PEDOMAN KEBIJAKAN

DAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

BUMITAMA FOUNDATION

Nama Dokumen : PENGELOLAAN SURAT KELUAR

Nomor Dokumen :

Disahkan Tanggal :

Revisi ke :

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disiapkan Oleh

Direviu Oleh

Dietujui Oleh
A. Kebijakan

1. Deskripsi
1.1 Tujuan
1.1.1. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan Surat
Keluar.
1.1.2. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat Keluar
2.1 Ruang Lingkup
Ketertiban dan kelancaran merupakan beberapa faktor penting dalam kepengurusan
administrasi. Dalam kepengurusan ketatausahaan organisasi seperti instansi
pemerintah ataupun swasta, dituntut terjaganya kelancaran administrasi guna
menunjang keefektifan kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang diinginkan.
3.1 Definisi
1.3.1. Surat Keluar adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
1.3.2. Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan.
a. Pola sentralisasi Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara
terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang
bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor
tersebut, terKeluar menangani surat Keluar.
b. Pola desentralisasi Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan
di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata
usaha atau sekretariat di lingkungan kantor.
4.1 Ketentuan Umum
Bahwa prosedur pengolahan surat Keluar dan surat keluar adalah pekerjaan surat
menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang
utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat
memperlancar administrasi intansi tersebut.
5.1 Fungsi Surat
1.5.1. Mewakili dari pengiriman / penulisan.
1.5.2. Bahan Pembuktian.
1.5.3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
1.5.4. Alat pengukur kegiatan organisasi
2.1.1. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan
selanjutnya
6.1 Langkah-Langkah Penyusunan SOP
3.1.1. Penyusunan Business Process (Tata Laksana)
3.1.1.1. Pendekatan yang banyak digunakan di lingkungan manajemen organisasi
dan menjadi dasar dari proses penataan tatalaksana adalah Manajemen
Tatalaksana (Business Process Management).
3.1.1.2. Tujuan penyusunan tata laksana ini adalah untuk meningkatkan efisiensi
dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif,
efisien dan terukur pada masing-masing Sekolah
 3.1.1.3. Dalam pendekatan ini tata laksana disusun dengan langkah-langkah
penyusunan business process dilaksanakan melalui pendekatan siklus
mulai dari perancangan – impelementasi – pemberlakuan (monitoring) –
dan evaluasi
3.1.1.4. Metodologi penyusunan tata laksana / business process
3.1.1.4.1. Focused Group Diskusi terpandu membahas suatu topik dimana
peserta adalah para Discussion pemimpin unit kerja atau nara
sumber terkait topik dimaksud.
3.1.1.4.2. Wawancara - Wawancara terstruktur adalah wawancara dimana
semua pertanyaan yang akan ditanyakan telah dipersiapkan
terlebih dahulu secara fixed dan ditanyakan kepada semua
responden dengan urut - urutan yang sama untuk menjaga
tingkat presisi dan realiabilitas. Wawancara tidak terstruktur
adalah wawancara dimana tidak diperlukan format pertanyaan
yang baku seperti wawancara terstruktur.
3.1.1.4.3. Observasi: Pengumpulan data/informasi mengenai pelaksanaan
suatu kegiatanatau serangkaian kegiatan dalam rentang waktu
tertentu.
3.1.1.4.4. Telaah Penggalian data dan informasi dari berbagai dokumen
baik berupa Dokumen: buku, surat-surat keputusan, peraturan
perundang-undangan atau kebijakan tertulis.

3.1.2. Mekanisme Penanganan Surat Keluar

3.1.2.1. Seksi Umum mengirim Surat Keluar, mencatat dalam agenda surat Keluar
3.1.2.2. Ka. Bag. Administrasi Melampirkn Form Disposisi dan menyampaikannya
ke Ketua Harian
3.1.2.3. Ketua harian Mengisi Form Disposisi
3.1.2.4. Bagian Administrasi Melakukan penggandaan dan distribusi surat Keluar
3.1.2.5. Kepala Bagian Memerintahkan Kepala Seksi untuk menyiapkan tindak
lanjut
3.1.2.6. Kepala seksi Menyiapkan tindak lanjut / balasan atas surat Keluar dan
menyerahkannya kepada Kepala Bagian.
.
 07_SOP Pengelolaan Surat Keluar
Kepala
Ketua Kepala Kepala
Aktivitas Seksi Umum Bagian Keterangan
Harian Bagian Seksi
Administrasi
Form Agenda Surat

Seksi Umum mengirim Surat

Keluar, mencatat dalam agenda
surat Keluar

Ka. Bag. Administrasi Melampirkn Form Disposisi

Form Disposisi dan
menyampaikannya ke Ketua
Harian

Ketua harian Mengisi Form

Disposisi

Bagian Administrasi Melakukan

penggandaan dan distribusi surat
Keluar

Kepala Bagian Memerintahkan

Kepala Seksi untuk menyiapkan
tindak lanjut

Kepala seksi Menyiapkan tindak

lanjut / balasan atas surat Keluar
dan menyerahkannya kepada
Kepala Bagian
 Form Agenda Surat Keluar

No Nomer Tanggal Asal Surat Tujuan Perihal Keterangan

Urut Surat Surat Surat
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
 LEMBAR DISPOSISI

Perintah Dari : Diterima Tanggal :

Tanggal : Nomor Agenda :
Nomer Surat : Diteruskan Kepada :
Perihal : 1
2
3
Isi Disposisi:

Jakarta,...........,...........2015

Nama Terang
Jabatan