Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan

Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan. Kadang-kadang

aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam roses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada
beberapa organisasi, tetapi aktivitas ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau organisasi.
Penerimaan pesanan, pengiriman, dan penagihan adalah aktivitas yang penting pada semua
organisasi.

Permintaan Informasi, yaitu Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai
dengan satu permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation
adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna
memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.

Pembuatan Kontrak, yaitu Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang
atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu
pengirimannya. Rincian pesanan seperti tanggal pengiriman ataupun harga ditentukan kemudian,
ketika pelanggan melakukan pesanan. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu
barang pada periode tertentu disebut blanket order.

Memasukkan Pesanan, yaitu Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan

dokumen pesanan penjualan. Aktivitas order entry pada dasarnya sama, apakah sebagai aktivitas
yang pertama dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan atau terjadi sebagai bagian
dari permintaan informasi, penyiapan kontrak, atau keduanya.

Pengiriman, yaitu Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman

yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke
pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang
kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau
distribusi.

Penagihan, yaitu Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan

difakturkan. ERP membuat banyak Salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen
pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan.
Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan

Memasukkan Pesanan, Fungsi memasukkan pesanan memulai proses pesanan pelanggan

dengan menyiapkan dokumen penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk
yang dipesan, harganya, dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama, alamat
pengiriman, dan jika diperlukan, alamat penagihan.

Kredit, Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu ke bagian
pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah
total kredit yang disetujui tidak melebihi otoritas dari manajemen secara umum atau khusus.

Barang Jadi, Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list
disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses
pesanan yang telah disetujui.

Pengiriman, Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan

pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada
daftar pengepakan barang.

Penagihan, Merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur
untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi
pesanan dan kemudian menyiapkan faktur.

Piutang Dagang dan Buku Besar, Perbedaaan antara penagihan dan piutang dagang
penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk
membuat fakur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening
pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai
pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening. Bagian ini membahas secara singkat proses
bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran
pelanggan.
Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang

Pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang meliputi: Penerimaan Kas,
Penagihan, Piutang Dagang, Kredit, Buku Besar, Retur dan Potongan Penjualan, serta
Penghapuusan Piutang Dagang.

Proses Bisnis Kas yang Diterima pada Rekening

Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih
memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening, biasanya berasal ari pengiriman surat atau
dibayarkan oleh seseorang ke kasir pusat. Adapun flowchart analitis dari proses bisnis kas yang
diterima pada rekening, hal pokok yang diilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi yaitu:
Mailroom, Penerimaan Kas, Piutang Dagang, Buku Besar, Bank, Audit Internal, dan
Rangkuman.

Sistem Pengumpulan Lock-Box, yaitu jika suatu perusahaan tidak dapat memengaruhi
pelanggan untuk membayar piutang dagangnya secara cepat, ia dapat menggunakan system lock-
box deposit untuk mengurangi float-waktu antara penandatangan pembayaran cek oleh
pelanggan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut.

Proses Bisnis Penjualan Tunai

Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan
dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitakan untuk pelanggan. Beberapa
Teknik dan alat dapat digunakan untuk membuat pencatatan awal yaitu: Audit Pelanggan yang
digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada
dokumentasiawal transaksi. Profesional shopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang
pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi. Teknik Imprest
digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam
pengendalian pengeluaran kas kecil.