Apresentação

O presente guião foi elaborado pela Direcção de Administração e Finanças com o objectivo
de
fornecer a todas as instituições e estruturas que compõem o MINED, um instrumento de
trabalho
que possa apoiar e reforçar o processo de planificação de procurement em cada uma das
diversas
áreas de actividade.
Neste sentido, os gestores e funcionários do MINED em geral passam a dispor de um
conjunto de
indicações de utilidade prática, como meio de alcançar um patamar superior na planificação
de
procurement, contratando obras, bens e serviços da melhor qualidade por um menor preço
(value
for money), em perfeita sintonia com os princípios estabelecidos pelo Decreto n.º 15/2010.
O presente guião contém, pois, os seguintes elementos:
Fluxograma de processo de planificação, documento que identifica as etapas do processo
de
planificação das aquisições (procurement);
Matriz dos papéis e responsabilidades de cada interveniente no processo de procurement;
Calendário de planificação de procurement contendo prazos para cada etapa;
Descrição das diferentes categorias dos objectos a adquirir - Obras, Bens e Serviços;
Descrição dos diferentes métodos de procurement;
Descrição do sistema de arquivo;
Anexo 1: Modelo de um plano básico de procurement de obras, bens e serviços;
Anexo 2: Modelo da ficha de requisição para iniciar acções e processos de aquisição;
1.1. Integração dos Processos da Planificação do PES, PdA e Procurement
Os processos de desenvolvimento do Plano de Actividades (PdA) e do Plano de Procurement
são
alinhados, devendo aqueles estar em sintonia com o respectivo Plano Económico e Social
(PES).
Espera-se que o reforço do processo de planificação resulte na melhoria da qualidade dos
serviços
prestados ao cliente e aos utilizadores.
A responsabilidade de apresentação do Plano de Aquisições do MINED cabe à UGEA, de
modo a
facilitar a consolidação dos diferentes planos.
Em caso de dúvida, não hesite em contactar a Direcção de Administração e Finanças – DAF,
ou a
respectiva Unidade Gestora de Aquisições do Estado – UGEA, em funcionamento no mesmo
local.
Pessoa de Contacto:
______________________________________________________________
Tel: __________________ E-mail: _____________________
Pessoa de Contacto:
______________________________________________________________
Tel: __________________ E-mail:______________________
3
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
2. Fluxograma do Processo de Planificação de Procurement
Intervenientes
do DAF
Julho / Agosto
Novembro /
Dezembro
Dezembro
Ano seguinte
4
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
3. Matriz de Papéis e Responsabilidades
Cada estrutura integrante do MINED prepara um Plano de Procurement anual acompanhado
pela
correspondente estimativa financeira, designada por Plano anual de Orçamento. A
planificação
corresponde ao ano civil, escalonando-se de Janeiro a Dezembro.
O Plano de Procurement é composto por:
1. Lista completa de itens a serem adquiridos, seu custo estimado e razão da aquisição;
2. Lista das obras públicas a serem realizadas, sua localização e custo estimado;
3. Lista dos serviços de consultoria e necessidades de formação e seu enquadramento;
4. Custo estimado de cada pacote, o método de procurement a ser utilizado, indicação de
que está ou não sujeito a prior review;
5. Definição do timing para as principais fases ou passos do processo de aquisição.
Por forma a sintetizar os papéis e responsabilidades de cada um neste processo, deixamos-vos
a
seguinte tabela:
Papéis / Acções
Responsabilidades
Cliente / Interveniente DAF/UGEA
Plano de Procurement Desenvolver Controlar
Processo de Procurement
(Requisição)
1. Preparar as requisições;
2. Elaborar as especificações
1. Avaliar e aprovar as
requisições:
2. Iniciar o processo de
procurement
Lançamento e gestão do
concurso
Organização e controlo do
processo
Recebimento das obras, bens e
serviços executados
Recepção, contabilização e
controlo Verificação e pagamento
5
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
3.1. Papéis e Responsabilidades:
DAF:
Facultar a capacitação necessária aos clientes de modo a permitir a elaboração efectiva e
eficiente do plano de procurement;
Desenvolver um guião para auxiliar o bom desempenho dos clientes;
Proporcionar capacitação em matéria de requisição de procurement;
Dispensar formação geral sobre o regulamento de contratação em vigor e as questões
essenciais de procurement.
Executar todas as acções de procurement tal como estabelecido pelo Decreto 15/2010,
sua legislação subsidiária e instruções da UFSA, bem como, quando aplicável, nos termos
dos procedimentos em vigor do Banco Mundial;
Assegurar que todas as exigências estabelecidas são observadas;
Prestar serviços e assistência técnica de qualidade;
Assegurar a entrega e pagamentos depois da devida verificação;
Monitorar o procurement no ambito de um regime progressivamente descentralizado.
Intervenientes:
Assimilar o Plano de Procurement e ter consciência da importancia da requisição para o
planeamento;
Melhorar o entendimento sobre as várias categorias: Bens, Serviços, Obras e Consultorias;
Seguir o processo esboçado neste Guião;
Trabalhar em colaboração com a DAF de modo a optimizar os resultados;
Fornecer ao DAF informação de retorno sobre as lições aprendidas.
Consideram-se aqui intervenientes todas as estruturas integradas no MINED que participam
na
elaboração do PES e do PdA.
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Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
4. Calendário de integração de procurement com o PdA
Este é um processo longo, com início no final do primeiro semestre, a nível sectorial, indo até
Setembro quando o plano de procurement assume a sua forma provisória. Daí até ao fim do
ano
tem lugar o processo dinamico que irá culminar na sua aprovação formal.
Ainda que não constituindo uma nova tarefa, é sempre oportuno reforçar o facto de que os
processos de planificação e de procurement aqui referidos requerem, para a plena execução
das
actividades identificadas no PdA, que os intervenientes especifiquem com clareza e precisão
quais
as obras, bens e serviços que requerem.
De modo a assegurar o adequado grau de eficácia é indispensável a integração do processo de
planificação de procurement com os congéneres processos de preparação do PES e PdA.
Assim, sublinhe-se que as etapas e o cronograma do desenvolvimento do PES, PdA e Plano
de
Procurement são as seguintes:
OBS.: Vide modelos do plano de Procurement in páginas 10 a 12
Actividade Output Data Limite Responsabilidade
Identificação das aquisições
do ano seguinte e início da
preparação do PES
Mapa de aquisições dividido pelas
três categorias: bens, obras e
serviços
15 de Junho Cada Área / Cada
Projecto
Finalização dos Planos de
Bens e Serviços
Planos de Procurement de Bens e
de Serviços – Provisórios
1 de
Setembro UGEA
Finalização do Plano de
Obras
Plano de Procurement de Obras -
Provisório
15 de
Setembro UGEA
Preparação dos Planos de
Procurement e de
Orçamento
Draft completo dos planos e
orçamento preparados pelas áreas
e submetidos à Direcção para
revisão
15 de
Outubro
UGEA com apoio de
cada Área / cada
Projecto
Início da preparação do PdA 15 de
Outubro UGEA
Revisão dos Planos de
Procurement, Orçamento e
do PdA
Planos finais revistos submetidos
pelas áreas, em resultado dos
debates e correcções conjuntas
15 de
Novembro
UGEA / Direcção /
Coordenação de
Projecto
Consolidação do Plano
de Procurement e
Orçamento
Plano de Procurement com nº de
ref.ª PdA e Orçamento consolidado
enviados para aprovação superior
15 de
Dezembro
UGEA / Direcção /
Coordenação de
Projecto
Aprovação Formal do Plano
de Procurement e
Orçamento
Plano de Procurement e
Orçamento anual formalmente
aprovados e feita
comunicação ao Banco Mundial e
parceiros
15 de Janeiro
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Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
5. Tipologia dos objectos a adquirir
Esta secção irá auxiliar o correcto preenchimento da coluna 4 do plano de procurement
(MEC-01),
bem como das requisições de aquisição (MEC-2).
O método de procurement a ser adoptado encontra-se ligado à categoria e ao valor da obra,
bem
ou serviço a ser adquirido. Por isso é importante determinar correctamente a categoria e
subcategoria dessas mesmas obras, bens e serviços.
O Regulamento de Contratação de Empreitadas de Obras Públicas, Fornecimento de Bens e
Prestação de Serviços ao Estado, promulgado pelo Decreto n.º 15/2010, deu continuidade à
estruturação do procurement iniciada pelo seu predecessor (Decreto n.º 54/2005) em três
categorias principais:
a)Obras
b)Bens
c) Serviços
Para facilitar a compreensão, o MINED subdividiu estas três grandes categorias em
subcategorias
como se segue:
Obras Bens Serviços
Reparações Veículos e relativos ao
Transprte Consultorias
Nova Pequena Construção Equipamento de Tecnologia
de Comunicação e Informação Pequenos Serviços
Nova Grande Construção Mobiliário e Objectos
relacionados
Logistica e Serviço de
Transporte
Desenho e Arquitectura Material Educativo Manutenção de Edificios
Outros Material de Escritório Protocolo e
Aprovisionamento
Outros Outros
Assinale-se que a Lei subdivide expressamente os serviços de consultoria dos demais
serviços, o
mesmo acontecendo com a regulamentação internacional de procurement, nomeadamente,
com
as Guidelines do Banco Mundial.
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Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6. Modalidades de Procurement
Depois dos intervenientes determinarem a categoria e a subcategoria de obras, bens ou
serviços
necessários, o passo seguinte do processo consiste em identificar qual a modalidade de
procurement a adoptar. Neste sentido, a presente secção irá auxiliar a identificar e determinar
a
modalidade específica aplicável.
O Decreto n.º 15/2010 define os princípios gerais e estabelece os regimes aplicáveis na
aquisição
de obras, bens e serviços a prestar ao Estado.
O Guião, para além de indicar o âmbito da sua aplicação, descreve no quadro abaixo os
regimes
estabelecidos por lei:
a) Regime Geral
Este é a modalidade normal de procurement, a qual tem por figura central o concurso público.
O
processo é regulado pelo Decreto n.º 15/2010.
Em certos casos, onde o concurso público se mostra inadequado ou não produz os resultados
desejados, a lei oferece a possibilidade de usar regimes diferentes, nomeadamente, o especial
eo
excepcional.
b) Regime Especial
Este é o regime de procurement que recorre a normas e procedimentos diversos da legislação
nacional, entre as quais se contam os parceiros internacionais e, em particular, o Banco
Mundial.
c) Regime Excepcional
Este é o regime de procurement que se utiliza sempre que apresenta uma situação em que o
Concurso Público não seja a forma mais conveniente de satisfação do interesse público. Uma
vez
seleccionada uma determinada categoria de acordo com a secção 5, poder-se-á estabelecer a
modalidade aplicável em função dos critérios constantes da página seguinte.
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Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.1. Modalidades de Contratação
Critérios Obras Bens Serviços
Regime Geral
< 87.500 MTN -
Ajuste Directo
Concurso de Pequena
Dimensão
Ajuste Directo
Concurso de Pequena
Dimensão
< 175.000 MTN
Ajuste Directo
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
< 262.500 MTN -
Concurso de Pequena
Dimensão
Concurso de Pequena
Dimensão
< 525.000 MTN Concurso de Pequena
Dimensão - -
< 1.750.000 MTN Concurso Limitado Concurso
Público
Concurso Limitado Concurso
Público
Concurso Limitado Concurso
Público
Regime Excepcional
Complexidade dos requisitos de
qualificação e custo das propostas Prévia Qualificação Prévia Qualificação Prévia
Qualificação
As especificações não podem ser
previamente definidas com precisão Duas Etapas Duas Etapas Duas Etapas
Até 1.750.000,00 MT (bens e serviços) - Limitado Limitado
Até 3.500.000,00 MT para obras Limitado - -
Até 262.500,00 MT (bens e serviços) Pequena Dimensão Pequena Dimensão
Até 550.000,00 MT (obras) Pequena Dimensão
No caso de:
* existir um único fornecedor ou por
uniformidade da prestação
* situação de emergência
* guerra/perturbação da ordem
* concurso anterior deserto por falta
ou desclassificação dos concorrentes
* objecto da contratação respeitar à
defesa e segurança, ou ao SISE
* abastecimentos quando em locais
diversos da nacionalidade
* o valor estimado ser inferior a 5% do
estipulado no art. 90, n.º 2 e 3
* Na contratação de arrendamento
Ajuste Directo Ajuste Directo Ajuste Directo
Regime Especial
< 75.000 USD Shopping Shopping
< 100.000 USD Shopping
< 500.000 USD NCB NCB NCB
> 500.000 USD ICB – Prior approval ICB – Prior approval
< 5.000.000 USD NCB
> 5.000.000 USD ICB
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Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
6.2. Banco Mundial - Regime Especial - Serviços de Consultoria
Para a contratação de serviços de consultoria, o Banco Mundial possui normas distintas do
Decreto 15/2010, cujos mais recentes métodos e limites são os seguintes:
Limites Financeiros Métodos p/ Serviços de Consultoria
< 200.000 USD CQS, LCS, FBS, ICB
> 200.000 USD QCBS
ICB = International Competitive Bidding (Concurso Internacional)
NCB = National Competitive Bidding (Concurso Nacional)
QCBS = Quality Cost Based Selection (Concurso baseado no custo & qualidade)
CQS = Cost and Qualification Selection (Concurso baseado no custo & qualificações)
LCS = Least Cost Selection (Concurso baseado no menor preço)
FBS = Fixed Budget Selection (Concurso com orçamento fixo)
11
Guião de Aquisições MINED_com apoio do Projecto SEMM II
7. Arquivo de documentos
No pleno cumprimento da lei, todas as estruturas do MINED e instituições dele dependentes
deverão manusear e arquivar de forma adequada o plano de procurement e as respectivas
requisições que o acompanham.
Para tal, cada departamento deverá organizar uma pasta específica de arquivo, a qual
contenha o
plano de procurement e as requisições, estas arquivadas por data e pelo tipo de bem a ser
adquirido. Isto significa que o ficheiro de arquivo deverá conter os seguintes separadores,
como
abaixo se descreve:
1. Bens
1.1.Bens – Plano de Procurement
1.1.1. Versão final do plano de Procurement
1.1.2. Versão xx - Plano de Procurement de Bens
1.1.3. Versão xy - Plano de Procurement de Bens
1.1.4. etc. etc.
1.2.Bens – Requisições
1.2.1. Requisições - Janeiro
1.2.2. Requisições - Fevereiro
1.2.3. Requisições - Março
1.2.4. etc. etc.
2. Serviços
2.1.Serviços – Plano de Procurement
2.1.1. Versão Final - Plano de Procurement - Serviços
2.1.2. Versão xx - Plano de Procurement - Serviços
2.1.3. Versão xy - Plano de Procurement - Serviços
2.2.Serviços – Requisições
2.2.1. Requisições - Janeiro
2.2.2. Requisições - Fevereiro
2.2.3. Requisições - Março
2.2.4. etc. etc.
3. Obras :
3.1.Obras – Plano de Procurement
3.1.1. Versão Final do Plano de Procurement - Obras
3.1.2. Versão xx do Plano de Procurement - Obras
3.1.3. Versão xy do Plano de Procurement – Obras
3.2.Obras – Requisições
3.2.1. Requisições - Janeiro
3.2.2. Requisições - Fevereiro
3.2.3. Requisições - Março
3.2.4. etc. etc.
Modelo MINED_01/Bens
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departamento de _______________1
Plano de Procurement 2012 – MODELO
Bens2
Versão:_____________Data: ___/_______/______
PdA
ref # Descrição do objecto Orçamento
(Bid Budget)
Métodos de
Procurement3
Quantidade de
Contratos
Data de
Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura
das Propostas
Data de
Entrega

1
Indicar o nome do departamento
2
Ver a descrição de tipologia dos Bens na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3
Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4
Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do
concurso
Modelo MINED_01/Serviços
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departemento de ______________1
Plano de Procurement 2012 - MODELO
Serviços2
Versão:_____________Data: ___/_______/___
PdA
ref # Descrição do objecto
Orçamento
(Bid Budget)
Métodos de
Procurement3
Quantidade de
Contratos
Data de
Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura
das Propostas
Data de
Entrega

1
Indicar o nome do departamento
2
Ver a descrição da tipologia dos Serviços na p.5 deste Guião de Planificação de Procurement
3
Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4
Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do
concurso
Modelo MINED_01/Construção
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Departemento de _______________1
Plano de Procurement 2009 - MODELO
Construções 2
Versão:_____________Data: ___/_______/___
PdA
ref # Descrição do objecto Orçamento
(Bid Budget)
Métodos de
Procurement3
Quantidade de
Contratos
Data de
Lançamento do
Concurso4
Data de Abertura
das Propostas
Data de
Entrega

1
Indicar o nome do departamento
2
Ver a descrição de tipologia da Construção na p.5 deste Guião de Planificação de
Procurement
3
Ver a descrição dos métodos de procurement na p.6 deste Guião
4
Atenção: A recepção dos bens ocorre, no minimo, 4 meses depois da data da lançamento do
concurso
Modelo MINED_02_req
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
Ministério da Educação
Formulário de Requisição
Data: _____/_____/_______
Nome do
Departamento:_____________________________________________________________
Nome do Responsável: __________________________________ Contacto:
___________________
# ref. PdA 1
: __________________________________
Descrição do Objecto2
:________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
________
___________________________________________________________________________
________
Classificação3
: Bens / Obras / Serviços
Sub categoria4
:
Bens Obras Serviços
Veículos e relativos ao
transporte
Reparações Consultorias
Equipamento diverso Nova Pequena
Construção Pequenos serviços
Mobiliário e objectos
relacionados Nova Grande Construção Logística e serviços de transporte
Material educativo Desenho e arquitectura Manutenção de edificios
Material de escritório Outros Protocolo e aprovisionamento
Outros Outros
Montante Total da Aquisição:__________________________________________________
Quantidade de Contratos:__________________________________
Data Desejada de Entrega: _______/______/________
Data de Lançamento do Concurso5
: _______/______/________
Método de Procurement:
_________________________________________________________
Assinatura do chefe de
Departamento:_______________________________________________

1
Sem o número de referência PdA o formulário não pode ser processado pelo DAF!
2
Se necessárío, as especificações poderão ser entrregues numa folha separada
3
Riscar a categoria que não é aplicável
4
Destacar através do círculo a sub-categoria correcta
5
Atenção: O lançamento do concurso tem que ter lugar pelo menos 4 meses antes da data de
entrega desejada