No. Dok.

: SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 1 dari 7

I. TUJUAN
Prosedur bertujuan untuk:
1. Menetapkan proses komunikasi internal dan eksternal yang dibutuhkan dan relevan
dengan SMK3 dan Sistem Manajemen Lingkungan (SML) dengan memperhitungkan
kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dan persyaratan lain terkait K3L
dan memastikan informasi lingkungan yang dikomunikasikan konsisten dengan
informasi yang dihasilkan SMK3 dan SML, dan dapat diandalkan.
2. Untuk memastikan Perusahaan menanggapi komunikasi yang relevan dengan SMK3 dan
SML Perusahaan menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti komunikasi
3. Untuk memastikan proses sistem manajemen K3 dan SML yang melibatkan penyedia
eksternal (pemasok dan kontraktor) dikendalikan melalui proses komunikasi persyaratan
sistem manajemen kepada penyedia eksternal secara efektif.
4. Menetapkan proses untuk partisipasi pekerja dalam penerapan SMK3, dan konsultasi
dengan kontraktor terkait perubahan-perubahan SMK3

II. RUANG LINGKUP

1. Ruang lingkup prosedur ini meliputi pengaturan proses komunikasi internal, proses
partisipasi pekerja dalam SMK3, komunikasi eksternal, komunikasi kepada penyedia
eksternal dan tamu, pemantauan dan pelaporan komunikasi K3L, penyimpanan hasil
komunikasi, dan proses konsultasi dengan internal dan eksternal terkait
perubahan-perubahan yang dapat berdampak pada Sistem Manajemen K3 dan SML.
2. Prosedur ini berlaku di area kerja PT. Medan Sugar Industry

III. REFERENSI
1. PP No. 50 Tahun 2012, Sub Elemen 1.1 dan 1.4
2. Permenaker PER.04/MEN/1987 Tentang P2K3 serta tata cara Penunjukkan Ahli
Keselamatan Kerja
3. ISO 9001:2015, klausul 7.1.4
4. ISO 14001:2015, klausul 7.4, 8.1, 9.1.1

IV. ISTILAH
1. Komunikasi: penyampaian atau pertukaran informasi.
 No. Dok. : SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 2 dari 7

2. Komunikasi dua arah: bentuk penyampaian informasi yang interaktif dari dua penyampai
informasi atau lebih seperti rapat, pelatihan, pengarahan, sosialisasi, surat-menyurat, surel,
dsb.
3. Komunikasi satu arah: bentuk penyampaian informasi non interaktif seperti poster, banner,
pamflet, booklet, buletin, rambu peringatan, gambar, dsb.
4. Komukasi lisan: metode komunikasi dalam bentuk lisan seperti percakapan dengan temu
muka, rapat, percakapan telepon, percakapan video, dll
5. Komunikasi tulisan: metode komunikasi tertulis seperti melalui surat, surat elektronik
(surel), SMS, faksimili, dan aplikasi percakapan lain yang tertulis sesuai perkembangan
teknologi
6. Pihak Berkepentingan: orang atau organisasi yang dapat mempengaruhi / dipengaruhi
oleh, atau merasa akan terpengaruh oleh keputusan atau kegiatan Perusahaan. Ini
termasuk pemerintah setempat, masyarakat lokal, dan organisasi non pemerinta setempat,
dsb.
7. Wakil Pekerja: Supervisor dari masing-masing Bagian / Departemen yang merupakan
anggota dari P2K3 di PT. Medan Sugar Industry
8. P2K3: Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang terdiri atas perwakilan
manajemen dan pekerja perusahaan yang bertugas untuk membina penerapan sistem
manajemen K3 di PT. Medan Sugar Industry

V. PROSEDUR
A. Komunikasi Internal
1. HSE Manager mengidentifikasi komunikasi internal Perusahaan di seluruh tingkatan yang
diperlukan untuk mendukung penerapan sistem manajemen K3 (SMK3) dan SML yang
efektif. Identifikasi dengan mempertimbangkan media komunikasi, waktu komunikasi,
siapa yang akan disampaikan informasi, dan cara komunikasi.

2. HSE Manager menyampaikan informasi kepada Departemen terkait mengenai:

a. Agenda komunikasi internal berupa rapat antar departemen, sosialisasi, pengarahan
karyawan / karyawan baru, dan pelatihan, pelaporan kerja, dsb, terkait penyampaian
aspek lingkungan penting dan agenda SMK3 dan SML lainnya.
b. Komunikasi satu arah seperti penyediaan rambu, poster, dsb yang bertujuan untuk
meningkatkan kesadaran dalam penerapan SMK3 dan SML.

3. Karyawan, staff, dan manajemen dapat melakukan komunikasi internal yang berjenis
keluhan, pengaduan, dan saran secara:
- formal atau di ruang publik seperti dalam rapat antar departemen, sosialisasi,
pelatihan, surat / surel terbuka, dsb, ataupun
 No. Dok. : SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 3 dari 7

- informal atau yang bersifat personal, yaitu yang diterima secara langsung oleh yang
bersangkutan melalui telepon, temu muka, email dsb.

Informasi keluhan, pengaduan, dan saran tersebut bila terkait dengan ketidaksesuaian
dapat ditindaklanjuti sesuai dengan SOP Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan.

4. Komunikasi Internal berbentuk pertemuan yang dilakukan secaran berkala yaitu:

a. Pre-Work Meeting / Tool Box Meeting
Pertemuan / pengarahan singkat dilaksanakan untuk seluruh karyawan sebelum
memulai pekerjaan

Tujuan pertemuan adalah :

 Mendiskusikan rencana pekerjaan hari itu
 Mengidentifikasi adanya resiko pada area kerja
 Untuk memberitahu secara ringkas pada seluruh karyawan hingga mereka menyadari
peran dan tindakan pencegahan yang diperlukan

Semua karyawan harus mengambil bagian dalam pertemuan ini. Pertemuan ini mungkin
diselenggarkan oleh Leader / Manager dengan segera

Supervisor/ Manager terkait memastikan bahwa semua pekerja memahami sepenuhnya

mengenai pengarahan singkat tersebut dengan meminta mereka bertanya atau dengan
menanyai mereka.
Pertemuan ini dapat tidak didokumentasikan.

b. Pertemuan HSE Mingguan

Pertemuan HSE Mingguan merupakan cara terbaik untuk saling berbagi berita
keselamatan kerja; Pertemuan ini dapat menjadi alat propaganda Keselamatan Kerja
yang ampuh bagi para karyawan. Suatu metode yang ampuh memberikan pelatihan di
tempat

Setiap Manager diharapkan memberikan dorongan agar tiap karyawan dapat memimpin
pertemuan yang lamanya pertemuan antara 20 menit sampai 60 menit. Satu atau
beberapa topic yang ditawarkan dapat diusulkan untuk dibahas. Hasil pertemuan dicatat
dalam dokumen.

Topik yang didiskusikan yaitu:

 Prosedur, Instruksi Kerja dan aturan HSE
 Praktek kerja yang aman
 Tinjauan kembali kecelakaan kerja yang terbaru di lokasi
 No. Dok. : SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 4 dari 7

 Mempelajari kasus dari kecelakaan kerja yang bersumber dari surat kabar atau
sumber yang lain
 Menyoroti resiko yang saat ini ada dalam pekerjaan dan cara-cara
pencegahannya
 Aktivitas/Penyelidikan atau Pemeriksaan Keselamatan Kerja atau program
Keselamatan Kerja yang diselenggarakan pada minggu sebelumnya

c. Rapat P2K3 Bulanan

Pertemuan ini diselenggarakan di kantor yang dihadiri oleh seluruh anggota Panitia
Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3), yang dipimpin oleh Ketua P2K3.

Topik yang didiskusikan meliputi namun tidak terbatas pada hasil dari penyelidikan insiden,
data hasil pemantauan dan pengukuran K3, dan masukan gagasan untuk peningkatan
SMK3 di tempat kerja. Setiap peserta pertemuan (temasuk supervisor yang merupakan
anggota P2K3 sebagai wakil pekerja) dapat memeberikan masukan terkait K3 di
Perusahaan

d. Tinjauan Manajemen SMK3

Pertemuan ini diselenggarakan minimal sekali dalam setahun dan dihadiri semua para
Manager yang dihadiri oleh Manajemen Puncak. Pertemuan ini diadakan untuk meninjau
seluruh Pencapaian kinerja HSE dan mendiskusikan segala sesuatu terkait penerapan
SMK3 sesuai persyaratan PP No. 50/2012 dan upaya untuk peningkatan berkelanjutan

e. Standing Briefing Khusus

Pertemuan yang diselenggarakan sebagai respons atas terjadinya suatu kondisi khusus
yang perlu diinformasikan segera kepada seluruh karyawan. Kondisi khusus yang
dimaksud dapat berupa kejadian insiden / accident dengan skala tertentu, perubahan
yang bersifat mendesak, dan sebagainya.
Pertemuan ini dipimpin oleh Factory Manager atau personel yang ditunjuk . Standing
Briefing Khusus dapat diusulkan oleh setiap personel apabila dianggap perlu.
Seluruh karyawan wajib mengikuti pertemuan ini.

5. Partisipasi dan konsultasi Pekerja

Para pekerja dapat berpartisipasi dalam penerapan SMK3 pada proses:
- Identifikasi bahaya dan aspek lingkungan, penilaian risiko dan dampak lingkungan, dan
penetapan pengendalian, serta Pemberian masukan dalam penyusunan dan peninjauan
Sasaran K3 & lingkungan yang prosesnya telah diatur.
- Pelaporan dan penyelidikan insiden
- Pemberian masukan terkait penyusunan dan peninjauan Kebijakan K3L pada saat
Tinjauan Manajemen
 No. Dok. : SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 5 dari 7

- Konsultasi terkait isu K3 melalui komunikasi dua arah yang melibatkan Wakil-Wakil
pekerja yang terdapat pertemuan P2K3 Bulanan

B. Komunikasi Eksternal
1. Semua staf dan karyawan yang menerima komunikasi bersifat dua arah dari eksternal
terkait K3 dan Lingkungan, baik lisan maupun tulisan harus melaporkan kepada
Departemen HSE.

2. Departemen HSE mencatat komunikasi atau isu dari pihak eksternal dan menganalisa
isu-isu tersebut dan bekerjasama dengan Departemen Terkait untuk menanggapi
komunikasi eksternal yang diterima.

3. Departemen HSE dengan persetujuan manajemen akan mengkomunikasikan informasi

tentang aspek K3L yang penting dan kinerja K3L kepada Pihak Berkepentingan, terutama
bila diwajibkan peraturan perundang-undangan, dengan menggunakan media
komunikasi yang sesuai.

4. Departemen HSE mencatat tanggapan atau tindaklanjut komunikasi eksternal. Tanggapan

untuk setiap komunikasi eksternal diberikan maksimal 14 hari kerja sejak infomasi
diterima.

5. Komunikasi kepada penyedia eksternal dan tamu

a. HSE Manager menetapkan persyaratan K3L yang akan dikomunikasikan kepada
penyedia eksternal (pemasok dan kontraktor).
b. Bagian Purchasing mengkomunikasikan persyaratan lingkungan kepada pemasok,
termasuk penyediaan Lembar Data Keselamatan (Safety Data Sheet / SDS) terkait
bahan kimia.
c. HSE Supervisor atau petugas yang ditunjuk mengkomunikasi persyaratan K3
kepada kontraktor dan tamu yang memasuki area Perusahaan menggunakan
“Formulir Pengarahan K3”.

6. Konsultasi Pihak Eksternal

a. Bila terdapat perubahan yang dapat berdampak pada SMK3, atau adanya
persyaratan peraturan perundang-undangan, maka dapat dilakukan konsultasi
kepada Pihak Terkait yang berkepentingan, termasuk kontraktor, untuk memperoleh
masukan yang diperlukan terkait penerapan SMK3 yang efektif.

b. Konsultasi dilakukan oleh Bagian HSE sesuai dengan fungsinya, yaitu untuk
konsultasi terkait isu lingkungan, kesehatan, dan keselamatan kerja;
 No. Dok. : SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 6 dari 7

c. Pelaksanaan konsultasi dapat bekerjasama dengan Departemen lain yang terkait

dengan isu yang dikonsultasikan. Hasil konsultasi dengan pihak eksternal harus
dilaporkan kepada Manajemen Puncak.

C. Pemantauan dan Pelaporan Komunikasi

HSE Manager memantau proses komunikasi internal dan eksternal serta isu-isu terkait
SMK3L dan kinerja K3L, dan hasil serta efektifitasnya dilaporkan dalam Tinjauan Manajemen

D. Penyimpanan Hasil Komunikasi

1. Setiap Kepala Departemen/ Manager bertanggungjawab menyimpan dan memelihara
rekaman komunikasi internal dan eksternal yang terkait fungsi dan pekerjaannya.
2. Untuk komunikasi internal dan eksternal berbentuk rapat atau temu muka yang dihadiri
oleh minimal 3 (tiga) orang peserta dan dianggap penting untuk didokumentasikan sebagai
pemenuhan persyaratan SMK3 maka setiap peserta harus mengisi “Daftar Hadir” dan
hasil rapat dicatat pada “Risalah Rapat”.
3. Setiap komunikasi yang disyaratkan atau terkait peraturan perundang-undangan harus
tercatat. Bila komunikasi dimulai dalam bentuk non formil, temu muka, atau melalui telepon,
atau pesan singkat, maka informasi yang dikomunikasikan harus disalin ulang dalam surat
elektronik untuk tujuan konfirmasi isi komunikasi ataupun penyimpanan informasi.
4. Penyimpanan rekaman hasil komunikasi baik yang menggunakan media elektronik
ataupun tercetak dilakukan sesuai IK Penyimpanan Dokumen dan Catatan.

CATATAN REVISI

Rev Tanggal Alasan Revisi

01 1 Okt ‘17 Penyesuaian isi SOP dengan persyaratan ISO 14001:2015

 No. Dok. : SOP/HSE/16
STANDARD OPERATING
PROCEDURES Rev. : 01

Tgl. Efektif : 01 Okt 2017

KOMUNIKASI K3L
Hlm. : 7 dari 7

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Jabatan HSE Section Head HSE Department Head Factory Manager

Tanda Tangan

Nama Robby P Damanik David Atmodjo Patar H. Simanjuntak

Tanggal 01 Oktober 2017 01 Oktober 2017 01 Oktober 2017