Código: CA-PF-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Versión: 02

PLANIFICACIÓN FINANCIERA
Fecha actualización:
04/12/2014

LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO

SECRETARIO(A) DE HACIENDA ESTRATÉGICO
OBJETIVO ALCANCE
Gestionar los recursos financieros a través de la planificación de los
Inicia con la elaboración del presupuesto y flujo de caja, hasta la
ingresos y gastos, el registro oportuno y consistente de las
elaboración de informes financieros, presupuestales y contables.
operaciones contables, financieras y presupuestales, para garantizar la
disponibilidad de los recursos y el cumplimiento de los programas y
Secretarias en las que se ejecuta: Secretaría de Hacienda
proyectos del Municipio de Itagüí.

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Norma Requisitos

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.2.3 Control de documentos
1.2.1 Planes ,Programas y Proyectos
4.2.4 Control de registros
NTCGP-1000 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
ISO 9001 1.2.4. Indicadores de Gestión
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
1.2.5. Políticas de Operación
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
MECI 1000 1.3.2 Identificación de Riesgos
8.5. Mejora
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
Gestión de la Calidad 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
Eficiencia administrativa 2.3.1 Plan de Mejoramiento
SISTEDA Moralización y transparencia en la Eje Transversal de Información y Comunicación
Administración Pública
Rediseños Organizacionales

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE: (Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

Revisado por: MARIA ISABEL RAMIREZ G. Aprobado por: ELIANA MARIA ARIAS RAMIREZ
Cargo: Profesional Universitaria Cargo: Secretaria de Hacienda
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3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)

Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes

Normatividad aplicable
Proceso
Plan general de
Revisar la normatividad Direccionamien
contabilidad pública.
to Estratégico
Identificar datos maestros Políticas de inversión.
Estatuto Orgánico de
Análisis de la información y del diagnóstico Concejo
Presupuesto Necesidades de
fiscal y financiero Municipal
suscripción y
Entidades Transferencias de Definir el Marco Fiscal de Mediano Plazo. renovación de
Proceso
gubernamentales recursos convenios con
Planificación
del orden nacional Definir el Plan Anualizado de Caja entidades financieras.
Financiera
y departamental. Plan de Adquisiciones Definir estrategias de inversión y de
endeudamiento.
Proceso
Procesos Saldos en caja y PAC.
Sistemas de
Direccionamiento bancos P Definir políticas de pago.
Información e
Estratégico.
infraestructura
Balance y estados de Planificar la suscripción y renovación de Inventario de cuentas
Tecnológica.
Procesos del resultados convenios con entidades financieras bancarias, servicios,
Sistema Integrado productos y convenios
Proceso
de Gestión Políticas de riesgo e Formular el Presupuesto para la vigencia con Bancos.
Gestión del
inversión fiscal.
Recurso Físico
Boletín de Bancos.
y Logístico
Política y objetivos de Establecer políticas de manejo de excedentes
calidad de liquidez. Proyecto del
Proceso
Presupuesto
Gestión del
Documentación Necesidades de recursos
Talento
aplicable al proceso
Humano.
Proyección de

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Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes

ingresos y gastos

Acuerdo Municipal que Actualizar datos maestros

Marco Fiscal de
aprueba el Mediano plazo
presupuesto. Elaborar Marco Fiscal de Mediano Plazo
Plan Plurianual de
Marco Fiscal de Calcular la capacidad de endeudamiento inversiones Procesos del
Mediano Plazo. Elaborar el Plan Plurianual de inversiones Plan Operativo Anual Sistema
Concejo Municipal
de Inversiones Integrado de
Herramientas Elaborar el Plan Operativo Anual de Gestión
Proceso Inversiones PAC
Informáticas
Direccionamiento
Estratégicos. Necesidades de Concejo
PAC. financiamiento Municipal
Elaborar y presentar el Proyecto de
Proceso crediticio
Portafolio de Presupuesto Comunidad en
Planificación Presupuesto General general
Inversiones. Elaboración del PAC
Financiera del Municipio
H Expedir Decreto de liquidación del
Obligaciones Certificados de Órganos de
Proceso Sistemas Presupuesto
Financieras. disponibilidad control
de Información e
Infraestructura Determinar las necesidades de financiamiento presupuestal.
Políticas para la crediticio Entidades
Tecnológica Registros
administración de financieras
activos. Administrar los ingresos, excedentes y pagos. presupuestales

Procesos del Administrar el presupuesto. Actos Administrativos. Entidades

Necesidad y Gubernamental
Sistema Integrado Balances y estados de es
cumplimiento de Administrar el plan anualizado de caja (PAC).
de Gestión resultados
indicadores de
responsabilidad fiscal. Administrar el crédito público. Boletín de Bancos.

Proyecciones Convenios/contratos
Administrar el portafolio de inversiones
sectoriales con entidades
necesidades financieras
Administrar la contabilidad General.

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Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes

presupuestales Conciliación Bancaria
Administrar las obligaciones financieras.

Administrar relaciones con Entidades

Financieras.

Administrar transferencias a entidades

descentralizadas.

Consolidar los estados financieros.

Realizar las Conciliar bancarias

Administrar el Boletín de Bancos.

Proceso
Elaborar informes de seguimiento y medición
Planificación
Resultados de la al proceso.
Informes analizados y Financiera
gestión del proceso
Determinar, recopilar y analizar los datos. evaluados.
Órganos de
Control Registro de productos Evaluar los riesgos de gestión y riesgos de indicadores evaluados Procesos del
o Servicios no corrupción del proceso.
Proceso de Riegos evaluados. SIGI
Conformes
Evaluación y
Analizar el cumplimiento de los indicadores de PQRDS Tramitadas. Comunidad.
control
Indicadores de gestión V gestión d eficiencia, eficacia y efectividad
Proceso de d eficiencia, eficacia y Productos y servicios e Concejo
. no conformidades Municipal
Comunicación efectividad
Publica Revisión de la normatividad aplicable al evaluadas Órganos de
Mapa de riesgos de Proceso Hallazgos de Auditoria control.
Proceso Atención
Gestión y riesgos de analizados
al Ciudadano. Analizar las PQRDS. Proceso
corrupción.
Direccionamien
Peticiones, Quejas, to Estratégico.
Reclamos, y
Proceso

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Proveedores Insumos Actividades Salidas Clientes

Sugerencias .PQRDS Análisis y
Análisis y seguimiento a los productos y
Mejoramiento
servicios no conformes y no conformidades
Continuo.
del proceso
Registro de productos
o Servicios no
Conformes y no Análisis de hallazgos de Auditoria interna y
conformidades externa
Análisis de Auditorías del SIG.
Informe de Auditorías
internas y externa.
Informe de Auditorías
del SIG.
Informes analizados y
Proceso
Proceso evaluados.
Direccionamien
Direccionamiento Acciones Preventivas.
indicadores evaluados to Estratégico
Estratégico Aplicar acciones preventivas, correctivas y
Riegos evaluados. A Acciones Correctivas Proceso
Proceso Análisis y de mejora
Plan de Mejoramiento Análisis y
Mejoramiento PQRDS Tramitadas.
Mejoramiento
Continuo.
Hallazgos de Auditoria Continuo.
analizados

4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)

Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara Gestionando y destinando los recursos de manera eficiente
a la comunidad. oportuna y transparente

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OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)

Mejorar continuamente los procesos de la administración municipal,
cumpliendo con los estándares de calidad conjuntamente con la Revisando y ajustando los procedimientos con el fin de aplicar
aplicación de instrumentos tendientes a la innovación y modernización acciones tendientes a su mejoramiento
de la entidad.

5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO

Mediante el seguimiento a los indicadores Jefe de la Oficina de Informes de análisis de los
Ejecución de Ingresos
asociados al ingreso Tesorería indicadores
Subsecretario de
Ejecución de Gastos Seguimiento a la ejecución del presupuesto Ejecución presupuestal
Presupuesto
Verificación permanente de saldos, Líder de Programa
Aplicativo.
La información contable. controles automáticos del aplicativo y Oficina de
Documentos técnicos de ajustes.
depuración permanente de la información. Contabilidad.

6. INDICADORES (Ver Ficha Técnica de Indicadores)

META Frecuencia de
Indicador Formula Responsable
Revisión
80% Profesional
Índice de Sostenibilidad Saldo de la deuda / Ingresos Corrientes * 100% Anual
Universitario
40% Profesional
Índice de Solvencia Intereses de la Deuda / Ahorro Operacional * 100% Semestral
Universitario
Límite Gastos de Gastos de Funcionamiento Ejecutados / Ingresos 65% Semestral Profesional
Funcionamiento Corrientes de Libre Destinación * 100% Universitario
1 Semestral Profesional
Superávit Primario Superávit primario / Servicio deuda
Universitario

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7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa de Riesgos)

Riesgo
Incumplimiento en el reporte de la
información en el CHIP
No pago oportuno de la nómina y la
seguridad social.
Perdida de información financiera
Afectar rubros que no corresponden
con el objeto del gasto
Que los estados financieros no
reflejen la realidad económica y
financiera de la Entidad
Modificación Presupuestal sin
autorización
Alteración en proceso de registros y Capacitación permanente en el Régimen de Contabilidad
ajustes
Destinación diferente de los recursos
con destinación especifica
Frecuencia de
Acciones Responsable
Revisión
Verificar la calidad y oportunidad de la información que
Trimestral Profesional Universitario
se reporta en el CHIP
Elaborar cronogramas con las fecha límite de entrega y
Trimestral Profesional Universitario
actualización de novedades de personal.
Verificar que la empresa responsable, recoja el disco
Trimestral Profesional Universitario
backup cada semana(ciclo)
Elaboración, aplicación y seguimiento del respectivo
procedimiento y de las políticas establecidas en el Trimestral Profesional Universitario|
Estatuto Orgánico de Presupuesto
Revisión previa de los registros y soportes Trimestral Profesional Universitario
capacitación permanente en normatividad legal y control
Cuatrimestral Profesional Universitario
a las modificaciones realizadas
Cuatrimestral Profesional Universitario
Pública
Socialización e implementación y seguimiento al
Cuatrimestral Profesional Universitario
procedimiento de ejecución y modificación al presupuesto

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Código Nombre Código Nombre

Procedimiento para la Elaboración y Actualización del Procedimiento para la Rendición de Cuentas e
PR-PF-01 PR-PF-13
Marco Fiscal de Mediano Plazo Informes
Procedimiento para la Elaboración, Aprobación, y Instructivo para la Causación y Pago de
PR-PF-04 IN-PF-01
Liquidación del Presupuesto cuentas
PR-PF-06 Procedimiento para Ejecutar y Modificar el IN-PF-02 Instructivo para el Ingreso de Recaudo

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Presupuesto
Procedimiento .para el Ingreso de Recursos IN-PF-03 Instructivo para la Programación y ejecución
PR-PF-10
Financieros del Plan Anual Mensualizado de Caja
Procedimiento para la Causación y Pago de cuentas. IN-PF-04 Instructivo para la Elaboración y Actualización
PR-PF-11
del Marco Fiscal de Mediano Plazo
PR-PF-12 Procedimiento para la Conciliación Bancaria IN-PF-05 Instructivo para las Conciliaciones Bancarias

9. RECURSOS:
Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra
Secretario 8ª) de Hacienda, Secretarios y Subsecretarios de Despacho,
Humanos Jefe de Oficina, Lideres de Programa, Profesionales Universitarios, Gestión del Talento Humano
Técnicos y Auxiliares Administrativos
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los servicios,
Proceso Gestión del Recurso Físico
Oficinas dotadas de equipos de cómputo, software, red interna, aplicativos,
y Logístico
Físicos Internet, sistemas de información y comunicación, condiciones de
Proceso Sistemas de Información E
seguridad especiales para el manejo de títulos valores y Papelería en
Infraestructura Tecnológica
general,
Condiciones favorables y adecuadas en cuanto a temperatura, ambiente, Proceso Gestión del Recurso Físico
Ambiente de Trabajo ruido, iluminación, ventilación, ergonomía, relaciones interpersonales, y Logístico
trabajo en equipo (No requiere condiciones ambientales especiales). Gestión del Talento Humano

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio

01 31/07/2013 No Aplica para esta Versión
Se modificó el Objetivo, alcance, algunas actividades PHVA, Indicadores, riesgos, puntos críticos
2 04/12/2014 de control y recursos. Se actualizan los requisitos del MECI 1000, conforme a la actualización del
mismo

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