KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

Nama : Elva Belinda

NIM : 10.39015.0001
Jurusan : D III Komputerisasi Perkantoran &
Kesekretariatan

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN

INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA

1
 Kata Pengantar

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan makalah ini
dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolonganNya saya mungkin tidak akan sanggup
menyelesaikan dengan baik.

Makalah ini disusun dibuat sebagai syarat adanya tugas untuk mata kuliah
Korespondensi Bahasa Indonesia. Makalah ini memuat tentang materi-materi yang telah
diajarkan oleh Bu Rahayu Arya Shintawati, S.Pd selama 7 kali pertemuan. Walaupun
makalah ini mungkin kurang sempurna tapi memiliki detail yang cukup jelas bagi pembaca.

Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada dosen saya Bu Rahayu Arya
Shintawati, S.Pd yang telah membimbing saya agar dapat mengerti tentang bagaimana
mengerti mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia dengan baik.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.
Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk saran dan
kritiknya. Terima kasih.

2
 Daftar Isi
Kata Pengantar......................................................................................................................................2

Daftar Isi................................................................................................................................................3

Sifat Surat..............................................................................................................................................4

Bagian-Bagian Surat...............................................................................................................................5

Bentuk-Bentuk Surat..............................................................................................................................7

Contoh-contoh surat..............................................................................................................................9

Surat Dinas...........................................................................................................................................15

Nota Dinas...........................................................................................................................................16

Contoh Nota Dinas...............................................................................................................................17

Memorandum......................................................................................................................................18

Surat Undangan...................................................................................................................................19

Contoh Undangan................................................................................................................................20

Surat Edaran........................................................................................................................................21

Contoh Surat Edaran............................................................................................................................22

SURAT KUASA.......................................................................................................................................23

Contoh Surat Kuasa.............................................................................................................................24

Surat Tugas..........................................................................................................................................26

Contoh Surat Tugas..............................................................................................................................27

Surat Rekomendasi..............................................................................................................................28

Contoh surat rekomendasi...................................................................................................................29

Surat Referensi.....................................................................................................................................30

Contoh Surat Referensi........................................................................................................................31

Surat Notulen......................................................................................................................................32

Contoh Surat Notulen..........................................................................................................................33

Daftar Pustaka.....................................................................................................................................36

3
 Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah
keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

2. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari
seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-
jawatan.

3. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-
instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang
dikirimkan kepada para langganannya.

5. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi
pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

4
 Bagian-Bagian Surat

Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian
suratatau unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah
surat.Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:

1. Kepala Surat

Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas.
Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo
(jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah
tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup
tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat

Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor
tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan,
dan tahun.

4. Lampiran

Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak
memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

5. Hal

Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak
disingkat karena bukan singkatan.

6. Alamat yang dituju

Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena
merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat
tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.

7. Alinea pembuka

Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau
assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea
pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.

5
8. Alinea isi

Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya
lugas, dan tidak bertele-tele.

9. Alinea penutup

Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau
ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan
ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup
yang disesuaikan dengan salam pembuka.

10. Identitas penulis surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat.

Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai
(NIP).

11. Pengesahan pejabat berwenang

Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.

12. Tembusan

Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang
tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.

6
 Bentuk-Bentuk Surat

Sebagai sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas.
Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak
ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan.

Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

1. Bentuk Lurus Penuh (full block style)

Adalah merupakan variasi dari bentuk lurus dan pemakainnya masih jarang kecuali pihak

swasta banyak yang memakai bentuk ini. Bentuk surat ini adalah model Eropa dan Amerika.

Ditinjau dari segi teknik pengertian bentuk lurus penuh paling efisien dibandingkan dengan

bentuk-bentuk lainnya karena hanya sekali memasang, pasak baris pinggirseluruh mulai dari

kiri, tanggal, nomor, hal, salam pembuka, sampai kepada salam penutup tidak perlu sering

menghitung hentakan, hanya kita harus jara (spasi) supaya tidak kelihatan bertumpuk.
2. Bentuk Lurus (block style)
Perbedaan dengan bentuk lurus penuh adalah dimana pada bentuk lurus, tanggal ditulis

sebelah kanan, sejajar dengan nomor surat, kemudian salam penutup,dan tanda tangan

penanggung jawab berada disebelah kanan juga, sehingga bagian bawah kiri agak leluasa

untuk dipakai tembusan bila surat itu ada salinan yang harus dikirimkan, bentuk ini adalah

model Amerika.

3. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)

Penulisan hampir sama dengan bentuk lurus, hanya bedanya bentuk setengah lurus pada

alinea pertama harus menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, begitu seterusnya. Untuk

alinea-alinea yang baru dan bentuk ini banyak sekali digunakan oleh perusahaan-perusahaan.

Bentuk setengah lurus termasuk model Eropa baru.

4. Bentuk Lekuk (Indented Style)

7
Pada bentuk ini baris pertama dari alamat ditulis lurus dari nomor surat, kemudian nama jalan

menjorok kedalam kurang lebih 5 spasi, selanjutnya nama kota, menjorok lagi kedalam

kurang lebih 5 spasi dari pinggir, sehingga lurus dengan nama jalan, ini adalah model Eropa

lama.

5. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Bentuk ini memasang termasuk yang jarang digunakan baik oleh perusahaan maupun dinas

pemerintahan. Alamat dalam ditulis sebelah kiri, alinea pertama dan setiap alinea baru ditulis

dari baris pinggir, dan kalimat-kalimat bersambung ditulis ditengah kurang lebih 10 spasi dari

pinggir sehingga kelihatannya jadi menggantung.

8
 Contoh-contoh surat

KOP SURAT

Tanggal :

Nomor Surat :

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………............
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 1. Format Lurus Penuh (Full block style)

9
 Kop Surat

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 2. Format Lurus (Block style)

10
 KOP SURAT

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………

…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………

…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 3 Format Setengah Lurus (Indonesia lama)

11
 KOP SURAT

Nomor Surat : Tanggal

Lampiran :

Hal :

Yth…………………………

……………………………..

Salam Pembuka,

…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
……………………………………………………

…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
……………………………………………………

…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 4. Format Setengah Lurus (Indonesia baru)

12
 KOP SURAT

Nomor Surat : ………………… Tanggal

Lampiran : …………………..

Hal : ……………………..

Yth………………………
………………………………..
……………………………..

Salam Pembuka,

…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….……

…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

……………………

Inisial

Gambar 5. Format Lekuk (Indented Style)

13
 KOP SURAT

Nomor Surat Tanggal

Lampiran

Yth………………………… Hal :

……………………………..

Salam Pembuka,

………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………

………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………

Salam Penutup,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Nama Jabatan

Tembusan

…………………

Inisial

Gambar 6. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Surat Dinas
14
 Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor

yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai

pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi

resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai

surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu

surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai

sistematika, isi, dan bahasa surat.

Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai

berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawanbicaranya.
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitaspengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika di
perlukan.
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yangselanjutnya sebagai
bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi,
yuridis dan administratif.

Tahapan Pembuatan Surat Dinas adalah sebagai berikut :

1.Penyusunan Kalimat

Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif,yaitu kalimat
yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca.Kalimat yang sesuai dengan
kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu
sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan
adalahkalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berartibahwa
unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu bolehdihilangkan. Kemudian, kalimat
yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan
pembaca.

2. Penyusunan Paragraf

15
Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditatadan diatur
sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itumudah dipahami oleh
penerima surat. Setiap gagasan disusun dalam satuparagraf yang utuh, yakni paragraf yang
memenuhi syarat adanya k

Nota Dinas

Nota dinas adalah jenis surat dinas yang berisipokok persoalan secara singkat. Nota dinas
biasanyadibuat dalam keadaan mendesak dan oleh karenaitu perlu penyesuaian dengan segera.
Nota dinas inidapat ditulis oleh atasan untuk bawahan, dan dapat juga sebaliknya, yakni
ditulis oleh bawahan untukatasan. Nota dinas bersifat intern. Sebenarnya, isi nota dinas sama
dengan isi surat dinasbiasa, hanya lebih singkat. Oleh karena itu, nota dinas memiliki nomor
surat, seperti surat dinas biasa.

Format Surat dinas

· Kepala surat (kop surat)

· Nomor surat

· Lampiran

· Perihal

· Tanggal surat

· Alamat yang dituju

· Salam pembuka

· Isi surat

· Salam penutup

· Tanda tangan

· Nama jelas pengirim

· Jabatan

· Tembusan

Contoh Nota Dinas

PT SAYANG IBU
16
 Jl. Ciomas-Permai No. 16

Telp. (0251) 8631611 Faks. (0251) 8631612

E-mail : sayangibu@yahoo.com

Bogor 15150

NOTA DINAS

No.: 96/ND/VIII/2009

Kepada : Yth. Para Manager dan Humas PT Sayang Ibu

Dari : Direktur Operasional dan Teknik

Perihal : Petugas Pengibaran Bendera 17 Agustus 2009

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya upacara bendera pada tanggal 17 Agustus 2009,
kami meminta agar Bapak/Ibu mengijinkan dan menugaskan staff masing-masing yang nama
dan jabatannya tercantum pada daftar yang terlampir untuk mengikuti latihan upacara
pengibaran bendera di kantor pusat. Jika karena suatu hal diantara peserta ada yang terpaksa
tidak dapat mengikuti latihan tersebut, diminta memberitahukan secara tertulis kepada bagian
personalia.

Terimakasih atas perhatiannya.

Bogor, 10 Agustus 2009

Reza Bagus Pratama

Direktur Operasional dan Teknik

Memorandum
Memo atau memorandum adalah pesan singkat yang disampaikan jika yang ingin kita temui
tidak berada di tempat. Memo dapat dibedakan memo dinas dan memo pribadi. Memo dinas

17
bersifat resmi sedangkan memo pribadi bersifat tidak resmi. Biasanya memo ditulis untuk
keperluan sebagai berikut:

1. Instruksi
2. Pengumuman
3. Pemberitahuan
4. Tugas tertentu
5. Petunjuk
6. Pesan telepon

Begitu pula dalam penggunaan bahasa, memo dinas menggunakan bahasa baku sedangkan
memo pribadi menggunakan ragam bahasa akrab. Dalam strukturnya pun memo dinas
mengikuti aturan surat hanya lebih sederhana. Perhatikan bagan berikut:

Contoh Memorandum

PT SAYANG IBU

Jl. Ciomas-Permai No. 16

Telp. (0251) 8631611 Faks. (0251) 8631612

E-mail : sayangibu@yahoo.com

Bogor 15150

Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang isinya meng-undang anggota masyarakat atau anggota
kelompokatau anggota instansi tertentu. Dengan kata lain, suratundangan adalah surat
pemberitahuan akan adanyasuatu acara atau kegiatan pertemuan. Tujuan suratundangan ialah
agar yang diundang mau hadir padawaktu dan tempat yang telah ditentukan.

18
Surat undangan dapat dipakai untuk keperluanresmi, setengah resmi, atau tidak resmi. Ciri-
ciri suratundangan resmi ialah memakai kepala/kop surat,model dan bentuknya standar,
menggunakan ragambahasa resmi, serta kertasnya berukuran standar.Undangan tidak resmi
tidak perlu menggunakan ke-pala surat dan bahasa yang digunakan pun lebih bebas.

FORMAT DAN SUSUNAN SURAT UNDANGAN RESMI :

Surat Undangan memiliki susunan yang terdiri atas :

A.Kepala Surat Undangan.
B.Isi Surat Undangan.
C.Bagian Akhir Surat Undangan.

A.Kepala surat undangan resmi, terdiri atas :

*Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ditempatkan dikanan atas.

*Alamat undangan yang ditujukan ditempatkan dibawah nama, tempat, tanggal, bulan dan
tahun.

*Nomor, sifat, lampiran dan hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas.

B.Isi surat undangan resmi terdiri atas :

*Maksud dan tujuan

*Hari penyelenggaraan

*Tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan

*Acara yang akan diselenggarakan

*Tulisan penutup.

C.Bagian akhir surat undangan resmi terdiri atas :

*Nama jabatan pengundang;
*Tanda tangan pejabat pengundang;
*Nama jelas pejabat, pangkat dan NIP pengundang;
*Stempel jabatan/instansi;
* Catatan yang dianggap perlu.

Contoh Undangan
UNDANGAN RAPAT PERTEMUAN

Jakarta Selatan, 12 Februari 2010

19
No : 123/Indo/VII/2011
Perihal : Undangan Rapat Pertemuan
Lamp :-

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya acara kerja bakti nasional yang akan dilaksanakan di
Kampus Indonesia Merdeka dalam memperingati Lustrum X!!!.

Maka dengan ini, kami mengundang seluruh staff pengajar, mahasiswa serta pegawai tetap S1
Elektronika untuk mengikuti rapat pertemuan guna membahas persiapan-persiapan acara
kerja bakti nasional ini. Rapat pertemuan akan diadakan pada:

Hari / Tanggal : Senin, 28 Mei 2011

Tempat : Gelanggang Olahraga Bundaran HI

Waktu : 12.00 WIB s/d selesai

Demikian sekiranya pemberitahuan dari kami. Atas perhatian serta kehadiran Bapak dan Ibu
pada acara tersebut, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rektor Indonesia Merdeka,

(Firman Gaulana)

20
 Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penejlasan atau petunjuktentang cara
pelaksanaan sutu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu(atasan) kepada bawahan atau
karyawan.Penjelasan:

Format Surat Edaran:

a. Pencantuman nama dan lembaga instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala
surat edaran sama seperti pada kepala surat dinasbiasa.

b. Kata SURAT EDARAN dicetak dengan huruf kapital semua dua kait
dibawah garis kepala surat edaran secara simetris

c. Nomor surat edaran dicantumkan di bawah kata SURAT EDARAN, dengan ketentuan, kata nomor
diawali N kapital, diikuti titik dua.

d. Penulisan tanggal, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam penutup, tandatangan, nama jelas, NIP
(jika dicantumkan), nama jabatan, dan tembusansama seperti pada surat dinas biasa.

21
 Contoh Surat Edaran

SURAT EDARAN

Nomor: 009.Kk.III.2011

Kepada: Seluruh Karyawan PT Maju Terus

Dari: Direktur Utama
Perihal: Bantuan untuk korban bencana alam

Seperti kita ketahui bersama, pada tahun 2010 yang lalu, propinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta dan Jawa Tengah mengalami musibah bencana alam berupa letusan Gunung
Merapi yang mengakibatkan kerugian, baik jiwa maupun harta benda. Sampai saat ini,
bencana sekunder berupa lahar dingin masih menjadi ancaman jika terjadi hujan deras. Pada
hari Sabtu tanggal 19 Maret 2011 yang lalu, beberapa rumah di kecamatan Cangkringan
kabupaten Sleman rusak berat terkena lahar dingin menyusul rumah-rumah di wilayah
Magelang yang sudah lebih dulu terkena.

Mengingat masalah tersebut, Direktur PT Maju Terus mengetuk serta mengajak kita semua
untuk bersedia mengulurkan tangan demi meringankan mereka yang tengah menderita.
Bantuan masing-masing karyawan dapat disalurkan lewat Sekretaris Perusahaan dan akan
diteruskan kepada para korban. Prioritas penyaluran bantuan akan diberikan kepada para
pengungsi di lokasi pengungsian yang paling dekat dengan kantor perusahaan yaitu di posko
Banjarharjo. Dari setiap departemen agar mengirimkan satu perwaklan karyawan untuk turut
serta menyerahkan sumbangan tersebut.

Demikian surat edaran ini dibuat, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Yogyakarta, 21 Maret 2011

PT Maju Terus

Arman Perdana
Direktur Utama

22
 SURAT KUASA

Surat kuasa merupakan surat untuk bukti pengalihan kekuasaan atas wewenang untuk
mewakili kepentingan dari pemberi kuasa. Hal itu merujuk dari Pasal 1972 BW yang
merupakan dasar pemberian kuasa. Dengan demikian surat kuasa merupakan bukti yang sah
atas pengalihan kuasa tersebut.

Cara membuat surat kuasa langkah-langkah secara umum adalah:

 Tulis judul di atas yaitu Surat Kuasa, dalam hukum bisa berupa Surat Kuasa Khusus
maupun Surat Kuasa Substitusi

 Kemudian cantumkan pihak – pihak yang terlibat dalam pengalihan kuasa. Pertama tulis
profil pemberi kuasa kemudian tulis juga profil penerima kuasa.

 Perihal surat kuasa, untuk surat kuasa yang umum di masyarakat bisa berupa apakah
pelimpahan kuasa pengambilan gaji, pengambilan cek, pengambilan barang , atau lain
sebagainya. Setelah itu tulis profil penerima kuasa.

 Penutup surat

 Tanggal dan tempat pembuatan surat

 Tanda tangan dan nama terang pemberi kuasa dan penerima kuasa

 Selain itu terakhir juga bisa ditempel materai pada surat kuasa untuk menguatkan
keabsahannya.

23
 Contoh Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : (Pemberi Kuasa)

Pekerjaa : (Pemberi Kuasa)

Alamat : ( pemberi kuasa)

Menerangkan bahwa dengan ini memberi kuasa kepada :

Nama : (Penerima Kuasa)

Pekerjaan : (Penerima Kuasa)

Alamat : ( penerima kuasa)

Untuk mewakili atau bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa sebagai …. (jabatan /
kekuasaan pemberi kuasa, sebutkan pula dasar kekuatan dari pemberi kuasa, misalnya adanya
SK).

Untuk itu penerima kuasa dikuasakan untuk… (tujuan pemberian kuasa).

Kekuasaan ini diberikan dengan hak untuk melimpahkan (recht van substitute) baik sebagian
atau seluruhnya yang di kuasakan ini kepada orang lain.

Demikian surat kuasa ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Maret, ______2012

Penerima Kuasa Pemberi Kuasa

Materai

(______________) (_______________)

NB: Rincian Biodata dapat ditambahkan data diri yang lainnya.

24
Contoh surat kuasa tersebut dapat digunakann ke beberapa bentuk Surat Kuasa. Macam-
macam surat kuasa sendiri beraneka ragam, hal itu semua disesuaikan dengan kebutuhan
dalam pembuatan surat kuasa, misalnya:

 Contoh surat kuasa khusus ( Judul menjadi Surat Kuasa Khusus, di tambahkan kata khusus
di bawah penerima kuasa)

 Contoh surat kuasa umum

 Contoh surat kuasa jual beli tanah, mobil, dll

 Contoh surat kuasa pengambilan dokumen

 Contoh surat kuasa pengambilan gaji

 Contoh surat kuasa pengambilan uang di bank

 Contoh surat kuasa umum
 Contoh surat kuasa perusahaan

 Contoh surat kuasa pengambilan bpkb sepeda motor / mobil

 Contoh surat kuasa penjualan tanah
 Contoh surat kuasa substitusi
 Contoh surat kuasa pengambilan ijazah, dll

25
 Surat Tugas

Surat tugas adalah jenis surat dinas yang berisi tugas dari atasanyang harus dilaksanakan atau
dikerjakan oleh bawahan.

Penjelasan:

a. Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat

pada kepala surat tugas sama seperti pada kepala sura t dinasbiasa

b. Kata SURAT TUGAS dicetak dengan kapital semua dua kait di bawah gariskepala surat
tugas secara simetris

c. Nomor surat tugas dicantumkan di bawah kata SURAT TUGAS, denganketentuan,

kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua.

d. Paragraf pertama berbunyi:

Kami memberikan tugas kepada,

atau

Dengan ini kami menugasi ,dan bukan

menugaskan.

Kalimat harus direvisi menjadi sebagai berikut:

1)Dengan ini kami menugasi Ir. Sadikin untuk menyelesaikan proyekirigasi …..2)
Dengan ini kami menugaskan penyelesaian proyek irigasi …….kepada Ir. Sadikin

e. Huruf awal rincian, yakni kata nama, unit organisasi, untuk, janga waktu,lain-lain,
adalahhuruf kecil karena rincian dianggap itu merupakan bagiankalimat yang belum
selesai. Dapat juga jenis tugas, jangka waktu, dan lain-lain itu disajikan dalam bentuk esai,
dan tidak berbentuk rincian.

26
 Contoh Surat Tugas

SURAT TUGAS
No: 233.Pl.III.2011

Sehubungan dengan akan dimulainya proyek pembangunan apartemen Mulia Jaya di

Kabupaten Magelang, maka nama-nama berikut di bawah ini:

1. Eko Susilo
2. Budi Jatmiko
3. Armand Perdana

Ditugaskan untuk melakukan survey lokasi sekaligus mewawancarai stakeholder proyek

tersebut pada tanggal 1-6 April 2011. Segala biaya yang timbul untuk melaksanakan tugas ini
dibebankan ke biaya proyek yang bersangkutan sesuai aturan yang berlaku.

Demikianlah surat tugas ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Yogyakarta, 15 Maret 2011

PT Maju Terus

Andi Ardumas
Manajer Proyek

27
 Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi adalah surat yang dibuat oleh seorang pimpinan atau pejabat tertentu yang
berisi keterangan tentang keadaan pribadi seseorang berdasarkan data-data autentik yang ada
karena diminta sendiri oleh pihak yang bersangkutan untuk kepentingan pribadinya.
Rekomendasi di berikan oleh pimpinann perusahaan berdasarkan cacatan pembukuan
perusahaannya. Rekomendasi dapat juga di berikan oleh perseorangan yang di berikan
kepada seseorang yang memerlukannya, misalnya untuk melamar pekerjaan.

Format Surat Rekomendasi :

1. Kepala surat rekomendasi, terdiri atas :

 kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap beserta alamatnya,

 kata petunjuk berupa kata “SURAT REKOMENDASI” yang biasanya ditulis simetris
dengan huruf kapital semua,
 nomor surat biasanya ditulis dibawah kata SURAT REKOMENDASI.
2. Tubuh/isi surat rekomendasi, terdiri atas:

 pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,

 identitas pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat/tanggal lahir, alamat, dan lain-
lain yang dianggap perlu,

 penjelasan tentang kepribadian, kelakuan, atau karakter orang tersebut,

 klausul penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut.

3. Kaki surat rekomendasi, terdiri atas:

 tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,

 identitas penanggung jawab

 jabatan penanggung jawab,
 tanda tangan dan nama terang,

4. NIP, nomor anggota, atau sejenisnya

5. Cap/stempel.

28
 Contoh surat rekomendasi
KOP SURAT LEMBAGA

------------------------------------------------------------------------------------------

Assalamualaikum Wr. Wb

Yang Bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan :

Alamat :

Telepon/HP :

memberikan rekomendasi kepada nama yang tercantum dibawah ini:

Nama :

TTL :

Asal sekolah :

Alamat rumah :

Telpon /HP :

Untuk mengikuti Super Camp SNMPTN 2010 yang diselenggarakan oleh PW LP

Maarif NU Jatim & Lembaga Amil Zakat & Infaq Al Ma’un (LAZIM).

Demikian surat rekomendasi ini dibuat dan dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Terimakasih. Surabaya , 04 April 2010

Kepala Sekolah SMA Khadijah Surabaya

Drs. M. Khalahig. M.M

29
 Surat Referensi

Surat referensi kerja merupakan sumber acuan yang menerangkan bahwa pelamar pernah
bekerja disuatu perusahaan atau instasi tertentu.

Format

Salam
Jika Anda menulis surat pribadi referensi, termasuk salam (Dear Dr Smith, Dear Mr Jones,
dll). Jika Anda menulis surat referensi umum, mengatakan "Untuk Siapa itu Kepedulian Mei"
atau hanya tidak termasuk salam satu.

Paragraf 1
Paragraf pertama dari surat referensi menjelaskan koneksi Anda ke orang yang Anda
merekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengenal mereka, dan mengapa Anda telah
memenuhi syarat untuk menulis surat referensi untuk merekomendasikan sekolah pekerjaan
atau pascasarjana.

Paragraf 2
Paragraf kedua dari surat referensi berisi informasi spesifik pada orang yang Anda tulis,
termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, apa yang mereka dapat berkontribusi, dan
mengapa Anda memberikan surat referensi. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk
memberikan rincian.

Paragraf 3
Saat menulis surat referensi merujuk sebuah kandidat untuk sebuah lowongan pekerjaan
tertentu, surat itu akan mencakup informasi tentang bagaimana kemampuan orang itu cocok
dengan posisi yang mereka lamar. Mintalah salinan pekerjaan posting dan salinan seseorang
resume sehingga Anda dapat menargetkan surat referensi Anda sesuai.

Ringkasan
Bagian ini surat referensi berisi ringkasan singkat tentang mengapa anda merekomendasikan
orang. Menyatakan bahwa Anda "sangat merekomendasikan" orang itu atau Anda
"merekomendasikan tanpa reservasi" atau yang serupa.

Kesimpulan
Paragraf penutup surat referensi berisi tawaran untuk memberikan informasi lebih lanjut.
Sertakan nomor telepon dalam paragraf, termasuk nomor telepon dan alamat email pada
bagian alamat pengirim surat Anda, atau di tanda tangan Anda.

30
 Contoh Surat Referensi
SURAT REFERENSI KERJA

Yang bertanda tangan di bawah ini, menerangkan bahwa ;

Nama : Aziz Gagap

Alamat : Jl. Kuburan I Kav. 45

Jabatan : Account Executive

Adalah karyawan PT.ABCDE . Mulai bekerja tanggal 19 January 2009 sampai dengan 31
Mei 2009. Selama bekerja yang bersangkutan telah menunjukkan dedikasi dan loyalitas untuk
perusahaan, maka perusahaan mengucapkan terimakasih.

Yang bersangkutan telah mengundurkan diri dari perusahaan atas permintaan sendiri dan
tanpa paksaan pihak manapun.

Demikian surat keterangan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 9 September 2009

PT. ABCDE

31
 Surat Notulen

Notulen merupakan pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya
disebut pembuat notula. Peran dan fungsi notulen sangatlah penting sebagai arsip atas
pelaksanaan sebuah rapat. Bila dikemudian hari ada yang membutuhkan hasil rapat, maka
bisa membuka notulen rapat.

Format dalam Notulen Rapat;

1. nama kegiatan

2. nama organisasi penyelenggara

3. tanggal penyelenggaraan

4. tempat

5. waktu

6. peserta

7. pemimpin

8. ringkasan jalannya rapat

9. hasil rapat

10. Unsur unsur dalam notulen rapat .

32
 Contoh Surat Notulen
NOTULEN RAPAT PENYAMPAIAN HASIL RAPAT KORDINASI

PENGADILAN TINGGI AGAMA

MAKASSAR 19 APRIL 2010

Pada hari ini, Rabu tanggal 21 April 2010 Pengadilan Agama Klas I B Watampone
mengadakan rapat dengan semua aparat dan staf dalam rangka menindak lanjuti hasil rapat
Kordinasi Pimpinan Pengadilan Tinggi Agama Makassar dengan para Ketua, Wakil Ketua
dan Panitera Sekretaris se Wilayah PTA Makassar yang dilaksanakan pada hari senin tanggal
19 April 2010.

Hal yang dibahas dalam rapat tersebut disesuaikan dengan materi rapat Kordinasi PTA
Makassar Yaitu :

- Teknis Administrasi Perkara

- Managemen Pelayanan Publik dan Administrasi Umum

- Pembinaan dan Pengawasan.

Banyak hal yang didiskusikan dalam rapat itu, namun yang diangkat dalam rubrik ini hanya
dua hal yang sangat penting yaitu Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 2 tahun 2010
tentang penyampaian Salinan dan Petikan Putusan, serta Surat Edaran Mahkamah Agung
Nomor 3 Tahun 2010 tentang Penerimaan Tamu.

Menyangkut Surat Edaran Nomor : 3 tahun 2010 Aparat Peradilan Agama Watampone
selama ini telah melaksanakannya yaitu untuk para hakim tidak menerima tamu yang
berkaitan dengan tugas, baik dirumah maupun di Kantor, dan untuk kepaniteraan juga tidak
menerima tamu dirumah, tapi masih sering menerima tamu di Kanor yang berkaitan
dengan kepentingan proses administrasi perkara maupun pelaksanaan sita dan eksekusi,
Dengan adanya Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 3 tahun 2010, Pengadilan Agama
Watampone akan melaksanakan sepenuhnya, tentang tatacara penerimaan tamu tersebut
sehingga segala hal yang ingin ditanyakan oleh para pihak yang berkaitan dengan perkara
dapat diperoleh di Meja I yang memberi keterangan seperlunya, atau di papan Pengumuman
berupa informasi tentang prosedur berperkara dan biaya perkara, sebagai pelaksanaan KMA.
144 tahun 2007.

Surat Edaran Nomor : 2 tahun 2010 tentang penyampaian salinan dan petikan putusan,
sebagai pelaksanaan Pasal 64 A ayat 2 Undang-Undang Nomor 50 tahun 2009, maka dalam
rapat dirumuskan “ MEKANISME PENYAMPAIAN SALINAN PUTUSAN / PBT “ .

33
Mengantisipasi keterlambatan penyampaian Salinan putusan yang membawa resiko hukum
seperti yang disebutkan dalam ketentuan perundang-undangan, maka perlu ditetapkan suatu
mekanisme kerja yang jelas, dan terukur, tentang penyampaian salinan putusan kepada para
pihak dengan cara sebagai berikut :

1. Putusan dibacakan oleh Majelis hakim dalam sidang terbuka untuk umum, setelah
putusan dan selinannya sudah diketik rapi, (terbantu melalui proses penyelesaian perkara
dengan menggunakan SIADPA).

2. Paling lambat 5 ( lima ) hari sesudah putusan diucapkan, Salinan putusan dan relaas
PBT diserahkan oleh Panitera pengganti kepada Jurusita /Jurusita pengganti dengan buku
ekspedisi penyerahan salinan putusan, yang didalamnya mencantumkan nama dan tanda
tangan jurusita / jurusita pengganti, serta hari dan tanggal penerimaan Salinan Putusan itu,
selanjutnya paling lambat 3 hari kerja setelah Salinan putusan itu diterima jurusita / jurusita
pengganti menyampaikannya kepada para pihak.

3. Setelah Jurusita / jurusita pengganti menyampaikan Salinan Putusan, maka dia

memberikan bukti berupa Relaas PBT kepada Panitera pengganti dengan ekpedisi, dan PP
menandatangani buku ekspedisi jurusita pengganti atas penerimaan relaas Pbt itu.

4. Panitera pengganti menyatukan relaas Pbt itu dengan berkas perkara dan selanjutnya
diserahkan ke Meja III, Panmud hukum ( meja III ) berkordinasi dengan petugas yang
membuat akta cerai, untuk penerbitan akta cerainya, selanjutnya berkas perkara tersebut
diminutasi.

5. Sebelum dimasukkan di Box perkara untuk minutasi, petugas register khusus

penyampaian salinan putusan, menulis dalam register bahwa salinan putusan yang
bersangkutan telah disampaikan kepada para pihak dengan tepat waktu, dilihat dari pengisian
kolom yang tersedia.

6. Kelalaian petugas yang menangani perkara tersebut berdasarkan mekanisme yang telah
ditetapkan, menyebabkan terlambatnya penyampaian salinan putusan yaitu lebih dari 14
( empat belas ) hari kerja sejak putusan diucapkan. akan diberikan sanksi berdasarkan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku, yang diawali dengan teguran lisan dan tertulis.

7. Terlaksananya mekanisme penyampaian Salinan putusan kepada para pihak dengan

tepat waktu, diawasi pelaksanaannya oleh Pengawas Bidan Bindalmin, dan hasilnya
disampaikan kepada Wakil Ketua sebagai Kordinator Pengawasan untuk Evaluasi dan tindak
lanjut.

8. Diharapkan kepada pihak yang terkait untuk memahami dan melaksanakan mekanisme
penyampaian putusan tersebut dengan sebaik-baiknya dan penuh rasa tanggung jawab.

34
Penyampaian panggilan /Pemberitahuan.

Salah satu unsur yang menentukan keberhasilan pelaksanaan tugas peradilan adalah
terlaksananya pemanggilan dengan baik, pemanggilan dilakukan oleh jurusita dengan surat
panggilan disebut “Relaas” dalam hukum acara perdata relaas pemanggilan merupakan akta
autentik (vide pasal 285 R.bg dan pasal 1868 B.W.) petunjuk pelaksaaan pemanggilan agar
dipedomani hasil rumusan diskusi para hakim, kepaniteraan dan kejurusitaan tanggal 9
Pebruari 2009 tentang “ Prosedur pemanggilan “

Demikianlah hasil rapat Pengadilan Agama Watampone tanggal 21 April 2010 , dengan
harapan agar dapat dilaksanakan masing-masing unsur terkait dengan penuh rasa tanggung
jawab.

Makassar , 21 April 2010

Notulis / Pansek Pimpinan rapat / Ketua

Drs. H.Jamaluddin Drs. H. Muhammad Yanas,

SH.MH

35
 Daftar Pustaka

Ali, Adlan dan Tanzili. 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Jakarta. Kawan Pustaka

Cut Rozana, Tedjaningsih. 2001. Surat Menyurat Komunikasi Dinas Buku 5 : Untuk Sekolah
Menengah Kejuruan Bidang Keahlian Bisnis Manajemen Program Keahlian Sekretaris Tingkat II
Berdasarkan Kurikulum SMK 1999. Bandung. Angkasa

Soeyitno, Solehan. 1987. Surat Menyurat Resmi Indonesia. Bandung. CV. Bandung

Thomas Wiyasa Bratawijaya, Drs. 1982. Kerangka Surat Menyurat Dinas. Jakarta. PT
Pustaka Binaman Presindo

36