Anda di halaman 1dari 48

Pedoman Project Assignment

Executive Education

Referensi Perangkat Analisa

PLN Corporate University

Nama Peserta :_________________________

Posisi Jabatan :_________________________

Unit Kerja :_________________________

Lokasi :_________________________

Program Pendidikan :_________________________

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 1


Penyusun:
Buku Pedoman Project Assignment Referensi Perangkat Analisa disusun oleh Tim Penyusun

Tim Pengarah:
Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Manajer Bidang Pembelajaran Non Teknik

Tim Penyusun:
Sri Heny Purwanti, Ressy Dwi Ervenny, Adhisty Varadian

Nara Sumber :
Suharto, Wisnoe Satrijono, Bagus Setiawan, Okto Rinaldi, Dody Budiawan, Bob Saril, Ridho Hutomo,
Haryo Soetendro, Djoko Rahardjo

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 2


Daftar Isi

DAFTAR ISI............................................................................................................................ iii


KATA PENGANTAR................................................................................................................. v

1. Pie Chart (Diagram Kue)................................................................................................. 2


2. Bar Charts (Diagram Batang).......................................................................................... 3
3. Diagram Garis (Run / Line Chart).................................................................................... 4
4. Diagram Radar (Radar Chart)......................................................................................... 5
5. Diagram Acak (Scatter Diagram).................................................................................... 6
6. Histograms..................................................................................................................... 7
7. Diagram Pareto............................................................................................................... 8
8. Kurva Normal (Normal Test Plot).................................................................................... 9
9. Control Charts................................................................................................................ 10
10. Diagram Relasi (Relations Diagram atau Interrelationship graph).................................. 11
11. Brainstorming................................................................................................................. 12
12. Affinity Diagram............................................................................................................. 13
13. Membangun Konsensus (Building Consensus) ............................................................... 14
14. Diagram Sebab Akibat / Diagram Tulang Ikan (Cause Effect Diagram / Fishbone
Diagram)........................................................................................................................ 15
15. Diagram Alur (Flow chart).............................................................................................. 16
16. Force Field Analysis........................................................................................................ 17
17. Diagram Pohon (Tree Diagram - Root Cause Problem Solving / RCPS - 5 Why)............. 18
18. Lembar Periksa (Check Sheets)....................................................................................... 19
19. Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act - PDCA Cycle)............................................................ 20
20. Diagram RASCI (RASCI Chart).......................................................................................... 21
21. Mind Mapping................................................................................................................ 22
22. Gantt Chart / Work Plan................................................................................................. 23
23. Anggaran (Budgeting)..................................................................................................... 24
24. Tehnik Pro – kontra (Pros-Cons Decision Making).......................................................... 25
25. Matriks Prioritas (Prioritization Matrix).......................................................................... 26
26. Teknik Pembobotan (Weigthed Ranking Decision Making)............................................ 27
27. After Review Matrix........................................................................................................ 28
28. Synergy Analysis............................................................................................................. 29
29. Collaborating Action Plan............................................................................................... 30
30. Performance Monitoring Report..................................................................................... 31
31. Empowering Level Analysis............................................................................................. 33

32. 9 Blok Talenta / (9 Box Potential – Leadership Matrix)................................................... 34


33. Role model Analysis........................................................................................................ 35
34. Road Map Analysis......................................................................................................... 36
35. Business Model Canvas......................................................................................... 37
36. Analisa SWOT (SWOT Analysis)............................................................................. 38
37. Six Sigma Quality.................................................................................................. 39
38. Balanced Scorecard............................................................................................... 40
39. TOWS Matrix ………………………………………………………………………………………………... 47

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 3


Kata Pengantar

Pertama-tama, kami mewakili seluruh jajaran manajemen dan staf PT PLN (Persero) Pusat
Pendidikan dan Pelatihan, mengucapkan selamat datang kepada para peserta Executive Education.

Buku Pedoman Project Assignment Referensi Perangkat Analisa, merupakan informasi yang
disusun sebagai referensi guna mempermudah para Peserta memilih perangkat untuk melakukan
analisa masalah dalam Project Assignment, sehingga diharapkan penyelenggaraan pembelajaran
dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.

Harapan kami, setiap peserta dapat mengikuti seluruh tahapan Project Assignment dengan
sebaik-baiknya sehingga tujuan dari penyelenggaraan pembelajaran dapat tercapai. Tujuan program
pendidikan & pelatihan yang telah dicanangkan oleh PT PLN (Persero) adalah membangun para
calon pemimpin masa depan PLN yang mempunyai visi, misi dan karakter kepemimpinan yang
mengedepankan pentingnya pembangunan potensi insani di lingkungan PT PLN (Persero). Fokus
pembelajaran kepemimpinan menekankan kemampuan soft skill yang dapat langsung diterapkan di
tempat kerja dan membawa manfaat yang akan kembali ke diri peserta.

Demikian kami sampaikan, selamat melaksanakan Project Assignment. Semoga Tuhan Yang
Maha Esa selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya.

Jakarta, Januari
Jakarta, 20152015
Januari
PT Kepala Pusdiklat,
PLN (Persero) Pusdiklat

KEPALA

Okto Rinaldi S.
OKTO RINALDI S.

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 4


Perangkat Analisa

Referensi peserta untuk memudahkan penyusunan

Bab III. Analisa Masalah dalam Project Assignment

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 5


1. Pie Chart (Diagram Kue)

Diagram kue adalah sebuah diagram yang menunjukkan proporsi sejumlah kelompok tertentu dalam
gambaran keseluruhan. Seluruh diagram kue mencerminkan data keseluruhan, sedangkan tiap
bagian potongan kue menggambarkan jumlah kelompok tertentu.

Cara penggunaan:

 Gunakan angka dan warna pada tiap potongan pie untuk memahami data secara keseluruhan
 Mulailah selalu dari potongan kue yang terbesar kemudian berturut-turut pada potongan kue
yang terkecil untuk menyimpulkan data.
 Potongan kue terbesar menunjukkan jumlah terbesar dari keseluruhan data
 Ambil kesimpulan dari data pie chart tersebut

Referensi :

 Semua buku statistik


 Microsoft Excell, link : https://support.office.com/en-us/article/Present-your-data-in--a-pie-chart

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 6


2. Bar Charts (Diagram Batang)

Diagram batang adalah diagram yang menunjukkan perbandingan sekelompok data dalam bentuk
kelompok data. Dalam diagram batang, data digambarkan dalam bentuk beberapa data yang terpisah
dan ditampilkan dalam bentuk batang. Pembaca dapat membandingkan satu data dengan data
lainnya sebagai bahan analisa. Pada sumbu mendatar (sumbu X) biasanya terdapat ketegori tertentu.
Pada sumbu tegak (sumbu Y) terdapat jumlah atau frekwensi dalam skala tertentu.

Diagram batang mudah untuk digunakan oleh sebagian orang karena langsung menampilkan data
secara visual.

Cara penggunaan

 Pahami judul dan katergori yang digunakan diagram batang


 Lihatlah pertama kali batang tertinggi dan batang terendah
 Analisa perbandingan antar batang sehingga memahami informasi untuk setiap kategori
 Analisa Pertumbuhan atau penurunan grafik batang untuk mendapatkan gambaran secara
keseluruhan
 Perhatikan skala yang digunakan. Anda harus memahami skala yang harus digunakan
 Pastikan batang-batang yang ada sesudah memiliki kategori yang sama. Contoh: jangan
membandingkan diagram batang secara bulanan dengan tahunan
 Bandingkan diagram batang dalam interval waktu yang sama.

 Ambil kesimpulan dari data bar chart tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 7


3. Diagram Garis (Run / Line Chart)

Diagram garis adalah diagram yang menggambarkan kinerja dari waktu ke waktu. Trend kenaikan dan
penurunan, siklus dan pola penyimpangan dapat terlihat secara langsung. Gambaran yang tampak
pada diagram dapat dijadikan acuan untuk penyempurnaan. Diagram garis juga digunakan untuk
memeriksa kemajuan hasil sebuah pekerjaan. Untuk memudahkan pemahaman, biasanya pada
diagram garis memiliki sebuah garis rata-rata sebagai pembanding.

Pada pemakaian secara umum, grafik garis dapat digunakan seperti penggunaan grafik batang untuk
membandingkan satu data dengan data lainnya.

Cara penggunaan :

 Tetapkan garis rata-rata sebagai pembanding. Kemudian tetapkan skala dan kategori yang akan
digunakan
 Jika ingin membandingkan beberapa kategori, maka dapat dibuat beberapa diagram garis
 Perhatikan naik-turun grafik garis. Perhatikan gambaran grafik secara keseluruhan berdasarkan
dari periode waktu tertentu.

 Ambil kesimpulan dari data Line chart tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 8


4. Diagram Radar (Radar Chart)

Diagram radar adalah diagram yang menggambarkan beberapa faktor dalam kategori yang sama.
Data disajikan dalam bentuk radar sehingga pembaca dapat memahami informasi dari berbagai
sudut pandang. Contoh : jika ingin melihat data produk series 1 dan 2 di berbagai negara, maka kita
dapat melihat gambaran produk mana yang lebih disukai pada tiap – tiap negara.

Diagram radar akan memudahkan kita untuk memahami sebuah permasalahan dari beberapa
kategori. Hasil analisa dari diagram radar dapat bersifat mendalam terhadap sebuah permasalahan.

Cara Penggunaan :

 Perhatikan diagram secara keseluruhan untuk mendapatkan gambaran yang lebih utuh
 Perhatikan nilai yang berada dekat titik pusat. Data yang berada pada titik pusat menunjukkan
nilai yang rendah
 Perhatikan nilai yang berada pada titik terluar. Data yang berada pada titik terluar menunjukkan
nilai yang tinggi
 Diagram dapat dibandingkan dengan standar kriteria dan titik-titk nilai dapat dihubungkan
dengan garis sehingga terlihat bentuknya.

 Ambil kesimpulan dari data Radar chart tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 9


5. Diagram Acak (Scatter Diagram)

Diagram acak adalah diagram yang digunakan untuk melihat hubungan 2 informasi dalam sebuah
permasalahan. Untuk lebih memudahkan melihat peta penyebaran, buatlah garis lurus sebagai garis
pemisah dari data-data diagram. Pembuatan garis lurus dapat mengacu untuk membagi data-data
menjadi sama banyaknya.

Cara Penggunaan:

 Pastikan skala yang digunakan antara sumbu mendatang dengan sumbu tegak
 Siapkan data-data secara teliti
 Buatlah diagram acak pada data-data yang sudah tersedia.
 Buatlah garis lurus pemisah untuk melihat pola data
 Jika garis lurus yang terbentuk dimulai dari ujung kiri bawah ke ujung kanan atas maka hal
tersebut menunjukkan korelasi positif
 Jika garis lurus yang terbentuk dimulai dari ujung kiri atas ke ujung kanan bawah maka hal
tersebut menunjukkan korelasi negatif
 Jika garis lurus sulit untuk ditentukan, maka biasanya tidak korelasi yang kuat dari 2 informasi
yang digunakan.
 Sebagai catatan, hubungan pengaruh dari 2 informasi belum tentu memiliki hubungan sebab
akibat. Jangan buru-buru menyimpulkan. Anda dapat menggunakan alat statistik untuk
menganalisa lebih detail.

 Ambil kesimpulan dari data scatter diagram tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 10


6. Histograms

Histogram adalah diagram batang yang menggunakan kelompok kelas dalam penyajian data pada
sumbu mendatar. Informasi ini memudahkan pembaca untuk melihat variasi dan kondisi untuk
masing-masing data. Perlu diingat pengelompokan data harus menggunakan interval yang sama
(jarak yang sama) untuk setiap kelompok data. Data juga harus diatur agar tidak terlalu banyak atau
terlalu sedikit untuk keperluan analisa.

Cara penggunaan :

 Buat data-data yang akan ditampilkan dalam diagram


 Tentukan interval kelompok data
 Olah data-data ke dalam interval kelompok data
 Buatlah diagram histogram
 Perhatikan diagram tertinggi dan terendah
 Perhatikan diagram secara keseluruhan untuk analisa permasalahan

 Ambil kesimpulan dari data histogram tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 11


7. Diagram Pareto

Diagram Pareto adalah diagram yang digunakan untuk mencari penyebab masalah yang paling
menyebabkan dampak terbesar. Prinsip Paretto mengacu pada ketentuan 80 -20, yaitu carilah 20%
penyebab yang paling utama untuk menyelesaikan 80% permasalahan yang dihadapi. Dalam
membuat diagram Pareto, langkah yang paling utama adalah penyusunan data untuk dapat
menganalisa penyebab utama dalam permasalahan. Diagram Pareto membantu untuk lebih fokus
memahami permasalahan, menemukan cara penyempuranaan yang efektif dan menggunakan biaya
yang lebih murah. Diagram Pareto juga dapat dikombinasikan dengan alat bantu lainnya sehingga
mempermudah proses analisa.

Cara Penggunaan :

 Kumpulkan data-data dalam kategori yang sama


 Urutkan dari yang terbesar dan terkecil. Biasanya akan ada data-data yang terlihat menonjol
sebagai penyebab permasalahan yang paling utama

 Jika perbedaan antara data tidak signifikan, gambarkan garis untuk menghubungkan data-data.
Biasanya akan terbentuk garis yang mendatar ke bawah. Data-data yang berada pada nilai teratas
akan menjadi faktor penyebab utama permasalahan

 Jika data-data tidak ada yang menonjol dan garis cenderung mendatar, maka cobalah ganti
kategori data. Barangkali ada kategori lain yang lebih cocok untuk dianalisa.

 Ambil kesimpulan dari data diagram pareto tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 12


8. Kurva Normal (Normal Test Plot)

Kurva Normal adalah uji statistik yang dapat digunakan untuk memastikan penyebaran data yang
digunakan memiliki normalitas sebagai acuan analisa. Kurva normal akan benbentuk seperti lonceng
(bell curve) yang menunjukkan penyabaran data udah normal sehingga dapat digunakan untuk
proses analisa selanjutnya. Jika grafik landai ke kiri (left skewd) maka data lebih banyak penyebaran
data lebih banyak bernilai kurang dari rata-rata sehingga berpotensi penilaian terlalu positif.
Sebaliknya jika grafik landai ke kanan, maka penyebaran data lebih dari rata-rata sehingga
berpotensi penilaian terlalu negatif.

Cara penggunaan :

 Urutkan data dari yang terkecil hingga terbesar. Kemudian masukan nilai frekwensiya
 Tetapkan interval kategori kelompok. Hitung Mean, Modus, Median dan Standar Deviasi.
 Masukkan data ke dalam interval kelompok, kemudian buat kurva normalnya.
 Analisa bentuk kurva normal
 Berikan penjelasan yang sesuai dengan kondisi penyebaran data dan mulailah menganalisa
permasalahan yang terjadi.
 Solusi yang diambil biasanya adalah segera melakukan perbaikan pada masalah utama pada
kurva normal.

 Ambil kesimpulan dari data kurva normal tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 13


9. Control Charts

Diagram kontrol adalah diagram yang digunakan untuk mengenali penyimpangan dari sebuah
permasalahan. Biasanya diagram ini digunakan untuk memonitor, mengendalikan dan memperbaiki
ketidaktepatan kinerja proses melalui penelitian variasi produk dan sumber-sumbernya. Pada tengah
diagram terdapat garis rata-rata sebagai standar grafik atau dapat juga digunakan dengan penetapan
kriteria tertentu. Pada diagram terdapat dua garis batas kendali yaitu batas bawah (lower limit) dan
batas atas (upper limit). Batas kendali berperan sebagai panduan dalam pengendali proses yang
ditetapkan. Teknik ini memisahkan variasi yang biasa (wajar) dengan variasi yang khusus (tidak
wajar). Jika posisi titik berada di dalam batas kendali dan distribusi titik bersifat acak dari garis pusat,
maka variasi seperti ini dianggap sebagai variasi yang wajar dan proses dikatakan stabil. Jika posisi
titik berada di luar batas kendali, atau terbentuk pola titik yang abnormal, maka proses ini tidak
dikatakan stabil atau diluar kendali. Proses dapat dibuat stabil melalui pengidentifikasian dan
penghapusan penyebab-penyebab khusus dan mengambil tindakan untuk mencegah kejadian
tersebut terulang kembali.

Cara Penggunaaan :

 Pilih proses yang akan dipetakan dan pendekatan sampling secara acak
 Catat data sampel pada Peta Kendali yang disediakan atau kertas grafik lainnya. Masukkan juga
setiap sampel atau kejadian yang tidak biasa yang terjadi.
 Hitung nilai rata-rata dan rentang kendali dengan menggunakan rumus yang sesuai.
 Hitung nilai garis pusat dengan menggunakan rumus yang sesuai.
 Hitung batas kendali dengan menggunakan rumus yang sesuai.
 Tentukan skala peta dan gambarkan batas kendali
 Tempatkan titik-titik rata-rata dan rentang kendali.
 Perhatikan dan evaluasi peta kendali dari sisi stabilitas dan tetapkan tindakan yang tepat.
 Ambil kesimpulan dari data control chart tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 14


10. Diagram Relasi (Relations Diagram atau Interrelationship graph)

Diagram relasi adalah diagram yang menggambarkan hubungan relasi antar faktor, area atau proses.
Proses analisa dilakukan dengan menghubungkan sebuah faktor dengan faktor lainnya yang terkait
sehingga dapat terlihat hubungan yang jelas. Hubungan antar faktor dapat bersifat kompleks atau
sederhana. Semakin banyak hubungan yang terjadi dalam sebuah faktor maka semakin kompleks
hubungan yang terjadi. Hubungan dapat terjadi oleh karena sebab-akibat, interaksi, urutan logis,
proses dan hubungan lainnya.

Cara Penggunaan :

1. Menyepakati issue masalah yang akan dibahas.


2. Tetapkan faktor yang terkait dalam issue masalah

3. Susun faktor-faktor tersebut secara melingkar dan gambarkan panah pada faktor yang terkait

4. Jika ada satu faktor terkait dengan faktor lainnya, maka tambahkan panahnya

5. Hitung panah terbanyak dari sebuah faktor.

6. Faktor dengan asal anak panah terbanyak menunjukkan faktor penyebab utama. Faktor
dengan tujuan anak panah terbanyak menunjukkan permasalahan atau output utama.

7. Ambil kesimpulan dari data diagram relasi tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 15


11. Brainstorming

Brainstorming adalah proses menemukan ide dan alternatif solusi sebanyak-banyaknya sebagai
respon terhadap suatu permasalahan. Brainstorming mendorong kreativitas dalam melakukan
analisa. Siapapun boleh melontarkan gagasan, ide dan pendapat sebebas-bebasnya tanpa ada
sebuah penghalang. Keberhasilan brainstorming adalah jumlah ide yang berkembang untuk
menyelesaikan permasalahan. Proses brainstorm dimulai dari menjawab sebuah pertanyaan dan
diakhiri dengan daftar sejumlah ide.

Cara Penggunaan :

 Gunakan pertanyaan yang relevan dengan permasalahan. Pastikan setiap orang yang terlibat
dapat memahami. Lakukan diskusi lebih lanjut jika diperlukan
 Berikan waktu untuk berpikir sejenak
 Pimpin anggota tim untuk memberikan idenya. Lakukan dalam beberapa putaran. Berikan
kesempatan kepada setiap orang. Dorong orang lain untuk berbicara dan menyatakan ide-ide
terliar sekalipun.
 Tunda memberikan evaluasi. Tuliskan setiap ide, Tanyakan hanya jika ada peserta yang kehabisan
ide
 Jangan berhenti sampai semua ide sudah dikeluarkan
 Eliminasi ide-ide yang sama dan ide yang tidak relevan dengan topik.

 Ambil kesimpulan dari data brainstorming tersebut

Sebagai catatan: brainstorming tidak dapat digunakan untuk mengevaluasi hubungan antar faktor,
mencari penyebab masalah atau memetakan permasalahan.

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 16


12. Affinity Diagram

Diagram Affinity adalah proses pengumpulan ide dalam jumlah yang besar dan mengelompokkan
informasi tersebut berdasarkan hubungan yang alamiah (affinity) diantara setiap item informasi.
Pengembangan Affinity Diagram pada awalnya merupakan proses kreatif dan berikutnya sebagai
proses logis. Diagram ini membantu tim untuk memperoleh semua informasi yang tersedia dan
dengan cepat mencapai hasil yang disepakati. Penggunaan proses ini memperkenankan pembagian
pernyataan-pernyataan kecil yang timbul secara alamiah, namun demikian tetap mengacu kepada
isu-isu yang relevan untuk dibahas. Diagram Affinity merupakan pengembangan dari brainstorming.

Cara Penggunaan:

 Tuliskan topik atau pertanyaan pada papan tulis atau flipchart.


 Brainstorming untuk mengidentifikasi item-item informasi yang berhubungan dengan topik atau
pertanyaan.
 Tuliskan setiap item pada notes Post-it TM dengan huruf yang besar dan tebal. (Hindari
menggunakan satu kata. Empat sampai tujuh kata akan lebih baik.). Susun secara acak.
 Dengan tidak bercakap-cakap, anda memindahkan notes Post-it TM pada tempat dimana anda
yakin lebih tepat penempatannya. Jika anda tidak setuju dengan pengelompokkannya, jangan
meminta persetujuan dari tim, cukup dengan memindahkan beberapa notes yang anda anggap
akan relevan bila ditempatkan pada kelompok lainnya. Gunakan langkah ini sampai setiap orang
sepakat dengan pengelompokkannya.
 Tanyakan kepada anggota kelompok untuk memeriksa hubungannya (affinity). Pindahkan notes
jika diperlukan kemudian sepakati. Sajikan diagram secara lengkap.
 Ambil kesimpulan dari data affinity diagram tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 17


13. Membangun Konsensus (Building Consensus)

dokumentasi : site visit Ap2B Minahasa

Membangun konsensus adalah proses untuk menyepakati solusi permasalahan dengan mendorong
komitmen untuk setiap orang untuk menjalankan tindakan yang telah ditetapkan. Dalam proses
analisa yang dilakukan secara berkelompok sering terjadi kekurangan konsensus dalam menjalankan
proyek. Hal ini akan menimbulkan permasalahan dalam kerja sama tim dan menyebabkan
argumentasi berkepanjangan. Proses konsensus membutuhkan kemampuan mempengaruhi orang
lain, kerja sama dan pengambilan keputusan. Untuk dapat mencapai konsensus, setiap orang harus
merasa dihargai, mendengarkan secara sungguh-sungguh dan semua permasalahan yang tidak
terlihat dapat diselesaikan bersama.

Dalam menjalankan konsensus, tehnik-tehnik analisa lainnya sebaiknya digunakan. Penggunaan


diagram dapat membantu orang lain untuk menyamakan persepsi. Tehnik brainstorming, affinity dan
mind mapping dapat membantu orang lain untuk melihat fakta yang sama. Pada prinsipnya,
membangun konsensus adalah bagaimana seorang pemimpin dapat mendorong komitmen anggota
timnya untuk dapat menjalankan tindakan yang disepakati

Cara Penggunaan :

 Berikan arahan hasil yang ingin dicapai dalam sebuah diskusi atau meeting.
 Review / kaji kembali data dan informasi yang sudah dijelaskan sebelumnya.
 Berikan kesimpulan hasil diskusi kelompok secara sistematis. Jika ada tanggapan yang berbeda,
berikan tanggapan dengan waktu terbatas. Jika diskusi berlanjut, pemimpin mengarahkan diskusi
dengan mengacu pada hasil yang ingin dicapai.
 Kurangi sikap negatif dari anggota tim. Tularkan Sikap positif.
 Batasi pilihan-pilihan yang akan disepakati untuk mengarahkan pengambilan keputusan
 Ajak anggota tim untuk menyepakati tindakan yang ditetapkan. Berikan kesimpulan yang jelas
 Pastikan seluruh hasil diskusi dicatat. Catatan konsensus langsung diberikan kepada peserta.

 Ambil kesimpulan dari data building consensus tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 18


14. Diagram Sebab Akibat / Diagram Tulang Ikan
(Cause Effect Diagram / Fishbone Diagram).

Diagram sebab-akibat (tulang ikan) adalah diagram yang menggambarkan proses mencari sebab -
akibat sebuah permasalahan. Permasalahan yang dibahas dituliskan pada kepala ikan, kemudian
faktor-faktor penyebab dituliskan pada bagian ikan. Diagram sebab-akibat mencakup semua potensi
permasalahan yang berakibat pada sebuah permasalahan. Diagram ini membantu proses analisa
untuk menemukan penyebab utama, identifikasi area masalah dan membandingkannya dengan
faktor penyebab lain. Dalam diagram tulang ikan, faktor penyebab dapat dibagi beberapa kategori
bergantung dari issue permasalahan maupun proses kerja. Kategori dituliskan pada ujung-ujung
tulang ikan. Kategori yang sering digunakan adalah :

 Man, Method, Material, Machine dan Money (formula 5 M . Biasa digunakan untuk manufaktur)
 Peralatan, Kebijakan, Prosedur dan Orang (biasa digunakan untuk administrasi dan pelayanan)
 Product, Price, Place, Promotion, People, Positioning & Packaging (formula 7 P. Biasa digunakan
untuk pemasaran).

Cara Penggunaan:
 Menyepakati permasalahan yang akan dibahas dan tuliskan pada kepala ikan
 Tetapkan kategori yang digunakan sebagai area penyebab. Tuliskan pada ujung-ujung tulang ikan
 Analisa faktor penyebab yang terjadi pada tiap area masalah. Tuliskan sebagai tulang-tulang ikan
 Setelah terkumpul semua faktor permasalahan, diskusikan faktor penyebab utama. Berikan
lingkaran pada faktor-faktor penyebab utama
 Berikan kesimpulan faktor-faktor penyebab mengacu pada diagram tulang ikan keseluruhan
 Ambil kesimpulan dari data fishbone tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 19


15. Diagram Alur (Flow chart)

Diagram Alur adalah diagram yang menggambarkan peta proses. Diagram alur menggunakan simbol
tertentu untuk menggambarkan aktivitas yang dilakukan dalam sebuah proses. Setiap aktivitas akan
terhubung dengan panah untuk menggambarkan relasi. Arah panah menunjukkan keurutan proses
maupun interaksi. Diagram alur digunakan untuk memperbaiki waktu kerja, mengurangi aktivitas
yang tidak perlu, mencari area masalah yang membutuhkan ide baru, menentukan input proses dan
memilih area permasalahan yang perlu untuk disepakati. Proses analisa diarahkan untuk
memperbaiki dan merubah proses kerja yang dilakukan sehingga dapat meningkatkan produktivitas
kerja.

Cara Penggunaan :

 Tetapkan awal dan akhir dari sebuah proses. Tentukan aktivitas yang akan dikerjakan. Tuliskan
dalam bentuk daftar.
 Tuliskan aktivitas sesuai dengan simbil diagram alur. Gambarkan anak panah untuk
menggambarkan keurutan proses.
 Diskusikan mengenai gambaran diagram alur secara keseluruhan. Tetapkan aktivitas yang perlu
diperbaiki. Buatlah usulan perbaikan dalam bentuk diagram yang baru
 Pastikan tindak lanjutnya. Berikan kesimpulan.

 Ambil kesimpulan dari data flow chart tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 20


16. Force Field Analysis

Force Field Analysis adalah teknik analisa yang digunakan untuk menganalisa faktor pendorong
(driving forces) dan faktor penghambat (restraining forces) dalam proses perubahan. Proses analisa
menggunakan 2 kolom tabel. Kolom pertama berisi faktor pendorong dan kolom kedua berisi faktor
penghambat. Faktor pendorong dan penghambat menggambakan kekuatan yang mempengaruhi
situasi perubahan di lingkungan. Perubahan akan terjadi jika faktor pendorong lebih besar dari faktor
penghambat. Fokus solusi diarahkan untuk memperbesar faktor pendorong dan mengatasi faktor
penghambat sehingga kondisi perubahan dapat diciptakan.

Force field analysis dapat menggambarkan pro-kontra, kelebihan-kelemahan, apa yang kita bisa – apa
yang kita tak bisa, dan perbandingan lainnya.

Cara Penggunaan:

 Tetapkan issue permasalahan yang membutuhkan perubahan


 Gambarkan 2 kolom. Tuliskan faktor pendorong pada kolom pertama dan faktor penghambat
pada kolom kedua
 Tuliskan faktor pendorong dan faktor penghambat pada permasalahan. Dorong cara berpikir
kreatif. Temukan faktor-faktor yang tidak terlihat. Gambarkan anak panah untuk memperjelas
analisa.
 Tentukan faktor pendorong yang dapat ditingkatkan. Tentukan faktor penghambat yang dapat
diatasi. Ciptakan proses perubahan yang dibutuhkan
 Berikan kesimpulan. Tetapkan tindak lanjut.

 Ambil kesimpulan dari data force field analysis tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 21


17. Diagram Pohon (Tree Diagram - Root Cause Problem Solving / RCPS - 5 Why)

Masalah Akar Masalah

Diagram pohon adalah diagram yang digunakan untuk mencari akar permasalahan secara mendalam.
Sebuah permasalahan digali berbagai penyebab permasalahannya sehingga kita dapat memahami
permasalahan yang sebenarnya secara lebih mendalam. Proses analisa dengan diagram pohon akan
membantu kita untuk lebih fokus menyelesaikan sebuah permasalahan dan membantu anggota tim
untuk menjalakan tindakan berdasarkan prioritas permasalahan. Di PLN, diagram ini sering disebut
RCPS (Root Cause Problem Solving) atau “5-Why” (menanyakan permasalahan hingga 5x)

Cara penggunaan :

 Tetapkan permasalahan yang akan dibahas


 Tetapkan penyebab yang terlihat. Tuliskan pada diagram.
 Pergunakan prinsip “5 Why” untuk menggali penyebab. Berikan cabang-cabang jika terdapat
beberapa penyebab. Upayakan bertanya secara kritis
 Pastikan tidak ada penyebab yang tertinggal. Tentukan faktor penyebab utama setelah
menggunakan 5 why.
 Tetapkan sasaran perbaikan dan buatlah rencana tindak lanjut.
 Ambil kesimpulan dari data RCPS tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 22


18. Lembar Periksa (Check Sheets)

Check Sheets

Date Time
Machine Shif
Location
Defect Type Tally Total Remarks
No Power IIIIIIIII 9
Coverage Fail IIIIII 6
Cables / Wiring III 3
Antenna IIII 4
Battery I 1
No tools / materials I 1
No Engineer II 2 On Leave

Lembar periksa (check sheet) adalah lembar pencatatan dalam proses pengumpulan data dari proses
interview dan observasi. Lembar periksa mengubah data kualitatif menjadi data kuantitas sehingga
proses analisa dapat memprediksi tren permasalahan. Data-data kuantitas juga lebih mudah
dianalisa karena memiliki nilai obyektivitas yang tinggi. Lembar periksa digunakan untuk menjawab
pertanyaan "Seberapa sering kejadian ini terjadi?”.

Langkah-langkah Penggunaan:

 Tentukan alasan dari pengumpulan data dan apa yang diobservasi.


 Tetapkan data apa yang ingin dikumpulkan.
 Tentukan siapa yang akan mengumpulkan data; kapan waktunya; seberapa sering dan dari
sumber apa.
 Rancang formulir Check Sheet secara jelas, lengkap dan mudah digunakan.
 Kumpulkan data dengan konsisten dan akurat. Yakinkan siapa saja yang menggunakan Check
Sheet memiliki pemahaman yang sama dari apa yang dimonitor. Langkah ini bersifat kritis jika
anda menginginkan hasil yang berarti. Pada waktu periode pemonitoran, letakkan tanda tally
“I” untuk setiap kejadian.
 Kompilasi seluruh data dan pergunakan seluruh data untuk analisa
 Ambil kesimpulan dari data check sheets tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 23


19. Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act - PDCA Cycle)

Siklus PDCA adalah proses berpikir dan bertindak untuk dapat memperbaiki proses kerja secara
berkelanjutan. Perangkat analisa ini digunakan untuk dapat menjalankan rencana dan mendorong
komitmen untuk memperbaiki proses kerja. Pada umumnya PDCA dilakukan dalam jangka waktu
tertentu untuk dapat dijalankan satu siklus penuh. Pada umumnya 3 – 6 bulan. Proses ini juga bisa
dilakukan untuk membuat perencanaan sehingga eksekusi dapat lebih terarah, termonitor secara
periodik,memastikan pelaksanaan rencana dan segera melakukan perbaikan. Seluruh rangkaian
Project Assignment juga dapat mengikuti siklus PDCA.

Siklus PDCA terdiri dari empat langkah:

 Plan what to do – Rencanakan apa yang akan dilakukan


 Pilih masalah atau proses yang akan dituju pada awalnya (atau selanjutnya) dan gambarkan
peluang perbaikannya.
 Gambarkan proses yang sedang berjalan dan berikan peluang perbaikannya
 Gambarkan semua kemungkinan penyebab dan sepakati akar penyebabnya.
 Kembangkan solusi dan rencana tindakan yang efektif dan dapat dikerjakan, termasuk target
untuk perbaikan.

 Do it - Laksanakan
 Implementasi solusi atau proses

 Check the results – Periksa hasilnya


 Tinjau kembali dan evaluasi hasilnya

 Act to correct the plan, standardize, or improve the process – Tindakan untuk memperbaiki
rencana, standardisasi, atau memperbaiki proses
 Merefleksikan proses sebelumnya dan tindakan lanjutan dalam pembelajaran

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 24


20. Diagram RASCI (RASCI Chart)

Unit Kerja : Pabrik PT Unisom Jaya

Peran Maintanance Maintanance Maintanance Storeroom Purchasing


Kegiatan Manager Planner Technician Staff Staff

Perencananan kerja
A R C I I
Keseluruhan
Perencanaan Pekerjaan
C R I I
Spesifik
Pembuatan informasi
A/R R C I I
perencanaan
Pembaharuan pencetakan
I I R S S
dan keamanan
Stage Kitted Parts C S R R
Order Parts R I A
Keterangan : R = Responsibility; A = Accoutability, S = Support, C = Consult, I = Informed

RASCI Chart adalah : diagram yang digunakan untuk menggambarkan peran untuk menyelesaikan
aktivitas atau hasil dari sebuah proses bisnis. RASCI digunakan untuk memetakan tanggung jawab
dan peran dari unit-unit kerja yang terkait dalam organisasi. RASCI merupakan singkatan dari
Responsible, Accountable, Support, Consulted dan Informed. Tanggung jawab orang yang terlibat
pada RASCI Chart adalah sebagai berikut :

 R (Responsible)
adalah orang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab penuh untuk menjalankan sebuah
aktivitas sampai selesai.
 A (Accountable)
adalah orang yang yang memiliki akutanbilitas dan kewenangan dalam pengambilan keputusan
 S (Supportive)
adalah orang yang mendukung proses pelaksaaan sebuah aktivitas
 C (Consulted)
adalah orang yang memberikan input, saran dan pengaruh untuk menjalankan sebuah aktivitas.
Tanggung jawabnya sebatas pada ikut memberikan bantuan
 I (Informed)
adalah orang yang mendapat laporan dan pemberitahuan dari sebuah aktivitas.

Cara Penggunaan :

 Memperkenalkan RASCI kepada anggota tim Anda dan mendiskusikan proses bisnis secara
umum. Identifikasi aktivitas dan peran di tempat kerja. Tulis di kolom yang tersedia

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 25


 Identifikasikan R, A, S, C, dan I untuk setiap aktivitas. Tuliskan sesuai dengan orang / peran
tanggung jawabnya.
 Kajilah dan diskusikan jika ada kesenjangan atau penumpukan pada tanggung jawab di proses
bisnis.
 Finalisasi hasil RASCI tim Anda dan bagikan kepada atasan / unit lain untuk mendapat umpan
balik.
 Ambil kesimpulan dari data RASCI tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 26


21. Mind Mapping

Mind mapping adalah diagram yang menggambarkan informasi secara visual. Mind map dibuat
untuk menjelaskan sebuah konsep dan banyak menggunakan gambar untuk memperjelas informasi
yang dimaksud. Setiap penjelasan akan dituliskan dalam cabang-cabang. Setiap cabang penjelasan
dapat dikembangkan dan ditulis dalam bentuk ranting-ranting. Pembaca dapat melihat penjelasan
konsep secara luas. Mind map dapat digunakan untuk melihat permasalahan secara lebih luas dan
menentukan fokus penyebab yang harus dipecahkan. Penggunaan mind mapping juga dapat
mendorong kreativitas dalam memandang permasalahan sehingga ide-ide baru dapat lebih cepat
mengalir.

Cara Penggunaan

 Mulai dari bagian tengah kertas kosong, tulislah “tema umum assessment tools”
 Buatlah sebuah gambar yang mencerminkan tema umum tersebut. (bebas saja!)
 Jika perlu, gunakan warna yang berbeda
 Tuliskan beberapa masalah yang menonjol sebagai “cabang utama” dan hubungkan dengan
“tema umum”
 Gunakan garis melengkung (Garis lurus bisa bikin otak bosan!)
 Deskripsikan detail masalah yang terjadi pada masing masalah yang menonjol sebagai “ranting”
dan hubungkan dengan “cabang utama”
 Gunakan gambar atau simbol tertentu untuk memperjelas masalah yang terjadi
 Ambil kesimpulan dari data mind mapping tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 27


22. Gantt Chart / Work Plan

Gantt Chart adalah diagram batang yang menggambarkan perencanaan aktivitas sebuah kegiatan.
Biasanya digunakan untuk kebutuhan pekerjaan jangka pendek maupun pelaksanaan proyek. Gantt
Chart menggambarkan waktu mulai (start) dan kondisi selesai (finish) berikut dengan aktifitas dan
penanggung jawab pekerjaan. Gantt chart sering digunakan untuk perencanaan maupun alat bantu
untuk pengawasan proyek. Sejalan dengan kemajuan jaman, Gantt chartt sudah diotomasi untuk
memudahkan pengelolaan proyek secara real time. Di PLN, sebutan Gantt Chart sering disebut Work
Plan.

Cara Penggunaan :

 Lengkapi judul proyek dan identitas


 Tuliskan tugas di kolom “aktivitas”
 Susun tugas berdasarkan urutan yang sistematis. Sesuaikan aktivitas dengan kategori : persiapan
di kolom “Development”, pelaksanaan di kolom “Deployment” dan pengembangan di kolom
“Academy”
 Tugaskan orang yang harus menyelesaikan pada kolom “PIC (Person In Charge)”
 Perkirakan waktu dan tuliskan pada kolom “Tanggal mulai “ , “Tanggal Selesai” , “Grafik batang”
 Periksa kembali apakah semua tugas sudah dijadwalkan
• Ambil kesimpulan dari data work plan tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 28


23. Anggaran (Budgeting)

Anggaran adalah perhitungan biaya dalam sebuah rencana dalam satu periode waktu tertentu.
Dalam anggaran terdapat beberapa komponen biaya yang harus diperhitungkan agar rencana dapat
dijalankan secara baik. Komponen biaya dapat terdiri dari nilai penjualan, pendapatan, jumlah
sumber daya, aset, lialibilitas, material, dan arus kas.

Anggaran dapat disesuaikan dengan kegiatan perencanaan. Mulai dari anggaran perusahaan baru,
pemerintahan, rutin, proyek, penjualan, iklan hingga perhitungan yang sangat khusus. Anggaran
merupakan alat analisa untuk menghitung kebutuhan sumber daya finansial (uang/money) dalam
sebuah proyek. Perencanaan sebuah proyek harus disesuaikan dengan kemampuan finansial di
tempat kerja. Anggaran menjadi kontrol penggunaan finansial ketika menjalankan sebuah aktivitas.
Perencanaan membantu proses komunikasi kepada bawahan dan mendukung proses operasional di
lapangan. Keberhasilan sebuah proyek juga sangat tergantung dari prediksi pemimpin terhadap
kebutuhan anggaran yang harus disediakan

Cara Penggunaan :

 Memilih aktivitas tugas


 Menghitung komponen setiap tugas:
o Harga satuan
o Volume pekerjaan
o Perhitungan harga satuan x volume pekerjaan
 Rekapitulasi seluruh aktivitas tugas
 Hitung ulang. Pastikan tidak ada kesalahan. Cek kepada atasan / narasumber jika dibutuhkan
 Ambil kesimpulan dari data budgeting tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 29


24. Tehnik Pro – kontra (Pros-Cons Decision Making)

Masalah : Kurangnya
Plus (+) Minus (-)
Alat Berat Eskavator

Murah, Barang tersedia,


Alternatif 1 : Sewa ke
Sudah ada operator yang Pengiriman lama (6 bulan)
Vendor
siap

Mahal, Hanya dipakai pada


Pengiriman cepat (1
Alternatif 2 : Membeli saat proyek, Layanan
Minggu), Dapat diberikan
Eskavator operator terpisah (biaya
layanan operator
tambahan)

Tehnik Pro – Kontra adalah sebuah tehnik untuk dapat mempertimbangkan keputusan yang terbaik
berdasarkan dari pro dan kontra dari beberapa alternatif. Teknik ini mengkompensasikan pemikiran
negatif dengan memaksa kita untuk mengidentifikasikan yang positif terlebih dahulu. Setiap
alternatif dipertimbangkan sebagai pilihan-pilihan yang telah dipertimbangkan terlebih dahulu.
Tehnik ini bermanfaat untuk dapat meningkatkan pertimbangan positif dan mengurangi
pertimbangan negatif untuk mengambil keputusan terbaik.

Cara penggunaan :

1. Buatlah daftar dari semua hal positif yang berkaitan dengan alternatif 1.
2. Buatlah daftar dari semua hal negatif yang berkaitan dengan alternatif 1.
3. Review dan konsolidasikan semua hal negatif. Gabung-gabungkan dan kurangi.
4. Netralisasikan sebanyak mungkin hal yang negatif.
5. Lakukan langkah 1 – 4 untuk setiap alternatif. Pastikan semua pertimbangan sudah selesai
dilakukan.
6. Bandingkan Pros dan Cons yang tak dapat diubah dari semua pilihan.
7. Pilihlah satu pilihan sebagai keputusan terbaik

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 30


25. Matriks Prioritas (Prioritization Matrix)

Matrix prioritas adalah sebuah tehnik pengambilan keputusan berdasarkan dari 2 kategori
pengambilan keputusan yaitu dampak dan waktu. Analisa dilakukan dengan mencari alternatif
terbaik berdasarkan dari dampak terbesar dan waktu terpendek sebagai prioritas utama.Matriks
prioritas dapat dibagi ke dalam beberapa ketegori. Umumnya yang digunakan adalah 9 kategori. Pada
aplikasi yang lebih luas, matriks prioritas dapat digunakan dalam berbagai bentuk. Mulai dari
prioritas sederhana, prioritas berganda (multiple priority), kegiatan proyek, manajemen waktu (time
management) sampai dengan cost benefit analysis/ROI untuk mempetimbangkan nilai invetasi
(investment) dibandingkan dengan nilai pengembalian (return)

Cara Penggunaan :

 Susun aktivitas atau informasi yang terkait dengan permasalahan yang akan dipecahkan/
diputuskan
 Berikan penilaian tiap aktivitas berdasarkan dari nilai dampak dan lamanya waktu

 Masukan tiap aktivitas ke dalam kategori matrix yang sesuai

 Berikan prioritas untuk menjalankan aktivitas/informasi pada kategori “Dampak terbesar –


Jangka waktu pendek”

 Ambil kesimpulan dari data matriks prioritas tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 31


26. Teknik Pembobotan (Weigthed Ranking Decision Making)

Tabel Pembobotan
Money Material Man Macine Σ % Bobot
Money X 0 0 1 2 20%
Material 1 X 1 1 3 30%
Man 1 2 X 1 4 40%
Machine 0 1 0 X 1 10%
Total 10 100%
Keterangan : 2= sangat penting , 1 = penting , 0 =tidak penting

Tabel Keputusan
Faktor BOBOT Alternatif 1 Alternatif 2 % Alternatif 1 % Alternarif 2
Keputusan
Money 20% 5 3 20% 12%
Material 30% 3 3 18% 18%
Man 40% 3 5 24% 40%
Machine 10% 3 3 6% 6%
Total % Alternatif 68% 76%
Keterangan : 1 = Buruk, 2 = Kurang, 3 = Cukup, 4=Baik, 5= Baik Sekali
% Alternatif = (bobot x alternatif)/5  berdasarkan nilai skala

Tehnik Pembobotan adalah proses analisa dalam pengambilan keputusan berdasarkan kuantifikasi
bobot dari setiap faktor keputusan. Analisa ini mengubah data kualitatif menjadi data kuantitas.
Proses pengambilan menjadi lebih mudah karena ada faktor angka yang menjadi pertimbangan
dalam pengambilan keputusan. Tehnik pembobotan biasanya digunakan bersama prioritization
matrix untuk mempertimbangkan sebuah keputusan yang melibatkan beberapa faktor yang
kompleks. Dalam aplikasi bisnis, teknik pembobotan dapat dilakukan dengan teknik statistik maupun
best practice lainnya.

Cara Penggunaan :
 Tetapkan faktor keputusan yang utama untuk menyelesaikan sebuah permasalahan
 Buat tabel pembobotan. Dalam hal ini, pembobotan didapatkan dengan membandingkan setiap
faktor keputusan dengan faktor yang lainnya. Anda harus membandingkan kriteria tersebut satu
persatu. Berikan nilai 2 untuk fakor sangat penting, nilai 1 untuk faktor penting dan nilai 0 untuk
nilai yang kurang penting. Hitung prosentase (catatan: Pembobotan juga dapat mengacu pada
best practice di bidang operation excellence)
 Buat Tabel keputusan. Tuliskan faktor keputusan berikut dengan bobotnya. Lakukan penilaian
rating untuk masing-masing alternatif. Hitunglah % alternatif berdasarkan formula. Jumlahkan
secara keseluruhan untuk masing-masing alternatif
 Buatlah pertimbangan keputusan berdasarkan nilai perhitungan seluruh alternatif.

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 32


27. Afer Review Matrix

After Action Review (AAR) adalah proses evaluasi yang dilakukan segera setelah sebuah tindakan
aktivitas dilakukan oleh anggota tim. AAR merupakan salah satu alat analisa yang dapat digunakan
untuk menilai keberhasilan sebuah aktivitas. AAR mendorong pertukaran informasi dan diskusi
anggota tim untuk dapat segera mengidentifikasikan kegagalan maupun keberhasilan, mengenali
potensi permasalahan dan mengatasi konflik yang terjadi dalam tim

Cara Penggunaan :

 Tetapkan tujuan review dan batasi permasalahan yang akan dibahas


 Review perencanaan dan aktivitas yang harus dilakukan
 Minta anggota tim untuk menceritakan aktivitas yang dilakukan. Berikan pertanyaan terkait
dengan pekerjaaannya. Dengarkan tiap anggota tim. Evaluasi hasil kinerja tiap anggota tim
 Kenali masalaha yang sedang terjadi Analisa permasalahan yang dihadapi oleh tim. Rumuskan
permasalahan dan berikan kesempatan kepada anggota tim untuk memberikan solusi. Arahkan
diskusi untuk mencapai alternatif solusi terbaik
 Berikan kesimpulan dengan mengisi form AAR. Kesimpulan harus meliputi tindakan yang harus
ditingkatkan (do more), tindakan yang harus dikurangi, inisiatif untuk mulai (start doing) dan
inisiatif untuk berhenti (stop doing).

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 33


28. Synergy Analysis

Kondisi Win –
Win
Masalah Win Unit Lain Win yang Solusi
Saya
diinginkan

Synergy analysis adalah proses analisa situasi lingkungan kerja untuk mengukur tingkat menang-
menang yang ingin dicapai oleh pemimpin. Proses ini membantu untuk memahami kebutuhan unit
yang terkait, potensi masalah yang dapat terjadi, hasil win-win yang ingin dicapai dan solusi untuk
mengatasi konflik. Dengan adanya synergy analysis, pemimpin dapat mengambill tindakan yang lebih
tepat sehingga dapat menciptakan sinergi dengan unit lain.

Cara penggunaan:

1. Pahami menangnya orang lain


 Tempatkan diri Anda di posisi orang lain. Hayati posisi tersebut.
 Tuliskan Win orang tersebut menurut Anda pada kolom “Win Unit Lain”
2. Pahami Menangnya Saya
 Tuliskan juga Win Anda pada kolom “Win Saya”
3. Buat strategi Our Win
 Dengarkan Win orang lain
 Kemukakan Win Anda
 Analisa kondisi win-win paling memungkinkan dan tuliskan kemungkinan tersebut di kolom
“Kondisi Win-Win yang diinginkan”
 Cari solusi yang menguntungkan semua pihak dan tuliskan pada kolom “Solusi”

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 34


29. Collaborating Action Plan

Situasi : ______________________________________

______________________________________

1 2 3 4 5 6
Siapa Partner Apa yang Manfaat bagi Manfaat bagi Manfaat bagi Tindakan
Anda akan Organisasi partner Anda (tim Antisipasi
dilakukan Anda)

Collaborating Action Plan (COLAP) adalah proses analisa untuk membangun kerja sama dengan unit
lain secara luas. Proses analisa dimulai dengan memahami situasi yang menuntut interaksi antara
sebuah unit kerja dengan unit kerja lainnya. Berdasarkan dari situasi interaksi tersebut, kita
menganalisa manfaat yang akan dicapai oleh organisasi, unit lain dan unit kita sendiri. COLAP
membantu kita untuk memprediksi perilaku yang terjadi pada saat melakukan interaksi. Kita jadi
lebih dapat mengantisipasi jika terjadi perubahan dalam organisasi serta menentukan tindakan yang
lebih tepat.

Cara Penggunaan :

 Pilih situasi kerjasama yang harus dilakukan unit anda dengan unit lain
 Tuliskan unit kerja atau pihak yang terkait (bisa internal organisasi maupun eksternal organisasi)
yang akan terlibat kerja sama dalam situasi tersebut pada kolom “1”. Tuliskan semua sebelum
pindah ke kolom berikutnya
 Berdasarkan dari partner kerja, tuliskan tindakan yang akan dilakukan (kolom “2”), manfaat bagi
organisasi (kolom “3”), manfaat bagi partner (kolom “4”) dan manfaat bagi tim anda – diri kita
sendiri (kolom “5”). Tuliskan kolom “2”,“3”,”4”, dan “5” semua sebelum pindah ke kolom
berikutnya
 Analisa hasil tulisan anda dan bayangkan situasi di dalamnya. Jika terdapat potensi
permasalahan, tuliskan tindakan antisipasi yang tepat pada kolom “6”

 Ambil kesimpulan dari data pie chart tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 35


30. Performance Monitoring Report

Pencapaian Target Tahunan


No KPI Target Aktual Akumulasi
: Q3
1 Jumlah Penjualan 100 jt 90 jt
90%
2 Sales Call per tahun 400 1
90%
3

Pencapaian Target Q1 Q2
No KPI Target Aktual Target Aktual

1 Jumlah Penjualan 25jt 25 jt 25 jt 20 jt


100% 80%
2 Sales call per quater 100 120 100 150
120% 150%
3

Pencapaian Target Q3 Q4
No KPI Target Aktual Target Aktual
1 Jumlah Penjualan 40 jt 45 10 jt
113%
2 Sales call per bulan 150 150 50
100%
3

Status Pencapaian
Melebihi target > 100%
Sesuai dengan target 90 % - 100%
Hampir mencapai target 80% - 90%
Kurang <80%

Action Plan
Mengatur proyek baru untuk tahun depan pada Q4. Mengatur pelaksanaan
proyek otomasi sistem penjualan

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 36


Performance Monitoring Report (PMR) adalah perangkat analisa yang digunakan untuk memantau
pencapaian Key Performance Indicator (KPI) di tempat kerja. Proses analisa dilakukan untuk
memastikan pencapaian sasaran dapat dilakukan. Terdapat beberapa pengguna PMR yaitu
pemegang jabatan, atasan dan HRD. Bagi pemegang jabatan, PMR digunakan untuk memonitor
pencapaian KPI, sebagai alat evaluasi pencapaian dan analisa permasalahan terhadap tindakan
korektif jika tidak bisa mencapai KPI

Bagi atasan, PMR berfungsi untuk memastikan eksekusi strategi dapat terukur dengan baik. PMR
digunakan untuk dapat memonitor pencapaian KPI individu, merencanakan pengembangan dan
memberikan umpan balik kepada bawahan. Atasan juga perlu mengatur strategi yang paling baik
untuk eksekusi dan mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh bawahan. PMR juga dapat
digunakan untuk menyeraskan kinerja sebuah unit kerja sehingga dapat saling memberikan
dukungan

Cara Penggunaan:

 Tuliskan KPI, sasaran tahunan dan kondisi aktual tahunannya Kemudian hitung persentasenya.
Tetapkan status pencapaian sesuai dengan kebijakan atau
 Uraikan KPI kedalam masing-masing kuartal (Q1, Q2,Q3, Q4)
 Jika sudah masuk periodenya, tuliskan kondisi aktual pencapaiannya dan hitung persentasenya
 Lakukan analisa berdasarkan prosentase dan evaluasi per kuartal
 Berikan tindak lanjut
 Ambil kesimpulan dari data performance monitoring report tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 37


31. Empowering Level Analysis

Leader Chart Matrix Pengembangan 4C

Nama Bawahan :
Character Competeny

Confidence Chance

Empowering level analysis adalah proses analisa yang dilakukan untuk memahami kemampuan
anggota tim dan merencanakan pengembangan SDM. Tujuan proses analisa adalah meningkatkan
level pemberdayaan (empowering) dan menciptakan kader-kader pimpinan. Empowering Level
Analysis dimulai dengan mendata semua bawahan tanpa terkecuali. Lakukan identifikasi kekuatan
dan kelemahan berdasarkan acuan perusahaan (model kompetensi, KPI, dan kriteria lainnya).
Melalui proses identifikasi ini, kita jadi dapat memiliki gambaran mengenai semua bawahan. Setiap
bawahan harus diberikan kesempatan pengembangan dengan diatur melalui keurutan prioritas.
Setelah dipahami kekuatan tim, maka proses pengembangan ditentukan melalui matrix
pengembangan 4C. Prinsip pengembangan yang dijalankan harus dapat meningkatkan
pemberdayaan. Untuk dapat memberdayakan bawahan, pengembangan dilakukan pada faktor
karakter (character), perilaku (competency), motivasi (confidence) dan pengembangan karir (chance)

Cara Penggunaan :

 Kenali seluruh bawahan. Gunakan berbagai metode untuk mengenai talenta karyawan.
Identifikasikan kelemahan dan kelebihan yang dimiliki
 Gunakan leader chart. Tulis semua nama bawahan kemudian tentukan posisi jabatan yang dapat
diduduki, prioritas 1 = Prioritas dikembangkan, 2 = Dikembangkan sebagai kandidat kedua, 3 =
dikembangkan sebagai kandidat masa depan). Analisa isu pengembangan untuk setiap kader
pimpinan. Tentukan tindakan pemberdayaan yang akan Anda lakukan
 Tuliskan setiap bawahan anda pada matrix pengembangan 4C. Tuliskan 1 aktivitas di masing -
masing kotak. Perluas wawasan untuk mengenali berbagai metode pengembangan yang cocok
pada setiap faktor.
 Ambil kesimpulan dari data empowering level analysis tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 38


32. 9 Blok Talenta / (9 Box Potential – Leadership Matrix)

9 blok talenta adalah perangkat analisa yang digunakan untuk memetakan kader-kader pimpinan
dalam sebuah organisasi. Perangkat analisa menggunakan 2 sumbu, yaitu kinerja dan kompetensi.
Dari 2 faktor tersebut, matrix yang terbentuk akan memiliki 9 kategori talenta berdasarkan dari
kualitas kinerja maupun kualitas kompetensi. Setiap orang akan diukur dari faktor kompetensi
(leadership potential) dan kinerja (performance) kemudian dipetakan pada ketegori kelompok
yang sesuai. Kita dapat menganalisa bawahan atau anggota tim kita kemudian memasukkan
kategori yang sesuai dengan kemampuannya saat ini. Proses ini akan memudahkan proses
evaluasi kemampuan tim secara keseluruhan dan pemilihan kader yang perlu mendapatkan
prioritas. Setiap organisasi biasanya memilki ukuran norma kualitas tersendiri sehingga kita harus
menggunakan norma tersebut sebagai acuan penilaian.

Cara Penggunaan

 Buatlah daftar seluruh bawahan/anggota tim. Identifikasikan kinerja dan kompetensi yang
dimilikinya. Gunakan metode pengukuran yang sesuai untuk memastikan akurasi data
 Gunakan norma untuk memahami kualitas buruk (poor), baik (good) dan istimewa
(outstanding). Jika belum ada norma, buatlah ukuran norma untuk membedakan kualitas
buruk-baik-istimewa sehingga 9 blok memiliki ukuran standar
 Masukan nama-nama anggota tim ke dalam kategori yang sesuai. Analisa kebutuhan
pengembangan untuk masing-masing anggota tim untuk dapat ditindaklanjuti.
 Ambil kesimpulan dari data 9 blok talenta tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 39


33. Role model Analysis

No. Projek “Role model” Anda Mengapa Ini Penting? Apa Yang Akan Anda
Lakukan?

1. Jejak Teladan Sukarno Mempelajari kemampuan Menonton film sukarno,


kepemimpinan yang membaca biografi dan
karismatik dan melaksanakan 1 perilaku
memberikan inspirasi Sukarno dalam waktu 30
hari

2.

3.

Role model analysis adalah analisa yang dilakukan untuk membuat pengembangan diri untuk
mencari panutan (role model) untuk peningkatan kompetensi. Analisa ini menggunakan sumber daya
intrapersonal dan membutuhkan kesabaran dalam menjalankannya. Dalam proses analisa, tetapkan
role model yang akan anda pelajari. Kualitas role model dapat berasal dari orang terdekat, peminpin
di lingkungan, tokoh masyarakat, tokoh fiksi (film, cerita dll) hingga pemimpin kelas dunia (bisnis,
agama, maupun masyrakat). Kriteria role model harus dapat memberikan inspirasi, meningkatkan
kompetensi dan menggugah semangat. Analisa ini digunakan untuk memahami sumber daya yang
kita miliki sendiri dan mengaktifkan dalam bentuk perilaku nyata dalam pekerjaan sehari-hari. Kita
juga dapat mencontoh tindakan-tindakan pemimpin tersebut untuk mempercepat proses
pengembangan diri.

Cara Penggunaan:

 Tentukan role model yang dapat membantu proses pengembangan diri kita. Buatlah kriteria
terlebih dahulu kemudian carilah dari berbagai sumber berita. Setelah mendapatkan gambaran
role model, maka tetapkan proyek role model. Berikan judul yang menarik agar dapat
meningkatkan motivasi diri. Tuliskan pada kolom “proyek role model anda”
 Carilah alasan yang tepat untuk membantu penetapan tujuan proyek. Tuliskan alasan tersebut
pada kolom “Mengapa ini penting?”
 Tentukan aktivitas yang dapat mempelajari role model tersebut. Aktivitas dapat dilakukan dari :
observasi langsung, wawancara, membaca biografi, membuat kliping, browsing internet, mencari
info di media sosial hingga menonton film.
 Evaluasi seluruh kegiatan , kemudian tetapkan tindak lanjut dalam kehidupan sehari-hari.
 Ambil kesimpulan dari data role model analysis tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 40


34. Road Map Analysis

2016

2015

2014

Road map analysis adalah perangkat analisa yang digunakan untuk dapat menggambarkan visi yang
akan dicapai masa mendatang dilengkapi dengan tahap-tahap yang akan dilalui. Road map analysis
digunakan untuk memudahkan kita untuk membayangkan posisi masa depan, visi yang ingin dicapai
dan mengantisipasi permasalahan yang akan dihadapi ketika mewujudkan visi. Road map digunakan
untuk menyusun strategi untuk dapat menyusun tahap-tahap pelaksanaan secara makro. Untuk
perencanaan yang lebih detail, dibutuhkan perangkat lain yang lebih sesuai

Cara Penggunaan :

 Kumpulkan data pencapaian pada unit kerja saat ini. Gambarkan kondisi aktual unit kerja saat ini,
kemudian gambarkan kondisi Ideal unit kerja di masa mendatang.
 Bandingkan kondisi aktual dan kondisi Ideal unit anda, kemudian ukur kesenjangan yang terjadi.
 Kenali masalah yang terjadi dan buatlah solusi untuk dapat mengatasinya. Analisa tahap-tahap
yang perlu dilakukan untuk mencapai kondisi ideal di masa mendatang
 Evaluasi road map dan tindak lanjut ke dalam perencanaan yang lebih detail
 Ambil kesimpulan dari data road map analysis tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 41


35. Business Model Canvas

Business Model Canvas adalah sebuah model bisnis yang menggambarkan dasar pemikiran organisasi
dalam menciptakan, menyampaikan dan menjelaskan nilai. Berpikir strategis menjadi lebih mudah
apabila anda menggunakan kerangka kerja tertentu Penggunaan business model canvas sebagai
salah satu cara untuk memudahkan dalam analisa bisnis perusahaan secara keseluruhan. Melalui
business model canvas, kita dapat menghasilkan cetak biru strategi yang memudahkan proses analisa
keterkaitan Pendapatan, pelanggan, proses bisnis dan kebutuhan sumber daya.

Dalam Business Model Canvas, terdapat 9 blok komponen yaitu : 1) Value proposition : Nilai yang
ditawarkan oleh perusaahan untuk memecahkan permasalahan dan memuaskan pelanggan; 2)
Pelanggan : penerima value proposition yang ditawarkan oleh perusahaan; 3) Channels : cara
perusahaan menyampaikan value proposition melalui komunikasi, distribusi dan jalur penjualan; 4)
Customer Relationship : hubungan pelanggan yang dibangun perusahaan agar pelanggan dapat
memahami value proposition; 5) Revenue Stream : Arus pendapatan yang dihasilkan ketika value
proposition berhasil disampaikan kepada pelanggan; 6) Key Resources : Sumber daya yang
dibutuhkan perusahaan untuk menghasilkan value proposition; 7) Key Activites : Kegiatan kunci yang
dilakukan untuk mewujudkan value proposition; 8) Key Partner : Suplier dan rekanan yang
dibutuhkan untuk mendukung ketersediaan sumber daya dan mendukung kegiatan perusahaan
dalam menghasilkan value proposition; 9) Cost Structure: Biaya yang dibutuhkan untuk sumber daya
dan menjalankan aktivitas yang menghasilkan value proposition.

Cara Penggunaan :

 Kumpulkan data-data mengenai 9 blok, kemudian masukkan ke dalam kotak yang sesuai pada
business model canvas.
 Lakukan analisa secara komprehensif kemudian lakukan tindak lanjut untuk melakukan
perbaikan.

 Ambil kesimpulan dari data business model canvas tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 42


36. Analisa SWOT (SWOT Analysis)

Analisa Swot adalah metode analisa terstruktur yang digunakan untuk evaluasi kekuatan (strength),
kelemahan (weakness), kesempatan (opportunities) dan ancaman (threat) yang terdapat dalam
sebuah organisasi. Analisa SWOT dapat dilakukan dalam sebuah unit kerja, produk, proyek, industri
bahkan kondisi individu. Proses analisa mengaitkan faktor internal dan eksternal dalam pencapaian
sasarannya. Terdapat 2 aspek yang harus dilihat yaitu fokus di dalam organisasi - internal (strenght &
weakness) dan fokus ke luar organisasi – eksternal (opportunity & threat). Analisa SWOT digunakan
untuk mengenali kondisi organisasi dan membuat strategi yang paling tepat untuk mencapai sasaran
organisasi di masa mendatang

Cara Penggunaan:

 Kumpulkan berbagai data yang terkait dengan kondisi internal dan eksternal. Gunakan data-data
organsasi untuk menetapkan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi saat ini
 Analisa kondisi organiasi saat ini berdasarkan dari SWOT. Petakan kebutuhan organisasi
 Buatlah strategi yang sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai organisasi. Tetapkan KPI dan
sasaran yang jelas serta inisiatif strategis yang selaras dengan kebutuhan organisasi.
 Ambil kesimpulan dari data analisa SWOT tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 43


37 . TOWS Matrix

Pada Analisis TOWS Analisis diawali dari mengeksplorasi pemikiran akan hal-hal yang akan datang
ataw hal yang lebih dinamis yaitu dari faktor eksternal terlebih dahulu baru diikuti dengan faktor
internal, cara ini diyakini akan menghasilkan analisa yang lebih bisa memanfaatkan peluang dan
dapat mengantisipasi segala ancaman yang akan datang, dengan kata lain Analisis TOWS lebih
Visioner

Cara Penggunaan :

Matrik SWOT ini dibagi dalam empat bagian yang masing-masing mengkombinasikan antara peluang-
ancaman dengan kekuatan-kelemahan, sehingga diperoleh alternatif strategi berupa :

 Strategi PEKU (Explot): Strategi untuk memanfaatkan peluang dengan jalan menggunakan
kekuatan perusahaan.
 Strategi PEKA (Search) : Strategi untuk memanfaatkan peluang dengan tujuan mengatasi
kelemahan perusahaan.

 Strategi AKU (Confront): Strategi untuk mengatasi ancaman dengan cara memberdayakan
kekuatan perusahaan

 Strategi AKA (Avoid): Strategi untuk menghindari ancaman sekaligus melindungi kelemahan
perusahaan.

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 44


38. Six Sigma Quality

Six Sigma adalah sistem yang mendorong peningkatan kualitas mutu dalam proses operasional yang
dilakukan dalam sebuah organisasi. Tujuan utama Six Sigma adalah pengurangan biaya (CTC – critical
to cost), peningkatan mutu (CTQ – critical to quality) dan pengurangan waktu (CTS – critical to
schedule). Proses yang dilakukan oleh Six Sigma harus melalui tahap yang berjenjang untuk
memastikan keberhasilan. Perangkat yang digunakan Six Sigma sangat banyak dan menggunakan
pendekatan terintergrasi untuk dapat menyelesaikan berbagai masalah operasional. Keberhasilan
Six Sigma juga bergantung pada tingkat kematangan organisasi (maturity level) untuk dapat
meningkatkan manajemen mutu.

Cara Penggunaan :

 Tetapkan tujuan, kematangan organisasi dan ruang lingkup Six Sigma serta lokasi
implementasinya
 Tetapkan tim yang akan terlibat dalam inisitif. Setiap tim mebutuhkan PIC yang bersertifikat

 Lakukan tahap-tahap pelaksanaan Six Sigma secara konsisten. Pergunakan perangkat dan proses
yang sesuai dengan kebutuhan permasalahan

 Evaluasi hasil yang dicapai. Lakukan pengukuran awal dan akhir untuk memastikan terjadinya
peningkatan

 Ambil kesimpulan dari data six sigma quality tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 45


39 . Balanced Scorecard

Balanced Scorecard (BSC) adalah sebuah perangkat manajemen kinerja strategis, sebuah alat bantu
HASIL terstruktur. BSC didukung dengan metode dan perangkat otomasi sehingga memudahkan
pengguna untuk memonitor aktivitas eksekusi strategis oleh seluruh staff dan mengawasi dampak
yang ditimbulkan oleh suatu tindakan

Cara penggunaan :

 Memahami 4 perspektif yang digunakan dalam pengukuran BSC (finansial, pelanggan, proses
bisnis dan pembelajaran).
 Memahami peta strategi yang sudah dibuat. Lingkaran pada peta strategi. mencerminkan sasaran
obyektif yang akan dicapai, sedangkan arah panah menunjukkan hubungan sebab – akibat.
 Memahami KPI pada setiap sasaran obyektif sebagai acuan untuk eksekusi
 Menjalankan tindakan strategis berdasarkan pada KPI yang ada pada peta strategi, termasuk
program kerja yang mendukung pencapaian KPI.
 Fokus pada KPI yang dapat memberikan dampak terbesar
 Memahami data-data finansial maupun non-finansial.
 Mendiskusikan tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai KPI kepada atasan,kolega,
bawahan dan stakeholder eksternal.
 Menetapkan sasaran dan KPI yang harus dicapai oleh bawahan.
 Menjalankan eksekusi strategi sesuai dengan tahap dan batas waktu yang ditetapkan.
 Monitoring secara teratur dan lakukan review secara periodik untuk evaluasi.

 Ambil kesimpulan dari data balanced scorecard tersebut

Referensi : buku-buku Norton – Kaplan yang membahas BSC

40 . Analisa PESTEL
Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 46
Analisis PEST (politic, economy, social, technology) adalah suatu teknik dalam manajemen strategis
yang digunakan untuk melihat faktor-faktor lingkungan luar yang berpengaruh terhadap suatu hal
(perusahaan, proyek, masalah, dll.). Sesuai dengan singkatannya, analisis ini dilakukan terhadap 4
unsur, yaitu politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Analisis PESTEL merupakan varian analisis PEST
yang melibatkan juga faktor lingkungan (environment) dan hukum (legal).

 Politik: Pengetatan peraturan tata kelola perusahaan dan manajemen risiko oleh pemerintah.
 Ekonomi: Peningkatan anggaran pelaksanaan tata kelola perusahaan.

 Sosial: Peningkatan tuntutan masyarakat terhadap tata kelola perusahaan yang baik.

 Teknologi: Peningkatan penerimaan terhadap aplikasi berbasis web.

Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan menilai strategi atau posisi arah
perusahaan, rencana pemasaran atau ide. Dimana analisis ini dapat diambil suatu peluang atau
ancaman baru bagi perusahaan.

Cara Penggunaan :

 Identifikasi kondisi lingkungan makro organisasi berdasarkan aspek politik, hokum, ekonomi,
teknologi, serta aspek sosial dan budaya.
 Ambil kesimpulan dari data tersebut

Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 47


Buku Panduan Perangkat Analisa Project Assignment/November/2014 48