Anda di halaman 1dari 36

CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Introducción
Nos encontramos en tiempos en el que se hace necesario manejar de manera
clara, sencilla, ordenada y necesariamente precisa la información, el área de la
Ingeniería Civil no hace ajeno este reto y es por ello el uso de una base de datos
para una buena organización, almacenamiento de obra y procesamiento de un
conjunto de datos.

El estudio de Microsoft Access permitió adquirir un mejor conocimiento de una


base de datos ante ello fue necesario aplicarlo para así al fin lograr el fin del
aprendizaje.

En el presente informe se mostrara la estructura completa de una base de datos


de un control de almacén de obras de un proyecto de una empresa constructora
mostraremos la facilidad de inserción y modificación de datos que irán de la mano
con la entrada y salida de materiales de construcción, a diferencia de llevar un
registro en base a historiales que se guardan en físico.

En la vida profesional se garantiza el uso de un sistema gestor de base de datos,


por lo cual el conocimiento y manejo básico de dichos sistemas y programas han
de ser conocimiento de un buen ingeniero, cabe resaltar que este modo de trabajo
ha de ser más ordenado y más eficiente a la hora de búsqueda de datos de
cualquier tipo de información y tema requerido por el desempeño laboral de la
Ingeniería.

Es importante el aprendizaje y manejo de software y hardware en distintos campos


de aplicación dentro del campo de ingeniería civil

Página 1
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

1. OBJETIVOS
 Generales
-Presentar y sustentar un Sistema de Gestión de Base de datos (SGBD) en
nuestro caso el Microsoft Access como una herramienta básica para el mejor
desempeño profesional a futuro con esta herramienta que permite un mejor
manejo.

 Específicos
- Crear una base de datos dinámica en la cual se podrá trabajar de forma
constante y ordenada, Base de datos a través de la cual se registran todos los
materiales del sistema.

- Crear consultas que nos permitirán para el manejo de dicha base de datos, con
el fin de ayudar el manejo de información necesaria para diferentes funciones.

- Crear formularios que permitan la introducción de nueva información o datos en


la base de datos.

- Crear informes en los cuales podremos visualizar una forma de presentación de


datos del almacén de obra.

- Nos permite conocer el estado de situación real de cada uno de los materiales
del almacén.

- Nos permite conocer el estado de situación de las peticiones de material


realizada al almacén desde los diferentes procesos, formularios u orígenes de la
solicitud de material que tengamos establecidos en el sistema.

- Nos permite conocer el estado de situación de las diferentes necesidades o


peticiones realizadas desde los diferentes procesos.

- Nos permite conocer los diferentes movimientos de materiales que se hayan


registrado en el almacén.

- Nos permite mover materiales entre diferentes ubicaciones, quedando


registrados cada uno de los movimientos.

Página 2
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

2. ASPECTOS GENERALES
2.1Conceptos generales
211.-Concepto almacén
Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar
toda clase de materiales y/o artículos. La palabra Almacén proviene
de Almagacen, vocablo árabe que significa "Tesoro", por tal significación se
identifica el almacén y sus mercancías como un tesoro muy valioso,
apreciado que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.

Veamos en la siguiente figura.

¿Qué función cumple un almacén?


 Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y
deterioros.
 Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias
almacenadas.
 Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
 Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas
y salidas)
 Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Página 3
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Función de las Existencias:


Garantizar el abastecimiento e invalida los efectos de:

 Retraso en el abastecimiento de materiales.


 abastecimiento parcial
 Compra o producción en totales económicos.
 Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

El mal uso del almacén


Son almacenes mal ubicados y cuentan con el riesgo de perder
sus productos.
Veamos en la siguiente figura.

¿Qué función cumple un almacenista?


Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar
toda clase de materiales y/o artículos.

 Tiene que contar, medir y pesar la mercancía.


 Se debe delegar en una sola persona la responsabilidad de la
descarga.
 Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos
(A la hora cuando se despacha y cuando se recibe mercancía,
observar la factura).
 Debe utilizar equipos móviles en las descarga (Seguridad
Industrial).
 El Almacenista debe evitar la indisciplina.

Página 4
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

¿Para qué es necesario un almacén de materia prima?


Debemos partir del principio de que lo que representa materia prima
para algunas empresas, es producto terminado para otras. Un almacén
de materia prima, tiene (03) pasos lógicos:
 Recepción.
 Control de Calidad.
 Despacho oportuno a Producción.
a) Almacén de productos en Proceso

Es aquel almacén donde se guardan mercancías que han sufrido una


transformación física y/o química y han adquirido valor en base al tiempo, la
mano de obra y otros costos.
b) Almacén de productos terminados

Almacén donde se guardan mercancías listas para el consumo directo y o


indirecto.
c) Almacén de Materiales Auxiliares

No forman parte del proceso, pero sin ellos sería imposible completarlo.
Ejemplos: Bolsas, Cajas, Sacos, Envases, Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta
para embalar.

d) Almacén de Insumos Generales

Aquí guardamos todos aquellos elementos necesarios para la operación


de la empresa. Ejemplo: Papelería, Productos de Limpieza, repuestos en
sus diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.

e) Almacén de Devoluciones

Es un almacén provisional, aquí se guarda en forma transitoria las


devoluciones de los clientes internos y externos.

f) Almacén de desperdicios

Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar. Ejemplo: Cartón,


Papel, Madera, Vidrios, Plásticos, otros metales (Aluminio, Hierro, etc.).
Seguridad en los Almacenes

 Colocar rejas o rejillas en todas las posibles entradas o salidas.


 Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado
de Televisión (CCTV).
 Colocación de lámparas de emergencias y extintores contra fuego.
 Señalización de las vías de escape, en caso de emergencia.

Página 5
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

 Dotar al personal de Almacén de los equipos de protección personal


(EPP) adecuados, ejemplo: Cascos, guantes, mascarillas, lentes
de seguridad, botas de seguridad, protector auditivo, entre otros.
 No permitir al personal del Almacén la entrada con bolsas, bolsos,
morrales, entre otros.
 Colocar bajo llave los objetos de fácil sustracción.
 Adiestrar al personal en Materiales peligrosos, Seguridad Industrial
y Primeros Auxilios, entre otros.

Inventario
Es una Técnica o procedimiento que nos permite llevar un control de las
existencias a través de un conteo, con la finalidad de maximizar
las operaciones de la empresa y minimizar los costos.

¿Por qué se hace un inventario?

 Disposición superior.
 Ejercicio Económico (Ganancias y/o Pérdidas)
 Hurto ó Robo.
 Catástrofe natural (Inundación, Tormenta, Terremoto, entre otros).

a) Importancia de los Inventarios

 Podemos planificar debidamente la producción.


 Nos permite simplificar y ahorrar en las compras.
 Se simplifica y se facilita el proceso contable.
 Podemos tomar decisiones con más claridad (A Nivel de Gerencia).

b) Análisis de Fallas

 Mucho reclamo.
 Pedidos pendientes por despachar y paralelamente los almacenes
abarrotados de mercancías que no tienen salidas.
 Cambios en la planificación o en la programación.
 Ajustes por pérdidas, cada vez que termina el ejercicio económico .

c) Tipos de inventarios, según su utilización

 Inventarios Activos.
 Inventarios Inactivos (Material y/o mercancía que aún puede ser
aprovechado).
 Obsoletos (Dañado, Pérdida Total).

Página 6
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

d) Tipos de Inventarios, según el tipo de Almacén

 Materia Prima.
 Productos en proceso.
 Productos terminados.
 Materiales auxiliares.
 Desperdicios
 Devoluciones.
 Insumos Generales.

e) Pasos para inventariar

 Elección de un líder.
 Planificación de los grupos de trabajo.
 Publicación de las instrucciones complementarias (Fecha,
Hora, Logística, entre otros).
 Conteo (mercancías que se pesa, se cuenta, se mide dependiendo
de la naturaleza del producto).
 Reconteo -//- Rotación de grupo.
 Corrección de fallas y ajustes (Otro Conteo). El Grupo Nº 1 y el
Grupo Nº 2 no coinciden en las cifras.

f) Responsabilidades del Personal de Almacén para el día del inventario.


 Corregir situaciones adversas (Limpiar, quitar polvo, organizar, ubicar
las mercancías en orden).
 Separar mercancías que ya han sido facturadas o detalladas en
algún documento.
 Apoyar y ayudar al personal del inventario, el día de su realización.
 Despachar las emergencias.

El Stock
Es la cantidad total de materiales y mercancías existentes en un almacén.
Por ejemplo cuando hablan solo hay 15 de stock es como decir solo quedan
15 productos.

Tenemos 2 clases de stock.

 Mínimo: Es importante establecer un nivel máximo para cada


producto y verificar periódicamente estas dos cifras, esto quiere decir
"No bajar del mínimo, ni pasarse del Máximo". Normalmente el nivel
mínimo se determina en función de la inversión que la empresa
desea hacer y para eliminar el riesgo de agotamiento es importante
crear el stock de seguridad.

Página 7
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

 Máximo: El nivel máximo es mucho más complejo pues hay que


tomar en cuenta muchos factores tales como: El costo de las
existencias, los costos administrativos, los costos de almacenaje, el
consumo y el tiempo. Otro elemento que hay que analizar (ABC) para
establecer el nivel máximo y nivel mínimo.

El kárdex
Es una herramienta contable que nos permite controlar la entrada y salida
de toda clases de mercancías con la finalidad de mantener y obtener un
saldo.
 Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros clientes.
 Salida: Son las ventas o devoluciones de nuestros clientes internos y
externos.
un proveedor
puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con
existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos
posteriormente o directamente se compran para su venta.

Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o


negocio principal de la empresa que compra esos elementos.

Por ejemplo, una empresa de carpintería necesita un proveedor de madera


para poder desarrollar su actividad principal que es la creación de sillas de
madera. Es una cuenta de pasivoy se encuentra en la parte derecha
del balance de situación.

2.2Problemática:
Mal manejo de control de registro de material en Almacén y Obra

En una constructora el problema que surge es mal manejo de registros


como: entrada, salida de material, proveedores y solicitantes

Por lo que se ha creado una base de datos tratando de solucionar el


problema es cuestión mediante elementos de tablas, consultas,
formularios e informes.

tomando en cuenta las diferentes propiedades y descripciones que faciliten


el desarrollo de realización como también información tabla de datos y el
mismo hecho de haber realizado el problema y una posible solución

Página 8
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

2.1 Base de Datos

 Es un conjunto de datos estructurados y organizados


pertenecientes a un mismo contexto y almacenados
sistemáticamente para su posterior uso
 En la actualidad y debido al desarrollo tecnológico de campos
como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de
datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio
rango de soluciones al problema de almacenar datos.

2.2 Sistema de gestión de base de datos (SGBD)

Son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz


entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se
compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de
manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.
El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el
de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos
que posteriormente se convertirán en información relevante, para un
buen manejo de datos.

2.3 Microsoft Access

Microsoft Access es un sistema gestor de Base


de Datos, basado en el argumento de las bases
de datos relacionales, las cuales están
constituidas por una o más tablas que contienen
la información ordenada de una forma
organizada. El mismo que permite almacenar
datos organizados y relacionados, generando
posteriormente informes filtrando la información
necesaria, estos datos pueden ser exportados al
Microsoft Word y Excel.

Página 9
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

2.4 ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS

2.4.1 Tablas

Colección de datos sobre un tema específico, organizan datos en columnas


(denominadas campos) y filas (denominadas registros).

2.4.2 Consultas

Sirven para buscar y recuperar tan solo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas. Una consulta puede también
actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y realizar cálculos
predefinidos.

2.4.3 Formularios

Permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más
limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se
introducen en la tabla a través de los formularios.

2.4.4 Informes

Sirven Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera de modo que los
visualizamos de manera previa como si fuese para una impresión.

2.4.5 Macro

Es un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una operación
determinada; ayudan a automatizar las tareas comunes.

2.4.6 Modulo

Es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para


aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.

2.4.7 Página

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para
ver datos y trabajar con ello desde Internet o desde intranet.

2.5 CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Página 10
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

La Gestión de Almacén se ocupa de gestionar la entrada y salida de materiales del


almacén, así como las posibles peticiones e intercambios de materiales entre
almacenes, junto con las diferentes ubicaciones que se precisen. Incluye, al
mismo tiempo, los procesos de Inventario, Préstamos de Material, Solicitudes y
Expedición.

A) Alta de Material: Base de datos a través de la cual se registran todos


los materiales del sistema.

B) Gestión de Almacén: La Gestión de Almacén incluye las herramientas y


funciones adecuadas para llevar a cabo la gestión integral del almacén
relacionadas con los siguientes aspectos:

-Materiales: Todo tipo de material entrante con diferente clasificación

-Situación: Nos permite conocer el estado de situación real de cada uno de


los materiales del almacén.
- Peticiones: Nos permite conocer el estado de situación de las peticiones
de material realizada al almacén desde los diferentes procesos, formularios
u orígenes de la solicitud de material que tengamos establecidos en el
sistema.
- Necesidades: Nos permite conocer el estado de situación de las
diferentes necesidades o peticiones realizadas desde los diferentes
procesos.
- Movimientos: Nos permite conocer los diferentes movimientos de
materiales que se hayan registrado en el almacén.
- Movimiento de Ubicación: Nos permite mover materiales entre
diferentes ubicaciones, quedando registrados cada uno de los movimientos.

C) Configuración del Inventario: Nos permite configurar las opciones de


inventario que nos interese establecer, con el fin de realizar el seguimiento
y control del mismo de forma automatizada, a lo largo del proceso.

D) Inventario: El proceso de Inventario nos permite realizar seguimientos


de almacén a través de la activación de tareas que establezcan controles
de inventarios de cada planta y almacén que tengamos dado de alta en el
sistema.

E) Préstamos: Proceso a través del cual podremos gestionar los


préstamos de materiales de almacén que se efectúan, tanto a personal
propio, como a subcontratas.

Página 11
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

F) Solicitudes: Proceso a través del cual se gestionan las diferentes


solicitudes de material del almacén.

G) Expedir: Nos permite surtir o expedir el material, es decir, prepararlo y


entregarlo al lugar de origen de la petición.

3. TABLAS
RELACIONES DE LAS TABLAS

3.1 Materiales

Vista Diseño

Página 12
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista Hoja de Datos

Página 13
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

3.2 Proveedor

Vista Diseño

Página 14
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista Hoja de Datos

Página 15
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

3.3 Solicitante

Vista Diseño

Vista Hoja de Datos

3.4 Entrada de Material

Vista Diseño

Página 16
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista Hoja de Datos

3.5 Salida del Material

Vista Diseño

Página 17
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista Hoja de Datos

3.6 Inventario

Vista Diseño

Página 18
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista Hoja de Datos

4. CONSULTAS
4.1 CONSULTA INVENTARIOS

Vista diseño

Página 19
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista hoja de datos

4.2 CONSULTA 1

Página 20
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista diseño

Vista hoja de datos

Página 21
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

4.3 CONSULTA 2

Vista diseño

Vista Hoja de datos

Página 22
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.
FORMULARIOS
5.1 FORMULARIO INICIO

Vista de Diseño

Vista hoja de datos

Página 23
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

Vista de codigos Visula Basic

5.2 FORMULARIO SEGUNDO

Página 24
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.3 FORMULARIO ENTRADA DE MATERIAL

VISTA HOJA DE DATOS VISTA DE DISEÑO

5.4 FORMULARIO SALIDA DE MATERIAL

VISTA HOJA DE DATOS VISTA DISEÑO

Página 25
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.5 CALCULAR COSTOS

VISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 26
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.6 FORMULARIO INVENTARIO

VISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 27
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.6 FORMULARIO INFORME

VISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 28
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.7 FORMULARIO MATERIALES

VISTA DISEÑO

6.

VISTA HOJA DE DATOS

Página 29
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.8 FORMULARIO PROVEEDOR

VISTA DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 30
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

5.9 FORMULARIO SOLCITANTE

VISTA DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 31
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

INFORMES
6.1 INFORME ENTRADA DE MATERIAL (MES)

vVISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 32
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

6.2 INFORME MATERIALES POR PROVEEDOR

VISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 33
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

6.3 INFORME SALIDA DE MATERIAL POR MES

VISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 34
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

6.4 INFORME MATERIAL POR OBRA

VISTA DE DISEÑO

VISTA HOJA DE DATOS

Página 35
CONTROL DE MATERIALES EN ALMACEN DE OBRA

7. CONCLUSIONES

 El Microsoft Access es un Sistema Gestor de gran ayuda para organizar de


manera rápida y sencilla una cantidad considerable de información, en este
caso de ejemplo un almacén de obra.

 La informática en la actualidad es de suma importancia en cuanto a


eficiencia y rapidez en el aspecto de organización, y es actualmente una
tendencia por lo cual un ingeniero civil debe conocer por lo menos lo básico
en cuanto a los diversos programas existentes

 Se logro la organización de la empresa de manera sencilla y eficiente por lo


cual se puede ir mejorando la organización de una empresa por medio de
otros sistemas de gestión de base de datos.

 El manejo de la Base de Datos no es complicado puesto que con


conocimientos básicos se puede lograr un desenvolvimiento aceptable del
mismo.

 Para organizar datos es preferible hacer primero el diseño de la base a crear


para tener una idea de lo que se quiere que realice dicha base de datos y
tenga un mejor desempeño en su funcionabilidad.

Página 36

Anda mungkin juga menyukai