Resumen Abstract
Este artículo presenta el análisis de un caso de flujo logístico This article introduces an analysis of a case of logistics flow
de atención de solicitudes de mantenimiento de equipos of attention of requests of maintenance of biomedical
biomédicos en una institución prestadora de servicios de equipment in a lending institution of services of health and
salud y muestra una propuesta para mejorar el tiempo shows a proposal to improve the time of attention of the
de atención de las mismas, a través de un sistema de same ones, through a system of priorities that applying
prioridades que aplicando criterios establecidos en la criteria established in the regulation of the sector of the
reglamentación del sector de la salud, permita seleccionar health, allows to select the high-priority requests and to
las solicitudes prioritarias y agilizar la atención de fallas make agile the attention of emergent faults of biomedical
emergentes de equipos biomédicos, para prevenir las equipment, to prevent the interruptions in the chain with
interrupciones en la cadena de atención al paciente. attention to the patient.
Palabras clave: logística hospitalaria, gestión del Keywords: healthy logistics, maintenance management,
mantenimiento, prioridades. priorities.
31
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
32
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
3. Nivel de riesgo clase IIB: Dispositivos médicos 3. Averías con solución programable: son aquellas
de riesgo alto, sujetos a controles especiales en el que se pueden acumular con otras órdenes de
diseño y fabricación para demostrar su seguridad servicio para el mismo equipo [6] para atenderlas
y efectividad, en su interacción con los pacientes. de forma programada, pues no afectan el normal
4. Nivel de riesgo clase III: Dispositivos médicos funcionamiento del mismo.
de muy alto riesgo sujetos a controles especiales,
destinados a proteger o mantener la vida o para un De acuerdo con lo expuesto, los responsables de la gestión
uso de importancia sustancial en la prevención del del mantenimiento de equipos biomédicos, deberán tener
deterioro de la salud humana, o que durante su uso en cuenta tres criterios para la organización de la atención
representan un riesgo potencial de enfermedad o de solicitudes de mantenimiento: nivel de riesgo del equipo;
lesión para el paciente por mal funcionamiento. nivel de criticidad del mismo; y el tipo de avería por la cual
se solicita el servicio para el equipo.
B. Análisis de criticidad de fallas de equipos
III. Metodología
Dado que las eventuales fallas de una clase de equipos
son más críticas en términos de impactos y consecuencias Los objetivos de este estudio fueron: hacer un diagnóstico
que otra y puesto que en una clínica, un hospital o una IPS sobre la velocidad de respuesta actual del servicio de
se tienen limitaciones de recursos igual que en cualquier mantenimiento de equipos médicos en la Clínica; y según
organización, es necesario en mantenimiento, dar atención los hallazgos, proponer acciones para la mejora del tiempo
prioritaria a los equipos de mayor criticidad, En términos de respuesta del mantenimiento, frente a las averías
generales, tratándose de equipos o maquinaria, la criticidad presentadas, propósito del sistema logístico de gestión del
se divide en tres niveles: mantenimiento de los equipos.
1. Equipos críticos: son aquellos cuya parada o fallas Para el desarrollo del estudio, se hizo primero una
de funcionamiento afectan significativamente los identificación del número de equipos por nivel de riesgo,
resultados de la organización [5]. localización de los mismos y proveedor interno o externo,
2. Equipos importantes: son aquellos cuya parada, responsable de la atención de cada uno, información
avería o mal funcionamiento afecta los resultados consolidada en una base de datos de equipos biomédicos.
de la organización, pero ésta puede absorber las
También se recabaron datos de los nueve meses transcurridos
consecuencias sin resultados graves [5].
del año 2011 a la fecha del estudio, sobre las solicitudes de
3. Equipos prescindibles: aquellos con poca incidencia
mantenimiento emergente hechas por las distintas áreas
en los resultados de la organización. Suponen
al Departamento de Ingeniería Clínica o mantenimiento.
dificultades de escaso impacto o un pequeño costo
Con esta información se hizo el análisis del historial de la
adicional [5].
periodicidad de las solicitudes, la caracterización del tipo
de solicitudes, el cálculo del tiempo transcurrido entre el
C. Tipos de averías recibo de la solicitud y el inicio de la prestación del servicio,
identificación de las áreas que más demandan servicios de
En cuanto los tipos de daños o averías de los equipos, mantenimiento de equipos; y finalmente la tipología de los
estos son: daños emergentes de los equipos.
1. Averías urgentes: aquellas que deben resolverse
inmediatamente sin esperas [6], pues de continuar Luego se consolidó la información sobre demoras
causarían un grave perjuicio a los pacientes, detectadas, equipos por área, empresa proveedora
poniendo en riesgo su salud y vida [6]. de servicios de mantenimiento, equipos por nivel de
2. Averías importantes: que aunque causan un riesgo y cantidad de equipos en estos, lo que permitió la
trastorno al normal funcionamiento de los procesos identificación de oportunidades de mejora y fortalecimiento,
de atención al paciente, pueden esperar a ser de los procesos de gestión del mantenimiento de equipos
atendidas, una vez las averías urgentes estén biomédicos, base para el diseño de propuestas de mejora
resueltas [6]. de la logística del mantenimiento de equipos biomédicos.
33
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
34
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
35
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
¿Está
soportando SÍ AVERÍAS
la vida de A URGENTES
un paciente
CRÍTICO
en el
momento?
¿Se ulizará SÍ
en un C
procedimiento PRESCINDIBLE
programado AVERÍAS A
a futuro? PROGRAMAR
CON FECHA NO
DETERMINADA
Reparación sin
fecha programada NO
Para analizar qué impacto podría tener la propuesta de Para esto se tomaron cinco solicitudes cuyos equipos
priorización, se tomó información de una muestra piloto requirieran estar habilitados a la mayor brevedad
de 21 solicitudes recibidas a lo largo del periodo en y tuvieran mayor efecto en la atención al paciente,
estudio. Para evaluar esta muestra, se aplicó la propuesta observando que mediante la aplicación de la priorización,
de asignación de prioridades que permitiera mejorar los se reduciría el tiempo promedio de espera de atención
tiempos de respuesta. de la falla por parte de mantenimiento, de 40 a 30
minutos, lo que representaba una reducción del 25%
en tiempo de espera.
36
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
A. Gestión de proveedores 13 30 30
37
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
equipo, no volverá a presentar fallas en un intervalo de mantenimiento, que permita llevar una trazabilidad de
tiempo determinado, siempre y cuando se haga un buen la información de manera sistematizada que genere la
uso de éste. documentación necesaria como órdenes de trabajo,
informes de históricos y gráficos, que apoyen el análisis y
Se considera que para evaluar la fiabilidad de los equipos toma de decisiones sobre las prioridades en la asignación de
se pueden pactar acuerdos en el contrato de proveedor, tareas, además de conocer con certeza el estado actual de
un acuerdo llamado Acta de Recepción Provisional donde cada equipo y sus estadísticas de fallos y mantenimientos, lo
se acuerda la recepción del equipo en dos momentos. que sirve de base para la programación de mantenimientos
Cuando se instala el equipo e inicia el período de su predictivos y/o preventivos.
garantía tiempo durante el cual se evaluará su fiabilidad,
este período suele durar entre 6 y 12 meses dependiendo
de la complejidad del equipo. vii. Reflexión Final
Una vez se tenga el equipo en período de recepción Todo lo desarrollado hasta este punto, conduce a
provisional es importante detectar y documentar los fallos reflexionar sobre la importancia de fortalecer las prácticas
que se presenten en éste, sus causas y las actuaciones administrativas del mantenimiento de equipos biomédicos,
realizadas para evitar repeticiones de esos fallos para esto pues el objetivo primordial más que la optimización de
se documenta la información en el formato de seguimiento tiempos es el beneficio final para el paciente y lo más
a fiabilidad (Fig.3). importante la preservación de la salud y la vida.
Si el equipo no cumple con la fiabilidad aceptable se Por lo mismo es importante generar, igual que sucede con
debe proceder a comunicarse con el proveedor para los pacientes, procedimientos de valoración de solicitudes
solicitar un cambio del equipo, y si el siguiente equipo de mantenimiento que permitan priorizar el orden de los
continúa con las mismos fallos del anterior se procede servicios, de acuerdo con niveles de riesgo, criticidad y
a la devolución del equipo y la cancelación del contrato tipo de avería o falla, con el ánimo de atender primero los
con el proveedor. equipos cuyas fallas representan el mayor riesgo e impacto
en la atención de los pacientes.
Si el equipo termina su garantía y alcanza una fiabilidad
aceptable se procede a firmar un acuerdo llamado Acta de El hecho de que en el caso estudiado, sólo el 31% de
recepción definitiva donde ya se establece como proveedor los equipos sean atendidos internamente, indica que se
oficial al oferente del equipo biomédico. tiene una dependencia de proveedores externos, lo que
hace necesario un monitoreo y control de su efectividad,
C. Software de soporte pues de esta depende la integridad de la cadena logística
de atención a los pacientes quienes en últimas se verían
Existe la necesidad de implementar un software de
afectados por fallas de los equipos que no sean atendidas
Fecha
Formato Seguimiento fiabilidad
AAAA/MM/DD/hora
Personal
Tiempo de
Equipo Falla Causa Componente Acciones que
reparación
intervino
38
Rev. Tecnol. – Journal of Technology • Vol. 11 No. 1 - Enero a Junio 2012 - Andrés David Copete, Liceth Lobo Moreno
Sistema integrado de logística del mantenimiento de equipos biomédicos para la Clínica El Bosque p. 31-39
Autores
Andrés David Copete Palacios
Ingeniero Industrial Universidad El Bosque.
andresdavidcp@gmail.com
39