Systema

MANUAL
SYSESTO
Versão 2017.002

CONCÓRDIA, SC
2017

Manual SysEsto 1
 Systema

Sumário
1 INTRODUÇÃO......................................................................................5
1.1 Histórico de Versão do Manual.........................................................6
1.2 Permissões Baseadas em Perfil........................................................8
2 COMO USAR O MÓDULO SYSESTO.........................................................9
3 CADASTRO.........................................................................................9
3.1 Código de barras...........................................................................9
3.2 Condições de pagamento..............................................................10
3.3 Configuração de Layout para Unitarizadora......................................10
3.4 Fornecedores...............................................................................10
3.5 Grupos.......................................................................................11
3.6 Kits............................................................................................11
3.7 Motivos de Exclusão.....................................................................12
3.8 Motivos de Perdas........................................................................12
3.9 Motivos de Retornos.....................................................................12
3.10 Produtos...................................................................................12
3.11 Rastreamento de Produtos...........................................................19
3.12 Subestoques Satélites.................................................................21
3.13 Parâmetros...............................................................................21
3.14 Alterar Senha............................................................................22
3.15 Alterar Login..............................................................................22
4 LANÇAMENTOS..................................................................................22
4.1 Entradas.....................................................................................23
4.1.1 Inclusão...............................................................................24
4.1.2 Edição..................................................................................26
4.2 Retorno......................................................................................26
4.2.1 Inclusão...............................................................................26
4.2.2 Visualização/exclusão.............................................................27
4.3 Saídas........................................................................................27
4.3.1 Inclusão...............................................................................27
4.3.2 Visualização/Exclusão.............................................................29
4.4 Transferência para Subestoque......................................................29
4.5 Solicitação de transferência...........................................................30
4.6 Acompanhamento de Requisições...................................................30
4.7 Atender Requisições.....................................................................31
4.8 Inventário...................................................................................34
4.8.1 Gerenciamento......................................................................35
4.8.2 Lançamento de Inventário.......................................................36
5 IMPRESSÃO .....................................................................................38
5.1 Antibióticos.................................................................................38
5.2 Consumo....................................................................................38
5.3 Contábil......................................................................................38
5.4 Controlados.................................................................................38
5.5 Curva.........................................................................................39

Manual SysEsto 2
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5.6 Custo.........................................................................................39
5.7 Entradas.....................................................................................39
5.7.1 Fornecedor ...........................................................................39
5.7.2 Nota Fiscal............................................................................40
5.7.2.1 Grupo.............................................................................40
5.7.2.2 Produto..........................................................................40
5.7.3 Oscilação Geral......................................................................40
5.7.4 Oscilação Por Produto.............................................................40
5.7.5 Parcelas................................................................................40
5.8 Estatísticas..................................................................................41
5.8.1 Perdas..................................................................................41
5.8.2 Motivos de Retorno................................................................41
5.9 Fornecedores...............................................................................41
5.10 Inventário.................................................................................42
5.10.1 Contábil..............................................................................42
5.10.2 Contagem de Inventário........................................................42
5.10.3 Movimento..........................................................................42
5.11 Listagens..................................................................................42
5.12 Movimento................................................................................43
5.13 Para Compras............................................................................43
5.14 Perdas......................................................................................43
5.15 Ponto de Pedido.........................................................................44
5.16 Rastreamento............................................................................44
5.16.1 Conciliação..........................................................................44
5.16.2 Pacientes............................................................................44
5.16.3 Vencimento de produtos........................................................44
5.17 Requisições...............................................................................45
5.18 Rotatividade dos Estoques...........................................................45
5.19 Saídas......................................................................................45
5.20 Subestoques..............................................................................45
5.21 Etiquetas de Validade..................................................................46
5.22 Etiquetas de paciente..................................................................47
5.23 Etiquetas SysEtiquetas................................................................48
6 UTILITÁRIO.......................................................................................49
6.1 Atualiza Saldo Inicial do Estoque....................................................49
6.2 Atualiza Tempo de Revisão de Estoque............................................49
6.3 Encerrar Competência ..................................................................49
6.3.1 Fórmulas usadas no encerramento............................................49
6.4 Exportar para contabilidade...........................................................50
6.5 Montar Etiqueta de Kit Rastreado...................................................50
6.6 Reprocessar movimento do estoque................................................51
6.7 Retornar Competência Anterior......................................................51
6.8 Escala Profissional........................................................................52
6.9 Efetuar logout de usuário..............................................................52

Manual SysEsto 3
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7 CENTRAL DE AVISOS..........................................................................53
7.1 Visualizar mensagens...................................................................53
8 AJUDA..............................................................................................54
8.1 Abrir manual em PDF....................................................................54
8.2 Histórico de versões.....................................................................54
8.3 Sobre.........................................................................................54

Manual SysEsto 4
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1 INTRODUÇÃO

O SysEsto é o módulo do sistema de informações hospitalar “SYSTEMA

H2005”, utilizado para controlar o estoque de produtos em unidades
hospitalares. Foi desenvolvido em linguagem Delphi e banco de dados SQL
PostgreSQl, para estações com sistema operacional Windows.
Este módulo está integrado com o SysSubestoque permitindo trabalhar
com subestoques principais e as farmácias satélites. E também, aos demais
módulos do Systema H2005. Ao dar saída de produtos estocados para um
paciente, automaticamente esta saída cai na conta dele. Para tanto, o paciente
deve, obrigatoriamente, ter sido atendido no hospital através dos módulos
correspondentes (internação, atendimento ambulatorial, SADT).
Para acessar o programa, o usuário deverá estar cadastrado no SysCad e
deve ter permissão de acesso para trabalhar com este módulo. O cadastro dos
usuários e as permissões de acesso, por módulo, são gerenciadas pelo usuário
com permissão de “administrador do sistema”, de acordo com a política interna
do hospital.
Por segurança, são gerados “logs” em algumas rotinas, ou seja, é
gravado em um arquivo especial com a data e a hora do evento, quem e o que
executou. Por exemplo, quando o SysEsto é acessado (quem acessou),
quando é feito logout (saída do sistema), quando é encerrada a competência,
entre outros. Estes logs podem ser auditados no módulo SysCad por usuários
autorizados (geralmente o administrador do sistema).
Ainda por segurança, quando um lançamento ou cadastro é excluído, ele
não é eliminado fisicamente do banco de dados, apenas é preenchida sua data
de exclusão e o usuário que excluiu, para fins de auditoria.
O presente manual descreverá as opções contidas nos menus, sendo que
as do menu principal serão apresentadas como um tópico e seus submenus
como subtópicos. O menu principal é composto pelas seguintes opções:

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Lançamentos, Cadastro, Impressão, Utilitário, Sobre.

1.1 Histórico de Versão do Manual

Data Versão do Descrição da Alteração Autor

Manual
19/12/11 2011.01 ➢ Alerta para interação na tela de saída de Systema
produtos para paciente e atendimento de
requisição de saída por paciente
➢ Configuração de produto potencialmente
perigoso no cadastro de produtos
➢ Alerta para produto potencialmente
perigoso nas saídas por paciente
➢ Listagem de produtos potencialmente
perigosos
03/07/12 2012.003 Rotatividade dos estoques Systema
16/08/12 2012.004 Avaliação de Fornecedor; Systema
12/09/12 2012.005 Revisão do Manual Systema
27/11/13 2013.007 Revisão do Manual Systema
24/01/14 2013.008 Revisão do Manual Systema
18/03/14 2014.001 Cadastro de produtos: Configuração de Systema
Dosagem;
02/06/14 2014.002 Permitir inclusão de CPF para Fornecedores. Systema
14/07/14 2014.003 Saída do produto por perda Systema
24/12/14 2014.007 ➢ Cadastro Produtos por subestoque; Systema
➢ Reestruturação Rotina Inventário;
➢ Atendimento Parcial de Requisição;
➢ Vincular itens de saída com itens da
requisição;
➢ Cadastro Motivos de Retorno;

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13/02/15 2015.001 ➢ Integração Proteus TOTV's; Systema

➢ Visualização requisições excluídas;
02/04/15 2015.002 ➢ Revisão de Inventário; Systema
➢ Estatística de Perdas: Incluir Valor;
01/07/15 2015.004 ➢ Relatório de Perdas; Systema
➢ Localizar paciente pelo código de barras da
etiqueta – tela de saída e de retorno;
24/08/15 2015.005 ➢ Adequações SysEstoqueTerceiros; Systema
➢ Atender requisições: filtro por setor;
15/10/15 2015.006 ➢ Visualização dos cadastros de produtos Systema
excluídos;
➢ Opção para finalizar requisição atendida
parcialmente;
➢ Lançamento de Inventário: Trazer por
padrão setor de inventário;
19/02/15 2016.006 ➢ Novo modelo de etiqueta: OPUSPAC; Systema
➢ Motivos de Exclusão de Requisição.
26/04/16 2016.002 - Permissão Baseada em Perfil; Systema
31/05/16 2016.003 - Saídas / Setor / Valores: Permitir Imprimir Systema
De Mais De Uma Competência;
- Movimento / Movimento: Permitir Imprimir
De Mais De Uma Competência;
- Livro De Registro De Controlados - Incluir
Justificativas De Devoluções De e De Perda;
08/07/16 2016004 -Cadastro de Produtos: Inclusão de filtros; Systema
14/09/16 2016005 -Cadastro de Produtos: Maiúsculas e Systema
minúsculas;
- Impressão de Livro Específico para
Rastreados;
18/11/16 2016006 - Atendimento de requisição: visualização Systema

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dos Dados do rastreamento;

21/12/16 2016007 - Escala de Profissionais; Systema
- Para compras: Não listar consignados;
- Comprovante de Saída: seleção de
imprimir a descrição do kit ou os itens do kit
07/03/17 2017001 - Configuração de Layouts para Systema
Unitarizadoras;
- Inclusão de Central de Avisos;

1.2 Permissões Baseadas em Perfil

A tela de login sofreu alterações, e com ela, sofreram alterações também

as permissões de acesso ao sistema.
A rotina de “Permissões baseadas em perfil” será uma nova forma de
validar se o profissional pode acessar uma rotina ou não. Até então, as
permissões eram por módulos, no entanto, no mesmo módulo podem ter
rotinas específicas para determinadas funções do profissional. Por exemplo a
tela de atendimento médico, que deverá ser acessada e gerida apenas pelo
profissional Médico.
Por módulo, são elencadas as rotinas existentes e as funções que
utilizam-na. A partir daí, poderão ser feitos os cadastros iniciais dos perfis e a
atribuição dos perfis aos usuários.
Para cada módulo serão definidos quais os funcionários que utilizam as
rotinas e quais rotinas serão utilizadas por função. A partir daí, o administrador
do módulo poderá criar novos perfis caso necessitar.

Manual SysEsto 8
 Systema

2 COMO USAR O MÓDULO SYSESTO

O acesso às rotinas disponibilizadas pelo SysEsto é feito pelo menu

principal ou pelos botões de atalho, disponíveis na tela principal do aplicativo.
O módulo fica disponível nos locais em que os subestoques forem
classificados como principais. Para os demais subestoques, é disponibilizado o
atalho do módulo SysSubestoque.
A utilização do módulo será possível após os seguintes cadastros:
Fornecedores, Produtos, Código de barras, Grupos, Condições de pagamento e
Kit's. Desta forma, os lançamentos poderão ser realizados, assim como, a
impressão dos relatórios disponíveis no módulo.

3 CADASTRO

Utilizado para efetuar os cadastros necessários para o funcionamento do

programa, que são específicos do estoque, uma vez que os cadastros gerais
são feitos no módulo SysCad.

3.1 Código de barras

Rotina que permite o cadastro do código de barras do fabricante para o

produto. Este cadastro também pode ser feito em “Cadastro de produtos”, no
botão . Primeiro deve ser gravado o produto para depois

conseguir cadastrar o código de barras. O produto terá um código interno após

a gravação, e esse código será necessário para gravar o código de barras.

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3.2 Condições de pagamento

Neste cadastro devem ser inseridas as condições de pagamento

praticadas pelos fornecedores. Estas condições de pagamento são utilizadas na
entrada de produtos ao estoque. Clique em , faça a descrição e as

parcelas.

3.3 Configuração de Layout para Unitarizadora

Rotina disponibilizada para cadastro de Layouts de unitarizadoras.

Clique em , inclua a descrição , selecione o tipo de equipamento

e, ao final, clique em .

3.4 Fornecedores

Esta rotina é utilizada para cadastrar fornecedores do hospital. Quando

for cadastrado um fornecedor de medicamento controlado, é necessário que
sejam informados além do CPF/CNPJ, a autorização de funcionamento,
autorização especial, responsável técnico e o alvará.
É obrigatório ter fornecedores cadastrados para dar entrada de produtos
no estoque.

Manual SysEsto 10
 Systema

Esse cadastro também é visualizado e alterado pelo módulo SysCompras,

Cadastro/Fornecedores, por usuários que tenham permissão para a rotina.

3.5 Grupos

Esta rotina é utilizada para gerenciar o cadastro de Grupos de

Estocagem, os quais são utilizados para classificar e agrupar os produtos
estocados.
Os grupos de estocagem são definidos de acordo com a necessidade do
hospital e, geralmente, baseiam-se no plano de contas contábil.
O programa permite gerenciar os grupos de estocagem em até 3 níveis,
no formato X.YY.ZZ, onde:
X = é o nível definido pelo programa e não pode ser alterado; seu valor é
1 ou 2, sendo que o 1 representa a Farmácia e o 2 o Almoxarifado;
YY = é o nível 2 e representa o agrupamento mais geral dos produtos –
exemplo 1.01.00 = Drogas e Medicamentos
ZZ = é nível 3 e representa o agrupamento mais específico dos produtos
– exemplo 1.01.01 = Antimicrobianos; os produtos são classificados
neste nível de estocagem.

3.6 Kits

Esta opção permite ao hospital cadastrar kits de produtos, os quais são

dispensados em conjunto. O conceito de kits visa facilitar os lançamentos das
saídas de produtos, uma vez que, ao selecionar um kit, o programa,
automaticamente, assume a solicitação de todos os itens inclusos. No entanto,
na grade de saída apresentará a descrição do kit apenas. A utilização de kits é
válida se o hospital montar o kit fisicamente, caso contrário, não é
recomendado, pois, pode gerar saídas incorretas se não houver atenção.

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 Systema

Clique em , informe a descrição do kit, qual o produto principal

(se houver), selecione os produtos a compor o kit e a saída padrão. A inclusão

ainda dá a opção de lançar na conta do paciente apenas determinado produto
a ser utilizado no paciente. Após, salve a inclusão.

3.7 Motivos de Exclusão

Cadastro dos motivos de exclusão de requisição. Clique em ,

informe a descrição do motivo e clique em gravar para finalizar.

3.8 Motivos de Perdas

Cadastro dos motivos de perdas dos produtos estocados. Clique em

, informe a descrição do motivo e clique em gravar para finalizar.

3.9 Motivos de Retornos

Cadastro dos motivos de retorno dos produtos estocados. Clique em

, informe a descrição do motivo e clique em gravar para finalizar.

3.10 Produtos

Permite cadastrar os produtos do estoque, pode ser acessado pelo menu

Cadastro/Produtos ou pela tela principal no ícone . Deve ser realizado

em conjunto com: responsável pelo estoque, farmacêutico, profissional do

faturamento e profissional da contabilidade, pois, os relatórios gerados visam

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atender às necessidades destes serviços.

Os produtos, na tela principal, podem ser filtrados a partir de um menu
retrátil. Abaixo do título da tela, consta um botão com a descrição “Exibir
Filtros”. Ao clicar neste, os filtros ficarão visíveis para seleção, conforme
imagem a seguir.

O cadastro de produtos é um só, para estoque e faturamento, existe

apenas a configuração se o produto é estocável e/ou faturado.
Clique em para incluir um produto e a tela “Inclusão de

cadastro” será habilitada. Os profissionais responsáveis pelo cadastro dos

produtos vão determinar algumas configurações descritas nos campos a
seguir:

Aba Dados do Produto

• Descrição: descrição do produto mais resumida, é apresentada nos
relatórios e demais rotinas de movimentação. A partir da versão 2016.005 é
possível efetuar o cadastro de produtos com letras maiúsculas e minúsculas.
• Consignado: Neste campo é necessário informar se o produto for
consignado (opção 'Sim'), caso contrário opte pela opção 'Não'.
• Descrição completa: descrição mais detalhada do material/medicamento.
Pode ser utilizado para identificar medicamentos similares ou ainda a finalidade
do produto.
• Rastreamento: Neste campo é necessário informar se deseja que o
produto seja rastreado, o que facilita saber qual produto de qual lote foi
manipulado para qual paciente ou setor. Neste campo as opções disponíveis
são: 'Não Rastrear', 'Rastrear apenas no Aprazamento', 'Rastrear apenas no

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Estoque' ou 'Rastrear em todos os módulos'.

• Apresentação de saída: a unidade que o produto sai do estoque. Por
exemplo: kg (quilograma), cx (caixa), fr (frasco).
• Conversão de compra: é a quantidade em unidades que o produto é
comprado. Por exemplo, um xarope é dispensado em ml e comprado em
frascos com 100 ml, então a conversão de compra será 100, que representa 1
frasco.
• Apresentação de compra: unidade de compra do produto.
• Curva XYZ: representa, em variáveis gráficas, a importância de
determinado produto no estoque: “X” - um produto pouco importante; “Y” -
produto mais importante que o “X”, mas pode faltar no estoque; e, “Z” -
produto indispensável ao estoque, não pode faltar. A definição dessas variáveis
é estipulada pelo próprio hospital.
• Data do cadastro: é a data de inclusão do produto no cadastro,
assumindo a data do servidor.
• Tempo de espera: o número de dias para a entrega da mercadoria.
• Estoque Para quantos dias?: determina o tempo de estocagem desejado
e significa o período em que há necessidade de rever o estoque para que ele
seja reposto.
• Descrição Subgrupo de Estocagem: define a qual subgrupo o produto
está ligado no estoque/contabilidade.
• Antibiótico: assinale sim ou não para identificar o produto.
• Controlado: informe sim, se o produto for controlado, caso contrário,
selecione não. Sendo controlado, o campo “Lista de controlados” será
habilitado para selecionar qual dos grupos o produto se enquadra.
• Lista de controlados: caso o campo 'Controlado' esteja como 'Sim', este
campo ativa, permitindo que se escolha qual a descrição para este produto.
• Reembolsável: quando o produto é restituível, selecione sim ou não. Se a
opção selecionada for não o campo “Faturamento” desta tela, ficará
desabilitado.

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• Localização no estoque: possibilita descrever em que local do estoque o

produto se encontra, como por exemplo em almoxarifados que possuem
diversas prateleiras e são classificadas por numeração e/ou letras, adiciona-se
essa identificação nesse campo.
• Faturamento: assinale sim para o produto que deve ser incluso no
faturamento e selecione o grupo a que pertence. Do contrário, selecione não.
Lembrando, que este campo, fica habilitado apenas quando o produto a ser
cadastrado é reembolsável.
• Grupo: informe qual grupo ele faz parte no faturamento.
• Descrição DCB – Denominação Comum Brasileira: traz os nomes dos
princípios ativos utilizados pela indústria farmacêutica, definidos na Portaria nº
1179, de 17 de junho de 1996. Defina a descrição DCB para os produtos que
são medicamentos.
• Perigoso: selecione Sim se o produto for considerado como
“potencialmente perigoso”. Produtos potencialmente perigosos são aqueles
que apresentam o risco inerente de lesar o paciente quando existe falha no
processo de utilização.
Atenção! Se o produto for configurado como sendo potencialmente
perigoso, o mesmo será destacado na saída de produtos para pacientes, na
prescrição médica e no aprazamento de enfermagem.
• Observação para o médico: espaço para descrição de observações que
será exibido quando o produto for prescrito.

Aba Saldo
Pode-se visualizar os saldos dos produtos, por competência. A tela está
separada em “Saldo Total” ou “Saldo nos Subestoques”. Em Saldo Total é
possível verificar o saldo total do estoque com informações gerais de
quantidade, saldo e valor; e, em Saldo nos Subestoques é disponibilizado o
saldo do produto em cada subestoque, incluindo quantidades movimentadas e
transferências realizadas, assim como o estoque final de cada subestoque.

Manual SysEsto 15
 Systema

Exibe também a quantidade de estoque COM terceiros e/ou estoque DE

terceiros, bem como consignados comprados a partir de um empréstimo.
: permite a visualização/edição do produto cadastrado

anterior e posterior daquele que está na tela.

Para o cálculo de estoques (mínimo e máximo) são utilizadas as
seguintes fórmulas:
·Estoque Mínimo: Raiz Quadrada de (C x TE)
·Estoque Máximo: ((C * (TE + TS)) + EM)

Onde:
C = Consumo Médio Mensal (últimos 3 meses)
TE = Tempo de Espera, em meses (dividir o tempo de espera informado
no cadastro do produto, por 30). O resultado será o tempo de espera em
meses)
TS = Tempo de estocagem, em meses (dividir os dias informado no
cadastro do produto no campo "Estoque para quantos dias?", por 30). O
resultado será o tempo de estocagem em meses)
EM = Estoque Mínimo (Calculado conforme a fórmula acima).
Atenção! Caso o estoque inicial estar zerado e ter movimentação
(saída e retorno) quer dizer que possui estoque de terceiros, a movimentação
refere-se ao emprestado DE terceiros. Não refere-se à furo no estoque.

Aba Composição
Nesta aba é possível visualizar e incluir informações sobre a composição
de um medicamento. Listando quais as drogas e as quantidades de cada uma.
É possível visualizar quais as interações medicamentosas cadastradas que
incluem esse produto.

Para uma inclusão de substância clique em , selecione a droga,

apresentação e quantidade; grave ( ) ou cancele ( ) a

Manual SysEsto 16
 Systema

inclusão. Nos botões e , respectivamente, pode-se excluir

ou editar uma substância lançada anteriormente.

: Pesquisa de interações medicamentosas das substâncias que

compõem os medicamentos selecionados.
Atenção! Nesta aba é necessário que sejam informadas as substâncias
que estão contidas no produto pois em caso de alergia, durante a prescrição, o
sistema emitirá um alerta para a substância.

Aba Configuração de Dosagem

Nesta aba é possível, de acordo com o protocolo de segurança do
paciente, fazer o cadastro das dosagens para o medicamento selecionado. A
inclusão/Edição dos dados é possível apenas se efetuada por um farmacêutico.
O farmacêutico deverá informar os dados de cadastro como dose mínima e
máxima diária, dose máxima unitária, dose letal, intervalo mínimo (em horas)

e dias de tratamento (mínimo e máximo); através do botão .

Após a configuração efetuada, estará disponível botão

para que este item seja configurado também no cadastro de prescrição padrão
(Syspront/Cadastro/Prescrição Padrão). Ao clicar no botão, já tendo
prescrições cadastradas, será possível alterar a prescrição selecionada, ou
copiar a dosagem para todas as prescrições listadas.

As prescrições padrão vinculadas ao produto selecionado podem ser

acompanhadas através da respectiva grade.

Aba Produtos para Saída Conjunta

Nesta opção deverão ser configurados os produtos que sairão em

Manual SysEsto 17
 Systema

conjunto com o item selecionado do cadastro. Usado, normalmente, para

medicamentos que usam materiais ou medicamentos acessórios – seringa,
agulha, água destilada, por exemplo.
No combo “Produtos da Saída Conjunta” estão disponíveis os botões

, e ; para o gerenciamento dos produtos que

sairão conjuntamente. No ato da inclusão de um produto, informe o item
acessório, a quantidade e uma observação, se necesário.
No combo “Prescrições padrão” serão configuradas as prescrições
padrão. Duas opções de configuração estão disponíveis:

: abrirá a tela de configuração de prescrição padrão com as

configurações para o medicamento e com os itens acessórios à requisição. É

possível fazer a inclusão, edição e exclusão dos itens respectivament nos

botões , e .
Ao incluir, deverá informar o produto, data/hora atuais, a quantidade e o
tipo da quantidade, onde:
– Conforme a quantidade e frequência prescrita: onde a quantidade e a
frequência interferem na solicitação, quando um mat/med deverá ser
calculado pela quantidade e frequência informadas;
– Conforme frequência prescrita: onde apenas a frequência interferirá
na prescrição;
– Única por item prescrito: quantidade única, independente de
frequência e quantidade.

É possível copiar uma

configuração já existente, sendo da saída conjunta do estoque ou a
configuração de outra prescrição do mesmo produto; onde exibirá uma tela

Manual SysEsto 18
 Systema

com todas as prescrições existentes, basta selecionar e confirmar.

Ao final, .

: Abre a mesma tela do botão “prescrição padrão”

apresentado anteriormente.

Aba Subestoques

Em , selecione o subestoque que deseja incluir o produto

selecionado. Se desejar, informe a localização e o estoque mínimo e máximo;

e grave ( ) a inclusão; se necessário edite ou desative um produto

lançado anteriormente.
O status do produto pode ser acompanhado de acordo com a cor que

apresenta, conforme legenda: e, para maiores informações,

o seu histórico pode ser acompanhado através da opção .

Um produto só poderá ser excluído de um subestoque caso não tenha
saldo, tampouco inventário em andamento.

3.11 Rastreamento de Produtos

A ideia do rastreamento de produtos surgiu da necessidade de rastrear o

uso dos produtos, ou seja, saber qual lote e validade de determinado
medicamento ou material foi utilizado em qual(is) paciente(s). Permite
rastrear, em eventual problema de fabricação, qual paciente utilizou
determinado produto que apresenta problema. Exemplo: Contaminação na
produção de um lote do medicamento X – será possível acompanhar os
pacientes que usaram o produto; ou pacientes que utilizaram determinado
produto e apresentam efeitos adversos – pode-se identificar qual lote do
produto usaram e se há correlação.

Manual SysEsto 19
 Systema

Para que esta rotina funcione é necessário que no cadastro de produtos

(menu Cadastro / Produtos) campo de rastreamento tenha a opção de
rastreamento selecionada.

Na tela de Rastreamento aparecerão todos os produtos rastreados,

podendo ser filtrados de acordo com a necessidade através dos campos da
parte superior da tela. É necessário selecionar um produto da tela e clicar no

botão para visualizar e atualizar as informações do

produto para o rastreamento. No campo 'Lotes para o produto' é possível

visualizar todos os lotes lançados para o produto, por fabricante, com lote,
validade, data de fabricação e quantidade e, nesta tela, é permitida a inclusão,

exclusão e/ou edição de um item respectivamente nos botões ,

e .
Ao selecionar os botões de inclusão ou edição, a tela de configuração de
lotes por produto ficará ativa, onde os campos deverão ser preenchidos. Caso
um novo fornecedor precise ser cadastrado, basta adicioná-lo através do botão

, confirmar as quantidades corretas e em seguida clicar em .

Na parte inferior da tela é possível acompanhar e editar as quantidades

deste produto em cada tela e, ao final, .

Atenção! O cadastro de produtos permite a visualização dos produtos

excluídos, ao contrário dos demais cadastros que não permite. Para visualizar
as informações de um produto excluído, basta duplo clique sobre o mesmo.
Alterações não serão permitidas para este tipo de cadastro.

Manual SysEsto 20
 Systema

3.12 Subestoques Satélites

Cadastra os setores que terão subestoques, ou seja, além do(s)

subestoque(s) principal(ais), a farmácia satélite. Selecione o setor para o
cadastro, informe a classificação do subestoque. A classificação será assinalada
de acordo com a realidade de cada hospital, logo:
• Ambos (farmácia/almoxarifado) principal: quando no hospital o
almoxarifado funciona juntamente com a farmácia, sendo estoque único;
• Farmácia principal: quando a farmácia é o setor principal do subestoque.
• Almoxarifado principal: em situações que o setor almoxarifado é o
subestoque principal;
• Inventário: esta classificação será utilizada para o setor inventário. Em
casos em que o estoque precisa ser ajustado, e esse ajuste não é nem
retorno, nem saída e nem entrada, auxiliando futuras auditorias.
• Subestoque: setores que possuem estoques que não são considerados
principais, como por exemplo o centro cirúrgico e/ou pronto socorro, ou seja,
quando houver farmácia satélite. O S.N.D. (Serviço de Nutrição e Dietética)
também é um exemplo a ser citado, em alguns hospitais a movimentação dos
produtos é realizada pelo próprio setor.
Após assinalar a classificação, informe o caminho para impressão das
requisições, que pode ser configurado para cada setor.
Na aba “Produtos Configurados para o subestoque”, insira, edite ou
desative os produtos configurados. Para inclusão, informe o grupo de
estocagem pertencente, o produto, a localização e o estoque mínimo/máximo e
grave.

3.13 Parâmetros

Permite cadastrar os parâmetros geral e local do subestoque.

Manual SysEsto 21
 Systema

Para a configuração geral, assinale para validar junto ao convênio

materiais e medicamentos dispensados aos pacientes, essa opção influencia a
saída por paciente e não bloqueia a saída do produto, apenas emite uma
mensagem alertando o usuário. Para que esta validação funcione, é preciso
configurar o produto no módulo SysFat, Cadastro, Não pagos/Necessitam de
autorização.
Para a configuração local, informe o setor do subestoque dispensador
padrão para a máquina, e grave as alterações.

3.14 Alterar Senha

Esta rotina deve ser utilizada toda vez que um usuário necessitar alterar
a sua senha, que é individual e não deve ser repassada aos demais usuários.
A senha deve ser composta por 6 dígitos, sendo que, no mínimo, deve
ter um número ou uma letra. A cada 180 dias ela expira e o programa controla
a sua renovação.

3.15 Alterar Login

Nesta tela é possível alterar o login do usuário logado, basta informar o

novo login e confirmá-lo.

4 LANÇAMENTOS

Neste menu são feitas as movimentações do estoque, ou seja, entradas,

saídas, retornos, transferências, solicitação de transferência e inventário. Em
qualquer lançamento efetuado no estoque, seja de entrada, saída ou retorno,
deverá ser informado o dia. Este dia deve pertencer à competência atual do

Manual SysEsto 22
 Systema

estoque. O conceito de competência do estoque refere-se à mês e ano, de

forma similar ao balancete contábil. Após encerrada uma competência,
nenhum lançamento poderá ser feito com data de competências encerradas.
Em todas as rotinas de movimentação (entrada, saída, retorno e
transferência) há a possibilidade de filtrar a pesquisa de produtos,
selecionando a opção , permite pesquisar produtos que

contenham em sua descrição o texto digitado na grade.

Após informar o subestoque dispensador nas rotinas de movimentação
saída, retorno e transferência, os produtos a serem pesquisados e selecionados
na grade, serão aqueles pertencentes ao subestoque dispensador informado.
Ou seja, se o usuário informar subestoque dispensador almoxarifado e
pesquisar por um produto que pertence ao subestoque da farmácia não será
possível localizar o produto.
Atenção! Nas telas de atendimento, o botão foi inserido para

centralizar as cores da legenda, tal qual segue:

4.1 Entradas

Rotina utilizada para dar entrada de produtos no estoque hospitalar.

Entradas originadas das compras de fornecedores ou doações. Para entrar com
produtos no estoque, é necessário que o produto e o fornecedor estejam
cadastrados.
A entrada altera o custo médio do produto.

Manual SysEsto 23
 Systema

4.1.1 Inclusão
Possibilita a entrada do produto no estoque, acessado pelo menu

Lançamentos / Entradas / Inclusão, pela tela principal no ícone ou

pela tecla de atalho F8.

Verifique e selecione a data e hora do lançamento, o fornecedor,
preencha o número e a série da nota fiscal, a data de emissão da mesma, e as
condições de pagamento. Inclua o total da nota fiscal e o total de mercadorias.
Após, em “Relação de produtos”, faça a inclusão dos itens clicando no

botão . Habilita a tela de Entrada, selecione o produto, se preferir

faça a pesquisa assinalando em , informe o número e a

quantidade de embalagens. Selecione o setor de estocagem, ou seja, para qual
subestoque será direcionado o produto; o valor total do produto; os campos
Lote e Validade não são de preenchimento obrigatório. Clique no botão

. Esta tela de inclusão de produtos, abre-se automaticamente até

fechar o valor total da nota fiscal.

: é possível fazer a importação das informações de

uma ordem de compra lançada no syscompras. Para que isso ocorra, é

necessário clicar no botão incluir da tela de entrada e em seguida selecionar o
botão de importação de ordens de compra (exibido no início deste item),
seleciona a ordem de compra e clica no botão selecionar.

A partir daí, informa a quantidade de entrada para cada produto, marca

quais os produtos devem ser importados e clica no botão e em

confirmar. Ao importar uma ou mais Ordens de Compra para o estoque
através da rotina de Entrada de Produtos e o número de itens importados não

Manual SysEsto 24
 Systema

for igual à Ordem de Compra, ou suas quantidades também não sejam

compatíveis com a Ordem de Compra, será solicitado ao usuário se deseja
encerrar a Ordem de Compra.

: É possível fazer a avaliação de um fornecedor também no

SysEsto, para isso é necessário utilizar a rotina que “Importa Ordens de
Compra”. Clica no botão de avaliação e um questionário abrirá para
preenchimento. A avaliação para um fornecedor poderá ser preenchida apenas
uma vez a cada ordem de compra, ou pelo SysCompras ou pelo SysEsto.
Obs.: Este questionário é o mesmo preenchido na avaliação de
fornecedores no módulo SysCompras, cadastrado no módulo SysCad, menu
Cadastros / Avaliações / Avaliações.

Finalizando a inclusão, na janela “Entrada de produtos”, é possível

analisar os valores e despesas por grupos de estocagem, além das parcelas
para pagamento. Na aba “Valores por grupo de estocagem” são apontados os
valores da entrada no estoque acumulado por grupo; em “Despesas por grupo
de estocagem” serão àquelas lançadas na contabilidade como despesas
(diferença entre total da nota e total da mercadoria), o usuário informa o valor
da despesa no respectivo grupo e em seguida rateia o valor da despesa
lançada em cada grupo para um ou mais setores; e, em “Parcelas para
pagamento” serão informadas as parcelas de pagamento, o vencimento e o
valor, se o pagamento for parcelado, selecionado no campo “Condições de

pagamento”, no cabeçalho da nota fiscal. Clique em , para salvar os

dados.
Atenção! Quando em um produto encontra-se cadastrado para um
subestoque, em Cadastro / Subestoques Satélites – aba Produtos
configurados; as entradas só poderão ser realizadas para este subestoque.

Manual SysEsto 25
 Systema

4.1.2 Edição
Edita os produtos já lançados. Duas abas são visíveis nesta tela:
Pesquisa por produto e Pesquisa por fornecedor. Em ambas, é possível
relacionar produtos, despesas e pagamentos, atentando para a competência
selecionada. O usuário pode excluir um produto, excluir a nota fiscal ou editar
a nota fiscal, com a gravação do nome do funcionário que fez a modificação.
Ao editar a nota fiscal também é possível visualizar a impressão do relatório da
entrada.

4.2 Retorno

O menu Retorno permite que um produto, já baixado do estoque e que,

por algum motivo não foi utilizado, volte a fazer parte do estoque.
Um produto poderá retornar ao estoque por paciente somente se houve
a saída dele para o mesmo paciente, no mesmo dia, centro de custo,
especialidade e médico. Os pacientes listados serão apenas atendimentos com
conta pendente. O retorno não altera o custo médio do produto.

4.2.1 Inclusão
Permite a inclusão de retornos. O caminho de acesso pode ser pelo menu

Lançamentos/ Retorno/Inclusão, pela tela principal no ícone ou pela

tecla de atalho F11.

Informe o retorno por paciente ou por setor, se for por paciente, poderá
ser feita a pesquisa pelo prontuário, nome e/ou código de barras da etiqueta
térmica – impressa no módulo SysEtiquetas; a data e hora, o estoque destino
(setor que o produto regressa) e o restante dos campos habilitados, após,
inclua os produtos e a quantidade. É possível realizar a pesquisa avançada dos
itens, assinalando a opção , logo acima da grade de retorno. A

Manual SysEsto 26
 Systema

tecla de atalho “F3”, possibilita a conversão para Kit, do retorno.

Caso no menu Cadastro / Motivos de retorno (item 3.7 deste manual)
tenha algum motivo cadastrado, nesta tela, ativará o campo Motivo, pra
informação do motivo de retorno.
Se necessário imprimir comprovante de retorno, assinale a opção e, para

finalizar, clique em .

4.2.2 Visualização/exclusão
Visualiza/Exclui os produtos já lançados. Duas abas são visíveis nesta
tela: Pesquisa por produto e Pesquisa por paciente. Em ambas, é possível
avaliar o movimento, para a competência selecionada. Ao selecionar o item, o
usuário pode excluir ou apenas visualizar um retorno, com gravação do nome
do funcionário que fez a modificação.

4.3 Saídas

4.3.1 Inclusão
Esta rotina é utilizada para dar saída (baixa) dos produtos do estoque.
Acessada por três caminhos, pelo menu Lançamentos / Saídas / Inclusão, tecla

de atalho “F9”; ou ainda, 3) tela principal no ícone . É possível lançar

saídas por paciente e por setor. Se for por paciente, poderá ser feita a
pesquisa pelo prontuário, nome e/ou código de barras da etiqueta térmica –
impressa no módulo SysEtiquetas.
Quando o lançamento for por paciente, automaticamente, o produto é
lançado na conta do mesmo, mas serão listados apenas atendimentos de
pacientes com conta pendente. Desta forma, o trabalho do faturamento é
otimizado significativamente.

Manual SysEsto 27
 Systema

Os medicamentos controlados devem sair por paciente. A saída por setor

(ou centro de custo) deverá ocorrer somente quando for perda; neste caso,
deve-se preencher a coluna “Perda” da grade de produtos. Saída como perda
significa que o material/medicamento saiu do estoque mas não foi consumido,
ocorre quando está vencido ou foi quebrado durante manipulação. Podem
somente ser feitas por setor e para medicamentos controlados.
A visualização e funcionamento da janela dessa rotina é semelhante ao

retorno, com a diferença do campo , o setor que

distribui a saída dos produtos.

Quando for saída por paciente, o programa validará se há produto
considerado como potencialmente perigoso, o sistema muda a cor do item,

conforme a legenda:
É possível pesquisar se há interação medicamentosa, através do botão

. Quando o paciente, cuja saída está sendo registrada,

possui alergia à substância contida no medicamento, um alerta é exibido na

tela com o intuito de avisar ao dispersador do estoque que o medicamento
pode dar uma reação alérgica no paciente.
Nesta tela é possível diferenciar a situação dos medicamentos solicitados
de acordo com as cores que aparecem na tela, conforme legenda

A saída por perda deve ser marcada na opção desta tela. Com
esta opção marcada, ao gravar a saída, deve-se informar o motivo da perda
(previamente cadastrado no item 3.6 deste manual) e, se desejar, detalhar no
campo relatório.

: Abre a tela de motivo de perda, para o produto selecionado;

Manual SysEsto 28
 Systema

: Permite a visualização dos produtods para saída

conjunta, previamente definidos no cadastro de produtos (item 3.8 deste
manual).

4.3.2 Visualização/Exclusão
Visualiza/Exclui os produtos já lançados. Duas abas são visíveis nesta
tela: Pesquisa por produto e Pesquisa por paciente. Em ambas, é possível
avaliar o movimento, para a competência selecionada. Após selecionar o item,
o usuário pode excluir ou apenas visualizar uma saída, com gravação do nome
do funcionário que fez a modificação.

4.4 Transferência para Subestoque

Rotina que possibilita a transferência de produtos entre os subestoques,

por exemplo, de subestoque solicitante para subestoque dispensador, assim
como, de subestoque principal para farmácia-satélite, em hospitais que
apresentarem os exemplos citados.
Informe a data e hora, o subestoque solicitante (setor que esta fazendo o
pedido e para onde vai ser levado o produto), o funcionário solicitante, o
subestoque dispensador (setor que recebe o pedido e que distribui o produto),
assinale os itens e a quantidade a ser transferida. Ao digitar e selecionar o
produto, é possível visualizar na grade, as colunas de apresentação,
quantidade transfere (quantidade solicitada de transferência), saldo transferido
(o que já foi transferido), saldo dispensador (saldo atual do produto que esta
sendo transferido no subestoque de saída) e saldo no solicitante (saldo atual

do produto no subestoque solicitante). Clique em .

Os produtos selecionados e listados na grade com cor em laranjado,

informa os itens que estão com saldo insuficiente no estoque dispensador e os

Manual SysEsto 29
 Systema

que apresentarem coloração azulada são produtos rastreados, tal qual a

legenda que segue: .

4.5 Solicitação de transferência

Permite realizar os pedidos de transferência aos subestoques, por ser

uma “solicitação de transferência”, a quantidade solicitada só será transferida
ao subestoque solicitante a partir do momento em que o pedido for atendido
pelo subestoque dispensador. Essa rotina só pode ser realizada por setores que
possuem subestoques, cadastrados em “Cadastro” – “Subestoques satélites”.
Esta tela é semelhante a de transferência, com a diferença de que ao
incluir a quantidade do produto será digitado na coluna quantidade solicitada.
O nome do solicitante será sempre o usuário que gravar a solicitação.

O botão lista os produtos do

subestoque solicitante, que encontram-se com o saldo final menor que o
estoque mínimo. Os produtos serão listados na grade com sugestão de
quantidade a ser transferida, esta quantidade é o estoque mínimo cadastrado
menos o estoque atual. O usuário poderá alterar essa quantidade, solicitando a
quantidade que desejar. O cadastro de estoque mínimo pode ser feito no menu
Cadastro / Estoque Mínimo.
Os produtos selecionados e listados na grade com cor em laranjado,
informa os itens que estão com saldo insuficiente no estoque dispensador e os
que apresentarem coloração azulada são produtos rastreados, tal qual a

legenda que segue: .

4.6 Acompanhamento de Requisições

Esta tela possui uma tela idêntica à de “Atender Requisições” (que será
exposta a seguir) no entanto é somente para visualização das solicitações,

Manual SysEsto 30
 Systema

sejam elas de saídas do estoque, retornos ao estoque, transferência entre

subestoques e compras.

4.7 Atender Requisições

Esta rotina é utilizada em hospitais que dispõem da prescrição médica

informatizada, pelo módulo SysPront ou Proamb, desta forma, quando o
médico prescreve para o seu paciente, o próprio sistema envia para o setor de
estoque uma lista de medicamentos prescritos. Os materiais necessários
(agulha, seringa,...), serão digitados pela enfermagem e seguem com a
prescrição, formando o “pedido de produtos do estoque”. Também poderão ser
requisitados pedidos de materias por setor. No setor de estoque, o sistema
pode imprimir este pedido para a devida dispensação, facilitando o trabalho de
todos os setores envolvidos. E também, em hospitais que possuem farmácia
satélite e utilizam o módulo SysSubestoque, para a solicitação de transferência
e a realização da transferência, através do SysEsto.
Ao abrir a tela de “Atender requisições” visualiza-se três abas:

Aba Saídas do estoque

Para atender a requisição pendente, dê duplo clique sobre o nome

informado, ou selecione a requisição e clique no botão . A janela

Atendimento de Requisição é habilitada, e os campos a serem conferidos e

preenchidos serão data, especialidade, estoque dispensador e requisição à
farmácia (na grade). Para imprimir o atendimento de requisição assinale a

opção, e clique em para finalizar. Após a gravação a requisição não

será mais visualizada na tela de requisições pendentes, na janela
“Atendimento de Requisições”, mas sim em atendidas do mês, para isso será
preciso assinalar a opção no canto inferior esquerdo desta janela, informando a
competência desejada. Se preferir, desmarque o subestoque dispensador

Manual SysEsto 31
 Systema

farmácia ou almoxarifado, para visualizar apenas as requisições pendentes ou

atendidas de um subestoque.
Quando for saída por paciente, o programa validará se há produto
considerado como potencialmente perigoso, o sistema muda a cor do item,
conforme a legenda: .

Nesta tela de atendimento estão disponíveis algumas funcionalidades

para o auxílio na avaliação dos dados:
: Inclusão de novos itens na requisição;

: Exclusão de itens da requisição;

: Quando da requisição por kit's, é possível visualizar os

produtos rastreados contidos no kit;
: Permite a visualização dos dados de rastreamento dos

itens da requisição que já foram incluídos lotes, validades e fabricante;

: Quando forem realizados atendimentos parciais, é

possível visualizar as quantidades já dispensadas;

: Pesquisa interações medicamentosas das medicações

requisitadas;
: Visualização das alergias do paciente;

: Visualização da dosagem padrão do produto requisitado;

: Quando for saída de um antibiótico, permite acompanhamento

dos dados, serão exibidas informações da solicitação, bem como dados da

autorização e justificativa, caso houverem ( ou ).

: Impressão da etiqueta térmica do produto requisitado;

: Visualização dos produtos configurados para saída conjunta;

: Legenda das cores que segue:

Manual SysEsto 32
 Systema

Na parte inferior da tela está disponível o botão que,

ao ser clicado, permite ao usuário atualizar o status da solicitação para um

destes:

Mudando a cor da solicitação na tela de acordo com a legenda:

Atendimento Parcial: Permite atender parcial, quantas vezes for

necessário. Ao final dos atendimentos parciais, deverá informar que o
atendimento total foi realizado.
Para a exclusão de uma requisição está disponível a opção .

Quando pressionada, solicitará o preenchimento do motivo de exclusão

(previamente cadastrado no item 3.6 deste manual. Quando uma requisição
tiver o motivo preenchido, ao selecioná-la na grid, o botão
ficará ativo, permitindo a informação dos dados lançados.

Aba Retornos ao estoque

A enfermagem tem a opção de lançar no prontuário do paciente os
produtos não utilizados, através do módulo SysPront. No setor de estoque, são
conferidos e lançados automaticamente os produtos retornados. As funções
dos campos são semelhantes a rotina de atender requisições pendentes,
detalhadas acima.

Manual SysEsto 33
 Systema

Aba Transferência entre subestoques

Atende as solicitações de transferência entre os subestoques. O
programa trás o subestoque dispensador padrão, cadastrado em parâmetros
do módulo (explicado no item 3.9, deste manual), que é configurado de acordo
com o subestoque local. Portanto, para conseguir visualizar as solicitações
realizadas para outro subestoque dispensador é necessário assinalar a opção
desejada, no canto inferior esquerdo da tela. As funções dos campos e botões
são semelhantes àquelas citadas em “Saída de produtos”, com a diferença de
que na grade de atender a solicitação a quantidade a ser preenchida pelo
subestoque dispensador será de transferência.
Nesta rotina é possível alterar o status (situação) das requisições de
Saída e Transferência. Possibilitando aos usuários requisitantes ou atendentes
da farmácia/estoque saber qual situação de cada requisição. Os status para as
requisições são:
• Solicitado: Está pendente, não foi preparada/separada para
movimentar;
• Dispensando: Seus itens estão sendo preparados/separados para
movimentar;
• Pronta para entregar: Seus itens estão preparados/separados,
faltando entregar ao requisitante e gravar sua movimentação no sysesto;
• Atendida: Foi atendida, sua movimentação está gravada no sysesto;

4.8 Inventário

Rotina utilizada para ajustar a quantidade de produtos existente no

sistema com a quantidade física em estoque. Geralmente, é feito no final de
cada mês ou cada ano, dependendo do setor, e seu resultado enviado para a
contabilidade.
Apenas os produtos estocados no subestoque principal ou nos

Manual SysEsto 34
 Systema

subestoques satélites (Cadastro/Subestoques Satélites) serão incluídos no

inventário. O programa não aceita lançamento de inventário para
medicamentos controlados, uma vez que estes devem ser movimentados por
paciente.

4.8.1 Gerenciamento
A rotina de gerenciamento de inventário terá como objetivo gerenciar o
início, fim e cancelamento do inventário num estoque.
Na mesma competência, podem ser realizados vários inventários
selecionando o subestoque e os produtos inventariados, salientando que UM
PRODUTO SÓ PODERÁ SER INVENTARIADO UMA VEZ NA COMPETÊNCIA E NO
SETOR.

Para iniciar um inventário, clique em . Informe uma descrição

para o inventário e clique em para selecionar os subestoques que

serão inventariados. Faça a mesma coisa para os produtos a serem

inventariados. Clique em e/ou para seleção dos

produtos que farão parte deste inventário; A seleção dos produtos pode ser
feita por Apresentação, por Curva ABC, por Grupo de Serviço ou todos os

produtos. Ao final, clique em .

Para cada inventário, um ou mais relatórios poderão ser inseridos. Para

tal está disponível a opção ; para inserção ou alteração, ou

.
Para visualização de um inventário já criado, está disponível a opção

, onde estão exibidos os produtos por subestoque com saldos

anteriores e dados do inventário. Caso algum produto não tenha sido
configurado para inventariar, será possível através desta tela, basta desmarcar
a opção e selecionar um item não

Manual SysEsto 35
 Systema

configurado. Ao selecioná-lo, a opção ativará e, ao clicar

nesta, basta confirmar a mudança na configuração que o produto poderá ser
inventariado.
Atenção! Como nas versões anteriores, produtos controlados não
poderão ser inventariados.

Quando todos os dados estiverem lançados, principalmente os dados dos

produtos rastreados (se houverem), o inventário poderá ser finalizado. Para

tal, a opção está disponível nesta tela. Caso deseje eliminar um

inventário, isto deverá ser executado através do botão .

A visualização dos inventários criados pode ser feita por competência,

através do filtro . Para visualização de um item excluído,

marque a opção . Os inventários possuem seu status

definidos por cor, conforme legenda: .

4.8.2 Lançamento de Inventário

O lançamento dos saldos dos produtos deverá ser feito para cada
inventário individualmente. Informe a Data, hora, inventário e subestoque que
deseja realizar o lançamento. Os produtos do inventário selecionado serão
exibidos na tela.
Informe também o setor da diferença, a especialidade, o grupo de
estocagem e, se desejar, o produto estocado. Importante ressaltar que o setor
da diferença será preenchido automaticamente conforme o setor configurado
como inventário no cadastro de subestoques, no entanto, caso seja necessária
a troca, poderá ser feita sem maiores problemas.
Os produtos exibidos na tela poderão exibir cores diferentes de acordo
com a sua situação, ou a situação de seus valores de inventário. Produtos

Manual SysEsto 36
 Systema

Controlados não serão exibidos nesta relação de produtos; Produtos rastreados

serão exibidos em tonalidade azul e, para realização do lançamento dos dados,
deverá clicar duas vezes na coluna inventário, célula correspondente à linha do
rastreado; Caso os valores de lançamentos (Saldo inicial – Saídas + Retornos
= Inventário) não fecharem, a coluna inventário ficará em cor laranja para o
item; Caso o valor lançado na coluna inventário tiver diferença de 10% (ou
mais) para a coluna saldo inicial, o item ficará em cor vermelha; Conforme
legenda que segue:

Para o rastreamento de lotes para um produto rastreado, o acesso pode

ser feito de duas formas: duplo clique na coluna inventário (célula

correspondente ao produto) ou através do botão .

Na tela de configuração de rastreamento de inventário, o lançamento de

um lote poderá ser feito pelo código de barras do lote ou inserindo os dados
individualmente. Na pesquisa por código de barras do lote, selecione a opção
de leitura ou digitação do código; No lançamento por dados individuais,
informe o fabricante, o lote, a validade, a data de fabricação, a quantidade e

clique em . Caso houver necessidade de exclusão de um lote lançado,

o mesmo poderá ser feito através do botão . Quando todos os lotes

forem incluídos, para fechar a tela, clique em .

Caso um valor tenha sido lançado erroneamente, clique em

que o dado do inventário será eliminado e o campo ficará ativo para o
lançamento de um novo valor.
Quando todos os itens estiverem devidamente lançados, efetue a gravação de
um inventário através do botão .

Manual SysEsto 37
 Systema

5 IMPRESSÃO

Neste menu são emitidos os relatórios, os quais podem ser visualizados

em tela, impressos ou, se desejar, exportados para csv.

5.1 Antibióticos

Relatórios destinados ao controle de uso de antibióticos. São impressos:

Consumo de antibiótico – uso por profissional responsável e Freqüência de Uso
dos Antimicrobianos.

5.2 Consumo

Relatório contendo dados de consumo dos produtos, de forma resumida.

Parâmetros que podem ser selecionados: grupo de estocagem; curva ABC ou
XYZ (selecionar uma curva específica); ordem dos produtos (alfabética, código
e subgrupo); subestoque; e, competência.

5.3 Contábil

Relatório por competência com saldos inicial e final, em moeda corrente.

É o relatório utilizado para contabilização. Pode ser descritivo que detalha saldo
anterior, entradas, saídas, retornos e saldo final; ou resumido que visualiza
saldo anterior, entradas, saídas e saldo final.

5.4 Controlados

Neste menu são impressos os relatórios de medicamentos controlados,

da Portaria nº 344/98.

Manual SysEsto 38
 Systema

Relatórios disponíveis: balanço completo, balanço de aquisições, livro de

registro específico de entorpecentes, psicotrópicos e medicamentos sujeitos à
controle especial, com movimento, termo de abertura e encerramento; livro
de registro específico de rastreados sujeitos à controle especial, com
movimento, termo de abertura e encerramento.

5.5 Curva

Relatório contendo dados de classificação por Curva ABC e XYZ dos

produtos. Parâmetros que podem ser selecionados: grupo de estocagem; curva
ABC ou XYZ; ordem dos produtos; e, competência.

5.6 Custo

Relatório contendo dados de custo: custo médio, último custo, último

fornecedor, data da última compra. Parâmetros que podem ser selecionados:
grupo de estocagem; curva ABC ou XYZ (selecionar uma curva específica);
ordem dos produtos; e, competência.

5.7 Entradas

Relatórios com informações das entradas dos produtos ao estoque.

5.7.1 Fornecedor
Relatório de entradas por fornecedor e nota fiscal, numa determinada
competência. Parâmetros que podem ser selecionados: fornecedor, subestoque
e competência.

Manual SysEsto 39
 Systema

5.7.2 Nota Fiscal

Relatório de entradas por nota fiscal, numa determinada competência.

5.7.2.1 Grupo
Este relatório apresenta os valores por grupo de estocagem. Parâmetros
que podem ser selecionados: período de impressão, grupo, consignado
(apenas consignados, desconsiderar ou incluir consignados), o fornecedor e o
número da nota fiscal – se desejar. Clique em visualizar para gerar o relatório.

5.7.2.2 Produto
Este relatório discrimina todos os produtos. Parâmetros que podem ser
selecionados: período de impressão, fornecedor, consignado (apenas
consignados, desconsiderar ou incluir consignados) e, se desejar, marque a
opção para listar notas fiscais em páginas separadas. Clique em visualizar para
gerar o relatório ou exporte-o para a extensão CSV.

5.7.3 Oscilação Geral

Relatórios de Oscilação de entradas em relação ao custo anterior.

5.7.4 Oscilação Por Produto

Relatórios de Oscilação por produtos, em relação ao custo anterior.
Apresenta as entradas dos produtos, comparativamente, num período
especificado. Apresenta a variação percentual de custos de aquisição entre
uma compra e outra. Parâmetros que podem ser selecionados: grupo de
estocagem; produto específico; e, período.

5.7.5 Parcelas
Relatório de entradas por parcelas de pagamento, num determinado
período. Os parâmetros que podem ser selecionados são fornecedores ou

Manual SysEsto 40
 Systema

período de impressão.

5.8 Estatísticas

5.8.1 Perdas
Relatório Estatístico de perdas. Nos filtros deste relatório você consegue
definir o que deseja que seja impresso. Informe a competência inicial e final e
o que deseja visualizar:
– Perdas totais por motivo de perda;
– Perdas totais por grupo de estocagem;
– Perdas por setor resumida;
– Perdas por setor descritiva;
Ao final, clique em visualizar ou exportar.

5.8.2 Motivos de Retorno

Relatório estatístico de retornos entre competências. Informe as
competências, inicial e final; e selecione as estatísticas que deseja imprimir:
– Retorno por Motivo de retorno;
– Retornos por grupo de estocagem;
– Retornos por Setor – Resumida;
– Retornos por Setor – Descritiva.
Ao final, clique em visualizar ou exportar.

5.9 Fornecedores

Este relatório apresenta uma lista de fornecedores, por produto. Baseia-

se no histórico das compras efetuadas. Parâmetros que podem ser
selecionados: grupo de estocagem; curva ABC ou XYZ (selecionar uma curva
específica); ordem dos produtos; competência.

Manual SysEsto 41
 Systema

5.10 Inventário

5.10.1 Contábil
Impressão por inventário. Selecione a competência, o inventário e o
subestoque. Caso desejar, pode imprimir agrupado ou de todos os
subestoques; permite também a impressão de todos os relatórios registrados
para o inventário.
Ao final, clique em visualizar ou exportar.

5.10.2 Contagem de Inventário

Listagem de apoio para a contagem de inventário, lista o produto, saldo
e campo para realização de três contagens.
Informe o inventário ou marque a opção “Dados a partir de um
inventário em aberto”, onde listará apenas os inventários em andamento.
Informe o grupo de estocagem, o subestoque; ou deixe selecionada a opção
“Todos”.
Marque se deseja listar o saldo dos produtos; se deseja imprimir dados
de rastreamento; se deseja que os estoque mínimo zerados não sejam listados
; e exporte pra csv ou visualize.

5.10.3 Movimento
Informe a competência, o inventário desejado e o subestoque desejado.
Caso preferir, imprima agrupado ou de todos os subestoques. Marque para
imprimir os relatórios registrados para o inventário e, se desejar, exportar para
csv. Ao final, visualizar.

5.11 Listagens

Neste menu é possível imprimir diversas relações de dados, tais como:

Manual SysEsto 42
 Systema

fornecedores, grupos de estocagem, prescritores, produtos cadastrados e

produtos potencialmente perigosos.

5.12 Movimento

Relatório que apresenta o movimento mensal dos produtos, em

quantidade e valor. Os relatórios podem ser: movimento dos produtos,
produtos sem movimentação e movimento descritivo, este último com a opção
de exportar os dados, em arquivo CVS (planilha).

5.13 Para Compras

Relatório auxiliar no processo de compras. Apresenta dados como curva

ABC, último custo, último fornecedor, data da última compra, consumo médio
e estoque atual. Os parâmetros a serem selecionados para a impressão do
relatório são: grupo de estocagem, curva ABC ou XYZ – selecionar uma curva
específica, ordem da impressão (alfabética, código ou subgrupo), fornecedor,
produtos com estoque para quantos dias (informar o número de dias) e
competência.
Outros opcionais deste relatório são: Descontar retornos, listar produtos
com saída acima da média na competência e não listar produtos consignados.

5.14 Perdas

Relatório com a listagem das saídas por perdas. Informe os filtros

competência inicial e final, setor e grupo de estocagem. Exporte para CSV ou
visualize o relatório.

Manual SysEsto 43
 Systema

5.15 Ponto de Pedido

Relatório contendo os produtos que estão em ponto de pedido, ou seja,

que devem ser comprados para que não faltem no estoque. Parâmetros que
podem ser selecionados: grupo de estocagem; curva ABC ou XYZ; ordem dos
produtos; e, competência.

5.16 Rastreamento

Os relatórios de rastreamento são baseados na movimentação dos

produtos rastreados. Haverá dados a serem impressos apenas se a instituição
utilizar rastreamento de produtos.

5.16.1 Conciliação
Relatório destinado à conciliação entre o saldo a rastrear e o saldo físico
de produtos em estoque. Pode ser emitido por subestoque.

5.16.2 Pacientes
Relatório que tem por finalidade identificar quem usou determinado
produto, de determinado fabricante e de um lote específico.
É o rastreamento de produtos consumidos por paciente. É possível emitir
dados apenas com base nas saídas do estoque ou com base no aprazamento.
Neste caso, é necessário utilizar a rotina de aprazamento nos módulos de
atendimento ao paciente – SysPront e Proamb.

5.16.3 Vencimento de produtos

Lista os produtos em estoque que estão vencidos ou que vão vencer em
determinado período.

Manual SysEsto 44
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5.17 Requisições

Listagem do intervalo de tempo de atendimento das requisições de

produtos. Separado por setor, com tempo mínimo, máximo e médio.

5.18 Rotatividade dos Estoques

Emite a rotatividade dos estoques conforme o período selecionado, por

grupo de estocagem e geral.
Rotatividade ou Giro de Estoques é o número de vezes que o estoque é
renovado durante um determinado período.
 É calculado pela fórmula
 (Consumo no período / Estoque médio no período)
 Estoque Médio no período = (Estoque Inicial + Estoque Final) / 2

5.19 Saídas

Relatórios que apresenta as saídas dos produtos, por especialidade

(grupo, produtos e valores), setor ou paciente (grupo, produtos e valores).
Parâmetro a ser selecionado para a impressão: competência.
Relatório de saídas por setor, por grupo; e, saída por especialidade, por
grupo, permite selecionar o grupo de estocagem, levando em consideração o
nível selecionado. Por exemplo, se selecionar o grupo 1.01.00, serão listados
todos os produtos com grupo de estocagem dentro deste nível.

5.20 Subestoques

Relatórios que permitem a visualização dos estoques com quantias de

produtos acima do máximo e também, das transferências ocorridas nos

Manual SysEsto 45
 Systema

subestoques. Com a impressão descritiva ilustrando dados como: a data, o

código e nome do produto, o usuário solicitante e atendente, a origem e a
quantidade solicitada e atendida; ou, resumida que emite o código e o nome
do produto, a quantidade solicitada e atendida. Os parâmetros selecionados
para a impressão são grupo de estocagem, produto, subestoque solicitante e
período, para ambos os relatórios (transferência para subestoque descritivo e
resumido).

5.21 Etiquetas de Validade

Utilizadas para identificar produtos que são fracionados pelo hospital ou

kits de produtos, contendo o nome do produto ou kit, lote e validade. Existe a
possibilidade de imprimir com código de barras.
O código de barras quando impresso é no padrão EAN13 e conterá:
– 2 primeiros dígitos: é a identificação se é um produto (25) ou um kit de
produtos (26);
– próximos 6 dígitos: é o código do produto ou kit;
– próximos 4 dígitos é a validade;
– último dígito é de controle do padrão de barras.
Nesta impressão, também há a possibilidade de incluir uma nova
validade, após o fracionamento. Para tal, selecione o produto a ser impresso e
na clique no campo da grade para informar a validade do fracionamento.

A impressora recomendada para a reprodução dos códigos de barra é a

Impressora da marca Zebra, modelo TLP-2844, único modelo compatível
atualmente.

Manual SysEsto 46
 Systema

5.22 Etiquetas de paciente

Rotina que permite emitir etiquetas com dados de pacientes. Tipos de

etiquetas:

– Prontuário: Informe o prontuário do paciente, clique em e

depois disso clique em . A etiqueta terá os seguintes dados: Nome

do hospital, número do prontuário, nome do paciente, data de nascimento e
nome da mãe.
– Internação: Informe o prontuário do paciente, selecione o atendimento,

clique em e depois disso clique em . A etiqueta terá

os seguintes dados: Nome do hospital, prontuário e nome do paciente, data
de nascimento, número do atendimento, data e hora da internação, número
do quarto e do leito, setor, convênio e médico.

– Mala Direta: Informe o prontuário do paciente, clique em e

depois disso clique em . Se desejar emitir as etiquetas de

pacientes por período de atendimento, neste caso selecione o módulo ou
deixa a opção “Todos” assinalada, informe o período, o convênio, clique em

e depois disso clique em . A etiqueta terá os

seguintes dados: Nome do paciente, endereço, bairro, CEP, cidade e estado.
– Atendimento: Informe o prontuário do paciente, o número e o período de

atendimento e o convênio, clique em e, após, em .

Os dados são: nome do paciente, endereço residencial (logradouro, número,

complemento, bairro, cidade e CEP) e documento informado no
atendimento.
– Paciente: selecione o prontuário e o atendimento do paciente.
– Dados impressos: prontuário e atendimento, nome do paciente, mãe,
setor e médico

Manual SysEsto 47
 Systema

– Internação Resumida: informe o prontuário do paciente e o atendimento.

– Dados impressos: data de entrada, prontuário e atendimento, nome do
paciente, data de nascimento, quarto e leito, setor, convênio e médico.

5.23 Etiquetas SysEtiquetas

Rotina de acesso às etiquetas do módulo SysEtiquetas. Visíveis apenas as

etiquetas elaboradas para o SysEsto. Ao informar o tipo da Etiqueta todos os
modelos deste tipo de etiqueta ficarão disponíveis para escolha – podendo ser
pesquisado através do respectivo campo, pesquisa. Após definidas estas

opções, clique em .
Na segunda tela serão carregados os filtros de acordo com a etiqueta
selecionada (podendo ser filtro por paciente, módulo, grupo, período,

convênio). Ao informar os filtros desejados, clique em , para que

os pacientes filtrados sejam adicionados à lista de impressão.
Caso queira excluir algum item da lista, basta clicar na opção

; Caso queira limpar a lista por completo, inclusive os

filtros, basta clicar na opção . Para retornar à tela anterior, utilize

a opção .

As etiquetas podem ser de impressão térmica ou contínua e, para

configurá-las, está disponível o botão . Se a

impressão for térmica, devem ser configuradas as opções de quantidade de

cópias, conexão da impressora (local ou remota) e em caso de remota, o
caminho de localização da mesma; para impressão continua, informar a linha
inicial e a coluna inicial da impressão.

Ao final, ou .

Manual SysEsto 48
 Systema

6 UTILITÁRIO

6.1 Atualiza Saldo Inicial do Estoque

Rotina utilizada pelos funcionários da Systema, quando da implantação

do sistema, para lançamento do saldo inicial.

6.2 Atualiza Tempo de Revisão de Estoque

Rotina que permite atualizar o tempo de revisão do estoque por grupo de

estocagem, facilitando ao usuário. Permite fazê-lo um grupo individual ou de
todos ao mesmo tempo.

6.3 Encerrar Competência

Realiza o encerramento do mês no estoque, faz o cálculo da curva ABC e

do ponto de pedido dos produtos estocados. Este procedimento deve ser
realizado somente quando não houver pendências do mês que está sendo
encerrado, pois, após encerrar não será mais possível fazer alterações. Antes
de encerrar uma competência no estoque, é necessário que as entradas
estejam conciliadas com a contabilidade.

6.3.1 Fórmulas usadas no encerramento

a) Ponto de Pedido (PP)

ES = √ (C x TE)
PP = (C * TE) + ES
Onde:

Manual SysEsto 49
 Systema

C = Consumo Médio Mensal (últimos 3 meses)

TE = Tempo de Espera, em meses (dividir o tempo de espera
informado no cadastro do produto, por 30). O resultado será o
tempo de espera em meses)
ES = Estoque de Segurança
PP = Ponto de Pedido

b) Curva ABC:
Curva A = 65%
Curva B = 25%
Curva C = 10%

Para cálculo do ponto de pedido dos subestoques na fórmula é utilizado o

tempo de espera sempre de um dia, convertido em meses. Não considera o
tempo de espera do fornecedor/fabricante entregar, que está cadastrado para
o produto, porque para reposição no subestoque, o produto virá do estoque
principal e não do fornecedor/fabricante.

6.4 Exportar para contabilidade

Exportação para CSV do consumo por setor. Totaliza os itens

reembolsáveis e não reembolsáveis por setor. Exportação elaborada para a
contabilidade, sistema da WK Radar.

6.5 Montar Etiqueta de Kit Rastreado

Esta rotina foi desenvolvida para facilitar a saída/retorno de produtos,

pois permite a criação de um código de barras do kit e, consequentemente, dar
baixa dos produtos de uma vez só.

Manual SysEsto 50
 Systema

Para realizar a impressão da etiqueta do kit rastreado, é necessário que

o kit tenha sido cadastrado previamente no menu Cadastro/Kits, com inclusão
de produtos rastreados (item 3.6 deste manual).
Nesta tela é necessário selecionar o kit, escolher o tipo de pesquisa do
código do produto, se por leitura ou digitação do código, e o lançamento da

informação do código. Lançar o código item a item, e ao final , ou

e iniciar o cadastro novamente.

Na parte inferior da tela é possível acompanhar a quantia total de itens

do kit e a quantia de itens que compõem o código de barras criado. E, através
da legenda, é possível saber como está a configuração de cada item do kit:

6.6 Reprocessar movimento do estoque

Essa rotina é utilizada para reprocessar o movimento do estoque na

competência atual, quando por algum motivo, durante entradas, saídas ou
retornos do estoque, o movimento de algum produto não foi atualizado e seus
dados não fecham com os dados das movimentações. Deve ser executada no
encerramento, se o módulo solicitar. Essa situação não é comum, se acontecer
com muita freqüência o suporte da Systema deve ser comunicado.

6.7 Retornar Competência Anterior

Esta rotina foi elaborada para permitir ao estabelecimento de saúde

retornar uma competência anterior quando necessário. O retorno à uma
competência anterior do estoque permitindo alterações na movimentação e
consequentemente no saldo contábil.

Manual SysEsto 51
 Systema

Para retornar à competência anterior ao estoque é necessário informar

qual a competência a ser alterada. Importante salientar que pode-se retornar
uma a uma as competências.
Após serem feitas as correções na competência anterior deve ser
efetuado o encerramento da competência novamente, retornando à atual.
Atenção! Deve-se ter cuidado ao executar essa operação pois será
alterado o relatório contábil, somente deve ser feito com a autorização da
contabilidade. Ao encerrar novamente a competência reaberta será efetuado o
reprocessamento do estoque. O relatório contábil deve ser reimpresso e
enviado à contabilidade. Lembrar que é imprescindível executar a rotina de
reprocessamento, portanto, não deve ser cancelada!

6.8 Escala Profissional

Tela de para visualização das Escalas Profissionais configuradas no

sistema, nesta não é permitida edição de dados, apenas visualização.
Selecione os filtros Data, hora, tipo de escala e clique em .

Serão exibidas todas as escalas, turnos, setores e tipos de serviço

previamente cadastradas. Para acessar os dados de contato do profissional
selecionado, clique em .

6.9 Efetuar logout de usuário

Rotina que permite ao usuário que está logado no sistema fazer o logout,
ou seja, “sair” do sistema, sem que o aplicativo seja fechado.

Manual SysEsto 52
 Systema

7 CENTRAL DE AVISOS

7.1 Visualizar mensagens

A Central de Avisos refere-se à uma funcionalidade centralizadora das

mensagens do sistema. Esta rotina pode ser acessada através da opção do

menu Central de Avisos / Visualizar Mensagens ou através do ícone

da tela principal.
No momento em que o usuário logar no Sistema, quando tiverem
mensagens pendentes para análise, a Central de Avisos abrirá
automaticamente para análise.
Tal qual uma caixa de entrada de e-mails, as mensagens estarão
relacionadas na parte esquerda da tela, e a sua visualização na parte direita da
tela. Para facilitar o gerenciamento das mensagens, algumas opções estão
disponíveis:

– Marcar Todas as mensagens;

– Desmarcar todas as mensagens;
– Marcar como não lida (identificadas com a imagem );
– Pesquisar Mensagem;
– Exibir apenas não lidas;

Quando a mensagem exibida é de Requisição, os dados da requisição são

exibidos em tela; Quando a mensagem exibida é de avaliação, o conteúdo da
avaliação fica oculto podendo ser expandido, se necessário.
Atenção! Caso o profissional logado esteja em plantão na Escala médica
e houver alguma avaliação para uma especialidade equivalente à do

Manual SysEsto 53
 Systema

plantonista, os avisos serão gerados automaticamente para os profissionais

configurados no plantão.

8 AJUDA

8.1 Abrir manual em PDF

Disponibiliza o manual em formato PDF para esclarecimento de dúvidas.

Para conseguir visualizar/imprimir o manual é preciso ter o programa Adobe
Acrobat instalado na máquina.

8.2 Histórico de versões

Disponibiliza o histórico das atualizações das versões do módulo.

8.3 Sobre

Expõe a versão do módulo e detalhes sobre a empresa Systema Ltda.

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