DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA

INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE

ELos sistemas de información son hoy en día una herramienta fundamental en la

administración adecuada de todos los recursos de las organizaciones, es por eso

que al valerse de estos se mejora la administración de los procesos internos y

externos de la empresa.

La implementación de un sistema de gestión documental proporciona a las

organizaciones elementos de valor, para la toma de decisiones administrativas

tendientes a la optimización de recursos y talentos; a la vez que se minimizan

tiempos y recursos de papelería.

Además de ser un medio de organización, flujo documental y almacenamiento

eficaz, un sistema de gestión documental es también una arista de la

administración de la gestión de la calidad, dado que involucra el personal

responsable de administrar el sistema de calidad, dentro de un ciclo permanente

reflejado en los procedimientos administrativos que deben estar normalizados,

contribuyendo con esto al logro de las estrategias de la empresa.

La productividad lograda a través de la normalización de los procesos propios de

la empresa debe ser evaluada a través de herramientas que indiquen los cuellos

de botella dentro de procesos como (Afiliación de asociados, solicitudes de

crédito, análisis de solicitudes de crédito, desembolso de créditos, cancelación de

créditos de forma total o parcial, generación certificados de paz y salvo,

generación de certificados de deuda, estados de cuenta, gestión de renuncias,

devoluciones por retiro o mayor descuento); en consecuencia la solución brinda un

módulo básico de reportes con el cual se evalúan los comportamientos de los

empleados o la conveniencia de determinadas actividades dentro de los

procedimientos, proporcionando una herramienta para tomar decisiones como

cambios de empleados en puestos de trabajo de acuerdo a sus perfiles y

habilidades, supresión o traslado de alguna actividad dentro del procedimiento

para que realmente genere valor dentro del proceso.

 La simplificación de procedimientos administrativos debe realizarse teniendo

presentes métricas de tiempo y cargas de trabajo de los empleados, es por esto

que también podemos determinar las cargas laborales por empleado, al estar

estos codificados en cada unas actividades propias de los procedimientos

administrativos.

A la vez el sistema proporciona la forma de hacer cambios en tiempos y

responsables de las actividades, sin entrar a alterar la parametrización de

actividades anteriores, mostrándose entonces como un simulador de situaciones

óptimas a implementar.NTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS