ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA INFORMÁTICA

DOCUMENTAL S.A.S.

CÉLICA ELVIRA GARCÍA TOVAR

GLORIA MARCELA RUEDA SOTO
CAROLINA MONTENEGRO
DANIEL ALEJANDRO VERANO VERANO
ZANDRO YAIR BELTRÁN GONZÁLEZ

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA
PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN
BOGOTÁ D.C.
2013
 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA EMPRESA INFORMÁTICA
DOCUMENTAL S.A.S.

CÉLICA ELVIRA GARCÍA TOVAR

GLORIA MARCELA RUEDA SOTO
CAROLINA MONTENEGRO
DANIEL ALEJANDRO VERANO VERANO
ZANDRO YAÍR BELTRÁN GONZÁLEZ

Proyecto de Investigación

Profesora
Johanna Chica Leal
Instructora

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA
PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN
2013
 DEDICATORIA

Principalmente le dedicamos este proyecto a Dios ya que nos dio la sabiduría y

entendimiento, para obtener muchos conocimientos y resolver las dificultades
presentadas durante la elaboración de este proyecto.

Este proyecto va dirigido a todas las entidades que deseen organizar sus
documentos conforme al acuerdo 060 de octubre del 2001 y a la Norma
establecida por el Archivo General de la Nación.

.
 AGRADECIMIENTOS

Este proyecto se realizó con el mayor empeño para demostrar los

conocimientos obtenidos en la competencia Procesar la información de
acuerdo a las necesidades de la organización.
Gracias a la colaboración y dedicación de La instructora del Sena Johanna del
Pilar Chica Leal por su empeño, paciencia, sobriedad y calidad de enseñanza
brindada al momento de explicarnos detalladamente los pasos a seguir para la
realización de este proyecto, que implicaba cada uno y de qué manera debería
ser redactado para su fácil comprensión; además por el apoyo y entrega que
dio a la hora de corregir los errores cometidos y ayudarnos a comprender
muchos términos tal vez comunes pero de los cuales no sabíamos su
significado. También agradecemos al Centro de Gestión Administrativa –CGA y
al personal de la biblioteca por la atención que nos brindaron.

Gracias Centro de Gestión Administrativa

 CONTENIDO

pág.,

INTRODUCCIÓN ________________________________________________________________________ 8

1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA _______________________________________________ 9

1.1 OBJETIVOS _____________________________________________________________________ 9

1.1.1 Objetivo General _____________________________________________________________ 9
1.1.2 Objetivos Específicos __________________________________________________________ 9

1.2 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN _______________________________________________ 10

1.3 JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________________ 11

2 MARCO TEÓRICO __________________________________________________________________12

4 DIAGRAMA DE GANTT _____________________ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

 GLOSARIO

ARCHIVO: la ley del Patrimonio Histórico Español define los archivos como los
conjuntos orgánicos de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos
por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus
actividades, al servicio de su utilización para la investigación y la gestión
administrativa.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización

documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales
de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora
(fondo, sección, series y/o asuntos).

CONSERVACIÓN: conjunto de procedimientos y medidas destinadas a

asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones
físicas de documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración
se ha producido.

DOCUMENTO: la ley del Patrimonio Histórico Español lo define como toda

expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso
soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS: operación archivística realizada dentro del

proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales, cronológicas y/o
alfabéticas.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución.
Se entiende también como la adaptación material o física de un fondo a la
estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de
identificación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se trata de un principio fundamental de la

teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por
una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de documentos producidos por un sujeto en el

desarrollo de una misma actividad administrativa y regulada por la misma
norma jurídica y/o procedimiento.

SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y
sus características específicas.

UNIDAD DOCUMENTAL: elemento indivisible de una serie documental que

puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un
expediente.
 INTRODUCCIÓN

Este proyecto se ha realizado con el fin de dar solución a las dificultades que
se presentan debido a la acumulación de documentos en una entidad, teniendo
en cuenta las normas establecidas por el Archivo General de la Nación quien
las establece y el acuerdo 060 de octubre del 2001, que reglamenta la
clasificación de documentos. De manera que las entidades cuenten con la
organización adecuada, que les facilite el acceso a la información registrada en
sus archivos y les permita brindar un servicio eficaz a sus clientes.

8
 1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

1.1 OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo General:

Organizar los documentos de acuerdo a las normas de la entidad.
1.1.2 Objetivos Específicos:
 Agrupar los documentos de acuerdo a su tipo y según la estructura
organizacional de la entidad.
 Ordenar en carpetas los documentos secuencialmente de manera que el
primer documento sea el más antiguo y el ultimo el más reciente.
 Asignar a los documentos el número de serie y subserie teniendo en
cuenta la fecha de producción o trámite respectivo.
 Ubicar las carpetas en el lugar establecido por la entidad teniendo en
cuenta las normas reglamentadas por el Archivo General de la Nación,
según la tipología del documento.

9
1.2 PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

a) ¿Qué procedimiento se debe llevar a cabo para organizar los

documentos en una entidad?

b) ¿Cuáles son las normas que rigen la organización documental?

c) ¿Cuál es el objetivo de la organización documental?

d) ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de agrupar los documentos por

tipos?

e) ¿Qué personas tienen acceso a los documentos del archivo?

f) ¿Cuáles son los puntos a tener en cuenta del acuerdo 060 de octubre
del 2001?

g) ¿Con qué fin se organizan y clasifican los documentos?

h) ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de asignar el número de serie y

subserie a los documentos?

i) ¿Aparte de la ordenación alfabética qué otros procesos existen para

ubicar los documentos en los archiveros?

j) ¿Qué es una serie y una subserie documental?

k) ¿Qué beneficios trae la correcta organización documental para la

entidad y sus usuarios?

10
1.3 JUSTIFICACIÓN

En toda organización surge la necesidad de intercambiar información a través

de documentos ya sean electrónicos o físicos, generando el crecimiento
desmedido de archivos, esto requiere de manera urgente llevar un control de la
documentación de acuerdo al reglamento de la entidad dentro del acuerdo 060
del 2001 establecida por el Archivo General de la Nación.

La clasificación de documentos es uno de los procesos de la gestión

documental, que facilita de manera oportuna ordenar los archivos agrupando
los documentos según su tipo, permitiendo su rápida identificación.

Los documentos se organizan con el fin de optimizar los procesos que se

ejecutan en la entidad para de esta manera llevar un control del flujo de la
documentación que ingresa y sale de la organización, teniendo en cuenta la
aplicación del principio de procedencia.

El objetivo de este proyecto es lograr la clasificación de la documentación a

través de los procesos: agrupar, ordenar, separar, asignar y ubicar las
carpetas organizándolas en los archiveros alfabéticamente para facilitar la
búsqueda del documento y la información de forma oportuna brindando una
consulta rápida y eficaz al usuario.

11
 2 MARCO TEÓRICO

El origen de la archivística data del siglo III-VIII A.C. Durante el periodo

conocido como la Antigüedad clásica, cuando aparecieron los primeros
depósitos de archivos en Egipto, los cuales eran elaborados en tablillas de
arcilla, posteriormente los templos de Grecia fueron los primeros en reunir los
archivos, a su vez en Atenas se creó el primer depósito de archivos centrales
donde se almacenaban ordenadamente los documentos judiciales a los cuales
todo ciudadano tenía acceso. Al igual que Grecia, Roma también conservó en
sótanos plantillas de bronce que hacían mención a los actos diplomáticos junto
con los archivos jurídicos y religiosos. Los emperadores romanos crearon
dentro del Palacio Imperial la Scrinia Stataria (recopilación de documentos de
constante consulta hechos a mano por él mismo), este método de
almacenamiento no fue seguro debido a que se perdía o estropeaba
información importante a causa del traslado de un lugar a otro por el
emperador.1

Hacia la Edad Media periodo desarrollado en los siglos XII-XV decae

drásticamente el documento escrito, sustituyéndolo por el procedimiento oral y
la prueba testimonial debido a la caída del Imperio Romano, se dejó de lado el
derecho romano que centraba su valor probatorio en los documentos escritos,
trayendo graves consecuencias al mundo de los archivos, de ahí que existan
pocos documentos de este periodo, además de esto hubo una mala
conservación de los mismos. De esta manera se crean los cartularios por
acumulación secuencial (manuscrito medieval en forma de libro o rollo que
contienen transcripciones de documentos originales).En este mismo periodo se
adopta el formato de códice como sistema de recopilación ordenada. Según
Borja de Aguinagalde “La evolución y la diversificación administrativa provocan
un aumento del volumen documental y una extensión de la red de archivos.
Esta creciente complejidad favorece una evolución de las técnicas archivísticas
(generalización de la práctica del registro de documentos, enriquecimiento de
los sistemas de clasificación), así como nuevos retos derivados de la necesidad
de procurarse una información que se convierte en vital en el marco de unos
archivos que crecen hasta provocar problemas de almacenamiento”. Para este
entonces desaparece la diferencia entre el archivo público y privado y toma
gran fuerza la noción de autenticidad, teniendo en cuenta las formalidades y se
comienza a dar uso a los sellos. Uno de los cambios más notorios del periodo
como lo señala: Rafael Conde “en el año 1180 existía un espacio de archivo,
en 1318 se creó un archivo central, en 1346 se instituyó el cargo de archivero y
en 1384 se reglamentó el archivo”.2

1
(Furgueras, 20003)
2
(Furgueras, 20003)

12
Finalizado este periodo comenzaría otro llamada Arsenales de la autoridad
siglo XVI-principio siglo XIX, durante este periodo el archivo toma gran poder,
llegando a considerarse el archivo como propiedad, secreto y es controlada la
información de los documentos. Otro hecho destacable del periodo fue el inicio
de la concentración de depósitos documentales, aparece el expediente como
resultado secuencial y acumulativo de un trámite administrativo, lo opuesto a la
época medieval que solo evidenciaba la resolución de un asunto. En éste
periodo también se dan dos cambios importantes: el inicio de la función
histórico-cultural de los archivos y el desarrollo de la teoría archivística con la
edición de los primeros textos; en la historia de los archivos cabe señalar que
se desarrollan los estudios profundos a una valoración de los documentos
como auténticos y veraces. Se utilizó los archivos con fines historiográficos lo
cual potenció la búsqueda y la publicación de las fuentes documentales. El
gran cambio en la evolución de los archivos se produjo en la primera mitad del
siglo XIX, cuando aparece el romanticismo y el nacionalismo.3

La archivística contemporánea siglos XIX-XX, en este periodo el mundo de los

archivos, se transformó entrando a considerarse los archivos como propiedad
de la nación, quedando al servicio de los ciudadanos quienes tenían acceso a
la información, se dieron también las concentraciones en grandes depósitos de
las instituciones centrales del Estado. La creación de los Archivos Nacionales
(1790), de esta manera se fue adoptando como ejemplo por países Europeos
como Polonia, Noruega, Suiza, España, entre otros. Se crean las escuelas
especializadas en la formación de los archiveros. El aumento de la producción
documental y la creación de los archivos nacionales obligan a organizar gran
cantidad de documentos. Según el archivero francés Natalis de Wally enuncia
los que van a convertirse en los ejes de la nueva archivística:”el respeto al
principio de procedencia y el respeto a la estructura interna de los fondos”.

La archivística es una actividad que en pleno siglo XXI está tomando auge y
crece rápidamente, ya que las empresas de toda índole, se han dado cuenta de
la importancia que tiene preservar la información y al mismo tiempo hacer uso
de la tecnología, apoyándose en esta para desarrollar los procesos de
conservación y análisis de la información. La innovación en la tecnología para
el manejo de la documentación ha sido algo muy importante para las
instituciones que desean conservar y preservar su patrimonio documental.4

La archivística pretende rescatar la información escrita y visual del pasado de

las organizaciones y volverla vigente, luchando constantemente por hacer de
los archivos verdaderos centros de información, útiles para la administración y
el desarrollo de las empresas.

3
(Furgueras, 20003)
4
(Value, 2001)

13
No solo para el estado o entidades públicas ha sido importante la evolución de
la archivística para conservar sus documentos históricos y culturales, sino, que
también las empresas privadas han utilizado este método con sus archivos
para de esta manera aprovecharlos también como de interés cultural e
histórico. Sin embargo la archivística como actividad tiene sus obligaciones y
normatividad. Hoy Colombia cuenta con diferentes procesos técnicos avalados
relativos a la organización documental. La clasificación, ordenación y
descripción, se puntualizan en la dependencia llamada de clasificación y
descripción, respaldados en la normatividad establecida por el Archivo General
de la Nación con la norma 060 del 2001.

La innovación de la tecnología ha sido de gran ayuda para la organización de

los documentos convirtiéndose en la mano derecha de los investigadores y del
personal encargado de los archivos, gracias a que existen hoy día los
buscadores virtuales o sistemas digitales que se han convertido en una
alternativa excelente para ubicar el documento necesario en el menor tiempo
posible.

Una de las características más importantes de la archivística es preservar y

salvaguardar los archivos y centros de documentación, debido a que algunos
documentos importantes sufren desgaste por la manipulación diaria e incluso el
polvo y otros factores del medio ambiente como la humedad, entre otros. La
consulta pública es una de las principales causas de deterioro de los archivos.

Las ventajas que ofrece la archivística a la empresa son muchas, ya que facilita
el acceso rápido a la información, un servicio eficaz al usuario, buen manejo de
los archivos internos, la memoria histórica de la empresa, entre otros. A demás
la correcta adecuación del archivo mejora y ahorra el espacio brindando mayor
capacidad de almacenamiento, favorece en el ahorro de tiempo, el cual puede
ser aprovechado por los trabajadores para adelantar sus labores.5

De la constante actividad y manejo que se tiene con los documentos de una

empresa entre las áreas de depósitos y servicios internos del archivo se refiere
a la clasificación, ya que de ahí depende la correcta ubicación de los
documentos de acuerdo a su tipo junto con la información que contienen.

5
(Value, 2001)

14
 3. HIPÓTESIS

Cuando una empresa no tiene organización en sus archivos se debe a que no

cuenta con el personal capacitado para la clasificación de documentos.

15
 4 DIAGRAMA DE GANTT

01-04-2013
02-04-2013
03-04-2013
04-04-2013
05-04-2013
06-04-2013
08-04-2013
09-04-2013
10-04-2013
11-04-2013
12-04-2013
13-04-2013
15-04-2013
16-04-2013

18-04-2013
19-04-2013
20-04-2013
22-04-2013

25-04-2013
26-04-2013
27-04-2013
23-04.2013
24-042013
17-0-2013
ACTIVIDADES

-Lista de
Elegir los instrumentos de
Chequeo
recolección de datos
-
Encuesta
Identificar las dependencias
de la entidad y verificar el
estado de los documentos
que se encuentran en las
mismas.
Lista de Establecer los nombres y
chequeo números que llevaran las
series y subseries en las
carpetas

Determinar los sistemas de

ordenación

Organizar los documentos

teniendo en cuenta las
normas establecidas que
reglamentan la ordenación.

Encuesta Conocer la procedencia y

tipos de documentos a
organizar en la entidad

Instalar los documentos en

los lugares asignados para su
conservación.

16
 5 EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL DIAGRAMA DE GANTT

El día lunes primero de abril del año 2013 se dio inicio a la elección de los instrumentos de
recolección de datos que se aplicarían para apoyar las actividades del diagrama de Gantt
determinando que se utilizaría la encuesta y la lista de chequeo con el propósito de apoyar las
siguientes actividades:

La encuesta apoya las siguientes actividades:

 Determinar los sistemas de ordenación

 Organizar los documentos teniendo en cuenta las normas establecidas que reglamentan
la ordenación.
 Establecer los nombres y números que llevaran las series y sub series en las carpetas

Instalar los documentos en los lugares asignados para su conservación.

La lista de chequeo apoya las siguientes actividades:

 Identificar las dependencias de la entidad y verificar el estado de los documentos que se

encuentran en las mismas.
 Conocer la procedencia y tipos de documentos a organizar en la entidad

Luego de haber seleccionado los instrumentos de recolección de datos anteriormente

mencionados se continuó con la elaboración de los instrumentos elegidos,
posteriormente se seleccionó la entidad en la cual se llevaría a cabo la aplicación de los
de dichos instrumentos de recolecciòn seleccionados, realizando tres visitas a la entidad
de la siguiente manera:

Primer visita:

17
18
 BIBLIOGRAFÍA

ALBERCH FUGUERAS, ramón. Los archivos entre la memoria histórica y la

sociedad del conocimiento. Ed., Barcelona, [sn.] ,2003. p 30-41.

Archivo General de la nación de Colombia y Ministerio de Educación y Cultura

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Bogotá, 1997.

CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos

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GODOY DE LOZANO, Julia y LOPEZ ÁVILA, María Imelda. Cartilla de

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GONZALES JIMÉNEZ, Gladis. Ordenación Documental. Ed., Bogotá D.C,

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Ed., Bogotá D.C, [sn.] ,2011.p1-7.

19