Anda di halaman 1dari 147

Pelatihan

Fundamental Manajemen Proyek


PT. PLN
Berdasarkan Kurikulum
PMBOK edisi ke 5 - Project Management Institute

Bogor, 14 – 15 Desember 2015


Project Management Institute
(PMI)
 Didirikan pada October 1969 di the Georgia Institute of
Technology sebagai nonprofit organisasi, yang didedikasikan
khusus untuk pengembangan Bidang Manajemen Proyek.
 Terdapat 8 program sertifikat untuk para ahli, dengan merujuk
ke berbagai tingkat kebutuhan dan pengalaman kerja.
 Menggunakan PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) sebagai acuan dan standars tatacara menjalankan
prinsip Manajemen Proyek
 Saat ini terdapat 270 chartered chapters di 193 negara,
dengan anggota seekitar 2,9 juta anggota
Sertifikat Internasional PMI
 Certified Associate in Project Management (CAPM)®
Level untuk pemula yang memerlukan sertifikat internasional di
bidang Manajemen Proyek
 Project Management Professional (PMP)®
Internasional sertifikat untuk para profesional dan yang telah
berpengalaman di bidang Manajemen Proyek
 Program Management Professional (PgMP)®
 Portfolio Management Professional (PfMP)
 PMI-Risk Management Professional (PMI-RMP)®
 PMI-Scheduling Professional (PMI-SP)®
 PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)®
 PMI Professional in Business Analysis (PMI-PBA)
PMBOK
adalah standar yang dipakai sebagai rujukan untuk tata cara mengelola
proyek di berbagai jenis industri. Standar ini menjelaskan : proses , alat
dan teknik yang digunakan untuk mengelola proyek, sehingga
diharapkan mendapatkan hasil yang sukses

• 5 proses utama di proyek


• 10 area pengetahuan
• 47 sub-proses didalam
gabungan antara proses
utama dan pengetahuan
Fakta tingkat kesuksesan
implementasi
Standish Group (2013)
• 32% proyek diselesaikan tepat
waktu , tepat anggaran , dengan
fitur dan fungsi yang diperlukan
• 44% proyek diselesaikan dengan
waktu yang tidak tepat, lebih
anggaran , dan / atau dengan fitur
dan fungsi kurang dari yang
direncanakan
• 24% proyek gagal atau dibatalkan
sebelum selesai atau tidak pernah
dijalankan
Alasan-alasan yang menyebabkan proyek
gagal…
Proyek adalah….
" kegiatan yang bersifat
sementara, dirancang untuk
menghasilkan produk yang
unik , layanan atau hasil . "

Karakteristik

Sementara :
• Ada permulaan dan akhir
Selalu mencari cara untuk
dilakukan lebih baik
Hasil yang unik dari setiap
proyek
Proyek vs Operasional
Proyek Operasional / Perawatan
Sementara : Ada permulaan dan Terus menerus
akhir
Selalu mencari cara lebih baik Kegiatan yang sama
berulang-ulang
Hasil yang berbeda dari tiap Hasilnya selalu sama
proyek
Contoh proyek
 Pengembangan produk baru
 Perubahan struktur organisasi, bisnis proses yang baru
 Peluncuran produk / logo perusahaan
 Kosntruksi power plant atau gedung bertingkat tinggi
Tingkatan di Manajement Proyek
• Portfolio: kumpulan proyek ,
program , sub - portofolio , sebagai
kelompok yang didesain untuk Highest
Level
mencapai tujuan strategis Portfolio

• Programs terdiri dari subprogram , Lower


Level Higher Projects
proyek , atau pekerjaan lain yang portfolio Level
programs
dikelola secara terkoordinasi dalam
mendukung portofolio Higher
Lower level
Level Projects
programs programs

• Projects langsung mengelola


pelaksanaan implementasi, yang Lower level Projects
Projects
bertujuan untuk mewujudkan dan programs

mencapai tujuan strategis


perusahaan
Proyek Life Cycle
Tinggi

Pengaruh Stakeholders, Resiko dan Ketidak pastian


Level

Keberhasilan Kerugian

Rendah

Waktu
Organisasi Proyek

Functional Matrix Projectized

Kurang Lebih
otoritas punya
otoritas

Functional Pengaruh yang sama Project


Manager besar antara Manager
terlalu Project Manager & mendominasi
dominan Functional Manager resource
terhadap
resource
Tugas Manajer Proyek

• Bertanggung jawab untuk mengelola


proyek
• Harus memiliki otoritas dan akuntabilitas
• Mampu menangani konflik
• Mengintegrasikan komponen proyek
• Bertanggung jawab untuk kegagalan proyek
• Memahami tanggung jawab profesional
• Memimpin dan mengarahkan upaya
perencanaan proyek
• Membantu tim dan para pemangku
kepentingan selama pelaksanaan proyek
• Memonitor & kontrol dengan mengukur
kinerja proyek
Ketrampilan Manajer Proyek

Harus mempunyai
ketrampilan:

 Keterampilan pemecahan
masalah
 Kepemimpinan
 Mampu mempengaruhi
pendapat orang lain
(positive)
 Kemampuan Negosiasi
 Kemampuan berkomunikasi
Manajemen Proyek ,,,,,,

Penerapan pengetahuan ,
keterampilan , alat & teknik
untuk melaksanakan proyek-
proyek secara efektif dan
efisien

Ini adalah kompetensi


strategis yang diperlukan
sebuah organisasi , yang
memungkinkan mereka untuk
mengaitkan hasil proyek
untuk tujuan kesuksesan
perusahaan
Stakeholders …

Customer/users
" Orang-orang atau organisasi
yang secara aktif terlibat dalam
proyek atau yang kepentingannya Sponsor
dapat memberikan efek positif
atau negatif, yang mempengaruhi Project Manager
oleh kinerja atau penyelesaian
proyek” Project team
Elemen Inti Manajemen Proyek
Ruang Lingkup

Biaya

Waktu
Kualitas
Project
Success
(Constraints)

Resources Resiko
Kaitan dengan Stakeholders
• Kepemimpinan –saling hormat &
percayaan
• Membangun tim , motivasi , pelatihan
• Komunikasi - efektif , mendengarkan
• Pengambilan keputusan, berkonsultasi
, konsensus , demokrasi
• Politik & budaya : lingkungan yang
saling percaya & situasi win-win
• Negosiasi
• Manajemen konflik - resolusi efektif
menuju sukses
Project Life Cycle / PM Process
Monitoring
Planning

Initiating Closing

Executing

Controlling
Picture taken from PMBOK ® Guide
Proses Manajemen Proyek
o Initiating - Permulaan
 Proses yang dilakukan untuk menentukan ijin memulai sebuah proyek
baru atau fase baru di proyek yang sudah ada dengan mendapatkan
otorisasi untuk melakukan rencana yang lebih detail
o Planning - Perencanaan
 Proses yang diperlukan untuk mendefinisikan ruang lingkup proyek ,
menyempurnakan tujuan , dan menentukan tindakan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan proyek
o Executing - Pelaksanaan
 Proses yang dilakukan untuk menjalankan dan menyelesaikan pekerjaan
yang ditetapkan dalam Rencana Manajemen Proyek untuk memenuhi
tujuan proyek
o Monitoring & Controlling – Kontrol dan Monitor
 Proses yang diperlukan untuk mengkontrol & mengatur kemajuan
proyek dan kinerja , mengidentifikasi setiap titik di mana terjadi
perbedaan antara aktual dan rencana yang diperlukan , dan melakukan
tindakan korektif
o Closing – Penutup / Penyelesaian
 Proses yang dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua
Manajemen Proyek dan secara resmi menutup proyek atau fase
Project Management Processes
PM Knowledge Areas
1 . Project Integration Management
2 . Project Scope Management
3 . Project Time Management
4 . Project Cost Management
5 . Project Quality Management
6 . Project Human Resources Management
7 . Project Communication Management
8 . Project Risk Management
9 . Project Procurement Management
10 . Project Stakeholder Management
PM Process Group & Knowledge
Area
1. Project Initiation (Permulaan)

“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and


service mark registered in the United States and other nations; “PMBOK”, is
trademarks of the Project Management Institute. Inc.
Project Initiation Activities
Kick Off
Meeting

PROJECT CHARTER

Project
Charter

Project
Management
Plan
Peran Manajemen Senior
Kebutuhan Proyek & Tujuan
SMART
Project Charter
Analisis Stakeholder
- Agar organisasi / klien mengetahui tentang keberadaan
proyek ini
Pentingnya - Untuk secara resmi mengotorisasi Manajer Proyek
Inisiasi Proyek
- Untuk membuat dokumen formal tentang proyek untuk
digunakan sebagai pedoman oleh Manajer Proyek

Appointed Project Manager


Project Steering Committee Project Charter Project Kick Off
Peran Kunci Stakeholder
Komite Proyek
Sponsor Proyek

Manajer Proyek

Team Manajemen Team Proyek


Proyek
Kebutuhan dan Tujuan Proyek
Justifikasi
• Analisa Masalah
• Penyesuaian yang strategis
Kasus Bisnis • Analisa Value Chain
• Manfaat yang potensial
Justifikasi dari proyek yang • Analisa Resiko
sedang berjalan • Ketersediaan Sumber Daya
• Durasi dan Ukuran Proyek
Dapat mencakup
pernyataan tentang:

• Manfaat Proyek, Tujuan SMART


• Biaya dan Risiko Proyek, Specific (Tertentu/khusus)
• Rencana Implementasi Measurable (Terukur)
• Analisa Keuangan yang Achievable (Tercapai)
terperinci Resource oriented (Berorientasi
pada sumber daya)
Time-Constrained (Waktu
Terbatas)
Deskripsi • Singkat, Padat, dan Jelas
• Tentukan Batasan, Karakteristik, dan Ukuran Proyek
Produk/Jasa • Secara implisit menunjukan “Kepuasan Pelanggan”
Project Charter
Definisi Project Charter
• Harus dikeluarkan oleh manajer eksternal Kebutuhan bisnis

untuk proyek yang sesuai dengan tingkat Tujuan Proyek


kebutuhan proyek Persyaratan Proyek (tingkat tinggi)
• Hasil dari Inisiasi Proyek Deskripsi Proyek (tingkat tinggi)
• Penandatanganan kontrak, SOW Risiko Proyek (tingkat tinggi)

Ringkasan Milestone
Fungsi
Ringkasan Anggaran
• Penyerahan (serah terima)
Manajer Proyek yang ditunjuk
• Pengakuan terhadap PM dan Organisasi
Otoritas & Tanggung Jawab Manajer Proyek
• Menetapkan Kategori Proyek
Orang yang mengotorisasi project charter
• Menentukan Kick-off internal
Project Charter
Constraints
• Factors that will limit the project
team option
• The state, quality, or sense of being
restricted to a given course of action
or inaction
• Applicable restriction or limitation,
either internal or external to the
project, that will affect the
performance of the project or a
process

Assumptions
• Factors that, for planning purpose,
are considered to be true, real, or
certain without proof or
demonstration
• Assumptions generally involve a
degree of risk
Project Charter
Project Project ID

Project Sponsor Client


Business Area Project Manager
Document version Document No.
Softcopy Name Page No. 1 of 1

BUSINESS NEED

Why we need to do the project. In-line with corporate strategic ? What is the benefit doing this project ?

PRODUCT DESCRIPTION

What is the final product / service , resulted from the project ?


CONSTRAINTS
Limited resources
Fixed budget
Tight schedule
ASSUMPTIONS
Strong management support
Consultants performance as expected
SUMMARY PROJECT BUDGET

What is the estimated budget for this project ?


SUMMARY PROJECT SCHEDULE

What is the estimated required time to run this project ?


PROJECT MANAGER'S AUTHORITY
Build & select the project team
Used project budget as needed
Makes technical & management decisions related to project execution
PROJECT MANAGER'S RESPONSIBILITY
Responsible for the project execution success
Develop project progress report periodically as agreed
Etc….
Issued by : Accepted by : (Project Manager)
Mengidentifikasi pengaruh dan kepentingan dari
Analisa Stakeholder berbagai stakeholder dan mencatat kebutuhan,
keinginan dan ekspektasi mereka ke dalam sebuah
dokumen.

Memilih, memprioritaskan, dan mengkuantifikasi


kebutuhan, keinginan, dan ekpektasi para
stakeholder untuk mendapatkan informasi yang
berupa persyaratan.

Informasi penting tentang stakeholder:


• Nama & Organisasi dari para stakeholder
• Peran mereka di dalam proyek tersebut
• Fakta Unik dari masing-masing stakeholder
• Tingkat pengaruh dan kepentingan mereka di
dalam proyek tersebut
• Saran-saran untuk mengelola hubungan baik
dengan para stakeholder
Stakeholder Analysis
Stakeholder analysis : High interest
process to identify
people, groups, or
organizations who has Keep Manage
positive or negative satisfied closely
impact or be impacted by
a project or activity, Low power High
power
Keep
Monitor
informed
Stakeholder analysis steps:
• Identify potential stakeholders &
relevant information
• Analyse and classify the Low interest
potential impact or support from
each stakeholder
• Assess how key stakeholders
are likely to react or respond in
various situations
2. Project Management Plan

“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and


service mark registered in the United States and other nations; “PMBOK”, is
trademarks of the Project Management Institute. Inc.
Perencanaan Proyek- Fungsi Utama

• Rincian Lingkup Pekerjaan


• Menyesuaikan Tujuan Proyek
• Menentukan Hasil Proyek
• Membuat rincian : Biaya , Jadwal
dan Mutu.
• Identifikasi Resiko, Analisa Resiko
dan Membuat perencanaan
penanggulangan resiko.
• Meng-identifikasi semua SDM yang
dibutuhkan dan keahlian .
• Membuat perencanaan komunikasi,
metodologi dan teknologi yang akan
digunakan.
Aktivitas
• Merencanakan Ruang Lingkup Proyek
• Merencanakan Jadwal
• Estimasi Biaya dan Anggaran Belanja
• Menentukan kualitas dan Kriteria
yang masuk
• Merencanakan Sumber Daya
Manusia dan Tim Proyek
• Merancang Komunikasi dan
Management Pelaporan
• Merencanakan Management Resiko
• Kriteria Procurement
• Merencanakan Management
Stakeholder
Dokumentasi Perencanaan
Perencanaan Proyek

Project Charter
Deskripsi pendekatan atau strategi PM Perencanaan Biaya

Perencanaan Resiko Struktur Perincian Kerja


Perkiraan Biaya, Jadwal, tanggungjawab
pekerjaan (tugas masing-masing jika
Perencanaan Jadwal
diperlukan)

Perencanaan Ruang Lingkup Pengukuran Performa dasar (lingkup kerja,


jadwal, biaya)
Pekerjaan utama
Staf inti Perencanaan Staff
Perencanaan Kualitas

Perencanaan Perencanaan Perencanaan Komunikasi


Perencanaan Merespon Pengadaan Perubahan
Resiko
Perencanaan Ruang Lingkup Manajemen
Perencanaan Ruang Lingkup
Manajemen Proyek

• Fitur dan fungsi yang menjadi ciri produk,


jasa atau hasil.
Main tools …
Struktur Perincian Kerja / WBS ( Work Breakdown Structure) :
Kumpulan Kegiatan yang diperlukan untuk melakukan proyek

WBS Level 1

WBS Level 2 WBS Level 2 WBS Level 2

WBS Level WBS Level


3 3 Work Package adalah tingkat
terendah dalam WBS, dan
Work Package adalah titik dimana biaya dan
jadwal pekerjaan dapat
Work Package diestimasi secara tepat.

Work Package
Struktur Perincian Kerja / WBS ( Work
Breakdown Structure)

Langkah
• Mengumpulkan
Persyaratan
• Menentukan
Ruang Lingkup
• Membuat WBS

Work not included in WBS is not within project scope


Struktur Perincian Kerja / WBS ( Work Breakdown
Structure)
Perencanaan Waktu Manajemen
Perencanaan Jadwal Proyek

• Menentukan tugas, aktivitas


dan milestone dalam proyek –
diambil dari WBS
• Mengurutkan kegiatan dan
tugas-tugas
• Memperkirakan Durasi setiap
aktivitas
• Memperkirakan penempatan
SDM
• Memperbaiki jadwal
Mengurutkan Kegiatan

A B

C D E

Begin H F G End

I J

K L
Mengurutkan Kegiatan

A B Finish - Start

A
Start - Start
B

Finish - Finish
B
Memperkirakan Durasi Kegiatan
Analogous Parametric Three-Point
Menggunakan data lama Menggunakan algoritma Menggunakan 3
dari kegiatan / proyek yang untuk menghitung biaya atau estimasi untuk
sama durasi berdasarkan data mendefinisikan
historis dan parameter perkiraan pada
Sering digunakan untuk proyek durasi kegiatan :
memperkirakan durasi • Sangat disukai
proyek, ketika adanya • Pesimis
keterbatasan rincian • Optimis
informasi suatu proyek
= P+ 4(M) + O
Umumnya dikenal dengan 6
sebutan top-down
estimating
Umumnya biaya murah, Dapat menghasilkan tingkat Keakuratannya dapat
tidak memakan waktu lama, akurasi yang lebih tinggi ditingkatkan dengan
namun tidak akurat tergantung pada mempertimbangkan
kecanggihan dan data dasar estimasi
yang dibuat ke dalam model ketidakpastian &
risiko
Analisa Cadangan
• Cadangan kontingensi (cadangan waktu)
– Untuk mengakomodasi jadwal yang tidak menentu
– Sering dipandang untuk menyikapi “mengetahui-tidak
mengetahui” resiko
– Durasi bisa dikatakan:
• % of perkiraan durasi aktivitas/kegiatan
• angka tetap dalam periode pekerjaan
• Cadangan Manajemen
– Kewenangan Manajemen untuk memutuskankan
– Menyikapi “mengetahui-tidak mengetahui” resiko
– Tidak termasuk dalam jadwal awal, tetapi dicatat sebagai
bagian dari persyaratan durasi proyek secara keseluruhan
Perkiraan Aktivitas Sumber Daya

• Sumber Daya:
Tenaga Manusia, Peralatan, Material,
Sub kontrak, Informasi
• Meliputi:
o Meninjau WBS
o Identifikasi sumber daya yang
tersedia
o Identifikasi kemampuan sumber
daya
o Meninjau historis informasi
o Meninjau kebijakan organisasi
o Quantify resources requirement by
task
o Mengembangkan perencanaan
mengenai kebutuhan sumber daya,
jumlah berapa, kapan
Perkiraan Aktivitas Sumber Daya
Leveling Sumber Daya
Tuning Schedule

Membuat Jadwal
Fast – Tracking
Mengompresi Jadwal Proyek

Crashing
Mengambil tindakan untuk mengurangi
Schedule Compression durasi proyek
Meningkatkan produktivitas
Menambah tenaga kerja
Bekerja lembur
Mengurangi lingkup pekerjaan (jika mungkin)
Subkontrak bagian dari pekerjaan
Cost Management Plan
Nilai moneter atau harga dari suatu kegiatan proyek atau
komponen yang mencakup nilai moneter sumber daya yang
Biaya diperlukan untuk melakukan dan menyelesaikan kegiatan atau
komponen, atau untuk menghasilkan komponen

Direct Cost
(Biaya langsung)

Indirect Cost
(Biaya tidak langsung)

Overhead Cost
(Biaya Overhead)
Mengestimasi Biaya

Untuk setiap item pekerjaan dari WBS :


Biaya = Jumlah x Tingkat Satuan

Biaya Dasar Proyek:


Jumlah Biaya dari semua item WBS

Tambahkan berbagai macam faktor


biaya terhadap Biaya Dasar Proyek
untuk menentukan Jumlah Biaya Proyek
Teknik Mengestimasi Biaya

Analogous Estimating
Menggunakan biaya aktual dari project
sebelomnya sebagai dasar estimasi
biaya.

Parametric Estimating
Menggunakan hubungan statistik antara
data historis dan variabel lain (misalnya
ukuran luas di bidang konstruksi, baris
kode dalam pengembangan perangkat
lunak, jam kerja yang diperlukan)
Bottom up Estimating

Memperkirakan biaya paket pekerjaan


individu lalu meringkas-nya atau “rolled up"
ke tingkat yang lebih tinggi
Anggaran bertahap sesuai waktu
Cost Baseline Panduan untuk mengukur dan memantau kinerja biaya
Biaya baseline secara bertahap

Contract Award Project End

Preliminary Project Control


Budget Budget Budget

After Detailed
2 -3 months
Design
Cost Baseline
Cash Flow, Cost Baseline and Funding Display
Kebutuhan Pendanaan

Cost
Biaya Kumulatif

baseline
Pengeluaran

Perbedaan antara Maximum


Funding dan akhir dari Cost
Baseline adalah Management
Reserve

Jangka Waktu
Preparing Cost Budget

Estimasi kebutuhan sumber daya untuk setiap Paket Pekerjaan


Perkiraan biaya yang dikeluarkan
Menghitung Cost Baseline proyek
Membuat rencana arus kas proyek bersama dengan jadwal baseline proyek
Membuat Kurva-S (S-curve) Proyek
Quality Management Plan
Quality Objectives

Tepat Guna
Kepuasan Pelanggan
Konsep Kualitas
Kesesuaian dengan Persyaratan
MODULE 2 Project Planning

Quality Grade
"sampai sejauh mana serangkaian "Kategori ditetapkan ke produk atau jasa
karakteristik yang inheren dapat dengan penggunaan fungsional yang sama
memenuhi persyaratan". tetapi karakteristik teknis yang berbeda".

KUALITAS RENDAH = masalah TINGKAT RENDAH = belum tentu masalah


Plan Quality
Proses identifikasi persyaratan mutu
dan/atau standarisasi untuk proyek atau
produk, dan mendokumentasikan
bagaimana proyek akan menunjukkan
keberhasilan.

Output-nya adalah :
Rencana Pengelolaan Kualitas
Pengukuran Kualitas
Checklist Kualitas
Rencana Perbaikan Proses
Dokumen Proyek yang Update
Human Resource Plan
Project Human Resource Management

“proses-proses yang mengatur dan mengelola tim proyek.”

Tim Proyek:
"Terdiri dari orang-orang yang telah
diberikan peran dan tanggung jawab
untuk menyelesaikan proyek".

Tim Manajemen Proyek:


"Adalah bagian dari tim proyek dan
bertanggung jawab untuk kegiatan
manajemen proyek seperti perencanaan,
pengendalian, dan penutupan".
Form of Project Organization Chart

Functional Organization
Projectized Organization
Weak Matrix Organization
Balanced Matrix Organization
Strong Matrix Organization
Composite Matrix Organization
Organization Structure

Functional Organization

Project Coordination Chief Executive

FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL


MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Staf yang terlibat dalam kegiatan proyek


Staff
secara paruh waktu dan di bawah koordinasi
dari setiap manajer fungsional
Organization Structure

Projectized Organization
Chief Executive

PROJECT PROJECT PROJECT PROJECT


MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Staff Staf yang terlibat dalam kegiatan


Project Coordination proyek secara full-time dan berada
dibawah arahan dari Manajer
Proyek
Organization Structure

Weak Matrix Organization

Chief Executive

FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL


MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Staff Staf yang terlibat dalam kegiatan proyek


secara paruh waktu dan dibawah pengaruh Project Coordination
kuat dari manajer Fungsional
Organization Structure

Balanced Matrix Organization

Chief Executive

FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL


MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Project Manager Staff Staff Staff

Staf yang terlibat dalam kegiatan proyek


Staff
berbagi waktu dan upaya pada dasar Project Coordination
kesetaraan
Organization Structure

Strong Matrix Organization

Chief Executive

Manager of Project FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL


Managers MANAGER MANAGER MANAGER

Project Manager Staff Staff Staff

Project Manager Staff Staff Staff

Project Manager Staff Staff Staff

Staf yang terlibat dalam kegiatan proyek


dengan jangka waktu 60-90% dan berada
Staff Project Coordination
di bawah koordinasi dari manajer proyek
yang ditunjuk.
Organization Structure

Composite Matrix Organization

Chief Executive

Manager Of FUNCTIONAL FUNCTIONAL FUNCTIONAL


Project Managers MANAGER MANAGER MANAGER

Project Manager Staff Staff Staff

Project Manager Staff Staff Staff

Project Manager Staff Staff Staff

Staf yang terlibat dalam kegiatan


Project A proyek dibantu staf tambahan yang
Staff
ditugaskan & dikontrol oleh
Project B
Coordination Manajer Fungsional. Coordination
Team Building Stages

1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
5. Adjourning
Project Team
Good Team:
• Campurkan orang yang baik jika
memungkinkan
• Memfasilitasi tim untuk menerima
setiap kekuatan dan kelemahan
• Cobalah untuk mengisi setiap celah
kelemahan
• Mengatasi gesekan tim melalui
pengembangan pemahaman

Effective Team requires:


• Persamaan Visi Proyek
• Mendirikan Komunikasi
• Menerima keragaman
• Menggabungkan ide divergen
• Memulai & menyelesaikan tindakan
Project Manager’s Skill

• Communication

• Organization

• Team Building

• Leadership

• Coping

• Technological
Sumber Konflik:
1. Prioritas Project
Manajemen Konflik 2. Sumber Daya Personil
3. Masalah Teknikal
4. Jadwal
Responsibility Assignment Matrix

Responsible Accountable Inform


Communication Management Plan
MODULE 2 Project Planning

Manajemen Komunikasi Proyek

Menyiapkan
Analisa Stakeholders File Proyek Menentukan standar dokumentasi

Memilih Project Management Tools

Tentukan
Tentukan
Pelaporan dan
pemantauan dan
prosedur
pelaporan
meeting
Communication Management
Communication Requirement
Analysis
Communication Management
Risk Management Plan
Project Risk

“Suatu kejadian atau kondisi yang tidak


pasti, jika terjadi, memiliki efek positif atau
negatif pada tujuan proyek tersebut.”
Berakibat Kepada :
• Ruang Lingkup
• Kualitas
• Biaya
• Jadwal

Jenis Ketidakpastian :
• Diketahui (Open)
• Diketahui – Tidak Diketahui
(Blind or Hidden)
• Tidak Diketahui – Tidak Diketahui
Rencana Manajemen
Resiko
Rencana Metodologi
Pengelolaan Resiko Peran & Tanggung Jawab
Penganggaran
Waktu
Categori Resiko

Dokumen yang menjelaskan Definisi Probabilitas Resiko & Dampaknya


bagaimana manajemen resiko didalam Matriks Probabilitas & Dampaknya
proyek akan terstruktur dan dapat Revisi Toleransi Stakeholders
dilakukan.
Format Pelaporan
Pelacakan
Identifikasi Resiko Risk Breakdown Structure
Analisis Resiko
Analisis Resiko Kualitatif

Memprioritaskan risiko untuk analisis lebih


lanjut atau tindakan berikutnya dengan
menilai dan menggabungkan probabilitas
kejadian dan dampak.

Status Risiko Kejadian = Probabilitas


Risiko x Amount at Stake

Status Risiko Kejadian


Menggambarkan secara tepat risiko apa
yang mungkin terjadi sehingga merugikan
proyek.
Probabilitas Risiko
Seberapa besar kemungkinan peristiwa ini
terjadi
Amount at Stake
beratnya konsekuensi
Peringkat Risiko

Evaluating Impact of a Risk on Major Project Objectives

Impact 1 2 4 8 16
Delivery plan Delivery plan
Insignificant Delivery plan Delivery plan
milestone milestone
schedule milestone milestone
Time delay delay of
slippage delay of one delay\outsid
within more than
quarter e fiscal year
quarter one quarter
Insignificant
<5% cost 5–10% cost 10–20% cost >20% cost
Cost cost
increase increase increase increase
increase
Changes in Sponsor does
Changes in
project not
Scope project Scope does
limits or agree that
decrease is limits or not meet
Scope features scope
barely features with purpose
with <5% meets the
noticeable 5–10% cost and need
cost purpose
increase
increase and need
Peringkat Risiko

Time, Cost, and Scope Objectives


Large Aversion to High & Very High Impacts
Translate Score to Risk Rank
Probability Impact
Score Risk 5 5 10 20 40 80
1–6 Low
4 4 8 16 32 64
7 – 14 Moderate
3 3 6 12 24 48
15 – ++ High
2 2 4 8 16 32
1 1 2 4 8 16
Rencana Tanggapan Risiko

Tanggapan terhadap risiko Negatif:


• Menghindari
• Transfer
• Mengurangi
• Menerima

Tanggapan terhadap risiko Positif:


• Mengeksploitasi
• Meningkatkan
• Berbagi
• Menerima

Pengembangan Tanggapan Risiko:


• Mengusulkan Rekomendasi Tindakan
• Mengkomunikasikan hasil dari Penilaian Resiko
•Buat daftar tindakan pribadi
• Mengidentifikasi rencana kontingensi
•Perencanaan Cadangan
Negative Risk ( Threats)

Avoid Transfer
• Eliminate threat or protect the project • Shift threat impact & response
from its impact ownership to third party
• Example : Change the supplier, do it • Example: Insurance, Full Turnkey
ourselves (do not subcontract), reduce Project
scope to avoid high risk deliverables,

Negative

Mitigate Accept
• Reduce risk probability or occurrence • Acknowledge & not take action
or impact. unless the risk occurs
• Example : Build Prototype,
Benchmark
Positive Risk ( Opportunities)

Exploit Enhance
• Eliminate uncertainty by ensuring the • Increase probability and/or the positive
opportunity happens impacts
• Example : Assigning organization most • Example : Provide some feature, Adding
talented resources more resources to finish early

Positive

Share Accept
• Allocate some/all ownership to third • Willing to take advantage of the
party to benefit the project opportunity but not actively pursuing it
• Example : Breakdown smaller scope for
more supplier
Procurement Management Plan
Procurement Management Plan

Mencakup proses-proses untuk


membeli atau mendapatkan produk,
jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari
luar tim proyek untuk melakukan
pekerjaan.
Jenis Kontrak
Fixed Price or Lump-Sum
• Fixed Firm Price (FFP)
• Fixed Price Incentive Fee (FPIF)
• Fixed Price with Economic Price
Adjustments (FP-EPA)
Cost Reimbursable
Cost Plus Fee
(CPF) or Cost
Cost Reimbursable
Plus Percentage
• Cost
of Cost
Plus(CPPC)
Fee (CPF) or Cost Plus
or Cost Plus
Percentage of Cost (CPPC) or Cost
Award Fee
(CPAF)
Plus Award Fee (CPAF)
Cost Plus Fixed
• Cost Plus Fixed Fee (CPFF)
Fee (CPFF)
• Cost
CostPlus
Plus Incentive Fee (CPIF)
Incentive Fee
(CPIF)
Time and Material (T&M)
Rencana Pengadaan
Jenis Kontrak
Kendala dan Asumsi
Masalah Manajemen Risiko
Rencana
Buat-atau-beli keputusan, matriks pengadaan, Pengadaan
kriteria evaluasi
Arahan yang akan diberikan kepada penjual Proyek
Bentuk dan format untuk pengadaan
Dokumentasi Pengadaan
Mengidentifikasi Penjual Prequalified
MODULE 2 Project Planning

Dokumen Pengadaan
Bid and Quotation
Umumnya digunakan ketika keputusan pemilihan
sumber akan didorong oleh kenaikan harga.

Proposal
Umumnya digunakan saat pertimbangan non
finansial seperti keterampilan teknis atau
pendekatan adalah hal yang terpenting.

Common names of procurement documents


IFB : Invitation for Bid
RFP : Request for Proposal
RFQ : Request for Quotation
IFN : Invitation for Negotiation
CIR : Contractor Initial Response
Procurement Management Plan
Procurement Documents

103
Content of Contract
Contract Types
Contracting vs. Risk

Scope of work Very Partial Complete


information Little

Uncertainty High Moderate Low

Degree of risk High Medium Low

100% 0%
Suggested risk Owner (client)
allocation contractor
0% 100%

Contract Types CPPF CPIF CPFF FPIF FFP

106
3. Managing Project Execution
(Eksekusi Proyek)

“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and


service mark registered in the United States and other nations; “PMBOK”, is
trademarks of the Project Management Institute. Inc.
Pendahuluan
Tujuan akhir dari mengarahkan
dan mengelola pelaksanaan
proyek adalah untuk memandu
proyek untuk sampai tujuan
akhir proyek memenuhi objektif
proyek

Tindakan mengarahkan dan


mengelola pelaksanaan proyek
dapat dilakukan oleh Project
Manager dan Team
Activities

• Mengarahkan dan mengelola


pelaksanaan proyek
• Melakukan jaminan kualitas
• Membentuk tim proyek
• Mengembangkan kemampuan
tim proyek
• Distribusi informasi
Yang diperlukan ….
Sistem Informasi MP
Serangkaian alat bantu otomatis
standarisasi yang tersedia dalam
organisasi dan diintegrasikan ke dalam
sistem.

Work Authorization System


Prosedur formal yang digunakan dalam
pemberian sanksi pekerjaan di dalam
proyek untuk memastikan pekerjaan
tersebut selesai dalam waktu dan urutan
yang tepat.
Mengatur Perubahan

Mengaktualisasikan
Perubahan Scope biaya untuk menerima
perubahan

Mendokumentasikan Semua
Verifikasi dan Mengatur Permintaan Perubahan
Scope
Melakukan Penjaminan Kualitas

Quality Audit
Sebuah evaluasi secara sistematis dan independen untuk
menentukan apakah kegiatan dalam penjaminan mutu
sudah sesuai dengan pengaturan yang telah
direncanakan dan apakah pengaturan ini diterapkan
secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan proyek.
Mengatur Proyek Tim

Pemantauan & Pembicaraan


Penanganan Konflik
Mengatur Tim Proyek
Penilaian Kinerja Proyek
Peralatan & Teknik
Log Issue
keterampilan interpersonal
Penanganan Konflik

Conflict Resolution Modes


1. Smoothing (melembutkan)
2. Withdrawal (mencairkan)
Penanganan Konflik 3. Compromise (berkompromi)
4. Forcing (memaksakan)
5. Problem Solving/Confrontation
(Penyelesaian masalah/konfrontasi)
Manajemen Konflik
Berkolaborasi (Konfrontasi):
Memaksakan :
• Bila Anda yakin bahwa Anda benar
HIGH

• Ketika situasi darurat ada (LAKUKAN atau MATI)


• Ketika risikonya tinggi dan permasalahan penting • Untuk mengurangi biaya proyek
• Bila Anda lebih kuat secara keseluruhan
• Menunjukkan kekuasaan jabatan • Untuk mendapatkan komitmen dan
Berkompromi menciptakan basis kekuasaan
Keinginan untuk memuaskan diri sendiri

bersama
• Untuk solusi sementara • Ketika ada waktu yang cukup &
• Untuk cadangan jika kolaborasi keterampilan bersifat saling
gagal melengkapi
• Ketika kedua belah pihak perlu • Ketika ada rasa saling percaya,
menjadi pemenang menghormati & keyakinan
Penghindaran: • Bila Anda tidak bisa menang
• Bila Anda tidak bisa menang atau • Ketika orang lain adalah sebagai Akomodasi:
risikonya rendah kuat seperti Anda • Untuk membuat kewajiban bagi
• Ketika taruhannya tinggi tetapi Anda • Bila Anda tidak begitu yakin Anda trade-off di kemudian hari
belum siap benar • Ketika resikonya rendah &
• Untuk mengulur waktu tanggung jawab dibatasi
• Untuk menjaga netralitas atau reputasi • Untuk menjaga harmoni,
• Bila Anda berpikir masalah akan hilang kedamaian & goodwill
dengan sendirinya • Ketika Anda sudah pasti kalah
LOW

LOW Keinginan untuk memuaskan Lainnya


HIGH
Memenuhi keinginan
Stakeholder
Metode komunikasi.
Keterampilan interpersonal , seperti :
membangun kepercayaan
• Penyelesaian konflik
• Mendengarkan secara aktif
• Mengatasi resistensi terhadap
perubahan
Keterampilan manajemen , termasuk
namun tidak terbatas pada :
• Kemampuan presentasi
• Negosiasi
• Kemampuan menulis
• Berbicara di depan umum
Report Proyek

PROGRESS

STATUS

FORECAST

OTHER
INFORMATION

119
4. Monitoring & Controlling
(Pemantauan & Pengendalian)

“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and


service mark registered in the United States and other nations; “PMBOK”, is
trademarks of the Project Management Institute. Inc.
Pemantauan & Pengendalian
• Membandingkan kinerja proyek yang aktual
terhadap Rencana Manajemen Proyek
• Menilai kinerja untuk menentukan apakah ada
penyimpangan terhadap kinerja, &
rekomendasikan tindakan-tindakan yang
diperlukan
• Mengidentifikasi risiko baru, menganalisis, dan
pemantauan untuk memastikan tidak menggangu
jalannya proyek
• Menjaga akurat , basis informasi yang tepat waktu
mengenai proyek & melakukan dokumentasi
terkait penyelesaian proyek
• Menyediakan informasi untuk mendukung
pelaporan status, pengukuran kemajuan , dan
forecast
• Memberikan perkiraan terhadap biaya yang
mungkin timbul dan skedule proyek.
• Pemantauan pelaksanaan terhadap perubahan
yang telah disetujui
Pemantauan & Pengendalian

Terutama terkait dengan :


• Manajemen Integrasi : Memonitor
Kinerja Proyek dan Melakukan
Manajemen Perubahan Terpadu
• Manajemen Ruang Lingkup Proyek:
Validasi lingkup dan Kontrol Lingkup
Proyek
• Pengendalian biaya
• Pengendalian waktu pelaksanaan
• Pemantauan Kontrol Mutu
• Manajemen Resiko
• Memelihara Hubungan dengan
Stakeholder
Kontrol Lingkup Proyek

Pemantauan & Melakukan Kontrol Terpadu


Pengendalian Aktivitas terhadap Perubahan

Terutama difokuskan pada cara Lebih kearah kontrol terhadap


pengelolaan bagaimana proyek perubahan yang disetujui dan
tersebut dijalankan dilakukan
Kontrol Ruang Lingkup Proyek

"Kegiatan seperti mengukur, memeriksa,


dan memverifikasi untuk menentukan
Inspeksi apakah pekerjaan dan deliverables
memenuhi persyaratan dan kriteria
Product Acceptance."
Kontrol Ruang Lingkup Proyek

Change in Scope of Works

Manajemen Melakukan Evaluasi Melakakuna Laporan


Perubahan Resiko terhadap Resiko yang
ada

Update kriteria BAST


Update rencana Koordinasi dengan
proyek Stakeholder
Pengendalian Biaya

"Metode pengukuran kinerja proyek, dengan


membandingkan jumlah pekerjaan yang
Nilai yg Diperoleh direncanakan dengan apa yang sebenarnya.
Ini dilakukan untuk menentukan apakah
biaya dan kinerja jadwal ini seperti yang
direncanakan".
Pengendalian Biaya

Total BUDGET
Project

PLANNED
Cumulative Values

VALUE (PV)

ACTUAL
COST (AC)

EARNED VALUE
(EV)
Time
Pemantauan Jadwal

 Pemantauan Jadwal
menyediakan sarana untuk
mengenali penyimpangan dari
rencana dan mengambil tindakan
korektif dan preventif , sehingga
meminimalkan risiko
 Pengukuran Kinerja
o membandingkan, dan
menganalisis kinerja jadwal
seperti awal & akhir tanggal
aktual , persen selesai , dan
sisa waktu proyek
o Untuk menilai besarnya
variasi dari jadwal asli
Quality Assurance
Quality Assurance

• Proses dipakai yang memonitor kualitas


keseluruhan proyek
• Sebuah kegiatan yang sistematis untuk
memberikan keyakinan bahwa proyek ini akan
memenuhi standar kualitas yang relevan
• Memfasilitasi peningkatan kualitas
• Menyediakan saran untuk perbaikan proses
yang berkelanjutan : memungkinkan proses
untuk beroperasi pada peningkatan tingkat
efisiensi & efektivitas
Quality Control

• Memantau hasil akhir proyek( biaya,


kinerja dan jadwal ) untuk menentukan
Quality Control apakah mereka memenuhi standar mutu ,
dan mengidentifikasi cara untuk
menghilangkan penyebab kegagalan.
Quality Control - Tools
• Pareto Chart
• Check Sheet
• Flowchart / Run Chart/
Stratification
• Cause & Effect Diagram /
Fishbone / Ishikawa
• Control Chart
• Scatter Diagram
• Histogram

• Mengidentifikasi penyebab proses kualitas


produk yang buruk / dan merekomendasikan dan
Keuntungan / atau mengambil tindakan untuk menghilangkan
Kontrol Mutu mereka
• Memvalidasi bahwa hasil akhir proyek memenuhi
persyaratan yang ditentukan oleh stakeholder
Tools – Cause & Effect
(Ishikawa)

Time Machine Method Material

Major
Defect
Energy Measuremen Personnel Environment
t

Potential Causes Effect


Tools – Flowchart
Example: Flow Chart

Project Compliance Develop


Request copy Artwork

NO Artwork
Approved

Vendors make Artwork Out Change control YES


Proofs For Proofs For specs

NO NO

Package Yes Approved


Development Yes QA Review Specs signed Order
Proof Back to
Review / Approval (Package and QA) Materials
vendor
Approval

Picture taken from PMBOK ® Guide


Number of Defective Cases

0
10
20
30
40

Improper Rotation
Noise
Wobble
Pressure
Axle Caulking
Case Wobbles
Other

Car Problems
Cumulative percentage
Tools – Pareto Chart (80/20)

0
75%

25%
50%
100%

Percentage of defective cases


Example: Pareto Diagram (Chart)
Tools – Control Chart
Tools – Check Sheet
Tools – Histogram
Tools – Scatter Diagram
Risk Control
Bertujuan untuk menentukan apakah :
• Asumsi proyek masih berlaku
• Analisis menunjukkan risiko yang dinilai
telah berubah atau dapat dihilangkan
• Kebijakan dan prosedur manajemen risiko
dilaksanakan
• Cadangan untuk biaya atau waktu harus
disesuaikan sejalan dengan penilaian
risiko setiap saat

Melibatkan :
• Memilih alternatif strategi
• Penggunaan kontingensi
• Mengambil tindakan korektif
• Memodifikasi rencana pengelolaan
proyek
• Memperbarui aset organisasi ,
pembelajaran proyek, database, dan
model manajemen risiko
5. Closing – Penutupan / Penyelesaian

“PMI” is abbreviation for Project Management Institute as well as trade and


service mark registered in the United States and other nations; “PMBOK”, is
trademarks of the Project Management Institute. Inc.
Menutup Proyek / Phase
Hasil : Product, Jasa or Keuntungan

• Keuntungan:
 Mendapatkan “ lessons
learned”
 Pernyataan bahwa sebuah
proyek telah selesai dan di
serah terimakan
 Memberikan kesempatan
kepada tim proyek untuk
mencari pekerjaan baru
Penutupan Proyek / Phase
Adalah semua kegiatan yang diperlukan untuk
penutupan proyek atau fase, dan bertujuan :
• Untuk mengkonfirmasi bahwa proyek atau
fase telah memenuhi persyaratan yang di
harapkan oleh stakeholder
• Untuk memverifikasi bahwa semua fungsi
dan tujuan proyek telah dicapai dan diterima
• Untuk memenuhi kriteria penyelesaian secara
administrasi dan finansial
• Untuk mentransfer proyek produk , jasa ,
atau hasil ke tahap atau proses
• Untuk mengumpulkan catatan , keberhasilan
atau kegagalan proyek, buku harian proyek,
hasil audit, dan semua informasi proyek dan
di jadikan arsip untuk penggunaan di masa
depan
Penutupan Kontrak
Dilakukan ketika :
• Kontrak berakhir
• Kontrak dihentikan / diputus
sebelum proyek selesai
Aktivitas:
• Verifikasi
• Pelunasan hutang / piutang
• Update catatan dan file proyek:
• Kontrak
• Berita Acara Serag Terima
• Dokument proyek untuk
pembelajaran (Lesson
Learned)
• Laporan akhir kinerja proyek
Laporan Akhir
Laporan Penutupan proyek : Tips dalam mempersiapkan
laporan :
• Laporan kinerja proyek dan
proyek statistik • Sederhana & Simpel
• Laporan keuangan proyek • Dibuat secepat mungkin
• Laporan masalah proyek • Dibuat dengan bantuan tim
• Laporan perubahan manajemen • Dibuat berdasarkan hasil yang
• Laporan kualitas proyek aktual, yang bisa dipakai
• Laporan risiko proyek sebagai referensi untuk proyek
• Laporan status kontraktor yang sama di masa depan.
Review Proyek & Lessons
Learned
Review Akhir Proyek: Pembelajaran :
• Hasil akhir proyek • Hasil audit kualitas proyek
• Kinerja perjalanan proyek • Laporan manajemen
• Hasil Audit Mutu Proyek masalah
Analisis masalah yang • Laporan produktivitas
pernah ada • Template / Model
• Laporan produktivitas • Teknik baru yang telah
• Pembelajaran diterapkan
dokumentasi • Resiko proyek
• Rekomendasi untuk proyek
serupa di masa datang