¿Cómo elaborar un proyecto?

Para entender cómo elaborar un proyecto, antes debemos tener claro qué es un proyecto. Se
trata de un conjunto de actividades relacionadas entre sí para obtener un objetivo, fijado a
unos requisitos concretos.

Un proyecto es único, tiene una duración, fecha y equipo de trabajo sólo para su ejecución.
Es la base de lo que le diferencia de un proceso. Se planifica un proyecto específico para
obtener algo único. Por ello, la formulación de proyectos es compleja, tanto en cuanto
debemos ejecutar un número elevado de actividades vinculadas, muchas de ellas, entre sí.

En este artículo identificamos las acciones necesarias en la elaboración de un proyecto,

desde que surge la necesidad de planificarlo, gestionarlo y llevarlo a cabo, hasta su
reutilización futura si fuera necesario.

Nociones básicas antes de empezar el desarrollo de un proyecto

 Un proyecto es único, se ejecuta en una fecha determinada y con unos recursos

disponibles sólo para el mismo.
 Un proyecto es dinámico. Puede variar, y mucho, a lo largo de su desarrollo. Lo que hace
indispensable trabajar con planificaciones flexibles.
 Un proyecto se basa en una metodología de gestión definida en las fases iniciales de la
planificación.
 Un proyecto persigue un objetivo concreto desde el principio.
 Un proyecto no es una operación rutinaria.

Pasos para realizar un proyecto

Cada sector requiere de unos requisitos específicos. No es lo mismo un proyecto de

arquitectura que un desarrollo de un nuevo software. Obvio. Sin embargo, existen pasos
para hacer un proyecto que son comunes a cualquier tipología.

Como verás la fase de inicio e investigación lleva su esfuerzo. Lo mejor es que usando apps
fáciles de manejar y flexibles, podemos poner cuanto antes a realizar una primera
planificación.
Paso 1: Objetivo del proyecto

Identificar una necesidad para elaborar un proyecto. En esta fase inicial definimos un
objetivo claro y concreto a perseguir. Desde el principio, debemos saber qué nos hacer
embarcarnos en la planificación, gestión y ejecución de un proyecto, sea de la complejidad
que sea.

Puede suceder que durante el desarrollo del proyecto, se retoquen tantas cosas que parezca
que hemos cambiado por completo el objetivo inicial. Pero no es así. Por ejemplo, al crear
una nueva aplicación online, podemos tener sólo la información del primer bloque de
desarrollo —ya que se suele seguir una metodología Scrum. Esto hace que no sepamos
hacia dónde se dirigirá el proyecto. Sin embargo, siempre tendremos presente que la app
que vamos a desarrollar cumplirá una necesidad básica en nuestro usuario. De ahí, partimos
con la idea.

Así pues, marca un objetivo claro, sencillo y sin ambigüedades.

Paso 2: Investigación

Primera recogida de información. Una vez sepamos la misión del proyecto, es momento
para recoger los datos posibles en esta fase también temprana. Será los necesarios para
comenzar cuanto antes con la primera planificación del proyecto.

En la reunión de arranque —también conocida como Kick-off—, el equipo se reúne para

aclarar los primeros puntos más generales de su trabajo para las próximas semanas. Sin
embargo, también sirve y mucho, para obtener nuevas líneas de investigación. Lo que
quiere decir que surgen dudas, y cuantas más sin responder, mejor. ¿Acaso no es mejor que
salgan las preguntas antes de que sucedan los contratiempos sin respuesta? Así podremos
elaborar un proyecto más eficaz y con mejores tomas de decisión.

Paso 3: Metodología de proyecto

¿Qué tipo de proyecto desarrollaremos? Dentro de la fase de recogida de información,
hay un momento en el que debemos seleccionar la metodología adecuada a nuestro tipo de
proyecto.

Existen metodologías predictivas, orientadas a averiguar cuanto antes las siguientes fases
del proyecto. Con ellas, sabremos dónde están los cuellos de botella, los plazos de entrega
de las actividades, el camino crítico que debemos seguir para terminar el proyecto en el
plazo que marca nuestra planificación predictiva.

Tenemos también las metodologías ágiles, diseñadas para gestionar los contratiempos y
cambios de última hora. Es básica en proyectos con un alto grado de incertidumbre. Como
en el mundo del software, en donde la información suele venir poco a poco, y sus
entregables son por bloques. Las revisiones continuas son básicas para ir desarrollando el
producto o servicio que tenemos entre manos.

Por suerte, desde hace poco, tenemos la posibilidad de usar gestores de proyectos como
Sinnaps, capaces de gestionar proyectos con ambas metodologías al mismo tiempo.
Aplicando las ventajas de predictivas y ágiles, para lograr adaptar los proyectos a la actual
necesidad del mercado.

Gracias a las metodologías combinadas y al elaborar un proyecto, su resultado será mucho

más efectivo y dirigido a las necesidades reales del cliente. Porque el objetivo es hacer
panificaciones que reflejen verdaderamente la realidad de lo que queremos, buscamos y
tenemos.

Paso 4: Ya puedes planificar

¡Empezamos a planificar! Y lo hacemos con las primeras actividades del proyecto.

Asignamos unas tareas a cada uno, de la manera más fácil con nuestra app. Les damos las
relaciones o vínculos necesarios a cada actividad. Es decir, hasta que no terminen ciertas
tareas, no podemos utilizar otras. El motivo más común de que suceda esta situación es que
podemos necesitar el resultado obtenido en la primera actividad, para realizar la segunda.

Lo importante es poner en funcionamiento la maquinaria. Y presentar así una primera

planificación al resto del equipo para que empiecen cuanto antes a pasar a la acción.

Paso 5: Identifica recursos

Recursos disponibles. En esta primera planificación extraemos una función
imprescindible: la de identificar y asignar los recursos necesarios en cada actividad.
Añadiremos el consumo total estimado y dejaremos que las personas que trabajarán
realmente con ellos, imputen su consumo real. Así funcionan las apps innovadoras y
colaborativas como Sinnaps.

Paso 6: Plan de comunicación

Definir un plan de comunicación con el equipo. Tras la primera reunión de arranque,

vamos creando una estrategia y calendario de comunicación. Se trata de las funciones más
importantes de todo profesional que decide hacer un proyecto con un equipo de
colaborares.

En el plan deberán aparecer las reuniones de seguimiento y los hitos. Cada una tendrá sus
necesidades. Las primeras, atienden únicamente a revisar cómo se están haciendo las cosas.
En las segundas, se toman las decisiones importantes que afectarán al futuro del proyecto,
en base a los objetivos alcanzados en el momento de la reunión de hito.

Paso 7: Evalúa al instante

Evaluación constante del funcionamiento del proyecto. Como hemos visto en el punto
anterior, el feedback con el equipo en las reuniones de seguimiento es fundamental.
Proporcionaremos los documentos de soporte y las herramientas adecuadas para el equipo,
con las que puedan evaluar en cualquier momento y al instante el funcionamiento real del
proyecto.

Paso 8: Reutiliza proyectos

¿Reutilizamos el proyecto? Se puede dar la necesidad de reutilizar proyectos ya cerrados.

Esto ocurre cuando solemos hacer el mismo trabajo o similar. Con planificaciones que
sirven para futuros encargos, sólo haciendo ciertos retoques. Aprendemos así a cómo un
proyecto mejorado cada vez que lo usemos. Así estaremos aplicando el Método Kaizen.
 ¡Empezar a planificar un proyecto en 5 minutos!

¿Cómo seguir estos pasos con Sinnaps?

Todos estos pasos los podemos hacer con Sinnaps de la manera más fácil y productiva.

Objetivo del proyecto. Ténlo siempre programado en tu calendario de Sinnaps, al final del
proyecto para no perderlo de vista en todo el proceso.

Investigación. Puedes comenzar tu proyecto planificando esta fase inicial para asegurarte
de comenzar en una fecha y no procrastinar más tu proyecto.

Metodología de proyecto. Planifica tus proyectos utilizando lo mejor de los métodos

ágiles y lo mejor de los métodos predictivos. Con Sinnaps, no tendrás que estudiar cada una
de las metodologías para aplicar de la forma más intuitiva y eficaz lo mejor de todas las
metodologías. Así funciona la tecnología de Sinnaps, que es capaz de predecir lo que va a
ocurrir a lo largo de tu planificación y detectando el camino crítico de tu proyecto, mientras
puedes hacer todos los cambios que necesites de forma ágil y planificando a medida que
tengas nuevos requerimientos. Sinnaps re-calculará de nuevo la mejor ruta de trabajo 😉 Lo
hace gracias a un diagram de Gantt evolucionado.

Planifica de manera flexible. Añade actividades y vincúlalas. Dale una duración y fija en
fechas concretas las que necesites. Sinnaps priorizará tu trabajo para ayudarte a cumplir con
los plazos. Re-planifica siempre que quieras y comparte automáticamente cada cambio con
tu equipo.

Identifica recursos. Compensa la planificación de tus recursos para que siempre dispongas
de lo necesario, a través de la gráfica de consumo de recursos de Sinnaps. Controla la
sobrecarga de trabajo para encontrar el equilibrio en la asignación de tareas.

Gráfica de consumo de recursos

Plan de comunicación. Apóyate de herramientas que te faciliten una comunicación fluida

con tu equipo. Sinnaps ofrece un chat interno en cada actividad para sus participantes.
Además, mantuene actualizado al equipo gracias al muro de proyecto y al muro de
actividad. Asimismo, genera informes de proyecto e informes de recursos con un sólo click.
Evalúa al instante. El seguimiento y control de proyectos se puede hacer gracias al panel
de control de Sinnaps, que te asesora de la evolución de tus proyectos, apoyándose en
técnicas de Valor Ganado.

Reutiliza proyectos. Puedes guardar las planificaciones que más suelas utilizar para
aplicarlas más adelante en la fecha que necesites y con los recursos que necesites.

Elaborar un proyecto no tiene por qué ser una tarea complicada. Sinnaps lo hace fácil para
que en cinco minutos ya puedas tener las bases de tu proyecto planificado.

Si tienes algún comentario o idea sobre cómo hacer un proyecto, por favor, no dudes en
escribirlo aquí abajo… Nos ayudará mucho en nuestra labor por informar. Gracias!! 😉