PROSES PENANGANAN KLAIM

PENGANTAR
Penanganan Klaim atau manajemen klaim merupakan proses yang dibutuhkan untuk
mengurangi atau mencegah klaim konstruksi jika timbul dan untuk menanganinya secara
tepat apabila klaim tersebut terjadi.

FORMAT ATAU BENTUK KLAIM PENYEDIA JASA

Klaim konstruksi dapat beragam dalam bentuk dan isinya. Walaupun klaim dan
perubahan pekerjaan sasaranya adalah sama, yaitu meminta kompensasi atas biaya dan
waktu, namun sesungguhnya kedua hal itu berbeda. Kompensasi atas perubahan pekerjaan
harus diajukan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan. Apabila belum disetujui, maka
pekerjaan tersebut tidak akan di laksanakan. Sedangkan klaim diajukan pada saat
pekerjaan sudah atau sedang berlangsung.
Cara pengajuan klaim dimulai dengan penyampaian fakta mengenai suatu pekerjaan
yang di tanyakan, diantaranya mengenai lokasi pekerjaan dan analisis biaya. Kemudian
klaim dilengkapi dengan keterangan yang mendukung klaim tersebut, yang disusun
berurutan berdasarkan surat menyurat antara pengguna jasa & penyedia jasa.

Menurut Robert D. Gilbreath dalam bukunya ’ Managing Construction Contracts’, format

klaim memuat hal-hal berikut :
1. Keterangan mengenai ketentuan2 & syarat2 kontrak sprt lingkup pkrjan & struktur
pembiayaan yg meliputi bag pkrjan yg ditanyakan
2. Keterangan mengenai fakta peristiwa yg telah trjd biasanya di sajikan scr kronologis
& mrpkan surat menyurat, perintah2 perubahan, rapat-rapat, dsb
3. Akibat dari keadaan rangsangan klaim, biasanya disajikan sbg cerita
4. Analisis biaya, yg mungkin termasuk rincian daftar kenaikan biaya karena perubahan
/ perbandingan antara biaya sesungguhnya dan biaya yang diperkirakan yang akan
menunjukkan jumlah klaim

Perlu diketahui bahwa klaim berbeda dengan perhitungan penyedia jasa yg diakibatkan
perubahan pekerjaan. Dalam pengertian yg sangat kaku mungkin sama, dengan
pertimbangan bahwa pada kedua hal tersebut penyedia jasa menyajikan informasi tetang
tambahan biaya kepada Pengguna Jasa. Namun, pengajuan biaya perubahan pekerjaan
terjadi sebelum pekerjaan dilaksanakan, sedangkan sebuah klaim biasanya disajikan
setelah/selama pelaksanaan pekerjaan bersangkutan.

2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Aspek Hukum dalam Pembangunan
2 Dosen Pengampu Lily Kholida, S.T, M.T
Begitu klaim di setujui, klaim harus berubah menjadi perubahan pekerjaan.

Menurut Mc. Neil Stokes dlm bukunya ’CONSTRUCTION LAW IN CONTRACTOR’S

LANGUAGE” hal. 140-142

Penyedia Jasa harus menyiapkan klaimnya secara tertulis untuk mendapatkan kompensasi
tambahan harga yang tidak ditetapkan dalam anggaran biaya, dalam pengertian
mengajukan secara jelas fakta-fakta yang diperlukan untuk menunjukkan biaya dan
posisinya diman dia berhak mendapatkan kenaikan harga kontrak karena perubahan
pekerjaan. Tidak ada format tertentu yang diperlukan untuk mengajukan klaim. Akan tetapi
klaim tersebut haruslah disusun secara logis & berisi fakta pernyataan sebanyak mungkin
yang diperlukan untuk menyajikan pandangan Penyedia Jasa; jg hrs berisi / merujuk pada
dokumen2 pokok & pasal2 kontrak, laporan2 dari saksi ahli & foto2 & jg hrs berisi dasar
hukum kontrak & kontrak dari klaim tersebut untuk menunjukkan bahw penyedia Jasa
berhak mendapatkan kenaikkan harga kontrak. Banyak Penyedia Jasa & sub Penyedia Jasa
menyatakan keprihatinannya bahwa pemberitahuan tentang klaim mengakibatkan hubungan
yang kurang baik dg Pengguna Jasa. Sesungguhnya klaim tdk perlu menyebabkan
perselisihan jika ditangani dengan benar dan praktis &jika pihak lain dapat dibuat mengerti
bhw pemberitahuan tersebut diperlukan sesuai kontrak.

Sebagai tambahan untuk memperkuat klaim Penyedia Jasa / Sub Penyedia Jasa harus
mengajukan klaim tambahan waktu yang di perlukan untuk perubahan pekerjaan dalam
batas penyelesaian tersebut dalam kontrak. Jika Penyedia Jasa /Sub-Penyedia Jasa
melampaui batas ini, kemungkinan dia akan dikenakan ganti rugi keterlambatan & biayanya
dapat dipotong dari pembayaran termin atau uang retensi. Kebanyakan Penyedia Jasa &
Sub-Penyedia Jasa diminta, berdasarkan kontrak, untuk mengajukan klaim perpanjangan
waktu jika proyek terlambat karena suatu sebab untuk menghindari ganti rugi keterlambatan.

Sebagai contoh : Pengguna Jasa secara lisan memberi tahukan kerja tambahan kpd
Penyedia Jasa yang akan menyebabkan klaim perpanjangan waktu dalam batas waktu
tertentu. Terhadap hal ini Penyedia Jasa dapat mengirim 1 surat kepada Pengguna Jasa yg
berisi 2 pertanyaan yaitu :

2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Aspek Hukum dalam Pembangunan
3 Dosen Pengampu Lily Kholida, S.T, M.T
 • Penyedia Jasa telah diperintahkan untuk melaksanakan pekerjaan tambahan yang
menyebabkan dia menanggung biaya tambahan. Klaim untuk tambahan biaya akan
diajukan kemudian.
• Pekerjaan tambahan tersebut akan memperlambat penyelesaian pekerjaan, &
penyedia jasa mengajukan klaim perpanjangan waktu untuk melaksanakan
pekerjaan tambahan.

Jadi jika proyek terlambat, diperlukan 2 macam klaim yaitu; klaim perpanjangan waktu &
tambahan biaya. Kesalahan yg biasa terjadi dari Penyedia Jasa adalah Penyedia jasa
melaksanakan pekerjaan tambahan namun hanya mengajukan klaim tambahan biaya &
melalaikan perpanjangan waktu. Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan hal-hal sbb:

Struktur Klaim
a. Keterangan tentang ketentuan & syarat-syarat kontrak (lingkup pekerjaan, struktur
biaya)
b. Keterangan mengenai fakta kejadian (apa yang terjadi/tdk terjadi yang diuraikan
secara kronologis)
c. Akibat suatu rangsangan klaim yang disajikan dalam bentuk uraian di atas
d. Analisa biaya, termasuk perbandingan antara biaya sesungguhnya & yg
diperkirakan.

Prosedur/Proses Pengajuan Klaim

Klaim harus disiapkan secara tertulis, yang berisi fakta-fakta yg dapat membuktikan
bahwa yang mengajukan klaim berhak untuk mendapatkannya. Walaupun tak ada format
yang baku, klaim harus disusun secara logis & berisi sebanyak mungkin fakta yang merujuk
kepada dokumen-dokumen pokok, laporan saksi ahli, foto dokumentasi. Sub-Penyedia Jasa
dapat melakukan hal yang sama seperti apa yang dilakukan Penyedia Jasa seperti yang di
uraikan dalam butir a s/d c diatas.
Sedangkan menurut Nazarkhan Yasin dalam bukunya Mengenal Klaim Konstruksi
dan Penyelesaian Sengketa Konstruksi, proses pengajuan klaim dapat dirinci sebagai
berikut :
1. Pengajuan klaim biasanya diawali dengan terjadinya suatu perubahan pekerjaan.
Perubahan pekerjaan dapat diketahui sebelum pekerjaan dimulai atau baru diketahui
ketika pekerjaan telah atau sedang dilaksanakan.
2. Apabila perubahan pekerjaan tersebut telah diketahui sebelumnya maka penyedia
jasa dapat melakukan pemberitahuan kepada pengguna jasa. Pemberitahuan harus
dilakukan secara tertulis.

2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Aspek Hukum dalam Pembangunan
4 Dosen Pengampu Lily Kholida, S.T, M.T
 3. Dimana perubahan pekerjaan baru diketahui setelah pekerjaan sedang berjalan
maka perubahan pekerjaan tersebut dinamakan perubahan tidak resmi. Biasanya
perubahan tidak resmi termasuk dalam kategori non-contractual rights. Dalam hal ini
penyedia jasa harus mengajukan permintaan perubahan kepada pengguna jasa.
FIDIC Conditions of Contract Construsction (The New Red Bok) menyebutkan
pemberitahuan harus dilakukan sesegera mungkin dalam jangka waktu 28 hari
setelah kontraktor atau penyedia jasa menyadari atau seharusnya menyadari akan
kejadian atau keadaan tersebut. Apabila kontraktor gagal menyampaikan
pemberitahuan suatu klaim dalam jangka waktu 28 hari maka waktu penyelesaian
tidak akan diperpanjang dan kontraktor tidak berhak atas pembayaran tambahan dan
pengguna jasa akan dibebaskan dari semua kewajiban yang brekaitan dengan klaim.
4. Begitu kontraktor telah memberitahukan keinginannya untuk mengajukan klaim
secara tertulis maka kontraktor harus menyiapkan dokumen-dokumen yang
mendukung untuk pengajuan klaim. Dokumen-dokumen tersebut dapat berbentuk
dokumen pokok, laporan saksi ahli, foto dokumentasi dan lain lain. Dalam FIDIC
disebutkan kontraktor harus menyimpan catatan lengkap (sesuai dengan waktunya)
yang mungkin diperlukan untuk mendukung klaim baik di lapangan maupun di lokasi
lain.Tidak dibatasi kewajiban, pengguna jasa, enjiner dapat, setelah menerima
pemberitahuan menurut sub-klausula ini, memantau penyimpanan catatan dan/atau
memerintahkan kontraktor untuk menyimpan catatan kontemporer lebih lanjut.
Kontraktor harus segera menyampaikan kepada pengguna jasa atau enjiner suatu
klaim yang secara detail disertai data pendukung mengenai dasar klaim dan
perpanjangan waktu dan /atau pembayaran tambahan yang diklaim. Kontraktor
dapat menyampaikan klaim sementara secara berkala setiap bulan dan harus
menyampaikan klaim finalnya dalam jangka waktu 28 hari setelah efek yang
diakibatkan oleh kejadian tersebut berkahir.
5. Pengguna jasa lalu mengevaluasi dokumen tersebut dengan menggunakan rate
harga yang tertera dalam kontrak.
6. Apabila klaim telah disetujui oleh pengguna jasa, maka pengguna jasa wajib
mengeluarkan perintah perubahan pekerjaan (variation order). Variation order dapat
direvisi setiap saat selama masa konstruksi apabila diperlukan. Dalam jangka waktu
42 hari setelah menerima suatu klaim atau data pendukung lebih lanjut untuk
mendukung klaim sebelumnya, pengguna jasa maupun enjiner harus menanggapi
dengan persetujuan atau penolakan dengan komentar secara rinci. Selama jangka
waktu 42 hari enjiner atau pengguna jasa harus menindaklanjuti untuk menyetujui
dan menetapkan perpanjangan waktu maupun pembayaran tambahan yang berhak
diterima oleh kontraktor.

2016 Nama Mata Kuliah dari Modul Aspek Hukum dalam Pembangunan
5 Dosen Pengampu Lily Kholida, S.T, M.T