INSTRUKSI KERJA

PEMELIHARAAN DOKUMEN
LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2012
 INSTRUKSI KERJA
PEMELIHARAAN DOKUMEN
LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen :
Revisi :
Tanggal : 16 Agustus 2012
Diajukan oleh : Kepala Laboratorium

Ratih Ardia Sari,ST.,MT

Dikendalikan oleh : Manager Representative

Arif Rahman, ST., MT.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Industri FTUB

Nasir Widha Setyanto, ST., MT.

 DAFTAR ISI

Daftar Isi ............................................................................................................................. i

I. Tujuan ........................................................................................................................... 1
II. RuangLingkup .............................................................................................................. 1
III. Definisi ......................................................................................................................... 1
IV. Pihak yang Terkait ........................................................................................................ 1
V. SyaratdanKetentuan ...................................................................................................... 1
VI. ProsedurPengelolaan Dokumen ................................................................................... 1
I. Tujuan
1. Menjelaskan Prosedur Pemeliharaan Dokumen di Laboratorium Simulasi dan
Aplikasi Industri
2. Mempermudah pengendalianpemeliharaan dokumenLaboratorium Simulasi dan
Aplikasi Industri

II. RuangLingkup
Mulaidari pengumpulan arsip dokumen oleh asisten hingga penyimpanan dokumen
dokumen pada lemari penyimpanan.

III. Definisi
Pemeliharaan dokumen merupakansalahsatu standar kerja yang ada di Laboratorium
Simulasi dan Aplikasi Industri sebagai salahsatusistem pengelolaan berkas atau dokumen.

IV. Pihak yang Terkait

1. Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri
2. Kepala Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri

V. SyaratdanKetentuan
5.1 Syarat
Syarat yang diberlakukanadalahdokumen yang akan dikelola harus memiliki
arsip secara hardcopymaupun softcopy minimal 1kopi.

5.2 Ketentuan
Ketentuan yang diberlakukanadalahjenis dokumen yang dikelola dan dipelihara,
1. Jenis-jenis dokumen yang dikelola antara lain surat-surat, laporan praktikum,
laporan kegiatan, jurnal, pengumuman, buku, dan arsip khusus.
2. Klasifikasi dokumen adalah sebagai berikut
No. Kelompok Jenis dokumen / arsip
1 Surat Surat Masuk
Surat Keluar

2 Laporan Laporan Praktikum Simulasi

3 Media massa Jurnal

Pengumuman Praktikum Simulasi
Artikel
 No. Kelompok Jenis dokumen / arsip
4 Buku Teks book

5. Arsip khusus Visi Misi Laboratorium,

Proker Laboratorium
Struktur Organisasi
Daftar Calon Asisten OR
Daftar Asisten
dan lain-lain

3. Pengarsipan dokumen harus tertera pada Daftar Arsip Laboratorium Simulasi.

4. Pengarsipan dokumen dilakukan setiap ada dokumen yang masuk atau keluar
5. Dokumen dimasukan pada box Arsip setiap tahun periode.

VI. ProsedurPemeliharaanDokumen
6.1 Prosedur
1. Asisten mengumpulkan arsip dengan cara mengambil dokumen atau menerima
dokumen
2. Kepala Laboratorium menelaah dan memeriksa arsip yang akan di pindahkan ke
Map Folder
3. Asisten mengklasifikasikan dokumen berdasarkan klasifikasi arsip Laboratorium
Simulasi dan Aplikasi Industri.
4. Asisten memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Laboratorium Simulasi yang
berada dalam file komputer.
5. Asisten memasukan dokumen kedalam map gantung
6. Asisten memindahkan Arsip untuk dimasukkan kedalam Folder Map
7. Kepala Laboratorium memeriksa dan meneliti arsip telah sesuai dengan daftar
arsip laboratorium SAI dan memasukan kedalam Map Folder dan memasukan
map Folder Kedalam Box Arsip dan Memberi tahun Pada Box Arsip
8. Asisten menyimpan dan menata Box Arsip Pada Ruang Penyimpanan Arsip
Sesuai dengan tahun
9. Penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan rincian sebagai berikut:
a. Satu tahun terakhir laporan praktikum disimpan lengkap untuk semua
kelompok
b. Lebih dari satu tahun tetapi kurang dari tiga tahun, penyimpanan laporan
praktikum dilakukan dengan mengambil sampel.
c. Lebih dari tiga tahun, sample yang disimpan selama tiga tahun tersebut dapat
dimusnahkan.
6.2 Diagram Alir

Asisten Kepala Laboratorium

Mulai

Dokumen
Mengumpulkan dokumen
Menelaah dan
memeriksaDokumen
Dokumen

Mengklasifikasikan
dokumen

Memasukan data
dokumen ke Daftar Arsip
Laboratorium

Memasukan dokumen
ke map gantung

Memeriksa dan meneliti

arsip telah sesuai dengan
daftar arsip laboratorium Dokumen
Menyimpan dan menata
Dokumen pada Box
Dokumen
ArsipSesuai dengan tahun

Selesai