DIVISIÓN DE TRABAJO: es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una

función con la mayor precisión y el mínimo esfuerzo. Es la especialización y el perfeccionamiento

del trabajo.

JERARQUIZACIÓN: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o

importancia.

DEPARTAMENTALIZACIÓN: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en

unidades específicas con base en su similitud

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Es la recopilación ordenada y

clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a cabo el trabajo de la mejor
manera

Coordinación: Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y

autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien
integrados y balanceados en el grupo social.

Diferenciación e integración: Hace posible identificar y clasificar las actividades con el propósito
de definir etapas según la complejidad del sistema, esta etapa implica la coordinación y el control
de los subsistemas que tiene la organización para mantener su integridad, este puede mantenerse
como solución para el diseño organizacional.

Complejidad organizacional: Esta etapa es cuando los elementos no tienen relación directamente,
las características dependen del tamaño de la organización y su entorno, aquí interviene el
proceso de diseño organizacional el cual permite reducir esta variabilidad. Los elementos se
identifican por diferenciación horizontal (forma predominante de la división del trabajo),
Diferenciación vertical (de nivel jerárquico y de numero de posiciones) y dispersión especial (el
personal es separado dispersando también centros de poder y laborales).

Formalización organizacional: En esta etapa se establecen normas, medios y procedimientos para

administrar las actividades, el diseño es formalizado en el Manual de Procedimientos, en donde se
establecerán procesos que generan servicio y satisfacen las necesidades de los usuarios en el
sistema. Cuando los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la organización son definidos se
diseñan las unidades organizacionales con los objetivos específicos, que conforman áreas
agrupando unidades que requieren reagruparse según el ámbito de su competencia, esta
formalización se hace en el Manual de organización y funciones, Manual de procedimientos,
Formularios, Diagramas de flujo y otros.

Etapa Dimensional: La decisión de estructurar una organización según sus unidades de negocios,
debe basarse en análisis internos y externos, teniendo en cuenta sus lineamientos estratégicos y
objetivos, cuando estas avanzan identifican dimensiones críticas y desarrollan tareas que se deben
realizar de forma específica, determinando la creación de dependencias según la especialización,
los miembros de cada área se transforman en especialista permitiendo la visualización de las
oportunidades de mejoramiento continuo de una manera particular y compartida con otros
colegas.
Etapa de decisiones: La organización como un sistema de decisiones tiene relevancia en el
entorno Organizacional, las premisas de decisión se establece la necesidad de un Diseño
Organizacional bajo una estructura formal. Los modelos de estructuración de actividades en la
organización son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo según algunas
variables como: Estilo de liderazgo, Motivación, Comunicación, toma de decisiones y control.

Estos son los cuatro elementos más importantes en una estructura organizacional:

División del trabajo: Las personas que hacen tareas iguales tienen habilidades y puestos
de trabajo con las mismas características, en una organización se agrupa en una estructura
organizacional, entre las ventajas de este tipo de estructura se encuentra la toma de
decisiones rápida, ya que los miembros del grupo son capases de comunicarse fácilmente
entre sí. Las personas en las estructuras funcionales pueden aprender el uno del otro de
modo más fácil porque ya poseen conocimientos similares de habilidades e intereses.

La departamentalización: En una estructura divisional la compañía coordina las

relaciones entre los grupos con el fin de crear un equipo de trabajo que pueda fácilmente
satisfacer las necesidades de un cliente o grupo de clientes. La división del trabajo en este
tipo de estructura garantiza una mayor producción de variedades de productos similares, un
ejemplo de esta es la geografía: donde las divisiones son establecidas en regiones para
trabajar una con otra con el fin de producir productos de las mismas características que
respondan a las necesidades de cada región.

La jerarquía: Es la linea de poder por las que se transmiten las órdenes dentro de una
organización.

La coordinación: La totalidad de la empresa, una determinada unidad de organización,

departamento, función o simplemente un individuo pueden ser un control organizativo de
determinado grupo o personal, este control es el establecido por la empresa como medio de
asegurar el alcance de sus fines.

Aspectos Estructurales de la Organización.

-Analizar la estructura.
-Estudiar la estructura jerárquica.
-Reordenar los niveles jerárquicos.
-Crear o suprimir órganos
-Modificar la estructura de dependencia
-Fijar la red de interrelación.
-Analizar las Funciones, lo que comprende:

a. Definir primeramente la estructura jerárquica esté definida.

b. Normar los procedimientos administrativos.
c. Asignación de responsabilidades

-La asignación de funciones comprende:

 a. El análisis y determinación de las funciones.
b. La descripción del cargo.
c. La descripción de la red de interrelaciones del cargo.
d. La fijación de tareas para cada función asignada.
e. La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.
f. El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

Organización como Función Administrativa

Es parte del proceso administrativo junto con la planificación, dirección, coordinación y control.

En este sentido el termino organización esta referido al acto de organizar, integrar y estructurar
los recursos y los órganos componentes de la organización. Así como establecer las relaciones
entre órganos y asignar las atribuciones correspondientes a cada uno.

Luego de establecer los objetivos y desarrollar los planes para que el mismo se cumpla debemos,
debemos organizar. Esto consiste en un proceso de seis etapas:

1. establecimiento de los objetivos organizacionales

2. formulación de objetivos, políticas y planes derivados

3. identificación y clasificación de actividades

4. agrupación de actividades

5. delegación de autoridad a quienes ejecutan las actividades

6. enlace horizontal y vertical a través de relaciones de autoridad y sistema de información

ORGANIZACIÓN

La organización formal esta compuesto por los siguientes elementos:

1. Estructura Organizativa: que es la forma en que están ordenadas las unidades que
componen una organización, las relaciones existentes que guardan dichas unidades y los niveles
jerárquicos en que están ubicadas. El organigrama es la representación gráfica de la estructura
organizativa de una organización. La misma muestra las diferentes unidades que la componen, es
decir los órganos, los niveles jerárquicos y las relaciones formales que existen entre ellas.

La estructura formal se define a menudo como sigue:

1. El patrón de relaciones y obligaciones formales; el organigrama de la organización mas de la
descripción o guía de puestos.

2. La forma en la que las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos
y/o personas en la organización (diferenciación).

3. La forma en la que estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración).

4. Las relaciones de poder, de status y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad).

5. Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades

y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).

2. Unidades Administrativas que están compuestas por:

· ÓRGANOS: son unidades administrativas, impersonales, que se crean como consecuencia de

la división del trabajo. Tienen a su cargo el ejercicio de una función o parte de ella, con la que
contribuyen al logro de los objetivos en determinado nivel jerárquico. Reciben el nombre de
Dirección, Departamento, Sección, etc.

· CARGOS: son un conjunto de tareas similares agrupadas bajo el mismo nombre. Unidades de
trabajo específicas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas que deben realizar
quienes ocupan los cargos, aptitudes que deben tener, responsabilidades que a asumir y
condiciones de trabajo que efectuar. Unidades de carácter impersonal

· PUESTOS: son lugares de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas propias del
cargo. Los puestos con que cuenta una organización son un número igual a la cantidad de
trabajadores que hay en la misma.

3. FUNCIONES son un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se asignan a los

órganos para contribuir al cumplimiento de los objetivos de la organización

4. ACTIVIDADES son el conjunto de tareas que contribuye al cumplimiento de determinada

función. Los criterios existentes para la asignación de tareas son:

· Por Semejanza u Homogeneidad, se determina por la relación o asociación entre las

actividades a asignar y las desarrolladas en alguna unidad existente.

· Por Máximo Uso, establece que una actividad podrá asignarse a aquella unidad que haga el
máximo uso de ella.
· Por Oposición de Intereses, una actividad que se crea para controlar otra actividad no se
puede asignar a la misma unidad.

· De acuerdo a las Necesidades de Coordinación, cuando dos actividades deben estar en

permanente coordinación, aunque las mismas no sean homogéneas podrían ser asignadas a una
misma unidad.

5. TAREAS: son el conjunto de operaciones que ejecuta un individuo constituyendo un puesto

de trabajo.

6. NIVELES JERÁRQUICOS es el lugar que ocupan, dentro de la estructura organizativa, los

órganos que cuentan un grado similar de autoridad y responsabilidad en relación a los objetivos de
la organización institucional, independientemente de la función que realicen dichos órganos.

7. RELACIONES FORMALES: son aquellas a través de las cuales los órganos interactúan. Las
relaciones pueden ser de subordinación, de apoyo, de asesoría, de coordinación, de mando
especializado.

8. PROCEDIMIENTOS: es el conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre si y su

método de ejecución.

9. MÉTODO Formas de realizar las tareas, los procesos y los Procedimientos.

10. OPERACIONES: son los elementos mínimos del proceso de ejecución. Son cada uno de los
pasos o acciones-físicas o mentales- que es necesario ejecutar para aplicar un procedimiento.

11. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: son un conjunto ordenado de procedimientos relacionados

entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una actividad acompañados con frecuencia de
políticas.