Pilih perintah select All Record dari menu Edit (Ms
Access 2003)
Tekan kombinasi tombol Ctrl + A
2. Memindahkan Insertion Point
Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunakan pasilitas yang ada di perintah Go To dari
menu Edit . Anak panah atas, anak panah bawah Page Up Page Down atau menggunakan Vertikal
scroll Bar untuk memindah data Record dalam sebuah data sheet selain itu Anda dapat juga
memindah posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari
jendela data Sheet sebuah tabel perhatikan tabel berikut

3. Menambahkan record
1. Jika kita memiliki data baru dalam arti mata pelajaran baru maka kita dapat mengupdate database
kita dengan menambahkan data tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.
2. Update melalui queris, buka file kemudian buka queries lalu masukan data baru.
3. Update melalui Form caranya sama dengan saat entry pertama kali.
4. Membahkan Field
. 1. Buka file dbase – Pilih Table.
. 2. Pilih Design View
. 3. Sisipkan field baru (Contoh Biologi) caranya :
a. klik field Jumlah.
b. klik Insert Rows
. atau :
a. Klik field Jumlah
b. Klik kanan pilih Insert Rows
4. Masukan nama field baru yaitu Biologi
5. Kemudian klik close dan Save klik OK

G. Melakukan Delete Data

1. Menghapus Karakter
Menghapus karakter dan huruf dengan menggunakan tombol Delete dan Backspace pada papan
ketik (keyboard). Dengan ketentuan apabila Anda ingin menghapus karakter di sebelah kanan, maka
menggunakan tombol Delete. Apabila Anda ingin menghapus karakter di sebelah kiri, maka
menggunakan tombol Backspace.
2. Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheetview. Prosedur
yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah
berikut :
a. Pilih perintah menu Delete dari menu Home

b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,

c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih
perintah delete Record.
2. Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih Yes
apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin membatalkan
proses penghapusan.
Melakukan update data dengan utilitas aplikasi

Get External Data

Microsft Access adalah program aplikasi pengolahan basis data yang merupakan bagian
dari Microsoft Office. Paket program ini merupakan sistem manajemen database relasional untuk
Microsoft Windows yang memiliki
kemampuan untuk menyortir, mengatur serta melaporkan informasi penting yang dibutuhkan.
Dengan adanya versi yang terus diperbaharuhi ini Access semakin dilengkapi dengan fasilitas-
fasilitas penting seperti interaksi dengan Internet.
Database Access disimpan ke dalam sebuah file yang berekstensi mdb. Sebuah file database
terdiri dari bagian-bagian yaitu : Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, dan Modules.
Tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subjek tertentu
yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel merupakan komponen utama dan pertama
dari sebuah database yang harus dibuat.
Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi judul yang mewakili
sekumpulan baris. Sedangkan baris atau yang lebih dikenal dengan istilah record
berisi kumpulan data yang memiliki karakteristik pengertian yang sama. Jadi satu record
mewakili mewakili satu data atau informasi tentang suatu entitas subjek secara lengkap.
Micosoft Access mempunyai kemampuan untuk memindahkan isi sebuah file dari beberapa
aplikasi, seperti Excel, SQL, HTML, dBASE, Paradox, Microsoft Outlook, dan sebagainya menjadi
tabel dalam file mdb.Perhatikan gambar di bawah ini.

Get External Data merupakan sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan oleh Microsoft Access
untuk mengimport data masukan. Data masukan yang harus disiapkan harus dalam bentuk tabel.
MEMAHAMI PROSEDUR PENGOPERASIAN APLIKASI
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 – 2007
yaitu dimulai dengan tombol Start – All Programs – pilih MS Access 2007 .
Pada saat anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana
memungkinkan anda dapat membuat data base baru dengan dua cara
1. Blank Database, adalah membuat proyek baru.
2. Featured Online Templates, adalah pilihan proyek yang disediakan .
3. Open Recent Database —> More… , adalah membuka file yang pernah disimpan.
MEMPERSIAPKAN APLIKASI DATA MASUKAN
A. Data Masukan dari Excel
Menyiapkan Data Excel
Langkah-langkah
a. Membuat Aplikasi Microsoft Excel

b. Simpanlah tabel dengan menggunakan salah satu perintah berikut

 Dari office button klik Save dan beri nama filenya DataPenjualan.xlsx
 Pada Toolbar desain Klik Tombol save atau tekan Kombinasi tombol Ctrl + S
c. Untuk menutup Microsoft Excel dapat menggunakan alternatif perintahnya sebagai berikut
 Perintah Close dari office button
 Klik Ctrl W
 klik tombol Close
 tekan tombol Ctrl + F4
Dalam penyiapan data masukan file Microsoft Excel yang harus diperhatikan adalah :
 Record data yang pertama harus diletakkan pada Row pertama.
 Penulisan Field harus menghindari tanda spasi atau tanda baca.

B. Data Masukan dari HTML

Menyiapkan Data HTML
Langkah-langkah
a. Membuat Aplikasi HTML
b. Simpanlah tag HTML tersebut dengan cara
  Dari menu klik File – Save
 Tekan Kombinasi tombol Ctrl + S
c. Untuk menjalankan aplikasi HTML dengan menggunakan Browser, misalnya Internet Explorer
 Klik Start – Program – pilih – Internet Explorer
 Klik File – Open – Browse – pilih lokasi file – .html

d. Untuk menutup Internet Explorer dapat menggunakan alternatif perintahnya sebagai berikut
 Perintah Close dari menu file
 Klik Ctrl Menu dan pilih perintah Close,
 Klik Ganda pada Ctrl menu
 klik tombol Close
 tekan tombol Alt + F4
Dalam penyiapan data masukan file HTML yang harus diperhatikan adalah tag HTML yang dapat
diimport adalah :
 Data yang ada dalam <tabel> <\tabel>
 Data yang ada dalam <title><\title>
MEMINDAH DATA MASUKAN MENJADI DATA APLIKASI
A. Mengimpor Data dari Excel

Langkah-langkah
a. Klik menu External Data – klik Excel pada bagian Import

b. Pada kotak Get External Data, pilih Browse…

untuk menentukan lokasi file dan folder pada kotak Look In.

c. Klik Open. Kotak dialog Import Spreadsheet Wizard akan muncul, pilih Show Worksheet, lalu
klik Next
d. Klik tombol centang First Row Contains Headings. Klik Next.

e. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data yang Anda impor ke tabel
DataPenjualan.
f. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam tabel data. Pilihlah No primary
key

g. Langkah terakhir adalah dengan menekan button Finish

h. Selesailah, import data file Excel menjadi sebuah tabel dalam file access ??????.mdb
B. Mengimpor Data dari HTML
Langkah-langkah
a. Klik menu External Data – More – HTML Document pada bagian Import
b. Klik tombol radio First Row Contains Heading. Klik Next.
c. Selanjutnya tentukan lokasi penyimpanan tabel. Pilih In a New Table untuk menyimpan hasil
pengimporan ke tabel baru. Klik Next.
d. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data yang Anda impor ke tabel
DataPenjualan.
e. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam tabel data. Pilihlah No primary
key
f. Langkah terakhir adalah dengan menekan button Finish
g. Selesailah, import data file html menjadi sebuah tabel dalam file access ??????.mdb
MENGECEK HASIL ENTRY DATA
Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan pemasukan data
apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja
Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.
Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam program data base dari
file data ke media penyimpan data
Melakukan entry data dengan image scanner
Scanner merupakan mesin yang dapat menyalin suatu image dan text kedalam bentuk file image
(bmp, jpg dan lain-lain) dan file doc. File image dan doc tersebut dapat diolah lebih lanjut baik
untuk keperluan pelaporan maupun disain suatu halaman gambar. Image dapat berupa foto, gambar
dan grafis lainnya.
A. Mengenal bagian-bagian mesin scanner
Bila Anda baru mengenal mesin scanner, maka berikut ini sebaiknya disimak dengan
seksama, karena pada bagian ini anda akan dikenalkan dengan hal-hal mendasar mengenai
bagaimana bekerja dengan mesin scanner, seperti misalnya bagaimana
menggunakan mesin scanner yang merupakan kelengkapan komputer yang mungkin belum biasa
anda gunakan, dan bahkan baru sama sekali anda kenali. Dibawah ini adalah salah satu jenis
scanner.

Jenis – jenis Scanner

o. Berdasarkan penempatannya
1. FLATBED SCANNER

Yaitu , scanner yang cara pengoprasiannya diletakkan secara mendatar.

2. HANDHELD SCANNER
Yaitu , scanner yang cara pengoprasiannya dengan cara dipegang.
o. Berdasarkan objek yang dipindahi
1. IMAGE SCANNER

Yaitu , scanner yang digunakan untuk memindahkan gambar atau image.

2. OPTICAL CHARACTER READER (OCR)

Yaitu , scanner yang digunakan untuk mengambil teks dari kertas yang dipindahi.
3. BARCODE SCANNER

Yaitu , scanner yang mampu membaca balok – balok barcode dalam bentuk alfabet.
4. HEURISTIK SCANNER

Yaitu , scanner yang dapat membaca kode – kode berdasarkan aturan tertentu
Printer Scanner
Dengan perkembangan teknologi, sekarang terdapat penggabungan antara printer dan scanner.
Perangkat keras ini berfungsi ganda sehingga dapat mencetak dan memindai sekaligus.
B. Pengoperasian mesin scanner
Pada prakteknya, mengenali dan menjalankan mesin scanner tidaklah sulit seperti apa yang
dibayangkan seperti pada contoh mesin scanner yang tampak di atas akan mudah dapat diketahui
bagian-bagian dari sebuah mesin scanner.
Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan,
terhubung antara mesin scanner dengan komputer, pada komputer melalui port USB. Selain itu
pastikan software driver untuk scanner sudah terinstall. Apabila setelah
software driver diinstall, selanjutnya mengaktifkan software driver ke
device manager dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Klik start > control panel akan muncul halaman tampil sebagai berikut.

b. klik icon “Scanners and Cameras”

c. Pada halaman “Scanners and Cameras”, ada icon “Add an imaging device”. Icon tersebut di-
klik.
d. Akan muncul halaman pilihan jenis-jenis pabrik dan type scanner.

e. Arahkan pointer ke jenis scanner yang sesuai, kemudian klik next untuk melanjutkan operasi.

f. Lakukan kembali klik next berikut ini, kemudian klik finish untuk mengakhiri proses

g. Hasil akhir terlihat pada control panel icon halaman “Scanners and Cameras” muncul
Jenis Scanner sesuai dengan spesifikasi scanner yang Anda miliki.
Setelah melakukan device terhadap driver scanner yang kita miliki, kemudian melakukan
scanning terhadap suatu image (gambar, foto dan lain-lain). Lakukan langkah-langkah sebagai
berikut;
 Letakkan image (gambar, foto dan lain-lain) diatas lensa optic lalu tutup.
 Kemudian lakukan klik start –> All program –> Arcsoft Photo Studio 5,5 –> photo studio
5,5.
 Program photo studio akan tampil sebagai berikut:

 Klik icon scanner atau klik File –> Acquire, maka akan muncul halaman scanning seperti
berikut ini:

 Klik tombol Preview / Pratinjau untuk melihat obyek yang ada di mesin scanner.
 Tentukan selection (garis putus-putus yang bergerak seperti semut berjalan)
  Klik tombol scan / Pindai seperti diatas dan biarkan jangan diganggu atau dihentikan
selama proses scanning
 Setelah proses scanning selesai muncullah foto pada tampilan di sebelah kiri.

 Untuk dapat disimpan dalam bentuk file tertentu maka harus menutup scan gear dulu dengan
meng-klik Close

 Kemudian klik menu file –> save as

 Berilah nama file pada kotak dialog dengan extention jpg, kemudian klik save

C. Entry, edit dan menyimpan data

Untuk membuat file image sudah dijelaskan di atas, dari hasil scanning bisa langsung di-
entry/dimasukkan kedalam hard disk atau disket dalam bentuk file (bmp, jpg dan lain-lain). Untuk
mengolah image atau pengeditan image yang berbentuk gambar dapat menggunakan software
Adobe Photoshop atau program lainnya. Sebagai contoh dengan menggunakan program
“photostudio 5,5”.
Cara membuka image yang tersimpan pada harddisk atau disket adalah dengan langkah- langkah
sebagai berikut:
a. Buka program photostudio 5,5 kemudian klik menu file > open.

b. Carilah letak file pada folder dan meng-kliknya untuk membuka file tersebut kemudian meng-
klik tombol open.

c. File image akan menampilkan image yang telah tersimpan tersebut.

d. Untuk memperluas image klik icon maximize

e. Fungsi yang ada pada menu bar memutar gambar 15 derajat, klik menu edit > Rotate
Rotate : isikan 15 kemudian OK
f. Fungsi untuk menggandakan gambar klik stich

klik ok

g. Menambahkan teks

h. Mengedit warna, cahaya contras dan lain-lain,

klik effect
=================================
Sebagai contoh adalah seperti berikut ini :
– Klik effects > Framing > Solid frame
– Enhance > Brighness and Contrast
– Klik Stamp

Melakukan entry data dengan OCR (Optical Character Recognition)

Optical Character Recognition (OCR) adalah sarana yang digunakan untuk mengenali karakter optis
untuk membaca informasi ke dalam sistem komputer. Indentifikasi karakter yang tercetak ini
dilakukan dengan menggunakan pengindera cahaya seperti yang terdapat pada scanner.
Sistem pemrosesan data yang ideal merupakan sistem di mana data diterima dari sumber dan diolah
secepat mungkin. Dalam hal ini, mesin mengenali simbol dan angka, langsung dalam format yang
lama, seperti yang digunakan manusia dalam aktivitas bisnis dan sosial sehari-hari.
Saat ini pola yang dapat dikenali komputer tidak cocok dibaca manusia. Demikian juga, data yang
berasal dari manusia biasanya tidak diimpor langsung ke komputer. Meski demikian, penanganan
data dilambangkan dengan proses konversi dari format manusia ke format komputer.
Tujuan utamanya adalah memungkinkan komputer langsung membaca dokumen sumber. Masalah
konversi pola di dokumen input ke signal elektronik, yang cocok untuk diolah komputer merupakan
salah satu pengenalan pola.
Pada saat ini terdapat dua sistem otomatis yang dirancang untuk dapat mengenali karakter cetakan,
yakni: OCR (Optlcal Character Recognition) dan MICR (Magnetic Ink Character Recognition).
Pada awalnya, karakter dicetak dalam format typeface konvensional, atau bar code. Biasanya
bertinta hitam dengan latar belakang putih. Kemudian karakter di-scan dengan mengukur pantulan
optis. Dalam sistem MICR, karakter dicetak dalam format yang mempunyai stylesheet sempurna,
dengan tinta yang difragmentasi dengan partikel bermagnet. Saat dokumen MICR dibaca, tinta
ditarik sebelum karakter berada pada head baca. Signal output yang dihasilkan, diatur oleh partikel
bermagnet yang melewati head untuk memindai segala karakter proporsional terhadap proyeksi
vertikal suatu karakter.
Kemampuan mesin mengenali karakter yang dicetak dalam format yang mudah dikenali manusia,
mempunyai keuntungan besar dalam mengurangi tugas pengumpulan data. Jadi, dapat mempercepat
aliran data di sistem. Biaya persiapan data dapat ditekan dan lebih akurat dibanding metode yang
lebih konvensional.
Sistem pengenalan karakter dikembangkan di berbagai organisasi dan menghasilkan berbagai
macam sumber typeface. Dengan adanya penyempurnaan teknik pengenalan karakter, standarisasi
telah ditetapkan, namun masih terlihat perbedaan sumber yang digunakan.
Di bidang MICR, cenderung sedikit bervariasi, dan hanya ada dua sumber, yakni E13B dan CMC7.
Keduanya diterima sebagai standar intemasional.
Di bidang sistem OCR, banyak terdapat variasi, meski organisasi standar internasional telah
mengajukan dua standar sumber yang bernama OCR’A’ dan OCR’B’.
Dalam beberapa hal, MICR kurang fleksibel dibanding OCR. Sistem MICR menghendaki bahwa
karakter harus dicetak dalam format yang mempunyai stylesheet sempurna, dan sangat akurat. Akan
tetapi, sistem pengenalan ini terletak pada partikel bermagnet yang membentuk setiap karakter.
Meskipun demikian, sulit dikritik, sistem OCR memiliki sejumlah kelebihan ketika menangani
dokumen yang rusak dan terlipat atau dokumen yang telah kotor atau ditindih karakter.
Sistem OCR tidak terpengaruh oleh format dengan stylesheet tertentu. Bahkan stylesheet yang
kurang sempurna dapat dikenali. OCR juga dapat mengenali karakter yang dibuat oleh mesin tik
manual dan dapat dikonversi ke dalam karakter yang terdapat dalam komputer. Aspek ini
memungkinkan kemudahan dan fleksibilitas dalam menentukan proses pengumpulan data. Di kedua
sistem, karakter yang dibaca, harus dicetak di area dokumen yang ditentukan dengan standar
registrasi pencetakan yang cukup tinggi.
MICR telah digunakan dalam cek perbankan di seluruh dunia. MICR sorter/reader digunakan untuk
menyortir cek secara otomatis, untuk membagi cek ke nasabah di berbagai cabang, dan cek
sebelumnya dicetak dengan kode cabang. Nomor cek dan nomor rekening nasabah juga dicetak
sebelumnya. Nantinya jumlah transaksi dapat ditambahkan dengan MICR encoder. Perincian cek
otomatis dapat dibaca pada memori komputer untuk meng-update rekening pelanggan.
OCR telah digunakan sebagai turn around document dalam akuntansi sewa-beli dan aplikasi serupa.
Setiap pelanggan diberi buku voucher yang dicetak beserta jumlah pembayaran dalam kontrak
sewa.
Sebagai langkah pengenalan terhadap sistem OCR, marilah kita lakukan langkah-langkah
pemindaian (scanning) berikut ini.
1. Aktifkan aplikasi FreeOCR.net melalui menu Start dan All Program sehingga muncul tampilan
awal seperti ini.
2. Terdapat beberapa menu dan toolbar yang digunakan, yaitu :

File, digunakan jika kita akan melakukan :

.
.

Open ( membuka) file yang pernah di-scan atau gambar berupa teks.
Scan atau memindai suatu gambar teks.
Select Scanner, bila ada beberapa mesin secanner yang terhubung dengan komputer kita.
Save teks digunakan apabila kita akan menyimpan teks dalam file berektensi txt.
Exit untuk keluar dari software.
 Start OCR Process, digunakan ketika kita telah
mendapatkan gambar (image) berupa teks untuk merubahnya menjadi teks yang dapat disunting
(editing).
.

Pilihlah menu Settings, untuk melakukan setting bahasa.

3. Setelah diset, kini kita siap melakukan pemindaian (scanning) dengan menggunakan OCR.
4. Simpanlah atau letakkanlah teks yang akan kita scan dalam lensa Scanner. .

5. Pilihlah menu File lalu klik perintah Scan atau klik langsung toolbar Scan

dan tunggulah bebarapa saat ketika aplikasi melakukan Scanning Page kemudian

klik toolbar OCR maka aplikasi melakukan Recognition Page, sehingga akhirnya
muncul tampilan Text Editor.
6. Pada Text Editor inilah kita dapat mengolah, menyunting, dan memperbaiki teks sesuai dengan
aslinya sebelum kita menyalin dan memindahkannya ke dalam aplikasi Iain (misalnya ke dalam
Microsoft Word).
7. Untuk memindahkan hasil scan pada kolom Text Editor ke Microsoft Word, kita dapat
menyorot teks atau paragraf yang kita perlukan dan mengkopinya (CtrI+C) dan membuka halaman
dokumen Word lalu mem-pastenya (CtrI+V).
UJI KOMPETENSI
I. Uraian
1. Apa yang dimaksud dengan OCR?Apa fungsi utama OCR?
2. Aplikasi apa yang dibutuhkan untuk dapat mengentry data dengan OCR?
3. Apa perbedaan utama antara proses mengentry data image dengan data teks’?
4. Dapatkah aplikasi FreeOCR.net digunakan untuk mengedit (menyunting) teks yang kita scan?
5. Dapatkah kita mengentry data teks dengan OCR Iangsung menggunakan aplikasi pengolah kata
seperti Microsoft Word atau Adobe PageMaker? Jelaskanlah pendapatmu berdasarkan pengalaman
yang kamu Iakukan!
II. Pengembangan Diri
1. Carilah sebuah majalah atau teks Iiteratur Iain sebagai bahan. Pilih dan persiapkanlah salah
satu teks yang dianggap menarik olehmu.
2. Lakukan scanning atas teks yang telah kamu pilih dengan menggunakan OCR sesuai dengan
prosedur yang telah kamu pelajari. Lakukan editing atau penyuntingan atas teks yang kurang jelas
atau salah menafsirkan karakter.
3. Pindahkan teks hasil scanning ke aplikasi pengolah kata (Microsoft Word). Simpanlah (Save)
dokumen hasil scanning tersebut dalam format .doc. Namailah file tersebut dengan menggunakan
judul teks yang discan.
4. Lakukan pula penyimpanan dokumen hasil dengan format lain. Misalnya menyimpan dengan
format .rtf, .temp, atau yang lainnya sesuai dengan software aplikasi yang terinstal dalam
komputermu!
5. Cetaklah data hasil scan tersebut!