TINDAK LANJUT DAN PELAPORAN HASIL SUPERVISI MAJERIAL

Dalam pembelajaran 3 ini, ibu/bapak akan membaca dan mendiskusikan

tentang salah satu tugas pengawas yaitu menyusun tindak lanjut dan laporan
hasil supervisi manajerial secara konsep dasar dan praktik. Hal ini sesuai
dengan amanat Peraturan Meteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi
dan Birokrasi nomor 21 tahun 2010 tentang Jabatan Fungsional Pengawas
Sekolah dan Angka Kreditnya. Produk akhir dari pembelajaran ini adalah
pengawas terampil melakukan tindak lanjut dan menyusun laporan hasil
supervisi manajerial.

1. Tindak Lanjut

Setelah pengawas sekolah melakukan pemantuan terhadap pengelolaan

sekolah, langkah berikutnya adalah melakukan tindak lanjut. Tindak lanjut
dalam kegiatan supervisi manajerial dapat berupa tindak lanjut korektif yang
memperbaiki temuan ketidaksesuai dalam pengelolaan sekolah dan tindak
lanjut preventif yang berupa upaya untuk mengatasi timbulnya
permasalahan di masa yang akan datang. Tindak lanjut supervisi manajerial
dapat berupa tindakan saran-saran improvisasi untuk meningkatkan
keunggulan pengelolaan sekolah.
Tindak lanjut korektif dan preventif memerlukan kegiatan analisis akar
penyebab masalah secara terstruktur agar tindakan efektif dan efisien.
Terdapat berbagai metode evaluasi terstruktur untuk mengidentifikasi akar
penyebab (root cause analysis) suatu kejadiaan yang tidak diharapkan
(undesired outcome).

Analisis Penyebab Masalah merupakan pendekatan terstruktur untuk

mengidentifikasi faktor-faktor berpengaruh pada satu atau lebih kejadian-
kejadian yang lalu agar dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja
(Corcoran 2004). Selain itu, analisis penyebab masalah dapat
memudahkan pelacakan terhadap faktor yang mempengaruhi kinerja.
Penyebab masalah adalah bagian dari beberapa faktor (kejadian, kondisi,
faktor organisasional) yang memberikan kontribusi, atau menimbulkan
kemungkinan penyebab dan diikuti oleh akibat yang tidak diharapkan.
Jing (2008) menjelaskan lima metode yang populer untuk mengidentifikasi
akar penyebab (root cause) suatu kejadiaan yang tidak diharapkan
(undesired outcome) dari yang sederhana sampai dengan komplek yaitu :
a. Is/Is not comparative analysis merupakan metoda komparatif yang
digunakan untuk permasalahan sederhana, dapat memberikan
gambaran detil apa yang terjadi dan telah sering digunakan untuk
menginvestigasi akar masalah.
b. 5 Why methods merupakan alat analisis sederhana yang memungkinkan
untuk menginvestigasi suatu masalah secara mendalam.
c. Fishbon diagram merupakan alat analisis yang populer, yag sangat baik
untuk menginvestigasi penyebab dalam jumlah besar. Kelemahan
utamanya adalah hubungan antar penyebab tidak langsung terlihat, dan
interaksi antar komponen tidak dapat teridentifikasi.
d. Cause and effect matrix merupakan matrik sebab akibat yang dituliskan
dalam bentuk tabel dan memberikan bobot pada setiap faktor penyebab
masalah.
e. Root Cause Tree merupakan alat analisis sebab – akibat yang paling
 sesuai untuk permasalahan yang kompleks. Manfaat utama dari alat
analisis tersebut yaitu memungkinkan untuk mengidentifikasi hubungan
diantara penyebab masalah.

Chandler (2004) dalam Ramadhani et. al (2007) menyebutkan bahwa dalam

memanfaatkan analsisi penyebab masalah terdapat empat langkah yang
harus dilakukan pertama mengidentifikasi dan memperjelas definisi
undesired outcome(suatu kejadiaan yang tidak diharapkan), kedua
mengumpulkan data, ketiga menempatkan kejadian-kejadian dan kondisi-
kondisi pada event and causal factor table, dan keempat lanjutkan
pertanyaan “mengapa” untuk mengidentifikasi penyebab masalah yang
paling kritis.
Metode yang mudah untuk dilaksanakan dalam melakukan analisis
penyebab masalah adalah metode Why Analysis (analisa kenapa) adalah
suatu metode yang digunakan dalam rangka problem solving yaitu mencari
akar suatu masalah atau penyebab dari defect supaya sampai ke akar
penyebab masalah.
Istilah lain dari why analysis adalah 5 why‟s analysis. Metoda ini
dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi Toyoda
yang menginginkan setiap individu dalam organisasi memiliki skill problem
solving dan mampu menjadi problem solver di area masing-masing.

Metoda yang digunakan oleh why analysis adalah dengan menggunakan

iterasi yaitu pertanyaan MENGAPA yang diulang beberapa kali sampai
menemukan akar masalahnya.
Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why
analysis:
a. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
b. Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki
berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang
berbeda terhadap masalah
c. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat tempat, objek dan
data aktual
d. Mulai bertanya menggunakan mengapa (why)
Sebagai contoh masalah : Sarana prasarana yang rusak tidak berfungsi
ditumpuk di suatu pojok ruangan dan terjadi selama bertahun-tahun.
a. Mengapa ? Komponen karena sudah rusak dan tidak bisa diperbaiki dan
tidak dibuang.
b. Mengapa rusak dan tidak dibuang? Tidak pernah diperbaiki dan sarana
prasarana milik negara, jadi susah dihapuskan.
c. Mengapa tidak diperbaiki dan tidak dihapuskan? Tidak ada yang tahu
d. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada jadwal rutin pemeliharaan dan
tidak tahu prosedurnya.
e. Mengapa tidak tahu prosedurnya? Inilah akar masalahnya
Terkadang untuk sampai pada akar masalah sampai pada pertanyaan kelima
atau bahkan bisa lebih atau juga bisa bahkan kurang tergantung dari tipe
masalahnya. Metode analisis ini cukup mudah efektif, bukan hanya di
permukaan saja dan mencegah masalah.
Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang
terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level
atasnya. Contoh: apakah kalau mengetahui prosedur dan ada jadwal rutin
pemeliharaan maka akan mudah buat pemeliharaan untuk melakukan
pemeliharaan dan penghapusan barang. Apakah hal tersebut paling masuk
akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya. Apakah ada alternatif
kemungkinan penyebab lainnya? Pada umumnya solusi tidak mengarah
pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan
 sistem atau prosedur. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera
implementasikan solusinya.
Tindak lanjut supervisi manajerial merupakan tindakan yang dilakukan oleh
kepala sekolah dan pengawas dalam rangka memperbaiki temuan-temuan
ketidaksesuaian atau mengatasi permasalahan yang ditemukan. Temuan
dalam kegiatan supervisi dapat dikategorikan berdasarkan tingkat
kepentingannya, berdasarkan dampak yang ditimbulkan, frekuensinya.
Temuan yang mempunyai tingkat kepentingan tinggi, berdampak luas dan
sering terjadi berulang kali memerlukan tindak lanjut sesegera mungkin.
Efektivitas tindak lanjut supervisi manajerial dalam mengatasi
ketidaksesuaian atau temuan bergantung dari ketepatan dalam melakukan
analisis akar penyebab masalah dan pemilihan alternatif solusi yang dipilih
untuk mengatasi permasalahan.
Bentuk tindak lanjut supervisi manajerial harus tidak menimbulkan masalah-
masalah baru. Pengawas sekolah dalam memberikan saran tindak lanjut
harus memperhatikan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang
telah ditetapkan, solusi terpilih tidak menimbulkan permasalahan yang baru.
Beberapa dokumen resmi yang dapat dijadikan referensi dan standar dalam
kegiatan supervisi manajerial antara lain.
Aspek SNP Standar dan Referensi Terkait
Standar Kompetensi Permendikbud no 54 tahun 2013 dsb
Lulusan
Standar Isi Permendibud no 67, 68, 69,70 tahun 2013 dsb
Standar Proses Permendikbud 65 thn 2013
Permendikbud 81 a thn 2013 dsb
Standar Penilaian Permendibud no 66 tahun 2013
Standar PTK PP no 53 tahun 2010 dsb
Perka BKN no 1 tyhn 2013 dsb
Standar Pengelolaan Permendiknas no19 thn 2007
PP no 34 tahun 1974 dsb
Standar Sarana Permendiknas no 24 thn 2007
Prasarana Permendagri no 17 tahun 2007
Permendikbud 71 tahun 2013 dsb
Standar Pembiayaan Permendiknas no 69 tahun 2009
Panduan penggunaan dana BOS dsb
.
Bentuk tindak lanjut supervisi manajerial dapat berupa :
1) pembinaan secara individual yaitu pembinaan yang dilakukan secara
perseorangan setelah supervisi tersebut selesai dilakukan,
2) pembinaan secara kelompok yaitu pembinaan yang dilakukan secara
kelompok sepanjang permasalahan, dan kendala yang dihadapi kepala
sekolah sama untuk dicarikan solusi pemecahannya dan
3) pembinaan terpadu yaitu pembinaan yang dilakukan secara terpadu dalam
lingkungan sekolah, untuk menyamakan persepsi tentang bidang tugas
kepala sekolah, kebersamaan dalam upaya menjaga ketahanan sekolah
dan lain sebagainya.
2. Laporan Supervisi Manajerial
Laporan berarti segala sesuatu yang dilaporkan, dan pelaporan berarti
perihal melaporkan. Laporan hasil supervisi manajerial merupakan media
yang digunakan oleh pengawas untuk mengkomunikasikan hasil supervisi
manajerial kepada pimpinan organisasi, unit-unit kerja, serta pihak lain yang
berkepentingan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Pelaporan hasil supervisi manajerial kepada pihak-pihak yang
berkepentingan merupakan hal yang penting dan nilai tambah pekerjaan
pengawas terletak pada penilaian dan penyajian informasi tersebut.
Penerimaan dan perhatian pihak yang berkepentingan terhadap simpulan
akhir laporan hasil supervisi, serta tindak lanjut terhadap permasalahan
yang dilaporkan merupakan ukuran kesuksesan supervisi manajerial.

Fungsi Laporan Hasil Supervisi

Laporan hasil supervisi berfungsi sebagai media komunikasi untuk
menyampaikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Informasi tersebut digunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan untuk
pengambilan keputusan yang sangat beragam sesuai dengan kepentingan
masing-masing. Laporan hasil supervisi menginformasikan hasil penilaian
kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan
informasi pelaksanaan tugas dan fungsi sekolah. Laporan hasil supervisi
menginformasikan apakah kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan, standar, rencana, atau norma yang telah
ditetapkan. Laporan juga menginformasikan hasil penilaian kemajuan suatu
program/kegiatan.
Laporan hasil supervisi berfungsi sebagai dokumen pertanggungjawaban
kegiatan pengawas. Pelaksanaan kegiatan supervisi manajerial menyerap
sumber daya dan harus dipertanggungjawabkan penggunaannya dalam
bentuk kinerja. Laporan hasil supervisi dapat dijadikan sebagai indikator
output kegiatan supervisi.
Untuk dapat memberikan fungsinya secara optimal maka laporan supervisi
manajerial harus memenuhi kriteria empat tepat yaitu:
a. Tepat Isi. Laporan harus didasarkan pada hasil pelaksanaan supervisi
yang didokumentasikan secara baik. Isi laporan harus sesuai dengan
pedoman pelaporan yang berlaku.
b. Tepat Waktu. Laporan hasil supervisi harus disampaikan tepat waktu.
Keterlambatan pelaporan dapat membuat manfaat laporan berkurang
bahkan tidak bermanfaat.
c. Tepat Saji. Laporan hasil supervisi disajikan secara menarik sehingga
mengundang minat manajemen untuk membacanya. Laporan ditulis
menggunakan bahasa yang lugas dan sederhana serta materi laporan
mudah dipahami pembaca.
d. Tepat Alamat. Laporan hanya boleh disampaikan kepada pihak-pihak
yang berwenang membaca. Laporan yang salah alamat tidak berguna,
bahkan dapat disalahgunakan pihak yang tidak berwenang.
Tujuan Laporan Supervisi Manajerial
Penyusunan laporan supervisi manajerial oleh setiap pengawas sekolah
bertujuan untuk:
a. Memberikan gambaran mengenai keterlaksanaan setiap butir kegiatan
yang menjadi tugas pokok pengawas sekolah.
b. Memberikan gambaran mengenai kondisi sekolah binaan berdasarkan
hasil supervisi manajerial berupa hasil pembinaan, pemantauan, dan
penilaian.
c. Menginformasikan berbagai aktor pendukung dan penghambat/kendala
dalam pelaksanaan setiap butir kegiatan supervisi manajerial
Bagi pengawas laporan hasil supervisi dapat dimanfaatkan sebagai landasan
dalam penyusunan program kerja supervisi tahun yang akan datang. Bagi
Dinas Pendidikan, laporan hasil supervisi dapat dimanfaatkan sebagai bahan
dalam menilai kinerja pengawas sekolah yang bersangkutan, sumber
informasi untuk mengetahui gambaran spesifikasi sekolah, landasan untuk
menentukan tindak lanjut pembinaan dan fasilitasi terhadap sekolah, sumber
informasi untuk menyusun data statistik Sekolah.
Sistematika Pelaporan Hasil Supervisi
Sistematika pelaporan supervisi manajerial adalah sebagai berikut:
Kerangka Laporan Pelaksanaan Program Supervisi Manajerial

Kerangka Laporan Pelaksanaan Program Supervisi Manajerial

HALAMAN JUDUL (SAMPUL)
HALAMAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Fokus Masalah
C. Tujuan dan Sasaran Supervisi
D. Tugas Pokok /Ruang Lingkup Supervisi
BAB II KERANGKA PIKIR PEMECAHAN MASALAH
BAB III PENDEKATAN DAN METODE
BAB IV HASIL SUPERVISI MANAJERIAL PADA SEKOLAH BINAAN
Hasil Pemantauan dan Pembinaan
Pembahasan Hasil
BAB V PENUTUP
A. Simpulan
B. Rekomendasi
LAMPIRAN-LAMPIRAN:
Surat Tugas Supervisi, Surat Keterangan telah melaksanakan tugas, Daftar
hadir Guru dan atau Kepala Sekolah pada saat pembinaan/pemantauan/
penilaian kinerja, Contoh-contoh instrumen dll.

Mekanisme Laporan
Berdasarkan lingkup sasaran kegiatan, terdapat dua jenis laporan hasil
supervisi manajerial yang disusun pengawas sekolah yaitu:
a. Setiap pengawas sekolah membuat laporan per sekolah binaan dan
seluruh sekolah binaan. Laporan ini lebih ditekankan kepada pencapaian
tujuan dari setiap butir kegiatan supervisi manajerial yang telah
dilaksanakan pada setiap sekolah binaan.
b. Laporan hasil-hasil supervisi manajerial di semua sekolah binaannya
sebanyak satu laporan untuk semua sekolah binaan dengan sistematika
yang telah ditetapkan. Laporan ini lebih merupakan informasi
komprehensif tentang keterlaksanaan, hasil yang dicapai, serta kendala
yang dihadapi oleh pengawas yang bersangkutan dalam melaksanakan
tugas pokok pada semua sekolah binaan.
c. Setiap pengawas Sekolah membuat laporan per sekolah dan seluruh
sekolah binaan diserahkan kepada koordinator pengawas (KORWAS)
 atau ketua kelompok kerja pengawas Sekolah (KKPS) setiap jenjang
pendidikan. Laporan secara lengkap, kemudian menyampaikan
laporannya kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.
d. Penulisan laporan supervisi manajerial harus lengkap, dengan data yang
akurat, komunikatif dan mudah dipahami, penyajiannya menarik, dan
enak dibaca.

Kualitas Laporan Hasil Supervisi

Setiap pihak yang berkepentingan dan setiap jenjang manajemen sebagai
pengguna laporan hasil supervisi manajerial memiliki tuntutan yang spesifik
terhadap isi, bentuk, dan frekuensi laporan hasil supervisi. Walaupun setiap
pengguna memiliki kebutuhan spesifik, namun secara umum mereka
menuntut laporan yang memenuhi delapan karakteristik standar kualitas
yaitu:
a. Langsung. Laporan menghendaki penyajian hasil supervisi yang terus
terang dan faktual. Laporan langsung dapat menggunakan: kalimat
pembuka yang konklusif, judul yang informatif, serta lebih dahulu
menyajikan poin utama.
b. Ringkas. Laporan yang ringkas mengemas ide pokok. Pembaca, yang
pada umumnya sibuk, menginginkan laporan yang singkat tetapi padat.
Laporan ringkas yang berkualitas dihasilkan dari pembatasan detail,
pemilihan masalah yang signifikan, serta pengikhtisaran data
pendukung.
c. Tepat. Setiap laporan harus menggunakan tekanan dan strategi yang
tepat untuk menegaskan informasi yang disajikan. Bahasa laporan harus
kreatif. Pemilihan dan penyusunan kata harus mencerminkan berbagai
tingkatan untuk menunjukkan signifikansi di antara informasi yang
disajikan.
d. Meyakinkan. Pembaca harus peduli/tertarik terhadap informasi yang
disajikan sebelum mereka terdorong untuk melaksanakan tindak lanjut.
Laporan hasil supervisi harus relevan dengan kegiatan organisasi,
menjelaskan risiko dari temuan, serta manfaat dari rekomendasi yang
disampaikan. Laporan yang meyakinkan mencakup: argumentasi
pendukung simpulan yang terpercaya, penjelasan yang memadai, akibat
dari kondisi yang diungkapkan, serta kuantifikasi akibat dari kondisi yang
ditemukan.
e. Membangun. Isi dan bahasa laporan harus dipilih agar menunjukkan
manfaat positif dan memperoleh komitmen dari pembaca. Laporan yang
konstruktif menyajikan sebab (bukan gejala) dari suatu permasalahan,
menyampaikan aspek positif dan negatif secara seimbang, serta
menghargai tindakan manajemen
f. Berorientasi Hasil. Pimpinan instansi tidak hanya sekedar membaca
untuk mengetahui masalah, tetapi berusaha untuk menemukan
solusinya. Laporan yang efektif menekankan pada hasil dengan cara:
menyampaikan rekomendasi yang spesifik dan terukur, bersifat praktik
 dan berorientasi pada solusi, serta
menjelaskan tindakan yang telah dilakukan
manajemen.
g. Menarik. Laporan yang menarik akan
memperoleh perhatian pembaca daripada
laporan yang bersifat ancaman. Laporan
yang menarik pembaca memuat: ringkasan
eksekutif, menggunakan format yang
profesional, serta menggunakan judul yang
jelas untuk setiap bagian.
h. Tepat waktu. Manfaat dari laporan terkait
langsung dengan ketepatan waktu penyajian
dengan: penyampaian segera kepada
manajemen, penyampaian laporan segera
untuk masalah yang serius, serta
penegakan standar ketepatan waktu secara
tegas.

E. Rangkuman

1. Tindak lanjut supervisi merupakan tindakan untuk

mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam
supervisi manajerial.
2. Tindak lanjut hasil supervisi manajerial harus
diawali dengan analisis penyebab masalah.
3. Terdapat berbagai metode analisis penyebab masalah.
4. Bentuk tindak lanjut dapat berupa
pembinaan individual, pembinaan kelompok dan
pembinaan terpadu.
5. Efektivitas tindak lanjut bergantung pada
ketepatan dalam analisis penyebab masalah dan
pemilihan alternatif solusi pemecahan masalah.
6. Laporan hasil supervisi manajerial merupakan
media untuk
 mengkomunikasikan hasil supervisi manajerial
kepada pimpinan dan para pihak yang
berkepentingan untuk meningkatkan kinerja
organisasi.
7. Laporan supervisi manajerial sebagai
bukti pertanggungjawaban pelaksanaan
kegiatan.
8. Untuk dapat memberikan fungsinya secara optimal laporan
supervisi harus
tepat isi, tepat waktu, tepat saji dan tepat alamat.
9. Delapan karakteristik standar kualitas laporan
yaitu langsung, ringkas, tepat, meyakinkan,
membangun, berorientasi hasil, menarik dan tepat
waktu.

F. Refleksi

Setelah kegiatan pembelajaran 3, ibu/bapak dapat

melakukan refleksi dengan menjawab pertanyaan
berikut ini.

1. Apa yang ibu/bapak pahami setelah mempelajari

materi tindak lanjut dan laporan supervisi
manajerial?
2. Pengalaman penting apa yang ibu/ bapak
peroleh setelah mempelajari materi tindak lanjut
dan laporan supervisi manajerial?
3. Apa manfaat materi pelatihan ini terhadap
pelaksanaan tugas ibu/ bapak sebagai pengawas
sekolah?
4. Apa rencana tindak lanjut yang akan ibu/ bapak laksanakan?