Makalah

Pengguna dan Pengembang Sistem

Tugas Manajemen Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pengampu : Risca Fitri Ayuni

Disusun oleh :
Kelompok 4
Lipo Wisnu 165020204111009
Sarah Nur Azizah 165020200111008
Ida I Dewa Agung W. 165020201111037
Agung Laksono Gatot S. 165020201111023

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Manajemen
Universitas Brawijaya
Malang
2018
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Spesialis-spesialis informasi sebuah perusahaan terdiri atas anilis sistem, administrator
basis data, webmaster, spesialis jaringan, programmer, dan operator. Perusahaan hendaknya
mengelola pengetahuan yang diawali oleh sumber-sumber daya informasinya. Pengetahuan ini
terdapat dalam sistem, peranti lunak, database, dan pengetahuan khusus yang dimiliki oleh
pengguna komputer dan spesialis informasi.
Ketika sistem informasi yang pertama dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna
tidak diharapkan (atau diizinkan) untuk melakukan hal-hal selain penyebutkan kebutuhan
informasi mereka. Ketika tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar
mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu untuk mengikutinya. Akibatnya, pengguna
akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri. Suatu fenomena yang disebut komputasi
pengguna akhir. Pengguna-pengguna lainnya mampu melakukan sendiri kebanyakan pekerjaan
pengembangannya dan mengandalkan spesialis hanya untuk jasa konsultasi. Sebuah perusahaan
para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan menikmati
keunggulan atas perusahaan yang penggunanya tidak mampu.
Pengetahuan mencerminkan bahan-bahan yang dapat dipelajari dan keahlian meliputi
kemampuan-kemampuan alamiah, yang ditingkatkan oleh pendidikan dan pengetahuan. Aplikasi-
aplikasi otomatisasi kantor yang pertama awalnya dirancang untuk digunakan oleh para pegawai
secretariat dan juru tulis, namun aplikasi tersebut tak berapa lama menyebar ketingkat manajerial
dan professional. Aplikasi ini dimungkinkan oleh suatu konsep yang disebut sebagai kantor maya
dimana pekerja tidak harus secara fisik bertempat dilokasi kantor agar dapat melaksanakan
pekerjaannya. Gerakan kantor maya yang dipicu oleh telecommuting dan hoteling menjadi begitu
popular hingga ia memperluas konsep dari organisasi maya. Pengembangan sistem adalah suatu
aktivitas yang selalu berevolusi.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana struktur organisasi yang inovatif?
2. Apa saja keuntungan dan resiko komputasi pengguna akhir?
3. Mengapa dibutuhkan kriteria pendidikan, pengetahuan yang dibutuhkan untuk karier
dibidang informasi?
4. Bagaimana menempatkan pengguna system dan spesialis informasi pada perspektif?
 BAB II
PEMBAHASAN

ORGANISASI BISNIS

Dukungan sistem informasi bagi organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif dan
area bisnis. SIM dimaksudkan untuk memnuhi kebutuhan informasi para manajer perusahaan ,
system informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan,
dan ilmu system informasi di tingkat lebih rendah digunakan untuk kebutuhan inforamsi unik dari
area-area bisnis tersebut. Sistem informasi dirancang khusus untuk organisasi fisik , yaitu cara
bagaimana sumber daya fisik di alokasikan ke area-area fisik perusahaan dan anak perusahaan
global, divisi, wilayah, dan distrik. Inovasi-inovasi diperlukan dalam bidang teknologi informasi
apalagi tidak dibatasi oleh lokasi fisik
Sumber daya informasi terdiri dsasri piranti keras computer, piranti lunak computer,
spesialisasi inforamsi, fasilitas, basis data , pengguna , dan inforamsi. Sebagian besar sumber daya
ini pada umumnya beralokasi di layanan informasi yang merupakan tanggung jawab chief
information oficier (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah
tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

Organisasi layanan organisasi berguna untuk menguraikan unit perusahaan yang memilki
tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi.
Spesialisasi informasi , yaitu sebuah upaya untuk mengembangkan karyawan dan
tanggung jawab. Spesialisasi informasi pada awalnya meliputi analis system yang merupakan
pengembang system data baru dan memperbaiki system-sistem yang telah ada. Kemudian ada juga
administrator basis data yang bertanggung jawab atas data tersebut. Webmaster yang bertanggung
jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Mereka harus bekerja sam dengan spesialis
jarinagn untuk memastikan hubungan perusahaan dengan para pelaku bisnis. Salah satu tugas
penting Webmaster adlah melacak orang-orang yang mengunjungi Web perusahaan . Hal ini
diojadikan tolak ukur keefektifan situs web tersebut. Sementara spesialis jarinagn bekerja dengan
anlis dan pengguna dalam membuat jarinagn komunikasi data dengan menyatukan sumber daya
komputasi yang menyebar. Sementara itu programmer menggunakan dokumentasi yang dibuat
oleh system analis untuk membuat kode program computer yang mengubah data menjadi
informasi yang dibutuhkan oleh penguna. Dan yang terakhir Operator menjalankan peralatan yang
berskala besar. Semua spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan perwakilan-
perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang menggembangkan
system.

Trend dan struktur tersentralisasi dan desentralisasi

 Sistem informasi tersentralisai merupakn system yang umum digunakan, struktur khusus
seperti ini disesuaikan dengan siklus hidup system. Perusahaan telah menggunakan beberapa orang
analis system dan programmer untuk menggembangkan system-sistem yang sudah ada. Diaman
masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrator basis
data, dan jaringan yang memberikan kontribusi bagi penggembangan dan pemeliharaan. Selama
tahun 1970-an dan 1980-an beberapa perusahaan mulai mendesentralisasi kebanyakan sumber
daya informasinya dengan mngelokasikan mereka ke unit bisnis dan memeberikan wewenangbagi
unit untuk memutuskan bagaimana sumber daya akan diaplikasikan. Banyak area menunjuk
seorang direktur inforamsi divisi untuk mngelola sumber daya informasi di area-area tersebut.

Struktur organisasi inovatif

Hal yang disadari selama tahun 1990-an adalah bahwa sentralisasi maupun desentralisasi
memilki keunggulanmasing-masing. Perusahaan-perusahaan besar tersebut berusaha untuk
mencapai struktur organisasi yang terdesentralisasi secara sentral . Hal ini dicapai dengan
memberikan wewenang kepada unit Information Sytem (IS) korporat untuk mngeambil keputusan
yang berhubungan dengan infrastruktur IT. Dan wewenang kepada area –area bisnis untuk
mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area mereka masing-masing.
Namun terdapat kesulitan dalam struktur ini pertama IT kini memainkan peranan yang lebih besar
dibandingkan perusahaan di masa lalu. Kedua perubahan teknologi yang pesat menuntut agar
struktur memberikan perhatian khusus untuk menggembangakan pengetahuan dan dan keahlian
bagi pengguna system maupun pengembang sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya
inforamsi yang tersedia dari vendor dan konsultan.

Sebagai respon atas kebutuhan ini, peneliti SIM mengidentifikasikan tiga sistem inovatif
yang disebut model sekutu (partner model) , model platform (platfoem model ), dan model terskala
( scalable model). Basis dari model sekutu bahwa layanan informasi bekerja dengan area bisnis
dalam menggunakan teknologi inforamsi guna mengahsilkan informasi . Sementara asumsi yang
mendasari model platform adalah bahwa layanan informasi tidak secara aktif memberikan
mengawali inovasi bisnis, namun akn menyediakn sumber daya informasi sehingga inovasi
tersebut tercapai oleh area-area bisnis. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus
diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat ketika peluang-peluang
tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap memperhatikan biaya tetap pada harga minimum.
Hubungan ketiga model dapat diilustrasikan dengan diagramberikut :
 Manajemen
Puncak

Jaringan peneentuan visi

Jaringan Inovasi Jarinagan pencari

sumber
CIO

Perencanaan
Area-area Vendor
Bisnis Strategis

Penyerahan Manajer
Inovasi Nilai Solusi Infrastruktur

Manajemen Penempatan
Keuangan Layanan
KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan
seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pendekatan ini menunjukkan bagaimana spesialisasi
informasi bertindak sebagai perantara, yang memisahkan pengguna dari komputer.
Di akhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk
mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi
pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim
dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer.
Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama, yakni:
a. Dampak pendidikan komputer: Selama awal tahun 1980-an, dampak program-program
pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negri dan swasta, perguruan tinggi,
dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di
tingkat yang lebih rendah mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian
komputer yang baik.
b. Antrian layanan informasi: Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak
pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi sangat penting
ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan
tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat
memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan
antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh
komputer. Beberapa pengguna harus menunggu dua atau tiga tahun sebelum pekerjaan
mereka selesai dari antrian.
c. Murahnya peranti keras: Selama periode yang sama, pasar dibanjiri oleh komputer
mikro berharga murah. Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan
memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut
dikirimkan menggunakan taksi
d. Peranti lunak siap pakai: Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat
peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akutansi dasar sekaligus memberikan
 informasi bagi pengambilan keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan
dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan
perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer
mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.

PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang
dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan
kompetitif. Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya
informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang
bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan
memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya.

 Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

EUC memberikan dua manfaat utama:

a. Menyamakan kemampuan dan tantangan: Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem
ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih
berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan
mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut.
b. Mempersempit jarak komunikasi: Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya
rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa
sistem. Sebaliknya, spesialis informasi adalah pakar dalam bidang teknologi namun kurang
memiliki pengetahuan dalam area masalah. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka
sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi karena tidak ada kebutuhan untuk
berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangkan sebagian dari sistem
mereka, jarak ini akan menyempit.

 Resiko Komputasi Pengguna Akhir

a. Sasaran sistem yang buruk: Pengguna akhir dapat menerapkan komputer pada aplikasi-
aplikasi yang seharusnya dijalankan dengan cara lain, seperti secara manual.
b. Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk: Para pengguna akhir, meskipun
mereka memiliki tingkat kompetensi teknis yang cukup tinggi, biasanya tidak akan dapat
menyamai profesionalisme dari spesialis informasi dalam hal perencanaan sistem. Ketika
pengguna akhir tergesa-gesa dalam menyiapkan dan menjalankan sistem, mereka cenderung
mengabaikan kebutuhan untuk mendokumentasikan rancangannya sehingga sistem tidak
dapat dipelihara.
c. Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien: Ketika tidak terdapat kendali pusat atas
akusisi peranti keras dan peranti lunak, perusahaan pada akhirnya bisa mendapatkan peranti
keras yang tidak sesuai dan peranti lunak yang berlebihan.
d. Hilangnya integritas data: Pengguna akhir tidak berhati-hati dalam memasukkan data ke
dalam basis data perusahaan.
e. Hilangnya kendali: Pengguna mengembangkan sistem untuk memenuhi kebutuhan mereka
sendiri tanpa menyelaraskan dengan suatu rencana yang akan memastikan dukungan
komputer bagi perusahaan.

Karena potensi manfaat yang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu

rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC berkembang dan tumbuh
subur. Sedangkan untuk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang telah bekerja dengan begitu baik
di layanan informasi juga harus diterapkan pada area-area pengguna.

KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK

KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI

Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu.

Spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna
menerapkannya ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

 Pengetahuan Pengembangan Sistem

Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal
ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati. Jenis pengetahuan yang
memungkinkan sesorang memberikan kontribusi dalam upaya-upaya pengembangan sistem
meliputi pengetahuan komputer, pengetahuan informasi, dasar-dasar bisnis, teori sistem, proses
pangembangan sistem, dan pembuatan model sistem.
Pengetahuan komputer (computer litercy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber
daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi
(information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap
langkah proses pemecahan masalah dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana
membagi informasi dengan orang lain. Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) adalah topik-
topik yang biasanya terdapat dalam mata kuliah inti S1 dan S2 bisnis, akutansi, keuangan,
pemasaran, manajemen, SIM, dan operasi. Sebagian besar sistem informasi dikembangkan untuk
mendukung dasar-dasar ini.
Teori sistem (systems theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan sesuatu
fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif. Proses pengembangan sistem (system
development process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk mengembangkan suatu
sistem informasi. Pembuatan model sistem (systems modelling) terdiri atas berbagai cara untuk
mendokumentasikan suatu sistem. Dalam kebanyakan kasus, data dan proses-proses sistem dibuat
modelnya dengan menggunakan alat-alat seperti diagram hubungan entitas, diagram arus data, dan
diagram kelas.
Mengidentifikasikan tidak hanya jenis-jenis pengetahuan dan keahlian yang penting bagi spesialis
informasi dan pengguna saja, namun juga bagaimana pengguna dapat dibagi kembali menjadi manajemen
umum dan stafnya. Staf profesional terdiri atas spesialis-spesialis seperti peneliti pemasaran dan ilmuan
manajemen, sedangkan staf administrasi terdiri atas pegawai kantor.

 Keahlian Pengembangan Sistem

Setiap individu memiliki kemampuan masing-masing yang berbeda yang berasal dari bakat
alamiah, dan proses pembelajaran yang menyempurnakannya. Keahlian pengembangan sistem
meliputi keahlian berkomunikasi, kemampuan analitis, kreativitas, dan kepemimpinan. Keahlian
komunikasi (communications skills) melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi
kepada satu orang atau lebih dengan menggunakan komunikasi lisan, tulisan, gambar.
Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi
dengan tujuan untuk merumuskan respons atau solusi. Kreativitas (creativity) adalah penciptaan
ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru. Kepemimpinan (leadership) adalah
kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya.
MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKAN OLEH SUMBER DAYA
INFORMASI PERUSAHAAN

Di Bab 2, kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas

 peranti keras komputer,

 spesialis informasi,
 pengguna,
 fasilitas,
 basis data,
 informasi

Beberapa sumber daya yang mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang

berharga. Peranti lunak menyimpan pengetahuan dalam bentuk proses dan prosedur perusahaan.
Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan sumber
daya dan operasi fisik perusahaan. Pengguna spesialis informasi menyimpan pengetahuan dalam
bentuk-bentuk yang sebelumnya seperti pengetahuan komputer dan informasi, dasar-dasar bisnis,
serta teori, pengembangan dan pembuatan model sistem.

Perusahaan sering kali menganggap manajemen pengetahuan (knowledge management---KM)

sebagai sistem jenis lain yang harus dikembangkan. Sistem seperti ini akan menciptakan
pengetahuan, mengelolanya dan mengirimkannya ke pengguna-pengguna yang tepat. Vendor-
vendor seperti KnowledgeBase.net menjual peranti lunak manajemen pengetahuan kepada
perusahaan-perusahaan yang ingin mengambil keuntungan dari peranti lunak siap pakai

OTOMATISASI KANTOR

Ketika kita melacak kembali jalan yang telah ditempuh oleh komputasi bisnis selama 50 tahunan
sejarahnya, kita sering kali menemui istilah otomatisasi kantor (Office automation). Otomatisasi
kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor.
Otomatisasi kantor dapat dilacak dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an, ketika IBM
memperkenalkan istilah pengolahan kata (Word processing) untuk menyatakan suatu konsep yang
menyatakan bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata.

Otomatisasi kantor (Office automation-OA) meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun
informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di
dalam maupun di luar perusahaan.

Gambar 4.6 adalah suatu model OA yang menunjukkan bagaimana para pemecah masalah
menggunakan aplikasi berbasis komputer dan berbasis non komputer. Beberapa pemecah masalah
berada di dalam perusahaan; sedangkan yang lain berada dalam lingkungan perusahaan.

Satu keuntungan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi
bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

(Gambar 4.6)
Model di atas menunjukkan bahwa aplikasi-aplikasi berbasis komputer berinteraksi dengan suatu
basis data yang dipopulasi oleh informasi yang diperoleh dari dalam perusahaan dan dari
lingkungan.

 Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial

Aplikasi-aplikasi OA pertama sebelumnya dimaksudkan untuk mendukung pegawai bagian

sekretariat dan administratif. Contoh-contoh dari aplikasi OA antara lain adalah pengolah kata,
email, faks dan penanggalan elektronik. Seiring dengan semakin bertambahnya pengetahuan
komputer di kalangan manajer dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapat
menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi. Mereka mulai
menggunakan email untuk berkomunikasi dengan pemecah masalah lainnya, menggunakan
penanggalan elektronik untuk menjadwalkan rapat dengan pemecah masalah yang lain, melakukan
konferensi video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas,
dan seterusnya.

Dewasa ini, kalangan manajer dan profesional memiliki klaim atas aplikasi OA sama halnya
dengan pegawai sekretariat dan administratif.

KANTOR MAYA

Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam
bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. OA bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus
dikerjakan di kantor. Sebagai gantinya, pekerjaan seperti itu dapat dilakukan di manapun karyawan
berada di suatu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan
kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung
dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik.
Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas
kantor yang disebut hoteling.

 Telecommuting

Bukti akan adanya kantor maya mulai muncul sepanjang tahun 1970-an seiring dengan murahnya
harga peralatan komputer mikro dan peralatan komunikasi data yang memungkinkan individu-
individu untuk bekerja di rumah. Istilah telecommuting diperkenalkan karena sepertinya
merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara
elektronik “pergi” ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-
ilmuwan komputer seperti programmer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat membuat
produk-produk peranti lunaknya di rumah atau di perahu layar dengan sama baiknya seperti di
kantor.

Keuntungan dari telecommuting bagi karyawan adalah:

• Fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas

pribadi juga akan dapat diakomodasi.
• Perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan
komunikasi para telecommuter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa, di
mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan
melalui observasi.

Kerugian dari telecommuting bagi karyawan adalah:

• Sifatnya terisolasi, maksudnya karena sifatnya terisolasi karyawan yang melakukan
telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang kurang dianggap
penting
• Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karier. Karena pekerjaan
karyawan dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran bahwa
semua orang yang bekerja dengan sebuah komputer dan modem akan dapat melakukan
pekerjaan mereka dan mereka dapat menjadi korban dari suatu “pemecatan elektronik”.
Meskipun karyawan tersebut tidak dipecat, mereka khawatir bahwa dengan tidak
menjadi bagian dari suatu organisasi fisik maka peluang kemajuan karier mereka akan
terganggu.
• Meningkatkan ketegangan karyawan. Pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai
suatu kesepakatan kerja yang digunakan untuk menghindari tanggung jawab keluarga.
Batasan antara tanggung jawab rumah dan kantor dapat dengan mudah menjadi kabur.

 Hoteling
Fokus telecommuting yang pada awalnya hanya terbatas pada beberapa kelas pekerja kantor
tertentu saja yang dapat melakukan pekerjaan mereka di rumah, telah meluas hingga meliputi
seluruh karyawan yang hanya datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Konsep ini diberi nama
hoteling, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang
dapat dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Keuntungan hoteling meliputi:

• pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik
pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor.

Risiko atau kerugian dari hoteling meliputi:

• Anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki
ruangan kantor pribadi,
• Hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas,
• Potensi dampak negatif pada budaya korporat.

 Keuntungan Kantor Maya

Telecommuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya mampu mengatasi
kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan
diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata, antara lain:

• Biaya fasilitas yang lebih rendah. Karena beberapa orang karyawan bekerja di tempat
lain, perusahaan tidak membutuhkan kapasitas kantor yang sebesar dulu, sehingga
memungkinkan turunnya biaya untuk sewa dan perluasan kantor.
• Biaya peralatan yang lebih rendah. Sebagai ganti dari memberikan seperangkat
peralatan kantor kepada setiap orang, para karyawan dapat saling berbagi peralatan
dengan cara yang sama seperti para partisipan di dalam satu jaringan area lokal berbagi
sumber daya komputasi.
• Berkurangnya penghentian pekerjaan. Ketika hujan salju, banjir, badai dan
semacamnya menjadikan karyawan tidak dapat melakukan perjalanan ke tempat kerja
fisik, aktivitas perusahaan dapat langsung terhenti. Akan tetapi, dalam suatu kantor
maya, sebagian besar pekerjaan dapat terus dilanjutkan.
 • Kontribusi sosial. Kantor maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan orang-
orang yang sebelumnya mungkin tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang-orang
dengan cacat tubuh, manual, dan para orang tua dengan anak-anak yang masih kecil
dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu, kantor maya memberikan kesempatan bagi
perusahaan untuk mengekspresikan rasa sosialnya.

 Kerugian Kantor Maya

Ketika sebuah perubahan berkomitmen untuk menjalankan strategi kantor maya, maka perusahaan
tersebut akan melakukannya dengan telah memahami bahwa beberapa dampak negatif akan dapat
terjadi, yang meliputi:

• Moral yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan moral karyawan yang
rendah. Salah satunya adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari
interaksi tatap muka dengan atasan dan sesama rekan kerja.
• Kekhawatiran akan risiko keamanan. Keamanan data dan informasi dapat lebih sulit
untuk dikendalikan di dalam lingkungan kantor maya.

Kantor maya menuntut adanya kerja sama oleh perusahaan maupun karyawan agar dapat berhasil.
Kantor maya dapat menuntut dedikasi yang lebih besar dari karyawan daripada kantor tetap.
Kantor maya bukanlah suatu hal yang bisa dilakukan oleh semua orang. Kecuali jika para
karyawan dapat mendisiplinkan diri mereka untuk melakukan pekerjaan tanpa supervisi dan
motivasi, kemungkinan besar pekerjaan yang diberikan tidak akan selesai. Bagi karyawan yang
lebih suka untuk bekerja sendirian dan menjadi atasan bagi diri mereka sendiri, kantor maya dapat
menjadi suatu sistem yang ideal.

ORGANISASI MAYA

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaimana kantor maya dapat
diperluas hingga berlaku bagi keseluruhan perusahaan—sebuah organisasi maya. Di sebuah
organisasi maya (virtual organization), operasi keseluruhan perusahaan dirancang sedemikian rupa
sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi-lokasi fisik.
  Dampak Sosial Organisasi Maya

Meskipun kantor maya dan organisasi maya terutama diidentifikasikan sebagai suatu strategi
bisnis, konsep ini pada akhirnya akan dapat memberikan pula dampak kepada masyarakat

Industri-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah industri
yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence). Istilah
Ekonomi Tiga I (Three I Economy) diberikan untuk menjabarkan industri-industri seperti ini.
Contohnya adalah bidang pendidikan, perawatan kesehatan, hiburan, perjalanan, olahraga dan
konsultasi. Seiring dengan semakin banyaknya industri-industri yang tertarik dengan kantor maya,
perubahan yang terjadi mungkin akan memengaruhi cara hampir semua orang hidup dan bekerja.
Pengaruh ini akan lebih jelas terlihat pada penampilan fisik dan fungsi dari kota-kota kita. Kantor
maya dan organisasi maya akan menurunkan permintaan gedung-gedung pencakar langit dan
transportasi, menjadikan kota kita lebih tenang, lebih lembut dan menjadi tempat yang lebih
menarik untuk dihuni.

Agar hal seperti ini dapat terjadi setiap orang harus dapat berpartisipasi. Pekerja di semua tingkatan
harus tertarik pada pekerjaan-pekerjaan di Ekonomi Tiga I dan memiliki pengetahuan dan
keahlian yang dibutuhkan untuk berhasil. Tingkat kompetensi yg tinggi seperti ini membutuhkan
dedikasi dari pihak lembaga-lembaga pendidikan maupun pemerintah di semua tingkatan untuk
mendorong dan memfasilitasi terjadinya perubahan.

Dewasa ini, hampir seluruh aktivitas perusahaan mencakup lebih banyak informasi, ide, dan
kecerdasan dibandingkan dengan masa lalu .karenanya, universitas-universitas dan SMA secara
rutin memasukkan pengetahuan informasi dan pengetahuan komputer ke dalam program-
programnya. Teknologi informasi dan sistem informasi terjalin ke dalam suatu proses-proses
bisnis.

MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA

PRESPEKTIF
Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan
penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua
kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun,
lama-kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik
ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.

Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan di mana pekerjaan
dilaksanakan juga ikut mengalami perubahan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang
mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada satu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik
memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, di mana pekerjaan dapat dilakukan
di hampir semua tempat.
 BAB III
STUDI KASUS
STUDI KASUS
Cyber U
Kebanyakan kampus perguruan tinggi memiliki lab komputer yang digunakan oleh para
mahasiswa. Lab-lab ini mendukung tugas dan mata kuliah. Akan tetapi mayoritas mahasiswa
dewasa ini memilki akses ke komputer dan jaringan diluar kampus.
Pertanyaannya menjadi, keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus
menerapkan konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi para mahasiswa?
Pembahasan:
Estimasi biaya per komputer:

Biaya pembelian komputer dan printer bagi mahasiswa 4,000,000

Biaya mahasiswa mendapatkan akses internet/ bulan 150,000

4,150,000
Biaya lab komputer:

-biaya hardware 12,000,000

-biaya software 1,000,000

-biaya asisten lab./ bulan 3,000,000

-biaya printer, kertas, dan cartridge tinta/ bulan 50,000

16,050,000

1 Lab komputer dengan 30 komputer 481,500,000

 Dengan adanya kantor maya maka akan ada penghematan sebesar 481 juta dari biaya yang
dikeluarkan oleh kampus.
 Estimasi biaya ini belum termasuk biaya rutin yang dikeluarkan seperti listrik dan
pemeliharaan komputer
 Namun dengan kantor maya sistem pembelajaran jarak jauh mungkin kurang efektif
dibandingkan dengan sistem di kelas.
 DAFTAR PUSTAKA

Raymond, McLeod, Jr. 2009. Sistem Informasi Manajemen edisi 10. Jakarta: Salemba
Empat.