Manual Instrucciones Monica7

CLINICA CURILLO IPS LTDA.
MANUAL BÁSICO TOTAL PAGINAS

ENTORNO CONTABLE 38
MONICA 7
CURILLO - CAQUETÁ
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INTRODUCCIÓN
El programa MONICA7 es un entorno básico que llevará el sistema de

inventario y contabilidad de la Farmacia LUZ Y VIDA que hace parte
de la CLÍNICA CURILLO IPS LTDA. Sin procesos complejos o
incomprensibles o conocimientos avanzados en informática, este
entorno facilitará la elaboración de informes mensuales; tanto de
inventario como valores, compras, ventas, fechas de caducidad,
facturación, cotizaciones, etc.
En este manual se especificarán las funciones básicas para el manejo

del entorno MONICA7, creación de facturas, informes y demás que el
Auxiliar de Farmacia debe realizar.
Elaborado Por: Revisado por: Aprobado por:

Víctor Manuel Barrero Chávez Paco Ramón Figueroa Alarcón Hugo Patricio Curillo Saigua
Ingeniero de Sistemas Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.
Agosto 01 de 2010 Agosto 01 de 2010 Agosto 01 de 2010
Próxima revisión dentro de un año
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CAPÍTULO I
FACTURACION
DESCRIPCIÓN:
Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato. Por
ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a
un medicamento o a varios, diferentes impuestos para diferentes productos.
Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un medicamento, para un

paciente en particular ó la estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta
tres diferentes tipos de facturas. Con Mónica se pueden establecer estos tipos de
formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes
impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de
formatos vea la opción de parámetros.
En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y

eliminarlas, también puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes
varios. Cuando realiza una factura, ésta es automáticamente actualizada en el
inventario y en el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo el movimiento de los
productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades
disponibles en almacén.
También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento

contable si lo desea.
Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas

emitidas Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear, modificar,
eliminar, etc. las diferentes facturas.
Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compra-

venta de mercancía.

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FIGURA 1: PANTALLA INICIAL FACTURACIÓN

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CREANDO UNA FACTURA…
A. En el menú principal presionar facturas.
B. Aquí se muestra la pantalla general de facturas, ahora presionar el botón de

crear que se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana.
C. después de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las

facturas.
D. En esta pantalla se muestran los diferentes campos, los cuales deben ser
completados a fin de salvar en el disco de su computador la factura en
pantalla. Para saltar de campo en campo, puede utilizar la tecla de ENTER,
ó el tabulador. También puede utilizar el ratón para ir de un campo a otro. a
continuación se explican los principales vampos:
FIGURA 2: PANTALLA CREACIÓN FACTURA

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No. Factura. Como su nombre lo indica, en este campo se muestra el No. De

factura; este puede ser manual (campo de color blanco) o automático (campo
color amarillo). En este caso el número de factura es automático.
Vendido a. En este campo se ingresa el código del paciente que en este caso es
su número de identificación, y luego presiona ENTER, si el código del paciente no
se encuentra, entonces presiona buscar, lo cual muestra una serie de selecciones,
entre ellas crear un nuevo cliente; seleccionar la opción correspondiente y hacer
un doble click sobre esta opción ó presionar ENTER.
Reg. Tribut. Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado Tribut. Puede
aparecer el equivalente. Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el nro.
De Registro Tribut. Sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la opción
de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parámetros.
Enviar.- Indicar la forma de envío de la mercancía. Aquí Ud. puede poner por
ejemplo ‘Por Correo
Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia ‘abajo’ para ver las diferentes
formas de pago que tiene el paciente para cancelar la factura, normalmente la
transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada a cualquier otro tipo.
Vendr.- Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de los medicamentos,

en algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo en blanco.
Fecha.- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10
días de la fecha del computador (la fecha de hoy), así mismo no puede ser una
fecha anterior a un período de cierre.
La mayoría de campos son autoexplicativos, sin embargo algunos de ellos

merecen algún comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del
medicamento este basado en un porcentaje sobre su costo entonces éste se

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mostrara sobre la columna de ‘%’ el cual le indica el porcentaje de incremento

sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario:
1. hacer un click en la columna de cód. Artículo.
2. Tipear el código del ítem, si el medicamento es encontrado en el archivo del

inventario, entonces se le mostrará la descripción. Si el artículo es nuevo,
Ud. puede crear este nuevo ítem sin salir del proceso de realizar una
factura, simplemente presionar el botón de Crea prod. (Crea producto) y
llenar los campos que se muestran en el computador.
Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior

izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad a
cancelar, si es al crédito dejar en cero este campo), la referencia (una breve
descripción del pago, ejemplo ‘Pago cheque nro. xxxx’), y la fecha de vencimiento
(esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).
Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de estos
botones
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro, es decir, ingresar

la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no ‘salve’ la
factura, ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en pantalla, si apaga
su computador por ejemplo, esta información se pierde). Cuando la factura ha sido
salvada se genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.
Guardar.- Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la factura,
utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el computador
y posteriormente quiera imprimir.
Retornar.- Le permite salir de esta pantalla.

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Botones en facturación. Cuando está realizando una factura, se muestran la

columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla (ver figura 2), que le
pueden ayudar en la elaboración del documento. Algunos de estos botones
pueden ser bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos
botones tienen el siguiente uso:
Crear producto. También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite crear

un medicamento en el inventario, esta función es útil si no desea salir del proceso
de facturación. Esta función solamente puede estar activa si el programa no tiene
clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta detallado en el
capítulo de inventarios
Ver producto. Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar
previamente un producto para usar esta función. Le permite ver y comparar
precios. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un
paciente en dicho producto.
Lista de productos. - Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la cual
puede ser ordenada en forma alfabética o por código.
Descuento. Seleccione un medicamento de los que ha ingresado y luego presione
este botón para aplicar un descuento porcentual. El descuento solamente se
aplica a un medicamento. Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la
factura.
Comentario. Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un
click en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Debe
mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Tiene la
opción de crear comentarios repetidos. Por ejemplo si tiene que usar un
comentario como medicamento ético después de cada línea, es preferible crear el
comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.
Insertar/Eliminar fila. Estos botones, que se activan también con F8 y F9
respectivamente se usan para eliminar medicamentos que han sido ingresados
por error a la factura, O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo
medicamento.
Cliente.- También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de
facturas para el cliente que se ha seleccionado.
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Creación rápida de productos. Cuando se está facturando y Ud. no tiene el

medicamento en su inventario, solamente tiene que ingresar el código del mismo y
luego "Enter", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el medicamento en forma rápida (se ingresa solamente
descripción, precio y costo).
Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por

alguna columna, por ejemplo por código, por descripción ó por cantidad.
Búsqueda incremental.- Cuando esta ingresando un producto se muestra

inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->|) y
luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.
MODIFICAR UNA FACTURA…
1. Hacer un click sobre la factura que se desea modificar en la pantalla general de

facturación (figura 1).
2. Presionar el botón de modificar, allí se muestra un recuadro con el nro. De factura

a imprimir. Presionar en ese recuadro Aceptar y luego se muestra la factura a
modificar. El proceso de modificar una factura es igual a realizar una nueva factura
(ver figura 2). Es decir realizar los cambios que sean necesarios, por ejemplo para
especificar un cliente diferente, simplemente tipear en el campo de código de
cliente el código correspondiente ó presionar el botón de buscar.
Asimismo si desea cambiar un ítem de la factura. Simplemente retipear sobre el

valor correspondiente, una nueva cantidad ó un nuevo precio. Debe tener en
cuenta que cuando se modifica una factura, se actualiza el kardex del inventario
ya que están ‘entrando’ y ‘saliendo’ productos del inventario.

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Cuando se modifica la factura, se puede cambiar prácticamente cualquier valor

previamente ingresado. Ud. puede usar el botón de "pagos previos" para ver si el
cliente tiene algún crédito abierto y puede ser aplicado a la factura.
ELIMINAR UNA FACTURA…
1. De la pantalla del menú de facturación (Ver figura 1) seleccionar el botón de

eliminar.
2. Ingresar el Nro. De la factura (se muestra un número que previamente puede ser
seleccionado mediante el ratón).
3. Presionar aceptar y después se muestra una pantalla de confirmación para la
eliminación. Se debe anotar que la eliminación de una factura no puede ser
realizada si se encuentra dentro de un período que ha sido cerrado. Así mismo ver
la sección de reportes para tener una relación de facturas eliminadas, es decir, si
por ejemplo Ud. eliminó una factura y desea saber después de algún tiempo que
facturas han sido eliminadas del sistema, entonces ingresar a la sección de
reportes para obtener una relación de facturas que han sido eliminadas.
4. Si el módulo de facturación esta conectado al módulo de contabilidad, el asiento

contable asociado a dicha factura es automáticamente eliminado.
DEVOLUCIONES
Cuando un paciente quiere realizar la devolución de un medicamento, por alguna

razón: medicamento incorrecto, medicamento dañado etc. entonces Ud. puede
realizar una devolución de mercancía. Para ello:
1. hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones (ver figura 1) en la pantalla

general de la facturación.

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2. Después de algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de

devoluciones (ver figura 3).
3. El procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una devolución es similar a

realizar una factura, por ello si Ud. sabe como realizar una factura, entonces
no va a tener ningún problema al manejar una devolución.
Cuando se realiza una devolución, esta se registra en la sección de cuentas por

cobrar, como un crédito. Si se le ha asignado un pago entonces se registra un
pago también en las cuentas por cobrar. Los productos pueden ser regresados al
inventario a discreción del operador (MONICA le pregunta si desea retornar los
productos la Farmacia). Igualmente sobre estas devoluciones, Ud. puede realizar
anotaciones por cada devolución, ordenarlas de acuerdo a las fechas de emisión,
por cliente, por términos, etc. Así mismo los productos que se retornan al
inventario quedan registrados en el kardex.

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FIGURA 3: PANTALLA DEVOLUCIONES

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DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES
Cabe anotar que mediante el entorno MONICA7, también se pueden

hacer devoluciones por fechas de caducidad, debido a que por regla,
los medicamento. que tengan una fecha de caducidad dos meses
superior a la fecha actual, deben ser devueltos al proveedor de los
mismos.
Parahacer este tipo de devolución, basta con realizar los siguientes

pasos:
1. En la pantalla de facturación, hacemos click sobre la pestaña

“Devoluciones”.
2. Una vez allí, hacemos click sobre el botón “crear”, ubicado en la

parte inferior izquierda de la ventana.
3. Una vez en la pantalla “crear nueva devolución”, esta pantalla es

similar a la pantalla de creación de factura. Aquí en el nombre
del cliente, escribimos el nombre ó código de nuestro proveedor
al cual le devolveremos los medicamentos a punto de caducar.
4. Una vez terminada la orden de devolución, hacemos click en el

botón “solo salvar” si queremos guardar la orden SIN imprimirla,
los cambios se guardarán y los medicamentos son retirados del
inventario de forma automática.
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Es necesario resaltar que estas órdenes de devolución, al igual que

las facturas, pueden ser eliminadas sin ningún problema.
FIGURA 4: PANTALLA DEVOLUCIONES

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FIGURA 4.1: PANTALLA PARA CREAR / EDITAR DEVOLUCIONES

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GENERACIÓN DE REPORTES
Cualquiera de los reportes que se utilizan en esta opción tiene la facilidad de ser
convertidos en formato PDF, en formato Excel, ó en formato Word. Asimismo
tienen la facilidad de ser enviados por correo internet. Una pantalla típica para
obtener un reporte se muestra en la figura nro. 5
Los principales reportes que se pueden obtener son:
Por fechas.- Muestra las ventas que se han realizado para un período
determinado, por ejemplo puede obtener el total de ventas para el día de ayer,
para una semana ó para un mes.
Ventas por clientes.- Muestra los totales de ventas que se obtienen para un cliente
en particular (o todos los clientes).
Reporte de impuestos por ventas.- Este informe discrimina los diferentes

impuestos que haya cobrado en sus facturas. Es muy útil para cumplir las
regulaciones de impuestos con la DIAN.
Libro de Ventas.- Este es un reporte que indica el total de ventas menos los
créditos que se hayan emitido. Este reporte generalmente se trata de adecuar a
los reportes de libro de ventas que requiere la DIAN.
Listado de productos vencidos:- aquí se indican todos los productos que vencerán
de acuerdo con los parámetros que Ud. defina
Cabe mencionar que las opciones de salida para estos reportes son claras y
simples, si escogemos la opción de salida en pantalla, esta nos mostrará tal cual
como saldrá en la impresora.
En la figura 6.1 verá una ilustración mas detallada de la ventana desde la cual se
puede imprimir un listado de medicamentos vencidos con fechas determinadas por
el operador.

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FIGURA 5: PANTALLA CREACIÓN DE INFORMES

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Figura 6.1: pantalla para creación de reportes por productos vencidos.

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CAPÍTULO 2
ESTIMADOS
INTRODUCCIÓN:
El módulo de estimados es usado para cotizar precios a un paciente. Un estimado,

que también es llamado proforma, es útil para enviarle al potencial cliente el costo
de una venta. Recuerde que una factura es un documento legal y contable, y en el
cual el cliente adquiere productos de la Farmacia.
El estimado no es un documento contable, y mayormente es para uso interno la

Farmacia.
Para esto coloquemos un ejemplo:
Ha llegado un paciente y este quiere saber el precio de tres medicamentos, el

auxiliar de Farmacia hace la respectiva consulta y le entrega al paciente una
cotización o estimado con el valor de los medicamentos, si el paciente, decide
volver para adquirir dichos medicamentos. Puede convertir ese estimado en una
factura de compraventa sin tener que retipear la factura, ni tener que recalcular los
precios de venta que le había ofrecido a dicho cliente en días anteriores.
Se recomienda usar esta opción antes de realizar una factura. Solamente cuando
el cliente por ejemplo ha visto el estimado y esta de acuerdo en cerrar la venta,
entonces Ud. puede transferir dicho estimado en una factura de compra-venta.
En esta sección al igual que en facturas, Ud. puede crear, modificar, imprimir los
estimados. Inclusive puede cambiar el nombre del documento de impresión (por
ejemplo en lugar de estimados a "proforma"). Asimismo tiene la opción de generar
y manejar reportes de dichos estimados.
Puede enviar los estimados por el correo internet a sus clientes. Igualmente si su
computador tiene fax-Modem, puede enviar directamente por fax desde su
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computador el estimado a su cliente. Vea la figura 6 que muestra una lista típica
de estimados emitidos.
FIGURA 6: pantalla principal sección Estimados

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CREAR ESTIMADOS
La opción de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura, vea el

capitulo de Creando una factura, para aprender el procedimiento de crear un
nuevo estimado.
Recuerde que un estimado no es un documento contable y por lo tanto puede ser

modificado las veces que sea. Los estimados le permiten realizar un contacto
inicial con el paciente.
La botones que se muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y

tienen la misma función que al hacer una factura.

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CAPÍTULO III
INVENTARIO
INTRODUCCIÓN.
Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario:
Crear nuevos medicamentos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, órdenes
de compra, manejar el kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA hacer un
click en Inventario el cual, después de algunos segundos, le muestra la pantalla
general del inventario (ver figura 7). Desde esta pantalla Ud. puede crear nuevos
medicamentos a ser ingresados al inventario, modificarlos, cambiar precios, etc.
También puede ordenar los medicamentos por categoría, por proveedor, etc.
simplemente hacer un click en la flecha que está situada junto a seleccione orden.
Así mismo también puede manejar el kardex del medicamento (entrada – salida),
realizar cotizaciones, ordenes de compras para sus proveedores, y reportes
varios.

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FIGURA 7: Pantalla Principal de Inventario
CREANDO NUEVOS PRODUCTOS

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Utilice esta opción para crear un nuevo artículo ó ítem. También puede crear el
artículo cuando está realizando una factura, un estimado, una orden de compra,
una cotización (el procedimiento es el mismo). Vea esta figura para una
explicación de los campos.
Figura 8 Ingreso de un nuevo producto al inventario
Del menú del inventario (ver figura 7) hacer un click en crear prod. El cual le
muestra la pantalla para ingresar un nuevo producto, la mayoría de los campos
son autoexplicativos, sin embargo se puede agregar las siguientes observaciones:
- Código sugerido.- MONICA le proporciona un código numérico al ítem ó

artículo que está creando sin embargo Ud. puede cambiar este número y
utilizar el que desea. Por ejemplo si está ingresando repuestos de
automóviles, quizás es más útil ingresar el código del fabricante de la pieza,
algunas veces el producto puede tener un código de barras, si tiene un
lector de código de barras, Ud. puede utilizarlo ya que MONICA puede leer
este número al momento de hacer una factura.
- Cant. Mínima.- Se refiere a la cantidad mínima que puede tener en la
Farmacia, una vez llegado a este límite, es el momento de reordenar el
producto a su proveedor.
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- Precio de venta.- Mónica le permite definir hasta 4 precios de venta para un

mismo producto. Por ejemplo si Ud. está vendiendo medicamentos
genéricos, puede definir un precio de venta al público, un segundo precio
de venta para una EPS , un tercer precio para venta a otra EPS, etc. El
precio de venta puede ser calculado en función de costo y el margen de
ganancia que Ud. puede definir. Por ejemplo si Ud. compra el producto a
100 y quiere obtener un margen de 20% entonces ingresar en el campo de
costo 100 y en el campo de utilidad 20 (recuerde que puede tener 4 precios,
por ello tiene 4 posibles márgenes que puede aplicar). El precio de venta
será automáticamente calculado en 120.
Asimismo, si Ud. decide vender con el precio de 160, y no desea calcular su
margen de ganancia, simplemente ingresar el costo y el precio de venta. Mónica
calcula automáticamente su margen de ganancia.
Si Ud. está usando la característica de impuesto ya incluido en el precio, la
metodología es la misma, pero el precio ahora se calcula teniendo en cuenta el
impuesto que se está aplicando al producto.
Una vez completado los campos correspondiente hacer click en Aceptar el cual le
graba la información en el disco duro de su computador y se encuentra listo para
utilizar este ítem en los diferentes módulos de MONICA: facturación, estimados,
etc. Solamente los campos de código, descripción y categoría son necesarios para
inscribir el producto en los archivos, los otros campos son opcionales y pueden ser
actualizados posteriormente con el botón de modificar del menú de inventarios.
En la siguiente pestaña, se muestran detalles adicionales u opcionales que

pueden ser de mucha ayuda en el manejo de su negocio, igualmente dichos
campos son autoexplicativos. Alguno de estos campos es:
Categoría.- Este campo se refiere a una clasificación de los medicamentos en el

inventario, puede clasificar los medicamentos como analgésicos, antibióticos,
antihistamínicos, antipiréticos, etc. para ello simplemente hacer un click en Buscar
y allí se le presenta la posibilidad de elegir una categoría ó crear una categoría
diferente.

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Comentario.- Ud. puede hacer cualquier comentario pertinente al medicamento en

estas tres líneas, sin embargo se puede adicionar más notas con el botón de
notas, el cual es ilimitado.
Imagen del producto está en.- Si desea asociar una imagen con el medicamento,
entonces indicar el subdirectorio y el nombre de la imagen. La imagen deberá ser
en formato .BMP (Bit MaP, es un formato de almacenamiento que utiliza el
computador al momento de digitalizar una figura). Una vez digitalizada la figura,
simplemente especificar el subdirectorio en que se encuentra esta imagen, por
ejemplo c:\archivo\imagen.bmp también puede hacer un click en el botón de
buscar si desea ‘navegar’ por su computador y ubicar la imagen.
Expiración del producto.- Este campo es muy importante ya que se está
trabajando con medicamentos los cuales tienen fecha de expiración. Se debe
tener especial cuidado con estos, ya que se deben devolver al proveedor por lo
menos con dos meses de anterioridad a la fecha de expiración del medicamento.
Productos equivalentes.- En algunos casos cuando esta facturando, quizás no
tiene un medicamento en la Farmacia, puede ofrecerle a su cliente un
medicamento equivalente de la lista que puede definirla aquí. Al facturar (o hacer
un estimado) Ud. puede hacer doble click en la descripción de este producto y se
mostrara la lista equivalente.

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MODIFICANDO Y/O ELIMINANDO PRODUCTOS
Para modificar un producto del inventario:
1. En la pantalla general del inventario (ver figura nro. 7) presionar Modifica.
2. Ingresar el código del producto (también puede hacer un click sobre el

producto a modificar y luego presionar Modifica).
3. Se muestra una pantalla para realizar la correspondiente modificación. Se
pueden modificar todos los campos excepto el código del producto, el costo
y la cantidad en almacén.
Si desea cambiar la descripción:
1. Simplemente mover el cursor a este campo y realizar el cambio deseado.

Ver figura 8 en la que se muestra la pantalla de productos.
Ud. puede cambiar por ejemplo nuevos precios, un proveedor diferente, una nueva
imagen, códigos contables que han sido cambiados, etc.
Asimismo si desea eliminar un producto en la pantalla inventario, igualmente debe

presionar el botón de Eliminar (ver figura 7). Sin embargo la eliminación de un
producto solamente se puede dar si no existen productos en el almacén, es decir
se tiene un inventario cero, para dicho producto.
Si desea eliminar dicho producto del almacén aun teniendo productos, debe ir a la
función de Kardex y retirar las unidades correspondientes del producto hasta tener
cero productos y solamente después se puede eliminar el producto del inventario.
Cuando elimina un producto, se muestra la pantalla de dicho producto y si está de

acuerdo en eliminarlo presionar "Aceptar", y le pide confirmación de su selección.
Después de eliminar un producto, ya no puede volver a usarlo. Si lo desea usar
tiene que reingresarlo nuevamente.

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Para eliminar medicamentos del inventario:
1. En la pantalla de inventario, haga click en la pestaña “kardex”
2. Seleccionamos el producto a eliminar y hacemos click en el botón retirar.
3. Saldrá una ventana en la cual nos pedirá la cantidad del medicamento a

retirar la cual debe ser suficiente para dejar este en 0 y una referencia para
llevar registro de la misma (el campo “referencia” es obligatorio).
4. Cuando el medicamento haya quedado en 0, hacemos click sobre la

pestaña inventario.
5. Seleccionamos el medicamento a eliminar y hacemos click sobre el botón

eliminar que esta en la parte inferior de la ventana de inventario.
KARDEX
El Kardex sirve para mantener un control de los medicamentos que entran y salen
de la Farmacia, MONICA mantiene un control por cada uno de los productos que
se ingresan al inventario. Cada vez que se ingresa un nuevo artículo al inventario
MONICA automáticamente abre un nuevo registro para tal, es decir no es
necesario realizar ningún tipo de procedimiento por parte del usuario.
Para ingresar a ver el kardex un producto, simplemente de la pantalla del menú

(Ver figura 7) presionar la hoja de Kardex el cual le muestra la pantalla del kardex,
en esta pantalla debe ingresar el código de un producto para poder ver el
movimiento que se ha registrado para ese producto. Si no conoce el código del
medicamento, puede hacer click en el botón buscar al lado derecho de la barra de
código, este abrirá una pequeña ventana. Allí puede utilizar el botón “mostrar lista”
que abrirá un listado con todos los medicamentos existentes en el inventario.

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Figura 8: Kardex de Inventario

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REPORTES DE INVENTARIO
Estos reportes le permiten manejar la información del almacén, las compras y las
cotizaciones a los proveedores. Todos los reportes tienen posibilidad de ser
enviados a un formato Excel, Word ó PDF. Asimismo tiene la facilidad de enviar
estos reportes vía internet.
Aunque la mayoría de estos botones para obtener reportes son autoexplicativos, la

mejor manera de saber lo que ofrece los reportes es ejecutarlos con la información
del inventario, y obtenerlos en pantalla. Cuando un reporte se muestra en pantalla,
es exactamente igual a como se imprimirá en la impresora.
En esta sección Ud. puede obtener por ejemplo listas de precios usando diferentes
criterios. También puede obtener movimientos de ítems del inventario, kardex del
inventario, compras, etc.
En la Figura 11 se muestra un ejemplo para obtener el reporte de la lista de

precios del inventario. Todos los botones tienen esta característica.

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FIGURA 11: REPORTE PARA LISTA DE PRECIOS

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COMPRAS:
INTRODUCCION:
Las órdenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se

confirma la compra de los productos (Ver figura 12)
Una orden de compra es muy similar en procedimiento a una factura a un cliente,

es decir se realiza una lista de productos a comprar y se lo envía al suplidor. En
algunos casos no es necesario realizar una orden de compra, ya que algunos
suplidores pueden aceptar su compra, con una simple llamada telefónica.
Sin embargo es aconsejable siempre tener un registro de los productos que se van
comprando y a que suplidor se está comprando. Generalmente cuando el suplidor
es una fabrica ó distribuidor de mayor envergadura, la única manera de realizar
una compra formal es enviando una orden de compra por parte de su empresa.

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FIGURA 12: VENTANA DE COMPRAS

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CREANDO ÓRDENES DE COMPRA
Utilice esta sección para ordenar compras a sus proveedores. Para ingresar a esta
opción:
1. En el menú general de inventarios, hacer un click en la pestaña Compras, la

cual muestra la pantalla de compras.
2. El procedimiento para realizar una compra es igual al de hacer una factura.
Ud. puede crear, modificar ó eliminar una orden de compra. Las compras no
afectan al inventario, a menos que haga el procedimiento de recepción de la
misma. Es decir después de haber solicitado un pedido de compra al proveedor,
éste lo enviará con su respectiva factura.
En este punto Ud. tiene la opción de ingresar los medicamentos uno por uno, pero
como tiene una orden de compra, esto puede hacerlo automáticamente,
simplemente presionar el botón recibir, luego identificar la compra, verifique las
cantidades y precios recibidos, luego presionar el botón de Aceptar. Este proceso
automáticamente procesa los artículos del inventario.

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FIGURA 13: PANTALLA PRINCIPAL ORDENES DE COMPRA.

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MODIFICACION ÓRDENES DE COMPRA.

La opción de modificar le permite realizar cambios a compras ya creadas. Por ejemplo, si Ud. debe
adicionar un medicamento a una orden de compra, puede usar esta opción.
Simplemente identificar la orden de compra de la lista correspondiente (ver figura 12) y presionar el
botón de modificar. El procedimiento para modificarlo es el mismo que se usa para crear una orden
de compra.
Asimismo si desea eliminar una orden de compra, selecciónela de la lista de

órdenes de compra, presionar el botón de eliminar.
Cabe anotarse que una orden compra que ya ha sido recibida, es decir, cuyos
productos ya han sido ingresados al inventario, no puede ser modificada, ni
tampoco eliminada, esto, debido a que los medicamentos correspondientes a esta
orden compra ya han sido registrados en la Farmacia.
RECIBIR ARTÍCULOS
Esta opción se utiliza para dar entrada de medicamentos en el inventario, sin

necesidad de tipear nuevamente los productos en el mismo.
Cuando Ud. realiza una orden de compra al proveedor, éste le envía después de
algunos días la mercancía solicitada, es entonces cuando debe usar el botón de
Recibir. Solo debe seleccionar una orden de la lista de compras (ver figura 12),
seleccionar y presionar "recibir ", y se muestra la pantalla de la figura 14.

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FIGURA 14: PANTALLA OPCION RECIBIR MERCANCIA

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COTIZACIONES
CREAR COTIZACIONES:
Esta opción le permite realizar requerimientos a los proveedores para que le

coticen precios sobre medicamentos que intenta comprar. Una cotización no
afecta el inventario. El procedimiento para realizar una cotización es igual al
utilizado para crear una factura, vea el capítulo de facturación para poder ver en
detalle el procedimiento de realizar una cotización. La Figura 15 muestra la
pantalla de creación de una cotización.
Asimismo, las cotizaciones, pueden ser duplicadas, modificadas, eliminadas como

si se tratara de una factura.
FIGURA 15: PANTALLA CREAR COTIZACIONES

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MODIFICAR COTIZACIONES
Para modificar una cotización:
1. Ingrese a la pantalla de facturación.
2. En ella, haga click en la pestaña cotizaciones.
3. Allí encontrará una ventana como la que se muestra en la figura 16. Haga
click sobre la cotización a modificar.
4. Haga click en el botón modificar que se encuentra en la parte inferior de la

ventana de cotización. Esto abrirá una ventana como la que se muestra en
la figura 15.
5. Siga el mismo procedimiento que se utiliza para modificar una factura.
FIGURA 16: PANTALLA INICIAL COTIZACIONES

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CLINICA CURILLO IPS LTDA.

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En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y

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Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas

Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compra-

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FIGURA 1: PANTALLA INICIAL FACTURACIÓN

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CREANDO UNA FACTURA…

A. En el menú principal presionar facturas.

B. Aquí se muestra la pantalla general de facturas, ahora presionar el botón de

C. después de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las

FIGURA 2: PANTALLA CREACIÓN FACTURA

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No. Factura. Como su nombre lo indica, en este campo se muestra el No. De

Vendr.- Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de los medicamentos,

La mayoría de campos son autoexplicativos, sin embargo algunos de ellos

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mostrara sobre la columna de ‘%’ el cual le indica el porcentaje de incremento

Para ingresar un producto del inventario:

1. hacer un click en la columna de cód. Artículo.

2. Tipear el código del ítem, si el medicamento es encontrado en el archivo del

Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior

Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro, es decir, ingresar

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Botones en facturación. Cuando está realizando una factura, se muestran la

Crear producto. También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite crear

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Creación rápida de productos. Cuando se está facturando y Ud. no tiene el

Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por

Búsqueda incremental.- Cuando esta ingresando un producto se muestra

MODIFICAR UNA FACTURA…

1. Hacer un click sobre la factura que se desea modificar en la pantalla general de

2. Presionar el botón de modificar, allí se muestra un recuadro con el nro. De factura

Asimismo si desea cambiar un ítem de la factura. Simplemente retipear sobre el

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Cuando se modifica la factura, se puede cambiar prácticamente cualquier valor

ELIMINAR UNA FACTURA…

1. De la pantalla del menú de facturación (Ver figura 1) seleccionar el botón de

4. Si el módulo de facturación esta conectado al módulo de contabilidad, el asiento

Cuando un paciente quiere realizar la devolución de un medicamento, por alguna

1. hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones (ver figura 1) en la pantalla

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2. Después de algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de

3. El procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una devolución es similar a

Cuando se realiza una devolución, esta se registra en la sección de cuentas por

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FIGURA 3: PANTALLA DEVOLUCIONES

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DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES