Anda di halaman 1dari 2

1.

Berikut ini adalah sebuah deskripsi prosedur pembelian dan hutang dagang yang ada di
Northwest Manufacturing Company.

Departemen-departemen yang membutuhkan pasokan mengajukan daftar permintaan


pembelian dalam formulir daftar permintaan yang telah diberi nomor sebelumnya. Tiap
daftar permintaan ini disetujui oleh kepala departemen yang membutuhkan, yang
mengindikasikan distribusi akuntansi formulir daftar permintaan. Dua salinan dikirim ke
departemen pembelian dan satu salinan disimpan sebagai file secara numerik.
Departemen pembelian bertanggung jawab untuk penomoran berikutnya dalam
formulir daftar permintaan yang diterima. Pesanan pembelian yang telah dinomori
disiapkan, disetujui, dan didistribusikan: satu salinan untuk setiap permohonan,
penerimaan, dan departemen hutang dagang. Dua salinan pesanan pembelian dikirim ke
pemasok dan satu salinan disimpan sebagai file secara numerik dengan formulir daftar
permintaan terlampir di dalamnya. Sebuah salinan daftar permintaan ini juga dikirim ke
departemen piutang dagang.
Di departemen penerimaan barang, bagian penerimaan memeriksa pengiriman dan
menghitung dalam lembar pengecekan. Bagian ini tidak memiliki akses ke pesanan
pembelian. Lembar pengecekan dikirim ke kepala departemen penerimaan barang. Ia
akan membandingkan lembar pengecekan dengan pesanan pembelian dan menyiapkan
sebuah laporan penerimaan barang yang juga telah dinomori. Laporan ini
mengindikasikan kuantitas aktual yang diterima. Item-item yang dikembalikan ke
pemasok disebutkan dalam laporan penerimaan barang, dan memo debit yang terpisah
juga disiapkan. Kepala departemen bertanggung jawab atas penomoran untuk laporan
penerimaan barang dan memo debit. Barang ke departemen penyimpanan. Laporan
penerimaan barang dan memo debit dikirim ke departemen yang sebelumnya telah
mengajukan permohonan, departemen piutang dagang, departemen pembelian, dan
departemen penyimpanan. Masing-masing departemen ini menyimpan file salinannya
secara numerik.
Tagihan dikirim dari bagian penerimaan surat ke departemen hutang dagang. Petugas
membandingkan rincian tagihan dengan yang ditunjukkan dalam pesanan pembelian,
formulir daftar permintaan, dan laporan penerimaan barang dan mengeceknya untuk
melihat apakah terjadi kesalahan. Ia juga bertanggung jawab untuk pesanan pembelian
dan laporan penerimaan barang berikutnya.
Petugas tersebut akan menyimpan tagihan-tagihan sampai dokumen-dokumen
sebelumnya diterima dan proses pencocokan selesai. Ketika selesai, petugas menyusun
tagihan, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan memo debet yang terkait ke dalam
paket voucher, memberi inisial pada paket tersebut, dan mengirimkannya supervisor
hutang dagang. Supervisor akan mengkaji ulang paket tersebut, memberikan inisial
sebagai tanda persetujuan untuk pembayaran, menandai tanggal pembayaran, dan
mengirim paket tersebut ke petugas pembayaran pengeluara kas, yang kemudian
mengirimkannya untuk pemrosesan data. Setelah pemrosesan input, paket voucher
dikembalikan ke departemen hutang dagang.
Cek yang disiapkan oleh pemrosesan data dikembalikan ke hutang dagang,
dilampirkan pada paket voucher yang terkait, dan diserahkan ke supervisor hutang
dagang sebagai kaji ulang akhir sebelum diserahkan kepada was (controller) untuk
ditandatangani. Controller mengkaji tiap paket voucher dan secara manual
menandatangani cek-cek tersebut. Cek dan paket voucher kemudian dikirim ke
bendahara, yang juga secara manual menandatangani cek tersebut. Dua tanda tangan
diperlukan untuk seluruh cek. Sekretaris bendahara akan membatalkan seluruh dokumen
pendukung dan mengembalikan dokumen-dokumen yang telah dibatalkan dan cek pada
supervisor hutang dagang. Paket voucher diisi oleh seorang petugas, yang juga
menyiapkan sebuah lembar input pemrosesan data yang menunjukkan penerima gaji,
nomor cek, jumlah dan sebagainya. Lembar input diproses untuk menghasilkan catatan
pembayaran pengeluaran kas. Supervisor hutang dagang mengirimkan cek yang telah
ditandatangani ke bagian penerimaan dan pengiriman surat.
Tagihan biaya pengiriman, yang cukup besar jumlahnya, dikirimkan dari ruang
penerimaan surat kepada seorang petugas, yang memeriksa akurasinya. Tagihan biaya
pengiriman kemudian dikirim ke supervisor hutang dagang untuk mendapatkan
persetujuan. Supervisor akan menandai tanggal pembayaran dan kemudian mengirimkan
tagihan tersebut untuk persiapan cek oleh bagian pemrosesan data. Pada akhir bulan,
total pembayaran pengeluaran kas dijumlahkan dan sebuah entri jurnal disiapkan oleh
petugas pembayaran pengeluaran kas. Setelah disetujui supervisor hutang dagang, lalu
dikirim ke petugas jurnal umum untuk dimasukkan dalam jurnal. Petugas jurnal umum
bersifat independen untuk seluruh hutang dagang dan fungsi-fungsi pembayaran
pengeluaran. Laporan bank bulanan dikirimkan secara langsung kepada supervisor
hutang dagang, yang melakukan rekonsiliasi.

Tugas Anda
a. Desainlah sebuah flowchart untuk sistem yang ada saat ini
b. Identifikasikan potensi kelemahan pengendalian internal dalam prosedur yang ada
saat ini. Berikan beberapa modifikasi untuk sistem yang ada saat ini untuk
mendukung rekomendasi Anda sehubungan dengan kelemahan potensial tersebut.