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Fazer uma acta de reunião é uma das funções básicas de uma secretária

executiva, e requer atenção porque nenhum detalhe pode passar


despercebido. Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda
reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes.

Antigamente, as actas levavam a fama de serem


demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida. Mas
hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais
práticas, de fácil compreensão para todos. Algumas orientações gerais
continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que
devem constar num documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.

Por muito tempo, as actas de reunião foram os documentos formalizadores


das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas
continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se
tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.

TIPOS DE ACTAS
As actas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em
uma reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por
exemplo; são também os certificados que atestam a eleição de alguém para
um cargo. Além disso, uma acta serve para certificar oficialmente um facto,
como acontece na acta de certidão lavrada em cartório.

Uma acta deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer
modificação posterior.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula


retificativa digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março,
digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a acta, usa-se a


expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.
MODELO DE ACTA DE REUNIÃO

O que você precisa para facilitar a sua vida e conseguir fazer uma acta de
reunião eficiente, é partir de um modelo de acta de reunião.

O modelo de acta deve ser:

• com margens dos dois lados (livro de acta) e formatadas em editor de


texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
• sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
• sem abreviaturas de palavras ou expressões;
• com números escritos por extenso;
• sem rasuras nem emendas;
• sem uso de corrector;
• com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
• com verbo de elocução para registar as diferentes opiniões.

Como fazer uma acta de reunião informal?

Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual


serão registadas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente
poderá ser enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com
clientes e entre outros.

Principais tópicos que devem constar na acta simples:

• Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber


onde e quando as pautas foram discutidas;
• Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as
decisões foram tomadas;
• Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar
na acta a fim de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;
• Discussões abordadas: parte fundamental para registo das discussões
para esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas
ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra
várias outras vezes;
• Registo das decisões: outra parte fundamental para registar o que de
facto foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos
passos;
• Compromissos: essencial para registar os prazos para execução de
cada tarefa e é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da
próxima reunião;

Uma boa acta irá conter esses tópicos. Dificilmente uma acta conterá mais
informações além destas. É importante lembrar que a acta deve ser um
documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões
tomadas. E uma acta que não abranja todos estes itens ficará incompleta,
deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

Como fazer uma acta de reunião formal?

Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e


registada em cartório. Ex: alteração contratual, alteração de directoria, entre
outros.

A acta formal é constituída por 5 partes:

• Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está


reunida;
• Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum,
conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser
realizada, mas a acta deverá ser lavrada para que o facto fique registado;
• Expediente registo informativo no qual constam os nomes dos
presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;
• Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registo das
discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser
narrados em ordem cronológica e também registados as questões, a
forma de votação e o resultado;
• Encerramento e desfecho: quando todos os acontecimentos foram
registados.

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