STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
ACTIVOS FIJOS
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION............................................................................. 3
2. CUENTAS CONTABLES .................................................................... 4
3. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS .................................... 6
4. CREACION DE ACTIVOS FIJOS ....................................................... 9
5. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS
FIJOS............................................................................................... 15
6. SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS ......................................... 16
7. CONCEPTOS PARA LAS REQUISICIONES ...................................... 20
8. ASIGNACION ACTIVOS FIJOS EN MONTAJE ................................. 21
9. CONCEPTOS DE GASTOS DE ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO ................... 23
10. ASIGNACION DE RESPONSABLES POR ACTIVOS FIJOS .............. 24
11. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO AJUSTABLES ........................... 25
12. MARCACIÓN DE ACTIVOS COMO DEPRECIABLES ....................... 26
13. PROCESOS DE ACTIVOS ............................................................. 27
13.1 AJUSTES POR INFLACIÓN.................................................................. 27
13.1.1. Captura De Índices ...................................................................................... 28
13.1.2. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Activos Fijos ............................................ 28
13.1.3. Proceso De Los Ajustes Por Inflación P.A.A.G ................................................... 31
13.1.4. Proceso De Los Ajustes Por Inflación Diferidos ................................................. 33
13.1.5. Proceso De Los Ajustes Por Diferencia En Cambio............................................. 35
13.2. DEPRECIACION ................................................................................. 36
13.2.1. Depreciación Línea Recta .............................................................................. 37
13.2.2. Depreciación Suma de Dígitos. ..................................................................... 41
13.3. COMPROBANTE BAJA DE ACTIVOS..................................................... 42
13.4. CARGUE DE GASTOS A ACTIVOS FIJOS EN TRANSITO....................... 46
13.5. VALORES NO AJUSTABLES ................................................................ 50
13.6. MANEJO FECHAS DE VENCIMIENTO .................................................. 51
14. MANEJO DOCUMENTOS DE ACTIVOS .......................................... 52
14.1 REQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS ...................................................... 53
14.1.1. Mantenimiento De Requisiciones .................................................................... 58
14.2. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA DE ACTIVOS ...................... 59
14.2.1 Mantenimiento de Órdenes de Compra ............................................................ 64
14.3 APERTURA DE REGISTRO DE COMPRAS .............................................. 65
15. OTROS INFORMES ..................................................................... 68
15.1. REPORTE POR DEPENDENCIA ............................................................ 68
15.2. REPORTE DE ACTIVO DEPRECIABLES COMPLETAMENTE .................... 69
15.3 REPORTE DE PLANILLA INVENTARIO FÍSICO ..................................... 70
15.4 REPORTE ACUMULADO DE ACTIVOS A UN CORTE ............................... 71
15.5 REPORTE SALDOS POR DEPRECIAR .................................................... 72
1. INTRODUCCION
Los activos fijos de una compañía representan los bienes tangibles adquiridos,
construidos o en proceso de construcción con el fin de emplearlos en forma
permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico.
Por lo anterior el módulo de Activos Fijos de SIIGO brinda una herramienta eficiente
para el control y administración de los activos fijos de la empresa, optimizando los
procesos de ajustes por inflación y depreciación de los mimos.
2. CUENTAS CONTABLES
IMPORTANTE….
En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos a través de los
siguientes campos:
Cuentas Para dar de Baja Activos : En estos campos deberá digitar las
cuentas correspondientes para que el sistema realice el proceso automático
para dar de baja un activo teniendo en cuenta la causa por la cual se esta
dando de baja el activo en este caso usted podrá utilizar la cuenta del gasto
correspondiente 5310?? Perdida en venta y retiro de bienes
En esta opción se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los
grupos de activos creados anteriormente. Aquí se detallarán las características
principales de los activos.
Para la creación de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen
a continuación:
En caso de no contar con una póliza de seguros para el activo fijo se debe
dejar el campo en blanco.
¾ No. De Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están
identificados con un número de serial asignado por el fabricante.
Normalmente aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina como
calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc.
¾ Nor. De Placa: Este campo es utilizado para colocar el número del serial del
propietario del activo.
¾ Depreciable: Este campo se utilizara para marcar los activos para realizar el
proceso de depreciación; en caso de no ser depreciable el activo este campo
se deja en blanco
RECUERDE….
¾ Ajustable Inflación: Este campo se marcar para que el programa ajuste por
inflación el activo fijo que se está creando.
IMPORTANTE….
¾ Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en
tres estados que son A – Activo, L- Leasing, G – Garantía. A – Activo: se
debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se
ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. L – Leasing: Se marcará
esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de
arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los
procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. G – Garantía: Se
debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para
respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a
Código Moneda + Grupo del activo - Código del activo fijo. La moneda debe ser 00 por
defecto.
¾ Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben contabilizar
en un documento tipo P – Compras. Antes de efectuar el registro de compra, el
activo debe estar previamente creado de acuerdo a los procedimientos
establecidos anteriormente. En la compra de activos el valor del IVA se debe
llevar como un mayor valor del activo a excepción de la importación de
maquinaria en la que el IVA debe ser descontable.
¾ Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de los
activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L – 999 (Saldos iniciales) en
el que se debe contabilizar el valor del costo histórico del activo fijo en la cuenta
15???? – Propiedad Planta y Equipo y el valor de la depreciación acumulada en la
cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada.
¾ Ajustes por Inflación (Tipo A): La contabilización de los ajustes por inflación
al costo histórico del activo fijo y el ajuste por inflación de la depreciación
quedará en un documento tipo A – Ajustes por Inflación. En un documento
tipo A – 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales de los ajustes por
inflación al costo histórico del activo y el ajuste por inflación a la depreciación
acumulada.
IMPORTANTE….
Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes
campos:
¾ Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se
contabilizará el costo histórico del activo fijo, la cuenta de la depreciación
acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante deben dar sumas
iguales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar
la búsqueda de las cuentas.
fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la
búsqueda de los centros de costo, (esta opción solo se habilita si la cuenta
esta marcada como centro de costos). Después de digitar el centro de costo
el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe seleccionar el
activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con las teclas de
¾ Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histórico del
activo fijo y en la cuenta de depreciación se debe registrar el valor de la
depreciación acumulada del activo fijo.
¾ Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación al
costo histórico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflación a la
depreciación acumulada y la cuenta puente en la que se harán las
contabilizaciones correspondientes. Con las teclas de función F2 o F3 se puede
efectuar la búsqueda de las cuentas.
¾ Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflación
al costo histórico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflación de la
depreciación se debe registrar el valor correspondiente.
IMPORTANTE….
En esta Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de los
activos fijos en la requisición (Documento tipo I ). Estos códigos se deben crear
debido a que en el momento de realizar una requisición no se tiene creado el código
del activo fijo. Por esta opción crean los conceptos que reemplazaran los códigos de
los activos fijos en la requisición (Documento tipo I ).
Los conceptos de requisición son conceptos asignados al sistema para poder realizar
el documento requisición (tipo I) debido a que aun no se tiene creado el código para
ser asignado al activo fijo. Por ejemplo:
001 COMPUTADORES
002 ESCRITORIOS
003 MAQUINA PLANA
Una vez registrada la compra del activo fijo se le asignara y creara el código del
activo y posteriormente se realizara un mantenimiento al documento inicialmente
elaborado (tipo I - M ).Este mantenimiento corresponde a cambiar el concepto de la
requisición por el código asignado al Activo fijo.
Para crear los conceptos diligencie los siguientes campos en la siguiente ruta:
Esta opción permite asociar los componentes que pueden llegar a tener un activo, al
cual se le esta realizando su determinado montaje. Tanto el código en montaje como
sus componentes deben ser códigos de activos creados en la apertura de activos
fijos y que sufren procesos de ajustes por inflación.
Opción que se utiliza para crear los conceptos que se utilizaran para cargar los costos
en que incurre un activo para su importación. Estos gastos se llevaran al activo,
como un mayor valor de compra del mismo, en el momento de ingresar el artículo en
el registro de compra.
CUENTA: Solicita cuenta a la cual se debe enviar dicho concepto. Puede ser una de
gasto o de Activos en transito.
FORMA DE PAGO
Esta opción permite cambiar el nombre del responsable a los activos fijos
conservando el historial por fecha y nit que lo tuvo y lo tiene en la actualidad para
realizar dicho cambio se debe realizar por la opción de:
Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar
para el proceso de ajustes por inflación.
Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar
para el proceso de ajustes por inflación.
Esta Opción permite marcar o desmarcar un rango de Activos Fijos para realizar el
proceso de depreciación.
El sistema solamente realizara el proceso de depreciación a los activos que se
encuentren marcados como depreciables.
Código de activos Desde: Digite el código desde el que desea marcar o desmarcar
los activos para el proceso de depreciación.
Código de activos Hasta: Digite el código hasta el que desea marcar o desmarcar
para el proceso de depreciación.
IMPORTANTE….
Los activos fijos se deben ajustar por inflación mensualmente el primer día de cada
mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE
(Departamento Nacional de Estadística).
Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en
cuenta los siguientes procedimientos:
IMPORTANTE….
RECUERDE….
Para ajustar por inflación los activos fijos se deben diligenciar los siguientes campos:
¾ Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe
estar previamente creado.
RECUERDE….
IMPORTANTE….
A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas
que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G,
diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían
las cuentas del Patrimonio.
¾ Nit a Usar: En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe
estar previamente creado.
RECUERDE….
IMPORTANTE….
A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a las cuentas de los
diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento
de su creación.
¾ Del Nro: En este campo se debe digitar el número inicial del diferido que se
quiere ajustar por inflación
¾ Al Nro: En este campo se debe digitar el número final del diferido que se
quiere ajustar por inflación.
¾ Tipo Documento: En este campo el programa mostrará de forma automática
todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente y se debe escoger el de Diferidos.
El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan
moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para
reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las
diferentes monedas diariamente.
Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se
debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización
de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio.
Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:
Recuerde
Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son
automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización
de las cuentas contables.
13.2. DEPRECIACION
¾ Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que
utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de
garantía
El método de línea recta para la depreciación de los activos fijos se debe ejecutar el
último día de cada mes. Se aplica de la siguiente manera:
IMPORTANTE….
Después de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la última,
el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes
campos:
¾ Tipo: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar
previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación
al costo histórico de cada uno de los activos fijos.
¾ Tipo: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo A – (Ajustes
por Inflación), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se
calcule al ajuste por inflación.
¾ Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las
contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número.
¾ Activo Desde: En este campo se debe digitar el código inicial del activo desde el
que se desea ejecutar el proceso de depreciación.
¾ Activo Hasta: En este campo se debe digitar el código final del activo hasta el
que se desea ejecutar el proceso de depreciación.
¾ Si el activo esta como Garantía en el catalogo de Activos Fijos, las cuentas que
utilizara en el proceso son las parametrizadas en el grupo de activos como de
garantía.
¾ Para los activos que utilizan el método de Suma de dígitos se realizará sobre la
siguiente formula:
1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1
50.000.000
RECUERDE….
IMPORTANTE….
El comprobante tipo A debe descargar las cuentas de Ajuste al activo fijo y Ajuste a
la depreciación.
Solicita el código del activo a dar de baja. Para esto se debe habilitar el icono de
ayuda para poder buscar el código del mismo.
Solicita las cuentas contrapartidas para el cuadre del comprobante L y A de baja del
activo. Estas cuentas serán:
Para este proceso el sistema toma el saldo que pose el activo como Valor Histórico,
Valor de Depreciación, Valor de Ajuste activo, Valor de Ajuste Depreciación,
generando el comprobante correspondiente y su debida contrapartida solicitada al
correr este proceso.
Ejemplo:
Opción donde se cargaran los gastos en que puede incurrir un activo para su
importación. Estos gastos se llevaran al activo, como un mayor valor de compra del
mismo, en el momento de ingresar el artículo en el registro de compra.
En esta opción se causaran los gastos con cargue a un activo fijo creado
previamente, generando un documento contable con el que se afecte la cuenta por
pagar a proveedores y una cuenta de activos en transito. Estas cuentas serán las
que se hayan parametrizado en los conceptos de gastos.
Código del gasto: Digite el código del gasto en que incurrió para el activo, permite
ingresar más de un código a la vez y habilitar el botón de terminar para cuando el
usuario no desee ingresar mas gastos.
Forma de Pago: Seleccione la forma de pago con los binóculos obtendrá la ayuda
de las formas de pago ya creadas.
Se debe Causar el comprobante contable con el documento seleccionado afectando la
cuenta que posee el concepto de gasto contra la cuenta que tiene la forma de pago
seleccionada.
Ejemplo
Se utiliza el concepto 001 FLETES Cuenta 23???? Activos en Transito por un valor
de $1.000
IMPORTANTE…
Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los
ajustes por inflación de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019/89.
Para efectuar la captura de estos datos se deben ingresar los siguientes datos:
A través de esta opción el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron
retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia.
Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a
continuación:
¾ Estado Actual: El estado A - Activo indica que el activo fijo aún permanece
vigente dentro de la compañía. B – Dado de Baja permite dar de baja al
activo. M – Malogrado indica que el activo fijo está deteriorado y se dará de
baja.
Los nuevos documentos para ser utilizados en el modulo de activos fijos son:
Requisición (Tipo I): Este documento es utilizado para realizar la solicitud de los
diferentes activos que se necesitan en la empresa. La requisición debe estar creada
en contabilidad - definición de documentos.
Orden de Compra (Tipo M): Este documento es utilizado para realizar la compra
del activo fijo al proveedor. La orden de compra debe estar creada en Contabilidad -
definición de documentos y debe tener la opción de poder cruzar con una requisición
previamente elaborada.
CAMPOS GENERALES
¾ Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a ingresar la
orden de compra.
RECUERDE….
CAMPOS DE TRANSACCIONES
¾ Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el
fin de arrojar el valor total.
Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, Nit del solicitante, Centro
de costo, en un determinado numero de requisición. De igual forma, esta opción
permitirá borrar o anular todo el documento, para realizar dicho proceso se debe
ingresar a la opción.
Con esta opción se busca realizar las solicitudes de compra de activos fijos a los
proveedores respectivos indicando el código asociado de requisición (01
Computador) y su respectiva cantidad, La orden de Compra debe estar
previamente parametrizada en (Contabilidad - Definición de documentos) debe
tener la opción de poder cruzar con una requisición previamente elaborada.
RECUERDE….
Cuando no se utilice el cruce de los documentos se deberá registrar cada uno de los
campos de la orden de compra así:
CAMPOS GENERALES
¾ Nit: Se debe ingresar el Nit o C.C del tercero al cual se vaya a ingresar la
orden de compra.
RECUERDE….
CAMPOS DE TRANSACCIONES
¾ Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el
fin de arrojar el valor total.
RECUERDE….
El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados x cada código de
requisición y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar
con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.
Opción utilizada para cambiar o incluir un nuevo concepto, nit del proveedor, Centro
de costo en un determinado numero de requisición. En esta opción permite borrar,
modificar o Anular el documento.
Con el Registro de compras se puede dar el caso que se ingrese un código de Activo
que esta en Montaje o en Transito. Si esta en montaje el activo tiene una
formulación de sus componentes que también son activos fijos y sufren procesos de
ajustes por inflación, que deben ser un mayor valor para el activo en montaje.
Si el activo esta en transito, este pudo haber tenido gastos o costos adicionales que
igual que el anterior deben ser un mayor valor para el mismo.
Si no cruza con la orden de compras deberá digitar los activos que se requieren.
Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los
activos al ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente
pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobre-costo al valor del Activo “.
Después de confirmados los datos del proveedor y antes de solicitar los ítems de los
activos a ingresar se debe implementar una ventana que realiza la siguiente
pregunta “Desea tomar el valor del IVA como sobre-costo al valor del Activo “.
Mejora: Si se marca esta opción solicita el número de veces que se adicionan para
depreciar.
Este informe permite generar el listado de los activos fijos asignados por cada centro
de costos, para generar este informe se deberá llenar las siguientes preguntas:
Rango de Meses: Digite el numero del mes inicio y fin a consultar el informe.
Rango de Activos: digite el código del activo desde y hasta el que se desea
consultar el informe.
Centro de costos: Digite El código del Centro de costos desde y hasta el que se
desea generar el informe.
Rango de Cuentas: si desea consultar por cuenta digite el código inicial y final
de la cuenta.
• Centro de Costo
• Nombre del Centro de Costo
• Cuenta contable
• Código del Activo
• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso del activo
• Dependencia o Centro de costo
• Valor histórico del activo
• Valor del Ajuste
• Valor de la Depreciación
• Valor Actual
• Totales a nivel de las columnas numéricas
Este informe permite generar la plantilla para el conteo físico de los activos que se
encuentran dentro o fuera de la empresa.
• Centro de costo
• Nombre del centro de Costo
• Código del Activo
• Nombre del activo
• Fecha de Ingreso
• Estado del bien (Espacios para llenar a mano)
• En uso SI o NO (Espacios para llenar a mano)
• Estado en que se encontró
• Ubicación Física (Espacios para llenar a mano)
• Clasificación Central (Espacios para llenar a mano)
• Numero de Placa Nueva (Espacios para llenar a mano)
Este informe permite generar el listado de los acumulados que tiene cada uno de los
activos a un determinado mes.
Este informe permite generar un listado con los activos que tienen saldo y no se ha
efectuado su depreciación.
Solicita: