ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2
2015
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Contenidos
Introducción ..................................................................................................................... 4
Referencias ................................................................................................................... 17
Créditos ......................................................................................................................... 19
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Introducción
Este material de estudio le es de utilidad a los funcionarios del SENA, para comprender
que el Sistema Integrado de Gestión está orientado para beneficio de la gente que
interactúa desde diferentes grupos de interés, como son aprendices, trabajadores,
empresarios, sector productivo, gobierno, comunidad internacional y ciudadanos en
general; respondiendo a las normas vigentes, las cuales todo funcionario debe cumplir
para seguir siendo una institución con altos estándares de calidad.
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1. Sistema Integrado de Gestión SENA
1.1 Caracterización
Básicamente un Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA) tiene que ver con
todos los aspectos de la organización, desde el Aseguramiento de la Calidad del producto
e incremento de la satisfacción del cliente, pasando por el mantenimiento de las
operaciones dentro de una tema de prevención de la contaminación y el control de los
riesgos de salud y seguridad ocupacional, logrando con ello la meta de ser socialmente
responsable.
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El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA, tendrá las siguientes
características:
Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo
tanto atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los
sistemas antes citados.
Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada una de las
acciones de desarrollo del SIGA, representan el desarrollo de los sistemas que lo
conforman, bajo los principios de la eficiencia y la economía.
1.2 Componentes
El Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol está compuesto por tres (3) elementos
estructurales que son:
El SENA se compromete con sus clientes y grupos de interés a generar una cultura de
Calidad con Calidez, mediante un Sistema Integrado de Gestión, a través del
mejoramiento continuo de los servicios de formación profesional integral, de generación
de ingresos y empleabilidad para la incorporación y el desarrollo de las personas en
actividades productivas con las siguiente promesa de valor (Ver Gráfico 1):
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Gráfico 1. Promesa de Valor SENA
Fuente: SENA
Este reto asumido por el SENA tiene el compromiso de la Dirección y del equipo humano
de colaboradores de la Entidad, además de los líderes de Procesos, de Regionales y
Centros de Formación, que conforman la Legión de Calidad con Calidez. El factor clave
de éxito del Sistema Integrado de Gestión, es que está centrado en la personas, esto
significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia gerencial, están
orientadas para beneficio de la gente que interactúa desde diferentes grupos de interés,
como son aprendices, trabajadores, empresarios, sector productivo, gobierno,
comunidad internacional y ciudadanos en general, hacia quienes se dirigen los servicios
del SENA.
Para ello se ha planteado los siguientes objetivos, los cuales se encuentran desglosados
según el subsistema de Gestión al que van enfocados según se observa en la Tabla 1.
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Tabla 1. Objetivos del SIGA
Fuente. SENA
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Gráfico 2. Ejes temáticos del SIGA SENA
Fuente: SENA
El factor clave de éxito del Sistema Integrado de Gestión, es que está centrado en las
personas, esto significa, que todas las mejoras que se buscan con esta estrategia
gerencial, están orientadas para beneficio de la gente.
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Subsistemas que conforman el SIGA
El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca
unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una
estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación. El MECI se guía por
tres principios básicos que son: Autogestión, Autocontrol y Autoevaluación. Se compone
de 3 Subsistemas: Control Estratégico, Control de Evaluación y Control de Gestión, que
para el caso del SENA se han implementado de manera articulada con el Sistema de
Gestión de la Calidad.
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2. Manual del Sistema de Gestión Integral
El Manual del Sistema de Gestión del SENA incluye los elementos estructurales y todos
los documentos que conforman el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA del
SENA, para los cuatro subsistemas que lo conforman y para el Modelo Estándar de
Control Interno (MECI). Los documentos formalizados en el SIGA se encuentran
publicados, controlados y a disposición de todos los Clientes-Usuarios y partes
interesadas en la herramienta dispuesta por la Entidad para tal fin.
Los documentos del SIGA definen los lineamientos, directrices e instrucciones y facilitan
los formatos que cada proceso requiere para dar cumplimiento a la misión, visión, política
y objetivos de la Entidad, así como a los objetivos de cada proceso, con eficiencia,
eficacia y efectividad, para la satisfacción sus nuestros Clientes-Usuarios y partes
interesadas.
El Manual del SIGA como parte fundamental de la estructura documental del Sistema
Integrado de Gestión, describe de forma general cómo el SENA da cumplimiento a los
requisitos de las Normas Técnicas implementadas.
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Hace parte de la inducción del personal que ingresa al SENA y aplica a todos los
funcionarios y/o particulares que ejerzan funciones públicas en la Entidad, sin excepción
alguna.
Toda copia que sea impresa por los colaboradores se considera como un documento no
controlado, esto quiere decir que la persona que lo imprime es responsable del mismo.
La matriz debe ser una herramienta flexible que documente los procesos y evalúe de
manera integral el riesgo de una institución, a partir de los cuales se realiza un diagnóstico
objetivo de la situación global de riesgo de una entidad. Exige la participación activa de
las unidades de negocios, operativas y funcionales en la definición de la estrategia
institucional de riesgo de la empresa. Una efectiva matriz de riesgo permite hacer
comparaciones objetivas entre proyectos, áreas, productos, procesos o actividades. Todo
ello constituye un soporte conceptual y funcional de un efectivo Sistema Integral de
Gestión de Riesgo.
El SENA cuenta con su propia matriz, que debe desarrollarse por regional y por el
correspondiente centro de formación, que permiten analizar los posibles riesgos y los
planes de acciones a ejecutar de acuerdo a las necesidades de sus procesos.
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3. Red de Procesos
Hacer: definir e implementar las actividades requeridas para cumplir el objetivo del
proceso.
Así mismo describe los resultados de las actividades ejecutadas con las cuales se
cumplen los requisitos de sus clientes-usuarios y partes interesadas (Ver Gráfico 3).
De esta manera el SENA creó una red de procesos que integran todas las áreas de
trabajo a través de tres tipos de procesos (Ver Gráfico 3):
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Gráfico 3. Red de Procesos
Fuente: SENA
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3.1 Procesos Estratégicos
Son aquellos que presentan las directrices y orientan el cumplimiento de las estrategias
y las políticas de la Entidad.
Para el SENA la Gestión del Talento Humano es de categoría estratégica, pues entiende
que es en las personas, en los colaboradores de la Entidad en donde radica la prestación
de servicios de excelencia con estándares de calidad de clase mundial que contribuyan
a la productividad y desarrollo del País. El SENA, a través del Grupo de Relaciones
Laborales selecciona, vincula y evalúa el recurso humano en función de los requisitos de
educación, experiencia, formación y habilidades que se encuentran determinadas en el
Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales”, el cual se
ajusta a la estructura determinada por el Departamento Administrativo de la Función
Pública -DAFP, a la Planta de Personal, a la nomenclatura de los cargos y a las funciones
generales para los diferentes empleos públicos de las Entidades del Orden Nacional.
Gestión de Tecnologías de Información
Este proceso cuenta con procedimientos que garantizan que los programas informáticos
utilizados para la gestión de la Entidad y para las actividades de seguimiento y medición
sean certificados por los proveedores de los mismos antes de su entrega al usuario líder.
Así se asegura el cumplimiento de los estándares esperados por la Entidad y que se
hagan seguimientos periódicos para confirmar su disponibilidad. Antes de iniciar su
utilización se cuenta con pruebas de certificación entregadas por los usuarios y se cuenta
con los servicios de soporte que cada aplicación requiera.
Direccionamiento Estratégico
Para conocer el Plan Estratégico de 2011 a 2014, debe consultar el documento que se
encuentra en los materiales de apoyo para esta Actividad de Aprendizaje en el apartado
de documentos de apoyo.
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3.2 Procesos misionales
Son aquellos encargados de dar apoyo a los procesos estratégicos y misionales del
SENA, para que éstos puedan realizar sus actividades. Los procesos de soporte que dan
coyuntura a otras acciones en la institución son:
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Referencias
• Congreso de Colombia. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la
organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Consultado el 09
de mayo de 2015, en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=186
• Congreso de Colombia. Ley 872 de 2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de
la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras
de servicios. Consultado el 09 de mayo de 2015, en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=11232
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• International Organization for Standarization. (2013). ISO/IEC 27001:2005.
Consultado el 09 de mayo de 2015, en
http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=42103
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Créditos
Líder de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Hortúa
Líder de Línea
Juan Pablo Vale Echeverry
Experto Temático
Sandro Alberto Osorio Nemocón
Asesora Pedagógica
Diana Rocío Possos Beltrán
Editoras
Yiced Pulido Cabezas
Sandra Milena Rodríguez Alvarez
Equipo de Diseño
Nazly María Victoria Díaz Vera
Liam Pamela Hermida García
Equipo de Programación
Edilson Laverde Molina
Carlos Andrés Orjuela Lasso
Jonathan Vargas Baracaldo
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