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Elementos fundamentales de la administración de proyectos

El PMI (instituto de administración de proyectos) define a la Administración de


Proyectos como: una disciplina que aplica principios, conceptos, herramientas y
técnicas, para mejorar el desarrollo del proyecto y la efectividad organizacional, así
como agrega valor mediante el incremento de las probabilidades de proyectos
consistentemente exitosos.

Un proyecto es un esfuerzo realizado en un determinado tiempo para generar un


producto, servicio o resultado.

Una vez de estar convencido de implementar un proyecto, se comienza a planear el


mismo. Para ello lo primero que hay que hacer es definir los parámetros de nuestro
proyecto.

a) Definir el principio y fin del proyecto. ¿Cuándo se desea terminar?;


b) Organizar el plan: Documentar el plan, estudiarlo y definir los objetivos;
c) Apartar recursos. Necesitamos separar los recursos que serán empleados para
determinado proyecto;
d) Equipo de trabajo. Definir un equipo especialmente para realizar el proyecto es útil,
ya que esto dará orden al proyecto;
e) Estableciendo metas. Finalmente necesitamos establecer metas, las cuales tendrán
sus propios objetivos y número específico en el cual trabajar.

La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de


los procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados
en cinco Grupos de Procesos.

1. Inicio: Es el arranque del proyecto en la cual se define lo que se quiere lograr,


las expectativas generales del cliente, el tiempo los recursos y se realiza la
selección de los integrantes del equipo
2. Planificación: perfeccionamiento del alcance, definición de actividades y análisis
de riesgos.
3. Ejecución: Dirigir el equipo y asegurar los recursos, resolución de problemas,
comunicación con terceros.
4. Monitoreo y Control: vigilar las desviaciones del plan para emprender acciones
correctivas en caso de requerirse, adaptar los recursos, realizar ajustes al plan
de trabajo.
5. Cierre: Reconocimiento de resultados, lecciones aprendidas, validación del
producto.
En la siguiente grafica se puede observar en que en la fase de ejecución del proyecto
se presenta un mayor nivel de actividad.

Dirigir un proyecto por lo general incluye, entre otros aspectos:

a) Identificar requisitos;
b) Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados
en la planificación y la ejecución del proyecto;
c) Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de
naturaleza colaborativa entre los interesados;
d) Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los
entregables del mismo;
e) Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras:

 Alcance: Los proyectos tienen objetivos definidos. El alcance se elabora


progresivamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
 Calidad
 Cronograma
 Presupuesto
 Recursos (personal, dinero y tiempo)
 Riesgos (PMBOK, 2013, pág. 417).

Al implementar una Metodología para la Administración de proyectos, podemos


asegurar:

a) Entregables según lo planeado (Calidad);


b) Documentación del proyecto;
c) Clara definición del Proceso de Administración;
d) Optimización en Costo, Tiempo y Calidad.

En la administración de proyectos se consideran los siguientes hitos:

a) Los proyectos nunca terminan según las fechas planeadas;


b) Los proyectos nunca terminan según el alcance original;
c) Las organizaciones no mantienen una cartera suficiente de recurso humano para
dedicarse a proyectos;
d) A las organizaciones les cuesta trabajo invertir tiempo de calidad en el proceso
de planeación;
e) Falta de comunicación entre los involucrados en un proyecto;
f) Regularmente no existe documentación de proyectos;
g) Pobre ejecución.

También, existen tres factores críticos para el desempeño de calidad en un proyecto


como son: costos, tiempo y resultados esperados.

Fuentes de consulta:

 Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos / A Guide to the Project


Management Body of Knowledge (PMBOK Guide): Official Spanish Translation
(Spanish Edition) by Project Management Institute (Paperback - Oct 30, 2009).
ISBN: 978-1-933890-72-2.

 https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/79535/PMBOK_5ta_Edicion_E
spanol__1_.pdf
 http://www.web.facpya.uanl.mx/rev_in/Revistas/4.1/A2.pdf
 http://cmap.upb.edu.co/rid=1238421469394_535457654_2854/Tema1.AdmonD
eProyectosAnaBrise.pdf