LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga (D.III)
1. AMINAH 12134103
2. ASTUTI WIDOWATI 12130561
3. WENING ESTI RAHAYU 12135871
Dengan mengucapkan puji syukurPuji serta syukur kehadirat Allah SWT atas
merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program
Sarana Informatika.
laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan
saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk
itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat :
1. Bpk Ir. Naba Aji Notoseputro, selaku Direktur Bina Sarana Informatika.
Informatika.
iii
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak
yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena
Penulis
DAFTAR ISI
iv
Halaman
v
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah .................................. 41
DAFTAR SIMBOL
vi
Simbol Diagram Alir Data (DAD)
EXTERNAL ENTITY
PROCESS ( PROSES)
DATA FLOW
DATA STORE
Konfigurasi Komputer
vii
Display
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan
menampilkan melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau
monitor.
Manual Input
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan
memasukan data dengan menggunakan terminal
(keyboard).
Line Printer
Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data
pada ,mesin pencetak (printer).
Flow Line
viii
Digunakan untuk menggambarkan hubungan proses
DAFTAR GAMBAR
ix
Halaman
DAFTAR TABEL
x
Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
xi
Halaman
xii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
produksinya harus memenuhi pedoman Cara Produksi Alat Kesehatan yang Baik
(CPAKB).
Pedoman tersebut telah disusun oleh Direktorat Bina Produksi dan Distribusi
Alat Kesehatan tahun 2006 berdasarkan acuan ISO 13485 : Medical Device - Quality
semua stake holder yang terkait sehingga diharapkan pedoman CPAKB dapat
Produksi Alat Kesehatan yang Baik yang berisi petunjuk rinci bagi produsen dan
stake holder yang terkait dalam rangka menjamin keamanan, mutu dan manfaat
alat-alat kesehatan yang beralamatkan Jl. Jenderal Sudirman Barat No.81 Purwokerto.
1
2
aparatus, mesin, implant yang mengandung obat, yang digunakan untuk mencegah,
manusia dan atau untuk membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
Pengolahan data penjualan alat-alat kesehatan pada PT. Aurora Medika, masih
bersifat manual atau belum terkomputerisasi, ditambah lagi kesulitan yang dihadapi
saat mencari data, seperti data pesanan pelanggan,dan data transaksi penjualan.
Dengan mengetahui penting dan berharganya sistem komputerisasi untuk “PT Aurora
Medika”.
ada pada PT.Aurora Medika, maka penulis tertarik untuk mengambil judul
d. Untuk lebih memahami bagaimana sistem pengolahan data laporan pada PT.
Aurora Medika.
3
Tujuan dari penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat kelulusan mata kuliah KKP di semester lima Program Studi Manajemen
a. Observasi (Observation)
Dalam metode observasi ini, penulis terjun langsung untuk mencari dan
Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang
c. Wawancara (Interview)
langsung dari sumbernya dengan cara melakukan tanya jawab dan bertatap
memasukan data, data proses dan keluaran data. Dari proses pemesanan barang dari
Sistematika penulisan ini terdiri dari 4 bab, dimana setiap bab terdiri dari
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini tertdiri dari beberapa sub bab, yang antara lain menjelaskan
metode penelitian yang digunakan dalam penulisan KKP ini, ruang lingkup
Dalam bab ini terdiri dari sub bab, yang antara lain menjelaskan tentang
sistem yang meliputi Diagram Alur Data (DAD), Kamus Data (Data
Dalam bab ini terdiri dari beberapa sub bab, yang menjelaskan tentang
dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus
data sistem berjalan, spesifkasi sistem berjalan yang terdiri dari dokumen
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan tentang kesimpulan dan
saran dari bab-bab sebelumnya, serta saran-saran yang dapat dicapai bagi
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
tertentu”.
6
7
atau elemennya.
yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama
maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan ada yang
2. Karakteristik Sistem
mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun
sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Apabila
dengan sistem yang lain atau lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah segala apapun yang berada
diluar batas dari sistem akan tetapi tetap mempengarui operasi sistem
tersebut.
yang lainnya.
keluaran.
Jika sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi yang dijalankan oleh
3. Klasifikasi Sistem
berbeda untuk setiap kasus yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu,
sistem abstrak, sistem fisik, sistem alamiah, sistem buatan, sistem tertentu,
sistem tak tentu, sistem tertutup serta sistem terbuka. Adapun penjelasan yang
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
Sistem fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh
system.
11
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
: gempa.
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara
teoritis sistem tetutup ini ada, tetapi kenyataannya bukan sistem yang
karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya
B. Informasi
1. Pengertian Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu
2. Kualitas Informasi
a. Akurat
menyesatkan.
b. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima harus tepat waktu, tidak boleh
c. Relevan
informasi bagi tiap-tiap orang yang menerima berbeda satu dengan yang
lainnya.
3. Nilai Informasi
C. Sistem Informasi
operasi organisasi.
Sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dari sistem secara jelas. Peralatan pendukung (Tools System) dapat mendesain
model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk model logika
dengan mengguanakan Digram Arus Data (Data Flow Diagram) dan data
yang ada di dalam Diagram Arus Data dapat dijelaskan di dalam Kamus Data
(Data Dictionary). Berikut ini dijelaskan alat pendukung dari sistem yaitu
Pengkodean.
aliran data dari sumbernya dalam objek, kemudian melewati suatu proses
yang nantinya ditranformasikan ke tujuan lain yang ada di objek yang lain.
data, aliran data yang menggerakkan data, objek yang memproduksi dan
mengkonsumsi data, serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data.
sebagai berikut :
luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
Kesatuan luar ini dapat disimbolkan dengan bentuk bujur sangkar atau
persegi.
15
2. Proses (Process)
Adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh manusia, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
Arus data ini mengalir diantara kesatuan luar, proses, dan simpanan
Suatu arus data dapat berupa masukan untuk sistem juga dapat berupa
hasil dari proses sistem. Arus data dapat disimbolkan dengan bentuk
anak panah.
yaitu :
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
2. Diagram Nol
3. Diagram Detail
Detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
baku dan berlaku dalam penggunaan untuk membuat sistem, yaitu sebagai
berikut :
2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang
keluar.
Kamus data adalah suatu daftar elemen data yang teroganisir dengan
definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga pemakai program dan
dalam program. Kamus data biasanya menguraikan setiap item data yang
program.
arus data yang ada di DAD. Dikarenakan arus data bersifat global, maka
keterangan lebih lanjut tentang struktur data dari suatu arus data diterangkan
secara terinci dalam kamus data. Untuk itulah maka kamus data harus berisi
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD,
maka nama arus data harus dicatat di kamus data untuk memudahkan
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada,
jika tidak maka tidak perlu dituliskan. Alias perlu dituliskan karena data
yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen
faktur dan tembusan permintaan ini mempunyai struktur data yang sama,
3. Bentuk Data
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar, dokumen
hasil cetakan komputer, laporan tercetak dll. Bentuk dari data ini perlu
4. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk
5. Penjelasan
Untuk memperjelas lagi tentang makna dari arus yang dicatat dikamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus
data tersebut.
6. Periode
7. Volume
Volume yang harus dicatat adalah volume rata-rata arus data yang harus
terbanyak.
8. Struktur Data
Sruktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri
output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
NOTASI KETERANGAN
X Setiap karakter
9 Angka numerik
A Karakter Alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
20
NOTASI KETERANGAN
= Terdiri dari
+ And (dan)
() Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
[] Pilih salah satu pilihan
{} Iterasi / pengulangan proses
| Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
C. Teknik Pengkodean
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara dapat
kodenya.
21
2. Harus Unik
3. Harus Fleksibel
4. Harus Efisien
Kode harus sependek mungkin, sehingga mudah diingat dan juga akan
5. Harus Konsisten
6. Harus Distandarisasi
7. Spasi Dihindari
Merupakan kode yang digunakan untuk tujuan mudah diingat. Kode ini
item yang akan diwakili dengan kode ini. Umumnya kode mnemonic
huruf atau angka, kebaikan kode ini adalah mudah diingat dan
Contoh :
PW Purwokerto
BMS Banyumas
Merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode
diterapkan, kode dapat pendek tapi unik, mudah dicari, baik untuk
dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak
Contoh :
001 Kas
23
yang diharapakan. Kebaikan dari kode ini antara lain nilai dari kode
lebih mudah. Kelemahan dari kode ini adalah panjang kode tergantung
Contoh :
Blok Kelompok
tiap field kode mempunyai arti tertentu. Kebaikan kode ini antara lain
nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat ditambah atau
Contoh :
24
XX–X X–X X X
Nomor urut
transaksi
Bulan terjadinya
transaksi
Tahun terjadinya
transaksi
dari angka nol (0) sampai dengan angka sembilan (9) atau sepuluh (10)
Contoh :
3.1. Umum
ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang
itu sendiri.
Pada PT. Aurora Medika setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh
dan misi perusahaan yang cukup baik akan tetapi struktur organisasi yang ada
pada perusahaan ini belum terkoordinasi dengan baik, struktur organisasi yang
25
26
cara pemasaran dan struktur organisasi yang ada pada perusahaan ini. Antara
wilayah Purwokerto
PT. Aurora Medika didirikan oleh Bpk. Andi Pujiono, Ibu Ratna
Setianingrum, dan Ny. Lisa Dyah Mulati.PT. Aurora Medika ini berdiri pada
tanggal 07 Maret 2012 dengan usaha menjual alat-alat kesehatan dan telah
memiliki SITU (Surat Izin Tempat Usaha), SIUP (Surat Izin Usaha
(consumer good) yang tidak termasuk 9 (sembilan) bahan pokok. Cara yang
barang dagang.
Visi
lainnya.
Misi
b. Promosi
28
d. Meningkatkan minat dan daya beli konsumen dengan kualitas dan mutu
suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu
dengan jelas bagaimana hubungan antara bagian serta tugas , wewenang dan
struktur organisasi adalah sistem kerjasama (team work) yang dijalankan oleh
susunan struktur organisasi pada PT. Aurora Medika dapat dilihat pada
Gambar III.1.
Struktur Organisasi
struktur organisasi yang terdapat pada PT. Aurora Medika yaitu sebagai
berikut :
1. Direktur
2. Bagian Penjualan
c. Menerima pembayaran.
3. Bagian Gudang
a. Pengecekan barang.
4. Bagian Pengiriman
Pada proses ini customer datang, lalu memilih alat – alat kesehatan
yang dibutuhkan. Jika barang yang diinginkan ready stok biasanya langsung
beberapa hari tergantung stock barang yang ada pada supplier. Setelah itu
baru dilakukan Purchase Order oleh bagian pnjualan dengan cara pembuatan
nota rangkap 3. Nota putih (1) diberikan jika lunas, nota merah (2) jika belum
lunas, dan yang kuning (3) sebagai arsip perusahaan. Sebagai tanda jadi,
pemesanan barang secara inden harus disertai dengan uang muka (DP)
terlebih dahulu sebesar 50 % dari total harga. Setelah itu baru dilakukan.
2. Prosedur Pembayaran
maka pembayaran dilakukan langsung secara tunai. Tetapi jika terlebih dahulu
harga, customer akan diberikan nota pembayaran yang berwarna merah (2)
dan nota pembayaran akan diberikan pada bagian gudang untuk diproses dan
dan surat jalan yang akan diberikan ke customer untuk bukti bahwa pesanan
telah diterima dan bukti pembayaran yang akan dilunasi. Lalu Bagian
pengiriman akan membawa rangkapan dari surat jalan dan nota yang akan
berikut :
32
Gambar III.2.
Keterangan :
PO= Purchase Order
SJ= Surat Jalan
BB = Buku Besar
33
Gambar III.3.
Keterangan :
PO= Purchase Order
SJ= Surat Jalan
BB = Buku Besar
34
Gambar III.4.
Alias : PO
Alamat_Perusahaan + Telp_Perusahaan +
Tanggal + No_PO
+Jumlah + Total}
+Ttd_customer
36
Alias : NT
Jumlah + Jumlah_Rp}
Perhatian
Alias : SJ
Header = Nama_Perusahaan +
Alamat+Telpon_Perusahan +
+ Tanda_Terima
Tanda_Tangan + Cap_Perusahaan +
Yang_Menerima + Tanda_Tangan
Alias : BB
Direktur
Header = Nama_Perusahaa
n + Produk + Alamat_Perusahaan +
Telp_Perusahaan + Fax_Perusahaan +
Tanggal
Untuk dapat menganalisa dan mendesain suatu sistem baru, maka penulis
harus mempelajari dokumen-dokumen yang ada yang digunakan dalam sistem yang
telah berjalan saat ini. Spesifikasi merupakan suatu rancangan dari suatu sistem untuk
memberikan gambaran secara umum tentang sistem yang sudah ada didalam suatu
Dokumen input pada penulisan ini adalah semua bentuk dokumen yang masuk
ke sebuah sistem perusahaan yang berasal dari lingkungan perusahaan tersebut baik
dari dalam maupun dari luar, yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah
39
dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan yang
Sumber : Customer
Media : Kertas
Tujuan : Customer
Media : Kertas
Media : Kertas
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Medika dalam membuat laporan masih menggunakan cara manual. Dilihat dari sistem
3. Data dalam membuat laporan tidak akurat karena masih menghitung dan
Dari beberapa permasalahan yang ada perlu dibuatkan sebuah solusi yang
dipertimbangkan, yakni:
sehingga memudahkan dalam hal pembuatan laporan akan lebih cepat dan
lebih akurat.
PENUTUP
sebelumnya, maka penulis akan mencoba menarik beberapa kesimpulan dan saran
yang mana akan bermanfaat dan berguna pada masa yang akan datang.
4.1 Kesimpulan
dalam pembuatan laporan penjualan alat kesehatan pada PT. Aurora Medika, penulis
4.2 Saran
Dari kesimpulan yang penulis kemukakan di atas, maka untuk itu penulis
mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu sistem kerja
42
43
penyimpanan data akan menjadi mudah dan lebih aman, apabila kita ingin
mengetahui data atau laporan yang lain, dengan mudah kita mengetahuinya,
terkomputerisasi.
44
DAFTAR PUSTAKA
HM, Jogiyanto. 2001. Analis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset