PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENCATATAN PENGIRIMAN

BARANG DI PT. TIKI JALUR NUGRAHA EKAKURIR

CABANG BANDUNG

Eka Triyanto1, Widya Revina, S.Kom2

Program Studi Sistem Informasi

STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
Email : EkaTriyanto@gmail.com1, Revi@arkamaya.co.id2

Abstrak

Pada saat ini pengiriman barang menjadi hal yang tidak asing lagi karena para pelaku bisnis sekarang ini banyak
bertransaksi di internet. Orang-orang akan semakin mudah untuk berbelanja walaupun penjualan dan pembelian tidak
saling bertemu langsung. Itulah sebabnya jasa pengiriman barang semakin dibutuhkan. Peluang bisnis dan prospek
jasa pengiriman barang masih sangat bagus dan terus berkembang. Seperti halnya Jasa pengiriman barang PT. Tiki
Jalur Nugraha Ekakurir adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kurir ekpres yang berpusat di
Jakarta.

Adapun permasalahan yang dihadapi oleh JNE cabang Bandung Jl Soekarno Hatta No.452 yaitu mengenai
Penyimpanan data pengiriman barang belum dibuatkan berdasarkan kategori dan kualifikasi seperti barang yang
berasuransi (HVS) dan barang yang non asuransi (NON HVS). Tidak adanya pengecekan ulang data barang pada saat
melakukan packing paket barang yang berasuransi (HVS) dan barang non asuransi (NO HVS).

Dengan adanya permasalahan diatas maka akan dibangun sebuah sistem informasi mengenai pencatatan pengiriman
barang. dengan menggunakan metode pengembangan sistem SSAD (Structured System Analysis and Design) dan
dengan pendekatan SDLC model waterfall. Bahasa pemrograman adalah VB.Nett dan database yang digunakan adalah
SQL Server 2005, SAP crystal report untuk merancang dan menghasilkan laporan.

Dengan dibuatkannya sistem inforamsi pencatatan ini maka diharapkan mampu membantu menangani pencatatan
pengiriman barang berdasarkan kualifikasi dan kategori.

Kata Kunci : Pengiriman barang, Pencatatan berdasarkan kualifikasi dan kategori.

1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat
terasa manfaatnya dalam membantu permasalahan
dalam suatu proses kegiatan. Kegiatan yang umumnya
menggunakan peranan teknologi informasi. Hal ini
disebabkan oleh akan kebutuhan informasi yang
semakin meningkat. Teknologi komputerisasi
memberikan kemampuan untuk media kommunikassi
yang dapat mempercepat proses kerja menusia salah
satunya transaksi pengiriman barang. Pada saat ini
pengiriman barang menjadi hal yang tidak asing lagi
karena para pelaku bisnis sekarang ini banyak
bertransaksi di internet. Orang-orang akan semakin
1
mudah untuk berbelanja walaupun penjualan dan
pembelian tidak saling bertemu langsung. Itulah
sebabnya jasa pengiriman barang semakin dibutuhkan.
Peluang bisnis dan prospek jasa pengiriman barang
masih sangat bagus dan terus berkembang.
Jasa pengiriman barang PT. Tiki Jalur Nugraha
Ekakurir adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa kurir express yang berpusat di
Jakarta. JNE sendiri dalam jasa pelayanan telah
mencakup wilayah Nasional terbesar di Indonesia.
Dengan dukungan cabang-cabang perusahan di
seluruh propinsi di Indonesia, PT Tiki Jalur Nugraha
Ekakurir mampu menjadi Jasa pengiriman barang
yang paling berkompeten di Indonesia. Adapun sarana
dan prasarana dalam proses pencatatan data barang
yang akan dikirim belum berdasarkan kategori dan
kualifikasi masih menggunakan sistem pencatatan
pada buku dan belum tersedianya basis data alamat
tujuan dan tarif harga sehingga dalam mencari alamat
tujuan dan tarif harga masih menggunakan buku
panduan tarif harga dari kantor pusat yang
menyebabkan kurang efektif dan memakan waktu
yang lama untuk mencari alamat yang dituju. Sehingga
untuk membuat laporan data pengirim maupun
membuat laporan harian dan bulanan sering terjadi
kerumitan. Banyaknya kesalahan pencatatan laporan
atau pendataan yang disebabkan oleh kesalahan
petugas.
Adapun permsalahan yang di identrifikasikan adalah
sebagai berikut :
1. Penyimpanan data barang pengiriman belum
dibuatkan berdasarkan kategori dan kualifikasi
seperti barang yang berasuransi (HVS) dan data
barang yang non asuransi (NON HVS).
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Menyangkut pemahaman tentang pengertian sistem
informasi ini, dalam bukunya Agus Mulyanto
(2009:29) mengutipkan beberapa pendapat para ahli,
diantaranya:
1. Menurut James alter, sistem informasi adalah
“kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang
dan teknologi informasi yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”.
2. Menurut Bodnar dan Hopwood, sistem informasi
adalah “kumpulan perangkat keras dan perangkat
lunak yang dirancang untuk mentransformasikan
data ke dalam bentuk informasi yang berguna”.
3. Menurut Gelinas, Oram dan Wiggins, sistem
informasi adalah “suatu sistem buatan manusia
yang secara umum terdiri atas sekumpulan
komponen berbasis komputer dan manual yang
dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan
mengelola data serta menyediakan informasi
keluaran kepada pemakai”.
4. Menurut Turban, McLean dan Waterbe, sistem
informasi adalah “sistem yang mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis, dan
mneyebarkan informasi untuk tujuan spesifik”.
5. Menurut Joseph Wilkinson, sistem informasi
adalah “kerangka kerja yang mengkoordinasikan
sumber daya (manusia, komputer) untuk
mengubah masukan (input) menjadi keluaran
2
2. Tidak adanya pengecekan ulang data barang pada
saat melakukan packing paket barang yang
berasuransi (HVS) dan data barang non asuransi
(NO HVS).
Untuk memfokuskan analisa, maka ruang lingkup
permasalahan hanya mencakup sebagai berikut :
1. Mengenai proses pencatatan pengiriman paket
barang di PT.Tiki Jalur Nugraha Ekakurir
Bandung.
2. Tidak membahas mengenai transaksi, hanya
mengenai proses pencatatan laporan pengiriman.
Adapun tujuan dari perancangan ini adalah :
1. Memudahkan proses pencatatan pengiriman
barang supaya tersimpan berdasarkan kualifikasi
dan kategori.
2. Memudahkan proses pengecekan ulang laporan
pengiriman.
(informasi), guna mencapai sasaran-sasaran
perusahaan”.
Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan
bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang
terdiri dari kumpulan komponen sistem,
yaitu software, hardware dan brainware yang
memproses informasi menjadi sebuah output yang
berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam
suatu organisasi.
2.2 Peranan Jasa Pengiriman
Jasa pengiriman barang dijadikan sebagai media untuk
memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain.
Dengan adanya jasa pegiriman barang, seseorang yang
hendak mengirimkan barangnya hanya perlu
menggunakan jasa pengiriman barang tersebut.
Banyak para penjual atau pedagang yang sangat
membantu dengan jasa pengiriman ini. Mereka bisa
memperluas jangkauan penjualan produk yang mereka
jual. Konsumen pun tidak perlu keluar rumah, mereka
hanya tinggal menunggu peket kiriman barang tersebut
datang.
2.3 Fungsi Jasa Pengiriman
Jasa pengiriman mempunyai fungsi sebagai media
untuk mengirim barang ke tempat tertentu. Barang
yang dititipakan untuk mengirim akan diterima oleh
penerima berdasarkan tempat dan waktu.
Berfungsi juga sebagai kurir, dimana penjual tidak
perlu mengantar barang jualnya ketempat jualnya
ketempat dimana pembeli. Penjual hanya perlu
menitipakan barangnya untuk dkirim dan menyertakan
alamat lengkap penerima barang tersebut.
Menurut Dittmer (2009,P.199) delivery service adalah
suatu kelebihan dari pelayanan yang dapat ditawarkan
diamana konsumen harus memesan terlebih dahulu
makanan atau minuman yang diingikan sebelum
menikmatinya. Jadi pelanggan tidak perlu repot
datang ketempat penjualan makanan atau minuman,
walaupun demikian ada peningkatan biaya untuk biaya
pengantaran.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa
delivery service merupakan salah satu alternative
layanan yang dapat menambah nilai sekaligus
memberikan kemudahan bagi konsumen. Sebagai
salah satu layanan yang mempunyai nilai tambah.
Delivery service dipengaruhi oleh ketetapan waktu
pengiriman. Karyawan dan keistimewahan layanan
sebagai idikator.
2.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini akan dibuat berdasarkan
Metode Analisis Dan Perancangan Terstruktur.
Perancangan sistem adalah tahap awal dimana
pendekatan awal untuk menyelesaikan masalah
dipilih. Selama perancangan sistem, struktur
keseluruhan diputuskan. Tujuan perancangan sistem
secara umum adalah untuk memberikan gambaran
umum kepada pemakai (user) mengenai sistem
informasi yang baru serta untuk memenuhi kebutuhan
pemakai (user) dalam memperoleh dan mengolah
informasi yang ada.
METODE PENELITIAN
Metodologi adalah kesatuan metode-metode,
prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-
aturan yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan
seni atau disiplin ilmu yang lain. (jogiyanto:2005)
Metodologi yang digunakan dalam penyusunan tugas
akhir ini adalah metodologi analisis dan perancangan
terstruktur atau konvensional. Dengan model proses
waterfall Metodologi ini menggunakan pendekatan
model analisis terhadap :
1. Data, yang digambarkan dalam ERD (Entity
Relationship Diagram), dan dipetakan ke dalam
Data Object Description (Skema Relasi).
2. Proses/Fungsional, yang digambarkan dalam DFD
(Data Flow Diagram), dan diturunkan ke dalam P-
Spec (Proses Specification).
Waterfall adalah suatu teknik pengembangan sistem
untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol
proses pengembangan sistem informasi Tahapan-
tahapan dalam melakukan pengembangan sistem yang
digunakan model waterfall adlah sebagai berikut :
3
1. Perencanaan (Planing)
2. Analisis (Analysist)
3. Perancangan (Design)
4. Penerapan (Implementation)
5. Pemeliharaan (Maintenance)
Langkah-langkah yang dilakukan dalam metodologi
waterfall adalah :
1. Melakukan survei ruang lingkup proyek dan
kelayakanya
2. Mempelajari sistem yang sedang berjalan
3. Menentukan permintaan user.
4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang
paling baik,
5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software)
6. Merancang perangkat lunak
7. Membangun perangkat lunak
8. Mengimplementasikan perangkat lunak
9. Memelihara dan melakukan
perbaikan/peningkatan perangkat lunak bila
diperlukan.
3. Hasil Penelitian
Sistem Berjalan
1. Berikut adalah prosedur Sistem Pencatatan
Pengiriman di PT. TIKI JNE Bandung Cabang
Soekarno Hatta :
2. Bagian cash counter menerima paket yang akan
dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan
dan paket diperiksa.
3. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai,
maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan.
4. Apabila barang elektronik dan barang berharga,
cash counter akan memberikan penawaran asuransi
untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash
counter akan memeriksa barang tersebut untuk
didata barangnya, setelah selesai cash counter akan
mencatatat barang yang berasuransi di from
asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang
mendatangani from barang asuransi. Cash counter
akan menginput data barang yang berasuransi .
5. Apabila data pelanggan dan paket barang telah
sesuai data pengiriman maka akan dicatat dan
dibuat resi sebanyak 6 rangkap.
6. Resi rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, dan
resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang .
7. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai,
maka data pelanggan dan paket diberikan kepada
bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya.
8. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper
akan membuat laporan BSTB atau laporan
pengiriman sebanyak 2 rangkap.
9. BSTB rangkap 1 diberikan kepada pihak pick up
yang nantinya akan dikirim ke tujuan pengiriman.
Dan BSTB rangkap 2 diarsipkan.
 Mapping chart pengiriman Barang

Konsumen Case Counter Pick up Kepala Cabang

Akan dilakukan perubahan dari sistem lama yang akan
Paket Barang
Mulai Paket Barang no HVS dan
HVS siap kirim C
B
dirancang pada sistem baru berdasarkan pada
Paket Barang
Bpik
BSTB
Laporan
permasalahan yang terjadi sebelumnya dari sistem
TTD

Paket Barang
no HVS
Paket Barang
HVS
BSTB
Pengiriman
Barang
lama yang diharapkan masalah yang terjadi akan
Input Data
Barang no HVS Buat
TTD Terima
barang
selesai
teratasi dengan perubahan sistem usulan ini. Adapun
uraian perubahan rancangan sistem usulan adalah
dan HVS Asuransi

Asuransi
Data Base
Paket
Barang HVS
no HVS
Asuransi
sebagai berikut :
Buat resi
barang dan
TTD
Barang
1. Dengan adanya perubahan sistem baru Pada saat
resi barang
asuransi
Asuransi

proses pengiriman paket dibuatkan terlebih dahulu

Paket Barang
no
Resi
Pengiriman
HVS
Asuransi
kategori berdasarkan jenis barang apakah barang
Buat BSTB dan
Laporan
pengiriman
Packing
Barang
tersebut berjenis paket atau dokumen yang bernilai
Resi barang

Paket Barang
tinggi.
Laporan
Pengiriman
no HVS dan
HVS siap kirim
2. Pada sistem yang baru dibuatkan kriteria
B
BSTB pemisahan barang HVS dan NON HVS untuk
mengurangi kekeliruan saat penginputan.
C
Phase

Sistem Usulan
Gambar Mapping Chart sistem pengiriman barang
1. Bagian cash counter menerima paket yang akan
dikirim dari pelanggan. Kemudian data pelanggan
Context Diagram
dan paket diperiksa.
Paket Barang 2. Apabila data pelanggan atau paket tidak sesuai,
Konsumen
maka paket akan dikembalikan kepada pelanggan.
3. Apabila barang elektronik dan barang berharga
cash counter akan memberikan penawaran asuransi
1 untuk jaminan kerusakan dan kehilangan, cash
Sistem
Asuransi Pengiriman
Informasi
Laporan Pengiriman Barang
counter akan memeriksa barang tersebut untuk di
pengiriman
Resi Pengiriman
Barang data barangnya setelah selesai cash counter akan
mencatatat barang yang berasuransi di from
asuransi setelah itu pihak pengirim paket barang
mendatangani from barang asuransi. Cash counter
akan menginput data barang yang berasuransi .
Paket Barang Siap Kirim Kepala Cabang
4. Apabila data pelanggan dan paket barang telah
Pick up
sesuai data pengiriman maka akan dicatat dan
BSTB
dibuat resi sebanyak 6 rangkap.
Gambar Context Diagram Sistem Pengiriman 5. Resi rangkap 1 diberikan kepada pelanggan, dan
resi 2 untuk arsip dan 3 rangkap untuk dibarang .
(DFD) Logical Level 0 sistem Berjalan 6. Dari data pelanggan dan paket yang telah sesuai,
Asuransi Barang
maka data pelanggan dan paket diberikan kepada
Konsumen
Paket Barang bagian helper untuk diperiksa kelengkapannya.
Paket barang 7. Setelah diperiksa kelengkapannya, bagian helper
akan membuat laporan BSTB atau laporan
1
cek BPIK
2
pengiriman sebanyak 2 rangkap.
Buat
Asuransi
Barang
8. BSTB rangkap 1 diberikan kepada pihak pick up
Resi pengiriman paket
yang nantinya akan dikirim ke tujuan pengiriman.
ID paket barang
3
Input paket
ID paket barang HVS Dan BSTB rangkap 2 diarsipkan.
Barang HVS
dan non HVS
9. Kemudian dibuatkan klasifiksi barang apakah
4
barang itu berupa dokumen atau non dokumen,
Buat resi
pengiriman
barang HVS
Laporan BST B
apabila barang tersebut berupa dokumen akan
dan non HVS
5
Buat Laporan
dimasukan kedalam kategori bahwa barang itu
Pengiriman Laporan pengiriman barang
barang dan
BST B berupa dokumen.
BST B 10. apabila barang tersebut berupa paket besar non
Resi pengiriman
dokument sama barang tersebut akan dibuatkan
pick up
Kepala Cabang klasifikasi dan kategori.
Laporan pengiriman

Gambar DFD level 0 Sistem Pengiriman

4
(DFD) Logical Level 0 Sistem Usulan
Konsumen
Paket barang

Paket barang

1
Cek BPIK
2
Buat
Asuransi 3
Asuransi Pengiriman Barang
Input Paket
Barang HVS
dan non HVS
Id Resi

Kategori Barang

6
Pemisahan barang
berdasarkan
4 kualifikasi dan
kategori
Buat resi
Resi pengiriman pengiriman
barang HVS
dan non HVS

Resi

7
pemisahan
paket barang
5 HVS dan non
HVS
BSTB Cetak laporan
pengiriman
barang dan
BSTB
Laporan Pengiriman Barang
Gambar Rancangan Dokumen Pengiriman barang

pengiriman
pick up
kepala cabang

BSTB

Barang HVS

Gambar DFD Level 0 Sistem Usulan

Format Input/Output
Pada bagian ini akan diuraikan bentuk input – output
yang digunakan dalam sistem baru (termasuk input –
output dari sistem yang berjalan tetapi masih
digunakan dalam sistem baru), meliputi : Struktur
Menu, Rancangan Dokumen dan Dialog Screen.

Gambar Menu Data Pelanggan

Gambar V. 1 Struktur Dialog Menu Sistem

Pengiriman Barang Gambar Menu Input Tarif pengiriman
5
 4. Untuk pembuatan laporan dapat menggunakan
Gambar V. 2 Input Kota pengiriman crystal report 8.5, active report ataupun yang
lainnya.

Berikut adalah kebutuhan sumber daya manusia

(Brainware) dari perancangan sistem ini, diantaranya :
1. Satu orang Sistem Analis
Bertugas mengawasi kegiatan dalam penerapan
sistem yang baru dan memastikan sistem yang
dibuat telah sesuai dengan yang direncanakan serta
mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi
dalam sistem tersebut.
2. Satu orang Progammer
Bertugas membuat program aplikasi komputer
berdasarkan sistem yang telah dirancang dan
dideskripsikan oleh sistem analis dan mengubah
atau memodifikasi program aplikasi komputer
yang sudah ada pada sistem lama untuk dibuat
menjadi sistem baru.
3. Satu orang Administrator Bertugas sebagai
pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam
melakukan kegiatannya, yang bertugas untuk
mengelola sistem.
Gambar Kualifikasi paket barang
4. Kesimpulan
Konfigurasi HW / SW sebagai penentuan kebutuhan Dengan dibuatnya perancangan sistem ini diharapkan
sumber daya untuk sistem informasi yang baru nantinya akan berguna baik untuk karyawan maupun
merancang kebutuhan perangkat keras (hardware) dan perusahaan karena pada dasarnya perancangan sistem
kebutuhan perangkat lunak (software) dalam upaya ini dibuat untuk mempermudah akses informasi dan
menunjang keberhasilan dari usaha perancangan pekerjaan karyawan di PT.TIKI JNE SOEKARNO
sistem. HATTA Cabang Bandung. Beberapa kesimpulan yang
dapat di Tarik diantaranya :
Hardware 1. Pencatatan pengiriman barang akan tersimpan
1. Komputer 1 Unit dengan konfigurasi: berdasarkan kategori.
2. Monitor 15” 2. Telah dibuatnya pengkodean yang memudahkan
3. Keyboard pencatatan barang saat akan melakukan packing.
4. Mouse
5. Processor berkecepatan minimum 1.6 GHz DAFTAR PUSTAKA
6. Memory 1 GB
7. Internal VGA Card atau External [1] Sutarman. 2009. Pengantar Teknologi Informasi.
8. Harddisk minimum 80 GB
9. Motherboard yang memiliki port Usb Yogyakarta : Bumi Aksara.
10. Power Supply 400 watt [2] Hartono, Jogiyanto. (2009). Sistem Teknologi
11. DVD atau Cd-Rom
Informasi.Yogyakarta : Andi.
Software [3] Gaol,L, Jimmy. 2008. Sistem Informasi
Software yang digunakan dalam rancangan ini adalah
Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.
sebagai berikut:
[4] Jakarta : Penerbit PT Grasindo.
1. Operating sistem menggunakan Windows Xp atau
Vista. [5] Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep
2. Pembuatan database dapat menggunakan Ms SQL dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.
Server 2005.
3. Untuk pembuatan program bahasa pemrograman
yang dapat digunakan seperti Microsoft Visual
Basic 2010.
6