PAPER

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Manajemen (EMA 413 BP)

Disusun Oleh :

KELOMPOK 2

Wayan Buda Arsana (1506305004)

Ni Komang Abdi Triastini (1506305020)
Ni Luh Komang Sri Noviani (1506305053)

PROGRAM REGULER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
BALI
2017

1
2.1 Model Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem informasi berbasis komputerisasi

yang mengolah data keuangan yang berhubungan dengan data transaksi dalamsiklus
akuntansi dan menyajikannya dalam bentuklaporan keuangan kepada manajemen
perusahaan.Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan.
Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Perusahaan tidak dapat
memilih untuk memiliki SIA atau tidak, itu merupakan suatu keharusan. Juga, semua
perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih
berorientasi pada data daripada berorientasi pada informasi, dan datanya sebagian besar
bersifat historis. Walau SIA berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi.
Selain itu, SIA juga menyajikan database yang berfungsi sebagai dasar bagi subsistem CBIS
lain.
Pengolahan data (data processing-DP) adalah manipulasi atau transformasi simbol-
simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan
transaksi (transaction processing-TP) makin banyak digunakan untuk menggambarkan
pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau istilah pengolahan data dan
pengolahan transaksi dapat dipertukarkan, kita akan menggunakan istilah pengolahan data
karena lebih dikenal.

2
 Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data
tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di
luar perusahaan. Gambar di atas adalah suatu model SIA. Model tersebut merupakan turunan
dari model sistem umum perusahaan. Elemen input, transformasi, dan output dari sistem fisik
perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan
lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolah data mengubah
data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi
di lingkungan perusahaan. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggung jawab
memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk
menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data: pengumpulan data, manipulasi
data, penyimpanan data, dan penyiapan dokumen.
Pengumpulan data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan
oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut
transaksi, karena itu timbulah istilah pengolahan transaksi.Sistem pengolahan data
mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi
lingkungan preusahaan.
Manipulasi data
Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data
meliputi:
 Pengklasifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang
komputer, kode ádalah satu atau beberapa karákter yang digunakan untuk
mengindentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji
mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (no pegawai), departemen
pegawai itu (no departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).
 Pengurutan (sorting)
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.
Misalya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk pegawai terkumpul
menjadi satu.
 Penghitungan

3
 Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk
menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya upah per
jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
 Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yang perla disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk
total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
Penyimpanan data
Disuatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari,
sedangkan di perusahaan lain akan lebih banyak lagi. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa
elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hinggá diperlukan, dan itulah
tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat
diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam
database adalah data akuntansi.
Penyiapan dokumen
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar
perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara:
 Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah
tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
 Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah
cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat.
Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai
menggunakan tampilan layar.

2.2 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari
subsistem CBIS yang lain. SIA:
 Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk
melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-
undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan
seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan
menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan
tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara
mencapai dan menjaga pengendalian.

4
  Berpegang pada prosedur yang relatif standar. Peraturan dan praktik yang
diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi
mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
 Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan
kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit
trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke
akhir, dan dari akhir ke awal.
 Terutama berfokus pada historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya
menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan
berkelompok (batch) digunakan.
 Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan
sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti
laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

Sementara garis yang memisahkan suatu subsistem CBIS dari subsistem yang lain
kadang-kadang membingungkan, SIA dapat dibedakan melalui sejumlah karakteristik di atas.

2.3 Contoh Sistem Informasi Akuntansi

Suatu contoh yang baik dari SIA adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan -
perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasanya kepada
pelanggan. Sistem ini disebut sistem distribusi. Mempelajari sistem ini akan lebih mudah,
jika dipikirkan mengenai perusahaan yang berorientasi produk seperti perusahaan
manufaktur, pedagang besar, atau pengecer. Tetapi sistem distribusi juga dapat ditemukan di
organisasi jasa seperti rumah sakit serta di lembaga - lembaga pemerintah seperti militer dan
kantor pajak. Dapat dikatakan bahwa semua organisasi berada dalam bisnis distribusi.

2.3.1 Gambaran Ringkas Sistem

Diagram arus data, atau DFD (Data Flow Diagram), akan digunakan untuk
mendokumentasikan sistem. DFD mendokumentasikan sistem secara hierarkis dan diagram
berikut menggambarkan tingkat yang tertinggi diagram konteks karena menggambarkan
sistem dalam konteks lingkungannya.

5
Pelanggan Pesanan penjualan Komitmen

Pesanan pembelian
Nota penolakan
pesaan penjualan
Pengiriman
Faktur
Sistem Faktur pemasok
Laporan pembelian distribusi Laporan dari Pemasok
pemasok
Pembayaran oleh pelanggan
Diagram tersebut
Pembayaran ke pemasok
dinamakanLaporan laba-rugi
Persediaan Gudang
Neraca
bahan baku
Laporan anggaran
Manajemen Laporan lain

Seluruh sistem digambarkan dengan segi empat tegak di tengah. Elemen - elemen
lingkungan digambarkan dengan beberapa segi empat mendatar dan dihubungkan ke sistem
dengan tanda - tanda panah yang disebut arus data. Elemen - elemen lingkungan dari sistem
distribusi mencakup pelanggan, pemasok, gudang material, dan manajemen. Dalam
terminologi DFD, istilah lingkungan dapat diterapkan pada sistem yang didokumentasikan.
Karena alasan itulah, sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material,
berada di dalam perusahaan.
Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggannya mirip dengan arus
yang menghubungkan perusahaan dengan pemasoknya. Pesanan yang diterima perusahaan
dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan, sedangkan pesanan yang dibuat
perusahaan pada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Kadang - kadang perusahaan akan
menerima dahulu komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pesanan pembelian disiapkan.
Perusahaan sering harus mengirim Nota penolakan pesanan penjualan kepada para
pelanggannya, mungkin karena peringkat kredit mereka buruk. Walau pemasok juga
mengirimkan nota penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, arus tersebut ditiadakan
demi kemudahan. Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan Faktur untuk
mengingatkan pelanggan jumlah utang mereka, dan Pernyataan untuk mengumpulkan

6
tagihan - tagihan yang belum dibayar. Akhirnya, baik perusahaan maupun para pelanggannya
harus membuat pembayaran untuk pembelian mereka.
Arus data dari sistem distribusi ke manajemen terdiri dari laporan - laporan akuntansi
standar. Semua kecuali dua arus data pada gambar di atas terdiri dari sumber daya
konseptual; dua pengecualian adalah arus dari pemasok ke dalam sistem, yang diberi label
Pengiriman, dan arus dari sistem ke gudang material, yang diberi label Persediaan.

2.3.2 Subsistem Utama Sistem Distribusi

Diagram konteks tepat untuk menjelaskan batas sistem yaitu elemen - elemen
lingkungan dan interfaces. Tetapi perlu dipelajari lebih lanjut proses yang dilaksanakan. Hal
ini dicapai dengan mengidentifikasikan tiga subsistem utama dalam gambar berikut.

Pesanan penjualan
Pelanggan Nota penolakan
pesanan penjualan

Faktur

Pernyataan 1.
Mengisi
Pembayaran oleh pelanggan pesanan

Data buku besar piutang

Data pembelian
Data buku besar persediaan
Komitmen
Barang yang
diterima Pesanan
Data buku pembelian
besar utang 2.
3. Pesanan Pengiriman
Memelihara pengisian Pemasok
Faktur
buku besar Laporan lain kembali
pemasok
persediaan

Laporan Pernyataan pemasok

anggaran
Pembayaran ke pemasok
Neraca

Persediaan Gudang
Manajemen
bahan baku

Laporan laba-rugi
7
 Dalam terminologi DFD, ini disebut diagram Gambar 0. Jika serangkaian DFD
digunakan dalam suatu hierarki, maka akan disebut DFD bertingkat.
Subsistem - subsitem ini diidentifikasi dengan sejumlah segi empat tegak bernomor
pada gambar di atas. Subsistem pertama berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan,
yang kedua berkaitan dengan pengisian kembali persediaan dari pemasok, dan yang ketiga
berkaitan dengan pemeliharaan buku besar perusahaan.

Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Pesanan penjualan
Nota penolakan
Pelanggan
pesanan penjualan

Pesanan
Pembayaran oleh pelanggan 1.1 yang diterima
Pemasukan
pesanan
Pernyataan
Barang yang
dipenuhi 1.2
Pesanan yang
Persediaan
diselesaikan

Faktur
1.3
Penagihan

1.4 Data
Pesanan yang ditagih pembelian
Piutang Data
Dagang buku besar 2
Data buku besar piutang
persediaan
Barang yang
diterima
3 3 2

Gambar di atas menunjukkan empat sistem utama yang berkaitan dengan pemenuhan
pesanan pelanggan yaitu pemasukan pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang.
Gambar tersebut merupakan perincian dari Proses 1 pada Diagram gambar 0. Karena itu,

8
gambar ini disebut diagram Gambar 1. Gambar angka mengacu pada nomor proses yang
berkaitan pada DFD yang setingkat lebih tinggi. Karena diagram konteks tidak menggunakan
gambar angka, DFD yang setingkat lebih rendah disebut diagram Gambar 0.
Akan terlihat bahwa sebagian tanda panah dihubungkan ke lingkaran - lingkaran kecil
dengan angka di dalamnya. Lingkaran - lingkaran tersebut adalahpenghubung (connector)
yang membentuk arus ke DFD lain. Nomor tersebut mengidentifikasi nomor sistem dari
beberapa DFD lain. Misalnya, arus data yang diberi label Data buku besar piutang
dihubungkan ke Proses 3, yaitu proses yang memelihara buku besar.
Sistem pemasukan pesanan (order entry sistem) memasukkan pesanan pelanggan ke
dalam sistem, sistem persediaan (inventory sistem) memelihara catatan persediaan, sistem
penagihan (billing sistem) menyiapkan faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang
dagang (accounts receivable sistem) mengumpulkan uang dari pelanggan.

Sistem yang Mengisi Kembali Persediaan

Data pembelian Komitmen

1
2.1
Pembelian Pesanan pembelian

Data pesanan
Pesanan pembelian
pembelian yang dikeluarkan
yang dipenuhi Pengiriman Pemasok
Barang
yang diterima
2.2 1
Penerimaan
Persediaan
Gudang
Bahan Baku
Pembelian
yang diterima

Faktur pemasok
Kewajiban
yang terjadi 2.3
Pernyataan pemasok
Utang
Dagang Pembayaran ke pemasok
Data buku
besar utang

3
9
 Dengan cara serupa, diidentifikasi subsistem - subsistem yang berkaitan dengan
pengisian kembali persediaan dari pemasok. Rincian ini tampak pada gambar di atas dan
disebut diagram Gambar 2 karena merinci Proses 2 dari diagram Gambar 0. Sistem
pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan kepada pemasok,
sistem penerimaan menerima persediaan tersebut, dan sistem utang dagang melakukan
pembayaran.

Sistem yang Melaksanakan Proses Buku Besar

Data buku besar piutang Catatan buku besar

1 3.1
Memeli-
Data buku besar persediaan Catatan buku besar
1 hara
yang diperbarui
buku
Data buku besar utang
2 besar

Data laporan manajemen Buku

besar

3.2 Laporan lain

Menyiapkan
laporan Laporan anggaran
manajemen

Neraca
Manajemen
Laporan laba-rugi

Gambar Diagram 3 di atas menunjukkan rincian proses yang terakhir pada diagram
Gambar 0 yaitu Memelihara buku besar. Sistem buku besar adalah sistem akuntansi yang
mengkombinasikan data dari berbagai sistem akuntansi lain untuk tujuan menyajikan
gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. File yang berisi data akuntansi
gabungan itu adalah buku besar.
Sistem ini memiliki dua subsistem. Subsistem pemeliharaan buku besar
membukukan catatan - catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam

10
 buku besar. Subsistem penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan
laporan manajerial.
Tidak seperti DFD sebelumnya, Gambar di atas menyertakan suatu penyimpanan
data, yaitu istilah DFD untuk suatu file. Penyimpanan tersebut digambarkan oleh segi empat
terbuka dan diberi nama, misalnya buku besar.
Sekarang setelah mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai sistem distribusi,
akan dijelaskan subsistem - subsistem yang digunakan dalam memenuhi pesanan pelanggan
dan pengisian kembali pesanan.

a. PEMENUHAN PESANAN PELANGGAN

Pemasukan Pesanan

Pesanan Edit
Penolakan
penjualan penolakan
Pelanggan edit pesanan
penjualan

1.1.1 Pesanan yang

Nota diedit
Edit File
penolakan
data kredit
pesanan
pesanan pelanggan
penjualan

1.1.2 Data kredit

Menghitung
Pesanan yang diedit pemeriksaan
dan diperiksa kredit

Penolakan
Pesanan kredit
yang 1.1.3 Penolakan
diterima Log Order data kredit
1.2
pesanan pesanan
penjualan

1.1.4
Pesanan yang Tanggal
Menandai
diselesaikan pemenuhan Log
1.3 pesanan
yang telah pesanan
terpenuhi

11
Gambar di atas mendokumentasikan sistem pemasukan pesanan. Ini merupakan Gambar 1.1
yang mendokumentasikan secara lebih rinci pemrosesan pada Tahap 1.1 dari diagram tingkat
yang lebih tinggi.

1.1.1 EDIT DATA PESANAN. Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan untuk
mencatat data yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan. Pesanan penjualan yang
diterima dari pelanggan diperiksa untuk menemukan data yang hilang atau salah. Petugas
pemasukan pesanan memperbaiki kesalahan jika mungkin, misalnya dengan memeriksa
nomor pelanggan. Tetapi jika tidak mungkin, seperti menyesuaikan perbedaan antara nomor
jenis barang dan namanya, petugas tersebut menyiapkan Nota penolakan pesanan penjualan
yang dikirimkan kepada pelanggan untuk meminta agar pesanan yang telah diperbaiki
diserahkan kembali. Petugas itu juga menyimpan pesanan penjualan tersebut dalam suatu file
yang bernama Penolakan Edit Pesanan Penjualan. Output ketiga dari Proses 1.1.1 adalah
Pesanan yang diedit, yaitu pesanan yang telah melewati edit, sebagai input proses
selanjutnya.

1.1.2 MENGHITUNG PEMERIKSAAN KREDIT. Langkah ini bertujuan menentukan apakah

perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan. Satu pendekatan untuk melaksanakan
pemeriksaan kredit adalah dengan mempertimbangan dampak jumlah pesanan terhadap
jumlah piutang pada pelanggan tersebut. Jumlah piutang disimpan dalam file Piutang
Dagang, tetapi juga menyertakan data tersebut dalam file Kredit Pelanggan. Batas kredit
pelanggan, jumlah keseluruhan piutang pelanggan yang perusahaan bersedia berikan, juga
terdapat dalam file tersebut.
Arus data berlabel Data kredit mencakup jumlah piutang dan batas kredit. Jumlah
pesanan ditambahkan pada jumlah piutang dan totalnya dibandingkan dengan batas kredit.
Jika batas kredit terlampaui, pesanan itu ditolak. Pesanan yang tidak dapat melewati
pemeriksaan kredit disimpan dalam File Penolakan Kredit Pesanan Penjualan, dan Nota
penolakan pesanan penjualan dikirimkan kepada pelanggan.
Output ketiga dari pemeriksaan kredit adalah Pesanan yang diedit dan diperiksa,
yang menjadi input bagi langkah selanjutnya.

1.1.3 LOG PESANAN. Ketika pesanan diterima, suatu penjelasan singkat dimasukkan ke Log
Pesanan dan catatan Pesanan yang diterima ditulis dan dimasukkan ke sistem persediaan.
Log Pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk memastikan bahwa pesanan

12
telah dipenuhi. Log pesanan berisi elemen - elemen data seperti nomor pelanggan, nomor
pesanan pelanggan, tanggal pesanan pelanggan, dan tanggal pesanan diterima.

1.1.4 MENANDAI PESANAN YANG TELAH DIPENUHI. Langkah ini dilakukan belakangan
ketika sistem penagihan memberi sinyal bahwa pesanan telah dipenuhi. Pada langkah ini,
catatan - catatan Log Pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi diberi tanda dengan
memasukkan tanggal pemenuhan.

Persediaan
Setelah dibuat keputusan untuk menerima pesanan, perlu ditentukan apakah pesanan
tersebut dapat dipenuhi. Gambar berikut menunjukkan empat proses utama sistem
persediaan.

1.1

Pesanan 1.2.1 Catatan Tambahan 1.2.3 Barang

yang Meme- jenis file Menam- diterima 2.2
disetujui riksa barang persediaan jenis
saldo
barang
perse-
Catatan yang
diaan
pesanan diterima
tertunda

Barang
File yang File
pesanan tersedia persediaan
tertunda
Catatan
barang Data
1.2.4 buku besar
1.2.2 yang Catatan Menye-
Meme- diperbarui persediaan persediaan
Jenis diakan
barang yang riksa data 3
dipenuhi titik Data pembelian buku
peme- besar
sanan
kemba
li
1.3 2.1

1.2.1 MEMERIKSA SALSO PERSEDIAAN. Langkah pertama adalah memeriksa saldo

persediaan dari tiap jenis barang yang dipesan. Catatan jenis barang untuk jenis barang yang

13
dipesan diambil dari file Persediaan. Field saldo persediaan dari catatan tersebut
dibandingkan dengan jumlah pesanan dari catatan pesanan yang diterima untuk melihat
apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan. Untuk pesanan yang tidak dapat
dipenuhi, catatan Pesanan yang tertunda dimasukkan ke dalam file Pesanan yang tertunda.
Pesanan yang tertunda berarti pesanan yang tidak dapat dipenuhi pada saat itu dan akan
ditindaklanjuti dengan pengisian kembali persediaan. Saat pesanan dapat dipenuhi, arus data
Barang tersedia menyediakan kaitan ke proses selanjutnya.

1.2.2 MEMERIKSA TITIK PEMESANAN KEMBALI. Dalam hal pesanan dipenuhi, langkah
selanjutnya adalah menentukan apakah saldo persediaan yang baru, yang lebih sedikit
mengakibatkan tercapainya titik pemesanan kembali (reorder point). Titik pemesanan
kembali adalah jumlah persediaan yang memicu kegiatan pengisian kembali persediaan.
Ketika titik pemesanan kembali telah tercapai, data pemesanan kembali akan dicatat sebagai
Data pembelian untuk digunakan oleh sistem pembelian.
Proses pembelian kembali pesanan diselesaikan dengan menuliskan kembali Catatan
jenis barang yang diperbarui ke file Persediaan. Tiap catatan yang diperbarui ini berisi saldo
persediaan yang baru. Arus data Jenis barang yang dipenuhi menyediakan kaitan ke sistem
pemenuhan pesanan selanjutnya, yaitu penagihan.

1.2.3 MENAMBAHKAN JENIS BARANG YANG DITERIMA. Langkah ini menggunakan

arus data Barang diterima dari sistem penerimaan dan memperbarui field saldo persediaan
dari barang yang diterima ke dalam file Persediaan.

1.2.4 MENYEDIAKAN DATA BUKU BESAR. Data persediaan merupakan input penting bagi
sistem buku besar. Nilai persediaan disertakan sebagai aktiva di neraca. Langkah ini
mengambil data yang diperlukan sistem buku besar dari file Persediaan, dan meneruskannya
ke sistem itu dalam bentuk arus data Buku besar persediaan.

Penagihan
Faktur atau tagihan merupakan nota resmi yang dikirimkan oleh perusahaan untuk
menyatakan kepada pelanggan jumlah uang yang terutang. Sistem yang menyiapkan faktur
adalah sistem penagihan. Gambar berikut memperlihatkan dua proses penagihan utama.

14
 1.2

Jenis barang
yang dipenuhi

1.3.1 Data pelanggan

Mendapatkan
data File
pelanggan pelanggan

Data
Faktur

Pesanan
1.3.2 yang ditagih
Faktur Menyiap-
Pelanggan kan 1.4
faktur

Pesanan
yang
diselesaikan

1.1

15
1.3.1 MENDAPATKAN DATA PELANGGAN. Pertama, data persediaan untuk jenis barang
yang dipenuhi dilengkapi dengan data pelanggan dari file Pelanggan. Data pelanggan
mencakup elemen - elemen seperti nama dan alamat, petunjuk pengiriman, dan nomor
wiraniaga. Elemen - elemen ini akan dicetak pada faktur dan dokumen lain seperti laporan
manajemen. OutputData faktur dari langkah ini meliputi data persediaan maupun data
pelanggan.

1.3.2 MENYIAPKAN FAKTUR. Penyiapan faktur mensyaratkan agar tiap baris atau jenis
barang yang tertera pada formulir, diperluas dengan mengalikan harga dengan kuantitas.
Perhitungan lain mencakup mengakumulasikan jumlah total untuk semua jenis barang, dan
mungkin menghitung pajak penjualan. Faktur yang telah dicetak dikirimkan ke pelanggan,
dan data Pesanan yang ditagih diteruskan ke sistem piutang dagang. Sekarang setelah
pesanan dipenuhi, sistem pemasukan pesanan perlu diberitahu melalui arus data Pesanan
yang diselesaikan sehingga status telah terpenuhi dapat ditampilkan dalam log pesanan.

Piutang Dagang

1.
Pesanan yang
3
ditagih

1.4.1 Piutang Catatan

Menamb baru piutang
ah
piutang
baru 1.4.4
Menyediak
File an
Catatan pernyataan data
piutan
g buku besar
dagan Data buku
1.4.3 besar piutang
Menyiapka g
3
n Catatan piutang
laporan untuk dihapuskan

Pernyataan 1.4.2
Menghapu
s piutang Catatan
yang piutang
Pembayaran terlunasi yang telah File
Pelanggan oleh pelanggan piutang
dibayar
yang
telah
dibayar
16
 Gambar di atas menunjukkan empat proses yang dilaksanakan oleh sistem piutang
dagang. Sistem ini unik karena tiap proses dilakukan terpisah dari proses yang lain. Situasi
ini terjadi karena tiap proses memiliki pemicu tersendiri.

1.4.1 MENAMBAH PIUTANG BARU. Catatan - catatan ditambahkan ke file Piutang Dagang
segera setelah penagihan. Pesanan yang ditagih menjadi pemicu setiap hari.

1.4.2 MENGHAPUSKAN PIUTANG YANG TELAH DIBAYAR. Catatan - catatan dihapus

dari file Piutang Dagang untuk mencerminkan Pembayaran oleh pelanggan.

1.4.3 MENYIAPKAN PERNYATAAN. Secara bulanan, file Piutang Dagang digunakan untuk
menyiapkan Pernyataan (statement). Pernyataan adalah suatu dokumen yang mengingatkan
pelanggan bahwa satu atau beberapa faktur masih terutang. Suatu pernyataan berisi satu baris
untuk setiap faktur yang belum dibayar (outstanding invoice).

1.4.4 MENYEDIAKAN DATA BUKU BESAR.Secara bulanan, sistem piutang menyediakan

Data buku besar piutang bagi sistem buku besar yang muncul di neraca sebagai aktiva.

Pada tahap ini, telah ditangani semua kegiatan yang berhubungan dengan pesanan
pelanggan. Tahap selanjutnya adalah menanggapi sinyal titik pemesanan kembali dari sistem
persediaan dan melakukan pengisian kembali persediaan.

b. PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN

Tiga sistem yang bekerja sama untuk memesan, menerima, dan membayar pengisian
kembali persediaan adalah pembelian, penerimaan, dan utang dagang.

Pembelian
Departemen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggung jawab
memilih pemasok untuk pengisian kembali persediaan dan merundingkan pengaturannya
seperti harga dan tanggal pengiriman.
Sistem pembelian dipicu oleh sistem persediaan pada Langkah 1.2.2 ketika titik
pemesanan kembali tercapai. Suatu catatan ditambahkan ke arus Data pembelian yang
berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian. Gambar berikut menunjukkan empat
subsistem dari sistem pembelian.

17
 Data pembelian 2.1.1 Data kinerja masa lalu
1.2 File
Memilih
pemasok pemasok

Data persediaan
dan pemasok

Data pesanan 2.1.2

pembelian Mendapatkan
komitmen Komitmen
lisan
Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan 2.1.3
2.2 Pesanan pembelian Pemasok
Menyiapkan
pesanan Catatan
2.3 pembelian pesanan
Kewajiban
yang terjadi pembelian

File pesanan
pembelian
File terbuka
historis
pesanan Pesanan pembelian
pembelian yang akan ditutup

Pesanan pembelian 2.1.4 Pesanan pembelian

yang dihapus Menutup yang terpenuhi 2.2
pesanan
pembelian

2.1.1 MEMILIH PEMASOK. Pembeli memutuskan pemasok mana yang harus

dipertimbangkan untuk pengisian kembali persediaan, dengan menggunakan data dari file
Pemasok dan mungkin dari sumber - sumber lain. File Pemasok menyimpan data yang
menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasok di masa lampau dalam hal kualitas
material, harga dan kemampuan untuk memenuhi tanggal pengiriman yang dijanjikan.

2.1.2 MENDAPATKAN KOMITMEN LISAN . Ketika pembeli memutuskan pemasok mana

yang merupakan calon terbaik, mereka dihubungi melalui telepon atau mungkin melalui
jaringan komunikasi data dengan maksud mencapai persetujuan.

18
2.1.3 MENYIAPKAN PESANAN PEMBELIAN. Pembeli kemudian menggunakan terminalnya
untuk mulai mempersiapkan pesanan pembelian.
Output yang lain adalah Catatan pesanan pembelian yang ditambahkan pada file
Pesanan Pembelian Terbuka (Outstanding Purchase Order). File ini menyediakan suatu
tingkat pengendalian atas pesanan pembelian yang hilang saat diposkan, atau pengiriman
yang tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Saat file ini disimpan dalam medium magnetik,
komputer dapat membaca tiap catatan secara harian dan memberitahukan kepada pembeli
tiap pesanan pembelian terbuka, yaitu yang seharusnya dipenuhi namun belum juga
dipenuhi. Pembeli dapat membuat tindak lanjut dengan pemasok untuk menentukan
alasannya.
Dua output lain dari langkah ini adalah pemberitahuan ke sistem lain bahwa
pembelian telah dilakukan. Arus Data pesanan pembelian yang dikeluarkan memberitahukan
sistem penerimaan bahwa pengiriman sedang berlangsung. Juga, arus data Kewajiban yang
terjadi memberitahukan sistem utang dagang bahwa faktur dari pemasok akan diterima.

2.1.4 MENUTUP PESANAN PEMBELIAN. Jika pesanan telah dipenuhi, perlu menghapus
catatan dari file Pesanan Pembelian Terbuka. Sinyal ini datang dari sistem penerimaan dalam
bentuk arus data Pesanan pembelian yang terpenuhi. Catatan - catatan Pesanan pembelian
yang dihapus disimpan dalam file Historis Pesanan Pembelian.

Penerimaan
Sistem penerimaan bertanggung jawab memperbarui sistem konseptual untuk
mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.

19
 2.1

Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan

File
Data barang
barang
Pemasok yang dibeli yang
dibeli

2.2.1
Pengiriman Memproses
penerimaan
Persediaan
Informasi
penerimaan

Barang yang diterima

Gudang 1.2
\ Pesanan pembelian
bahan baku 2.2.2 yang dipenuhi
Memberitahu 2.1
sistem lain Pembelian yang
diterima
2.3

2.2.1 PROSES PENERIMAAN. Sistem pembelian memberitahukan sistem penerimaan

mengenai penerimaan yang akan terjadi dengan arus Data pesanan pembelian yang
dikeluarkan. Pada gambar di atas, terlihat bahwa catatan - catatan tersebut disimpan dalam
file Barang yang dibeli sampai proses penerimaan terjadi. Terjadinya saat truk mengirimkan
pengiriman ke dok penerimaan. Karton - karton pengiriman dibuka oleh petugas penerimaan,
yang memeriksa kemungkinan adanya kerusakan, menghitung barang tersebut dan mencabut
slip pengepakan. Slip pengepakan umumnya berupa salinan faktur pemasok, disertakan pada
tiap karton sebagai catatan mengenai isinya. Petugas penerimaan memproses tanda terima itu
dengan menggunakan terminal yang berada di area penerimaan untuk memanggil Data
barang yang dibeli dari file barang yang dibeli. Dengan menggunakan data yang ditampilkan,
petugas itu membandingkan elemen pada slip pengepakan, nomor pesanan pembelian
perusahaan, nomor jenis barang, serta jumlahnya, dengan yang terdapat pada layar tampilan.

20
 Tujuan pemeriksaan ini untuk memastikan bahwa pemasok mengirimkan barang
sesuai dengan pesanan, dan bahwa barang yang dikirimkan pemasok benar - benar diterima.
Setelah semua diperiksa, Persediaan dibawa ke gudang dan Informasi penerimaan disusun.

2.2.2 MEMBERITAHUKAN SISTEM LAIN. Informasi penerimaan terdiri dari semua elemen
data yang akan digunakan oleh sistem lain. Arus data Barang yang diterima diarahkan ke
sistem Persediaan untuk memberitahukan nomor jenis barang dan jumlahnya yang akan
digunakan untuk memperbarui file Persediaan. Arus data Pesanan pembelian yang terpenuhi
diarahkan ke sistem pembelian untuk menutup pesanan pembelian yang terbuka. Arus data
pembelian yang diterima yaitu untuk sistem utang dagang.
2.3 Utang Dagang
Sistem utang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembelian kepada
pemasok. Gambar berikut menunjukkan proses sistem utang dagang.

Catatan 2.3.4 Data

2.1 utang Menyediakan buku besar
data utang
Kewajiban buku 3
yang terjadi besar
2.3.1
Membuat Data
catatan utang
utang pada baru File
pemasok utang
dagang

Data
pembayaran Catatan Catatan utang File utang
utang yang telah dibayar yang telah
yang dibayar
Pembelian
dihapus
yang diterima Faktur
2.2 pemasok
2.3.3
Menghapus
File utang
pembelian File faktur
yang telah
yang dan
dibayar
diterima pernyataan
Data
Data pemasok Data
penerimaan yang telah faktur
dibayar
2.3.2
Pernyataan
Membayar
pemasok
pemasok Pembayaran ke pemasok
Pemasok
21
2.3.1 MEMBUAT CATATAN UTANG PADA PEMASOK. Catatan - catatan ditambahkan
pada file Utang Dagang ketika arus data Kewajiban yang terjadi diterima dari sistem
pembelian. Mungkin ada selang waktu tertentu sebelum barang diterima.

2.3.2 MEMBAYAR PADA PEMASOK. Faktur pemasok dan Pernyataan pemasok

dimasukkan ke dalam file Faktur dan Pernyataan untuk disimpan hingga dilakukan
pembayaran. Pembayaran dilakukan jika sudah memenuhi kondisi yang ditetapkan. Data
pembayaran dari file Utang Dagang dan Data faktur dari file Faktur dan Pernyataan
digunakan untuk Membayar pada pemasok.

2.3.3 MENGHAPUSKAN UTANG YANG TELAH DIBAYAR. Saat dilakukan pembayaran

pada pelanggan, catatan yang berkaitan dihapuskan dari file Utang Dagang dan ditambahkan
pada file Utang yang Telah Dibayar.

2.3.4 MENYEDIAKAN DATA BUKU BESAR. Sistem utang dagang menyediakan data bagi
sistem buku besar. Utang muncul sebagai kewajiban di neraca.

2.4 Peran Sistem Informasi Akuntansi dalam Pemecahan Masalah

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang lebih besar dibandingkan
informasi, maka tampaknya SIA dapat memberi sedikit kontribusi pada pemecahan masalah.
Hal ini menyesatkan, karena ada dua alasan. Pertama, SIA menghasilkan beberapa output
informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area
keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA
menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah.
Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan
sedikit bagi sistem berbasis pengetahuan.
Pengolahan data merupakan dasar bagi sistem – sistem pemecahan masalah yang lain.
Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan masalah untuk
manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Mcleod Jr., Raymond dkk. 2004. Sistem Informasi Manajemen Edisi 8. Jakarta : INDEKS.

23