PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. PROSES BISNIS PROKUREMEN

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan, dan mendapatkan
barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang dihasilkan oleh entitas
lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen. Sistem enterprise resource
planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang
berkaitan dengan proses bisnis prokuremen. SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul
pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem integrasi total untuk pembuatan dan
pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Dokumen pada R/3 adalah
dokumen online, yang dibuat dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik.
Berikut merupakan langkah-langkah umum dalam proses prokuremen:
a) Menentukan Kebutuhan
b) Memilih Sumber Daya
c) Permintaan untuk Quotation
d) Memilih Pemasok
e) Menerbitkan Pesanan Pembelian
f) Penerimaan Barang
g) Verifikasi Faktur
h) Pembayaran Kepada Pemasok
i) Record Master
2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN
a. Permintaan (Penyimpanan)
Pemintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari
departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang
membuatnya.
b. Pembelian
Tanpa memerhatikan bagaimana atau di mana permintaan pembelian dimulai, fungsi dari
departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman.
c. Penerimaan
 Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi penyimpanan.
Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok.
d. Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.
e. Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok.
f. Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai
harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual.
g. Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika
diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada
waktu yang sama.
3. PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS
Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual yang biasa digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi
pada jumlah kecil yang diambil dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.
Konsep dana Imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest penggajian dan
pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan sistem. Dana imprest
adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan.
a. Hutang Dagang
b. Pengeluaran Kas
c. Buku Besar
d. Audit Internal
e. Sistem Voucher
f. Posting Hutang Dagang
4. PROSES BISNIS SUMBER DAYA MANUSIA
Bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem
informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia
menyediakan alat untuk menyiapakan dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur
organisasi. Daftar pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar
kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya
manusia yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat
untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian, dan histori karyawan.
Bagian ini akan mengilustrasikan konsep proses bisnis sumber daya manusia dengan melihat
karekter dasar dari kompenen sumber daya manusia dari SAP R/3.
a. Pemrosesan SDM pada SAP R/3
b. Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data
sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :
 Data Master
 Organisasi Data
 Objek SDM
5. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN
Gelinas (2008) menyatakan bahwa proses penggajian merupakan suatu struktur yang
berinteraksi untuk menciptakan arus informasi untuk mendukung rutinitas pekerjaan dari data
untuk pajak, gaji dan tunjangan, pelaporan kehadiran, ketepatan waktu, dan membayar karyawan
untuk pekerjaan yang dilakukan. Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar,
proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah
menetapkan pajak untuk gaji; regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem
penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh
hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola
pencatatan yang memadai. Pada hukum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah
tanggung jawab analis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Karakteristik utama dari ilustrasi flowchart dokumen proses penggajian adalah pemisahan
fungsi-fungsi berikut ini:
a. Personel
b. Pencatat Waktu
c. Penggajian
d. Persyaratan Pemrosesan Penggajian