Planilha de Gestão de Projetos,

Atividades e Follow up

Instruções de Utilização

Planilha de Gestão de Projetos, Atividades e Follow up - Renato Gouw - 2017 1

Índice

Introdução Abas Pretas (Indicadores)

• Para que foi criada? 3
• Para que serve? 4 • PAINEL_DE_ENTREGAS 15
• Para quem serve? 5 • ACOMPANHAMENTO 16
• Habilitando as macros 6 • PRODUTIVIDADE 17
• Conheça 7
Sobre o Autor
Abas Roxas (Input)
• CADASTRO_ESTRUTURA 9 • Renato Gouw 19
• CADASTRO_COLABORADOR 10
• CADASTRO_PROJETOS 11

Abas Azuis (Alimentação)

• ATIVIDADES 13

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Introdução
Para que foi criada?

Em 2012, assumi meu primeiro cargo de liderança na agência onde trabalhava. Naturalmente, a necessidade de delegar tarefas
começou a surgir, e consequentemente, a cobrança pela conclusão das atividades realizadas por outras pessoas também.

Não demorou muito para eu começar a deixar "escapar" as tarefas que antes fazia com tanta dedicação e sem nunca perder o
prazo.

Foi neste momento que me dei conta que o jogo havia mudado. Aquilo que as pessoas ao meu lado estavam fazendo passou a
ser responsabilidade minha também.

Assim, alguns prazos perdidos depois, cheguei à conclusão de que precisava de uma ferramenta que me auxiliasse no dia-a-dia.
Foi então que desenvolvi essa planilha, que desde então me ajuda muito a manter altos índices de entrega, sempre no prazo.

A estrutura e a lógica são as mesmas da planilha que criei em 2012, porém nesta versão, acrescentei algumas funcionalidades
antes de compartilhá-la com você.

Espero que goste!

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Introdução
Para que serve?

Para não “perder de vista” nenhuma atividade do seu dia-a-dia. Seja ela pequena ou enorme, você vai conseguir organizar seu
dia de forma mais clara.

Com as suas atividades devidamente preenchidas, você terá acesso a relatórios de:

• Tarefas que deveriam ter sido entregues nos últimos dias, com a relação do responsável e o atual status;
• Tarefas que devem ser entregues hoje, com a relação do responsável e o atual status;
• Tarefas que devem ser entregues nos próximos dias, com a relação do responsável e o atual status;
• Relatório de status das atividades consolidado por projeto;
• Relatório de status das atividades consolidado por colaborador (métrica de produtividade);

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Introdução
Para quem serve?

A planilha foi criada para facilitar o trabalho de quem possui uma equipe para gerenciar. No entanto, ela também serve para que
possa gerenciar as suas próprias atividades. Ou seja, mesmo que não possua nenhum subordinado direta ou indiretamente, ela
ainda assim poderá ser muito útil pra você.

Mesmo que você utilize ferramentas como o MS Project para gerenciar suas tarefas, essa planilha também poderá ajudá-lo.
Apesar de não proporcionar todas as funcionalidades do Project, com essa ferramenta você poderá organizar as suas tarefas de
forma rápida, sem a necessidade de passar o planejamento de todo o projeto para o documento antes de executá-lo.

Ao contrário do Project, esta planilha constrói o “todo” a partir de cada uma das tarefas, ideal para demandas urgentes e/ou de
última hora.

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Introdução
Habilitando as macros

Para o aproveitamento de todas as funcionalidades da planilha, é necessário habilitar as macros, conforme imagem abaixo:

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Introdução
Conheça

Esta aba tem a função de ajudá-lo a se familiarizar com a planilha. Você pode se orientar da forma como preferir: por meio
deste documento, pelos comentários existentes na própria planilha ou ambos.

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 Abas Roxas (Input)

CADASTRO_ESTRUTURA
CADASTRO_COLABORADOR
CADASTRO_PROJETOS

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Abas Roxas
CADASTRO_ESTRUTURA

Relacione os departamentos da empresa na tabela da esquerda

e os cargos na tabela da direita. Não é necessário o
cadastramento de todos os departamentos e cargos, somente
aqueles cujos colaboradores serão demandados por você.

Também não é necessário fazer o cadastramento antes de listar

as atividades, você pode cadastrar os departamentos e cargos
conforme a necessidade de demandá-los acontecer.

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Abas Roxas
CADASTRO_COLABORADOR Essa aba possui macro.

Relacione os colaboradores na tabela ao lado, e vincule-os a

cada um dos cargos e departamentos que relacionou na aba
anterior. Não é necessário o cadastramento de todos os
colaboradores da empresa, somente aqueles que serão
demandados por você.

Também não é necessário fazer o cadastramento antes de listar

as atividades, você pode cadastrar os colaboradores conforme a
necessidade de demandá-los acontecer.

O status “Ativo” / ”Inativo” tem a mera função de ajudá-lo a se

organizar. Desta forma, mesmo no caso de desligamento de um
colaborador, você não perderá suas responsabilidades de vista.

Automaticamente, os colaboradores serão apresentados em

ordem alfabética para maior facilidade de identificação.

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Abas Roxas
CADASTRO_PROJETOS Essa aba possui macro.

Cadastre os projetos na tabela ao lado. O vínculo do projeto com o gestor é

opcional, e não impacta em nenhuma outra informação para esta versão da
planilha.

Automaticamente, seus projetos serão apresentados em ordem alfabética para

maior facilidade de identificação.

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 Abas Azuis (Alimentação)

ATIVIDADES

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Abas Azuis
ATIVIDADES Essa aba possui macro.

Atualize o status conforme as ações forem sendo realizadas. As atividades serão ordenadas automaticamente, de forma
decrescente. O status varia de 20% em 20%, e deve ser atribuído de forma subjetiva pelo gestor.

Insira informações somente na coluna “próxima ação” a ser tomada para cada
atividade. Assim que realizada, selecione-a e clique no botão* ao lado.
Automaticamente, a ação será listada como realizada, e o espaço para a próxima
Insira as informações de cada atividade ação será liberado para novo preenchimento.

*Este procedimento serve como parâmetro para que o gestor possa atualizar o status de cada atividade, conforme suas etapas forem realizadas.

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 Abas Pretas (Indicadores)

PAINEL_DE_ENTREGAS
ACOMPANHAMENTO
PRODUTIVIDADE

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Abas Pretas
PAINEL_DE_ENTREGAS

Esta aba permite a visualização de um calendário dos últimos e próximos dias, contendo cada uma das atividades que deve ser
entregue, acompanhadas do responsável pela atividade e seu status. Todas as atividades 100% concluídas aparecerão em verde,
as que estão pendentes, porém dentro do prazo, em amarelo, e as com prazo expirado que não foram entregues, em vermelho.

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Abas Pretas
ACOMPANHAMENTO

Status geral das atividades, consolidado por projeto.

Nível mínimo ideal de Nível atual de Status do projeto em

conclusão do projeto. conclusão do projeto. relação ao mínimo ideal

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Abas Pretas
PRODUTIVIDADE

Status geral das atividades, consolidado por profissional.

Nível mínimo ideal de Nível de entrega em relação

Nível atual de entrega.
entrega do profissional. ao mínimo ideal

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 Sobre o Autor

Renato Gouw

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 linkedin.com/in/renatogouw
Sobre o Autor renatocgsoares@gmail.com
Renato Gouw (11)96629.9222
• Áreas de atuação: Trade Marketing / Comercial (Disponível para oportunidades)
• Residência: São Paulo / SP
• Idade: 30 Anos
• Atividade: Empresário
• Status: Querendo trocar o que faz por uma experiência bacana!

Publicitário, formado pela Belas Artes, cursei pós graduação em Administração de Empresas na FGV, e desde 2010, venho ajudando empresas
como BIC Brasil, Votorantim Cimentos, Amanco, Diageo, Wow Nutrition, Siemens e Adidas a otimizar resultados em seus canais de vendas.

Minha carreira foi construída em agências de Trade, na gestão das áreas de atendimento, planejamento e comercial, e em projetos que iam desde
a estratégia até a execução.
Em 2013, junto com outros 3 sócios, fundei minha própria agência, onde dois anos depois viria a me tornar o diretor geral de sua operação,
passando também a responder pelas áreas administrativa, financeira e operações.

No último mês de setembro, decidi não fazer mais parte da empresa que com tanta dedicação ajudei a construir, e apesar de ainda cuidar de um
outro negócio que já possuía, concluí que seria o momento perfeito de largar tudo para diversificar minhas experiências, buscando uma posição
em outros elos da cadeia de Trade, como a indústria ou o varejo.

Sua empresa está precisando de um profissional para gestão de Trade Marketing ou comercial? Vamos conversar! Indicações também serão muito
bem vindas.

Para acesso ao meu CV completo, ou para um bate-papo, meus contatos estão no topo desta página. Aguardo seu contato!

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