BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Dasar Teori

Untuk memperoleh gambaran yang jelas serta kemudahan dalam penulisan

laporan ini, penulis memberikan penjelasan mengenai sistem ini dengan mengutip

beberapa literatur, teori, konsep dan pendapat para ahli.

Diperlukannya teori dan konsep merupakan kebutuhan praktis bagi

pemecahan persoalan, berguna untuk memberikan suatu kerangka kerja dalam

memikirkan dan menyederhanakan suatu masalah. Kerangka kerja tersebut

membantu dalam membentuk persoalan menuju pemecahan dalam memilih satu

di antara sekian pilihan yang ada. Teori dan konsep sangat berharga dalam

pendidikan dan pelatihan.

Konsep dan teori yang menjadi dasar sistem informasi kadang-kadang tidak

didefinisikan secara tepat dan elevansi konsep terhadap apanlisis dan rancangan

sistem informasi berkisar dari lemah sampai kuat. Hubungan antara teori dan

praktek dengan sendirinya akan semakin baik dengan bertambahnya pengalaman

dan riset yang bersangkutan.

Dengan tetap berpijak dari teori-teori, konsep-konsep dan literatur-literatur

yang telah baku serta berbagai pendapat yang dikemukakan para ahli tersebut,

berikut akan dijelaskan beberapa pengertian yang berhubungan dengan rangkaian

kegiatan yang dilakukan dan dalam pembuatan Aplikasi Sistem Informasi

Dokumentasi Arsip Digital pada Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika

Bidang Komisi Informasi Provinsi Kalimantan Timur.

6
2.1.1. Aplikasi

Pengertian aplikasi adalah suatu bagian dari perangkat lunak yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang khusus yang dihadapi user
dengan menggunakan kemampuan komputer. Sedangkan pengertian penjualan
adalah suatu proses seseorang atau organisasi untuk meyakinkan customer
membeli produk yang ditawarkan. (Nugroho, Adi. 2008)

Secara istilah pengertian aplikasi adalah suatu program yang siap untuk

digunakan yang dibuat untuk melaksanankan suatu fungsi bagi pengguna jasa

aplikasi serta penggunaan aplikasi lain yang dapat digunakan oleh suatu sasaran

yang akan dituju.

Menurut kamus computer eksekutif, aplikasi mempunyai arti yaitu

pemecahan masalah yang menggunakan salah satu tehnik pemrosesan data

aplikasi yang biasanya berpacu pada sebuah komputansi yang diinginkan atau

diharapkan maupun pemrosesan data yang di harapkan.

Pengertian aplikasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Aplikasi

adalah penerapan dari rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakan

aturan atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu”. (KBBI).

2.1.2. Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan

pokok kearsipan, Bab I pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksudkan dengan

arsip di dalam buku Administrasi Kearsipan Sedarmayanti (2008:32) adalah:

- Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-

lembaga dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
- Arsip adalah naskah-naskah yag dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam

7
 keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.

2.1.3. Arsip Elektronik

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang

sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran

elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran

elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat

komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik

direkam dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain.

Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk

suatu sistem arsip elektronik yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan

dan penamaan file-file hasil alih media.

Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka

sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata

lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Manfaat Arsip Elektronik:

a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen

tanpa meninggalkan meja kerja.

b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur

yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.

c. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci

maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

8
d. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat

di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat

mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja

dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media

lain, misalnya CD atau external hard disk.

e. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB

akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000

lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto

(1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).

f. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau

buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga

berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau

bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

g. Berbagai arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega

maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.

h. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas

dicantumkanpada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka

orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

i. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke

dalammedia penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-

recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah

banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

9
 Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip

konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

a. Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk dilayankan adalah dengan mempertimbangkan

kegunaan arsip diman arsip yang sering dicari oleh pengguna adalah yang

menjadi prioritas pertama, kemudian adalah arsip yang sudah rapuh atau segera

rusak, untuk menjaga, merawat, maupun untuk pertimbangan perlindungan

maka arsip-arsip yang sudah rapuh didahulukan untuk dilayankansehingga

disamping sebagi fungsi pelayanan juga untuk fungsi perlindungan.

Pertimbangan selanjutnya adalah dari sisi informasi, semakin penting informasi

yang terkandung di dalam arsip maka arsip tersebut menjadi prioritas untuk

segera dilayankan

b. Tahapan Pemindaian

Tahapan pemindaian dimana arsip konvensional jenis tekstual dan jenis

foto dilakukan pemindaian dengan alat pemindai yaitu scanner. Proses

pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada format TIFF yaitu format

image tanpa kompresi dan resolusi pada 600dpi untuk perlindungan arsip

c. Tahapan Manipulasi

Tahapan dimana arsip elektronik disesuaikan sehingga nantinya dapat

digunakan pada aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi adalah

sangat besar dan berformat TIFF maka pada tahapan ini diubah formatnya ke

dalam bentuk pdf dan ukuran resolusi diperkecil sampai dengan 25% dari

aslinya

10
d. Tahapan Entry Data

Setelah arsip elektronik dilakukan proses manipulasi dan siap untuk

digunakan maka selanjutnya adalah melakukan entry data dimana data

deskripsi arsip disesuaikan dengan arsip elektronik sehingga pengguna dapat

melakukan pencarian dari aplikasi ini dengan menggunakan kata kunci sesuai

dengan deskripsi arsip dan dpat langsung melihat arsip elektronik hasil

penemuan kembali tersebut. Dengan layanan yang langsung dapat

menggunakan arsip.

e. Tahapan Editing dan Koreksi

Tahapan terakhir diman pada tahapan ini disamping dilakukan koreksi

terhadap pengetikan deskripsi arsip juga dilakukan koreksi apakah data

deskripsi arsip yang dientry sudah sesuai dengan arsip elektronikanya. Jika

pengetikan maupun kesesuaian data belum benar maka segera dilakukan

editing yang diharapkan dari proses koreksi dan editing ini tidak ada kesalahan

teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

a. Keuntungan:

- Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

- Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

- Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.

- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

- Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

- Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

11
b. Kelemahannya :

-. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

-. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan

maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

-. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,

misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen

kerena tidak sengaja.

2.1.4. Database

Pengertian Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan

merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang menyusun sebuah

database adalah Data Record dan Field.

- Data adalah suatu informasi yang akan diolah. Sebelum diolah data

dikumpulkan di dalam suatu file database.

- Record adalah data yang isinya merupakan satu kesatuan seperti nama

user dan password. Setiap keterangan yang mencakup nama user dan

password dinamakan satu record. Setiap record diberi nomor urut yang

disebut nomor record (record number). (Anhar, ST : 2010).

2.1.5. MYSQL

MySQL (My Struktured Query Language) atau yang biasa dibaca mai-se-

kuwl adalah sebuah progam pembuat dan pengelola database atau yang sering

disebut dengan DBMS (Database Manajemen System), sifat dari DBMS ini

adalah Oper Source, kita bisa mendapatkannya secara gratis pada alamat

12
http://www.mysql.com. Saat kita mendengar Open Cource maka seakan kita ingat

dengan sistem operasi handal keturunan Unix yaitu Linux.

MySql sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux, dengan

adanya perkembangan dan banyaknya pengguna serta lisensi dari database ini

adalah Open Source, maka pengembang kemudian merilis versi windows.

Selain itu MySQL juga merupakan program pengakses databasee yang

bersifat jaringan, sehingga dapat digunakan untuk aplikasi Mulsi User (banyak

pengguna). Kelebihan lain dari MySQL adalah menggunakan bahasa query

(permintaan) standar SQL (Structured Query Language). SQL adalah suatu bahasa

permintaan yang terstruktur, SQL telah distandarkan untuk semua program

pengakses database seperti Oracle, PosgreSQL, SQL Server dan lain-lain.

Sebagai sebuah program penghasil databse, MYSQL tidak mungkin berjalan

sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi pengguna (interface) yang berguna sebagai

program aplikasi pengakses database yang dihasilkan. MySQL dapat didukung

oleh hampir semua program aplikasi baik yang Open Sourceseperti PHP maupun

yang tidak Open Sourceyang ada pada platform windows sepertiVisual basic,

Delphi dan lainnya.

DBMS yang menggunakan bahasa MySQL :

- MySQL

- MSQL

- PosgreSQL

- Oracle

- SQL Server

13
- Interbase, dll.

Program-program aplikasi yang mendukung MySQL :

- PHP (Page Hipertext Preprocessor)

- Borland Delphi, Borlan C++ Builder

- Visual Basic

- Visual Foxpro

- Interbase, dll (Iswanto, ST : 2007)

2.1.6. PHP

PHP adalah kependekan dari PHP Hypertext Preprocessor, bahasa

interpreter yang mirip dengan Bahasa C dan Perl yang memiliki kesederhanaan

dalam perintah. PHP dapat digunakan bersama dengan HTML sehingga

memudahkan dalam pembangunan aplikasi web yang cepat. PHP dapat digunakan

untuk meng-update basis data dan menciptakan basis data. Interpreter adalah

sebuah program yang digunakan untuk membaca file yang berisi kode program

yang akan dijalankan, kemudian interpreter tersebut akan meminta CPU untk

melakukan perintah yang diterimanya.

Seperti halnya program Open Source lainnya, PHP dibuat di bawah lisensi

GNU, General Public License, yang dapat di download geratis melalui situs

http://www.php.net. Awalnya PHP diciptakan oleh Andi Gutmans untuk

menghitung jumlah pengunjung yang mengakses homepage yang dibuatnya.

Namun seiring dengan perkembangan Internet, dirilis PHP/FI, PHP2, PHP3,

PHP4 dan selanjutnya PHP5. PHP5 telah mampu digunakan untuk membangun

aplikasi web dengan koneksi basis data yang cukup banyak. PHP5 adalah bersi

14
pengembangan dari PHP4 dan menambahkan fungsi-fungsi seperti Zend Engine

(http://www.zend.com) sehingga akses lebih cepat, kuat dan stabil, serta

memudahkan untuk berinteraksi dengan berbagai aplikasi pendukng lainnya.

PHP banyak mendukung basis data, seperti MYSQL, PostgresSQL,

Interbase, ODBC, mSQL, oracle dan Sybase. Kini PHP 4 banyak digunakan oleh

par aweb developer untuk membangun aplikasi web karena memang lebih terbukti

dapat bekerja dengan baik.

Bahasa pemrograman PHP adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam

sebuah web server. Script-script PHP yang dibuat harus tersimpan dalam sebuah

server dan dieksekusi atau diproses dalam server tersebut. Penggunaan program

PHP memungkin kan sebuah website menjadi lebih interaktif dan dinamis. Data

yang dikirim oleh pengunjung website/aplikasi komputer client akan diolah dan

disimpan dalam database web server dan bisa ditampilkan kembali apabila

diakses.

Berikut beberapa keunggulan yang dimiliki program PHP

- PHP bersifat free atau gratis.

- beberapa server seperti Apache, Microsoft IIS, PWS, AOLserver, phttpd,

fhttpd dan Xitami mampu menjalankan PHP.

- Tingkat akses PHP lebih cepat serta memiliki tingkat keamanan yang tinggi.

- Beberapa database yang sudah ada, baik yang bersifat free/fratis ataupun

komersial sangat mendukung akses PHP diantaranya MySQL.

15
- PHP mampu berjalan di Linux sebagai platform sistem operasi utama bagi

PHP, tetapi dapat juga berlana di FreeBSD, Unix, Solaris, Windows dan

lainnya. (Madcoms, Andy : 2008)

2.1.7. Adobe Dreamweaver

Adobe Dreamweaver adalah suatu bentuk program editor yang dibuat

pertama kali oleh Macromedia kemudian diakuisisi oleh Adobe sehingga yang

awalnya bernama Macromedia Dreamweaver kini menjadi Adobe Dreamweaver.

Dengan menggunakan program ini, seorang programmer web dapat dengan

mudah membuat dan mendesain webnya, karena bersifat WYSIWYG (What You

See Is What You Get).

Adobe Dreamweaver selain sebagai editor yang komplate juga dapat

digunakan untuk membuat animasi sederhana yang berbentuk layer dengan

bantuan Javascript yang didukungnya. Dengan adanya program ini kita tidak akan

susah-susah untuk mengetik skrip-skrip format HTML, PHP, JSP, ASP,

JavaScript, CSS maupun bentuk program lainnya.

Sebagai editor, Adobe Dreamweaver mempunyai sifat yang WYSIWYG

dibaca (wai-si-wig) yang artinya apa yang kita lihat pada halaman desain, maka

semuanya itu akan kita peroleh pada browser. Dengan kelebihan ini sehingga

seorang programer (pembuat program) atau desainer (pembuat desain web) dapat

langsung melihat hasil buatannya tanpa harus membukanya pada browser

(aplikasi pengakses web seperti Internet Exploler, Mozila, Chrome, dll).

Versi editor yang digunakan untuk menulis laporan ini adalah Adobe

Dreamweaver CS6. (Bunafit Nugroho : 2008)

16