Anda di halaman 1dari 10

PT.

CALF Indonesia
Jl. Raya Serang Km. 13,8
Rt. 012/005 Desa Bitung Jaya
Kec. Cikupa Tangerang 15710
Subjek: Kode Dokumen:
SOP-HR-B03-002 R01
Tgl Terbit:
PROSEDUR APR’ 2016
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Supersedes:
JUL’ 2013
TUNJANGAN Hal:
1 dari 9

I. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan prosedur pembayaran gaji/upah, tunjangan dan
semua jenis pembayaran hak karyawan sehingga menjadi pedoman dalam pelaksanaan
dan juga sebagai alat untuk pengendali pelaksanaan yang akurat dan tepat waktu.

II. RUANG LINGKUP


Prosedur ini mencakup semua jenis pembayaran kompensasi dan benefit kepada karyawan
termasuk gaji/upah, tunjangan–tunjangan, lembur, uang makan, penggantian biaya
pengobatan, Tunjangan Hari Raya, Bonus yang berlaku di PT. Calf Indonesia

III. REFERENSI
3.1 Undang Undang Ketenagakerjaan & Kepmenaker yang berlaku.
3.2 Peraturan Perusahaan PT. Calf Indonesia (ST-HR-B03-003)

IV. PENANGGUNG JAWAB


4.1. HR Manager
4.2. HR Supervisor

V. DETAIL PROSEDUR
5.1. Pembayaran Gaji & Tunjangan pada Akhir Bulan Setingkat Operator.
5.1.1. Menjelang tanggal 19, dilakukan review data dan daftar gaji karyawan (payroll)
bulan sebelumnya, Kemudian dilakukan pembaruan jika ada perubahan data
karyawan, termasuk jika ada perubahan gaji dan/atau tunjangan pada karyawan.
5.1.2. Pada setiap tanggal 19 (atau tanggal yang disepakati untuk closing data absensi
karyawan) dilakukan pengumpulan data kehadiran (absensi). Data kehadiran
karyawan di Head Office dan Plant dengan mengunduh (download) data kehadiran
dari mesin pencatat kehadiran (finger print) atau dari kartu absensi,

5.1.3. HR Administration Staff mengumpulkan data jam kerja lembur berupa surat
perintah lembur atau timesheet lembur yang sudah mendapat persetujuan serta
Disiapkan Oleh: Disetujui/diperiksa oleh:

A. Arif Sujatmoko Rudy Angkoso


HRGA Director
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
2 dari 9
TUNJANGAN

ditandatangani oleh pemberi perintah lembur/atasan dan Kepala Bagian/Dept.


Head.
5.1.4. Data jam lembur karyawan tersebut dicocokan dengan data kehadiran karyawan
dari alat pencatat kehadiran (finger print).
5.1.5. Kemudian dilakukan Rekapitulasi Kehadiran menggunakan aplikasi MS Excel
beserta jam lembur. Perhitungan upah lembur berdasarkan jam lembur dilakukan
sesuai ketentuan perhitungan upah lembur dari Pemerintah (Kepmenakertrans RI)
yang berlaku.
5.1.6. Dibuatkan daftar potongan gaji karyawan yaitu
a. potongan berdasarkan data ketidakhadiran kerja
b. potongan uang makan berdasarkan data keterlambatan karyawan
c. pinjaman karyawan dari buku daftar pinjaman karyawan
d. lain-lain jika ada.
5.1.7. Data-data tersebut diatas di input ke dalam Rekapitulasi Payrol Karyawan untuk
dilakukan perhitungan gaji.
5.1.8. Hasil perhitungan tersebut dicetak (print) untuk dilakukan pengecekan.
5.1.9. Memberitahukan melalui email ke Bagian F&A Manager tentang gaji, lembur dan
tunjangan yang akan dibayarkan pada bulan yang bersangkutan untuk diperiksa dan
kemudian menyiapkan dananya,
5.1.10. Setelah perhitungan dipastikan sudah benar, siapkan dokumen-dokumen seperti :
a. Rekapitulasi Pembayaran Gaji Karyawan
b. Daftar Transfer Gaji, yaitu nama Karyawan/penerima gaji, nama bank dan
nomor rekening serta jumlah yang akan ditransfer
c. Surat ke Bank yang ditunjuk (BCA) tentang perintah pembayaran (contoh
terlampir).
5.1.11. Pada tanggal 24 atau 25 setiap bulannya hasil perhitungan gaji serta data-data dan
dokumen pendukung diserahkan F&A Manager untuk diperiksa & dimintakan
persetujuan pembayarannya ke Direktur Utama.
5.1.12. Pada tanggal 26 daftar transfer gaji serta permintaan transfer gaji diserahkan ke
Bank (BCA) untuk dilakukan transfer gaji pada tanggal 26. Tanggal 26 gaji sudah
diterima oleh seluruh Karyawan, atau paling lambat pada akhir bulan. Jika tanggal
26 jatuh pada hari Sabtu, maka seluruh proses dilakukan sehari lebih awal dan jika
tanggal 26 jatuh pada hari Minggu, maka seluruh proses dilakukan hari jum’at
sebelumnya.
5.1.13. HR Administration Staff segera menyiapkan dan mencetak slip gaji dari program
payroll untuk kemudian diserahkan ke masing-masing karyawan.
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
3 dari 9
TUNJANGAN

5.2. Pembayaran Gaji & Tunjangan pada Akhir Bulan untuk Karyawan tetap dan
setingkat Foreman ke atas.
5.2.1. Setiap tanggal 19 (atau tanggal yang disepakati untuk closing data absensi
karyawan) dilakukan pengumpulan data kehadiran (absensi). Data kehadiran
karyawan di Head Office dan Plant dengan mengunduh (download) data kehadiran
dari mesin pencatat kehadiran (finger print) atau dari kartu absensi,
5.2.2. Dibuatkan daftar potongan gaji karyawan yaitu,
a. potongan uang transport dan uang makan berdasarkan data ketidakhadiran
kerja
b. potongan uang makan berdasarkan data keterlambatan karyawan
c. pinjaman Karyawan dari buku daftar pinjaman Karyawan
d. lain-lain jika ada.
5.2.3. Data-data tersebut diatas di input ke data Rekapitulasi Presensi Karyawan.
5.2.4. Data tersebut dicetak (print) untuk dilakukan pengecekan.
5.2.5. Setelah data tersebut di pastikan benar maka data tersebut dikirimkan melalui email
kepada F&A Manager untuk dibuatkan perhitungan gaji dan tunjangan yang akan
dibayarkan pada bulan yang bersangkutan.
5.2.6. Pada tanggal 24 atau 25 hasil perhitungan gaji serta data-data dan dokumen
pendukung diserahkan oleh F&A Manager untuk diperiksa & dimintakan
persetujuan pembayarannya kepada Direktur Utama.
5.2.7. Pada tanggal 26 daftar transfer gaji serta permintaan transfer gaji diserahkan ke
Bank (BCA) untuk dilakukan transfer gaji pada tanggal 26. Tanggal 26 gaji sudah
diterima oleh seluruh Karyawan, atau paling lambat pada akhir bulan. Jika tanggal
26 jatuh pada hari Sabtu/minggu maka seluruh proses dilakukan pada hari jum’at
sebelumnya.
5.2.8. F & A Manager segera menyiapkan dan mencetak slip gaji untuk kemudian
diserahkan ke masing-masing karyawan melalui HR Dept.

5.3. Jamsostek (Jaminan Kecelakaan Kerja, Kematian dan Hari Tua).


5.3.1. Setiap awal bulan Penggajian (Finance Manager) dengan dibantu HR Dept.
melakukan review dan update data karyawan yang masuk atau keluar, serta
perubahan gaji.
5.3.2. Atas hasil review dan update data tersebut, sebelum tanggal 15, Finance Manager
membuat laporan perubahan data kepesertaan Jamsostek dengan mengisi fomulir-
formulir Jamsostek sebagai berikut :
- Formulir pendaftaran tenaga kerja (form Jamsostek 1a)
- Formulir tenaga kerja keluar (form Jamsostek 1b)
- Formulir rincian iuran Jamsostek (form Jamsostek 2a)
- Formulir perubahan penurunan upah (form Jamsostek 2a pendukung)
- Formulir perubahan kenaikan upah (form Jamsostek 2s pendukung)
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
4 dari 9
TUNJANGAN

5.3.3. Kemudian dilakukan perhitungan jumlah iuran Jamsostek berdasarkan data-data


isian formulir Jamsostek tersebut.
5.3.4. Mengajukan formulir permohonan permintaan uang berdasarkan jumlah
perhitungan rincian iuran Jamsostek untuk dilakukan pembayaran kepada Finance
Staff.
5.3.5. Proses pembayaran dilakukan oleh Finance Staff dengan ditransfer ke rekening PT
Jamsostek.

5.4. Pembayaran dan Pelaporan Pajak Penghasilan (Pph Pasal 21)


5.4.1. Setiap akhir bulan (selesai pembayaran gaji) Bagian Penggajian (Finance Manager)
menyerahkan rekap pembayaran gaji karyawan dan perhitungan pajak penghasilan
(Pph 21) masing-masing karyawan ke Bagian Accounting/Pajak.
5.4.2. Bagian Pajak akan mencatat, membuat SSP (Surat Setoran Pajak), menyetorkan
serta melaporkan jumlah pembayaran Pajak PPh 21 masing-masing karyawan
tersebut ke Kantor Pajak.
5.4.3. Setiap awal tahun/bulan Januari, FA Manager merekap data penghasilan serta
potongan pajak PPh 21 masing–masing karyawan dalam satu tahun sebelumnya.
5.4.4. Rekap data tersebut diserahkan ke Fax untuk dilakukan perhitungan ulang atas
PPh21 setiap karyawan. Akan diketahui karyawan yang kurang potong/kurang
bayar atau lebih potong/ lebih bayar pajak.
5.4.5. Bagian finance and Acounting akan menyampaikan ke HR Dept/Penggajian hasil
perhitungan ulang atas Pph 21.
5.4.6. Kelebihan dan kekurangan akan ditindaklanjuti oleh Bagian Penggajian kepada
masing–masing karyawan.
5.4.7. Pada awal tahun, Bagian Accounting menyetorkan serta melaporkan jumlah
pembayaran Pajak PPh 21 tahunan masing-masing karyawan tersebut ke Kantor
Pajak.
5.4.8. Pada awal tahun, Bagian Accounting/Pajak melengkapi formulir 1721–A1 sebagai
bukti potong pajak PPh 21 tahunan untuk masing-masing karyawan.
5.4.9. Formulir 1721–A1 tersebut diserahkan ke HRD sebelum akhir Maret untuk
didistribusikan ke masing-masing karyawan yang akan digunakan sebagai dasar
pengisian SPT Tahunan orang pribadi untuk dilaporkan ke Kantor Pajak paling
lambat 31 Maret.
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
5 dari 9
TUNJANGAN

VI. DOKUMEN TERKAIT


6.1. Rekapitulasi Absensi Karyawan
6.2. Rekapitulasi Gaji Karyawan
6.3. Rekapitulasi Transfer Bank (BCA)
6.4. Rekapitulasi Transfer
6.5. Formulir pendaftaran tenaga kerja (form Jamsostek 1a)
6.6. Formulir tenaga kerja keluar (form Jamsostek 1b)
6.7. Formulir rincian iuran Jamsostek (form Jamsostek 2a)
6.8. Formulir perubahan penurunan upah (form Jamsostek 2a pendukung)
6.9. Formulir perubahan kenaikan upah (form Jamsostek 2s pendukung)

VII. RIWAYAT PERUBAHAN


Revisi Deskripsi Perubahan Tanggal Direvisi Oleh
No. Efektif
R01 - Penggantian Kode Dokumen Apr’2016
- Perubahan minor pada prosedur umumnya yaitu
tanggal merekap gaji dari tgl 22 menjadi tgl 19,
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
6 dari 9
TUNJANGAN

VIII. DIAGRAM ALIR PROSES


Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
7 dari 9
TUNJANGAN
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
8 dari 9
TUNJANGAN
Kode Dokumen:
PROSEDUR SOP-HR-B03-002 R01
PEMBAYARAN GAJI/UPAH & Hal:
9 dari 9
TUNJANGAN
PT. CALF Indonesia

Disiapkan Oleh: Disetujui/diperiksa oleh:

A. Arif Sujatmoko Rudy Angkoso


HRGA Director