3.7.

Metode Analisis Beban Kerja

Beban kerja seseorang aau pekerja sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja suatu
perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan atau pekerja bekerja
sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak akan terjadi masalah. Namun sebaliknya jika tidak
sesuai maka akan terjadi masalah. Jika karyawan atau pekerja bekerja di bawah standar maka
beban kerja yang diemban berlebih, sementara jika karyawan atau pekerja bekerja di atas standar,
dapat berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu
sendiri.
Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah kerja-orang (man-hours)
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beban kerja dalam waktu tertentu. Analisis beban kerja
bertujuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada satu orang pekerja. Analisis beban kerja dapat dilakukan dengan cara membagi isi
pekerjaan ynag harus diselesaikan dengan hasil kerja rata-rata satu orang, sehingga didapat jumlah
orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Workload Analysis (WLA) merupakan salah satu cara atau metode yang dapat digunakan
untuk menghitung besarnya beban kerja yang diakibatkan oleh aktvitas-aktivitas yang dilakukan.
Metode ini digunakan dalam penelitian yang menganalisis beberapa penyebab besarnya beban
kerja serta menentukan solusi perbaikan untuk menurunkan beban kerja yang tinggi. Saat
menghitung beban kerja, yang digunakan untuk menghitung beban kerja dalam menghitung
jumlah pekerja yang dibutuhkan adalah aktivitas produktif yang digunakan adalah aktivitas yang
sesuai dengan job description masing-masing pekerja, sedangkan untuk menghitung beban kerja
yang digunakan dalam menghitung intensif yang diberikan kepada pekerja karena beban kerja
yang tinggi, maka digunakan aktivitas produktif sesuai dengan job description ditambah dengan
aktivitas other.
Metode analisis pada umumnya yang dapat digunakan adalah metode wawancara terbuka,
observasi, dan work sampling. Metode wawancara adalah metode yang digunakan untuk
mewawancarai setiap pegawai atau karyawan yang memiliki beban tugas tertentu. Metode
observasi adalah metode dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pekerjaan yang
dilakukan oleh pegawai atau karyawan, sedangkan work sampling adalah metode pengamatan
yang mana aktivitas pekerja yang diamati dikelompokkan dalam berbagai kategori yakni kategori
kegiatan produktif, tidak produktif, dan pribadi. Kegiatan produktif adalah kegiatan atau aktivitas
yang sesuai dengan job description, sedangkan kegiatan tidak produktif adalah kegiatan atau
aktivitas yang tidak menghasilkan nilai tambah pada peningkatan kualitas proses dan kecepatan
penyelesaian tugas. Kemudian kegiatan pribadi adalah kegiatan yang tidak berkenaan atau tidak
berhungan dengan pekerjaan yang sedang dilakukan seperti bermain game ditengah-tengah
mengerjakan tugas dan lain sebagainya.
Perhitungan kebutuhan tenaga kerja, untuk menentukan jumlah tenaga kerja dalam suatu
jabatan tertentu dapat digunakan cara atau metode menentukan jumlah waktu yang sungguh-
sungguh atau benar-benar diperlukan untuk menyelesaikan tugas dalam jabatan tersebut. Formula
untuk menentukan waktu penyelesaiam tugas yaitu :
WPT = BT x SKR
Keterangan :
BT = jumlah beban tugas dalam waktu tertentu
SKR = standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas
WPT = waktu penyelesaian tugas
Langkah untuk menentukan waktu penyelesaian tugas yakni, pertama-tama yang dilakukan
adalah menghitug jumlah beban kerja yang biasanya dilakukan oleh pekerja atau karyawan
misalnya kegiatan menulis, mengetik, mencetak, menyimpan, memfotokopi, dan mengirim email.
Pengamatan yang dilakukan pada pekerja atau karyawan dilakukan secara rutin setiap hari, setelah
itu hasil perhitungan tersebut dijumlah. Contoh tabel pengamatan seperti dibawah ini :
No/Pengataman Menulis Mengetik Mencetak Menyimpan Memfotokopi Mengirim
hari ke- Barang email
1 89,333 306,067 … … … …
2 80,400 299,383 … … … …
3 81,833 307,583 … … … …
4 85,917 313,017 … … … …
5 87,700 296,967 … … … …
6 88,444 302,600 … … … …
7 85,666 308,133 … … … …
8 84,200 306,300 … … … …
9 86,600 301,350 … … … …
10 87,000 308,500 … … … …
 11 88,300 296,967 … … … …
12 89,000 304,083 … … … …
13 80,200 311,700

14 85,467 296,967

15 81,290 306,300

16 78,990 308,500

17 88,300 306,300

18 83,700 300,200
19 86,500 302,999
Jumlah xx
Rata-rata X

Jika sudah diketahui rata-rata dari waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas-
tugas dalam jabatan tertentu, selanjutnya dilakukan penghitungan FTE. Menghitung FTE (Full Time
Equivalent) untuk mendapatkan atau mengetahui beban kerja pegawai selama satu tahun deibagi
dengan waktu kerja efektif selama satu tahun maka dapat ditentukan berapa jumlah pekerja yang
dapat mengisi jabatan tersebut sehingga beban kerjanya tidak terlalu berat.
Selain itu terdapat pula metode perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja
dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan beban kerja sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (2004) Nomor
:KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja
dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut :
1. Menetapkan Waktu Kerja, waktu kerja yang dimaksud adalah waktu kerja efektif artinya waktu
kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja
efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi
hari libur dan cuti.
Perhitungannya sebagai berikut : Hari kerja efektif = (A-(B+C+D))
Keterangan :
A =jumlah hari menurut kalender
B= jumlah hari sabtu dan minggu dalam setahun
C=jumlah hari libur dalam setahun
D=jumlah cuti tahunan
2. Menganalisis Beban Kerja
Analisis beban kerja dengan menghitung aktivitas berdasarkan frekuensi kegiatan yang
dilakukan, waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan, jumlah waktu yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan full time equivalent.
3. Menghitung Kebutuhan Pegawai
Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan membagi jumlah total waktu penyelesaikan tugas
dengan waktu kerja efektif dan kemudian dikalikan dengan satu orang.

3.8 Hubungan antara Job Analysis dengan Analisis Beban Kerja

Job Analysis untuk membantu organisasi atau sebuah perusahaan mencapai tujuannya
dalam memenuhi SDM (sumber daya manusia) yang tepat dan memiliki kemampuan yang
sesuai dengan beban tugas yang akan dilaksanakannya sehingga tercapai pekerjaan yang efektif
dan efisien. Sedangkan analisis beban kerja adalah proses untuk menentukan jumlah jam kerja
orang yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Sehingga dalam hal ini terdapat
hubungan yang sangat erat antara job analysis dengan analisis beban kerja, dengan adanya job
analysis maka akan mempermudah analisis beban kerja, dalam job analysis akan didapatkan
pegawai yang secara kemampuan, ketrampilan, dan syarat lainnya memenuhi kriteria yang
diharapkan oleh perusahaan, dan ketika dilakukan analisis beban kerja maka dapat dengan
mudah menemukan berapa jumlah pekerja yang seharusnya menempati suatu jabatan tertentu
dengan peran, fungsi, dan tanggung jawab tertentu.

Daftar Pustaka

Adawiyah, Wildanur & Anggraini Sukmawati. 2013. Analisis Beban Kerja Sumber Daya
Manausia dalam Aktivitas Produksi Komoditi Sayuran Selada (Studi Kasus : CV Spirit
Wira Utama). Bogor : Institut Pertanian Bogor.

Anggraeni, Linanda Eka & Rony Prabowo. 2015. Analisis Beban Kerja Untuk Menentukan
Jumlah Karyawan Optimal (Studi Kasus : PT. Sanjayatama Lestari Surabaya. Surabaya :
Institut Teknolog Adhi Tama Surabaya.
Kalammollah & Linanda Eka Anggraeni. 2016. Analisis Beban Kerja Untuk Menentukan
Jumlah Karyawan Optimal Pada Koperasi Pesantren (Kopontren) Binaan Pemerintah
(Pemkot) Surabaya. Surabaya : Institut Adhi Tama Surabaya

Singgih., Moses Laksono Singgih & Ellyn Dewita. 2008. Analisis Beban Kerja Karyawan
Pada Departemen Umum dan Logistik Dengan Metode Work Analysis Di Perusahaan
Percetakan. Surabaya: Institut Teknologi Surabaya

Wibawa, Raissa Putri,dkk. Analisis Beban Kerja Dengan Metode Workload Analysis
Sebagai Pertimbangan Pemberian Intensif Pekerja (Studi Kasus di Bidang PPIP PT Barata
Indonesia (Persero) Gresik). Malang : Universitas Brawijaya.