PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.

Kode Dokumen : P/ICT/18

PROSEDUR Revisi ke : 0
Tanggal Revisi : 11 Nopember 2013
PENGELOLAAN LAYANAN PIHAK III Halaman : 0 dari 2

PT SEMEN INDONESIA (Persero) Tbk.

PROSEDUR
PENGELOLAAN LAYANAN
PIHAK III

Prosedur Sistem Manajemen Semen Indonesia

 PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.
Kode Dokumen : P/ICT/18
PROSEDUR Revisi ke : 0
Tanggal Revisi : 11 Nopember 2013
PENGELOLAAN LAYANAN PIHAK III Halaman : 1 dari 2

SISTEM MANAJEMEN SEMEN INDONESIA

NOPEMBER 2013 (Revisi 0)

I. TUJUAN
Memastikan layanan Pihak III memenuhi ketentuan yang berlaku dan sesuai / tepat
waktu, biaya dan mutu sebagaimana yang sudah ditetapkan dalam Term of Reference.

II. RUANG LINGKUP

Penyiapan administratif dan anggaran untuk proses pengadaan, monitoring dan evaluasi
secara periodik layanan Pihak III.

III. DEFINISI
a. Pihak III adalah vendor penyedia layanan IT .
b. Term of Reference adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar proses
pengadaan yang menjelaskan tujuan, jangka waktu, ruang lingkup, estimasi biaya,
deliverable, termin pembayaran dari suatu pekerjaan/project.
c. Administratif adalah dokumen pendukung proses pengadaan.
d. Non Disclosure Agreement (NDA) / perjanjian kerahasiaan perusahaan adalah
perjanjian yang harus disepakati oleh perusahaan dengan Pihak III mengenai hal –
hal yang harus dirahasiakan, jangka waktu perjanjian.
e. Anggaran adalah budget yang ada di tahun berjalan .
f. Kontrak adalah Surat Perjanjian antara Perusahaan dan Pihak III atas sebuah
pekerjaan/project.
g. SPK (Surat Perintah Kerja) adalah dokumen yang dilekeluarkan oleh Pengadaan
sebagai dasar Pihak III untuk melakukan pekerjaan sebelum diterbitkan kontrak.

IV. RISIKO DAN PENGENDALIAN RISIKO

Risiko
 Proses pengadaan yang tidak efektif .
 Deliverable Pihak III tidak sesuai dengan kontrak / SPK.
 Proses administrasi pembayaran tidak sesuai rencana.
Pengendalian
 Penyiapan dokumen untuk proses pengadaan yang lengkap / sesuai ketentuan.
 Isi Term of Reference harus jelas dan lengkap.
 Laporan progres pekerjaan dilaksanakan secara benar dan tertib.

V. PROSEDUR
1. ICT HoldCo/OpCo bertanggungjawab dalam :
a. menetapkan persyaratan/spesifikasi kebutuhan barang/jasa .
b. menyusun proposal kebutuhan barang/jasa Proposal
c. menyampaikan proposal kepada Koordinator Anggaran
2. Koordinator Anggaran bertanggungjawab untuk :
a. Memeriksa kelengkapan administratif .
 Jika Administratif tidak lengkap, proposal dikembalikan ke ICT
HoldCo/OpCo untuk revisi.

Prosedur Sistem Manajemen Semen Indonesia

 PT SEMEN INDONESIA (PERSERO) Tbk.
Kode Dokumen : P/ICT/18
PROSEDUR Revisi ke : 0
Tanggal Revisi : 11 Nopember 2013
PENGELOLAAN LAYANAN PIHAK III Halaman : 2 dari 2

 Jika Administratif lengkap, Koordinator Anggaran melakukan proses

selanjutnya.
b. Memeriksa ketersediaan anggaran.
 Jika Anggaran tidak tersedia, koordinator anggaran bertanggungjawab
melakukan proses penyediaan anggaran .
 Jika Anggaran tersedia, Koordinator Anggaran membuat proses
Purchase Request dan menyampaikan ke Pengadaan untuk dilakukan
proses pengadaan.
3. Departemen Pengadaan dan Pengelolaan Persediaan bertanggungjawab
dalam proses pengadaan sesuai prosedur P/PPG/01.
Untuk proses pengadaan barang mengikuti ketentuan yang berlaku di
perusahaan sedangkan proses pengadaan jasa dilengkapi dengan Non
Disclosure Agreement.
4. Pihak ke-III mengajukan penawaran sesuai dengan persyaratan/spesifikasi
kebutuhan untuk menghasilkan deliverables.
5. IT HoldCo/OpCo melakukan evaluasi deliverables yang dihasilkan Pihak III .
 Jika tidak diterima, dikembalikan ke Pihak III untuk dilakukan
persyaratan/spesifikasi ulang .
 Jika diterima , maka dibuatkan Berita Acara Serah Terima dan
ditandatangani oleh IT HoldCo/ OpCo dan Pihak III .
6. IT HoldCo/OpCo membuat laporan program pekerjaan secara periodik sesuai
kontrak dan disampaikan kepada Departemen Pengadaan dan Pengelolaan
Persediaan. Hasil laporan digunakan sebagai dasar penilaian kinerja Pihak III.

VI. KRITERIA KEBERHASILAN

1. Deliverables sesuai dengan SPK.
2. Laporan program pekerjaan sesuai kontrak.
3. Adanya NDA di setiap pengadaan jasa.

VII. DOKUMEN TERKAIT

1. SK Direksi No. 022/Kpts/Dir/2006 tentang Sistem Manajemen Semen Gresik.
2. SK Direksi No. 027/Kpts/Dir/2009 tentang Kebijakan Manajemen Risiko Semen Gresik
Group.
3. SK Direksi Bersama No. 014/Kpts/OT.02/02.2010 tentang Implementasi ICT
Governance SGG.
4. SK Direksi No. 026/Kpts/Dir/2013 tentang Tim Pengembangan ICT.
5. Manual Sistem Manajemen Semen Indonesia.

VIII. DIAGRAM ALIR

Flow Prosedur Pengelolaan Layanan Pihak III

Prosedur Sistem Manajemen Semen Indonesia