El presupuesto fundamental es que la información es abstracta y sirve para clasificar
estados de cosas concretas, sobre este presupuesto se fundamenta la siguiente distinción:
Existe información sobre un estado de cosas cuando somos capaces de
clasificarlo de acuerdo a objetos abstractos, tales como vectores, momentos del tiempo o formulas lógicas. Existe flujo de información de un estado de cosas a otro cuando cierta clasificación del segundo. Decimos entonces que el primer estado de cosas transporta información acerca del segundo.
Se dice que hay flujo de información cuando hay estados de cosas que aportan información una sobre otros.
Un estado de cosas información de un sistema distribuido como el conjunto de todas
sus transformaciones de información de un sistema de acuerdo a un cierto periodo de tiempo.
Esto tiene como definición la virtud de ajustarse tanto al sentido común como a los conceptos más elementales de teoría de situaciones.
Los sistemas de recuperación de información en grandes colecciones de
documentos como Google y PubMed, han transformado la manera de buscar y extraer información; son sistemas útiles para realizar desde un trabajo escolar hasta investigaciones de interés mundial. Funcionan como una lista de cientos de miles o de millones de registros que son ordenados de acuerdo a una medida que establece la relevancia de los documentos y una estrategia de búsqueda.
El verdadero valor y uso de la información se manifiesta cuando es compartida con
los clientes/usuarios adecuadamente, lo que coadyuvará a que puedan ejecutar decisiones y resolver diferentes problemáticas. Dentro del proceso de gestión de información y también en otros procesos del sistema organizacional, los flujos de la información son pasos importantes, e incluyen actividades específicas y sus secuencias, subprocesos, la secuencia de toma de decisiones, etc. Poder representar el flujo de información de un sistema, nos permite plasmar en un modelo lógico los procesos, independientemente de las restricciones del entorno. Los flujos de información tienen su representación a través de los Diagramas de Flujos de Datos (DFD), que deben estar compuestos por los siguientes elementos:
Entidad externa: representa un ente ajeno al sistema que proporciona o recibe
información del mismo. Puede hacer referencia a departamentos, personas, máquinas, recursos u otros sistemas. Proceso: representa las funciones que realiza el sistema para transformar o manipular datos. El proceso debe ser capaz de generar los flujos de datos de salida a partir de los de entrada. El proceso puede transformar un flujo de datos de entrada en varios de salida y siempre es necesario como intermediario entre una entidad externa y un almacén de datos. Almacén de datos: representa la información en reposo utilizada por el sistema independientemente del sistema de gestión de datos (por ejemplo un fichero, base de datos, archivador, etc.). Contiene la información necesaria para la ejecución del proceso. Flujo de datos: representa el movimiento de los datos, y establece la comunicación entre los procesos y los almacenes de datos o las entidades externas.