STANDAR MPO 2

SELEKSI DAN PENGADAAN OBAT

REGULASI:
1. FORMULARIUM RS
2. DAFTAR STOK
3. PEDOMAN PELAYANAN FARMASI (MPO 1.2)
4. PROSEDUR TENTANG PENANGANAN BILA TERJADI KETIDAKTERSEDIAAN
STOCK OBAT DI RS
RS. Santa Elisabeth
Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m PROSEDUR PENANGANAN BILA TERJADI KETIDAKTERSEDIAAN STOK
Telp. 457357,421884 OBAT DI RS
Fax : (0778) 457710
e-mail :rselisabeth_btm@yahoo.co.id
No. Dokumen No.Revisi Halaman
RSSEB/SPO/FAR/02.02.02 00 1

Ditetapkan Direktur
Tanggal Terbit
STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL
01-02-2016
(SPO)
dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu
dalam proses terapi bagi pasien rawat inap, rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
Tujuan : Untuk meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian khususnya di unit pelayanan pasien
Kebijakan : a. Penyediaan stok yang tidak tercantum dalam Formularium dapat ditangani langsung oleh kepala
instalasi
b. Obat dapat langsung diadakan oleh Kepala Instalasi.
c. Dalam melaksanakan pelayanan obat sub sie pelayanan obat di buka selama 24 jam setiap hari.
Prosedur : 1. Petugas Farmasi menelaah resep
2. Petugas Farmasi mengkonfirmasi kepada dokter bahwa ada yang tidak tersedia di Rumah sakit.
3. Petugas Farmasi megkonfirmasi kembali kepada pasien/keluarga pasien bahwa obatnya tidak
tersedia di Rumah sakit.
4. Petugas Farmasi membuat kopi resep agar obatnya di beli di luar rumah sakit untuk pasien rawat
jalan pribadi dan pasien rawat inap dan jalan asuransi petugas farmasi bisa langsung
mengirformasikan kepada petugas gudang untuk disediakandan atas persetujuan Kepala Instalasi
Unit terkait : 1. Pelayanan Farmasi
2. Gudang Farmasi

MPO 2
DOKUMEN
1. MOU DENGAN PEMASOK
2. FORMULARIUM RS
3. DAFTAR STOCK OBAT
4. BUKTI RAPAT PFT
 STANDAR MPO 2.1
REGULASI
1. KEBIJAKAN PENGAWASAN PENGGUNAAN OBAT DAN PENGAMANAN OBAT
2. SK PEMBENTUKAN PFT
3. PEDOMAN PELAYANAN FARMASI TENTANG PENGAWASAN DAN DISTRUBUSI
OBAT DI RS

KEBIJAKAN PENGAWASAN PENGGUNAAN OBAT

DI RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI

Kebijakan Sistem Formularium mengacu kepada Kebijakan Rumah Sakit tentang Dokter
Menitip Rawat, dan Pelayanan Medis. Penggunaan Obat yang tercantum dalam
Formularium tidak mengurangi tanggung jawab profesional dari Dokter dan Apoteker dalam
pengobatan penderita.
Setiap dokter yang bekerja dan merawat penderita di Rumah Sakit ini dengan rasa tanggung
jawab diwajibkan untuk menggunakan obat yang tercantum dalam Daftar Obat Formularium
Rumah Sakit.
Penderita akan mendapatkan obat sesuai yang ditulis oleh dokter pada kartu instruksi
pengobatan atau resep.
 Dalam hal ini, setiap dokter dianjurkan untuk menggunakan obat generik berlogo atau
obat dengan nama dagang lain dengan harga terjangkau seperti yang tercantum dalam
Formularium, terutama bagi penderita yang dirawat di ruang perawatan kelas tiga dan
kelas sosial.
 Sedangkan untuk penderita dirawat di kelas dua, kelas satu, VIP, SUPER VIP DAN
ICU, seksi farmasi dapat melakukan subsitusi obat generik berlogo atau obat dengan
nama dagang lain yang tercantum dalam Formularium, apabila dokter bersangkutan
memberikan persetujuan untuk melakukan hal tersebut.
Untuk pengobatan karyawan Rumah Sakit permata hati duri memperoleh tempat
perawatan dengan ketentuan sebagai berikut:
 Karyawan sesuai jatah bpjs kelas 2 (tetapi perawatan tetap di vip)
 Dewan direksi SUPER VIP

 Setiap karyawan yang berobat wajib menggunakan obat yang berlogo Generik
kecuali obat tersebut tidak mempunyai obat generik, maka diberikan obat yang ada
di Formularium

4. Seksi Farmasi berkewajiban menjaga mutu dan ketersediaan obat sesuai dengan yang
tercantum dalam Formularium serta memenuhi ketentuan dari Direktur Jenderal Pengawasan
Obat dan Makanan Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
5. Apabila dokter/Staf Medik Fungsional menginginkan adanya obat baru dalam Formularium,
dapat mengusulkan obat tersebut dengan menggunakan formulir Usulan Obat Baru.
6. Apabila Dokter/Staf Medik Fungsional menginginkan penggunaan obat non formularium
dengan alasan rasional bagi penderita tertentu, dapat dimintakan izin dari Direksi Rumah
Sakit Permata Hati Duri dengan menggunakan Form Permintaan Obat Non Formularium.
7. Penderita yang dirawat di Rumah Sakit Permata Hati Duri diwajibkan untuk menggunakan
obat yang berasal dari Seksi Farmasi untuk menjamin mutu dan keamanan penggunaan obat.
8. Direksi Rumah Sakit Permata Hati Duri menjamin harga penjualan obat yang tersedia di
Rumah Sakit ini.

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI

NOMOR: 177/DIR-RSE/BTM/SK/II/2016

TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN PELAYANAN FARMASI
MENGENAI PENGAWASAN DAN DISTRIBUSI OBAT

DIREKTUR RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI:

Menimbang : a. Bahwa dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan masyarakat

yang setinggi-tingginya dan untuk menjamin ketersediaan obat, alat
kesehatan yang berfungsi sebagai obat yang sangat dibutuhkan dalam
masyarakat, Rumah Sakit Permata Hati Duri mengambil langkah
kebijakan untuk pengendalian dan pengawasan serta pendistribusian
obat yang rasional.
b. Bahwa untuk itu perlu ditetapkan dalam surat keputusan.

Mengingat : a. Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal

4 Ayat 1
b. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 1992 Tentang Kesehatan
c. Keputusan Direksi Rumah Sakit Permata Hati Duri No.110/DIR-
RSE/BTM/SK/XI/2015 Pembentukan Panitia Farmasi Dan Terapi
Tentang Uraian Tugas dan Tanggung jawab Apoteker sebagai
sekretaris untuk mengawasi penggunaan obat yang ada di Rumah
Permata Hati Duri.

MEMUTUSKAN:
MENETAPKAN :
 Pertama : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI
TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN PELAYANAN FARMASI
MENGENAI PENGAWASAN DAN DISTRIBUSI OBAT
Kedua : Bahwa Rumah Sakit Permata Hati Duri menetapkan suatu pedoman
pengawasan obat dan distribusi untuk pelayanan farmasi yang bermutu
tinggi.
Ketiga : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan dapat diperbaiki
sebagaimana mestinya apabila terdapat kekeliruan dalam penetapannya.

Ditetapkan di : Duri
Pada Tanggal 25 Februari 2018

Tembusan disampaikan kepada Yth: Direktur Rumah Sakit Permata Hati

1. Para Wadir Pelayanan

2. Ketua Komite Medis
3. Arsip dr.Efriyanti, Mkes

PEDOMAN PELAYANAN FARMASI

TENTANG PENGAWASAN DAN DISTRIBUSI OBAT
DI RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI
 BAB I

PENDAHULUAN

Rumah Sakit Permata Hati Duri sangat mengutamakan peningkatan kualitas dan
pelayanan di bidang kesehatan melalui pelayanan jasa medis, penanganan rehabilitasi,
pencegahan dan peningkatan kesehatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian serta
pengembangan di bidang kesehatan. Salah satu penunjang pelayanan jasa medis adalah
pelayanan farmasi yang meliputi persediaan perbekalan farmasi kepada pasien serta pemberian
informasi mengenai obat. Jumlah jenis obat yang mencapai lebih dari 3000 (tiga ribu) jenis obat,
sistem yang berjalan saat ini adalah system komputerisasi atau system online baik pengadaan
maupun pengorderan resep pasien dan dilengkapi dengan alat perekam yaitu CCTV. Namun
untuk menjaga ketersediaan obat di bagian penyimpanan dan pendistribusian kami melakukan
dengan menentukan jumlah optimal persediaan yang akan disusun ke dalam rencana pengadaan
untuk menjaga keseimbangan persediaan dan permintaan obat.
Tujuan Umum dan Khusus

5. Tujuan Umum sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat adalah :

 Membantu Kepala Instalasi Farmasi menyusun rencana pengadaan agar tercipta
keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
 Membantu Kepala Instalasi untuk mengontrol dalam hal penyimpanan dan menjaga
ketersediaan obat serta mengetahui jumlah akurat obat di bagian penyimpanan
6. Tujuan Khusus
 Untuk memantau jumlah persediaan obat di bagian penyimpanan guna mengantisipasi
kekurangan stok obat.
 Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan

BAB II

PENGAWASAN DAN DISTRIBUSI OBAT

DI RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI
a. PENGAWASAN

Pengendalian persediaan barang farmasi atau pengawasan barang farmasi adalah suatu
kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan
program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/ kekosongan
obat atau alat kesehatan di unit-unit pelayanan.
Indikator yang menjadi penentu keefektifan data pengawasan adalah sebagai berikut:
Indikator persediaan diambil dari perbandingan jumlah persediaan saat ini dengan nilai minimum
kebutuhan obat.
Kegiatan pengendalian mencakup :
1. Instalasi Farmasi Rumah Sakit Permata Hati Duri membuat perkiraan pemakaian obat
dengan system amprah, dengan waktu yang ditentukan yaitu hari selasa,kamis,sabtu
,dan pelaporan di dalam buku bila stok obat sudah minimum
2. Menentukan stok minimun setiap unit adalah stok obat yang diserahkan kepada unit
pelayanan agar tidak mengalami kekurangan/ kekosongan.
3. Menentukan waktu tunggu (lead time) adalah waktu yang diperlukan dari mulai
pemesanan sampai obat diterima. Sesuai dengan perjanjian dengan perusahaan besar
farmasi jadwal pengantaran barang adalah dimulai pukul 10.00 wib - 16.00 wib.
Pengendalian obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Permata Hati Duri terdiri atas:
 Sistem satu pintu
Sistem ini bertujuan agar seluruh persediaan barang farmasi dapat terkontrol dengan
baik lewat pengawasan oleh penangungjawab instalasi farmasi.
 Penandaan pada wadah perbekalan farmasi yang di distribusikan seperti obat yang
high alert, lasa, konsentrat tinggi,
 Penggunaan kartu kendali (hanya obat narkotika)
 Pemasangan alat perekam berupa CCTV yang ditempatkan di bagian Ruang instalasi
Farmasi.

METODE PENGAWASAN DAN DISTRIBUSI OBAT

 Metode pengawasan dan distribusi obat yang dilakukan di Rumah Sakit Permata Hati
Duri adalah
1. Metode Always-Better Control (ABC)

Analisis ABC merupakan salah satu cara pengendalian persediaan dengan cara mengurutkan dan
mengelompokkan jenis barang. Analisis ABC adalah sebuah aplikasi persediaan dari prinsip
Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat sedikit hal yang penting dan banyak hal yang
sepele.
Tujuannya adalah membuat kebijakan persediaan yang memusatkan sumber daya pada
komponen persediaan penting yang sedikit dan bukan pada yang banyak tetapi
sepele.
Kelompok A adalah kelompok terbanyak nilai investasinya dan merupakan kelompok barang
persediaan yang membutuhkan dana investasi yang tinggi.
Kelompok B adalah kelompok yang berada diantara kedua kelompok barang persediaan yang
membutuhkan dana investasi yang sedang.
Kelompok C adalah kelompok terendah nilai investasinya, dan merupakan kelompok barang
persediaan yang membutuhkan dana investasi yang rendah
2. Metode ROP (Re Order Point)
Re Order Point atau ROP atau biasa disebut titik pemesanan kembali adalah suatu titik atau
batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana
pemesanan harus diadakan kembali. Dalam menentukan titik ini
kita harus memperhatikan besarnya penggunaan selama bahan-
bahan yang dipesan belum datang dan persediaan minimum.
Besarnya penggunaan selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima ditentukan oleh
dua faktor yaitu “lead time” dan tingkat penggunaan rata-rata. Jadi besarnya penggunaan bahan
selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima (selama lead time) adalah hasil perkalian
antara waktu yang dibutuhkan untuk memesan dan jumlah penggunaan rata-rata bahan tersebut,
Persediaan di Gudang Farmasi
Pengawasan dan pengendalian suatu persediaan barang sangat dibutuhkan untuk menjaga
ketersediaan barang yang ada di ruang penyimpanan, agar tercipta keseimbangan antara
permintaan dan ketersediaan di ruang penyimpanan dan dapat digunakan se-efektif dan se-efisien
mungkin. Kegiatan yang dilakukan Rumah Sakit Permata Hati Duri untuk pengawasan obat di
bagian penyimpanan adalah sebagai berikut:
 Melakukan Stock opname setiap tahun
Kegiatan ini dilakukan setiap tahun dan kemudian dilaporkan kepada Direktur.
 Melakukan pengecekan keadaan obat setiap hari dengan memperhatikan tanggal
kadaluarsa setiap obat.
Kegiatan ini dilakukan oleh setiap penangungjawab yang telah diberikan tugas dan
tanggungjawab dan melaporkan kepada penangungjawab obat yang mendekati batas
pemakaian obat atau dengan kata lain tanggal kadaluarsa.
 Melakukan pencatatan obat yang slow moving (obat yang agak kurang jalan).
Pengawasan ini dilakukan setiap bulan kemudian dilaporkan kepada Direktur untuk dibahas
dalam pertemuan para dokter setiap minggu (Agenda Morning Report)
Pengawasan dan pengendalian persediaan sangat dibutuhkan di Rumah Sakit Permata Hati
Duri khususnya di bagian Gudang Instalasi Farmasi guna memonitor tingkat persediaan dan
menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa
pesanan yang harus dilakukan.
Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat,
dalam kuantitas yang yang tepat dan waktu yang tepat. Atau dengan kata lain, sistem dan model
persediaan bertujuan untuk meminimalkan biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan
pesanan dilakukan secara optimal.
7. Metode pencatatan
 Metode mutasi /distribusi persediaan artinya memutasi persediaan ke setiap unit yang
membutuhkan secara on line. Petugas gudang farmasi memeriksa semua pemakaian obat
dan alat kesehatan setiap pasien di ruang rawatan selama tiga hari kemudian melakukan
pendistribusian perbekalan tersebut sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau
ditentukan dari setiap unit pelayanan.
 Metode persediaan fisik: dengan memasukkan penerimaan barang yang diterima dari
setiap distributor secara computer atau online.
Pengawasan dengan metode pencatatan ini dilakukan pada saat penerimaan barang dari
distributor dengan melakukan penginputan data ke dalam komputer pada hari itu juga sesuai
dengan prosedur yang ada.
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai
dengan aturan kefarmasian, melalui surat pesanan pembelian baik melalui telephon maupun
langsung. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab.
Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas
mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan harus
tenaga farmasi yang mempunyai Surat Izin atau Surat Tanda Registrasi Tenaga Tehnik
Kefarmasian (STRTTK).
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai
kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu pengantaran barang.
Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan :
1. Harus mempunyai Material, Safety, Data, Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya.
2. Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai serticate of origin.
3. Surat mengenai pengaturan suhu misalnya vaksin
Kedua system ini yang hasilnya digunakan untuk menentukan jumlah perencanaan obat
yang harus dibeli serta pengawasan persediaan obat untuk memantau jumlah persediaan obat di
bagian penyimpanan guna mengantisipasi kekurangan stok obat dengan indikator pengawasan
jumlah persediaan obat itu sendiri.
Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat merupakan sistem yang dapat
membantu dalam memberikan informasi untuk keperluan instalasi farmasi. Sistem pengawasan
dan pengendalian persediaan obat menggunakan pengurutan dan pengelompokan obat yang
kemudian digunakan sebagai acuan dalam menyusun rencana pengadaan.

PENERIMAAN BARANG
 R.S. Santa Elisabeth
Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m
Telp. 457357,421884
Fax : (0778) 457710

emai:rselisabeth_btm@yahoo.co.id No. Dokumen No.Revisi Hal

RSSEB/SPO/FAR/02.02 00 1

Ditetapkan Direktur
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO)
dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : - Suatu kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah

diadakan sesuai aturan kefarmasian, melalui surat pesanan
- Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk pengawasan ketersediaan obat
secara fisik
Tujuan : 1. Untuk memastikan ketersediaan perbekalan farmasi baik obat maupun alat
kesehatan sesuai dengan permintaan pembelian dari bagian farmasi.
2. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik
spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan
Kebijakan : 1. Sie farmasi bertanggungjawab atas ketersediaan perbekalan farmasi di
lingkungan Rumah Sakit Permata Hati Duri sekaligus sebagai bukti
pengawasan obat di rumah Sakit Permata Hati Duri, sebagaimana dimaksud
dalam UU Kesehatan nomor 23 tahun 1992 tentang kesehatan dalam hal ini
disebut barang farmasi.
Prosedur : 1. Sie Farmasi yang bertugas di bagian Gudang perbekalan farmasi (Gudang
Farmasi) melakukan penerimaan barang secara fisik dari distributor.
2. Sie Farmasi melakukan serah terima barang dengan melakukan pengecekan
keadaan fisik barang yang diterima yaitu mencek tanggal kadaluarsa obat,
nomor bacth setiap obat yang diterima, jumlah sediaan yang dipesan.
3. Sie Farmasi melakukan proses penandatanganan faktur pesanan barang
rangkap 3 dan pembubuhan stempel Rumah sakit.penginputan data
4. Sie.Farmasi melakukan penginputan data ke dalam komputer sesuai dengan
faktur pesanan obat.
5. Sie Farmasi melakukan penyimpanan obat sesuai dengan aturan
penyimpanan obat.
Unit terkait : 1. Gudang Farmasi
2. Akuntansi
 Salah satu kegiatan yang dilakukan sebagai pengawasan obat di Instalasi farmasi Rumah
Sakit Permata Hati Duri adalah dengan membuat beberapa prosedur yang akan dijalankan dan
dilaksanakan seperti:
1. Adanya prosedur penanganan apabila persediaan obat kosong(terlampir).
2. Adanya prosedur penanganan apabila ada obat yang sudah kadaluarsa dengan cara
melakukan pemusnahan dan melakukan retur obat (pengembalian obat kepada pihak
distributor) dengan aturan yang berlaku seperti 1 bulan sebelum mendekati tanggal
kadaluarsa, 3 bulan sebelum mendekati tanggal kadaluarsa (terlampir)

B. DISTRIBUSI BARANG

Dalam melaksanakan pengawasan sediaan farmasi yang ada di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit Permata Hati Duri menetapkan system pendistribusian obat secara akurat dan
benar sesuai dengan prosedur yang ada. Sistem yang dilakukan adalah dengan cara system
online yaitu berdasarkan jumlah pemakaian obat dan alat kesehatan setiap pasien. Instalasi
Farmasi membuat ketentuan dalam hal pengadaan obat dan alat kesehatan sebagai persediaan
stok di ruang rawatan yaitu dengan membuat jadwal setiap harinya ke gudang Farmasi.
Setiap unit pelayanan yang ada di Rumah Sakit Permata Hati telah ditentukan jumlah
persediaan stock sesuai dengan jumlah pemakaian obat dan alat kesehatan pasien selama tiga
hari. Dengan kata lain Instalasi Farmasi mengatur jumlah stock minimum dan maksimun dari
setiap obat dan alat kesehatan yang ada di ruang perawatan. Hal ini bertujuan untuk
membantu petugas gudang farmasi untuk mengetahui pemakaian obat dan alat kesehatan di
setiap unit pelayanan di Rumah Sakit Permata Hati Duri.
Adapun jadwal pemesanan pengambilan perbekalan farmasi ke Gudang Farmasi adalah
sebagai berikut:

JADWAL PEMESANAN PERBEKALAN RUANGAN FARMASI KEBAGIAN

INSTALASI FARMASI (AMPRAH )
RUMAH SAKIT PERMATA HATI DURI

HARI RUANGAN
SENIN 1. EMG
2. LT III DEPAN (FLAMBOYAN)
3. OK

SELASA 1. KB
2. LT II BELAKANG (VIP)
3. LABORATORIUM

RABU 1. EMG
2. LT II DEPAN (ANGGREK,ASTER,ASOKA)
3. LT III BELAKANG (TULIP)

KAMIS 1. LT III DEPAN (FLAMBOYAN)

2. OK
3. GIZI

JUMAT 1. EMG
2. KB
3. LT II BELAKANG (VIP,SUPER VIP)
 SABTU 1. LT II DEPAN (ANGGREK,ASTER,ASOKA)
2. LT III BELAKANG (TULIP)
3. LABORATORIUM

PROSEDUR TETAP PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN FARMASI

(ALAT KESEHATAN DAN OBAT)
R.S. Santa Elisabeth
Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m PENDISTRIBUSIAN OBAT DAN ALAT KESEHATAN
Telp. 457357,421884
Fax : (0778) 457710
emai:rselisabeth_btm@yahoo.co.id
No. Dokumen No.Revisi Hal
RSSEB/SPO/FAR/02.02 00 1

Ditetapkan Direktur
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO) dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi ketersediaan obat dan
alat kesehatan di ruang perawatan.
Tujuan : 1. Untuk meningkatkan mutu pelayanan perbekalan farmasi berupa obat dan
alat kesehatan dan meminimalkan tingkat komplain pasien.
2. Untuk memastikan ketersediaan perbekalan farmasi baik obat maupun alat
kesehatan di ruang perawatan.
Kebijakan : Sie farmasi bertanggungjawab atas ketersediaan perbekalan farmasi di
lingkungan Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam sekaligus sebagai bukti
pengawasan obat di rumah Sakit Santa Elisabeth Batam, sebagaimana
dimaksud dalam UU Kesehatan nomor 23 tahun 1992 tentang kesehatan
dalam hal ini disebut barang farmasi.
Prosedur : 1. Sie Farmasi yang bertugas di bagian Gudang perbekalan farmasi (Gudang
Farmasi) melakukan pengecekan pemakaian perbekalan farmasi secara
online.
 2. Sie Farmasi melakukan proses pendistribusian perbekalan farmasi ke ruang
perawatan sesuai dengan jadwal pengambilan perbekalan farmasi.
3. Sie Farmasi melakukan proses pendistribusian perbekalan farmasi ke ruang
perawatan sesuai dengan pemakaian perbekalan farmasi setiap pasien.
4. Sie.Farmasi menyiapkan perbekalan farmasi sesuai dengan pemakaian
setiap pasien.
5. Sie Farmasi melakukan serah terima dengan administrasi ruangan.
Unit terkait : 1. Sub Sie Gudang Farmasi,
2. Ruang Rawatan

 DISTRIBUSI RAWAT INAP

Distribusi sediaan farmasi dan alat kesehatan merupakan salah satu tugas utama
pelayanan farmasi di rumah sakit. Distribusi memegang peranan penting dalam penyerahan
sediaan farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan ke unit-unit di setiap bagian farmasi
rumah sakit termasuk kepada pasien. Hal terpenting yang harus diperhatikan adalah
berkembangnya suatu proses yang menjamin pemberian sediaan farmasi dan alat kesehatan
yang benar dan tepat kepada pasien, sesuai dengan yang tertulis pada resep atau orderan
resep dokter secara online serta dilengkapi dengan informasi yang cukup
Tujuan pendistribusian: tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat
waktu tepat jenis dan jumlah.
Farmasi rawat inap menjalankan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk
memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam, yang
diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap
di ruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh satelit
farmasi.
Ada dua macam sistem pendistribusian rawat inap, yaitu:
a) Sistem persediaan lengkap (Floor stock system), meliputi semua persediaan obat dan alat
kesehatan yang dibutuhkan di ruangan. Pelayanan dalam sistem persediaan ruangan salah
 satu adalah penyediaan emergency kit (kotak obat darurat) yang digunakan untuk keperluan
gawat darurat
b) Resep perorangan (individual prescribing) merupakan cara distribusi obat dan alat
kesehatan berdasarkan permintaan dalam resep atau penginputan secara online
Sistem ini memiliki keuntungan berupa adanya pengkajian resep pasien oleh apoteker adanya
kesempatan interaksi profesional penggunaan obat lebih terkendali dan mempermudah
penagihan biaya obat pada pasien. Keterbatasannya adalah adanya kemungkinan
keterlambatan obat untuk dapat sampai kepada pasien

 DISRIBUSI RAWAT JALAN

Pedoman pelayanan farmasi untuk pasien rawat jalan (ambulatory) di Rumah Sakit Permata
Hati Duri mencakup: persyaratan manajemen, persyaratan fasilitas dan peralatan, persyaratan
pengelolaan order atau resep obat, dan pedoman operasional lainnya. Pelayanan farmasi
untuk penderita ambulatory harus dipimpin oleh seorang apoteker yang memenuhi syarat
secara hukum dan kompeten secara professional.
Sistem distribusi obat yang digunakan untuk pasien rawat jalan adalah sistem resep
perorangan yaitu cara distribusi obat pada pasien secara individual berdasarkan resep dokter
secara online. Pasien harus diberikan informasi mengenai obat karena pasien sendiri yang akan
bertanggung jawab atas pemakaian obat tanpa adanya pengawasan dari tenaga kesehatan.
Apoteker juga harus bertindak sebagai konsultan obat bagi pasien yang melakukan swamedikasi.
PENUTUP
Berdasarkan semua kegiatan di atas tentang pengawasan dan distribusi obat yang
dilakukan di Rumah Sakit Permata Hati Duri dapat diambil suatu kebijakan dan pedoman yang
seyogianya harus dilaksanakan demi kelangsungan Rumah Sakit Permata Hati Duri secara
financial. Pedoman ini ditetapkan sebagai acuan bagi Apoteker menjalankan tugas
kefarmasiannya sebagai penanggungjawab Instalasi dengan tujuan sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang dibangun dapat membantu Kepala
Unit Instalasi Farmasi menyusun rencana pengadaan obat untuk menciptakan keseimbangan
antara persediaan dan permintaan.
2. Sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang dibangun dapat membantu
Penangungjawab Penyimpanan menjaga ketersediaan obat dan mengetahui jumlah akurat obat
di bagian penyimpanan.
Disamping itu juga, dalam pelaksanaan pengawasan ini masih banyak ditemukan hal-hal
yang dapat mempengaruhi system pengawasan sehingga hasil kurang memuaskan yakni
kekurang telitian sumber daya manusia dalam melaksanakan system tersebut.
Dengan demikian diharapkan dan disarankan untuk menambahkan hal-hal yang dapat
melengkapi sistem pengawasan dan pengendalian persediaan obat yang akan datang, diantaranya
adalah proses tindak lanjut terhadap Rencana pengontrolan dan pengawasan yang lebih intensif
lagi.
DAFTAR PUSTAKA

[1] Rangkuti, Freddy. 1996. Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang Bisnis. Jakarta : PT.
Raja Grafindo Persada.

[2] Anief, M. 1995. Manajemen Farmasi. Yogyakarta : Gajah Mada University Press.

[3] Aditama, T. Yoga. 2003. Manajemen Admintrasi Rumah Sakit Edisi II. Jakarta: Penerbit
Universitas Indonesia (UI-Press).

[4] Subagya, M. S. 1994. Manajemen Logistik. Jakarta : CV. Haji Masagung.

STANDAR MPO 2.1

Dokumen
1. KRITERIA MENAMBAH DAN MENGURANGI OBAT DALAM FORMULARIUM
2. FORMULIR USULAN OBAT BARU
3. FORM MONITORING PENGGUNAAN OBAT BARU
4. PROSES REVISI FORMULARIUM
5. NOTULEN RAPAT

KRITERIA MENAMBAH DAN MENGURANGI OBAT DALAM FORMULARIUM

Dalam mengefektifkan penggunaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Santa Elisabeth
Batam maka perlu dibentuk sebuah buku standar obat yaitu sebuah Formularium, dimana dalam
formularium ini memuat semua jenis obat yang digunakan di Rumah Sakit Santa Elisabeth.
Maka perlu sebuah kriteria menambah atau mengurangi obat dalam buku formularium yang
mempunyai kriteria sebagai berikut:
1. Obat yang diterima masuk formularium harus memenuhi kriteria:
a). Evidence – based medicine
b). Aspek legal
c). Kualitas obat
 d). Kualitas supplier
e). Efisiensi biaya
2. Obat-obat yang otomatis masuk formularium:
a. Generik
b. Program Pemerintah
c. Pengganti obat yang sedang berjalan karena perubahan teknologi
d. Pengganti obat bermasalah
e. Obat-obat yang lazim digunakan, misalnya golongan vaksin, serum, cairan
elektrolit, “life saving”.
3. Obat-obat yang otomatis keluar dari formularium:
a. Tidak memenuhi pelayanan dalam satu bulan berturut-turut
b. Ditarik dari peredaran
c. Keputusan Panitia Farmasi dan Terapi
4. Jenis obat yang diusulkan oleh banyak penulis resep, sesuai spesialisasinya masing-masing,
akan dipertimbangkan masuk formularium dengan tetap mengacu pada point no 2 di atas.
5. Bila belum genap satu tahun terdapat masalah dengan obat merk tersebut misalnya, supplier
tidak lancar, akan diganti dengan merk lain oleh Ka Instalasi Farmasi dengan tetap
mempertimbangkan kriteria no 2.
6. Buku formularium diedarkan kepada seluruh staf dokter dan apoteker digunakan sebagai
standar pengobatan di Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam dan berlaku selama dua tahun
sejak tanggal ditetapkan.
7. Kewajiban mematuhi formularium perlu dimasukkan sebagai materi dalam penyajian
kontrak kerja.

FORMULIR USULAN OBAT BARU

Kepada Yth.
Direktur RS. Santa Elisabeth
Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja
Batam

Nomor :
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Usulan Obat Baru

Dengan hormat,
Bersama ini kami ajukan data tentang obat baru, untuk dibahas dan dipertimbangkan oleh Panitia
Farmasi dan Terapi Rumah Sakit Santa Elisabeth, agar dapat dicantumkan pada Formularium Rumah
Sakit Santa Elisabeth Batam.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Duri, …………………………...
Mengetahui dan Menyetujui

Ketua PFT Pengusul

Lampiran
A. Obat yang diusulkan
A.1. Data Obat
Nomor Kelas Terapi:
Kelas Terap,:
Nama Obat:
Bentuk Sediaan:
Kekuatan Sediaan:
Dosis:

A.2. Naskah Uji Klinik

2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
B. Obat serupa yang telah tercantum di Formularium Rumah Sakit Santa Elisabeth
B.1. Data obat :
 Nomor Kelas Terapi,
 Kelas Terapi,
 Nama Obat,
 Bentuk Sediaan,
 Kekuatan Sediaan,
 Dosis.
C. Keterangan Lain :
D. Rekomendasi Panitia Farmasi dan Terapi Rumah Sakit Santa Elisabeth :
D.1. Pertimbangan manfaat:

D.2. Pertimbangan biaya:

D.3. Usulan

E. Keputusan Pimpinan Rumah Sakit Santa Elisabeth

E.1. Disetujui
E.2. Tidak Disetujui
 Ditetapkan di : Duri
Pada tanggal : ……………………….

Direktur Rumah Sakit Permata Hati Duri

Dr. Efriyanti ,Mkes

FORMULIR PERMINTAAN OBAT NON FORMULARIUM

Kepada Yth. :
Direktur RS. Permata Hati
Jl. Jend sudirman no 37
Duri
Nomor :
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Permintaan Obat Non Formularium

Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya kasus penyakit pada seorang penderita tertentu, dimana untuk
mengatasinya perlu dipikirkan kemungkinan pemakaian obat yang tidak tercantum pada Formularium
Rumah Sakit Permata Hati Duri, maka dengan ini kami mengajukan permintaan agar diijinkan memakai
obat tersebut.
Sebagai bahan pertimbangan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Mengetahui dan Menyetujui

Duri…,......, ......, ........

Ketua PFT Pengusul,

……………………………… …………………………………….

A. Keterangan Mengenai Penderita

1. Data Penderita :
 Nama :
 Alamat :
 Jenis Kelamin :
 Tanggal masuk:
 No. Register :
 Ruangan :
 Kelas :
2. Diagnosa Klinik
3. Daftar obat yang diberikan :
B. Keterangan mengenai obat
1. Data obat :
 Nomor Kelas Terapi :
 Kelas Terapi :
 Nama Obat :
 Bentuk Sediaan :
 Kekuatan Sediaan :
 Dosis :
2. Alasan Permintaan
2.1. Pertimbangan manfaat
2.2. Pertimbangan biaya :
2.2.1. Harga unit biaya sehari :
2.2.2. Jangka Waktu Pengobatan :
 2.2.3. Jumlah Biaya Selama Pengobatan :
C. Keputusan pimpinan Rumah Sakit Santa Elisabeth :
1. Disetujui
2. Tidak Disetujui
3. Dibahas oleh Panitia Farmasi dan Terapi Rumah Sakit Santa Elisabeth

Ditetapkan di : Batam
Pada tanggal : ……………………….

Dr. Sahat Hamonangan Siahaan, MARS

Direktur

FORM MONITORING PENGGUNAAN OBAT BARU

NO NAMA SEDIAAN PENGADAAN PEMAKAIAN KRITERIA KETERANGAN

(Selama 2/3
bulan)
1 INFUSAN M 20 04 MEI 2016 Tidak ada Tidak Pengadaan Obat M20 tidak memenuhi
Sebanyak 5 memenuhi kriteria masuk Buku Formularium
fls kriteria untuk karena selama 3 bulan obat tersebut
menambah tidak ada pemakaian (tidak jalan)
atau sehingga Panitia Farmasi Dan Terapi
menguragi akan mengeluarkan sediaan tersebut
obat dalam dari buku Formularium Rumah Sakit
Formularium Santa Elisabeth.
2 PRIVE-URICRAN TAB 01 Juni 2016 15 tab Memenuhi Pemakaian selama 1 bulan hanya 15
(Exct Cranberry 250 (sebanyak 30 syarat/kriteria tablet, sedan baru ini masih bisa
mg,proanthocyanidin tablet) masuk dalam memenuhi syarat/kriteria masuk
18 mg formularium. dalam formularium
3 Chloramfecort H 5 gr 02 Juni 2016 3 tube Memenuhi Pemakaian selama 1 bulan hanya 1
(chloramfenicol sebanyak 5 syarat/21riter tube, dan tiap bulan ada pemakaian
+prednisolone tube ia masuk obat tersebut. Sediaan ini memenuhi
dalam syarat/k21riteria masuk dalam
formularium. formularium

Batam, Juli 2016

Mengetahui
 Dr. Timbul M. Silitonga Sr. Maria Goretty FSE
Ketua PFT Sekretaris

FORM MONITORING PENGGUNAAN OBAT BARU

NO NAMA SEDIAAN PENGADAAN PEMAKAIAN KRITERIA KETERANGAN

(Selama 3 bulan)
1

Mengetahui
 Dr. Timbul M. Silitonga Sr. Maria Goretty FSE
Ketua PFT Sekretaris

Poses Revisi Formularium

1. Panitia Farmasi dan Terapi Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam mengedarkan form
usulan permintaan obat yang akan digunakan kepada para dokter dan principal
farmasi.(FORMULIR TERLAMPIR)
2. Panitia Farmasi dan Terapi menerima kembali form usulan tersebut yang telah diisi oleh
para dokter dan para principal
3. Panitia Farmasi dan Terapi mentabulasi seluruh obat-obat yang telah diusulkan kembali
berdasarkan kelas terapi.
4. Panitia Farmasi dan Terapi mengadakan rapat dengan para dokter untuk penentuan obat-
obat yang akan digunakan di rumah sakit.
Dokumen:
1.Undangan Rapat
2. Hasil Rapat/Notulen
3. Daftar Hadir
5. Panitia Farmasi dan Terapi kembali merekap hasil rapat tersebut.
6. Setelah hasil rekapan sudah terbentuk Panitia Farmasi dan Terapi mengumumkan kepada
para principal hasil standarisasi yang akan diberlakukan di Rumah sakit.
Dokumen
1. Undangan berupa pengumuman ditempel
2. Hasil Rapat/Notulen
3. Daftar Hadir
7. Panitia Farmasi dan Terapi membentuk sebuah buku Formularium Rumah Sakit yang
baru.
8. Buku Formularium dibagikan kepada setiap unit pelayanan dan setiap poli praktek dokter
yang bekerja di Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam

BAGAN PROSES REVISI FORMULARIUM

 PANITIA FARMASI TERAPI
MENGEDARKAN FORM PERMINTAAN USULAN
OBAT

PANITIA FARMASI TERAPI

MENGUMPULKAN FORMULIR PERMINTAAN
USULAN OBAT

PANITIA FARMASI TERAPI

MELAKUKAN TABULASI DATA USULAN OBAT

PANITIA FARMASI TERAPI

MENGADAKAN RAPAT PENENTUAN OBAT

PANITIA FARMASI TERAPI

MELAKUKAN TABULASI DATA OBAT KEMBALI

PANITIA FARMASI TERAPI

MENGUMUMKAN HASIL TABULASI OBAT

PANITIA FARMASI TERAPI

MEMBUAT SEBUAH BUKU FORMULARIUM

PANITIA FARMASI TERAPI

MENGEDARKAN BUKU FORMULARIUM KEPADA
SETIAP UNIT DAN DOKTER

Panitia Farmasi Dan Terapi

dr.Timbul Mei Silitonga

Ketua
 PROSES REVISI FORMULARIUM

STANDAR MPO 2.2

REGULASI

1. SPO BILA PERSEDIAAN OBAT KOSONG

2. SPO BILA FARMASI TUTUP/TERKUNCI
3. PEDOMAN PEALYANAN FARMASI TENTANG PENGADAAN OBAT

2. SPO BILA PERSEDIAAN OBAT/STOK KOSONG/HABIS

R.S. Santa Elisabeth PERSEDIAAN OBAT KOSONG

Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m
Telp. 457357,421884 DAN
Fax : (0778) 457710
email:rselisabeth_btm@yahoo.co.id PENANGGULANGANNYA

No. Dokumen No.Revisi Halaman

RSSEB/SPO/FAR/02.02a 00 1

Ditetapkan Direktur
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO) dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : 1. Produk kosong adalah produk perbekalan farmasi yang tidak tersedia di
bagian Suplier sementara produk tersebut telah diorder sebelumnya.
2. Penanganan produk kosong adalah kegiatan penaganan produk perbekalan
untuk mengantisipasi adanya kebutuhan permintaan dari Rumah sakit.
Tujuan : Untuk mempermudah pelayanan kepada pasien
Kebijakan : 1. Perbekalan farmasi harus tersedia dengan baik
2. Bagian perencanaan menacari alternatif pengganti obat yang kosong
3. Dalam melaksanakan pelayanan obat sub sie pelayanan obat di buka
selama 24 jam setiap hari.
Prosedur : 1. Petugas distribusi menerima informasi dari bagian Gudang Farmasi bahwa
ada produk kosong atau tidak tersedia.
2. Petugas pengadaan memberikan surat edaran tentang kekosongan produk.
3. Petugas pengadaan mempelajari kekosongan produk tersebut dan mencari
alternatif pengganti.
4. Bagian pengadaan mengirim surat surat edaran ke bagian
perawatan/dokter serta alternatif pengganti produk yang kosong.
5. Bila beberapa hari kemudian ada informasi bahwa produk sudah tersedia
kembali maka petugas pengadaan menginformasikan kembali bahwa
produk tersebut sudah tersedia kembali.
Unit terkait :1. 1. Farmasi
2. 2. Bagian Pengadaan

3. SPO BILA FARMASI TUTUP/PERSEDIAAN OBAT TERKUNCI

R.S. Santa Elisabeth

Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m
Telp. 457357,421884
BILA FARMASI TUTUP/PERSEDIAAN OBAT TERKUNCI
Fax : (0778) 457710
email: rselisabeth_btm@yahoo.co.id No. Dokumen No.Revisi Halaman
RSSEB/SPO/FAR/02.02.b 00 1

STANDAR Tanggal Terbit Ditetapkan Direktur

PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO) dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : Suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas farmasi untuk mendapatkan obat apabila
farmasi tutup atau persediaan obat terkunci.
Tujuan : Untuk mempermudah pelayanan kepada setiap ruangan atau unit yang terkait dalam
penyediaan barang farmasi di ruangan perawatan.
Kebijakan : a. Penyediaan stok di ruangan, untuk obet emergency, larutan, bahan medis dan alat
kesehatan rutin tertentu yang jenis dan spesifikasinya telah ditetapkan.
b. Obat untuk pasien rawat inap didistribusikan dengan menggunakan sistem unit
dosage, yang didistribusikan dari sub sie pelayanan obat.
c. Dalam melaksanakan pelayanan obat sub sie pelayanan obat di buka selama 24
jam setiap hari.
d. Gudang Farmasi hanya buka dalam satu shif , kemudian akan di kunci dan kunci
di simpan oleh petugas yang berwewenang.
 Prosedur : 1. Petugas farmasi memastikan sediaan obat yang dibutuhkan tersedia di gudang
farmasi dengan melihat data dari komputer
2. Petugas farmasi segera menghubungi petugas yang berwewenang memegang
kunci
3. Petugas yang memegang kunci membuka gudang tersebut dan mengambil sediaan
obat yang akan dibutuhkan.
4. Petugas tersebut mendistribusikan sediaan obat tersebut ke bagian yang
membutuhkan.
5. Kunci dikembalikan kembali kepada petugas yang berwewenang.
Unit terkait : 1. Sie Pelayanan Farmasi
2. Petugas Gudang

R.S.Santa Elisabeth
Jl.anggrek blok ii
Telp :(0778) 457357, 421198
Fax (0778)457710
Email: rselisabeth_btm@yahoo.co.id

FORMULIR PERMINTAAN OBAT/ALKES KOSONG

NO Tanggal Nama Obat/Alkes Jumlah Keterangan

Diketahui Oleh:

Sr. Maria Goretty FSE

Ka.Instalasi Farmasi

PEDOMAN PELAYANAN
TENTANG PENGADAAN OBAT
RUMAH SAKIT SANTA ELISABETH BATAM

BAB 1 PENDAHULUAN

C. Latar Belakang.

Obat dan perbekalan kesehatan merupakan komponen yang tak tergantikan dalam
pelayanan kesehatan. Akses terhadap obat terutama obat esensial merupakan salah satu hak azasi
manusia. Dengan demikian penyediaan obat esensial merupakan kewajiban bagi pemerintah dan
lembaga pelayanan kesehatan baik publik maupun swasta. Sistem Kesehatan Nasional (SKN)
2004 memberikan landasan, arah dan pedoman penyelenggaraan pembangunan kesehatan bagi
seluruh penyelenggara kesehatan, baik pemerintah pusat, provinsi dan kabupaten/kota, maupun
masyarakat dan dunia usaha, serta pihak lain yang terkait.
Kebijakan Obat Nasional (KONAS) 2006 sebagai penjabaran lebih lanjut dari SKN-
2004, dalam pengertian luas dimaksudkan untuk meningkatkan pemerataan dan keterjangkauan
obat secara berkelanjutan, agar tercapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya.
Keterjangkauan dan penggunaan obat yang rasional merupakan bagian dari tujuan yang hendak
dicapai. Pemilihan obat yang tepat dengan mengutamakan penyediaan obat esensial dapat
meningkatkan akses serta kerasionalan penggunaan obat. Semua obat yang beredar harus terjamin
keamanan, khasiat dan mutunya agar memberikan manfaat bagi kesehatan. Bersamaan dengan itu
masyarakat harus dilindungi dari salah penggunaan dan penyalahgunaan obat.
Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan
Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
menyatakan bahwa pengadaan dan distribusi obat dan perbekalan kesehatan dalam rangka
menjamin ketersediaan obat untuk pelaksanaan peningkatan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat yang jenis, jumlah dan harganya telah ditetapkan oleh Menkes RI dapat dilakukan
dengan penunjukan langsung. Berdasarkan hal tersebut di atas dipandang perlu untuk
menyesuaikan Pedoman Teknis Pengadaan Obat Dan Perbekalan Kesehatan Untuk Pelayanan
Kesehatan Dasar yang sudah ada, mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku
dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa bagi instansi pemerintah.
B. Tujuan.
1. Tujuan Umum.
Tersedianya pedoman teknis sebagai acuan perencanaan dan pengadaan obat dan perbekalan
kesehatan di Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam.
2. Tujuan Khusus.
a. Terlaksananya perencanaan kebutuhan dan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan
secara tepat waktu, jenis dan jumlah.
b. Tercapainya penggunaan alokasi dana obat dan perbekalan kesehatan untuk unit pelayanan
kesehatan dasar secara efektif dan efisien.
c. Terjaminnya ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan di unit pelayanan kesehatan dasar
C. Ruang Lingkup.
Ruang lingkup pedoman teknis ini meliputi perencanaan dan pengadaan obat dan perbekalan
kesehatan di lingkungan Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam
A. Definisi
1. Obat adalah bahan atau paduan bahan-bahan yang digunakan untuk mempengaruhi atau
menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan,
penyembuhan pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi termasuk produk biologi
2. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan
upaya kesehatan.
3. Instalasi farmasi adalah Unit Pengelola Obat atau Unit Pengelola Teknis yang mengelola obat dan
perbekalan kesehatan di Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam
4. Buffer Stok adalah obat dan perbekalan kesehatan yang disediakan sebagai stok penyangga di
Gudang Farmasi yang diprioritaskan untuk mengatasi kekosongan obat di unit pelayanan
5. Sisa Stok adalah jumlah sisa obat yang masih tersedia di unit pengelola obat pada akhir periode
distribusi.
6. Stok Awal Persediaan adalah sisa stok pada akhir bulan sebelumnya pada periode tertentu.
7. Kekosongan Obat adalah lamanya kekosongan obat dihitung dalam hari.
8. Pemakaian Rata-Rata adalah jumlah pemakaian obat di unit pengelola obat dalam periode waktu
tertentu Misalnya pemakaian rata-rata per minggu
9. Waktu Tunggu adalah waktu yang dihitung mulai dari permintaan obat oleh unit pengelola obat
sampai dengan penerimaan obat.
Berdasarkan ketentuan Pasal 4 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 94 Tahun 2007 tentang
Pengendalian dan Pengawasan Atas Pengadaan dan Penyaluran Bahan Obat, Obat Spesifik dan
Alat Kesehatan yang Berfungsi Sebagai Obat, Menteri Kesehatan melakukan pengendalian dan
pengawasan dengan :
a. Menunjuk BUMN, BUMD dan/atau Badan Usaha Milik Swasta; atau
b. Menugaskan BUMN yang bergerak di bidang farmasi
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui:
a. Telephon
b. Secara “takeing Order “(Salesman langsung mengambil surat pesanan)
Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan
ketentuan yang berlaku. Perbekalan farmasi yang diterima bersumber dari distributor utama
yaitu: PT.BSP (Bina San Prima), APL (Anugerah Parmindo Lestari), MBS (Mensa Bina Sukses),
AAM (Anugerah Antar Mitra), ENSEVAL, TEMPO, DOSNIROHA, DICOCITAS,
PENTAVALEN, MERAPI, dst.
Sebagain besar perbekalan farmasi yang diterima mempunyai MSDS (Material Safety Data
Sheet)
Perbekalan farmasi yang diterima dari distributor utama dengan kriteria Expire date minimal
2 tahun.
Penunjukan atau penugasan ini dilakukan berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun
2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah
diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007. Dalam ketentuan ini dikenal
adanya metoda pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya yaitu: metoda
pelelangan umum; metoda pelelangan terbatas; metoda pemilihan langsung; dan metoda
penunjukan langsung. Dan pekerjaan pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat
kesehatan dalam rangka menjamin ketersediaan obat merupakan salah satu jenis kegiatan
pengadaan barang/jasa khusus sehingga memenuhi kriteria untuk dilaksanakan dengan
menggunakan metoda penunjukan langsung.
Selain pengaturan menurut Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007, terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan obat dan perbekalan kesehatan sebagaimana disebutkan dalam Keputusan Menteri
Kesehatan RI Nomor: 1121/MENKES/SK/XII/2008 tentang Pedoman Teknis Pengadaan Obat
dan Perbekalan Kesehatan Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar yaitu :
a. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan meliputi kriteria umum dan persyaratan umum. Kriteria
umumnya yaitu
 obat termasuk dalam daftar obat pelayanan kesehatan dasar (PKD),
 obat program kesehatan,
 obat generic yang tercantum dalam Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku,
telah memiliki izin edar atau Nomor Registrasi dari Depkes/Badan POM,
 batas kadaluarsa pada saat diterima oleh panitia penerimaan minimal 24 (dua puluh empat) bulan
kecuali untuk vaksin dan preparat biologis yang memiliki ketentuan kadaluarsa tersendiri,
 memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan Nomor Batch masing-masing
produk, serta
 diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki sertifikat CPOB untuk masing-masing jenis
sediaan yang dibutuhkan.
Sementara untuk mutu harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope Indonesia
edisi terakhir dan persyaratan lain sesuai peraturan yang berlaku serta adanya pemeriksaan mutu(Quality
Control) oleh industri farmasi selaku penanggung jawab mutu obat hasil produksinya.
b. Persyaratan pemasok, yaitu :
1) Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang masih berlaku.
2) Harus memiliki dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki sertifikat CPOB (Cara Pembuatan
Obat Yang Baik) bagi masing-masing jenis sediaan obat yang dibutuhkan.
3) Harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat.
4) Pemilik dan atau Apoteker/Asisten Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi
tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi
kefarmasian.
5) Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.
c. Penilaian dokumen data teknis meliputi:
 kebenaran dan keabsahan Surat Ijin Edar (Nomor Registrasi) tiap produk yang
ditawarkan, terdapat fotokopi sertifikat CPOB untuk masing-masing jenis sediaan yang
dilegalisir oleh pejabat yang berwenang dari Industri Farmasi,
 terdapat Surat Dukungan dari Industri Farmasi untuk obat yang diproduksi dalam negeri
yang ditandatangani oleh pejabat berwenang dari Industri Farmasi (asli),
 terdapat Surat Dukungan dari sole agent untuk obat yang tidak diproduksi di dalam
negeri yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang darisole agent (asli),
 terdapat Surat Pernyataan bersedia menyediakan obat dengan masa kadaluarsa minimal
24 (dua puluh empat) bulan sejak diterima oleh panitia penerimaan,
 serta Surat Keterangan (referensi) pekerjaan dari Instansi Pemerintah/swasta untuk
pengadaan obat.
d. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat dan perbekalan kesehatan ditetapkan
berdasarkan hasil analisa dari data sisa stok dengan memperhatikan tingkat kecukupan obat
dan perbekalan kesehatan, jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun
anggaran, kapasitas sarana penyimpanan, dan waktu tunggu.
e. Pemantauan status pesanan dilakukan berdasarkan system VEN dengan memperhatikan nama
obat, satuan kemasan, jumlah obat diadakan, obat yang sudah dan belum diterima.
f. Penerimaan dan pemeriksaan obat dan perbekalan kesehatan dilakukan oleh panitia penerima
yang salah satu anggotanya adalah tenaga farmasi (Asisten Apoteker). Pemeriksaan ini
dilakukan secara organoleptik, dan khusus untuk pemeriksaan label dan kemasan perlu
dilakukan pencatatan terhadap tanggal kadaluarsa, nomor registrasi dan nomor batch terhadap
obat yang diterima.
BAB II
PROSEDUR TETAP
Pengertian
Prosedur tetap merupakan serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus
dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang baku (sama) agar selalu memperoleh hasil yang
sama dari keadaan yang sama, semisal prosedur kesehatan dan keselamatan kerja.

Lebih tepatnya, kata ini bisa mengindikasikan rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah-langkah,
keputusan-keputusan, perhitungan-perhitungan dan proses-proses, yang dijalankan melalui
serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau
sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perubahan.

Pada dasarnya SOP (Standard Operating Procedure) adalah suatu perangkat lunak
pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Oleh karena
prosedur kerja yang dimaksud bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah, prosedur kerja
tersebut dibakukan menjadi dokumen tertulis yang disebut sebagai Standard Operating
Procedure atau disingkat SOP.
Dokumen tertulis ini selanjutnya dijadikan standar bagi pelaksanaan prosedur kerja
tertentu tersebut. Bagi sebagian orang, SOP adalah singkatan dari Standard Operating
Procedure. Walaupun pada dasarnya sama pengertiannya, sebagian orang lagi ada yang
menggunakan istilah Standard Operational Procedure. Bahkan, sebagian lagi ada yang sudah
“meng-Indonesiakan” menjadi Standar Operasional Prosedur; walaupun tidak sesuai dengan tata
bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Dalam panduan pelayanan pengadaan obat ada beberapa prosedur tetap yang terkait
dengan panduan ini yaitu:
1. Standar Prosedur Pengadaan Obat,
2. Standar Prosedur Operasional Apabila Persediaan Obat Habis,
3. Standar Prosedur Operasional Ketidaktersediaan Obat Di Rumah Sakit

PROSEDUR PENGADAAN OBAT

R.S. Santa Elisabeth

Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI
Telp. 457357,421884 (OBAT DAN ALAT KESEHATAN)
Fax : (0778) 457710
emai:rselisabeth_btm@yahoo.co.id
No. Dokumen No.Revisi Halaman
RSSEB/SPO/FAR/02.02 00 1
Ditetapkan Direktur
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO)
dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : - Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui melalui pembelian dan produksi
- Sebagai pegangan untuk melakukan pengadaan perbekalan farmasi secara rutin di rumah
sakit.
Tujuan : 3. Untuk mendapatkan obat dengan harga layak, mutu yang baik, pengiriman obat terjamin
dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu
berlebihan
4. Untuk memastikan ketersediaan perbekalan farmasi yang berkualitas di rumah sakit.
Kebijakan : 2. Sie farmasi bertanggungjawab atas ketersediaan perbekalan farmasi di lingkungan RS
Santa Elisabeth, sebagaimana dimaksud dalam UU Kesehatan nomor 23 tahun 1992
 tentang kesehatan dalam hal ini disebut barang farmasi.
3. Yang dimaksud dengan barang farmasi adalah obat, reagensia, film untuk radiology serta
barang medis dan alat kesehatan rutin yang sejenis dan spesifikasinya telah ditetapkan
oleh direksi Rumah Sakit Santa Elisabeth.
4. Penyediaan barang farmasi di luar ketentuan diatas akan ditetapkan tersendiri.
5. Khusus untuk barang cyto, barang dapat dipesan langsung tanpa persetujuan
Ka.Sie.Farmasi.
Prosedur : 6. Sie Farmasi yang bertugas di bagian Gudang perbekalan farmasi (Gudang Farmasi)
membuat rencana pengadaan perbekalan farmasi.
7. Sie Farmasi melakukan proses permintaan pembelian
8. Sie.Pengadaan melakukan kontrol permintaan pembelian dan mencetak order Permintaan
Pembelian
9. Order Permintaan pembelian diserahkan kepada Ka.Sie.Farmasi, Ka Unit Pengadaan dan
Wa.Dir Pelayanan Umum dan Keuangan untuk diperiksa dan ditandatangani.
10. Sie Pengadaan melakukan pengorderan obat dengan membagikan order permintaan
kepada setiap suplier resmi yang bekerjasama dengan Rumah Sakit Santa Elisabeth
Batam.
11. Untuk pengadaan perbekalan Farmasi yang sifatnya CYTO artinya dengan segera,
Asisten Apoteker (Petugas Gudang Farmasi) dapat melakukan pemesanan langsung ke
bagian pengadaan tanpa melalui oleh Ka.Sie.Farmasi (tanpa melalui prosedur rutin).
Unit : 3. Sub Sie Gudang Farmasi,
terkait 4. Unit Pengadaan,
5. Akuntansi,
6. Direksi.

SPO BILA PERSEDIAAN OBAT/STOK KOSONG/HABIS

R.S. Santa Elisabeth PERSEDIAAN OBAT KOSONG

Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m
Telp. 457357,421884 DAN
Fax : (0778) 457710
email:rselisabeth_btm@yahoo.co.id PENANGGULANGANNYA

No. Dokumen No.Revisi Halaman

RSSEB/SPO/FAR/02.02a 00 1

Ditetapkan Direktur
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO)
dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS
Pengertian : 3. Produk kosong adalah produk perbekalan farmasi yang tidak tersedia di
bagian Suplier sementara produk tersebut telah diorder sebelumnya.
4. Penanganan produk kosong adalah kegiatan penaganan produk perbekalan
untuk mengantisipasi adanya kebutuhan permintaan dari Rumah sakit.
Tujuan : Untuk mempermudah pelayanan kepada pasien
Kebijakan : 1. Perbekalan farmasi harus tersedia dengan baik
2. Bagian perencanaan menacari alternatif pengganti obat yang kosong
3. Dalam melaksanakan pelayanan obat sub sie pelayanan obat di buka
selama 24 jam setiap hari.
Prosedur : 1. Petugas distribusi menerima informasi dari bagian Gudang Farmasi bahwa
ada produk kosong atau tidak tersedia.
2. Petugas pengadaan memberikan surat edaran tentang kekosongan produk.
3. Petugas pengadaan mempelajari kekosongan produk tersebut dan mencari
alternatif pengganti.
4. Bagian pengadaan mengirim surat surat edaran ke bagian
perawatan/dokter serta alternatif pengganti produk yang kosong.
5. Bila beberapa hari kemudian ada informasi bahwa produk sudah tersedia
kembali maka petugas pengadaan menginformasikan kembali bahwa
produk tersebut sudah tersedia kembali.
Unit terkait : 1. Farmasi
4.
5. 2. Bagian Pengadaan

SPO BILA FARMASI TUTUP/PERSEDIAAN OBAT TERKUNCI

R.S. Santa Elisabeth

Jl. Anggrek Blok II Lubuk Baja B a t a m
Telp. 457357,421884
BILA FARMASI TUTUP/PERSEDIAAN OBAT TERKUNCI
Fax : (0778) 457710
email: rselisabeth_btm@yahoo.co.id No. Dokumen No.Revisi Halaman
RSSEB/SPO/FAR/02.02.b 00 1
Ditetapkan Direktur
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR OPERASIONAL 01-02-2016
(SPO)
dr. Sahat Hamonangan Siahaan MARS

Pengertian : Suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas farmasi untuk mendapatkan obat apabila
farmasi tutup atau persediaan obat terkunci.
 Tujuan : Untuk mempermudah pelayanan kepada setiap ruangan atau unit yang terkait dalam
penyediaan barang farmasi di ruangan perawatan.
Kebijakan :  Penyediaan stok di ruangan, untuk obet emergency, larutan, bahan medis dan alat
kesehatan rutin tertentu yang jenis dan spesifikasinya telah ditetapkan.
 Obat untuk pasien rawat inap didistribusikan dengan menggunakan sistem unit
dosage, yang didistribusikan dari sub sie pelayanan obat.
 Dalam melaksanakan pelayanan obat sub sie pelayanan obat di buka selama 24 jam
setiap hari.
 Gudang Farmasi hanya buka dalam satu shif , kemudian akan di kunci dan kunci
di simpan oleh petugas yang berwewenang.
Prosedur : 1. Petugas farmasi memastikan sediaan obat yang dibutuhkan tersedia di gudang
farmasi dengan melihat data dari komputer
2. Petugas farmasi segera menghubungi petugas yang berwewenang memegang kunci
3. Petugas yang memegang kunci membuka gudang tersebut dan mengambil sediaan
obat yang akan dibutuhkan.
4. Petugas tersebut mendistribusikan sediaan obat tersebut ke bagian yang
membutuhkan.
5. Kunci dikembalikan kembali kepada petugas yang berwewenang.
Unit terkait : 1. Sie Pelayanan Farmasi
2. Petugas Gudang

R.S.Santa Elisabeth
Jl.anggrek blok ii
Telp :(0778) 457357, 421198
Fax (0778)457710
Email: rselisabeth_btm@yahoo.co.id

FORMULIR PERMINTAAN OBAT/ALKES KOSONG

NO Tanggal Nama Obat/Alkes Jumlah Keterangan

Diketahui Oleh:

Sr. Maria Goretty FSE

Ka.Instalasi Farmasi

BAB III
PENUTUP
 Perbekalan Farmasi (Obat dan alat kesehatan) merupakan komponen utama dalam
intervensi mengatasi masalah kesehatan, maka pengadaan obat dalam pelayanan kesehatan juga
merupakan indikator untuk mengukur tercapainya efektifitas dan keadilan dalam pelayanan
kesehatan.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Santa Elisabeth Batam adalah unit pelaksana teknis yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di Rumah Sakit Santa Elisabeth
Batam
Perencanaan dan pengadaan obat dilakukan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat
dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan pasien.

DAFTAR PUSTAKA

1. Direktorat Pengawasan Distribusi Produk Terapetik Dan PKRT BADAN POM RI, Pedoman
Monitoring Efek Samping Obat (Meso) Bagi Kesehatan, Jakarta, 2012
 2. Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Direktorat Jenderal, Standar Pelayanan Farmasi
Di Rumah Sakit, 2006
3. Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 58 Tahun 2014 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, Jakarta,
2014

STANDAR MPO 2.2

DOKUMEN
1. BUKU CATATAN/FORMULIR PERMINTAAN OBAT BILA STOK KOSONG
2. BUKTI PERMINTAAN (PP) (PROSES SECARA ONLINE/SISTEM
KOMPUTERISASI)

Rumah Sakit Santa Elisabeth

Jl.Anggrek Blok II Lubuk Baja Batam
TELP:(0778) 457357, 421884
FAX (0778)457710
EMAIL:rselisabeth_btm@yahoo.co.id

BUKTI PERMINTAAN OBAT KOSONG

NO Nama Obat Jumlah Keterangan
1
2
3
4

Diketahui Oleh

Sr. Maria Goretty FSE

Ka.Instalasi