ING.

ESTADISTICA

Manejo de Microsoft Office Excel 2007-2010

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 ÍNDICE

ING. ESTADISTICA 1

ÍNDICE 2

INTRODUCCIÓN 3

UNIDAD 1: MICROSOFT EXCEL 2010 NIVEL MEDIO 4

FUNDAMENTOS DE EXCEL: 4
DATOS 5
FORMATOS, RELLENOS 6
MÓDULO I: VALIDACIÓN DE DATOS 8
FÓRMULAS 8
FUNCIONES 10
MÓDULO II: ADMINISTRACIÓN DE UNA BASE DE DATOS 16
MÓDULO III: TABLAS DINÁMICAS 21
MÓDULO IV: GRÁFICOS 22
MÓDULO V: MACROS 24

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 INTRODUCCIÓN

Este documento es una guía diseñada para los niveles principiante y medio, la que le
servirá de apoyo y/o referencia a los conceptos que serán vistos en el curso.

Este curso está orientado a la creación y manipulación de contenidos con herramientas

específicas de Microsoft Excel 2010.

OBJETIVO GENERAL:

Incorporar técnicas y habilidades grupales que permitan que el participante sea capaz
de manejar planillas de cálculo Excel, así como también sea capaz de realizar cálculos
sobre datos introducidos en la planilla, analizar dichos datos y realizar su
representación gráfica.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• Conceptos básicos en manejo de base de datos

• Utilizar funciones matemáticas aplicadas a las bases de datos
• Utilizar funciones lógicas aplicadas a las bases de datos.
• Utilizar fórmulas aplicadas a las bases de datos.
• Utilizar tablas dinámicas para cuadros de resumen de bases de datos.
• Extraer información, construir los gráficos a partir de la información anterior entendiendo
cual sería la mejor plantilla de acuerdo al tipo de datos y gestionar la producción de
gráficos.
• Importar y exportar tablas con Excel.

3
 Unidad 1: Microsoft Excel 2010 Nivel Medio
FUNDAMENTOS DE EXCEL:

Excel es una herramienta de ofimática que cabe en la categoría de Hojas de Cálculo.

Forma parte del conjunto Microsoft Office y es un programa que permite almacenar
información en documentos (archivos) cuya extensión, en las versiones anteriores a
2007 es XLS (Ejemplo: misdatos.xls). A partir de la versión 2007 del software, la
extensión por defecto, cambia a xlsx.

Cada documento se presenta en forma de planilla o cuadrículas, en estas, se puede

colocar la información organizándola en los casilleros que se verán en el área de
trabajo. Además, a cada documento se le pueden agregar la cantidad de hojas de
cálculo que se estimen convenientes, esta característica junto con la posibilidad de
relacionar los contenidos entre sí, hace que se pueda utilizar como base de datos.

Si bien pueden usarse como si fuesen tablas sencillas para presentar información,
como las que se pueden hacer en Word, una hoja de cálculo presenta funcionalidades
más complejas con orientación matemática.

Se laman “hojas de cálculo” ya que la información puede generarse a partir de

fórmulas, funciones y relaciones entre los datos distribuidos en las distintas hojas de
cálculo de un solo documento. Además, el programa ofrece herramientas que facilitan
el análisis de la información, mediante métodos de organización de los datos.

Figura 1: versión de Excel 2003

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Notará que en la figura 1, las herramientas aparecen organizadas de cualquier forma,
esto cambia a partir de las versiones más modernas de Excel, donde se introducen los
conceptos de:
• Pestañas o etiquetas, las que organizan los contenidos por los temas indicados
por dichas pestañas. Ejemplo: la pestaña Insertar contiene herramientas
relacionadas a ese término.
• Paneles dentro de cada pestaña. En cada pestaña las herramientas aparecerán
organizadas dentro de recuadros, estos son los paneles, estas agrupaciones
también buscan facilitar la comprensión y el encontrar la herramienta
necesaria.

Figura 1.1: Excel versión 2007,

esta organización también es válida para la versión 2010

Datos

En la hoja de cálculo se pueden introducir distintos elementos, tales como: texto, números,
fórmulas o funciones.

• El texto lo interpreta como tal, es interesante que el programa es capaz de

“comprender” algunos valores tales como los nombres de la semana, o del mes.
• Los números pueden ser calculados. ¡Tenga cuidado que un valor decimal, por
ejemplo, un 5,5 debe escribirse con una coma y no con un punto! Del mismo modo los
valores desde 1.000 en adelante, no deben ser colocados con un punto, deben ser
colocados así: 1000.
• Las funciones vienen predefinidas en Excel y son relativamente fáciles de emplear.
• Las fórmulas se hacen de manera manual, el usuario debe saberse la forma exacta de
la fórmula e insertarla sabiendo las coordenadas correspondientes.

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Formatos, rellenos

Los formatos en Excel son importantes para especificar con qué tipo de dato se está
trabajando.
Por ejemplo: No es lo mismo sumar monedas, números y fechas. O bien, al mezclar números
con fechas o monedas podríamos obtener resultados erróneos.

También suele ocurrir que muchas veces se han realizado los cálculos correctos pero el
programa no muestra lo que se necesita, esto es porque cada celda tiene dos parámetros
importantes:
1. El dato inserto en la celda, que puede ser texto, valor numérico, fórmula o función.
2. Formato de dicho valor, que corresponde a la manera en que lo vamos a visualizar.

Para modificar los formatos basta con dirigirse al menú principal  Formato  Celdas y ahí
seleccionar el formato más apropiado.

Los números pueden ser con la cantidad de decimales después de la coma que usted desee.

Formatos de presentación

Además, existe la posibilidad de darle formato/apariencia a la hoja de cálculo y/o a una

selección específica de celdas, la manera más rápida y sencilla es utilizando el autoformato,
que opera de la misma manera que en Word. Básicamente se elijen diseños existentes que
rellenan y agregan borde a las tablas. Si no se colocan bordes, al imprimir el documento no se
verán las líneas de división. También es posible hacerlo en forma manual, seleccionando el
área deseada, haciendo clic en el botón derecho y seleccionar formato de celdas, la ventana
emergente que se abre le permitirá darle un formato personalizado a su documento.

En algunos casos puede ocurrir que queden las filas o columnas de distinto ancho y alto, en la
misma sección de formato se pueden ajustar las dimensiones generales de la tabla de forma
automática. Finalmente, al igual que los documentos de Word, se pueden ajustar los bordes de
impresión para regular la apariencia de su documento.

La última versión de Office ha organizado todos los formatos en una sección completa, como
se aprecia en la figura 10. En el segmento izquierdo se pueden ver todos los formatos clásicos
de texto de Word, y en el lado derecho veremos los formatos organizados por:
• Formatos numéricos, por ejemplo agregar decimales después de la coma.
• Formatos que reflejan condicionantes lógicos (como se puede ver en la figura 2),
donde los colores u objetos, varían según las condicionantes que usted estime
convenientes.
• Formatos predefinidos para la tabla completa.
• Formatos para celdas, o conjuntos de celdas específicas.

6
 • Formatos para ajustes de celda.

Figura 2

Finalmente podemos dar formato al documento a ser impreso en la pestaña Diseño de

Página, esta pestaña es muy similar a la que ya vimos en Word, y con la pestaña Vista,
podremos tener una previsualización de cómo va quedando la tabla, en caso de que
queramos imprimirla.

En la pestaña “Vista”, tenemos dos opciones: Normal, es el modo en el que se trabaja

normalmente para realizar cálculos, la vista Diseño de página, nos permite ver como se
estaría imprimiendo la tabla, puede guiarse en la vista normal con la línea punteada
marcada en rojo en la figura 3, esta línea indica donde viene el corte de página.

Figura 3

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Módulo I: VALIDACIÓN DE DATOS

Fórmulas

En la hoja de cálculo se pueden introducir distintos elementos, tales como: texto, números,
fórmulas o funciones.

Para insertar una fórmula se tienen las siguientes opciones:

1. Escribir directamente la fórmula sobre la celda donde requiere realizar el cálculo. Toda
fórmula debe introducirse comenzando por colocar el símbolo “=” y luego los datos a
calcular.
2. Seleccionar la celda y luego, escribir la fórmula directamente en la barra de fórmulas,
siempre comenzando con el símbolo “=”.

Notación: = alguna fórmula

Ejemplo: Si queremos sumar los contenidos de las celdas a2, b2, c2. Entonces, podemos
colocar el resultado de esta suma en la celda d2, introduciendo en ella:
=a2 + b2 + c2

Figura 4

En la figura 4, se puede apreciar como se debe realizar el proceso, en este caso se tenían datos
previamente insertados en las celdas a2, b2 y c2. Nótese que al ir incorporando las celdas a
calcular, el programa selecciona el objeto escrito en un color que corresponderá con la celda
en su fórmula.

Nota: No es necesario que las celdas a ser calculadas sean adyacentes entre sí, o a la celda que
contendrá la fórmula.

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 Figura 5

Cuando se utiliza la notación correcta, debe aparecer el resultado de la suma en la celda y la

fórmula correspondiente en la barra de fórmulas (ver figura 4).

Para realizar modificaciones sobre una fórmula, hay que seleccionar la celda correspondiente y
modificar la fórmula ya sea, desde la misma celda, o directamente en la barra de fórmulas.

Las fórmulas siguen el mismo criterio de orden de cálculo que las calculadoras, así que si desea
realizar fórmulas compuestas debe usar paréntesis para indicar las prioridades entre los datos.

Nota 1: Para ver resultados inmediatos es recomendable tener valores previamente

organizados para su cálculo.

Nota 2: También se pueden escribir fórmulas colocando directamente los símbolos “+” o “-“ al
inicio de la fórmula y asumirá que se desean sumar o restar los datos colocados, Excel
convertirá el formato automáticamente a la notación formal.

9
Funciones

De la versión 2007 en adelante de Excel, organiza las fórmulas y funciones en un

segmento completo destinada a ellas, y aparecen organizadas por tipo de uso, lo que
hace más fácil encontrarlas. Encontraremos (ver figura 6):
• Autosuma
• Usadas recientemente
• Financieras
• Lógicas
• Texto
• Fecha y Hora

Figura 6

Autosuma y Suma

En la sección de barras de herramientas aparece el icono de sumatoria

∑ seguido de
una flecha descendente, la que contiene accesos directos a las funciones más
utilizadas.

Al presionar∑ que corresponde a la función AUTOSUMA, sumará la secuencia de

números en fila o columna más cercanos a la celda previamente seleccionada, las
celdas que serán sumadas pueden ser modificadas en la fórmula.

Si no desea ejecutar la autosuma∑),

( puede desplegar el submenú seleccionando la
flecha descendente y podrá ver las opciones para SUMA, PROMEDIO, CUENTA (cuenta

10
la cantidad de elementos de una fila o columna), MAX (calcula el valor máximo de una
secuencia de datos), MIN (calcula el valor máximo de una secuencia de datos) y otras
funciones, donde tendrá más control sobre la operación que desee realizar. Debe
tener en cuenta que estas operaciones también son funciones pero se colocan aparte
por ser las más utilizadas.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

Para insertar una función en una celda se debe seleccionar la celda y optar por:
1. Hacer clic en fx de la barra de fórmulas.
2. Ir al menú genérico (FX grande al inicio del segmento), seleccionar insertar y
luego elegir función en el menú desplegable.
3. Escribir directamente el nombre de la función en la celda, para ello debe
conocer los nombres definidos por EXCEL de cada función y cómo operar con
esta.
4. Seleccionar el tipo de función y elegir la que el menú desplegable le ofrece, tal
y como se muestra en la figura 6.

Para las opciones 1 y 2, luego de presionar función, se abrirá una ventana que le
permitirá seleccionar el tipo de función con la cual desee operar. Como muestra la
figura 7, puede encontrar la función más apropiada de varias formas.
1. Puede escribir una palabra representativa y hacer clic en “IR”, esto le
presentará el listado de funciones que más se asemejen a lo que usted pueda
necesitar.
2. Puede seleccionar del menú desplegable las funciones, organizadas según
categoría. Por defecto, siempre aparecen en el cuadro de seleccionar función,
las que han sido utilizadas recientemente o las de uso común.
3. Finalmente en el recuadro de seleccionar función es donde usted busca la
función más apropiada, al colocarse sobre una función esta indica el formato de

11
 uso más abajo.

Figura 7

Una vez seleccionada la formula (aceptar), se abrirá otra ventana de ayuda donde se
deben seleccionar los parámetros a ser calculados. En esta sección tenemos dos
maneras de agregar parámetros:
1. Por rango de datos. Notación final: = NOMBREFUNCION(Am: Zn).
Donde Am indica el primer parámetro o inicio de la secuencia y Zn indica el
último valor de dicha secuencia (hasta donde debe llegar).
Nótese que en el ejemplo de la figura 8, se ha optado por este tipo de selección
de números. A la derecha de la primera fila, se verán los valores exactos que se
han seleccionado dentro del rango A1: A4, los que corresponden con los datos
en la hoja de cálculo, esta ventana previsualiza el resultado de la fórmula
obtenida por esta selección a modo de prueba.

2. Por parámetro o valor exactos, en este caso e deben ir agregando fila a fila, en
la ventana, la celda o valor exactos que han de ser calculados.

12
 Figura 8

Para modificar dichos valores hay que presionar el botón marcado con un borde rojo
en la figura 8.

Preguntas y Conectores Lógicos de datos

Las Funciones lógicas son funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y
actuar según la respuesta obtenida.

SI: La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles
resultados, Verdadero o Falso, y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

Notación: =SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso). Lo que
escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en
caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros
argumentos son los únicos obligatorios para esta función.
Nota: el tercer argumento no es obligatorio.

Ejemplo: En este caso en la posición C1 saldrá: A es mayor.

A1 B1 C1
20 12 =SI(A1>B1;"A es mayor"; "B es mayor")
Tabla 1

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación:
= para preguntar si dos valores son iguales
> para saber si un valor es mayor que otro (ver Tabla 1)
< para preguntar si el elemento de la izquierda es menor que el de la derecha.

13
>= si el elemento de la izquierda es mayor o igual que el de la derecha del símbolo.
<= si el elemento de la izquierda es menor o igual que el de la derecha del símbolo.
<> sin son diferentes/distintos.

Ejemplo 2: En la celda C1 debe aparecer que: A y B son distintos.

A1 B1 C1
21 12 =SI(A1<>B1; "A y B son distintos"; "A y B son iguales")
Tabla 2

Conector lógico: Y

Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función Si, se usa anidando la función Y
como primer argumento de la función SI.

Nos permite incluir en la misma pregunta varias condiciones las cuales deben ser cumplidas en
su totalidad para que su respuesta sea VERDADERA (todas deben ser verdaderas para que la
respuesta final lo sea). Y sólo se realizará el argumento situado en la parte verdadero del Si en
el momento que todas las respuestas sean verdaderas.

Notación: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo: En este ejemplo, A1 es edad, B1 es estatura y C1 debe salir: Puede inscribirse, porque
ambas condiciones son verdaderas.
A1 B1 C1
17 180 =SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede inscribirse" ;"NO puede participar")
Tabla 3

Conector lógico: O

Su modo de uso es el mismo que el conector Y, pero en este caso la respuesta final se hace
FALSA sólo cuando todas las condiciones sean FALSAS.

Notación: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo: En este ejemplo, A1 es edad, B1 es estatura y C1 debe salir: Puede inscribirse, porque
bastaba con que A1 fuese verdadero.
A1 B1 C1
19 130 =SI(O(A1>16;B1>150);"Puede inscribirse";"NO puede participar")
Tabla 4

14
Nota: Todas las fórmulas y funciones tienen la característica de poder ser anidadas, véase el
ejemplo en la figura 9.
Anidar significa colocar elementos dentro de otros.
En el fondo se debe observar que la función SI, que recibe tres parámetros, contiene como
parámetros otras funciones: PROMEDIO en el primero y SUMA en el segundo.

Figura 9

Funciones de tiempo

Puede ver el ejemplo en la figura 10, a continuación.

15
 Figuras 10 y 10.1

Los resultados los entrega en fracciones de días, horas, minutos y segundos. Recuerde
modificar el formato para especificar la manera en que retornará los resultados.

Total y subtotal

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales

en una lista de datos que suelen estar relacionados. Cuando se insertan subtotales
automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de
detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena

la lista de datos para agrupar los contenidos
por categorías, en el ejemplo se ordenan los
datos por Fecha y se calcula la suma por las
ganancias, tal y como lo muestra la figura
11.

Si los datos no están organizados en una

lista, o si sólo necesita un total, puede
utilizar Autosuma
Figura 11

Módulo II: ADMINISTRACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

Aplicación de filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a
los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

• Filtro avanzado, para criterios más complejos

16
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

En el siguiente ejemplo, podemos ver como se realiza un filtro de texto: buscaremos todos
los productos que contengan la palabra "té"

Figura 12

Sabemos que una tabla está filtrada cuando aparecen una flecha al costado derecho de cada
encabezado, ver figura 13 de ejemplo. Esta flecha es el menú que permite especificar la
manera en que vamos a filtrar nuestra tabla.

Figura 13

17
Ya se había mencionado anteriormente que los filtros son herramientas para facilitar la
administración, análisis y la búsqueda de datos. Ahora veremos de forma más detallada como
se utilizan. La gracia de los filtros es que se puede ocultar la información no relevante sin
perderla.

Filtro automático

Una vez que se tienen un conjunto o volumen grande de datos es posible organizarlos sin
perder su contenido utilizando la herramienta de filtro automático.
Para ello se tiene que seleccionar la serie de datos y luego elegir la opción autofiltro, en el
menú Datos  Autofiltro.
Automáticamente dejará la celda superior como guía para filtrar los demás datos, las opciones
que ofrece para filtrar son por:
• Orden ascendente: organiza los datos a la vista, en orden de menor a mayor.
• Orden descendente: organiza los datos a la vista, en orden de mayor a menor.
• Todas: mostrar todos los datos.
• Los 10 mejores: presenta los 10 datos se puede elegir entre más bajo y más alto.
• Personalizar: se eligen los parámetros para filtrar.
• Dato específico de la celda: se elige un dato específico a mostrar de la lista en
cuestión.

Hay que tener en cuenta que los filtros se realizan sobre datos filtrados, lo que quiere decir
que si ya filtró la información previamente, al aplicar un nuevo filtro, este no considerará los
datos que ha ocultado el filtro anterior. Los datos que ya están filtrados figuran con la flecha
del menú de color azul.

Filtro personalizado

En la opción de filtro personalizado existen una serie de rangos lógicos para establecer el filtro,
el primer segmento permite seleccionar según: = , >=, <=, <>, comienza por, termina por, entre
otros. El segundo segmento permite seleccionar un elemento específico del listado.

Luego se puede seleccionar un segundo condicionante con las mismas características y que se
contactan mediante conectores lógicos Y u O. Como puede apreciar en el ejemplo de la figura
14, aquí se están mostrando sólo los individuos cuyos nombres comienzan con j O con p.

18
 Figura 14

Análisis de datos

Existen varias herramientas para analizar los datos, acá se verán escenarios y objetivos.

Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis Y si (análisis de hipótesis: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo
afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa
de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los
pagos.).

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir

automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado
de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una
hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver
distintos resultados.

Figura 15

19
Luego de elegir la opción escenarios del menú herramientas, en la ventana emergente de
escenarios se selecciona agregar para crear un nuevo escenario. De ahí se le da un nombre y se
seleccionan los datos que sirven para generar la simulación, en el ejemplo las celdas C16 y C17
que corresponden a ingresos brutos y pérdidas, en el ejemplo se elige un mal escenario para
esta simulación. Luego se pueden crear varios casos y la idea es poder visualizarlos y
establecer comparaciones como se muestra en la figura siguiente.

Figura 16

Para visualizar la información de todos los escenarios en un formato de impresión, basta con
seleccionar la opción “Resumen” del administrador de escenarios.

Buscar Objetivos

También forma parte de las herramientas de análisis Y si. En el caso de que conozca el
resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado,
podrá utilizar la función Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el menú
Herramientas. Al realizar una búsqueda de objetivo (búsqueda de objetivo: método para
buscar un valor específico para una celda ajustando el valor de otra celda. Cuando se busca un
objetivo, Excel varía el valor de una celda que especifique hasta que una fórmula que sea
dependiente de esa celda devuelva el resultado deseado.), Microsoft Excel varía el valor de
celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado
deseado.

Generar Listas

Las listas están diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos
relacionados en una hoja de cálculo. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y
analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo,
puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla
dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

20
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para
separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

Para crear una lista, basta con seleccionar una serie de datos en una columna (o cuadrícula) y
con el menú emergente (botón derecho) elegir crear lista. El área seleccionada se transformará
automáticamente en una lista de Excel.
• Cada columna de la lista tiene el
Autofiltro habilitado.
• Toda lista aparece con un borde
azul.
• El asterisco indica en qué fila se
pueden agregar datos.
• Se puede agregar una fila para
Totales haciendo uso de la barra
de Lista.

Figura 17

Módulo III: TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas, también llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis
de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en
la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD
con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la
información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

La idea de trabajar con tablas dinámicas es analizar la información variada que puede
aparecer en una tabla sencilla pero con bastante información relacionada, en el gráfico
siguiente podemos ver que tenemos una tabla con varios datos relacionados. En
general las ventas de cada producto según país y ciudad. Entonces, basta con:

• Seleccionar toda la tabla, ir a la pestaña Insertar.

• Ir a la pestaña insertar y elegir tabla dinámica.
• Aparecerá una ventana, donde podremos seleccionar que columnas de la tabla
habremos de analizar.
• Luego puede reubicar las columnas en los paneles que más le convengan,
teniendo en cuenta que:
o Rótulos de fila: las columnas que caen en este panel, pasan a ser las filas
de nuestra tabla dinámica y pueden ser anidadas (ejemplo: ciudad es
parte de país).

21
 o Rótulos de columna: corresponden a las columnas en nuestra tabla
dinámica.
o Valores: son los datos numéricos que irán en el área central de la tabla,
lo que será calculado. Es posible cambiar el tipo de fórmula, ya que por
defecto aparece como autosuma.
o Filtro: es para organizar la tabla según un tema en particular.

Gráfico: tabla dinámica

Módulo IV: GRÁFICOS

Los histogramas y/o gráficos en Excel se realizan a partir de datos previamente hechos en las
tablas de Excel.

El histograma es una representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la

superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados. En el eje
vertical se representan las frecuencias, y en el eje horizontal los valores de las variables,
normalmente señalando las marcas de clase, es decir, la mitad del intervalo en el que están
agrupados los datos.

Para diseñar gráficos, se debe tener un rango de datos, por ejemplo dos columnas con
información relacionada, como se puede ver en el gráfico, luego se debe seleccionar dicho
rango y seleccionar de la pestaña Insertar, el gráfico que más nos acomode.

22
 Figura: histograma

Para modificar la información en un gráfico debe seleccionar el objeto que desea modificar y
luego hacer clic con el botón derecho para editar la información. En el ejemplo a continuación,
queremos ver las características de la línea de tendencia y podemos observar que, por defecto,
esta ha seleccionado el formato lineal. Como decíamos, dicho formato puede ser modificado
cambiando los datos en la ventana de ayuda.

Figura: Modificar gráfico

23
Módulo V: MACROS

Entenderemos por macro a una serie de comandos y funciones almacenados en un módulo de

Visual Basic, para ser ejecutados cuando el usuario lo estime conveniente, esto se hace para
ahorrar pasos repetitivos y/o tediosos.

Para trabajar con macros:

• Grabar macros.
En el Menú de Herramientas de Excel  elija Macro  luego, grabar nueva Macro.
Debe aparecer una ventana
emergente como la de la figura.
A cada macro debe signarle un
nombre y puede colocar un
método abreviado para acceder
rápidamente a ella. Luego debe
seleccionar donde se activará
dicha macro.
Una vez realizada esta
operación, todo lo que usted
escriba en su hoja de cálculo
será grabado en la macro. Figura Grabar Macro
Luego debiera aparecer una barra de herramientas flotante que le
permitirá detener el proceso de grabación de comandos, para detenerlo
debe presionar el botón “stop” (cuadro azul a la izquierda en la figura).
Figura visor

Para ejecutar una macro existen un par de opciones:

- Ir a la barra de menú Herramientas  Macro  Macros y aparecerá un cuadro de

diálogo en seguida seleccione la macro que desea ejecutar y haga clic en el botón
“Ejecutar”.

- Si asignó un método abreviado entonces utilícelo así:

Notación: ctrl+letra. En el ejemplo de la figura 6, debiera ser: ctrl+p.

Las macros se pueden: ejecutar, eliminar, modificar, seleccionar para ver sus datos como se
puede apreciar en la figura siguiente.

24
 Figura Macro

Generar Rutinas

También se pueden crear macros desde el editor integrado de Visual Basic en Excel. El Editor
de Visual Basic es un programa diseñado para que los usuarios de Office puedan escribir y
editar el código VBA necesario para crear las macros. Además, se pueden copiar las macros de
un módulo a otro, entre diferentes libros(documentos), cambiar el nombre de los módulos que
almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.

Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) es un lenguaje de programación de alto nivel
desarrollado para la creación de aplicaciones Windows. Este cuenta con un conjunto común de
instrucciones VBA que pueden ser utilizadas con todos los productos de Microsoft Office. Para
trabajar con esta interfaz debe conocer este lenguaje.

Para acceder al editor debe ir al Herramientas  Macro  Editor de Visual Basic.

La aplicación que se abre corresponde a la figura siguiente. En ella puede agregar todos los
módulos que desee (cada módulo es el conjunto de comandos que componen una macro),
entonces, para agregar un nuevo módulo debe ir al menú Insertar  Módulo.

25
 Figura Editor de Visual Basic

Para escribir código en un módulo se debe comenzar nombrando la macro luego de colocar la
palabra Sub, de este modo:
Notación:
Sub Nombre_macro()
….. aquí van sus comandos….
End Sub

El término Sub indica el inicio de su procedimiento (conjunto de órdenes) y End Sub indica el
final de su módulo.

Vea la figura a continuación para ver un ejemplo práctico:

El comando MsgBox genera una ventana emergente que indica lo que aparece entre comillas
dobles. Para cerrar la ventana, debe presionar el botón. Los elementos de la ventana y su
funcionamiento son generados automáticamente.

Figura MS Visual Basic

26
Debe tener en cuenta que como todo lenguaje de programación, VBA tiene estructuras de
control, tales como:
Condicionales:
1. If condición then
[instrucciones]
Elseif condición then
[instrucciones]
End if
2. If condición then
[instrucciones]
Else
[instrucciones]
End if

Bucles:
1. Do while condición [instrucciones] Loop

2. For Each elemento In grupo

[instrucciones]
[Exit For]
[instrucciones]
Next

Ejemplo:
El código presentado en la figura siguiente, modifica los colores de la celda dependiendo de los
datos que esta contenga. De este modo que si seleccionamos una celda que contenga texto
donde aparezca la palabra gato, el fondo pasará a ser de color verde; si el texto contiene la
palabra perro, pasará a ser rojo. Si contiene texto que no incluya ninguno de los términos
anteriores pasará a ser azul y si la celda está vacía quedará en amarillo.

Figura Ejemplo de Macro con Editor de Visual Basic

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