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UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO


RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

TAMIRES DRESSLER DEL FRARI

OS BENEFÍCIOS E DIFICULDADES DA IMPLANTAÇÃO DO PROJE-


TO e-SOCIAL : ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE PEQUE-
NO PORTE.
(Trabalho de conclusão de curso)

IJUÍ (RS)
2015
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TAMIRES DRESSLER DEL FRARI

OS BENEFÍCIOS E DIFICULDADES DA IMPLANTAÇÃO DO PROJE-


TO e-SOCIAL : ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DE PEQUENO
PORTE.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado


no Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ,
como requisito parcial para a obtenção do títu-
lo de Bacharel em Ciências Contábeis.

Prof.ª Orientadora: MS. ROSELAINE FILIPIN

IJUÍ (RS), Junho, 2015


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AGRADECIMENTOS

Chegar até aqui hoje e agradecer se torna uma tarefa difícil, pois foram tantas pessoas
que de algum modo, nos momentos serenos e apreensivos, que fizeram ou fazem parte da
minha vida. Ao longo destes quatro anos e meio ficam as lembranças desta maravilhosa traje-
tória, aonde conheci e convivi com pessoas que hoje são extremamente importantes para mim.
Primeiramente gostaria de agradecer a DEUS, pois é a minha base de fé e esperança
para que um dia o meu grande sonho torna-se realidade e sempre me mostrando o caminho
certo a ser seguido.
Agradecer a minha mãe CLEUSA, que sempre esteve ao meu lado nos momentos de
felicidade, alegrias, de angustias, e que me incentivou a ser sempre o melhor que posso, nunca
esquecendo de ser uma pessoa honesta, humilde para exercer a minha profissão escolhida e
assim podendo concretizar e encerrar mais uma caminhada da minha vida.
Agradecer ao meu namorado FILIPE por toda paciência, compreensão, carinho e
amor, e por me ajudar muitas vezes a achar soluções quando elas pareciam não aparecer.
Agradeço a todos os professores do curso de Ciências contábeis da Unijuí com todos
os seus ensinamentos sobre como ser realmente um profissional da área da contabilidade, que
nada valeria a pena sem os seus incentivos de persistir em nossa trajetória acadêmica. E prin-
cipalmente a minha orientadora ROSELAINE FILIPIN, pela sua orientação competente, pela
compressão em muitos momentos de dúvidas e por estar sempre pronta me auxiliando e aju-
dando no que foi preciso para a elaboração deste trabalho.
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RESUMO

A partir da contabilidade digital surge à necessidade das empresas estarem mais preparadas
para abrangerem os sistemas das escriturações digitais criadas pelo governo, e também é ne-
cessário profissionais capacitados para desenvolver os processos visando assim, agilizar as
informações prestadas pelas empresas. O surgimento do novo projeto o e-Social e que o go-
verno federal juntamente com os órgãos, Caixa Econômica Federal do Brasil, Instituto Nacio-
nal do Seguro Social, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e
Receita Federal do Brasil, passa a exigir das empresas a implantação para melhorar a abran-
gência das informações prestadas relativas ao processo de escrituração da folha de pagamento
e suas obrigações acessórias. Esse estudo objetivou descrever os benefícios e dificuldades
para a implantação e geração do e-social em uma empresa de pequeno porte localizada na
região noroeste do estado do Rio Grande do Sul, por meio pesquisa descritiva, documental,
estudo de caso e análise qualitativa. Verificou-se que o novo projeto será fundamental para a
evolução da folha de pagamento de forma on line, como também do aperfeiçoamento profis-
sional, que trará reflexos nas atividades diárias, mas trará agilidade e experiência no trabalho
dos profissionais da contabilidade. E para que tudo isto esteja devidamente conectado, todos
os envolvidos terão de aceitar e mudar o que for necessário para atender as novas exigências.
Por fim, avalia-se o quanto é importante os profissionais estarem atualizados em suas ativida-
des, para que possam estar sempre coerentes em suas tomadas de decisões.

Palavras-Chave: Contabilidade digital. Departamento pessoal. Pequenas empresas.


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LISTA DE FIGURAS E QUADROS

Figura 1 - Organograma da Empresa ........................................................................................ 12


Figura 2 - Cenário atual das declarações previdenciárias......................................................... 31
Figura 3 - Melhoramento do diálogo entre setores ................................................................... 34
Figura 4 - Fluxograma rotinas da folha de pagamento elaboradas pelo departamento pessoal 44
Figura 5 – Fluxograma processo demissional da empresa ....................................................... 46

Quadro 1 - Ministério da Previdência social 2015 ................................................................... 29


Quadro 2 - Imposto de Renda Retido na Fonte 2015 ............................................................... 29
Quadro 3 - Informações sobre a entrega da GFIP .................................................................... 45
Quadro 4 - Proporções de férias dos funcionários .................................................................... 45
Quadro 5 - Prazo de entrega das obrigações acessórias ........................................................... 48
Quadro 6 - Principais informações que irão mudar antes e após a implantação ...................... 51
Quadro 7- Quais serão as principais dificuldades e os benefícios ............................................ 56
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LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados


CEF Caixa Econômica Federal
CF Constituição Federal
CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes
CLT Consolidação das Leis do Trabalho
CPF Cadastro de Pessoa Física
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social
DIRF Declaração do Imposto de Renda
ERP Enterprise Resource Planning
FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informação a Previdência Social
INSS Instituto Nacional do Seguro Social
IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte
MANAD Manual Normativo de Arquivos Digitais
MEI Microempreendedor Individual
MOS Manual de Orientação do e-Social
MPS Ministério da Previdência Social
MTE Ministério do Trabalho e Emprego
PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
PIS Programa de Integração Social
PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário
PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
RAIS Relação Anual de Informações Sociais
RFB Receita Federal do Brasil
SPED Sistema Público de Escrituração Digital
SEFIP Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência So-
cial
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SUMÁRIO

RESUMO ......................................................................................................... 4
INTRODUÇÃO............................................................................................... 9
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO .................................................... 11
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO ........................................................ 11
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA .......................................................... 11
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA .............................................................. 13
1.4 OBJETIVOS ................................................................................................... 14
1.4.1 Objetivo geral ................................................................................................ 14
1.4.2 Objetivos específicos ..................................................................................... 14
1.5 JUSTIFICATIVA ........................................................................................... 14
2 REFERENCIAL TEÓRICO ........................................................................... 17
2.1 CONTABILIDADE ........................................................................................ 17
2.2 CONTABILIDADE TRIBUTÁRIA .............................................................. 18
2.3 O PROFISSIONAL CONTADOR ................................................................. 19
2.4 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL - SPED ................. 21
2.5 DEPARTAMENTO DE PESSOAL ............................................................... 23
2.5.1 Admissão de funcionários ............................................................................ 24
2.5.2 Folha de pagamento, obrigações da legislação trabalhista e previdência
social .............................................................................................................. 25
2.6 PROJETO e-SOCIAL ..................................................................................... 30
2.6.1 Projeto para pequenas empresas ................................................................. 33
2.6.2 Benefícios e dificuldades enfrentadas pela empresa .................................. 34
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ................................................................... 37
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA .............................................................. 37
3.1.1 Quanto à natureza ........................................................................................ 37
3.1.2 Quanto à forma de abordagem do problema ............................................. 37
3.1.3 Quanto aos objetivos..................................................................................... 37
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ............................................................ 38
3.2 COLETA DE DADOS ................................................................................... 39
3.2.1 Instrumentos de coleta de dados ................................................................. 39
3.3 ANALISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS .......................................... 39
4 ANÁLISE DOS DADOS ............................................................................... 41
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4.1 PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO PESSOAL ................................... 41


4.1.1 Procedimentos Admissionais ....................................................................... 41
4.1.2 Rotinas mensais ............................................................................................. 43
4.1.3 Obrigações acessórias ................................................................................... 47
4.2 PROJETO e-SOCIAL ..................................................................................... 48
4.2.1 Definição dos leiautes e a implantação ........................................................ 50
4.2.2 Forma de transmissão dos arquivos digitais .............................................. 53
4.2.3 Principais dificuldades e benefícios do projeto e-social ............................ 54
CONCLUSÃO ................................................................................................ 57
REFERÊNCIAS ............................................................................................. 59
9

INTRODUÇÃO

A área fiscal trabalhista das empresas é executada por um profissional de contabilida-


de, é uma das áreas do campo contábil de alta relevância dentro das empresas e que exige uma
imensa gama de conhecimentos, não só da própria contabilidade, como também de outras
áreas afins, devido à quantidade de legislações trabalhistas, previdenciárias e civis aplicada no
desenvolvimento dos cálculos e informações que são geradas ao fisco.
Com a necessidade do fisco em controlar e melhorar as novas exigências legais foi
constituído o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, uma forma de controlar a mo-
vimentação fiscal das empresas, o que antes era via papel ou enviada mensalmente, passa a
ser on line.
E a partir desse sistema surge o projeto e-SOCIAL que envolve a receita federal, o mi-
nistério do trabalho, a previdência social e a Caixa econômica federal. Visando assim como
principal objetivo, maior responsabilidade no processo de informação e unificação do envio
das informações de empregadores sobre seus empregados.
O SPED, conforme o art. 2º, do Decreto nº 6.202/2007, é um instrumento que unifica
as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos
que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias,
mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
Esse estudo de conclusão de curso vem com o intuito de investigar a iniciativa do go-
verno, no aspecto de verificar a aplicabilidade nas empresas de pequeno porte, verificando as
dificuldades e benefícios da implantação do novo sistema de escrituração na área de recursos
humanos, pois a proposta do SPED alterou em vários aspectos a forma de cumprimento das
obrigações acessórias, trazendo uma nova realidade nas rotinas contábeis, nesse sentido foi
considerado alguns estudos na área objeto de estudo, tais como Francisco (2008); Lizote; Ma-
riot (2012); Souza (2013).
A grande preocupação das empresas no que concerne ao cumprimento das obrigações
perante o fisco federal, estadual e municipal tem crescido expressivamente nos últimos tem-
pos e com isso a necessidade de adaptações dos processos de informação e controle instituci-
onalizados nas empresas, precisam ser revistos, alguns adaptados, outros implantados.
Conforme Borges, Soares, Martins (2013) é considerável que haja mudanças significa-
tivas como a capacitação profissional, organização e revisão de processos contábeis adminis-
trativos e logísticos, integração eletrônica de informações fiscais e logísticas e implantação de
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sistemas de apoio à gestão empresarial (ERP), trazendo assim desafios, principalmente para
os profissionais da área contábil que estão envolvidos diretamente nessa mudança.
Nesse contexto com o intuito de alcançar o objetivo geral da pesquisa, que é avaliar a
implantação, os benefícios e dificuldades do novo projeto na área trabalhista e que irá refletir
na gestão das pequenas empresas, alguns objetivos específicos foram delimitados, para pro-
porcionar a resposta esperada, assim como embasamento teórico em torno do objeto da pes-
quisa.
No primeiro capítulo desse estudo apresenta-se a definição do tema, a caracterização
da empresa, a problematização do tema, o objetivo geral, objetivos específicos e a justificati-
va.
No segundo capítulo, o trabalho aborda a revisão bibliográfica referente ao tema do
projeto e-SOCIAL, os benefícios e dificuldades na sua implantação, com base na pesquisa em
livros, arquivos eletrônicos, abrangendo a área da contabilidade tributária com ênfase na área
trabalhista destacando-se a legislação trabalhista.
No terceiro capítulo é apresentada a metodologia do trabalho com o embasamento
conceitual que será utilizado na realização do tema em estudo, apresentando o método de pes-
quisa a ser utilizado, a apresentação dos principais caminhos e instrumentos a serem utiliza-
dos para construir os dados.
E por fim o quarto capítulo descreve o estudo de caso realizado na empresa, que com-
preende a implantação do novo projeto e-Social dentro da área de departamento pessoal. As
empresas devem estar preparadas para as novas mudanças que visam à modificação nos pra-
zos e datas, atualizações constantes dos dados fornecidos e quais os benefícios e as dificulda-
des que acarretam aos processos da informatização dos processos relacionadas à área traba-
lhista.
11

1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO

Neste capítulo apresenta-se a contextualização do estudo, projeto e-SOCIAL, o tema, a


caracterização da empresa, seguido do levantamento do problema, objetivos e a justificativa.

1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO

A contabilidade é uma ciência social e tem como área estudada as variações patrimo-
niais quantitativas e qualitativas de uma empresa, de maneira que os profissionais de contabi-
lidade devem possuir um conhecimento geral da ciência contábil, para que possam construir
um domínio sobre tudo que se faz necessário dentro das organizações, dos mais diversos ra-
mos, para que assim possam atender as necessidades dos usuários, auxiliando no processo de
tomadas de decisões.
Dessa maneira segundo Santos et al (2011) a atividade contábil, pode ser caracterizada
por um conjunto de atitudes e atividades racionais que objetiva o sistemático conhecimento
econômico e financeiro de uma organização simples de
realização de uma atividade.

informações para produzir o conhecimento necessário e atender as necessidades dos diversos


usuários, dentro das diversas áreas de atuação do campo contábil (HOSS et al, 2012).
Dentro desse contexto o tema abordado nesse estudo foi a área contábil tributária, es-
pecificadamente as informações tributárias geradas na área trabalhista e suas obrigações aces-
sórias, que consiste em verificar como uma empresa de pequeno porte irá se adaptar, implan-
tar e cumprir os prazos, dentro de um novo processo de escrituração fiscal digital da folha de
pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais do e-SOCIAL ou EFD-
Social.

1.2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

A empresa XX Ltda, é uma sociedade empresarial limitada, optante pela forma de tri-
butação de Lucro presumido, enquadrada como empresa de pequeno porte. Possui um com-
plexo industrial próprio com mais de 6.000m². Tem uma estrutura completa para unificar es-
forços e otimizar recursos.
Sua trajetória iniciou como prestadora de serviços na área de Projetos de Pequenas
Centrais Hidrelétricas. Com o desenvolvimento e experiência empresarial, passou a se dedicar
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a fabricar componentes para usinas. Destacam-se as turbinas, geradores e os componentes de


automação.
Inicialmente, a empresa dedicava-se a elaboração de gestão de projetos de pequenas
centrais hidrelétricas. Sua experiência em projetos se estende por todo o centro sul do Brasil,
Argentina, Uruguai, Peru, Guatemala e outros.
A partir da regulamentação do setor elétrico brasileiro, a empresa passou a investir na
industrialização de equipamentos hidromecânicos e automação de usinas. A preocupação da
empresa é:
 buscar sempre a melhor forma de gerar energia com menores custos buscando as me-
lhores alternativas técnicas;
 manter a responsabilidade ambiental ao encontro dos conceitos do Modelo de Desen-
volvimento Limpo e responsabilidade ambiental.
Assim o organograma da empresa e seus processos são visualizados conforme figura
seguinte:

Figura 1 - Organograma da Empresa

Fonte - Dados conforme pesquisa

A equipe e estrutura para desenvolver e executar o trabalho é composta hoje por 108
colaboradores, são profissionais especializados nas áreas de mecânica, elétrica, civil, e com-
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putação, etc., formam um corpo técnico de Engenharia experiente e em constante evolução


tecnológica se dedica a desenvolver e aperfeiçoar equipamentos, processos e controladores.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA

A partir de várias necessidades do fisco em relação ao processo de geração de infor-


mações econômicas e financeiras, no que tange aos impostos, tributos e contribuições sociais,
de maneira a melhorar a confiabilidade, agilizar as informações, foi criado o sistema de escri-
turação digital - o SPED fiscal, diante da perda da credibilidade e do poder de coerção, o fisco
deparou-se com a necessidade de adotar medidas inovadoras no combate ás empresas que se
aproveitam da fragilidade do sistema tributário para minimizar o valor dos tributos a serem
pagos (FRANCISCO, 2008).
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), conforme o art. 2º, do Decreto nº
6.202/2007, é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazena-
mento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal
dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de
informações.
A partir da criação desse sistema de escrituração digital das operações das empresas, o
governo foi criando um sistema para cada área, ou seja, escrituração fiscal eletrônica, escritu-
ração contábil eletrônica e a partir de meados de 2014 escriturações trabalhistas e previdenciá-
rias.
Assim o governo federal juntamente com vários órgãos como a Caixa Econômica Fe-
deral do Brasil (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência
Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MET) e Receita Federal do Brasil (RFB)
vem exigindo cada vez mais das empresas a implantação do Fisco - Sistema Publico de Escri-
turação Digital - SPED. A nova obrigação digital abrangerá um melhor controle sobre as áreas
fiscais e contábeis internas, e cria-se um novo meio de armazenamento das informações do
departamento de recursos humanos.
Para que ocorra esse processo de forma consistente as empresas necessitam de infor-
mações e controles perspicazes a cada área abrangida pelo sistema de escrituração informati-
zada.
Dentro desse contexto cabe a seguinte questão problema objeto de estudo: Quais são
os benefícios e dificuldades para a implantação e geração do e-social na empresa XX , de pe-
queno porte?
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1.4 OBJETIVOS

Os objetivos dividem-se em geral e específicos, direcionam a pesquisa, as analises e as


conclusões do estudo, visando assim especificar e aprofundar melhor o conhecimento.

1.4.1 Objetivo geral

O objetivo desse estudo é verificar quais os benefícios e dificuldades para implantação


e geração do e-social na empresa XX , classificada como uma empresa de pequeno porte.

1.4.2 Objetivos específicos

- Pesquisar literatura existente sobre o tema em estudo;


- Descrever o processo do E-social;
- Verificar a nova padronização da folha de pagamento e das tabelas no site do novo
projeto;
- Descrever as informações existentes no setor de departamento pessoal da empresa em
estudo;
- Identificar as informações do departamento pessoal necessárias para a implantação do
e-social;
- Estruturar as principais modificações na área de recursos humanos;
- Descrever as dificuldades e benefícios encontrados no processo de geração das infor-
mações pelo E-social.

1.5 JUSTIFICATIVA

O governo por meio do SPED fiscal proporcionou maior controle e agilidade das in-
formações contábeis e fiscais da empresa, constituiu o novo Sped fiscal folha (e-SOCIAL),
para promover a uniformidade no cumprimento das obrigações fiscais e previdenciárias.
O assunto é importante enquanto objeto de estudo, pois é uma nova metodologia de
escrituração fiscal digital, o e-SOCIAL abordará diretamente informações trabalhistas e pre-
videnciárias, bem como obrigações acessórias que envolvem a área de recursos humanos e
que em pequenas empresas o serviço é terceirizado, o que poderá ser uma tarefa árdua, consi-
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derando que as informações terão de ocorrer de forma instantânea, independente de onde as


informações trabalhistas forem geradas.
Conforme Lizote; Mariot (2012, p.19), “as informações em meio magnético tornarão o
processo de identificação e fiscalização mais ágil, proporcionará redução de custos com a
dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel”.
No e-SOCIAL folha encontra-se a necessidade de simplificar, mas garantir os direitos
de todos os trabalhadores. Ele busca abranger o controle da entrega desta nova obrigação.
Para a empresa, o tema irá contribuir para a simplificação com o cumprimento das
obrigações principais e acessórias, para a redução de custos e da informalidade. Também a
redução na impressão de papéis, pois quase tudo estará informatizado, uma boa parte das
obrigações serão substituídas pelo e-social, tais como:

- Livro de registro de empregados;


- Folha de pagamento;
- Guia de recolhimento do FGTS (GFIP);
- Relação anual de informações sociais (RAIS);
- Cadastro geral de empregados e desempregados (CAGED);
- Declaração do Imposto de Renda (DIRF);
- Comunicação acidente de trabalho (CAT);
- Perfil profissiográfico previdenciário (PPP);
- Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (MANAD).

Para a sociedade, a universidade e o Curso de Ciências Contábeis, o tema de estudo


poderá vir a contribuir para aprofundar o conhecimento do assunto, visto que ainda encontra-
se em fase de implantação em poucas empresas, e algumas empresas estão obrigadas a adotar
em 2015, outras em 2016, assim, ainda existem dificuldades em buscar alguns parâmetros
necessários para o processo de implantação da nova metodologia, muitos não o conhecem, e o
quão se faz necessário estar por dentro das novas exigências. Acredita-se que o mesmo será
implantado em sua totalidade, o e-SOCIAL vai trazer diversas vantagens em relação à siste-
mática atual, o atendimento aos diversos órgãos do governo com uma única fonte de informa-
ção, a integração dos sistemas informatizados, assim padronizando os cadastros tanto de pes-
soas físicas quanto jurídicas.
Segundo a Receita Federal do Brasil (2014), o SPED tem como um de seus objetivos
tornarem mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle dos
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processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações com
o cruzamento de dados e auditoria eletrônica.
Enquanto acadêmica, será de grande valia o entendimento do processo de escrituração
digital como sendo uma nova ferramenta. É um tema que significará muito para as empresas e
para os profissionais da área, pois se constituirá em atender a demanda e adaptar-se ao proces-
so e assim, colaborar como fonte de pesquisa, para quem interessar-se pelo tema.
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2 REFERENCIAL TEÓRICO

O referencial teórico é a revisão bibliográfica, e tem como finalidade aprofundar o co-


nhecimento com embasamento teórico sobre o tema objeto de estudo. Foi abordados conceitos
de contabilidade, contabilidade tributária, o profissional contador, sistema publico de escritu-
ração digital – SPED, departamento de recursos humanos, folha de pagamento, obrigações da
legislação trabalhista e previdência social, projeto e-SOCIAL, projeto para pequenas empre-
sas e benefícios e dificuldades enfrentadas pela empresa.

2.1 CONTABILIDADE

A evolução da contabilidade se deu a partir da idade média, trazia consigo a necessi-


dade das empresas perante os reg çõ á f Sá (2002 25) “
registros das operações comerciais, industriais e públicas caminharam para uma sistematiza-
ção ampla somente a partir da idade média, ou seja, só ofereceram uma organização de maior
rigor lógico há ê ”
A contabilidade é uma ciência social, que estuda as diferentes formas de controles, tendo
como objeto de estudo o patrimônio com as suas variações.

Concebida para tratar do controle do patrimônio e estudar sua composição, suas va-
riações e estados, e sendo o patrimônio algo pertencente ao homem, que, por sua
vez, vive, age e interage de forma pessoal ou coletiva na sociedade por ele constituí-
da, a contabilidade é enquadrada como uma ciência social, mais especificamente no
grupo das ciências econômicas e administrativas, que se utiliza de técnicas especifi-
cas para se tornar útil e cumprir com as finalidades para que foi concebida (BASSO
2005, p.23).

A contabilidade busca evidenciar aos seus usuários internos e externos os resultados


das atividades da empresa por meio das demonstrações contábeis, produzindo assim, as avali-
ações financeiras, econômicas, que proporcionam apresentar os resultados tanto positivos
quanto negativos. Os mesmos devem conter informações coerentes no processo de análise no
processo de cunho operacional e gerencial.
P S (2011 17) “ j v então pode ser estabeleci-
f f ç á n-
ternos, como dos usuá x ”.
Para fins da contabilidade a exatidão das informações é de extrema importância, pois
se tiver um melhor direcionamento e maior probabilidade de assertividade da organização. A
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contabilidade passa a fornecer mais do que apenas dados financeiros e passa a trabalhar com
informações subjetivas, tornando-se mais amplas para o atual mercado (RODRIGUES, 2012).
De acordo com Iudícibus et al (2002, p.56) “a contabilidade é o melhor repórter e in-
terprete desse desempenho, pois verifica o volume dos produtos e serviços que a entidade
repassou a sociedade”.
C f S (2011 17) “ f s-
g f f çõ ç v riações
patrimoniais, bem como sobre o resultado das atividades econômicas desenvolvidas pelas
entidades”.
Na contabilidade as informações e as formas de tecnologia são de extrema importância
para a elaboração dos registros contábeis. Conforme Sá (2002, p.46) q “ n-
tabilidade preocupa-se com registros, demonstrações, revisão, apurações de resultados de cus-
tos, etc., ou seja, compromete-se com a informação e com a adequação de evidências numéri-
cas de fatos patrimoniais”
A contabilidade assim atende as diversas áreas e os diferentes usuários da informação,
buscando gerar informações tanto fiscais como societárias.

2.2 CONTABILIDADE TRIBUTÁRIA

A contabilidade tributária surgiu com o objetivo de apurar o resultado econômico do


exercício social das empresas, além de apurar e controlar a carga tributária das mesmas por
meio de ferramentas disponibilizadas pela contabilidade, considerando a utilização da legisla-
ção fiscal e tributária vigente.
De acordo com Oliveira et al (2003, p.34) os principais objetivos da contabilidade tri-
butária:

Tem como principais objetivos o estudo da teoria e a aplicação prática dos princí-
pios e normas básicas da legislação tributária. Ramo da contabilidade responsável
pelo gerenciamento dos tributos incidentes nas diversas atividades de uma empresa,
ou grupo de empresas, adaptando ao dia a dia empresarial as obrigações tributárias,
de forma a não expor a entidade às possíveis sanções fiscais e legais.

A contabilidade tributária abrange o planejamento tributário de uma empresa, confor-


me Vey; Bornia (2010), “é um instrumento usado por várias empresas, que por meio de estu-
dos e análises consegue aproveitar incentivos fiscais existentes como também enquadrar as
empresas em formas de tributação que mais lhe convém”
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Para Lacerda (2011, p.06), a contabilidade tributária, reflete o aspecto financeiro das
empresas, como é a forma de suas contribuições, sendo assim define que “os empresários
buscam, através do planejamento tributário, alternativas para minimizar a carga tributária e,
ao mesmo tempo, rentabilizar os recursos das empresas, proporcionando maior competitivi-
dade no mercado em que atuam”
A análise tributária deve seguir procedimentos cautelosos por parte dos contadores, de
como será a forma de tributação mais adequada a cada tipo de empresa, envolvida no proces-
so, é necessário conhecer, estudar e rever controles para que a empresa atenda as exigências e
as cargas tributárias e das obrigações acessórias do pais.

O planejamento tributário deverá ser elaborado pelo contador que almeja uma redu-
ção da carga tributária de determinada empresa, analisando suas características, en-
tre elas: faturamento, número de funcionários, ramo de atividade etc. É de suma im-
portância, porque com ele as empresas somente pagarão a carga tributária realmente
devida, já que sem um bom planejamento tributário enfrentarão muitas dificuldades
para competir no mercado globalizado e também garantir um retorno adequado ao
capital investido (LACERDA, 2011 p.08).

Assim considera-se a elaboração do planejamento tributário para que não ocorram as


g çõ f f F (2008 26) “tal fato faz com que a alta carga tribu-
tária recaia sobre uma parcela reduzida do que é tributável fazendo com que os pagantes de
impostos arquem com uma tributação excessiva que consome boa parte de sua renda provo-
cando assim uma concorrência desleal”
Salienta-se que é necessário observar as formas legais adequadas de cada empresa,
pois com o planejamento tributário, pode-se observar uma melhor visão sobre as ideias e pla-
nos que levem à menor carga tributária (FRANCISCO, 2008).
P F (2009 08) “ j á xg
do planejador” Pois sem uma real analise e levantamento dos tributos que afetam diretamente
os resultados das empresas, e com valores financeiros na maioria das vezes altos, as mesmas
acabam se sentindo oprimidas aos elevados índices tributários, por isso é necessário o plane-
jamento tributário de toda a carga tributária que se faz acrescida das suas operações.

2.3 O PROFISSIONAL CONTADOR

O profissional da área da contabilidade nos dias de hoje é de extrema importância para


qualquer tipo de empresa, pois o mesmo é responsável por todas as informações contábeis que
ocorrem dentro da mesma, e o mesmo deve estar sempre atualizado com os novos avanços
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tecnológicos que estejam ligados diretamente à contabilidade, além do conhecimento na legis-


lação vigente.
E a partir das novas tecnologias o domínio da ferramenta computacional deve cada vez
mais se fazer presente no dia a dia do profissional contábil, pois assim a apresentação de da-
dos terá maior veracidade e clareza pelas exigências que influenciam no seu trabalho, isto se
faz necessário para se tornar um profissional diferenciado no mercado de trabalho contábil
(BORGES; SOARES; MARTINS, 2013).
Para Rodrigues (2012, p.9), o profissional contador, deve cumprir com todas as suas
g çõ “ g ç ofissional e atender a
todas as suas responsabilidades”.
Com os novos avanços, a atuação do profissional contábil no mercado atual é de gran-
de relevância perante as vastas áreas em que pode exercer a sua profissão. Para Antunes; Fer-
nandes (2010 02) “ v ç óg f ç te, vem
apresentando desafios para os contadores que, inevitavelmente, levarão a um redirecionamen-
to no papel desempenhado pelos profissionais ligados a essa área”.
O mercado de trabalho cresceu significativamente nos últimos anos, no entanto o pro-
fissional contador deve seguir severamente o código de ética cumprindo todos os deveres e
proibições.
Conforme Zulmir (2011, p.7), o código de ética no art. 2º ressalva que:

São deveres do profissional da Contabilidade:


I - exercer a profissão com zelo, diligência, honestidade e capacidade técnica, obser-
vada toda a legislação vigente, em especial aos Princípios de Contabilidade e as
Normas Brasileiras de Contabilidade, e resguardados os interesses de seus clientes
e/ou empregadores, sem prejuízo da dignidade e independência profissionais;
II - guardar sigilo sobre o que souber em razão do exercício profissional lícito, in-
clusive no âmbito do serviço público, ressalvados os casos previstos em lei ou quan-
do solicitado por autoridades competentes, entre estas os Conselhos Regionais de
Contabilidade;
III - zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu
cargo;
IV - comunicar, desde logo, ao cliente ou empregador, em documento reservado,
eventual circunstância adversa que possa influir na decisão daquele que lhe formular
consulta ou lhe confiar trabalho, estendendo-se a obrigação a sócios e executores;
V - inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer ca-
so;

Com destaque a legislação que busca orientar no sentido da ética do profissional, cabe
destacar que o contador é responsável pelas empresas, e dessa maneira deve seguir os princí-
pios éticos e morais, pois é ele quem presta informações e orientações a todos os usuários
tanto interno como externo.
21

2.4 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL - SPED

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é considerado um processo de ins-


trumentação que unifica todos os arquivos gerados pela empresa, é um meio de armazena-
mento de dados, sendo os livros e documentos que integram a parte contábil e fiscal das em-
presas.
Para Souza (2013, p.28), “o Sped contemplou várias melhorias para o fisco e para os
contribuintes, pois a geração das obrigações acessórias de forma digital aperfeiçoa o trabalho
de ambas às partes por ser um método que utiliza a tecnologia em seu favor, além da questão
ambiental com a redução de uso de papel”.
O principal objetivo do SPED é ter as informações, transmissões e os processos conec-
tados em um só sistema. Assim irá promover a integração dos fiscos, racionalizar e uniformi-
zar as obrigações acessórias para os contribuintes e tornar mais célere a identificação de ilíci-
tos tributários. (RFB, 2014)
De acordo com Kerkhoff (2011, p.13), no âmbito empresarial “cuja prestação de in-
formações é de responsabilidade dos empresários e gestores. Ficam a cargo dos profissionais
da contabilidade auxiliar no que for possível para a ideal geração, validação e entrega de tais
informações”
Como base de dados relacionados à área fiscal e contábil, sendo as notas fiscais emiti-
das e recebidas, os conhecimentos de transporte, a partir disto gera-se um arquivo que é vali-
dado pela receita federal, alertando sobre erros no pareamento com as informações digitadas,
erro este que poderá acarretar em multas que iniciam em R$ 5.000,00 (RFB, 2014).
O profissional da contabilidade terá um grande significado nos dias de hoje, pois é a
partir do seu trabalho que fará com que haja uma mudança cultural na sociedade sobre a visão
das novas escriturações fiscais, acarretando diretamente no sistema de gestão empresarial.
A partir do sistema de contabilidade, a empresa gera arquivos digitais em um formato
específico conforme exigências fiscais. Os arquivos são submetidos ao programa fornecido
pelo SPED para validação e assinatura digital e, após esses procedimentos, o arquivo é envia-
do à receita federal (CAMPOS; OLIVEIRA; GIMENEZ 2012).

Conforme Lizote; Mariot (2012, p.17):

Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é um instrumento de acompanha-


mento e fiscalização criado pelo governo, cujo principal objetivo é promover a inte-
gração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações
contábeis e fiscais. Uma das grandes preocupações das empresas se refere às diver-
sas informações a serem prestadas periodicamente à fiscalização, ressaltando-se que
22

esse novo sistema traz relevantes mudanças e impacta diretamente com tais obriga-
ções.

Com um grande levantamento sobre as principais regras do SPED e onde a um expres-


sivo número de tabelas e layouts exigidos, que devam ser inseridos no sistema de informatiza-
ção da empresa, precisa ocorrer uma observação muito cautelosa por parte das pessoas res-
ponsáveis no lançamento dos dados e confrontamentos com a receita federal (RFB, 2014).
Para Francisco (2008, p.18) “a definição do porte de entidade permite que as empresas
que se encontram dentro das faixas estabelecidas possam se beneficiar da legislação diferen-
ciada e simplificada”.
Segundo Campos; Oliveira; Gimenez (2012) a profissionalização de gestão utilizadas
nas grandes empresas, proporciona a utilização dos dados contábeis como meios utilizados
para avaliar o posicionamento necessário perante aos objetivos traçados, podendo alcançá-los
em sua totalidade. E apenas seguindo estes passos, pequenos e médios empresários conse-
guem tornar sua empresa mais profissional e crescer de forma estruturada.

Conforme o Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 art. 2º,

O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,


armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração
contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou
isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

Para Souza (2013, p.21) “a unificação mencionada no projeto visa alocar para o fisco
um ambiente que contenha todos os dados do contribuinte, tornando o processo de fiscaliza-
ção mais rápido e eficaz por estarem disponíveis em um único ambiente de dados”
O SPED pode ser considerado um sistema de escrituração “bom”, pois assim acaba vi-
abilizando informações mais claras a todos os usuários, além de garantir o uso da legislação
que há anos não vinha sendo cumprida por parte das empresas.
Conforme Campos; Oliveira; Gimenez (2012, p.02), “as empresas inicialmente inter-
pretaram que o SPED seria resolvido pela área de tecnologia, no entanto isto é somente parte
da solução o maior desafio é ter a contabilidade relevante e de representação fidedigna, pois
esta é que será auditada pelo Fisco com maior velocidade”.
Alguns estudos como de Lizote; Mariot (2012), Souza (2013), e Francisco (2008)
apresentaram que a uma grande preocupação por parte das empresas no que consiste ao cum-
primento das obrigações perante o fisco federal, estadual e municipal, pois a um expressivo
crescimento nos últimos tempos.
23

Uma das grandes preocupações das empresas se refere às diversas informações a se-
rem prestadas periodicamente à fiscalização, ressaltando-se que esse novo sistema traz rele-
vantes mudanças e impacta diretamente com tais obrigações (LIZOTE; MARIOT, 2012).
Conforme Souza (2013) o contribuinte deve tomar ainda mais cuidado nas informações
prestadas, visto que o controle do fisco com a implantação do SPED ficou mais rigoroso e inteli-
gente.
Para Francisco (2008) o intuito de alcançar o objetivo geral da pesquisa, que é avaliar
como a informatização do sistema tributário nacional irá refletir na gestão das micro e peque-
nas empresas.
Assim, quanto ao Sped Social, a abordagem de conhecimento é voltada para a área de
departamento pessoal das empresas, em que envolve todo o processo de admissão e cálculos
trabalhistas que serão enviados on line.

2.5 DEPARTAMENTO DE PESSOAL

O setor de departamento de pessoal tem por atribuição cuidar de todo o processo de in-
tegração dos funcionários contratados pela empresa, sempre cumprindo os critérios adminis-
trativos e jurídicos das empresas.
Rocha (2012, p.10) define a função das pessoas para desenvolverem e que fazem parte
do departamento pessoal,

Para desenvolver suas atividades a empresa precisa de pessoas, as quais constituem


os seus recursos humanos. Elas são fundamentais para que a empresa possa atingir
seus objetivos (resultados). Mas, para que isso aconteça, as pessoas que compõem a
organização precisam ser eficientes. Quanto mais eficientes, melhores resultados se-
rão alcançados pela empresa. De nada adianta dispor de ótimos recursos materiais
(máquinas, equipamentos, dinheiro, etc.) e de excelentes recursos técnico-
administrativos (formulários, documentos, etc.), se ela não possuir recursos huma-
nos capacitados e motivados a utilizá-los.

O profissional que faz parte deste setor é quem faz toda a adequação às vagas corres-
pondentes e as suas qualificações, cuida de todo processo de controle de frequência, pagamen-
to de salários e benefícios, bem como de pagamento de taxas, impostos e contribuições. Tam-
bém é responsável por todo o processo de desligamento, estendendo-se na representação da
empresa junto aos órgãos oficiais.
24

2.5.1 Admissão de funcionários

Quando as empresas estão contratando um funcionário são exigidos pelo departamento


de recursos humanos documentos pessoais para a sua efetivação, é indispensável que toda a
documentação seja entregue.

Carteira do Trabalho e Previdência Social (CTPS); atestado médico admissional


(expedido por médico do trabalho); no mínimo uma foto 3x4 (será anexada no livro
ou ficha de Registro de Empregados); comprovante de residência – para fins de re-
cebimento de vale-transporte. Cadastro de Pessoa Física (CPF); Cartão ou número
do PIS, caso houver; Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, cartão
de vacinação dos menores de 7 anos e atestado de matrícula e frequência escolar
semestral dos maiores de 7anos, para fins de recebimento do salário-família; grau de
instrução; Certificado de reservista (ROCHA, 2012).

Todas as empresas necessitam de pessoas para formar o seu quadro de pessoal, a partir
disto são exigidos alguns processos e etapas para a sua formalização, entre elas, cita-se:
- Livro de registro dos empregados: conforme o art. 41 da CLT determina que em todas
as atividades seja obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, po-
dendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedi-
das pelo Ministério do Trabalho, complementando Rocha (2012, p.17), acrescenta q “os
livros ou as fichas de registro deverão permanecer no local da prestação de serviços, à dispo-
sição da fiscalização”.
- PIS: deve ser verificado junto ao órgão da caixa econômica federal se o cadastro do
funcionário esta em dia, pois o cadastramento no programa de integração social é um direito
do trabalhador. Além de ser um dos critérios para a atribuição do abono salarial, o cadastra-
mento no PIS possibilita também a identificação no pagamento do FGTS e Seguro-
Desemprego (CAIXA, 2014).
- Carteira de Trabalho e Previdência Social e comprovante de entrega e devolução: a
CTPS serve como prova das relações empregatícias, seu tempo de duração, refletindo a vida
profissional do trabalhador. O empregador terá 48 horas de prazo para proceder às anotações,
após sua apresentação, contra recibo (MTE 2014).
- Jornada de trabalho: segundo o sitio do MTE (2014), a jornada de trabalho normal será
o espaço de tempo durante o qual o empregado deverá prestar serviço ou permanecer à dispo-
sição do empregador, com habitualidade, executadas as horas extraordinárias. A jornada de
trabalho não poderá exceder as 44 (quarenta e quatro) horas semanais. A carga horária de tra-
25

balho é regulamentada pela CF de 1988 art. 7º, com um intervalo de almoço de no mínimo
1h00min (uma hora) para descanso e refeições.
- Exames médicos: os exames médicos admissionais, mudança de função, retorno ao
trabalho, periódicos e demissionais conforme o art. 168 da CLT é obrigatório e por conta do
empregador.
Na sequencia, quando todos os documentos e todas as etapas da admissão estiverem de
acordo com o que foi solicitado ao funcionário, a empresa irá emitir o contrato de trabalho,
que pode ser por período de experiência não podendo exceder 90 dias, de maneira, que pode
ser renovada uma vez, dentro dos 90 dias, e este pode ser por tempo determinado e ou por
tempo indeterminado.
S g R h (2012 15) “ ontrato de trabalho é o acordo tácito ou expresso que
corresponde ç g ”. Assim, o mesmo deve conter inúmeros requisitos, que
atendam a legislação trabalhista e ainda é necessário conter tanto os deveres quanto os direitos
dos trabalhadores e da empresa.
Com a contratação pronta, a empresa, passa a elaborar todo o processo de cálculos tra-
balhistas, previdenciários, dos quais faz jus o trabalhador, bem como todo o controle das
obrigações e dos direitos de ambas as partes, o que incluem elaboração da folha de pagamen-
to, cálculo de férias, horas extraordinárias, décimo terceiro salário, previdência social, impos-
to de renda, salário família, entre outros encargos e remunerações pertinentes ao trabalhador.
Todas as empresas estão obrigadas a cumprir diversas exigências legais perante aos
diversos órgãos governamentais. Os mesmos exigem que os empregadores atendam as mes-
mas, visando sempre o bem estar dos funcionários.

2.5.2 Folha de pagamento, obrigações da legislação trabalhista e previdência social

A empresa esta obrigada a elaborar os cálculos trabalhistas dos seus colaboradores,


denominado de folha de pagamento, este deverá ser fornecido ao trabalhador, pois é um do-
cumento que consta todos os dados da empresa, o nome completo do empregado, a função,
data de admissão, o montante das remunerações, os descontos, os abatimentos e por fim o
valor líquido que deve ser pago até o 5º dia útil do mês subsequente.
Conforme o art. 459 § 1º da CLT, o pagamento do salário, qualquer que seja a moda-
lidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que
concerne a comissões, percentagens e gratificações. Quando o pagamento houver sido estipu-
lado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao
vencido.
26

Cabe à empresa, assim, observar, calcular, controlar, todos os valores referentes a pro-
ventos e descontos, do trabalhador que fizer jus, destacando-se alguns pontos relevantes:
- Salário família: é um beneficio que será pago na folha de pagamento, e segundo o sitio
da previdência social (2014), é pago na proporção do respectivo número de filhos ou equipa-
rados de qualquer condição até a idade de quatorze anos ou inválido de qualquer idade, inde-
pendente de carência e desde que o salário-de-contribuição seja inferior ou igual ao limite
máximo permitido. São equiparados aos filhos os enteados e os tutelados, desde que não pos-
suam bens suficientes para o próprio sustento, devendo a dependência econômica de ambos
ser comprovada.
- Salário-maternidade: é o benefício pago à segurada empregada, a trabalhadora avulsa,
a empregada doméstica, a segurada especial, a contribuinte individual, facultativa e segurada
desempregada, que se encontra afastada de sua atividade laboral cotidiana por motivo de par-
to, aborto não criminoso, adoção ou guarda judicial para fins de adoção. No caso de adoção, o
pagamento é realizado pelo INSS. O pagamento do salário-maternidade das gestantes empre-
gadas, exceto as domésticas, é realizado diretamente pelas empresas, que são ressarcidas pela
previdência social (MPS, 2014).
- Vale Transporte: de acordo com a Lei n° 7.418 art. 1º, o empregador, pessoa física ou
jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento resi-
dência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou
intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos dire-
tamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela
autoridade competente, excluídas os serviços seletivos e os especiais. O empregador participa-
rá dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que
exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico.
- Adicional de insalubridade: é considerado a partir de atividades ou operações que se
desenvolvem no local de trabalho concentração ou intensidade máxima ou mínima, relaciona-
da com a natureza e o tempo de exposição ao agente, que não causará dano à saúde do traba-
lhador, durante a sua vida laboral. O exercício de trabalho em condições de insalubridade as-
segura ao trabalhador a percepção de adicional, incidente sobre o salário mínimo da região,
equivalente a 40% para insalubridade de grau máximo, 20% para insalubridade de grau médio
e 10% para insalubridade de grau mínimo (MTE, 2014).
- Adicional de periculosidade: o exercício de trabalho em condições de periculosidade
assegura ao trabalhador a percepção de adicional de 30% (trinta por cento), incidente sobre o
27

salário, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participação nos lucros da


empresa (MTE 2014).
- Adicional noturno: para o trabalho urbano, considera-se noturno aquele realizado entre
as 22 horas de um dia, e às 5 horas do dia seguinte; para o trabalho agrícola, entre 21 e 5 ho-
ras; para o trabalho pecuário, entre 20 e 4 horas. O acréscimo é de 20%, exceto se executado
em revezamento semanal ou quinzenal, percentagem que incide sobre quaisquer valores, tais
como férias, 13º salário, FGTS, etc. (MTE, 2014).
- Horas extras: as horas extras serão calculadas de acordo com a CLT ou convenção co-
letiva do sindicato que a empresa faça parte. As horas extras serão acrescidas de 50% nas duas
primeiras horas e 100% no restante, domingos e feriados equivalem a 100%. Conforme Rocha
(2012 27) “ al jornada pode ser acrescida de horas suplementares, em número não exceden-
te de duas diárias”
- Décimo terceiro salário: o décimo terceiro salário é direito garantido pela CF/88 art.7º,
VIII, consiste no pagamento ao empregado, de 1/12 da remuneração devida no mês de de-
zembro, por mês de serviço prestado ou fração de 15 dias. A metade do décimo terceiro deve
ser paga até novembro, ou por ocasião das férias do empregado, se o empregado o tiver solici-
tado no mês de janeiro; a segunda metade deve ser paga até 20 de dezembro (MTE 2014).
- Férias: todo colaborador tem direito ao gozo de suas férias conforme art. 129 da CLT
que assegura o gozo das férias após 12 (doze) meses, na seguinte proporção: 30 dias corridos,
quando não houver faltado ao serviço mais de 5 vezes; 24 dias corridos, quando não houver
tido 6 a 14 faltas; 18 dias corridos, quando não houver tido de 15 a 23 faltas; 12 dias corridos,
quando houver tido 24 a 32 faltas.
- Contribuição sindical: segundo o art. 540 da CLT, a toda empresa ou individuo que
exerçam respectivamente atividade ou profissão, desde que satisfaçam as exigências desta
Lei, assiste o direito de ser admitido no sindicato da respectiva categoria, salvo o caso de falta
de idoneidade, devidamente comprovada, com recurso para o ministério do trabalho.
- Livro ou Relógio ponto: o registro do horário de trabalho pode ser manual assinando
sempre ao lado do real horário que entrou e saiu da empresa ou por meio mecânico que ao
registrar o horário sai impresso a marcação em cartão papel.
A empresa deve cumprir também com as exigências referentes à saúde e bem estar do
trabalhador, pois um ambiente de trabalho saudável faz toda a diferença no dia a dia, assim
apontam-se os principais itens a serem seguidos nas empresas.
- PCMSO: o programa de controle médico de saúde ocupacional é de obrigatoriedade de
elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam
28

trabalhadores como empregados. O programa monitora os exames laboratoriais a saúde dos


trabalhadores. Tem por objetivo identificar precocemente qualquer desvio que possa com-
prometer a saúde dos trabalhadores.
- PPRA: visa à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, por meio da an-
tecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambien-
tais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a pro-
teção do meio ambiente e dos recursos naturais. Também efetuar sempre que necessário e
pelo menos uma vez ao ano, uma análise global pra fins de avaliação do seu desenvolvimento
e realização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades (MTE,
2014).
- PPP: o perfil profissiográfico previdenciário deve ser entregue na ocasião do desliga-
mento do empregado, um formulário que possui campos a serem preenchidos com todas as
informações relativas ao empregado, como por exemplo, a atividade que exerce o agente no-
civo ao qual está exposto, a intensidade e a concentração do agente, exames médicos clínicos,
além de dados referentes à empresa. O formulário deve ser preenchido pelas empresas que
exercem atividades que exponham seus empregados a agentes nocivos químicos, físicos, bio-
lógicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física (MPS 2014).
- CIPA: a comissão interna de prevenção de acidentes será composta de representantes do
empregador, por ele designado, e dos representantes dos empregados eleitos. Todo estabele-
cimento que não se enquadrar no Quadro I da NR-5, deverá designar um responsável pelo
cumprimento da norma.
- Rescisão contrato de trabalho: o colaborador será avisado quanto à rescisão do contra-
to de trabalho com antecedência mínima, de acordo com a sua forma de contratação e a legis-
lação vigente.
- Seguro desemprego: é um benefício integrante da seguridade social que tem por obje-
tivo, além de prover assistência financeira temporária ao trabalhador desempregado sem justa
causa, auxiliá-lo na manutenção e na busca de emprego, promovendo para tanto, ações inte-
gradas de orientação, recolocação e qualificação profissional (MTE, 2014).
A contabilização da folha de pagamento é realizada pelo regime de competência, onde
são efetuados os lançamentos contábeis das despesas como salário, encargos sociais inciden-
tes como a Contribuição Previdenciária Social (INSS), o Imposto de Renda (IR), e Fundo de
Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Conforme o sitio da Previdência Social, a contribuição destes segurados é calculada
mediante a aplicação da correspondente alíquota, de forma não cumulativa, sobre o seu salá-
29

rio-de-contribuição mensal e são calculados conforme a alíquota, que sempre a partir do 1º dia
inicial de cada ano mudam-se as tabelas vigentes que incidem sobre os mesmos.

No Brasil, a Previdência Social é um direito social, previsto no art. 6º da Constitui-


ção Federal de 1988 entre os Direitos e Garantias Fundamentais, que garante renda
não inferior ao salário mínimo ao trabalhador e a sua família nas seguintes situações,
previstas no art. nº 201 da Carta Magna: cobertura dos eventos de doença, invalidez,
morte e idade avançada;II – proteção à maternidade, especialmente à gestante;III –
proteção ao trabalhador em situação de desemprego involuntário;IV – salário-família
e auxílio-reclusão para os dependentes dos segurados de baixa renda;V – pensão por
morte do segurado, homem ou mulher, ao cônjuge ou companheiro e dependentes.
(MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL, 2014)

O quadro 1 refere-se a incidência do INSS para fins de recolhimento dos funcionários


ano-calendário 2015.

Quadro 1 - Ministério da Previdência social 2015


Salário-de-contribuição (R$) Alíquota para fins de recolhimento ao INSS (%)
Até 1.399,12 8
De 1.399,13 até 2.331,88 9
De 2.331,89 até 4.663,75 11
Fonte – Ministério da Previdência social (2015)

Segundo o sitio da receita federal do Brasil (RFB) (2014), estão sujeitos à incidência
do imposto na fonte (IRRF), principalmente os rendimentos do trabalho assalariado pago por
pessoas físicas ou jurídicas, os rendimentos do trabalho não assalariado pago por pessoas jurí-
dicas, os rendimentos de aluguéis e royalties pagos por pessoa jurídica e os rendimentos pa-
gos por serviços entre pessoas jurídicas, tais como os de natureza profissional, serviços de
corretagem, propaganda e publicidade.
O quadro 2 consta a base de cálculo que será calculado sobe o IRRF, e a referida par-
cela que será reduzida sobre o imposto devido cujo ano-calendário refere-se a 2015.

Quadro 2 - Imposto de Renda Retido na Fonte 2015


Base de cálculo mensal em R$ Alíquota %
Até 1.787,77 -
De 1.787,78 até 2.679,29 7,5
De 2.679,30 até 3.572,43 15
De 3.572,44 até 4.463,81 22,5
Acima de 4.463,81 27,5
Fonte - RFB (2015)

Também a empresa esta obrigada no inicio de cada mês a efetuar o depósito na conta
do FGTS do empregado. Os empregadores depositam em contas abertas na CAIXA em nome
dos seus empregados, o valor correspondente a 8% do salário de cada funcionário.
30

Além dos encargos sociais e legalizações trabalhistas, também a empresa é obrigada a


cumprir as obrigações acessórias, a Regulação anual de informações sociais (RAIS) ,
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).
Para que todos os processos possam funcionar de modo correto os dados e as informa-
ções registradas devem estar de acordo com o que a Consolidação das Leis do Trabalho
(CLT) e ou convenção coletiva de trabalho de cada categoria profissional.
A RAIS, que é o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no
País, o provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho, a disponibilização
de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais (RAIS 2014).
Também conforme o sitio do MTE (2014), explica que a CAGED foi criado pelo Go-
verno Federal, através da Lei nº 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e
dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
E finalizando as obrigações temos a SEFIP, que é um sistema desenvolvido pela caixa
econômica federal do Brasil (CEF) e disponibilizado gratuitamente, por meio do qual o em-
pregador/contribuinte consolida os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalha-
dores para repasse ao FGTS e à Previdência Social (CEF 2014).
É necessário tudo que envolva admissões, exames médicos e periódicos, alterações
contratuais de salários e funções, pagamentos, férias, rescisões estarem em dia e de acordo
com o que é exigido pelo governo e órgãos competentes.

2.6 PROJETO e-SOCIAL

O e-Social entende-se como um dos maiores projetos vinculados ao sistema de escritu-


ração digital, e o novo sistema SPED folha veio como uma nova forma e melhor controle da
área trabalhista.
O novo processo é uma nova forma de prestação de informações e de registro dos
eventos trabalhistas (e-SOCIAL 2014).
Na figura 2 demonstra as declarações mensais que as empresas tem como obrigação o
preenchimento e entrega e que serão substituídas a partir da implantação do e-social:
31

Figura 2 - Cenário atual das declarações previdenciárias

Fonte - Apresentação padrão e-Social (2014)

Conforme demonstra a figura 2 todo o novo processo de tecnologia será on line e dire-
tamente no site do e-social, o qual terá uma ligação direta com o sistema operacional da em-
presa, pois as tabelas de layout serão devidamente ajustadas às novas regras.
Segundo a notícia divulgada no portal do Administrador (2014) surge agora um novo
projeto, o e-Social, também polêmico e controverso, mas que promete causar grandes trans-
formações nas relações entre patrões, empregados e governo.
Ao contrário da CLT, o e-Social não criará novas leis. Seu objetivo é consolidá-las
digitalmente por meio de um sistema informatizado. Ele também não será o agente de mudan-
ças que suportará a transição do Brasil industrial para a sociedade do conhecimento (POR-
TAL DO ADMINISTRADOR, 2014).
Existem algumas premissas por parte do e-Social que devem ser observadas, como a
construção do novo projeto será coletiva e a gestão compartilhada, também haverá autonomia
no tratamento das informações e a utilização das mesmas, sempre atribuindo os limites e
competências, a prestação única da informação e que não haverá novas criações de obrigações
acessórias (e-SOCIAL 2014).
O que irá melhorar é a forma de armazenamento das informações, que se dará a partir
do ano de 2015 por meio eletrônico. Conforme o sitio e-Social (2014), a partir da regulamen-
32

tação da emenda constitucional n° 72/2013, a versão terá caráter obrigatório e outros recursos
estarão disponíveis para que o empregador possa cumprir com suas obrigações.
No dia 27 de agosto de 2014 foi disponibilizado um novo manual de layout no site da
receita federal alterando o antigo manual que já havia sito emitido no mês de julho de 2014.
Conforme o sitio da receita federal do Brasil (2014), foi disponibilizada a minuta do manual
de orientação do layout da ECF atualizada em agosto de 2014, revisada e com a inclusão das
tabelas dinâmicas dos blocos X (Inf. Econômicas) e Y (In.s Gerais). No arquivo de alterações
do manual, são destacadas as alterações efetuadas em relação ao manual disponibilizado em
julho de 2014.
Quando esta nova escrituração digital for implantada em um todo, estará fazendo o
atendimento de diversos órgãos, com uma única base de informação.
De acordo com os artigos 1° e 2° no sitio da Receita Federal do Brasil (2014):

O Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 17 de julho de 2013. Aprova e divulga o


layout do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenci-
árias e Trabalhistas – eSocial”.
“Art. 1º Declarar aprovado o layout dos arquivos que compõem o Sistema de Escri-
turação Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e So-
cial), que será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro
de 2014”.
Art. 2º A escrituração de que trata o art. 1º é composta pelos eventos decorrentes das
obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos arquivos deverão ser transmi-
tidos em meio eletrônico pela empresa, pelo empregador ou por outros obrigados a
eles equiparados, nos prazos a serem estipulados em ato específico”.

Segundo sitio e-Social (2014), é um projeto do governo federal que vai coletar as in-
formações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, fiscais, e do FGTS, relativas à contratação
e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vinculo empregatício, armazenando-as no
ambiente Nacional do e-Social.
Kerkhoff (2014, p.14) explica as seguintes fases do novo sistema,

A primeira fase será a preparação do modelo, em que deverão ser transmitidas as in-
formações relativas à identificação do empregador, de seus estabelecimentos; as in-
formações relativas aos vínculos mantidos no momento do início da obrigatoriedade
da utilização do e-Social. Informações como cor da pele, CNH, religião, financia-
mento habitacional, financiamento educacional, bolsa social, etc., entre outros mais
de 30 novos campos. Muitos deles essenciais para a viabilidade das movimentações
previstas nas fases posteriores do Projeto.
Já na segunda fase será a dos eventos e tabelas que deverão ser transmitidas as in-
formações relativas às tabelas do empregador, que representam um conjunto de re-
gras específicas e individuais de cada negócio, necessárias para validação dos even-
tos do eSocial, como as rubricas da folha de pagamento, informações de processos
administrativos e judiciais, lotações de trabalho, relação de cargos e funções, jornada
de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade.
33

E na terceira fase serão os eventos não periódicos que são as informações iniciais de
admissão de empregado ou de contratação de trabalhador sem vínculo empregatício,
que deverão ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da
prestação do serviço; as informações de acidente de trabalho, que deverão ser envia-
das até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de
imediato; as informações de desligamento, que deverão ser enviadas até o 1º (pri-
meiro) dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado,
ou do término de contrato por prazo determinado, e em até 10 (dez) dias seguintes à
data do desligamento, nos demais casos; as informações dos demais eventos não pe-
riódicos, inclusive as atualizações do registro de empregados e demais trabalhado-
res.

O principal papel deste novo sistema é que só haverá conferência dos dados lançados,
e se estiver tudo certo, ou seja, a empresa deverá estar com todos os dados em perfeita harmo-
nia com o que a nova sistemática passa a exigir, desde o cadastramento do funcionário até o
lançamento da folha de pagamento. Para promover a facilidade ao acesso das informações por
meio da unificação dentro das empresas.
Independente do porte todas as empresas, passaram a ter que cumprir com as exigên-
cias e assim, implantar a nova sistemática, o que vem ocorrendo, é que o processo está acon-
tecendo em fases, a partir do porte (tamanho) da empresa.

2.6.1 Projeto para pequenas empresas

O principal projeto para as pequenas empresas é fazer um diagnóstico com foco em


tecnologia e transações de documentos, para identificar e estabelecer prioridades exigidas
pelo governo e órgãos. As empresas terão um monitoramento mais severo e constante, por
conta do novo projeto a um maior número de dados informados e que é quase que diariamen-
te.

Essa situação é consequência, na maioria das vezes, do descontrole gerencial causa-


do por situações internas da entidade, entre elas falta de qualificação profissional
dos proprietários e falta de estudo prévio de viabilidade econômica, que resultam na
falta de domínio do planejamento da entidade (FRANCISCO, 2008, p.21).

Todas as empresas serão obrigadas a entregar dentro do prazo estipulado pelo governo
os novos arquivos desenvolvidos diretamente no sistema do e-Social, as regras trabalhistas
serão as mesmas, porem tudo será on line.
Conforme notícia divulgada no portal do Administrador (2014) a nova obrigatoriedade
da Receita Federal impactará diretamente, ainda este ano, todas as empresas brasileiras. São
seis milhões de companhias atuantes no Brasil de todos os portes e atividades, desde o mi-
34

croempreendedor individual (MEI), passando por pequenas e médias, até grandes corpora-
ções, inclusive multinacionais com atuação no País.
As empresas deverão realizar uma completa revisão de seu cenário atual versus o ce-
nário projetado para esta nova realidade, que passa por impactos culturais, ajustes de sistemas
e principalmente de processos, para estarem aderente ao e-Social. Essa medida trará um alto
impacto nas organizações, questão que ainda não está sendo considerado pelas empresas. O
famoso “j h ” v f (PORTAL DO ADMINISTRADOR, 2014).
Todo este novo processo é de extrema necessidade para as empresas, segundo Ker-
khoff (2014) é obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte do mi-
croempreendedor individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas, bem
como órgãos públicos e equiparados e organizações do terceiro setor.

2.6.2 Benefícios e dificuldades enfrentadas pela empresa

Com esta nova demanda no cenário do mercado de pessoal as empresas terão de aper-
feiçoar toda a sua equipe, sendo com treinamentos, capacitações e além de melhorar todo o
diálogo entre as áreas de RH, DP, contábil, informática, financeiro, compras, etc.
A figura 3 demonstra como as empresas devem melhorar o seu diálogo, e que os seto-
res e os funcionários devem estar diariamente em contato para que possa haver o fortaleci-
mento de opiniões.

Figura 3 - Melhoramento do diálogo entre setores

Fonte - Dados conforme pesquisa


35

Contudo, se as empresas que são as principais fontes das informações, se não investi-
rem em constantes aperfeiçoamentos, conscientizar a todos envolvidos e aplicar uma gestão
eficiente, amenizará ou ate mesmo irá evitar os problemas futuros.
Segundo a noticia divulgada no portal Uol (2014), as micros e pequenas empresas se-
rão as mais afetadas quando o Governo federal colocar em operação o e-social, plataforma
digital que vai unificar as informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias sobre o negó-
cio.

Os processos funcionais das rotinas atuais devem ser corrigidos desde já, pois não
pode haver eventuais descumprimentos a legislação trabalhista e previdenciária, os
principais processos a serem modificados e analisados para melhor atender este no-
vo sistema é a tecnologia da informação, qualidade dos dados geradores, e a parame-
trização dos dados. A transmissão de dados será acompanhada em tempo real pelos
órgãos de controle, que pretendem coibir, com o cruzamento das informações, a so-
negação fiscal (PORTAL UOL, 2014).

Para Borges; Soares; Martins (2013, p.3) “é considerável que haja mudanças significa-
tivas como a capacitação profissional, organização e revisão de processos contábeis adminis-
trativos e logísticos, trazendo assim desafios, principalmente para os profissionais da área
contábil que estão envolvidos diretamente nessa mudança”.
Este novo projeto causará um grande impacto nas empresas, pois terão de se reestrutu-
rar em seu sistema operacional, como as novas tabelas e outras deverão ser ajustadas de acor-
do com as exigências do e-Social. Com esta nova adequação será gasto bem mais para cum-
prir a versão padrão do SPED, os prazos serão reduzidos, pois será tudo em tempo real, no
dia.
Também as novas tecnologias vão exigir das empresas equipamentos tecnológicos de
alta qualidade, novos e capazes de suportar as importações diárias e mensais. Para Lizote;
Mariot (2012, p.07), “o governo criou uma forma muito eficaz de fiscalizar de maneira eletrô-
nica e eficiente, valendo-se de tecnologia de última geração para auditar as empresas que se
encontram na obrigatoriedade desse ambiente tecnológico”.
Segundo Filho; Mendes (2007) os principais impedimentos e dificuldades enfrentadas
pela maioria das empresas estão relacionados ao planejamento inadequado do projeto de im-
plantação, à equipe sem experiência para o manuseio do sistema operacional, à resistência dos
funcionários ao sistema e aos impactos que as novas adequações tecnológicas possam causar e
que não são avaliados previamente pelas empresas.
Nesse contexto é muito mais do que ajustes contábeis a serem feitos dentro das empre-
sas, ou até mesmo os recursos que serão destinados à tecnologia, o SPED representa uma mu-
36

dança estrutural e, consequentemente, exige maior profissionalização de pequenas e médias


empresas. Em muitos casos, as mudanças poderão gerar inclusive necessidades de adaptação e
reestruturação na forma de gestão da entidade (CAMPOS; OLIVEIRA; GIMENEZ 2012).
Conforme Borges; Soares; Martins (2013, p.6) “o governo tem se mostrado adepto as
novas tecnologias e necessidades de controle das informações, utilizando-se da tecnologia da
informação para aumentar a fiscalização, combater a sonegação fiscal e melhorar o controle
sobre as transações efetuadas pelas pessoas jurídicas e físicas”
Por isso se faz necessário melhorar a aceitação e a relação positiva entre a tecnologia e
a competitividade da empresa no mercado atual. Porem sabe-se que ainda é difícil de ser esta-
belecida no âmbito empresarial, pois as vantagens, facilidades e imposições de uma economia
baseada no uso intenso de recursos tecnológicos parecem conduzir as empresas a um caminho
sem volta, pois a tecnologia deve estar inserida em quase todas as tarefas diárias (FILHO;
MENDES 2007).
As empresas terão uma grande expansão em suas rotinas diárias, o que poderá gerar
significativas mudanças estruturais para atender as necessidades das informações, das novas
tecnologias, assim apresentando resultados e soluções necessárias para o funcionamento da
demanda exigida.
37

3 METODOLOGIA DO ESTUDO

A metodologia define como o estudo foi realizado, apresenta o método de pesquisa


que foi utilizado, a apresentação dos principais caminhos e instrumentos utilizados para cons-
truir os dados.

3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA

Nesta etapa a pesquisa foi classificada quanto à natureza, a forma de abordagem do


problema, quanto aos objetivos e aos procedimentos técnicos.

3.1.1 Quanto à natureza

Quanto à natureza do estudo classifica-se, como aplicada, pois segundo Oliveira


(2004 123) q “ q n-
to de partida, e tem por objetivo pesquisar, comprovar ou rejeitar hipóteses sugeridas pelos
ó f ç f h ”
Portanto, neste estudo foi utilizado por pesquisa aplicada, por ter uma aplicação práti-
ca na solução de um problema concreto, buscará analisar o processo de escrituração digital da
folha de pagamento em uma empresa de pequeno porte.

3.1.2 Quanto à forma de abordagem do problema

Quanto à abordagem do problema a pesquisa se caracteriza como qualitativa, confor-


O v (2004 117) “ q q e se utilizam da abordagem qualitativa possuem a
facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema, ana-
lisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos experi-
mentados por grupos sociais, apresentar contr çõ ç ”.
O estudo foi qualitativo, pois analisou de forma qualitativa os dados e assim respon-
deu-se a questão problema, não utilizando técnicas estatísticas.

3.1.3 Quanto aos objetivos

Este estudo caracterizou-se como pesquisa descritiva, pois descreveu as novas formas
de registros fiscais, previdenciários e sociais, a partir da nova metodologia de aplicação da
sistemática do e-social em uma pequena empresa.
38

Conforme Gil (2002, p.42), a pesquisa descritiva “tem como objetivo primordial a
descrição de características de determinada população ou fenômeno, ou então, o estabeleci-
mento de relações entre as variáveis”
A pesquisa descreveu as relações entre a escrituração digital e os métodos tradicionais,
buscando a relação entre os benefícios e as dificuldades na empresa objeto de estudo.

3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos

Quanto aos procedimentos técnicos, se aplica ao trabalho em questão a pesquisa bibli-


ográfica, a pesquisa documental, e estudo de caso.
Quanto à pesquisa bibliográfica Gil (2002, p. 44) caracteriza como sendo “desenvolvi-
da com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científi-
cos. A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de permitir ao investigador
a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla do que aquela que poderia pesqui-
sar diretamente” foram utilizados, artigos, livros e a legislação pertinente ao
tema.
A pesquisa documental vale-se de “materiais que não recebem ainda um tratamento
analítico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetos da pesquisa. Como
os documentos substituem ao longo do tempo, tornam-se significativamente baixo, quando
comparado com o de outras pesquisas”. (GIL, 2002 p.45)
A pesquisa foi documental, considerando a utilização de documentos contábeis da em-
presa, bem como das fichas registro de empregados e demais documentos que foram necessá-
rios para o desenvolvimento do estudo.
P G (2002 54) q “ estudo de caso é uma modalidade de pesquisa am-
plamente utilizada nas ciências biomédicas e sociais. Consiste no estudo profundo e exaustivo
de um ou poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento, tarefa
praticamente impossível mediante outros delineamentos já considerados”
P Y (2005 20) “ v g ç v
ca í h í g f v v ”
De modo que esse estudo buscou investigar a aplicação da escrituração digital na área
de departamento pessoal, tendo uma empresa como objeto de estudo, a partir das mudanças
oriundas do processo de escrituração digital, verificando o que o sistema requer.
39

3.2 COLETA DE DADOS

O plano de coleta de dados é a apresentação das formas utilizadas para a pesquisa, e de


como foram apresentadas todas as informações da realização do trabalho.
Inicialmente a informação da coleta de dados aconteceu dentro de uma pequena em-
presa, quais foram os benefícios oferecidos e as dificuldades que serão enfrentadas no dia a
dia para a implantação do e-Social. Logo, foram utilizados o sitio da receita federal, e-Social,
a revisão bibliográfica a partir dos livros, e artigos publicados sobre o assunto estudado.
Diversas técnicas são adotadas para a coleta de dados na pesquisa-ação. A mais usual
é a entrevista aplicada coletiva ou individualmente.

3.2.1 Instrumentos de coleta de dados

Foi utilizada a observação, que segundo Beuren et al (2004 128) x q “ b-


servação é uma técnica que faz o uso dos sentidos para a obtenção de determinados aspectos
da realidade. Consiste em ver, ouvir e examinar os fatos ou fenômenos que se pretendem in-
vestig ”.
Para Beuren et al (2004 133) “ v
alguns autores de entrevista em profundidade, possibilita ao entrevistado a liberdade de de-
v v ç ç q q ”.
A partir de entrevistas podem-se tirar conclusões do caso em estudo, pois os dados
muitas vezes podem ser a solução dos problemas da pesquisa. É um procedimento bastante
utilizado em pesquisas relacionadas à área de Ciências Sociais Aplicadas, para a coleta de
dados ou para ajudar no diagnóstico ou tratamento de um problema (OLIVEIRA, 2011).
Esta pesquisa utilizou coleta de dados, pesquisa bibliográfica em livros, artigos, sites
do governo federal, que tenham relação com a pesquisa em estudo.
O instrumento de coleta de dados da parte prática foi pelo meio de conversas infor-
mais, um bate papo sobre as atividades diárias da empresa.

3.3 ANALISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS

O plano de analise e interpretação dos dados é baseado no novo projeto de escrituração


social e previdenciária exigida pelo governo federal, o qual irá gerar informações para a caixa
econômica federal, previdência social, ministério do trabalho, o qual trará benefícios e difi-
culdades no processo de adequação para as empresas, em especial para as pequenas empresas.
40

f O v (2011 76) “ f f x álise das ideias expostas,


buscando estabelecer relacionamentos, confrontando ideias de vários autores de forma critica.
A postura crítica necessária considera aspectos internos e externos às obras estuda ”
Logo após o estudo foi realizada a sistematização dos conteúdos pesquisados na teoria
seguido das entrevistas e do levantamento dos dados por meio dos documentos disponibiliza-
dos que serão transformados em relatórios, fluxogramas.
41

4 ANÁLISE DOS DADOS

Neste capítulo, foi desenvolvida a parte prática do estudo, onde foram identificados os
procedimentos internos do departamento pessoal para implantação do sistema SPED Social,
bem como os principais apontamentos, positivos e negativos do projeto e-social, analisando
assim, as dificuldades e benefícios encontrados na empresa com a nova metodologia de
trabalho nos procedimentos do departamento pessoal em estudo.

4.1 PROCEDIMENTOS DEPARTAMENTO PESSOAL

O departamento pessoal é imprescindível para qualquer empresa, pois, entre a admi-


nistração da empresa e os funcionários é um meio de comunicação, e necessita de profissio-
nais responsáveis pelas informações prestadas a todos, a qual deve ser realizada com muita
ética, pois são informações particulares de todos os envolvidos.
A descrição das rotinas existente no departamento pessoal, antes da adoção do e-
social, é de fundamental importância para entendimento do funcionamento abrangente dos
procedimentos efetuados na empresa durante todo o processo dessas rotinas, que envolvem
desde a contratação, rotinas de cálculos, período de férias, décimo terceiro salário, rescisões e
todas as obrigações acessórias pertinentes a movimentação mensal e anual da empresa.
Assim compreende o setor que cuida de todos os processos burocráticos referente aos
funcionários, são exemplos destes processos, a seleção de pessoal, o preenchimento de docu-
mentos, controle do relógio ponto, elaboração da folha de pagamento, levantamento dos en-
cargos trabalhistas, exames admissionais, periódicos, e demissionais, transporte, afastamentos
médicos, 13º salário, férias e as rescisões.
Cabe enfatizar que os responsáveis por este setor têm a missão de fazer a tramitação
do funcionário versus empresa, agilizando os processos decorrentes das relações trabalhistas,
e assim garantindo o bom andamento dentro da empresa.

4.1.1 Procedimentos Admissionais

Nesse contexto, são descritos os procedimentos e as rotinas diárias do departamento


pessoal da empresa objeto de estudo:
- Admissão dos funcionários: ao contratar um funcionário para a vaga a ser preenchi-
da primeiramente a empresa faz uma seleção dos currículos existentes já no seu banco de da-
42

dos, e após seleciona-se os que tem os quesitos solicitados para uma entrevista é preciso que a
pessoa que irá desempenhar a função tenha experiência na área, para alguns setores da produ-
ção são feitos testes na hora, para verificar a qualidade do seu trabalho. Logo após a sua apro-
vação, o novo funcionário é encaminhado para a realização dos exames admissionais, se o
mesmo esta apto para a função é emitido pela empresa responsável da medicina ocupacional
da empresa o atestado de saúde ocupacional (ASO). Somente após este documento é que o
funcionário estará liberado para iniciar as suas atividades dentro da empresa.
- Os documentos necessários para a contratação são: 1 (uma) foto 3x4, carteira de
trabalho profissional, atestado médico admissional, xerox do comprovante de residência, CPF,
RG, carteira de reservista, certidão de casamento, certidão de nascimento dos filhos menores
de 14 anos e comprovante de residência.
- Registro do funcionário: conforme o art. 41 da CLT em todas as atividades é obri-
gatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados
livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do
Trabalho, deve primeiramente verificar o cadastro do funcionário junto ao PIS, depois o fun-
cionário é registrado no livro de registro de empregados com todos os seus dados pessoais,
após na sua carteira de trabalho são feitas as anotações no contrato de trabalho, a mesma deve
ser feita as anotações das informações e devolvida ao funcionário no prazo de 48 (quarenta e
oito) horas, sendo assinado o comprovante de entrega da mesma. Também é feito o registro
no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), informação enviada para o
Ministério do Trabalho conforme Lei nº 4.923/65. Logo é elaborado o contrato de trabalho
que por este denomina-se instrumento particular entre empregadora e empregado, com o pra-
zo de 90 dias de experiência, podendo ser reincidido por ambas as partes durante este período,
consta algumas cláusulas que devem ser observadas tais como: o período de experiência, a
função, o salário, e o horário de trabalho a ser cumprido. Consta também no ato da assinatura
do contrato o relatório de dependentes, ou quando nascer outro filho, o funcionário deverá
entregar a certidão de nascimento para fins de imposto de renda.
Outro documento necessário é a opção pelo vale transporte determinado conforme o
art. 4° da Lei no 7.418 que a concessão do benefício ora instituído implica a aquisição pelo
empregador dos vales-transportes necessários aos deslocamentos do trabalhador no percurso
residência-trabalho e vice-versa, no serviço de transporte que melhor se adequar. Após verifi-
ca-se se o funcionário fara a opção pelo uso do vale transporte e menciona se sim ou não, essa
situação é definida pelo empregado.
43

A partir das informações cadastradas, observa-se a obrigatoriedade da assinatura dos


funcionários em todos os documentos registrados e é responsabilidade do setor de departa-
mento pessoal manter todos os registros atualizados. Por fim, é criado um número para regis-
tro no relógio ponto da empresa, para que registre todos os seus horários de entradas e saídas
como também as faltas e horas extraordinárias.

4.1.2 Rotinas mensais

As rotinas mensais do departamento pessoal e que ocorrem internamente são basica-


mente em relação ao cadastro do funcionário no sistema de folha de pagamento, este sistema
deve ser verificado se atende e calcula todos os processos trabalhistas e previdenciários exigi-
dos tais como o controle e cálculo de férias, décimo terceiro salário e rescisões, além dos cál-
culos das contribuições sociais que incidem sobre o salário mensal bruto de cada funcionário.
A folha de pagamento é processada pelo sistema Domínio, que funciona da seguinte
forma: primeiramente é feito o cadastro dos funcionários, depois de emitido todos os docu-
mentos admissionais, é registrado o cargo e salário, vale transporte se optado, os sindicatos, e
os convênios. O recibo (contra cheque) deverá ser entregue ao funcionário para assinatura e
verificação de tudo que envolva a sua remuneração.
Para a elaboração da folha de pagamento mensal, são calculados os proventos que são
os valores de ganho dos funcionários e são compostos pelo salário, salário família, adicional
de insalubridade, periculosidade, adicional noturno, por tempo de serviço, horas extraordiná-
rias, quinquênios, gratificações e outros. Já as deduções são as faltas, contribuição sindical,
adiantamentos, vale transporte, a contribuição para o INSS, a faixa do salário família e o im-
posto de renda.
44

Figura 4 - Fluxograma rotinas da folha de pagamento elaboradas pelo departamento pessoal:

Fonte: Dados conforme pesquisa

Depois de todos os lançamentos estarem prontos, faz-se a integralização dos arquivos


do relógio ponto com os horários dos funcionários para a base do seu salário bruto, e a partir
do valor bruto gerado é descontada a contribuição do INSS definida pela previdência social,
esta conforme elencada no quadro 1.
Após a geração do valor bruto tem-se a base de cálculo para o depósito do FGTS que é
calculado na GFIP que conforme o sitio da receita federal deverão ser informados os dados da
empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e valores
devidos ao INSS, bem como as remunerações dos trabalhadores e valor a ser recolhido ao
FGTS. A GFIP deverá ser recolhida até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração
foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador ou tenha ocorrido outro fato gerador de
contribuição à previdência social. Caso não haja expediente bancário no dia 7, a entrega deve-
rá ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior. No movimento
com retificação de informações, será gerada uma GPS - Guia da Previdência Social com base
na totalidade dos fatos geradores e demais informações.
45

Quadro 3 - Informações sobre a entrega da GFIP


INFORMAÇÕES GFIP OBSERVAÇÕES
A concessão de benefícios pelo INSS está condicionada à comprovação,
COMPROVAÇÃO
pelo segurado, do tempo de contribuição e das remunerações recebidas
Tornar mais ágil o acesso e aumentar a confiabilidade das informações
referentes à vida laboral do segurado; desobrigar o segurado, gradativa-
OBJETIVOS
mente, do ônus de comprovar o tempo de contribuição, a remuneração e a
exposição a agentes nocivos, no momento em que requerer seus benefícios
A GFIP deverá ser entregue/recolhida até o dia 7 do mês seguinte àquele
PRAZO DE ENTREGA
em que a remuneração foi paga.
A multa por atraso na entrega correspondente a 2% ao mês-calendário ou
fração, incidente sobre o montante das contribuições informadas, ainda
PENALIDADES que integralmente pagas, respeitados o percentual máximo de 20% e os
valores mínimos de R$ 200,00, no caso de declaração sem fato gerador,
ou de R$ 500,00, nos demais casos.
Fonte: Adaptado Receita federal do Brasil (2015)

A empresa deve controlar a realização dos exames periódicos de cada funcionário, que
acontece a cada 6 (seis) meses, se o funcionário alterar a sua função o mesmo deve ser enca-
minhado para realizar o exame de troca de função, e também se o funcionário por ventura
entrar em perícia deverá realizar o exame de retorno ao trabalho.
Nas rotinas mensais também há o controle das férias que serão concedidos aos funcio-
nários, 30 dias corridos após o seu período aquisitivo de 12 (doze) meses trabalhados acresci-
dos de 1/3 (um terço), o aviso de férias deve ser assinado 30 dias antes do gozo de suas férias,
e o recibo deve ser efetuado o pagamento um dia antes do seu período. Porém como a empre-
sa trabalha com produção e precisa muitas vezes ter todos os seus funcionários juntos traba-
lhando, pois o trabalho se da na sequencia do outro, a empresa faz férias coletivas. Se as férias
não foram concedidas no período total dos 30 dias, os funcionários vão tirando suas férias
conforme a demanda da produção, mas sempre observando o período em que vencerá as
mesmas. Conforme o art. 130 da CLT o funcionário terá as seguintes proporções de férias,
conforme quadro 4.

Quadro 4 - Proporções de férias dos funcionários


NÚMERO DE DIAS CON-
PROPORÇÕES DE FÉRIAS
FORME FALTAS
30 DIAS CORRIDOS quando não houver faltado ao serviço mais de 5 (cinco) vezes

24 DIAS CORRIDOS quando houver tido de 6 (seis) a 14 (quatorze) faltas

18 DIAS CORRIDOS quando houver tido de 15 (quinze) a 23 (vinte e três) faltas

12 DIAS CORRIDOS quando houver tido de 24 (vinte e quatro) a 32 (trinta e duas) faltas
Fonte: Adaptado de CLT (1977)
46

O décimo terceiro salário deverá ser pago a primeira parcela até o dia 30 de novembro
e a segunda parcela até o dia 20 de dezembro, lembrando que conforme sitio do ministério do
trabalho o valor é calculado de 1/12 (um dose avos) da remuneração devida no mês de de-
zembro, por mês de serviço prestado ou fração de 15 dias.
A rescisão do contrato de trabalho ocorre na forma de rompimento do contrato de ex-
periência, aviso prévio trabalhado, aviso prévio indenizado ou pedido de demissão. Após de-
finido a forma do rompimento a empresa irá agendar e solicitar os exames demissionais e o
PPP do funcionário para fins de aposentadoria, logo a rescisão será agendado um horário no
sindicato de sua categoria ou órgãos competentes para a homologação, feita a homologação
na empresa pela pessoa responsável pelo setor de departamento pessoal, a empresa também
comunica a movimentação do funcionário no sitio da caixa econômica federal para gerar a
chave de saque do saldo e multa de 40% sobre o saldo do FGTS, logo gera-se GRFF que é o
demonstrativo do trabalhador de recolhimento do fundo rescisório. É necessário à emissão do
requerimento para o seguro desemprego e registro na carteira de trabalho, com a data de saída,
verificar as atualizações de salários, férias, e contribuição sindical.

Figura 5 – Fluxograma processo demissional da empresa

Fonte: Dados conforme pesquisa


47

4.1.3 Obrigações acessórias

Além das informações de cunho admissional, e rotinas de cálculos, as empresas são


obrigadas, a manter informações de cunho acessórias, ou seja, são informações que ocorrem a
partir da movimentação que ocorre com os funcionários, e que, mantem prazos de entrega, de
acordo com cada órgão que recebe essas informações.
Fazem parte ainda das rotinas as obrigações acessórias a entrega da CAGED- Cadastro
geral de empregados e desempregados que a partir de 2013, todos os estabelecimentos ou ar-
quivos que possuírem 20 ou mais trabalhadores, no 1º dia do mês deverão transmitir a decla-
ração CAGED utilizando um certificado digital válido padrão ICP Brasil, esta obrigação foi
instituída pela Lei n° 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de
empregados, sob o regime da CLT, e que é gerada a partir da emissão de um relatório mensal
onde são enviadas as informações constantes do livro registro de empregados, contendo a
relação dos funcionários admitidos e demitidos durante o mês.
Outra obrigação de cunho anual é a Relação anual de informações sociais (RAIS) que
é a coleta de dados relativas às informações trabalhistas prestadas pela empresa no âmbito do
mercado de trabalho, todos os dados que são recolhidos pela RAIS são os da legislação da
nacionalização do trabalho, de controle dos registros do FGTS, dos sistemas de arrecadação e
de concessão e benefícios previdenciários, de estudos técnicos de natureza estatística e atuari-
al, e de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP, quem esta
obrigado a entregar é todos os inscritos no CNPJ com ou sem empregados, o estabelecimento
que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está
obrigado a entregar a RAIS Negativa.
A obrigação da DIRF que segundo o sitio da receita federal é a declaração feita pela
fonte pagadora à receita federal do Brasil que tem por finalidade informar os rendimentos
pagos a pessoas físicas domiciliadas no país, inclusive os isentos e não tributáveis nas condi-
ções em que a legislação especifica, o valor do imposto sobre a renda e/ou contribuições reti-
dos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários, O pagamento, cré-
dito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não
tenha havido a retenção do imposto, inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero e os pa-
gamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial.
E por fim o recolhimento do imposto sindical será descontado no mês de março de to-
dos os funcionários, e representa o valor de 1 (um) dia de trabalho dos funcionários. Lem-
brando que também o funcionário poderá se filiar ao sindicato da sua categoria e ter o descon-
48

to de no máximo 1% sobre o seu salário bruto todo mês descontado em sua folha de pagamen-
to. Conforme o art. 579 da CLT a contribuição sindical é devida por todos aqueles que parti-
ciparem de uma determinada categoria econômica ou profissional, ou de uma profissão libe-
ral, em favor do sindicato representativo da mesma categoria ou profissão.

Quadro 5 - Prazo de entrega das obrigações acessórias


OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS PRAZO ENTREGA

O prazo de entrega da declaração da RAIS, ano-base 2014, inicia-se no


RAIS
dia 20 de janeiro de 2015 e termina dia 20 de março de 2015.

A partir de 2013, todos os estabelecimentos ou arquivos que possuírem


CAGED 20 ou mais trabalhadores no 1° dia do mês deverão transmitir a declara-
ção CAGED.

A Dirf 2015, relativa ao ano-calendário de 2014, deverá ser entregue até


DIRF
às 23h59min de 27 de fevereiro de 2015.
Fonte: Adaptado Receita federal do Brasil (2015).

4.2 PROJETO e-SOCIAL

O e-Social é o projeto do governo federal que tem como objetivo a substituição de


declarações, formulários e documentos que devem ser encaminhados pelas empresas
mensalmente para os orgãos competentes.
A partir deste novo projeto as empresas que tem como principal papel a inovação de
algumas rotinas trabalhistas dentro do departamento pessoal, ele traz algumas mudanças sig-
nificativas nas tarefas diárias dos responsáveis por este setor. O principal aspecto que está em
evidência é nos controles, qual será a forma e como as empresas irão lidar com estas novas
obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
Os órgãos que irão fazer parte de todas estas mudanças farão uma melhor forma para
que possam acompanhar a movimentação das empresas relativas à base de calculo dos débitos
para fins dos cálculos trabalhistas e a concessão de benefícios a todos os órgãos competentes e
que se fazem presente nestas mudanças.
Todos os órgãos continuaram existindo com as suas competências e suas atribuições,
porém, somente as informações que antes eram dispersas, agora todos receberão os arquivos,
porem cada um vai puxar a sua informação para a importação.
Entende-se que a partir do e-social todo o processo da área trabalhista será aprimorada
nas relações das atividades de trabalho, e as empresas necessitaram a partir do novo manual
na versão 2.0 acompanhar o processo de implantação, para que consigam fazer os testes e
substituir os processos internos na área do departamento pessoal.
49

Segundo o manual 2.0 a empresa terá de ambientar perante as identificações dos ambi-
entes, que são eles a produção que se da a partir do processamento e apuração das informa-
ções do empregador que produz todos os efeitos jurídicos. Também a pré-produção que são os
dados reais utilizados a partir dos testes, que serão validados com os sistemas externos e por
fim a pré-produção dos dados fictícios que são os testes não validados com os sistemas exter-
nos.
Analisando a ambientação a empresa iniciará, pelos eventos deste novo projeto que se-
rão a chave para o início da implantação. Serão considerados os grupos de eventos tais como,
os iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos, estes que serão explicados na sequência:
- Eventos iniciais: é o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao ambiente nacio-
nal do e-Social. São eventos que identificam o empregador/contribuinte, contendo dados bási-
cos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa. Também pode ser incluído
neste grupo o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos, mesmo que afasta-
dos, no momento da implantação do e-Social (MANUAL VERSÃO 2.0).
- Eventos de tabelas: conforme o manual 2.0 estes eventos complementam os iniciais,
são responsáveis por uma série de informações que validam os eventos não periódicos e pe-
riódicos, e buscam otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações
no ambiente nacional do e-Social, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou
por se repetirem em diversas partes do layout. Considerando que grande parte dos eventos
utiliza as informações constantes nas tabelas, que representam um conjunto de regras especí-
ficas necessárias para a validação dos eventos do e-Social, é obrigatório transmiti-las logo
após o envio do evento de informações do empregador/contribuinte e antes dos eventos de
cadastramento inicial, e dos eventos periódicos e não periódicos. As informações devem ser
efetuadas, preferencialmente, assim que ocorrer as alterações na informação armazenada na-
quela tabela, evitando-se inconsistências entre este e os eventos de folha de pagamento.
- Eventos não periódicos: são aqueles que não tem uma data pré-fixada para ocorrer,
pois dependem de acontecimentos na relação entre a empresa e o trabalhador que influenciam
no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e
fiscais como, por exemplo, a admissão de um empregado, a alteração de salário, a exposição
do trabalhador a agentes nocivos e o desligamento, dentre outros. Os eventos não periódicos
devem ser observados o prazos para envio, pois são regras que asseguram os direitos de todos
os trabalhadores. Também a alimentação correta da base de dados dos eventos trabalhistas,
para que ocorra o correta validação da folha de pagamento (MANUAL VERSÃO 2.0).
50

- Eventos periódicos: são aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente de-
finida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos gera-
dores de contribuições previdenciárias como, por exemplo, os incidentes sobre pagamentos
efetuados às pessoas físicas quando da aquisição da sua produção rural, e do imposto sobre a
renda retido na fonte sobre pagamentos a pessoa física, feito pelo contribuinte. Os dados dos
eventos periódicos devem ser encaminhados até o 7° dia do mês subsequente. Estes eventos
devem ser observados os movimentos e o período de apuração pois deverá ser considerado a
consequência tributária, que é todos os tributos devidos (MANUAL VERSÃO 2.0).
O e-Social deverá ser enviado mensalmente o arquivo eletrônico contendo todas as
informações previstas nos eventos, também a empresa precisa estar em dia com o seu certifi-
cado digital, pois é a partir dele que será feita a transferência de arquivos. Após tudo estar de
acordo com o que é exigido a empresa assina digitalmente os arquivos a serem enviados,
transformando todas as informações em documento eletrônico.

4.2.1 Definição dos leiautes e a implantação

A empresa usa o sistema da folha de pagamento internamente e precisa definir os la-


youts, pois é a partir desta etapa que é criado a base de dados e o processamento da folha. As-
sim geram-se informações garantindo a segurança dos processos de todas as obrigações dos
funcionários.
Um sistema informatizado da folha de pagamento garante a agilidade na confecção da
mesma, pois todos os processos que envolvem os cálculos são automaticamente interligados,
assim permitindo a configuração de todos os dados lançados.
A partir deste entendimento pode-se analisar o projeto e-Social, que visa uma nova
obrigação de lançamentos e uso de layout corretos para a importação da folha de pagamento
dentro de arquivos a serem importados para um banco de dados on line.
A empresa precisa primeiramente fazer um levantamento inicial de como será a me-
lhor forma de avaliar os dados para o sistema da folha de pagamento existente, para então
ficar ajustada com a nova implantação a partir do e-social. Assim, buscando sempre alcançar
previamente todos os objetivos definidos pela empresa, lembrando também de ser estabeleci-
dos prazos para que todas as etapas sejam cumpridas na nova fase de implantação.
Os 2 (dois) funcionários que serão responsáveis por estes ajustes dos layouts deverão
desenvolver um plano para melhor atender as exigências e as novas regras, pois terá fixação
de datas e metas para a execução do projeto. Também terá muitas fases de testes para que toda
51

a parametrização e implantação estejam cadastradas de acordo o que foi integrado desde o


inicio.
E para dar inicio a toda esta adequação a empresa precisa primeiramente qualificar to-
da a sua parte cadastral com os dados dos funcionários que será o número do CPF e o número
do PIS em confrontamento para estarem de acordo, um com o outro. Também, hoje em dia as
empresas não estão habituadas a cumprirem prazos, horários e datas na entrega dos arquivos e
documentos relativos à área trabalhista, porém, tudo isto irá mudar com a nova implantação
sofrendo uma grande alteração nas rotinas diárias do departamento pessoal.
Os principais documentos e informações que irão mudar, em função dos seus prazos
de entrega, serão os cadastros dos funcionários, as admissões, as férias, aviso prévio, ASO,
jornada de trabalho, folha de pagamento, que deverá ser confeccionada em tempo real a partir
da implantação do e-Social.
Na sequência, o quadro 6 demonstra as principais diferenças entre antes e após a im-
plantação do e-Social.

Quadro 6 - Principais informações que irão mudar antes e após a implantação do e-Social
PRINCIPAIS INFORMA-
ANTES DA IMPLANTAÇÃO DEPOIS DA IMPLANTAÇÃO
ÇÕES QUE IRÃO MUDAR

Eram encaminhadas ao setor respon-


Devem ser registradas um dia antes da
ADMISSÕES sável após o funcionário estar traba-
efetivação do funcionário.
lhando.

Comunicação com 30 dias de antece-


Elaboração de documentos retroati-
dência respeitando o período obrigatório
FÉRIAS vos, após o cumprimento do prazo
de 30 dias ou 15 dias no caso de férias
legal.
coletivas.

Documentos elaborados para fins de Documento elaborado e aceito no mo-


AVISO PRÉVIO
acordos trabalhistas. mento do fato.

Exames atualizados e registrados con-


ASO Exames médicos desatualizados.
forme a movimentação do funcionário.

As horas extras serão aceitas eventual-


JORNADA DE TRABALHO Horas extras excedidas mensalmente
mente
Fonte: Dados conforme pesquisa

O cadastro dos funcionários devem estar sempre atualizados, os que estão devidamen-
te ativos, afastados e os que foram desligados, deve ser verificado o CPF e PIS e se estão ca-
dastrados nos mesmos endereços, data de nascimento correta e sempre observando se o funci-
onário está com o seu CPF devidamente regularizado, para que não impeça o seu cadastra-
mento junto ao e-social.
52

As admissões na empresa normalmente ocorrem após os funcionários já estarem traba-


lhando, eles iniciam as suas atividades muitas vezes sem estar com os documentos todos
prontos e assinados, mas, a partir do e-social a empresa terá que cadastrar os funcionários no
sistema 1 (um) dia antes da data do início das suas atividades, estando devidamente registrado
em sua carteira de trabalho, o exame admissional acusando que esta apto para exercer a fun-
ção. Também mudará a forma do contrato de trabalho que será por tempo indeterminado pas-
sando-se automaticamente os 90 dias de experiência.
As férias devem ser concedidas aos funcionários com 30 dias de antecedência, porém
a empresa não respeita esse prazo, às vezes passa-se o prazo legal e para regularizar é feito o
documento de férias com data retroativa, também o funcionário muitas vezes solicita férias
antecipadamente, ou é avisado alguns dias antes que será dispensado para o gozo, porem ago-
ra a comunicação deverá ser respeitada e registrada com antecedência, conforme está previsto
na CLT é o caso da empresa em estudo, onde as práticas das férias não ocorrem dentro do
devido prazo, muitas vezes são concedidas ao funcionário quando já estão vencidas, ou nem
passado os doze meses já é antecipado pelo motivo de a produção estar em baixa e também o
funcionário por motivos particulares pede para usufruir dos seus dias pendentes um dia antes
do que solicitou. Lembrando que as férias serão fracionadas somente sendo coletivas, o funci-
onário não pode solicitar as suas férias, quem decide é a empresa, tudo sempre observando
que não importa o que a convenção coletiva de cada sindicato e sim o que consta na CLT.
O aviso prévio muitas vezes é utilizado pelas empresas e funcionários para manter-se
acordos trabalhistas, mas não poderá mais ocorrer este tipo de situação, pois o documento
deverá ser aceito no momento do fato e já efetuada a comunicação seja na forma antecipada
ou obrigatória no prazo máximo de 10 dias. Na empresa em estudo a prática do aviso prévio é
normalmente é aviso indenizado, onde o colaborador já é dispensado no momento do fato.
O atestado de saúde ocupacional muitas vezes nas empresas não encontra-se devida-
mente em dia, mas precisa estar sempre atualizado conforme a movimentação do funcionário,
seja o exame periódico, se houve afastamento por motivo de doença ou acidente de trabalho,
registrar o exame de retorno, e se houver troca de função, tudo deve ser enviado até o 07 (se-
te) dia do mês subsequente da ocorrência do fato, e o PPP que também faz parte da medicina
ocupacional da empresa já estar registrado nos arquivos salvos.
A comunicação de acidente do trabalho e afastamentos ocorria no prazo de registro em
até 1 (um) dia após a data do ocorrido, porém, a partir do novo sistema, o registro deverá ser
efetuado no momento em que ocorre a situação dentro da empresa, observando-se em sua
53

totalidade a entrega até o 31° dia do afastamento, não haverá mais a impressão da mesma,
será informado o evento do acidente on line.
A folha de pagamento deve estar devidamente registrada contendo todos os dados dos
funcionários tais como o nome da empresa, do funcionário, a função, data de admissão, o mês
em que se refere à remuneração, os proventos, os descontos. Todos os dados devidamente
cadastrados e ajustados conforme os layouts exigidos, para que todos os cálculos e geração da
folha de pagamento sejam transmitidos no mais tardar até o dia 07 (sete) subsequente o mês
de referencia informado.
E a partir de tudo estar adequado, é necessário estar com o setor responsável organiza-
do e estruturado, pois este novo processo será uma fase de muitas manutenções, monitora-
mentos juntamente a cada entrega dos arquivos eletrônicos, será necessário o acompanhamen-
to de tudo com muita atenção para que não ocorram erros.
Após o cronograma de implantação aplicar os layout e as tabelas, será a partir da pu-
blicação da versão definitiva do Manual de Orientação do e-Social (MOS), e passando-se 6
(seis) meses da publicação será disponibilizado o ambiente de testes, logo, será obrigatório a
transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS para as empresas com o faturamento superior a
3,6 milhões no ano de 2014, já para as demais empresas ainda não tem uma data prevista.
Os fatos que acontecem na empresa em torno do departamento pessoal, passam a ser
monitorados, integrados a cada movimentação, no momento que ocorrem, assim, uma redução
dos prazos de comunicação aos órgãos competentes, sendo dessa maneira necessário um bom
planejamento da área dentro da empresa.

4.2.2 Forma de transmissão dos arquivos digitais

A forma de transmissão não terá telas para o processamento e sim a importação da fo-
lha de pagamento a partir de um sistema informatizado nas empresas ou escritórios de conta-
bilidade.
Todos os arquivos que deverão ser entregues relativos ao sistema da folha de paga-
mento necessitarão ser conforme o montante de geração de arquivos solicitados pelo ministé-
rio do trabalho e também pelo FGTS, sempre observando o arquivo de abertura e a finalização
de todos os processos. E os eventos trabalhistas das empresas terão que ser gerados e transmi-
tidos conforme os novos prazos estipulados, sempre observando se os eventos estão correta-
mente ajustados.
54

Será gerado o arquivo eletronicamente, contendo todas as informações geradas nos la-
yout, este arquivo assinado digitalmente a partir do certificado digital da empresa. Os arquivos
são transmitidos via on line, por meio da internet diretamente no sitio do e-social, após será
recebido um protocolo por parte da empresa da entrega dos documentos encaminhados. Ob-
servando que o numero do recibo de entrega é a referencia a ser utilizada em eventuais retifi-
cações ou exclusões de dados.
E a partir dos arquivos estarem de acordo com as novas exigências dos órgãos compe-
tentes, e que devem seguir a padronização, pois na verdade a implantação se dá a partir do
envio tempestivo das informações.
Estas informações são basicamente a rotina do departamento pessoal, o dia a dia das
empresas em relação aos dados dos seus funcionários, sempre mantendo atualizado todos os
arquivos existentes.

4.2.3 Principais dificuldades e benefícios do projeto e-social

Os principais benefícios do projeto e-social dentro das empresas será a quantidade de


relatórios e informações que muitas vezes eram registradas em vários programas do governo,
e que agora será registrado em um sitio apenas, também a impressão de papéis será reduzida,
o custo irá diminuir com documentos, pois todas as informações estarão disponíveis on-line,
assim melhorando o cumprimento da legislação pertinente a todo o processo.
Com o passar do tempo, após os ajustes não existirá mais os arquivos de CAGED,
RAIS, GFIP, CAT, DIRF e PPP, pois tudo será informado na unificação dos dados, como nas
admissões e folha de pagamento.
Para os profissionais da área será de grande valia esta nova implantação, pois, abrirá
novas oportunidades, ampliando e modificando o dia a dia precisando cada vez mais das pes-
soas que entendam inteiramente de todos os processos do novo projeto.
Para Borges, Soares e Martins (2013, p.131) “ f q
superados, o SPED traz benefícios de curto e longo prazo, e que pode ser considerada uma
ótima ferramenta de gestão e que influencia muito no trabalho dos profissionais contábeis de
diversas formas, transmitindo as informações de uma forma clara e verídica”.
E se a empresa cumprir com todas as novas exigências, toda a eficiência do processo
se tornará mais simples e eficaz, pois, assim a expectativa de eliminação dos erros e a redução
dos custos se tornarão muito menores.
55

Já as dificuldades parecem ser um pouco maiores por parte da receptividade das em-
presas, as pessoas que trabalham diretamente com o departamento pessoal terão de ser capaci-
tados com treinamentos, para que possam interligar melhor a comunicação entre as demais
áreas das empresas para que no final não haja um retrabalho. Haverá uma mudança cultural
nos processos internos e que apresentam as principais dificuldades para a implantação, pois a
um novo ambiente pela frente que mudará os processos diários.
Conforme Francisco (2008, p.44) “ ç ME EPP s-
sitarão de programas específicos, que tragam soluções para as empresas desse porte e que se
f ”
A empresa necessita ajustar bastantes coisas em seu sistema, pois, poderá ter grandes
problemas, onde a maneira de fazer vai mudar muito, é uma grande quantidade maciça de
dados lançados. O encurtamento dos prazos também será uma dificuldade, e se não entregar
os arquivos nas devidas datas terá a aplicação de multas, estas que serão primeiramente notifi-
cadas e com o prazo para se defender via e-mail, logo, se a empresa não cumprir será autuada.
Lembrando, ainda, que muitas empresas sofrerão um grande impacto com as novas
mudanças pelo fato de não estarem atualmente com o seu sistema informatizado e todas as
informações coletadas e lançadas de maneira correta e que possa gerar relatórios diários para
simples conferências.
Na empresa em estudo o principal benefício será a redução de impressões, pois como a
empresa tem um elevado número de funcionários e suas admissões são diárias, reduzirá à
quantidade de papéis, os acordos trabalhistas não existirão mais, assim acabando com os ris-
cos para fins de autuações do ministério do trabalho, também na questão de férias que todos
deverão seguir o padrão conforme é exigido pela CLT e não havendo mais exceções para al-
guns funcionários. Outro benefício será a substituição das obrigações acessórias, tais como
RAIS, GFIP, CAGED, guia de recolhimento do FGTS, reduzindo o número de arquivos a
serem importados e gerados, o e-Social irá reduzir significadamente a parte burocrática na
empresa em estudo, mas, aumentará a responsabilidade das informações que serão informadas
uma única vez.
E as principais dificuldades na empresa e estudo é que afetará a gestão no cumprimen-
to das regras fiscais trabalhistas. Tudo será a partir de como ajustar a leva de informações a
serem padronizadas conforme as novas orientações, pois algumas etapas tais como as docu-
mentações referentes às admissões, demissões, exames médicos, CAT, horas extras, faltas,
adiantamentos, é feito dentro da empresa e após encaminhado ao escritório de contabilidade
para ser feito as finalizações dos processos.
56

Porém, deverá buscar soluções ou até mesmo mudanças dentro da empresa para que se
transfira tudo para o escritório, ou seja, feito dentro da empresa, assim necessitando da contra-
tação de mais pessoal para desempenhar todas as novas mudanças, também o sistema opera-
cional como o banco de dados deverá sofrer alterações, de maneira a suportar maior numero
de informações, assim gerando uma custo na compra de mais memória, ou novos equipamen-
tos para que todos os arquivos permaneçam a disposição da empresa on line.
A seguir serão descritos no quadro 7 os principais benefícios e dificuldades na empre-
sa em estudo:
Quadro 7-Principais dificuldades e os benefícios
QUAIS SÃO OS BENEFICIOS QUAIS SÃO AS DIFICULDADES
Gastos com aperfeiçoamentos dos profissionais envolvi-
Redução de custos na impressão de papéis
dos

Diminuição da quantidade de arquivos gerados Mudança cultural da aceitação do novo projeto

Novas oportunidades de trabalho Melhorar o sistema informatizado da empresa

Praticidade na elaboração de documentos das rotinas Informações alimentadas no sistema cumprindo sempre os
diárias novos prazos
Cumprimento dos prazos a empresa terá mais sim- Integração dos dados respeitando a legislação trabalhista
plicidade e agilidade em suas tarefas
Fonte: Dados conforme pesquisa

O grande desafio será não apenas o primeiro envio pelas empresas das informações,
será na garantia das informações, em que necessitam estar coerentes com as atividades diá-
rias, seguindo de maneira rigorosa a legislação e o preenchimento de todas as informações
que podem levar tempo para serem levantadas, sobre cada funcionário, relativas a documenta-
ção que a empresa não tem de maneira completa.
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CONCLUSÃO

A contabilidade vem passando por grandes mudanças tanto em suas formas de obriga-
ções como também nas novas atualizações e padrões a serem cumpridos na nova era digital.
Com isto é de grande valia ressaltar o quanto se faz importante o profissional da área
contábil, pois, é sua responsabilidade estar sempre atualizado, não somente em assuntos con-
tábeis, mas quanto à legislação vigente, sistemas de informação em suas atividades desempe-
nhadas, tanto dentro da empresa quanto nos escritórios de contabilidade em que a contabilida-
de é terceirizada.
E os responsáveis pelo setor de departamento pessoal terão grande importância nestas
novas mudanças da escrituração digital das empresas, pois, com as novas iniciativas de mu-
danças por parte do governo trazem muitas expectativas no que diz respeito a nova forma de
cumprir com as obrigações da legislação trabalhista e previdenciária.
Com a implantação do projeto e-Social, tem ocasionado grandes dúvidas para todos os
profissionais envolvidos, buscando soluções na resolução quanto às dificuldades no processo
de implantação e também quanto aos benefícios gerados pelas mudanças.
O estudo primeiramente buscou analisar a parte teórica, revisão de literaturas pertinen-
tes ao assunto desenvolvido, também a documentação fornecida pela empresa de todos os
funcionários e informações que faziam parte do departamento pessoal. Para ter embasamento
para o estudo de caso dentro da empresa.
A análise dos dados, referente ao estudo de caso na empresa objeto de estudo se deu a
partir dos dados relativos às rotinas do departamentos pessoal, que são as admissões, folha de
pagamento, férias, 13º salário, exames médicos, demissões, entre outros citados no decorrer
do trabalho referente as rotinas do setor.
A partir de todas essas informações foi analisado as principais mudanças com a im-
plantação do projeto e-Social, ou seja, as principais dificuldades e os benefícios enfrentados
por todos os envolvidos nos processos.
Quanto aos benefícios observou-se a economia com a emissão de papéis, já que tudo
estará informatizado, também que os profissionais da área terão mais espaço de crescimento
profissional, pois, aumentará à demanda de pessoas que entendam este novo projeto, as in-
formações permanecerão de mais fácil acesso de forma on line, as obrigações acessórias serão
substituídas e assim reduzidas, alguns setores da empresa deverão trabalhar junto, para que as
informações registradas estejam coerentes com todos os procedimentos.
58

Dentre as principais dificuldades, encontra-se a questão da mudança comportamental


dos envolvidos, ou seja, como as pessoas vão se adaptar e aceitar as novas mudanças, a ques-
tão dos sistemas, em que deve acontecer uma melhorara desses, ou aquisição de um sistema
totalmente informatizado para que consigam atender todas as necessidades exigidas pelo novo
projeto.
A partir das análises apresentadas nesse estudo é possível colaborar no sentido de que
o novo projeto será fundamental para a evolução da contabilidade digital como também do
aperfeiçoamento profissional, quanto à agilidade no processo de informação. Considera-se
que tudo trará reflexos nas atividades diárias, mas que trará maior agilidade no trabalho dos
profissionais da contabilidade. E para que tudo isto esteja devidamente ajustado todos os en-
volvidos deverão adaptar-se as mudanças no que for necessário para atender as novas exigên-
cias.
Este estudo trouxe para acadêmica a real importância de todos os profissionais estarem
atualizados em suas atividades, e os principais benefícios que geram com as atuais realidades.
Pois gerou-se uma grande preocupação em estar atendendo todas as mudanças que vêm pela
frente, assim podendo auxiliar os principais envolvidos com este novo projeto, que são os
proprietários das empresas e os contadores responsáveis em buscar as melhores soluções para
que tudo se torne ágil nas tomadas de decisões.
Enquanto acadêmica este trabalho foi muito importante, pois além de ajudar a enten-
der melhor de como será a implantação do e-Social, buscando assim o meu aperfeiçoamento
para desempenhar melhor a minha função no que trata dos novos processos. O trabalho de
conclusão de curso é uma fonte rica em novos aprendizados, pois pode-se por em prática tudo
aquilo que foi ensinado ao longo da trajetória como estudante, e também que ficará como fon-
te de pesquisa para aqueles que buscam informações a respeito deste tema.
O estudo realizado alcançou os objetivos propostos, gerando inúmeros benefícios, tanto a
empresa, quanto a mim, como concluinte do curso de Ciências Contábeis. Foram acrescentados
inúmeros conhecimentos quanto a minha atuação profissional no mercado de trabalho.
59

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