1.

Fungsi Surat, Penggolongan dan Bentuknya

a. Fungsi surat
- Tanda bukti otentik
Surat merupakan bukti “hitam putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya
surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat dan lain-lain
- Alat pengingat
Kemapuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik
akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
- Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu membersihkan gambaran
mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar
- Pedoman kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Missalnya surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan
- Jaminan keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.
Missalnya surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan
- Utusan atau duta organisasi
Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan
citra, mentalitas jiwa dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan
- Dasar penilaian dan keputusan
Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan.
Surat merupakan salah satu dasar penilaian dasar pengambilan keputusan.
Misalnya surat rekomendasi, surat keterangan dan surat dalam bentuk laporan
- Sebagai barometer kegiatan organisasi
Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat.
Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat
menyurat
 - Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalah
pahaman
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun
melalaui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman
dapat dihindari
- Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain
Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus
surat menyurat dengan pihak lain bisa mennjukkan eratnya kerja sama dalam
upaya mencapai tujuan organisasi
b. Penggolongan Surat
 Menurut isi dan pengirimnya
 Surat resmi (Dinas Pemerintah)
 Surat niaga atau surat bisnis
 Surat pribadi
 Menurut maksud dan tujuannya
 Surat pemberitahuan
 Surat keputusan
 Surat perintah
 Surat edaran
 Surat peringatan
 Surat panggilan
 Surat permintaan atau permohonan
 Surat perjanjian
 Surat penawaran
 Surat pesanan
 Surat laporan
 Surat pengantar
 Surat lamaran pekerjaan
 Surat penegasan
 Surat penuntutan
 Menurut wujud/bentuknya
 Surat bersampul
 Memorandum nota
 Telegram
 Telex
 Radiogram
 Faksimili
 Kartu pos
 Wesel/warkat pos
 Menurut jaminan keamanan
 Surat sangat rahasia
 Surat rahasia
 Confidential (terbatas)
 Surat biasa
 Menurut urgensinya
 Surat kilat khusus
 Surat kilat (amat segera)
 Surat biasa
 Menurut alirannya
 Surat keluar
 Surat masuk
 Menurut kegunaannya
 Surat konsep
 Surat asli
 Surat tembusan
 Sura petikan
 Menurut nilai isinya
 Surat rutin
 Surat tidak rutin
 Menurut sifatnya
 Surat yang bersifat mengatur
  Surat yang bersifat tidak mengatur
c. Bentuk surat
Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikkasi atau
petunjuk pengelolaan surat
Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat yaitu :
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (idented style)
5. Bentuk paragraph menggantung (hanging paragraf style)

2. Karakteristik Email dan Memo yang Sukses

a. Email
Emai adalah singkatan dari Electronic Mail dan kalau di bahasa indonesianya
adalah Surat Elektronik. Email berfungsi sebagai sarana untuk mengirim surat atau
pesan melalui jaringan Intenet, dengan Email kita hanya membutukan beberapa menit
agar surat/pesan kita sampai tujuan tidak perlu menunggu berhari-hari seperti
mengirim surat/pesan biasa(pos) dan dengan email isi surat/pesan dapat kita isi
dengan konten gambar/suara dan vidio, email bukan hanya untuk mengirim
surat/pesan,jaman sekarang apa-apa yang berhubungan internet seperti mendaftar
Facebook,twitter,blogger dan lain-lain pasti memerlukan email utuk mendaftar.
Email yang sukses adalah email yang terkirim dan isinya dapat dimengerti oleh
sang penerima email. Isi email sebaiknya singkat, padat dan jelas agar lebih mudah
untuk dimengerti.
b. Memo
Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan
singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang
bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai
surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya.
 Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar
teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab
Karakteristik memo :
1) Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau
organisasi
2) Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat
menyampaikan memo secara horizontal maupun secara vertical
3) Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo kepada
pihak yang memiliki jabatan setara
4) Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan
kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan
sesuatu
5) Merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan
mengenai sesuatu hal
6) Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat
resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7) Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan
identitas kantor,
3. Menggunakan Email dengan Aman dan Efektif
Cara Aman Menggunakan Email
Email adalah fasilitas komunikasi murah meriah, dengan email kita bisa kirim
terima pesan dalam bentuk teks, dokumen hingga file gambar, musik dan video. Akan
tetapi email kadang disalah-gunakan oleh beberapa pihak untuk dijadikan sebagai sarana
iklan promosi yg tidak dikehendaki pemilik email atau email palsu yang berisi program
tipuan, email seperti ini biasanya disebut email spam
Berikut adalah cara aman menggunakan email:
a. Jangan lupa untuk selalu Log Out atau Keluar setiap selesai menggunakan
akun email,
b. Hindari memakai fasilitas umum seperti warnet, kantor, sekolah, kampus,
dsb... kecuali bila anda tidak memiliki koneksi internet pribadi.
c. Jangan ikut atau mendaftarkan email pada program internet yg tidak jelas
manfaatnya
d. Bila anda mendaftar di situs tertentu dan ditawari untuk menerima
informasi/berita yang tidak dikehendaki, sebaiknya jangan ikut, atau
hilangkan tanda centang program yg ditawarkan
e. Hindari ikut program mailing list atau program berita dan iklan via email,
karena hanya akan membuat email anda penuh dengan email spam
(sampah)
f. Bila akun email anda sering menerima email sampah (Spam), buka email
tersebut, klik link unsubscribe di bagian bawah email, bila link
unsubscribe tidak ada, klik fasilitas Report Spam di akun anda, biasanya
ada di bagian menu sebelah atas atau sebelah kiri
g. Hindari menampilkan alamat email di fasilitas umum, seperti forum, situs
iklan baris, twitter, facebook, dsb
h. Waspadai situs phishing, situs phishing adalah situs palsu yang
tampilannya menyerupai situs aslinya, terkadang pemilik situs ini
mengirimkan email pada anda, dan mengabarkan ada masalah dengan
akun anda serta meminta supaya segera login untuk konfirmasi, jadi...
sebelum login, pastikan alamat situs yang anda ketik/browse sudah benar,
mis: Gmail.com tidak sama dengan Jmail.com, Facebook.com tidak sama
dengan fasebook.com dan tidak sama pula dengan facebok.com
i. Setelah selesai menggunakan akun (Email, Facebook, Paypal, dsb),
Bersihkan histori dan cache yg tersimpan di brower, caranya; untuk
browser Mozilla Firefox - klik tools - Clear Recent History - pilih
Everything - Clear Now . Untuk browser lain juga sama, hanya letak
menunya yg berbeda.
j. Cara yang lebih aman, untuk browser versi terbaru, umumnya sudah
dilengkapi dengan fasilitas private browsing dengan fasilitas ini, anda bisa
browsing lebih aman, dan data kegiatan anda selama browsing tidak akan
tersimpan
 k. Lengkapi komputer anda dengan antivirus (terbaru), anti-malware
(terbaru), dan deepfreeze
4. Merencanakan dan Menulis Email dan Memo
Menulis email, pada kesempatan tertentu, perlu serius. Berikut ini cara menulis
email yang baik dan sopan:
1. Bagian judul :
- sertakan nama lengkap
- sertakan institusi
- sertakan garis besar konten email.
Contoh :
“Sunu Wibirama-Universitas Gadjah Mada : Asking permission to use a
printed image on a paper entitled XXXXX”
Judul tak dibatasi. Semakin jelas dan semakin berbeda, semakin menarik
perhatian yang menerima. Orang yang membaca email akan langsung tahu apa
maksud dari email Anda, bahkan sebelum ia membukanya.
2. Jika email Anda berkaitan dengan kuliah atau pelajaran yang sedang Anda ikuti, tak
ada salahnya menyertakannya di judul, dan diakhiri dengan nama Anda serta nomer
mahasiswa.
Contoh :
“Kuliah Sistem Operasi – Rabu pkl.13.00 : Tugas minggu ke IV – Sunu
Wibirama- 03/165034/TK/28452″
3. Anda tahu Gmail? Jika Anda menggunakan Chrome dan menerima email dari Gmail,
akan ada jendela notifikasi kecil yang muncul (preview pane). Manfaatkan ini dengan
baik. Di dalam konten email, tulis nama yang dituju dengan gelarnya. Misalnya:
“Dear Professor Langlinglung, ”
“Dear Dr. Donald Duck”, dan seterusnya.
Dengan menyertakan gelar, atau setidaknya sapaan (Mr./Ms./Mrs./Bapak/Ibu), email
Anda akan terlihat lebih “pintar” dari spam yang biasa masuk ke Inbox.
Jangan pernah menulis email tanpa nama orang yang dituju jika memang Anda
mengirimkan ke satu orang saja.
4. Gunakan pesan “EOM” (end of message) dalam judul email, jika memang isi email
sangat singkat. Misalnya begini:
“Kuliah Sistem Operasi TIF 551 minggu ini dipindah Kamis pkl. 13.00. EOM”.
Dengan menggunakan “EOM”, penerima tidak perlu membuka email untuk
melihatnya dan langsung tahu dari judul email.
5. Jika Anda berkomunikasi dengan referee (reviewer paper, jurnal, atau buku, atau karya
tulis lain), ada trik yang manjur juga. Sertakan “konteks” pengiriman email Anda.
Misalnya begini :
- “Paper submission for XXXX (isi dengan nama jurnal) : XXXX (isi dengan judul
paper)
- “Manuscript ID XXXXX (isi ID manuskrip Anda) – Revised Version per
DD/MM/YYYY (isi dengan tanggal revisi)
- “Response Paper for Manuscript ID XXXX – Reply to reviewer”

Merencanakan dan menulis memo

1. Sebuah memo bisnis membantu anggota sebuah organisasi berkomunikasi tanpa perlu
untuk pertemuan memakan waktu. Ini adalah cara yang efisien dan efektif untuk
menyampaikan informasi dalam suatu organisasi.
2. Gunakan memo bukan huruf ketika Anda berkomunikasi dalam organisasi Anda.,
termasuk anggota departemen Anda, karyawan perusahaan lain, dll
3. Memo memecahkan masalah baik dengan memperkenalkan informasi baru bagi
pembaca seperti perubahan kebijakan atau produk baru yang diperkenalkan, atau
membujuk pembaca untuk mengambil tindakan, misalnya menghadiri pertemuan, bilas
teko kopi saat kosong, atau mengubah prosedur kerja saat ini.
4. Gaya penulisan memo bisnis agak formal tetapi tidak harus terdengar menakutkan.
Tujuan Anda dalam menulis memo adalah sama dengan korespondensi lainnya: Anda
ingin berkomunikasi secara efektif tujuan Anda untuk pembaca Anda.
5. Memo yang paling efektif ketika mereka menghubungkan tujuan penulis dengan minat
dan kebutuhan pembaca.
 Refrensi
Sutrisna Dewi, 2007, Komunikasi Bisnis, ed.I, Yogyakarta: Andi
http://id.wikipedia.org/wiki/Memo
https://www.translate.com/english/bagaimana-menulis-memo-bisnis-1-sebuah-memo-bisnis-
membantu-anggota-sebuah-organisasi-berkomunikasi/1174503