Manajemen Perkantoran
Manajemen Perkantoran
PENDAHULUAN
ISO 9001 : 2008 adalah sistem manajemen mutu ISO 9001 hasil refisi tahun 2008 yang
menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu
sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan
produk (barang/jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan ( gaspersz,2002:1).
Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi,maka kebutuhan akan pengelolaan
sistem manajemen mutu dirasa perlu untuk diterapkan pada berbagai bidang yang semakin hari
semakin beragam.bidang tersebut termasuk pada bidang perpustakaan.kebutuhan pelanggan
dengan menyediakan informasi dan pelayanan jasa yang berkualitas.tujuan ini dapat tercapai
dengan didukung oleh upaya manajen dalam perbaikan mutu yang dicapai melalui implementasi
sistem manajemen mutu ISO.salah satu faktorsalah satu faktor yang dipertimbangkan dalam
penerapan sistem manajemen mutu ISO ini PUSD diharapkan menjadi stimulus untuk perbaikan
proses operasi,rantai nilai dan sistem kerja organisasi, serta sebagai bahan kajian dan analisis
manajemen dalam pengambilan keputusan.
Oleh karenanya, dalam hal ini sangatlah menarik untuk diteliti dan dikaji lebih
mendalam,kaitanya dengan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 :2008. Dengan
menganalisis proses implementasi sistem manajemen mutu yang dilaksanakan diperpustakaan
USD tersebut,sehingga dapat dijadikan feed back bagi program implementasi itu sendiri maupun
sebagai kajian dan pembanding diperpustakaan lain dalam peningkatan mitu di perpustakaan.
1.3 Tujuan
1. Mengetahui implementasi sistem manjemen mutu ISO 9001 :2008
2. Mengetahui faktor pendukung dan kendala dalam implementasi sistem manajemen
mutu ISO 9001 : 2008
3. Mengetahui manfaat implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001 ; 2008
BAB II
PEMBAHASAN
ISO 8402 (quality covabulary) mendefinisikan manajemen mutu sebagai semua aktivitas
dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan dan
tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat , seperti perencanaan kualitas
(quality planning), pengendalian kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assrance),
dan peningkatan kualitas (quality improvement). Tanggung jawab untuk manajemen mutu ada
pada semua level manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top
management). Implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi.
ISO 8402 (quality vocabulary) juga mengemukakan beberapa definsi antara lain sebagai
berikut.
1. Perencanaan kualitas (quality planning) adalah penetapan dan pengembangan tujuan dan
kebutuhan serta penerapan sistem kualitas.
2. Pengendalian kualitas (quality control) adalah teknik-teknik dan aktivitas operasional yang
digunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas.
3. Jaminan kualitas (quality assurance) adalah semua tindakan terencana dan sistematik yang
diimplementasikan dan didemonstrasikan untuk memberikan keprcayaan yang cukup bahwa
produk akan memuaskan kebutuhan untuk kualitas tertentu.
4. Peningkatan kualitas (quality improfement) adalah tindakan –tindakan yang diambil untuk
meningkatkan nilai produk bagi pelanggan melalui peningkatan ektevitas dan efisinsi dari
proses dan aktivitas melalui strutur organisasi.
Juran (1999) mendefinisikan manajemen kualitas sebagai kumpulan aktivitas tertentu
yang memiliki karakteristik berikut.
1. Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda manajemen atas;
2. Sasaran kualitas dimasukan dalam rencana bisnis;
3. Jangkauan sasaran diturunkan dari benchmarking: fokus pada pelanggan dan kesesuaian
kompetensi; yang merupakan sasaran utuk peningkatan kulitas tahunan .
4. Sasaran disebarkan ketingkat yang mengmbil tindakan.
5. Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat.
6. Pengukuran ditetapkan seluruhnya.
7. Peninjauan kemajuan secara teratur dibandingkan dengan sasran.
8. Penghargaan untuk performansi terbaik.
9. Sitem imbalan (reward system) diperbaiki.
Deming mengemukakan bahwa proses industri harus dipandang sebagai perbaikan
kualitas secara terus menerus ( countinous quality improvement),yang dimulai dari sederet siklus
sejak adanya id untuk menghasilkan produk,proses produksi sampai dengan distribusi kepada
pelanggan, seterusnya berdasarkan informasi sebagai umpan balik yang dikumpulkan dari
pengguna produk (pelanggan)dikembangkan ide-ide untuk menciptakan produk baru atau
meningkatkan kualitas produk lama beserta proses produksi yang ada saat ini
Prinsip manajemen mutu ISO
1. Fokus pelanggan
a. Pelanggan dalah kunci utama untuk meraih kesuksesan
b. Kelangsungan hidup perusahaan/organisasi sangat ditentukan oleh pandangan
pelnggan terhadap perusahaan/organisasi
c. Perusahaan/organisasi harus memahami pelanggan keinginan pelanggan saat ini dan
masa yang akan datang.
d. Organisasi dari semua tingkat manajer langsung trlibat dalam mengenal,bertemu,dan
melayani pelanggan.
2. Kepemimpinan
Perbedaan kepemimpinan dan manajemen
a. Kepemimpinan behubungan top line,sedangkan menejemen berhubungan dengan
botton line
b. Kepemimpinan melaksanakan sesuatu yang tepat,sedangkan manajemen
melaksanakan sesuatu yang benar.
c. Kepemimpinan menentukan apakah tangga disandarkan pada dinding yang
tepat,sedangkan manajemen berkaitan dengan efisiensi dalam pemanjatan tangga
menuju keberhasilan.
d. Kepemimpinan berkaitan dengan “apa” dan “mengapa”, sedangkan manajemen
berkaitan dengan “bagaimana”.
e. Kepemimpinan berkaitan dengan kepercayaan terhadap manusia,sedangkan
manajemen berkaitan dengan sistem,pengendalian,prosedur,kebijakan,dan struktur.
Penerapan sistem kepemimpinan akan mengarah pada;
a. pertimbangan semua pihak terkait sebagai suatu kesatuan;
b. penetapan visi yang jelas untuk masa depan organisasi;
c. penetapan target, tujuan, atau sasaran yang menantang ;
d. penyediaan sumber daya dan pelatihan;
e. kebebasan untuk bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas;
f. menjadi contoh dalam hal kejujuran, moral dan penciptaan budaya;
g. penciptaan kepercayaan
h. penghapusan kekawatiran diantara sesama kariyawan.
Manfaat penerapan prinsip kepemimpinan dan manejemen;
a. kariyawan akan paham dan termotifasi atas pentingnya tujuan dan sasaran
organisasi
b. pengevaluasian, koreksi, dan penerapan aktivitas di lakukan dalam satu kesatuan
c. salah satu komunikasi antar tingkatan pada organisasi dapat di kurangi
d. kinerja pegawai dapat di andalkan
e. timbulnya keinginan untuk berpartisipasi dan berkonstribusi untuk perbaikan
yang berkelanjutan
3. keterlibatan personel
a. personel pada semua tingkatan marupakan modal utama perusahaan, yang
keterlibatan kemampuannya secara penuh sangat bermanfaat bagi perusahaan.
b. keterlibatan dapat di lakukan dengan cara memangkukan dan memberikan
kesempatan kepada personel untuk merencanakan, menerapkan rencana, dan
mengendalikan rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya atau
kelompoknya
c. keterlibatan personel secara menyeluruh diharapkan akan menghasilkan rasa
memiliki dan tanggung jawab dalam memecahkan masalah.
d. keterlibatan personel di harapkan dapat mendorong meraka dalam melihat peluang
untuk peningkatan, kompensasi, pengetahuan, dan pengalaman
e. keterlibatan personel dapat di lakukan dengan cara perekrutan SDM yang tepat,
memberikan pelatihan, memberi tanggung jawab dan wewenang yang sesuai (the
rigth man on the righ job).
4. pendekatan proses
a. proses inti (realization process)
Berfungsi sebagai incrase in value pada organisasi yang dimulai dari pelanggan
eksternal dan kembali pada pelanggan. Proses inti ini memberikan kontribusi mayor
pada organisasi dan mencapai kepuasan pelanggan.
b. proses pendukung
Berfungsi sebagai pendukung perusahaan, proses inti dari menghasilkan data,
informasi, atau mengatur administrasi yang terprosedur.
c. proses manajemen
Karakteristik proses ini adalah melakukan pengendalian dan pembuatan keputusan.
5. pendekatan sistem untuk pengelolaan
Manfaat yang diperoleh dari pendekatan sistem
a. integrasi dan penjajaran proses akan mencapai hasil terbaik dari yang diinginkan
b. kemampuan untuk memfokuskan usaha dalam proses kunci
c. memberikan kepercayaan pada interested parties, seperti konsistensi, keefektifan, dan
efisiensi organisasi
Penggunaan prinsip pendekatan sistem akan mengarah pada hal-hal berikut:
a. Menstrukturkan sistem menuju pencapaian sasaran dengan lebih efisien dan efektif
b. Memahami keterkaitan proses dengan sistem
c. Melakukan pendekatan terstrukturyang dapat mengharmoniskan dan mengintegrasikan
proses-proses
d. Memahami kapabilitas organisasi dan terlebih dahulu membuat sumber daya tebatas
untuk ditindak lanjuti
e. Menargetkan dan mendefinisikan aktivitas yang sesuai dengan sistem yang harus
dioperasikan
f. Mengutamakan peningkatan bekelanjutan secara terus menerus melalui pengukuran dan
evaluasi.
5. Peningkatan berkesinambungan
Keuntungan penerapan prinsip peningkatan berkesinambungan:
a. Adanya kinerja yang menguntungkan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi
b. Fleksibel dan cepat dalam merespons hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan
dan harapan pelanggan
c. Mengoptimalkan biaya dan sumber data
Penggunaan mengarah pada hal-hal berikut:
a. Mengaryakan pendekatan organisasi secara konsisten untuk menerapkan continual
improvement pada kinerja organisasi
b. Menyediakan pelatihan dan pendidikan dalam metode atau pun alat yang digunakan
c. Membuat continual improvement pada produk, proses,dan sistem sebagai sasaran untuk
setiap individu dalam organisasi
d. Membuat tujuan sebagai pedoman dan pengukuran untuk track continual improvement
e. Memberikan penghargaan pada improvement
6. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta
a. Keputusan yang efektif adlah keputusan yang berdasarkan analisis data dan informasi
yang dapat dipertanggung jawabkan.
Langkah –langkah yang digunakan dalam penerapan prinsip ini:
1.) Melakukan pengujian dan pengumpulan dat dan informasi yang berhubungan
dengan sasaran
2.) Memastikan data dan informasi yang akurat,dapat dipercaya,dan mudah diakses
3.) Menganalisis data dan informasi dengan menggunakan metode yang benar
4.) Memahami penggunaan teknik statistik
5.) Membuat keputusan dan menindaklanjutinyaberdasarkan hasil analisis dan
pengalaman.
7. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok
a. organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan merupakan hubungan yang saling
menguntungkan dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya dalam
memberikan nilai.
Langkah langkah implementasi prinsip ini antara lain;
1.) Mengidentifikasi dan menyeleksi pemasok yang penting
2.) Melibatkan pemasok dalam mengidentifikasi kebutuh perusahaan
3.) Membina hubungan dengan pemasok dan memperlakukan pemasok sebagai mitra
kerja
4.) Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang
5.) Berkomunikasi dan berbagai informasi dengan pemasok
6.) Memastikan bahwa output dari pemasok sesuai dengan persyaratan perusahaan
7.) Membuat aktifitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan
8.) Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan suatu pretasi oleh
para pemasok.
Kepuasan merupakan satu kata yang cukup representatif ketika kita berbicara tentang
mutu atau kualitas.mutu adalah barang atau jasa yang memiliki nilai yang sangat bagus dan
berharga.manajemen mutu sangat diperlukan di dalam perusahaan ,perusahaan yang mempunyai
pengendalian mutu yang baik dan teratur kemungkinan besar tidak akan mengalami hambatan-
hambatan dalam mengerjakan tugasnya dengan efektif .dan begitu pula sebaliknya bila
perusahaan tidak mempunyai organisasi yang baik dan teratur.sehingga dalam melaksanakan
tugas dan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan kepada bawahan akan mengalami hambatan.
3.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
Akhirkata semoga makalah ini bermanfaat dan memberi informasi bagi pembaca. Apabila
terdapat kekeliruan dalam penulisan ini kiranya dapat memberikan saran yang membangun
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………………………………………………i
DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………………………………………………………..ii
BAB 1 PENDAHULUAN……………………………………………………………………………………………….1
1.1 LATAR BELAKANG…………………………………………………………………………………………………………………………….1
1.3 TUJUAN………………………………………………………………………………………2
BAB 2 PEMBAHASAN………………………………………………………………………….3
BAB 3 PENUTUP………………………………………………………………………………14
3.1 KESIMPULAN……………………………………………………………………………..14
3.2 SARAN……………………………………………………………………………………...14
DAFTAR PUSTAKA