Anda di halaman 1dari 7

CV.

Bima Shabartum
Mine Consultant, Constructions, Others Business
Website http://www.bimashabartum.co.id

DOCUMENT TITLE: Page:


PROSEDUR MANAJEMEN FILE 1 of 7
BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS
DOCUMENT NUMBER: REVISION: ISSUED DATE:
O8SOP/BSB-MC/I/2018 1.0 18.01.2018
REVISION DATE: EFFECTIVE DATE:
18.01.2018
NO CONTENT PAGE LEGALIZED BY
1.0 Tujuan 2
2.0 Tanggung Jawab 2
DISTRIBUTION LIST
3.0 Peralatan dan Sarana 2
4.0 Cara Pelaksanaan Pengambilan Sampel 4
All Division
5.0 Referensi 6

PREPARED BY REVIEWED BY APPROVED BY

( Sigit Alik Bayu S, S.T. ) ( Erik Wijaya, S.T., M.T. ) ( Erik Wijaya, S.T., M.T. )
Mine Engineer Comsultant Manager Direktur
Doc Number:
CV. Bima Shabartum 08SOP/BSB-MC/I/2018
Mine Consultant, Constructions, Others
Business Issued Date:
Website http://www.bimashabartum.co.id 18.01.2018

PROSEDUR MANAJEMEN FILE Page: Revision:


BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS 2 of 7 1.0

1.0 Tujuan
Menerapkan sistem manajemen file yang baik dalam WFS dapat membantu tercapainya
tujuan sebagai berikut:
 Memudahkan akses dan pencarian dokumen.
 Memungkinkan pemilahan file dengan urutan yang sesuai.
 Membantu mengenali isi dokumen dari daftar file.
 Memudahkan dalam melacak histori perubahan dari dokumen.
2.0 Tanggung Jawab
2.1. Direktur
Memastikan kepada seluruh karyawan untuk menerapkan prosedur manajemen file
sesuai dengan SOP yang telah disetujui dan ditetapkan.
2.2. Karyawan
Menerapkan sistem manajemen file yang baik dan benar sesuai dengan SOP yang
telah disetujui dan ditetapkan oleh Direktur Perusahaan.

3.0 Sistem Manajemen File


3.1. Sistem Penamaan File
Penamaan file yang baik dan benar agar tercapai tujuan yang telah diuraikan maka
harus memenuhi aturan sebagai berikut :
1. Penamaan file harus mewakili isi dari file tersebut
Berikan nama file yang jelas dan dapat menggambarkan isi dari file tersebut,
sehungga dapat dengan mudah dicari ketika file tersebut dibutuhkan, contohnya
sebagai berikut : 180211_Peta_Topografi_Baturaja.
2. Jangan gunakan huruf kapital.
Penamaan dengan huruf kapital (menggunakan huruf besar semua) akan
membuat mata tidak nyaman ketika melihat nama-nama file, gunakan camel case
(setiap awal kata menggunakan huruf besar) agar nama file lebih menarik,
contohnya sebagai berikut : 180211_Peta_Topografi_Baturaja.
Doc Number:
CV. Bima Shabartum 08SOP/BSB-MC/I/2018
Mine Consultant, Constructions, Others
Business Issued Date:
Website http://www.bimashabartum.co.id 18.01.2018

PROSEDUR MANAJEMEN FILE Page: Revision:


BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS 3 of 7 1.0

3. Hindari penamaan yang panjang


Secara umum, sekitar 30 karakter sudah cukup untuk memberi nama file yang
informatif. Namun apabila nama file terlalu panjang dapat disingkat dengan
aturan menampilkan 4 huruf pertama dari kata yang disingkat, adapun untuk
contohnya adalah sebagai berikut : “180211_Peta_Topografi_Baturaja”. Dari
contoh tersebut dapat disingkat menjadi “180211_Peta_Topo_Baturaja” yang
disingkat kata “Topografi”.
4. Menyertakan kode tanggal dengan format yang konsisten.
Gunakan format kode tanggal YYMMDD (Tahun,Bulan, dan Tanggal) pada
nama file, hal akan sangat bermanfaat dalam pemilahan dan penelusuran file
yang di disimpan dalam arsip folder sesuai dengan urutan waktu pembuatan
dokumen. Contohnya sebagai berikut : “180211_Peta_Topografi_Baturaja”.
5. Hindari penggunaan spasi atau special karakter (\/:*’ ,°%,#) dan sebagai gantinya
gunakan Underscore “_” .
Sebagian aplikasi atau program tidak dapat mengenali serta menjalankan file
yang namanya terdapat spasi atau karakter khusus seperti (\/:*’ ,°%,#) . Contohnya
adalah sebagai berikut : “180211_Peta_Topografi_Baturaja”.
6. Sertakan nomor versi pada nama file
Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menambahkan angka sebagai
nomor versinya di akhir nama file, sementara nama file utamanya tetap
sama. Contohnya adalah sebagai berikut : 180211_Peta_Topografi_Baturaja_02
dari contoh tersebut dapat dilihat bahwa file tersebut merupakan versi terbaru
dari file sebelumnya.
3.2. Sistem Penyimpanan File
Sistem penyimpanan yang baik dan benar harus mengikuti aturan sebgai berikut :
1. Buat Folder utama sebagai tempat penyimpanan semua project dengan kata lain
sebagai database dari project yang akan dikerjakan, berikut contohnya dapat
dilihat pada Gambar 1 yang ditunjukkan dengan tanda panah berikut.
Doc Number:
CV. Bima Shabartum 08SOP/BSB-MC/I/2018
Mine Consultant, Constructions, Others
Business Issued Date:
Website http://www.bimashabartum.co.id 18.01.2018

PROSEDUR MANAJEMEN FILE Page: Revision:


BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS 4 of 7 1.0

Gambar 1. Tampilan folder “Work” sebagai folder utama

2. Didalam folder “Work” buat folder project, beri nama sesuai nama Perusahaan
Klien. Contohnya dapat dilihat pada Gambar 2 didalam kotak biru berikut ini.

Gambar 2. Petunjuk tampilan folder “Project”


Doc Number:
CV. Bima Shabartum 08SOP/BSB-MC/I/2018
Mine Consultant, Constructions, Others
Business Issued Date:
Website http://www.bimashabartum.co.id 18.01.2018

PROSEDUR MANAJEMEN FILE Page: Revision:


BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS 5 of 7 1.0

3. Didalam folder “Project” buat 3 folder dengan masing- masing projevct diberi
nama 01.Data, 02.Hasil,dan 03.Project, contohnya dapat dilihat pada Gambar 3
dan ditunukkan dengan kotak biru seperti berikut ini.

Gambar 3. Tampilan Sub Folder Data, Project, dan Hasil

4. Didalam folder “01.Data” buat folder data yang nantinya akan digunakan untuk
meyimpan data – data dalam mengerjakan project dengan nama yang jelas
sebagai contoh dapat dilihat pada Gambar 4 yang berada didalam kotak biru.

Gambar 4. Tampilan Sub Folder 01.Data


Doc Number:
CV. Bima Shabartum 08SOP/BSB-MC/I/2018
Mine Consultant, Constructions, Others
Business Issued Date:
Website http://www.bimashabartum.co.id 18.01.2018

PROSEDUR MANAJEMEN FILE Page: Revision:


BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS 6 of 7 1.0

5. Pada Folder 02.Project buat folder yang berisikan project yang sedang
dikerjakan, sebagai contoh dapat dilihat pada Gambar 5 seperti berikut ini :

Gambar 5. Tampilan Sub Folder 02.Data

6. Pada folder 03. Hasil buat folder yang berisikan hasil dari project yang akan
dikerjakan, yang disimpan di folder ini hanya hasil saja. Sebagai contoh apat
dilihat pada Gambar 6 berikut ini.

Gambar 6. Tampilan Sub Folder 03.Hasil


5.0 REFRENSI
Doc Number:
CV. Bima Shabartum 08SOP/BSB-MC/I/2018
Mine Consultant, Constructions, Others
Business Issued Date:
Website http://www.bimashabartum.co.id 18.01.2018

PROSEDUR MANAJEMEN FILE Page: Revision:


BSB CONSULTANT & OTHERS BUSINESS 7 of 7 1.0

http://alarif-aholic.blogspot.co.id/2014/01/tips-pe-nama-file-dalam-wfs-windows.html
haidarahmad.wordpress.com/2012/02/20/mengatur-penamaan-file-pada-komputer/