Anda di halaman 1dari 19

PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.

PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 1/ 19

PROSEDUR
PENYELENGGARAAN BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
PK.PPAS(S)06

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN NORHALIDZA MOHD NOR 01/02/2010


OLEH Penolong Pegawai Tadbir

DISEMAK OLEH SUZLIANA ABD HAMID 01/02/2010


Wakil Pengurusan

DILULUSKAN MASTURA HJ MUHAMAD 01/02/2010


OLEH Pengarah PPAS
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 03
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 14/09/2016
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 2/ 19

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
02/07/2010 28, 29 11 Penambahan tindakan Pengarah
02/07/2010 9 18 Lampiran 4, 5, 6 Pengarah
01/09/2011 1.1(i) 7 Penambahbaikan Pengarah
01/09/2011 12 9 Penambahan tindakan Pengarah
01/09/2011 Carta Aliran A 13 Penambahbaikan Pengarah
01/09/2011 Carta Aliran E 17 Penambahan tindakan Pengarah
01/09/2011 Lampiran 4 Penambahbaikan Pengarah
14/09/2016 6, 9 7, 19 Nama borang dan Lampiran 1 Pengarah
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 3/ 19

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Definisi 5

5. Singkatan 6

6. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 11

7. Carta Aliran 12 - 17

8. Rekod Kualiti 18

9. Lampiran 19
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 4/ 19

1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan pelenggaraan
bangunan, kemudahan-kemudahan dan peralatan pejabat/perpustakaan dapat
dijalankan dengan cekap serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

2. SKOP
2.1. Prosedur ini digunapakai oleh Unit Penyelenggaraan PPAS di dalam
merancang, melaksana dan memantau kerja-kerja/perkhidmatan berikut:
a) Kerja-kerja baikpulih dan pengubahsuaian bangunan.
b) Penyelenggaraan kemudahan dan peralatan.
c) Penyelenggaraan pengangkutan dan telekomunikasi.
d) Kebersihan dalam dan luar bangunan.
e) Keindahan lanskap.

3. RUJUKAN
3.1. MK. PPAS.05 – Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 6.3 – Infrastruktur.
Seksyen 6.4 - Persekitaran
Seksyen 7.2.1 Penentuan Keperluan-keperluan Berkaitan Penghasilan/
Penyampaian Perkhidmatan.
3.2. Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan
3.3. Garis Panduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
3.4. Dasar Pemuliharaan Sumber Perpustakaan
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 5/ 19

4. DEFINISI
4.1. Penyelenggaraan
Bermaksud kerja-kerja / perkhidmatan yang terlibat di dalam proses
pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan, kemudahan, peralatan bagi
tujuan memastikan bangunan, kemudahan dan peralatan berkenaan
sentiasa berkeadaan baik, berfungsi dan selesa apabila digunakan.

4.2. Kemudahan-kemudahan
Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti tandas, tempat letak kereta, kawasan
awam, lif penumpang, ruang bacaan, bekalan elektrik, air, alat hawa
dingin, kenderaan pejabat serta kemudahan / peralatan yang berkaitan.

4.3. Peralatan
Bermaksud peralatan pejabat seperti mesin fotostat, mesin faksimili,
mesin pencetak, perabot pejabat / perpustakaan.

4.4. Pusat Perkhidmatan


Merujuk kepada perkhidmatan perpustakaan pusat, daerah, cawangan,
pekan, desa dan perpustakaan bergerak di seluruh Selangor.
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 6/ 19

5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
TP - Timbalan Pengarah
KS - Ketua Seksyen
KB - Ketua Bahagian
PPT - Penolong Pegawai Tadbir
PA - Penolong Akauntan
PP - Pembantu Perpustakaan
KEW/P - Bahagian Kewangan & Penyelenggaraan
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 02
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 14/09/2016
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 7/ 19

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB


TINDAKAN T/JAWAB
A. KEPERLUAN PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN

1. Kenalpasti keperluan kerja-kerja penyelenggaraan :- Semua KB


1.1 Bangunan
i. pembersihan, lanskap, bekalan elektrik, air, lif dan hawa
dingin, kawalan serangga perosak/ anai-anai
1.2 Peralatan
i. perabot pejabat/perpustakaan, mesin faksimili, mesin fotostat
dan mesin pencetak.
1.3 Kemudahan Lain
i. Kenderaan pejabat dan telekomunikasi.

2. Sediakan laporan keperluan kerja-kerja penyelenggaraan untuk


kelulusan Pengarah.

B. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN

3. Terima aduan kerosakan melalui Borang Aduan Kerosakan PPT/PP


Bangunan, Mekanikal, Elektrikal, Peralatan dan Kelengkapan atau
melalui telefon/ surat.

4. Kemukakan dan bincang aduan kerosakan dengan KB KEW/P.


PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 8/ 19

TINDAKAN T/JAWAB

5. Beri maklumbalas aduan kepada pengadu dalam tempoh PP


sekurang-kurangnya dua (2) hari dari tarikh terima aduan.

6. Buat pemeriksaan ke atas aduan dan kenalpasti jenis


kerosakan.

7. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kesegeraan KB KEW/P


/PPT
kerja-kerja membaikpulih.

8. Kemukakan laporan aduan dan bincang dengan Pengarah untuk


kelulusan.

9. Buat urusan sebutharga. Sila rujuk PK.PPAS(S)03 Prosedur KB KEW/P


/PA
Perolehan.

10. Pantau dan tentukan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan PPT/ PP


dijalankan mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan.
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 9/ 19

TINDAKAN T/JAWAB

11. Sahkan kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan setelah KEW/P


berpuashati dengan mutu kerja. / PPT

12. Maklum kerja-kerja pembaikan/ penyelenggaraan yang telah siap


kepada pengadu.

C. KERJA-KERJA KEROSAKAN KECIL/ PENGUBAHSUAIAN

13. Terima arahan Pengarah atau permohonan KB untuk kerja-kerja KB KEW/P


pengubahsuaian yang diperlukan.

14. Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos dan kemukakan kepada


Pengarah untuk kelulusan.

15. Arahkan KB KEW/P untuk laksanakan kerja-kerja pengubahsuaian Pengarah


mengikut peraturan yang ditetapkan.

16. Pantau dan tentukan kerja-kerja pengubahsuaian dijalankan PPT/ PP


mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan.
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 10/ 19

TINDAKAN T/JAWAB

D. PELANTIKAN KONTRAKTOR
17. Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian. KB KEW/P

18. Buat pelantikan kontraktor / syarikat jika perolehan terus. KB KEW/P


/ PPT

19.Keluarkan sebutharga kepada sekurang-kurangnya lima (5) KB KEW/P


kontraktor yang berdaftar dengan PKK jika perolehan melalui / PA
sebutharga

20.Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta pelantikan kontraktor.


Sila rujuk PK.PPAS(S)03 Prosedur Perolehan.

E. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN


PPT/ PP
21.Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan penyelenggaraan secara
harian/ mingguan dan bulanan.

22. Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis perkhidmatan.


PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 11/ 19

TINDAKAN T/JAWAB
23. Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh kontraktor dari masa Semua
ke semasa mengikut spesifikasi kerja yang ditetapkan. Peg.
Berkenaan
24. Terima laporan kerja daripada kontraktor dan sahkan kerja-
kerja penyelenggaraan yang dijalankan.
25. Terima invois dan laporan pengesahan kerja dari kontraktor, PPT
semak dan sahkan

26. Majukan invois dan laporan pengesahan kerja kepada KEW/P


untuk pembayaran.
F. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN PPT/ PP
KELEMBAPAN
27. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk mengukur bacaan
kelembapan dan suhu. (Pastikan pelan lantai disediakan)

28. Kenalpasti ruang-ruang simpanan/ bacaan untuk mengukur


pencahayaan dan haba.

29. Untuk operasi di PPAS bacaan suhu adalah di antara 18°-26°C.


Manakala bagi kelembapan menggunakan Dasar Pemuliharaan
Sumber PNM sebagai panduan iaitu 50%-55% RH.

30. Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang di dalam Mesyuarat


Kajian Semula Pengurusan.

31. Memastikan peralatan yang digunakan dipelihara, dipantau,


diselenggara dan dikalibrasi 2 tahun sekali.
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 12/ 19

7. CARTA ALIRAN KERJA


A. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN

TINDAKAN T/JAWAB

MULA

PPT/PP - Terima aduan kerosakan.

Kemukakan dan bincang dengan KB


-
KEW/P.

PP - Beri maklumbalas dalam tempoh 2 hari


dari tarikh terima aduan.

- Periksa dan kenalpasti jenis kerosakan.

KB KEW/P / - Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran


PPT kos dan kesegeraan kerja baikpulih.

- Kemukakan laporan untuk kelulusan


Pengarah.

A
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 01
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 13/ 19

A. PENGENDALIAN ADUAN KEROSAKAN (Sambungan)

TINDAKAN T/JAWAB

KB KEW/P / - Buat urusan sebut harga


PA

PPT/ PP - Pantau kerja pembaikan

Tidak
Mengikut spesifikasi?

Ya

KEW/P/ - Sahkan kerja pembaikan


PPT

- Maklumkan kerja siap kepada pengadu

TAMAT
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 14/ 19

B. KERJA-KERJA KEROSAKAN KECIL /PENGUBAHSUAIAN

TINDAKAN T/JAWAB

MULA

KB KEW/P - Terima arahan pengarah atau permohonan


dari KB

Kenalpasti spesifikasi kerja, anggaran kos


-
dan kemukakan kepada Pengarah untuk
kelulusan.

Pengarah - Arahkan KB KEW/P laksanakan kerja


pengubahsuaian mengikut peraturan yang
ditetapkan.

PPT/PP - Pantau dan tentukan kerja pengubahsuian


dilakukan mengikut spesifikasi

TAMAT
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 15/ 19

C. PERLANTIKAN KONTRAKTOR

TINDAKAN T/JAWAB

MULA

KB KEW/P - Tentukan tatacara perolehan yang


bersesuaian.

KB KEW/P - Buat perlantikan kontraktor /syarikat jika


PPT perolehan terus.

KB KEW/P / - Keluarkan sebutharga kepada sekurang-


PA kurangnya 5 kontraktor yang berdaftar
dengan PKK jika perolehan melalui
sebutharga

Buat urusan sebutharga dan pemilihan serta


perlantikan kontraktor mengikut Prosedur
Perolehan.

TAMAT
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 16/ 19

D. PEMANTAUAN KERJA-KERJA PENYELENGGARAAN


TINDAKAN T/JAWAB

MULA

Kenalpasti kerja-kerja perkhidmatan


PPT -
secara harian/mingguan /bulanan.

- Sediakan spesifikasi kerja mengikut jenis


perkhidmatan.

Semua Peg - Pantau kerja-kerja yang dijalankan oleh


Berkenaan kontraktor dari masa ke semasa.

Tidak
Mengikut spesifikasi?

Ya

PPT - Terima invois dan laporan pengesahan


kerja dari kontraktor, semak dan sahkan.

- Majukan invois dan pengesahan kerja


kepada KEW/P untuk pembayaran.

TAMAT
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/09/2011
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 17/ 19

E. PEMERIKSAAN/ PENGUKURAN KADAR PENCAHAYAAN DAN KELEMBAPAN

TINDAKAN T/JAWAB

MULA

PPT - Kenalpasti ruang bacaan untuk ukur


kelembapan/ cahaya.

- Rekod hasil bacaan, simpan dan bentang


dalam MKSP.

- Kalibrasi peralatan 2 tahun sekali

TAMAT
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 00
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 01/02/2010
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 18/ 19

8. REKOD KUALITI

TEMPOH
REKOD LOKASI SIMPANAN
BIL

8.1 Fail Penyelenggaraan KEW/P 5 – 7 tahun


PA 6/1

8.2. Fail Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga. KEW/P 5 – 7 tahun


PA 5/23

8.3. Fail Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan. KEW/P 5 – 7 tahun


PA 4/14

8.4. Fail Aduan /Maklumbalas Aduan Kerosakan KEW/P 5 – 7 tahun


PA6/19

8.5. Fail Aduan Kerosakan KEW/P 5 – 7 tahun


PA 6/19.1

8.6 Buku Aduan Kerosakan KEW/P 5 – 7 tahun


PA 6/15.1

8.7 Fail Pembekal Berdaftar KEW/P 5 -7 tahun


PA 6/15.1
PROSEDUR NO. RUJUKAN : PK.PPAS(S)06
SOKONGAN
NO. KELUARAN : 01

NO. PINDAAN : 02
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
TARIKH KUATKUASA : 14/09/2016
DAN PERALATAN
MUKA SURAT : 19/ 19

9. LAMPIRAN

BIL. JENIS LAMPIRAN LAMPIRAN

9.1 Contoh Borang Aduan Kerosakan Bangunan, Mekanikal, Lampiran 1


Elektrikal, Peralatan dan Kelengkapan
PPAS(Am) 410 ®

9.2 Contoh Borang Penyelenggaraan Kenderaan Lampiran 2


PPAS(K) 301

9.3 Contoh Surat Maklumbalas Aduan Kerosakan Lampiran 3


PPAS(Am) 414

9.4 Contoh Borang Pengukuran Suhu dan Kelembapan di Lampiran 4


Ruang Bacaan Pengguna
PPAS (Am) 416

9.5 Contoh Borang Pemantauan Serangga Perosak (Anai-anai) Lampiran 5


PPAS (Am) 415

9.6 Contoh Senarai Peralatan yang dibuat Kalibrasi di PPAS Lampiran 6